VOLET 1 : CADRE GENERAL

VOLET 2 : GUIDE PRATIQUE DE VERIFICATION DES POSTES COMPTABLES DU TRESOR

1
 - VERIFICATION D'UNE TRESORERIE PRINCIPALE

 VERIFICATION SUR PIECES

 VERIFICATION SUR PLACE

- VERIFICATION D'UNE PERCEPTION PRINCIPALE

 VERIFICATION SUR PIECES

 VERIFICATION SUR PLACE

- VERIFICATION D'UNE AGENCE COMPTABLE AUPRES D'UN POSTE DIPLOMATIQUE OU CONSULAIRE

 VERIFICATION SUR PIECES

 VERIFICATION SUR PLACE

VOLET 3 : EXPLOITATION DU RAPPORT ET RECOMMANDATIONS

2
Rubriques Page

SOMMAIRE 3

RESUME 13
1. Contexte général 14
2. Objectifs 15

Volet 1 : CADRE GENERAL 16

3
1. Analyse de l'existant 17

1.1 Diagnostic des sources de détournement 17

1.1.1 Les formes classiques de détournement de deniers publics 18
[Link] Le déficit ou manquant de caisse 18
[Link] Le faux et usage de faux 19

1.1.2 Les autres formes de détournement 24

[Link] Le braquage de convoi de fonds 24
[Link] Le "hold up" et le vol avec effraction 25
[Link] L'usurpation de titre 25

1.2 Revue des systèmes et procédures de contrôle existant 26

1.2.1 Organisation, système et procédure de contrôle interne 26
[Link] Au niveau d'une Trésorerie Principale 26
[Link] Au niveau d'une Perception Principale 28

1.2.2 Contrôle hiérarchique 29

[Link] Contrôle des PP rattachées par chaque TP de rattachement 29
[Link] Contrôle des postes comptables par les Services centraux : DCP 30
[Link] Contrôle des postes comptables par la Brigade d'Inspection 31

2. Méthodologie d'approche et inventaire des textes 32

2.1 Méthodologie d'approche 32

2.1.1 Principes généraux 32
2.1.2 Définition concrète de la mission de contrôle 33
[Link] Orientation de la mission de contrôle 33
[Link] Planification de la mission 35

2.2 Inventaire des textes 36

2.2.1 Statut des comptables publics 37
2.2.2 Obligation de contrôle et procédé d'installation des Percepteurs Principaux 37
2.2.3 Répression des irrégularités 37

4
2.2.4 Mesures préventives, mesures conservatoires et renforcement du contrôle 38
2.2.5 Les dispositions du Code pénal 38

Volet 2 : GUIDE PRATIQUE DE VERIFICATION DES POSTES COMPTABLES DU TRESOR 39

1 Vérification d'une Perception Principale 40

1.1 Vérification sur pièces 40

1.1.1 Inventaire des pièces et documents comptables à exploiter 40
[Link] Au niveau des TP de rattachement 40
[Link] Au niveau du Service Central 40
1.1.2 Vérification sur pièces d'une PP 41
[Link] Vérification au niveau du TP de rattachement 41
A/ Suivi de production des comptabilités 41
B/ Contrôle de concordance et de fiabilité des comptabilités / Dépenses 42
C/ Contrôle de concordance et de fiabilité des comptabilités / Recettes 43
D/ Contrôle de concordance et de fiabilité des comptabilités / Envois de fonds 44
E/ Appréciation des demandes d'approvisionnement des PP rattachées 45
F/ Vérification de l'authenticité des titres et de la conformité des pièces comptables 46
G/ Contrôle d'imputation comptable des opérations de recettes et de dépenses des PP rattachées avant couverture des transferts dans
les livres de la TP de rattachement 47
H/ Contrôle d'imputation comptable des opérations d'envois de fonds et des règlements de trésorerie des PP rattachées avant
couverture des transferts dans les livres de la TP de rattachement 48
I/ Suivi et contrôle des mouvements de caisse 49
J/ Contrôle des dépenses payées 50
K/ Analyse de la BOD / Contrôle de la fiabilité des données comptables 51
L/ Analyse de la BOD / Examen des soldes des comptes 52
M/ Vérification de l'équilibre de la BOD et de la réciprocité des comptes 53
[Link] Vérification au niveau du Service Central 54
A/ Suivi et contrôle de production de comptabilités 54
B/ Suivi et contrôle des mouvements de caisse 55
C/ Analyse de la BOD / Contrôle de la fiabilité des données comptables 56
D/ Analyse de la BOD / Examen des soldes des comptes 57
E/ Vérification de l'équilibre de la BOD 58

1.2 Vérification sur place d'une Perception Principale 59

1.2.1 Méthodologie d'approche 59
[Link] Rappel des principes généraux 59

5
 [Link] Travail préparatoire 59
[Link] Plan global de l'inspection 60
1.2.2 Procédure de vérification sur place d'une PP 61
[Link] Vérification des mouvements de caisse (Compte 5220) 61
A/ Vérification physique contradictoire 61
B/ Contrôle de la fiabilité des chiffres et des opérations enregistrées 62
C/ Contrôle de la régularité des opérations de caisse 63
[Link] Contrôle de l'exécution des dépenses 64
A/ Opérations du Budget Général (Débit de compte 18112 et dérivés / Contrôle de l'imputation et du transfert 64
B/ Opérations du Budget Général / Contrôle de la régularité des paiements rapprochés concernant les Zones d'Administration
Pédagogique (ZAP) 65
C/ Opérations du Budget Général / Détection des faux bons de caisse salaires (mécanographiés) 66
D/ Opérations du Budget Général / Détection des faux bons de caisse hors mécano(indemnités et autres) 67
E/ Opérations du Budget Général / Détection des faux titres de paiement de pension (TPP) 68
F/ Opérations du Budget Général / Recherche des TPP payés après décès des bénéficiaires 69
G/ Opérations des Budgets des Collectivités territoriales gérées 70
[Link] Contrôle du recouvrement des recettes 71
A/ Evaluation du recouvrement des rôles et contrôle d'imputation 71
B/ Détection des falsifications de quittances ou quittances "beloha" 72

[Link] Vérification des opérations en comptes d'attente 73

A/ Vérification du compte d'attente dépenses (Compte 472) 73
B/ Vérification du compte d'attente recettes (Compte 471) 74
[Link] Contrôle de la gestion des comptes des Collectivités territoriales (Compte 4521) 75
[Link] Contrôle de la tenue des livres comptables 76
[Link] Contrôle de la production et de l'envoi des pièces périodiques requises 77
[Link] Vérification des valeurs en portefeuille 78
[Link] Evaluation des ressources 79

2. Vérification d'une Trésorerie Principale 80

2.1 Vérification sur pièces 80

2.1.1 Inventaire des pièces et documents comptables à exploiter 80
2.1.2 Vérification sur pièces proprement dite 81
[Link] Vérification des mouvements de caisse (Compte 5210) 81
[Link] Vérification des mouvements du compte courant du Trésor à la Banque Centrale (Compte 18311) 82
[Link] Contrôle des versements des chèques encaissés (Compte 51711) 83
[Link] Vérification des mouvements du compte courant postal ou CCP (Compte 5120) 84

6
2.2 Vérification sur place d'une TP 85
2.2.1 Méthodologie d'approche 85
[Link] Rappel des principes généraux 85
[Link] Travail préparatoire 85
[Link] Plan global de l'inspection 86
2.2.2 Procédure de vérification sur place d'une TP 87
[Link] Vérification des comptes financiers 87
A/ Vérification des opérations de caisse (Compte 5210) 87
B/ Vérification des opérations sur le compte courant du Trésor à la Banque Centrale (Compte 18311) 88
C/ Vérification des opérations sur le compte courant postal ou CCP ( Compte 5120) 89
D/ Contrôle des Régies d'avance (Compte 541) 90
[Link] Vérification des comptes de liaison avec les Comptables subordonnés 91
A/ Vérification des comptes de liaison avec les PP rattachées (Compte 181 et dérivés) 91
B/ Vérification des comptes de liaison avec les Régies financières (Compte 182 et dérivés) 92
[Link] Vérification des opérations de transfert 93
A/ Vérification des opérations du Comptable mandataire 93
B/ Vérification des opérations du Comptable assignataire 94
C/ Vérification des opérations d'envoi de fonds entre Trésoriers Principaux 95
[Link] Vérification de la comptabilité 96
[Link] Contrôle du recouvrement des recettes 97
A/ Evaluation de performance en matière de recouvrement 97
B/ Détection des quittances "beloha" 98
[Link] Contrôle de l'exécution des dépenses 99
A/ Vérification des visas aux crédits et contrôle de régularité 99
B/ Contrôle de la fiabilité des chiffres et des imputations comptables 100
C/ Contrôle des dépenses payées avant ordonnancement (Comptes 473 et 4786) 101
D/ Opérations du Budget Général / Détection des faux bons de caisse salaires (mécanographiés) 102
E/ Opérations du Budget Général / Détection des faux bons de caisse hors mécano (indemnités et autres) 103
F/ Opérations du Budget Général / Détection des faux titres de paiement de pension (TPP) 104
G/ Opérations du Budget Général / Recherche des TPP payés après décès des bénéficiaires 105
H/ Opérations des Budgets des Collectivités territoriales gérées 106
I/ Vérification des retenues et des oppositions sur salaires et sur pensions 107
[Link] Vérification et contrôle des comptes de tiers 108
A/ Vérification des comptes fournisseurs : virements en instance d'exécution (Comptes 4011 et 4031) 108
B/ Vérification des comptes fournisseurs : virements différés (Comptes 4012 et 4032) 109
C/ Vérification des comptes fournisseurs : bons de caisse (Compte 4013) 110
D/ Vérification du compte "Régies d'avances non régularisées (Compte 4092) 111

7
 E/ Vérification des comptes clients : redevables recettes fiscales et non fiscales (Comptes 411 et 415) 112
F/ Vérification des opérations de traite (Compte 4121) 113
G/ Vérification du compte personnel : salaires bons de caisse (Compte 4213) 114
H/ Vérification du compte personnel : oppositions (Compte 427) 115
I/ Vérification du compte personnel : mandats de trésorerie (Compte 4214) 116
[Link] Contrôle de la gestion des comptes des correspondants du Trésor 117
A/ Vérification des opérations des Budgets Annexes (Compte 4511) 117
B/ Vérification des opérations des Budgets des Collectivités publiques (Compte 4521) 118
C/ Vérification des opérations des Budgets des Etablissements Publics (Compte 4522) 119
D/ Vérification des comptes de dépôts sans intérêts (Compte 4531) 120
[Link] Contrôle de la gestion des comptes des débiteurs et créditeurs divers 121
A/ Vérification des remises sur obligations cautionnées (Compte 4631) 121
B/ Vérification des consignations administratives et judiciaires (Compte 46211) 122
C/ Vérification des débets des comptables (Compte 465 et sous comptes) 123
D/ Vérification des provisions CCAL - SOLIMA (Compte 467601) 124
E/ Vérification des délégations de crédits (Compte 467607) 125
[Link] Contrôle des opérations en comptes d'attente 126
A/ Vérification du compte d'imputation provisoire de recettes (Compte 471) 126
B/ Vérification des recettes à classer et à régulariser (Compte 4787) 127
C/ Vérification des dépenses avant ordonnancement (Compte 473 et sous comptes) 128
D/ Vérification des dépenses à classer et à régulariser (Compte 4786) 129
[Link] Vérification des comptes budgétaires 130
A/ Vérification des comptes de charges (Comptes de la classe 6) 130
B/ Vérification des comptes de produits (Comptes de la classe 7) 131
[Link] Vérification des valeurs inactives 132
A/ Contrôle des valeurs en portefeuille (Compte 8611 et sous comptes) 133
B/ Contrôle de la situation des valeurs chez les correspondants (Compte 8612 et sous compte) 134
C/ Vérification des comptes des tiers créanciers en titres et valeurs (Compte 8613 et sous comptes) 135

3. Vérification d'une Agence comptable auprès d'un poste diplomatique ou consulaire 136

3.1. Vérification sur pièces 136

3.1.1. Inventaire des pièces et documents comptables à exploiter 136
3.1.2. Mécanismes de contrôle 137
[Link]. Suivi de production des comptabilités 137
[Link]. Contrôle de concordance et de fiabilité 138
[Link]. Appréciation des demandes d'approvisionnement des agents comptables 139
[Link]. Suivi et contrôle des mouvements de disponibilités 140

8
 [Link]. Analyse de la BOD 141
A/ Contrôle de la fiabilité des données comptables 141
B/ Examen des soldes des comptes 142
C/ Vérification de l'équilibre de la BOD et de la réciprocité des comptes 143

3.2. Vérification sur place d'une agence comptable auprès de poste diplomatique ou consulaire 144
3.2.1. Méthodologie d'approche 144
[Link]. Principes généraux 144
[Link]. Travail préparatoire 144
[Link]. Plan global de l'inspection 144
3.2.2. Mécanismes de contrôle sur place 146
[Link]. Vérification des mouvements des comptes de disponibilités 146
A/ Vérification de la caisse (compte (5220) 146
B/ Contrôle de la régularité des opérations de caisse 147
C/ Vérification des opérations bancaires (compte (5140) 148
[Link]. Contrôle de l'exécution des dépenses: 149
[Link]. Contrôle du recouvrement des recettes 150
[Link]. Vérification des opérations en comptes d'attente 151
A/ Vérification du compte d'attente dépenses (compte 472) 151
B/ Vérification du compte d'attente recettes (compte 471) 152
[Link]. Contrôle de la tenue des livres comptables 153
[Link]. Contrôle de la production et de l'envoi des pièces périodiques requises 154
[Link]. Vérification des valeurs en portefeuille 155
[Link]. Evaluation des ressources 156

Volet 3 : EXPLOITATION DU RAPPORT ET RECOMMANDATIONS 157

1. Exploitation du Rapport 158

1.1 Circuits des documents 159

1.1.1 Circuit du Rapport général 159
1.1.2 Circuit du Rapport spécial de constatation de détournement de deniers publics 160

1.2 Exploitation des documents 160

1.2.1 Exploitation du pré-rapport 160
[Link] Sanctions administratives immédiates 161
[Link] Mesures judiciaires préliminaires 161
1.2.2 Exploitation du Rapport définitif et suivi de l'affaire 161

9
 [Link] Au niveau du Ministère chargé des Finances 161
[Link] Au niveau du Ministère chargé du Budget 162
[Link] Au niveau du Ministère de la Fonction Publique 162
[Link] Au niveau du Ministère de la Justice et du Tribunal de Première Instance intéressé 162
[Link] Au niveau du Trésor Public 163

2. Recommandations 163

2.1 Mise à niveau du réseau comptable 163

2.1.1 Choix des chefs de poste 163
2.1.2 Renforcement des ressources matérielles et logistiques 164
[Link] Infrastructures / Bâtiment 164
[Link] Matériels de bureau / Bureautique / Mobiliers de bureau 164
2.1.3 Motivation et responsabilisation du personnel 165
2.1.4 Amélioration de la gestion des opérations 165
[Link] Mouvements de fonds 165
[Link] Opérations de centralisation 166

2.2 Mise à niveau des organes de contrôle 166

2.2.1 A l'échelon de chaque TP 166
[Link] Contrôle des opérations du poste 166
[Link] Contrôle des opérations des PP rattachées 167
[Link] Motivation des agents chargés du contrôle interne à l'échelon de chaque TP 167
2.2.2 Au niveau central 168
[Link] Restructuration et réorganisation de la Brigade d'Inspection 168
A/ Transformation en Direction 168
B/ Nouvel organigramme 168
[Link] Renforcement des moyens de la Brigade d'Inspection 170
A/ Renforcement des moyens matériels 170
B/ Adéquation des ressources humaines 170
a) Profil requis 171
b) Renforcement de l'effectif 172
[Link] Actualisation des motivations 173
A/ Indemnité forfaitaire de tournée 173
B/ Indemnité de déplacement ou "per diem" 173
C/ Indemnité de risque et "assurance vie" 175

10
 [Link] Conception d'un système de contrôle de performance 175
A/ Le rapport mensuel d'activités 176
B/ Banque de données et fichiers de malversations 176
C/ Tableaux de bord en matière de suivi des mesures administratives, financières et pénales 177

ANNEXE 178
Annexe 1 : Tableau synoptique des dispositions à prendre en casde détournement / malversation 179
Annexe 2 : Proposition de nouvel organigramme pour l'organe chargé de l'inspection au niveau central 180
Annexe 3 : Modèle fiche technique par poste comptable (Trésorerie Principale) 181
Annexe 4 : Modèle fiche technique par poste comptable (Perception Principale) 182
Annexe 5 : Modèle de tableau résumé des vérifications sur place des postes comptables par année par les organes d'inspection 183
Annexe 6 : Statistiques des détournements / malversations 184
Annexe 7 : Tableau de suivi des sanctions administratives 185
Annexe 8 : Tableau de suivi des sanctions pénales 186
Annexe 9 : Tableau de suivi des sanctions financières 187
Annexe 10 : Règles de rédaction d'un Rapport de vérification 188
Annexe 11 : Modèle de présentation de Rapport (Poste comptable supérieur) 189
Annexe 12 : Modèle de présentation de Rapport (Poste comptable subordonné) 193

11
 RESUME

1. CONTEXTE GENERAL

12
 Le réseau comptable du Trésor public malagasy est constitué à l’intérieur du territoire national par 22 Trésoreries Principales (postes comptables principaux ou
centralisateurs) auxquelles sont rattachées, selon leurs situations géographiques respectives, 98 Perceptions Principales (postes comptables secondaires ou subordonnés).

Les comptables publics, Trésoriers Principaux et Percepteurs Principaux, placés à la tête de ces postes sont nommés par Arrêté du Ministre chargé des Finances
auquel est rattachée de par sa vocation même la Direction Générale du Trésor.

Ces comptables publics sont chargés :

- de la prise en charge du recouvrement des ordres de recettes qui leur sont remis par les ordonnateurs, les créances constatées par un contrat, un titre de
propriété ou autre titre dont ils assurent la conservation ainsi que l'encaissement au comptant des recettes de toute nature que les organismes publics sont
habilités à recevoir ;

- du contrôle et du paiement des dépenses soit sur ordre émanant des ordonnateurs accrédités, soit au vu des titres présentés par les créanciers, soit de leur
propre initiative ainsi que de la suite à donner aux oppositions ;

- de la garde et de la conservation des fonds et valeurs appartenant aux organismes publics ;

- du maniement des fonds et des mouvements de comptes de disponibilités ; et

- de la tenue de la comptabilité du poste qu'ils dirigent.

Ils sont responsables personnellement et pécuniairement des opérations dont ils sont chargés, ainsi que de l'exercice régulier des contrôles prévus. Cette
responsabilité personnelle et pécuniaire s’ajoute à la responsabilité pénale commune à tous les individus et à la responsabilité disciplinaire commune à tous les fonctionnaires.
De cette responsabilité découlent des obligations pour les comptables publics de prêter serment et de constituer un cautionnement pour leur gestion.

Toutefois, bien que suffisamment élaboré et contraignant, ce Statut des comptables publics n’a pas conduit à une éradication des détournements de deniers publics.
En effet, des actes de malversation et de détournement ont été toujours constatés au niveau des postes comptables. C’est pourquoi la Direction Générale du Trésor a
envisagé, dans le cadre du Programme d’Appui Institutionnel auquel s’inscrit l’assainissement du réseau comptable du Trésor, de renforcer le système de contrôle desdits
postes comptables ainsi que le système de prévention des actes de détournement.

Eu égard aux problèmes constatés antérieurement et qui sont liés à l’insuffisance ou à l’inadéquation des contrôles, il est apparu nécessaire de formaliser les
procédures de contrôle et de vérification servant comme outil de prévention des actes de détournement.

Aussi, dans le cadre des actions relatives à l’amélioration et au renforcement des dispositifs de contrôle de gestion des postes comptables du Trésor, la Direction
Générale du Trésor a-t-elle décidé d’élaborer et d’appliquer un manuel de procédures de contrôle et de vérification. Et dans un souci d’objectivité et d’efficacité, elle a fait appel
à nos services en tant que Consultant national indépendant pour l’élaboration et la mise en œuvre de ce manuel d’inspection.

13
 Les termes de référence de la présente mission donnent de manière générale les objectifs de cette intervention, retracent l’historique, présentent la nécessité de
l’élaboration dudit manuel et soulignent les spécificités quant au fonctionnement des postes comptables du Trésor. Ils constituent une base informative pour la mise en œuvre
du manuel et orientent la méthodologie de travail.

En tout cas, à la lumière de ce qui précède et en considération de ces termes de référence, notre compréhension du mandat qui nous est confié se formule de la
manière suivan,te : « METTRE A LA DISPOSITION DE LA DIRECTION GENERALE DU TRESOR UN GUIDE PRATIQUE DE CONTRÔLE ET DE VERIFICATION SOUS
FORME DE MANUEL DE PROCEDURES ET D’EN FORMER LES INSPECTEURS ET LES AGENTS VERIFICATEURS DU TRESOR ».

2. OBJECTIFS

Les objectifs de la mission sont clairement définis dans les termes de référence. Il s’agit d’améliorer la performance de la Direction générale du Trésor (objectif
global) par l’amélioration de son dispositif de contrôle et de vérification interne (objectif spécifique).

Les résultats suivants sont attendus à l’issue de notre mission :

(i) les formes de détournement sont identifiées ;

(ii) les principaux éléments du processus de contrôle sur pièces et de vérification sur place des Perceptions Principales et des Trésoreries principales sont
clarifiés ; et
(iii) des recommandations sont disponibles quant aux structures appropriées d’application des procédures de vérification et de contrôle.

Aussi, conformément au contexte précité et compte tenu des attentes de la Direction Générale du Trésor, les travaux que nous avons mis en œuvre s’articulent-ils
autour des trois (3) volets ci-après :

- Volet 1 : Cadre général

- Volet 2 : Guide pratique de contrôles de référence
- Volet 3 : Exploitation et recommandations

14
 Volet 1 : C A D R E G E N E R A L

Nos objectifs dans ce volet sont de comprendre le contexte actuel, de connaître les activités des postes comptables et l’environnement organisationnel des entités
concourant éventuellement à la réalisation des opérations comptables, d’analyser les procédures de contrôle interne de gestion afin de pouvoir identifier et évaluer les risques
et les faiblesses dont notamment les formes de détournement et de malversation, et de permettre par la suite l’élaboration de la stratégie de contrôle.

Nous serons ainsi amenés d'une part à procéder à une analyse de l’existant et à un inventaire des textes en matière de contrôle et de vérification, et d'autre part à
préconiser une méthodologie d’approche de référence.

Ce premier volet comportera par conséquent deux (2) parties, à savoir :

(i) Analyse de l’existant ; et

15
 (ii) Méthodologie d’approche et inventaire des textes.

1. ANALYSE DE L’EXISTANT

L'analyse de l'existant consiste à procéder successivement :

(i) à un diagnostic des sources de détournement de deniers publics en identifiant et en analysant notamment les différentes formes de détournement
constatées antérieurement ; et

(ii) à une revue des systèmes et procédures de contrôle existant tout en procédant à une évaluation de leur portée et de leur efficacité par rapport aux
objectifs fixés.

1.1. DIAGNOSTIC DES SOURCES DE DETOURNEMENT

L'objectif est ici d'identifier toutes les formes de détournement de deniers publics existantes et susceptibles d'exister et de les cerner afin de pouvoir donner pour
chaque cas une définition bien claire et précise, en décrire le processus et comprendre le mécanisme de contrôle correspondant.

En effet, les pratiques de détournement relatées dans les rapports de contrôle et de vérification sont très variées et revêtent plusieurs aspects. Néanmoins, il est
aisé pour leur analyse de distinguer les formes classiques de détournement de deniers publics des autres formes relevées ou susceptibles d'être relevées dans le système
comptable actuel.

1.1.1. Les formes classiques de détournement de deniers publics

L'appellation "formes classiques" est utilisée en référence aux divers cas de malversations ou de détournements les plus fréquemment constatés lors des contrôles
et des vérifications effectués antérieurement. En effet, les détournements de deniers publics dits classiques peuvent être classés en trois (3) grandes catégories, à savoir :

(i) le déficit ou manquant de caisse ; et

(ii) le faux et usage de faux.

[Link]. Le déficit ou manquant de caisse

Le déficit ou le manquant de caisse est la différence en moins de la situation physique de l'encaisse par rapport au solde comptable du compte "caisse" offert par les
livres et documents comptables. Il implique ainsi une soustraction anormale de numéraire par le comptable ou par son caissier.

16
 En général, cette opération de soustraction est effectuée sans pièces justificatives, sans enregistrement comptable et sans falsification de documents. Peuvent être
rangés dans cette première forme l'extorsion de fonds pur et simple, l'échange de chèque, le détournement de fonds d'approvisionnement, et la malversation de recettes
propres.

- Extorsion de fonds pure et simple : C'est le cas de détournement le plus simple à réaliser mais également le plus facile à détecter dans la mesure où il
consiste tout simplement pour le coupable de prendre et d'utiliser l'argent de la caisse sans aucune opération de prise en charge au niveau de la comptabilité, et pour le
vérificateur de confronter l'encaisse qu'il a comptée avec le solde comptable offert par les livres.

L'extorsion de fonds pure et simple est la forme de détournement la plus adoptée par les auteurs de détournement de fonds de petite et moyenne importance, soit
en général un montant compris entre 1 et 200 millions de Fmg. Elle représente 54,5 % des cas découverts depuis la création de la Brigade d'Inspection des Postes Comptables
du Trésor.

Pour découvrir le déficit ou le manquant de caisse après une extorsion de fonds, le vérificateur doit compter les valeurs d'encaisse ou le numéraire et les timbres
fiscaux trouvés dans le coffre ou la caisse du comptable vérifié.

Il doit par la suite confronter le montant ainsi obtenu avec le solde du compte "encaisse" offert par les livres comptables tels que le Journal Grand Livre de Situation
de Caisse (JGLSC) ou le carnet de caisse et le Journal Grand Livre Centralisateur (JGLC) ou le Grand Livre Général des Opérations en Deniers, après leur arrêtage et leur
vérification d'usage concernant la concordance des chiffres, l'exactitude des transcriptions et des calculs.

- L'échange de chèque : C'est l'opération qui consiste pour son auteur de soutirer du numéraire dans la caisse publique et d'y déposer en échange et comme
"garantie" d'un futur remboursement un ou plusieurs chèques de montant équivalent qui y seront dans la plupart des cas sciemment bloqués par ledit auteur ou son complice
au lieu d'être présentés sans délai à l'encaissement.

Cette forme est souvent utilisée dans les cas de détournement de fonds de grande importance dans lesquels sont souvent impliquées des personnes étrangères au
service du Trésor en tant que tireurs des chèques et ainsi bénéficiaires des fonds détournés moyennant des "commissions" ou "intérêts" au profit de l'agent du Trésor.

Le mécanisme de contrôle est exactement le même que pour l'extorsion de fonds. Seulement dans le présent cas, l'auteur de ladite extorsion tente de justifier le
déficit par l'existence de "chèque" en garantie d'un remboursement futur. Néanmoins, il importe de rappeler :

(i) que l'opération d'échange de chèque sur les caisses publiques est formellement interdite par la Circulaire n° 89.08.I du 15 Juin 1989 ; et

(ii) qu'en général, les chèques déposés en garantie d'un remboursement des fonds soustraits ont été établis sans provisions suffisantes.

- Le détournement de fonds d'approvisionnement : C'est le fait d'un comptable malintentionné qui, après une opération d'approvisionnement, n'a pas versé
les fonds qui lui sont remis dans sa caisse et tente de retarder ou d'omettre la constatation comptable de ladite opération.

Le processus suppose ainsi que :

17
 (i) le comptable soit venu prendre les fonds d'approvisionnement auprès du Trésorier Principal de rattachement (cas d'un Percepteur Principal) qui doit en exiger
une déclaration de recette en justification du retrait effectif des fonds ou auprès de la Banque Centrale (cas d'un Trésorier Principal) ;

(ii) le comptable n'ait pas versé les fonds qui lui sont ainsi remis dans sa caisse ; et

(iii) le comptable n'ait pas procédé à la prise en charge de l'opération d'approvisionnement dans ses écritures comptables.

Par conséquent, le vérificateur se doit, après arrêtage des livres comptables et comptage de l'encaisse, de bien examiner toutes les justifications (carnets de
déclaration de recette ou carnets de chèques selon le cas) susceptibles d'être utilisés par les comptables publics lors des opérations d'approvisionnement de caisse.

Il doit par la suite procéder au rapprochement des dates et des montants des approvisionnements transcrits dans les souches avec ceux enregistrés dans le livre de
caisse et le Grand livre centralisateur qui déterminent le solde du compte "caisse". Tous les approvisionnements constatés dans les souches doivent être enregistrés dans
lesdits livres sinon il y a malversation et ainsi déficit ou manquant de caisse.
Il importe néanmoins de souligner que pour la fiabilité du contrôle, le vérificateur doit disposer du relevé des approvisionnements de caisse ou envois de fonds au
profit du comptable vérifié auprès de la Trésorerie principale de rattachement (si le comptable vérifié est un Percepteur Principal) ou de la Banque Centrale (cas d'un Trésorier
Principal). Ce relevé doit également faire l'objet d'un rapprochement avec les souches des carnets de déclaration de recette afin de détecter toute omission ou discordance.

- La malversation de recettes propres : C'est le détournement à des fins personnelles ou injustifiées de recettes autres que les fonds d'approvisionnement
(recettes fiscales et non fiscales). L'opération implique également le non versement desdites recettes dans la caisse publique, et la non constatation des opérations y afférentes
dans la comptabilité.

Le mécanisme de contrôle se rapproche de celui appliqué pour détecter le détournement de fonds d'approvisionnement. Partant de la règle de la comptabilité
publique selon laquelle tout versement doit donner lieu à la délivrance d'une quittance, le vérificateur doit examiner tous les quittanciers à souche utilisés par le comptable
vérifié pour recouvrer les recettes publiques.

Il procède par la suite au rapprochement des totaux journaliers transcrits dans les souches avec ceux enregistrés dans le livre de caisse et le grand livre
centralisateur. Toute différence constatée sera alors considérée soit comme "déficit" si les chiffres des livres sont inférieurs à ceux des souches, soit comme "excédent" dans le
cas contraire.

Il convient de remarquer que trop faciles à détecter, ces deux dernières formes de détournement de recettes (fonds d'approvisionnement et recettes propres) sont
assez rares car elles n'ont concerné que 3 cas sur 33 connus, soit 9,1 %. Elles ont été notamment constatées dans des Perceptions Principales.

Par ailleurs, il est à rappeler que toutes les formes de détournement donnant lieu au déficit ou manquant de caisse telles qu'analysées précédemment ne supposent
aucune falsification de pièces, ni de livres ni d'autres documents comptables. L'existence d'une telle falsification a pour effet de déclasser lesdites opérations de malversation
dans d'autres catégories telles que celle des faux en écritures.

[Link]. Le faux et usage de faux :

18
 - le faux en écritures dans les livres comptables : c'est le fait de falsifier la transcription des opérations effectuées dans les livres comptables, généralement
les livres auxiliaires des comptes d'imputation et les comptes de règlement, soit en y gonflant le montant des dépenses, soit en y comprimant celui des recettes par rapport aux
montants effectifs.

Le faux en écritures se manifeste sous plusieurs formes :

 Dépenses :

(i) soit gonflement des montants enregistrés : Les montants respectifs des dépenses inscrites dans les livres auxiliaires, les journaux de trésorerie de dépenses
et les livres centralisateurs (grand livre et livre de caisse) diffèrent ainsi de ceux effectivement justifiés par les pièces. La différence est constatée à partir d'un
rapprochement minutieux du total des enregistrements avec le montant total des pièces justificatives présentées pour la période correspondante.

(ii) soit falsification des bandes machines

 Recettes :

(i) soit les montants des recettes transcrits dans les livres auxiliaires, les journaux de trésorerie de recettes et les livres centralisateurs diffèrent des montants
vus sur les souches des quittanciers ;

(ii) soit la falsification porte directement sur les montants inscrits sur les souches, ce qui implique une différence entre ceux-ci et les montants effectifs des
quittances délivrées, d'où le système des quittances "beloha".

Si le premier aspect est assez facile à constater en procédant au rapprochement des enregistrements comptables avec le montant total des quittances délivrées
calculé à partir des données offertes par les souches, le second se trouve difficile à détecter dans la mesure où l'agent vérificateur n'est pas censé avoir vu les montants
effectifs inscrits dans les quittances délivrées aux parties versantes. Sa découverte nécessite ainsi, à défaut d'une dénonciation fondée par une tierce personne, le flair de
l'agent vérificateur qui à partir de tout fait douteux lors de l'examen des souches (rature, surcharge, montant anormalement diminué ou autre) doit systématiquement procéder à
un recoupement.

Le faux en écritures est assez courant dans les postes comptables où le Chef de poste de poste (pour le cas des TP) ou le TP de rattachement (pour le cas des PP)
ne procède pas normalement à son devoir de contrôle interne ou hiérarchique. En outre, les détournements constatés sous cette forme peuvent atteindre généralement un
montant important, soit des milliards de Fmg.

19
 - le double paiement de dépenses avec la même pièce justificative : C'est le fait de présenter deux fois pour paiement les mêmes pièces justificatives de
dépense (bons de caisse, titres de pension, ordres de paiement ou mandats).

Lesdites pièces sont généralement acquittées et présentées pour paiement sans que le comptable ou le caissier malintentionné appose le cachet "PAYE" et la date
dudit paiement sur la pièce. En fait, ce cachet et cette date ne sont apposés que lors d'un deuxième paiement qui devient de ce fait frauduleux.
Cette forme de détournement a été constatée dans 2 cas sur 33 connus, soit 6 %. Elle a été notamment faite sur des bons de caisse et des titres de pension et
elle est découverte à partir de l'examen minutieux des pièces par deux méthodes différentes, à savoir :

(i) examen des acquits, cachets et dates apposés sur les titres de paiement ; et

(ii) rapprochement des pièces justificatives avec le montant total des dépenses enregistrées : normalement, une différence en moins des premières devrait se
préciser en cas de double paiement…

- le paiement de titre de pension après décès du bénéficiaire ou le règlement d'un titre de paiement à une personne autre que le véritable bénéficiaire :
C'est l'opération qui consiste à délivrer et à payer un titre de règlement à une tierce personne autre que le véritable bénéficiaire. Elle suppose ainsi soit un acte d'escroquerie
de la part d'un tiers se substituant au véritable bénéficiaire, soit une complicité entre guichetier qui en assure la délivrance et le visa avant le paiement et le caissier qui en
assure le règlement.

Une telle opération est constatée seulement après le contrôle de conformité et d'authenticité de l'identité et de l'état civil de la personne àqui présente le titre.

- le gonflement du virement mensuel par rapport à la retenue ou saisie opérée sur salaire au titre de cession volontaire : C'est l'opération frauduleuse qui
consiste au niveau des TP à augmenter indûment le montant des ordres de virement mensuels transmis à la BCRM par rapport au montant des retenues ou saisies opérées
sur salaires des fonctionnaires au titre des cessions volontaires.

Cette opération, vu sa complexité du fait du mode de règlement (virement bancaire), suppose un lien de complicité avec les commerçants bénéficiaires des
oppositions dont les comptes bancaires reçoivent les virements gonflés.

Les opérations de cession volontaire sur salaire, devant être approuvées par ordonnance du Tribunal, sont assez limitées dans leur nombre par rapport aux autres
opérations des TP. Ainsi, leur contrôle mensuel implique une vérification systématique du montant de chaque opposition opérée en vertu de chaque dossier de cession dans
les ordres de virement établis.

Cette forme de détournement est encore rare actuellement car elle n'a été constatée que dans un seul cas depuis la création de la Brigade d'Inspection. En fait, elle
n'est pratiquement possible que dans le cas d'une défaillance chronique du Chef de poste quant à l'exercice de son devoir de contrôle des opérations journalières ou dans le
cas d'une approbation tacite de sa part.

En résumé, les détournements de fonds assortis de falsification de documents ou de pièces comptables sont difficilement réalisables sans complicité ou défaillance
chronique des teneurs des comptes d'imputation de dépenses, des agents chargés de la centralisation des opérations de PP rattachées, des bénéficiaires des oppositions dont
les comptes bancaires reçoivent les virements gonflés, ou des agents chargés de la couverture des transferts au niveau des comptables assignataires des dépenses.

20
 En fait, dans le système actuel, il serait très difficile pour un seul et unique agent de soustraire des fonds publics et de camoufler sa forfaiture par des documents ou
pièces comptables falsifiés sans être remarqué par au moins un autre agent qui travaille dans le même circuit. Face à la situation, les auteurs de détournement ont tendance
depuis les quatre dernières années à utiliser directement des faux titres de paiement.

- Faux bons de caisse : les faux bons de caisse constatés jusqu'ici sont des faux bons de caisse hors mécano qui sont émis pour couvrir des soi-disants
indemnités notamment de transport et de déplacement. Ils ont été connus et découverts sur tout le territoire national.

- Faux titres de pension : les faux titres de pension constatés sont par contre des titres de pension mécanisés ayant fait l'objet de réfection, c'est-à-dire de
retirage. Ils ont été connus et constatés notamment à Antananarivo où le nombre de pensionnés est considérable.

En général, l'utilisation de faux titres de paiement, délivrés dans la plupart des cas par un complice étranger au Service du Trésor, ne suppose aucune falsification
de documents ni de livres comptables. Les opérations sont enregistrées normalement. Elles sont constatables seulement après dépouillement et examen minutieux des titres
par les comptables mandataires avant envoi des transferts, par les comptables assignataires à la réception des transferts, ou par les agents vérificateurs lors des inspections.

Les faux bons de caisse hors mécano se caractérisent dans les cas connus par les points ci-après :

(i) non conformité du nom, de la signature et du cachet de l'ordonnateur habilité à émettre le bon de caisse ;

(ii) importance du montant des indemnités couvertes : en moyenne 2,5 millions Fmg fixés forfaitairement sans décompte précis ;

(iii) acquit fictif : carte d'identité nationale et signature apposées de façon hasardeuse ;

(iv) nom, corps et grade imaginaires du soi-disant bénéficiaire ; et

(v) numéro matricule de pure invention, dépassant largement le nombre de fonctionnaires enregistrés dans la fonction publique.

Les faux titres de pension sont par contre détectés à partir des principaux critères suivants :

(i) Visa bon à payer « perforé » non authentique : les faussaires utilisent des « cachets d’imitation » comportant des bavures et manquant de finesse (perforation
incomplète, apparente mais très superficielle) ;

(ii) Visa manuel non conforme : les faussaires imitent les paraphes des agents de la Division « Pensions » de la PGA chargés du visa des titres en tant
qu'assignataires de dépenses ;

(iii) Inexistence de bordereaux-listing : contrairement à la procédure normale, les faux titres ne figurent sur aucun bordereau-listing qui aurait dû accompagner
leur transmission aux comptables assignataires et payeurs et dans lequel auraient dû émarger les bénéficiaires lors de la délivrance ; et

21
 (iv) Acquit fictif : les signatures apposées en l’acquit des faux titres sont complètement différentes de celles des véritables bénéficiaires figurant dans les
bordereaux-listing, tandis que les numéros des cartes d’identité nationales comportent beaucoup d’incohérence et constituent des numéros inexistants, fictifs
et faciles à reconnaître comme faux numéros.

1.1.2. Les autres formes de détournement

D'autres formes de détournement de deniers publics ont été également relevées dans l'histoire des postes comptables du Trésor. Contrairement aux formes
classiques telles que développées précédemment, elles n'impliquent pas nécessairement un membre du personnel du Trésor Public.

En effet, elles sont généralement le fait de tierces personnes étrangères au Service, malfaiteurs ou escrocs, et ne se produisent qu'exceptionnellement bien qu'elles
constituent un risque permanent. Sont retenus principalement pour compte de ces autres formes le braquage de convoi de fonds, le "hold up" et le vol avec effraction dans les
locaux des postes comptables et l'usurpation de titre.

[Link]. Le braquage de convoi de fonds :

Le braquage de convoi de fonds est le fait prémédité ou non d'attaquer le véhicule et les agents chargés de transporter les fonds publics considérés dans le cas
d'espèce comme "butins". Relevé plus d'une fois au cours des années antérieures, il porte généralement sur des fonds d'approvisionnement de caisse des postes comptables.

Par ailleurs, le braquage de convoi de fonds est dans la majorité des cas le fait d'individus armés et déterminés qui ont pu anormalement prendre au préalable
connaissance de renseignements plus ou moins précis concernant l'opération de convoi de fonds. Il peut être assorti généralement de violences (coups et blessures, voire
meurtre) en cas de confrontation entre les malfaiteurs et les convoyeurs.

En principe, l'opération de convoi de fonds est strictement confidentielle. Seuls le comptable destinataire des fonds, son caissier, les membres de l'escorte requise
(agents de police ou gendarmes) et éventuellement l'agent ou les agents de la BCRM ou de la TP de rattachement chargés de préparer les fonds à remettre peuvent avoir des
renseignements sur l'opération. Néanmoins, le cercle est déjà assez grand pour limiter les risques de fuite des informations.

Paradoxalement, les risques d'accident ne diminuent pas pour autant si face à la situation, le comptable décide de transporter seul et sans escorte les fonds dont sa
caisse a besoin. Cette éventualité est même à écarter dans la mesure où elle engage entièrement la responsabilité du comptable en cas de réalisation du risque.

[Link]. Le "hold up" et le vol avec effraction :

A l'instar du braquage de convoi de fonds, le "hold up" et le vol avec effraction consistent également en une attaque perpétrée par d'individus armés et déterminés à
s'approprier des fonds publics considérés comme "butins" La différence avec le braquage de convoi de fonds se situe uniquement au niveau des lieux de réalisation de
l'attaque.

22
 En effet, si le premier se produit pendant le transport des fonds, c'est à dire pendant le trajet entre le poste comptable bénéficiaire des fonds et la BCRM ou la TP de
rattachement qui les a remis, le "hold up" et le vol avec effraction se produisent dans les locaux des postes comptables pendant ou après les heures d'ouverture des caisses. Ils
ont été également constatés plus d'une fois au cours des années précédentes.

[Link]. L'usurpation de titre :

Un cas de détournement de fonds a été réalisé auparavant après usurpation de titre d'agent vérificateur. Des individus nullement investis de la compétence de
procéder à l'inspection se sont présentés au poste comptable comme des Inspecteurs du Trésor chargés de vérifier la caisse du comptable. Ils ont demandé à ce dernier de
sortir les fonds du coffre pour le comptage nécessaire avant de l'éloigner et de l'occuper par d'autres tâches afin de leur permettre de s'enfuir avec les fonds.

Ce cas est encore unique dans la mesure où il est assez difficile à réaliser. En effet, il ne peut pas arriver à un comptable attentionné, qui lorsqu'il ne connaît pas
celui ou ceux qui sont venus l'inspecter, procède logiquement à l'examen minutieux de l'ordre de mission et des cartes professionnelles présentés et au besoin au recoupement
nécessaire, ou qui par précaution assiste en permanence au comptage de ses fonds.

En conclusion, le détournement de deniers publics peut exister sous plusieurs formes. Leur analyse a montré que si les cas de simple déficit ou manquant de caisse
l'emportent sur la fréquence, ce sont surtout les cas de faux et usage de faux qui sont utilisés pour les grands détournements de montants importants. La question peut ainsi se
poser de savoir quelles sont les causes de ces différents cas de malversation ? Leur existence est-elle liée à des faiblesses et autres limites des systèmes et procédures de
contrôle existant actuellement ?

1.2. REVUE DES SYSTEMES ET PROCEDURES DE CONTROLE EXISTANT

1.2.1. Organisation, système et procédure de contrôle interne

[Link]. Au niveau d'une Trésorerie Principale :

Dans la pratique, il n’existe pas d’organigramme précis avec :

- d'une part, définition et répartition claire et précise des tâches par poste de responsabilité ou fonction ; et

- d'autre part, délimitation des responsabilités et fonctions ;

De même, il n'existe pas de système de contrôle interne opérationnel avec l’efficacité que cela suppose. Dans certains cas, il a été donné de constater que des
agents d’une Trésorerie Principale cumulent des responsabilités ou fonctions incompatibles, source ou à l’origine de détournement ou malversation car de telles fonctions,
responsabilités et tâches courantes devraient normalement être réparties entre deux ou plusieurs agents.

En d’autres termes, il est difficile de comprendre qui est responsable de contrôler tel travail, tel poste de responsabilité, systématiquement, au jour le jour. Cela
paraît plutôt flou aussi bien à travers l’organigramme que dans les faits réels.

23
 Ci-après quelques exemples significatifs pour étayer ces assertions :

- Caisse : vérification journalière de la caisse ( rapprochement des déclarations de recettes, ou des quittanciers avec le DEBIT du compte caisse, ainsi que des
décaissements ou CREDIT du compte avec les pièces justificatives correspondantes, le Brouillard de caisse, le Livre-Journal de Caisse, plus le visa du Livre de caisse.

En théorie, cela incombe au Trésorier Principal en tant que Chef de poste. Toutefois, dans la pratique, il ne peut pas assumer ce travail de contrôle de façon
régulière et permanente. Il devrait déléguer ce travail de contrôle ou supervision, soit à un chef de guichet ou de service caisse, soit à un fondé de pouvoir. Ce n’est pas
toujours le cas, car il a pu être constaté maintes fois que le livre de caisse n’est même pas visé pendant plusieurs mois.

- Vérification des opérations par journée : elle concerne surtout :

 la caisse ;

 le compte courant du Trésor à la Banque Centrale ;

 le compte courant CCP ;

 les opérations d’ordre ;

 les comptes d’attente Recettes ou Dépenses ; et

 les transferts.

La vérification de la journée se traduit par le visa des fiches d’écritures, soit par le Trésorier Principal, Chef de poste, soit par un ou deux fondé(s) de pouvoir,
chaque jour, le plus souvent sans vérifier les pièces comptables justificatives.

Or il est arrivé maintes fois de constater a posteriori seulement :

(i) soit des opérations de dépenses irrégulières ( imputées sciemment à un compte d’attente ou à un compte de transfert "fourre-tout") ;

(ii) soit des erreurs d’imputation comptable de certaines opérations ;

(iii) soit des faux en écritures ou des détournements de deniers publics.

- Chèques à encaisser : En règle générale et pratique courante, les chèques à encaisser devraient être versés par Bordereaux de versement à la Banque BCRM
ou au CCP dans un délai maximum de 48 heures après leur réception, après avoir été endossés par le Trésorier ou son Fondé de pouvoir. Or, du fait de l’absence de système
de contrôle interne ou de désignation d’un responsable permanent pour assurer ce contrôle ou supervision, il a pu être constaté dans quelques Trésoreries Principales :

24
  soit que certains chèques sont gardés au niveau de l’agent responsable pendant quelques mois ;

 soit que des chèques rejetés pour défaut ou insuffisance de provision, signature non conforme ou autre motif, ne sont pas régularisés pendant plusieurs mois
et gonflent le montant et le solde débiteur d’un compte d’attente ;

- Centralisation des comptabilités des Perceptions Principales rattachées : La centralisation systématique et régulière ( base décadaire ou par anticipation
pour certaines catégories de dépenses ) de la comptabilité de chaque Perception Principale rattachée, le dépouillement et la vérification des pièces, à recouper/rapprocher
avec le montant des Bordereaux de transfert, les écritures de couverture pour leur intégration dans la comptabilité de la Trésorerie Principale de rattachement, accusent
couramment un retard pouvant aller de 2 mois à 6 mois, voire plus dans certains cas extrêmes. Cela est dû principalement :

 soit à l’insuffisance de l'effectif de la Trésorerie Principale ( en quantité/nombre et/ou en compétence/qualification) ;

 soit surtout et le plus souvent à l’inexistence, car non désigné par le Chef de poste, d’un responsable pour assurer la supervision et le contrôle permanent de
ces opérations.

Il arrive aussi que le retard considérable ( plus de 3 mois ) est fait sciemment par un ou des agents responsable(s) au niveau d’une Trésorerie Principale, pour
masquer des détournements ou malversations commis par un Percepteur Principal, par connivence ou complicité avec ce dernier.

[Link]. Au niveau d'une Perception Principale :

Il existe 98 Perceptions Principales à Madagascar. L’effectif de leur personnel est variable : de deux (02) agents pour certaines Perceptions Principales situées
dans des régions enclavées, non desservies par aucune ligne aérienne, difficilement accessibles en voiture. Cet effectif peut atteindre six (06) à huit (08) agents pour certaines
Perceptions de taille moyenne, ou encore plus de 15 ou 20 pour toutes les Perceptions Principales implantées dans la Commune Urbaine d'Antananarivo, ainsi que pour
Moramanga ou Farafangana.

Dans tous les cas, le contrôle interne est très simple et ne peut être exercé que par le Percepteur Principal lui même, avec l’aide ou assistance de son adjoint
lorsqu’il s’agit d’une Perception Principale avec un volume important d’opérations, dont l’effectif atteint 8 à 10 agents ou plus.

L’essentiel du contrôle interne à effectuer systématiquement et en permanence se résume comme suit :

- Par journée ou Date :

 Débit du compte Caisse : concordance entre total Débit Caisse d’après Livre Journal Caisse ou Grand Livre de Situation de Caisse PC2 et total recettes
propres d’après Journal quittanciers à souches, plus recettes d'approvisionnement d'après la Déclaration de Recettes ;

25
  Crédit du compte Caisse : concordance entre total Crédit caisse d’après Journal Trésorerie Dépenses ( JTD ), sur la base des pièces comptables enregistrées
individuellement et montant total enregistré au Livre Journal ou Grand Livre de Situation de caisse PC2.

- Au journal Grand Livre Centralisateur :

 transcrire ou centraliser sur les lignes et dans les colonnes appropriées de ce Livre le total par date ou par journée des opérations de chaque livre auxiliaire
de base ( JTR, JTD, JOD ) en fonction des comptes d’imputations Débit et Crédit ;

 vérifier à tout moment ( par jour, par décade, par mois ) que le total horizontal des colonnes Débit ( à gauche) soit exactement le même que celui des
colonnes Crédit ( à droite ) en vertu du principe de la comptabilité en partie double.

- Imputation des opérations : Le Percepteur Principal ou son adjoint doit s’assurer qu’il y a une imputation exacte et correcte de chaque opération dans les
comptes appropriés, en Débit et en Crédit, sans erreur ni omission ni double comptabilisation .

- Collectivités : Le contrôle consiste à s’assurer de la régularité des pièces de dépenses, du non dépassement de crédit ou existence de fonds libres avant tout
paiement.

- Par décade et par mois :

 s’assurer que la centralisation systématique de la comptabilité est effectuée ;

 s’assurer qu’il y a concordance entre total cumulé, compte par compte, d’après respectivement :

(i) JTD et BTD, journal Grand Livre Centralisateur et BOD ;

(ii) JTR et BTR, journal Grand Livre Centralisateur et BOD ;
(iii) Compte de liaison, Journal Grand Livre Centralisateur et BOD ; et
(iv) JOD, Journal Grand Livre Centralisateur et BOD.

Dans la réalité, approximativement 40 Percepteurs Principaux sur les 98 exercent correctement et de façon permanente ce contrôle interne.

Il appartient en premier lieu au Trésorier Principal de rattachement, Chef hiérarchique direct du Percepteur Principal, d’assurer un suivi de près de chaque
Perception Principale rattachée à son poste, pour que ce contrôle interne à la base soit effectif et satisfaisant, de façon systématique, c’est à dire en permanence. Cela
dépend surtout de la compétence et de l’intégrité morale du Percepteur Principal.

1.2.2. Contrôle hiérarchique

[Link]. Contrôle des Perceptions Principales rattachées par chaque Trésorerie Principale de rattachement

26
 Une règle générale ou plutôt une pratique courante recommandée à chaque Trésorier Principal consiste à effectuer une vérification sur place de chaque Perception
Principale rattachée au moins une fois par an, ou plus si le poste a des problèmes. En fait, la situation qui prévalait au cours de ces 10 dernières années se présente comme
suit :

- Certaines Perceptions Principales, notamment celles situées en zone enclavée, n’ont pas fait l’objet de vérification sur place pendant 3 ou 5 années
consécutives, voire plus, et cela pour diverses raisons telles que :

 insuffisance d’effectif ( en nombre et en qualification ) de la Trésorerie Principale de rattachement ;

 insuffisance, voire même inexistence de moyens : véhicule, crédit pour indemnités de déplacement pour les agents vérificateurs, ou véhicule existant mais en
très mauvais état, sans carburant.

- D'autres Perceptions Principales rattachées font régulièrement l’objet d’une vérification sur place systématiquement par an. Toutefois, dans certains cas, la
vérification est superficielle, sommaire, car effectuée trop rapidement, se limitant essentiellement à la vérification de l’encaisse, comparée au solde en écritures, ainsi qu’à la
détermination des fonds libres des collectivités ( Fivondronana et Commune ).

- Par ailleurs, il arrive parfois que des anomalies non négligeables n’ont pas été constatées pendant 2 ou 3 exercices consécutifs par les agents vérificateurs
d’une Trésorerie Principale.

Exemples : Erreurs d’imputation de certaines opérations, discordances de chiffres et/ou totaux entre Livres auxiliaires de base JTR, JTD, JOD et Grand Livre
Centralisateur et Balance ; paiement de dépenses des Collectivités avec dépassement de crédit ; paiement de dépenses irrégulières ou sur la base de fausses pièces ;
paiements répétitifs en numéraire de montant élevé (plus de 5 millions) à des Entreprises ou Tâcherons, personne morale, ce qui provoque de fréquents approvisionnements
de caisse.

Il appartient au Trésorier Principal de former et/ou recycler une équipe de vérificateurs (3 à 4 agents au moins) au niveau de son poste, et d’établir annuellement un
programme ou calendrier de vérification sur place des Perceptions Principales.

[Link]. Contrôle des postes comptables par les Services Centraux : Direction de la Comptabilité Publique :

Durant quelques deux décennies a existé et fonctionné un Service d’Inspection, rattaché à la Direction de la Comptabilité Publique au même titre que le Service de
la Comptabilité Publique.

Dans la pratique toutefois, seul ou en tandem avec le Service de la Comptabilité Publique, le Service d’Inspection réalise à peine la vérification de huit (08) à neuf
(09) postes comptables par an, au maximum, sur la totalité des 18 Trésoreries Principales et 98 Perceptions Principales, soit 116 postes, plus la Recette Générale
d'Antananarivo, la Paierie Générale d'Antananarivo et la Trésorerie Municipale d'Antananarivo, soit à peine 8% à 10% du nombre total des postes comptables existants.

27
 Cette faible performance s’explique essentiellement par des moyens dérisoires, voire symboliques ou inexistants mis à la disposition de ce Service d’Inspection.
Les problèmes se présentaient essentiellement comme suit :
- Effectif constitué de 6 à 8 agents au maximum, pratiquement sans Contrôleurs, sans Comptables, sans Percepteurs des Finances, donc manifestement
insuffisant en nombre et n’ayant jamais pour la plupart tenu un poste comptable ou tenu pendant une période courte ( moins de 5 ans ) ;

- Insuffisance chronique de moyens ( aucun véhicule tout terrain, pas de chèque carburant, indemnité de déplacement de 15.000Fmg/jour/agent alors que le tarif
moyen d’un hôtel est de 60.000Fmg/jour minima et un repas à 15.000Fmg )

[Link]. Contrôle des Postes Comptables par la Brigade d’Inspection :

La Brigade d'Inspection a été créée justement pour pallier les carences et les insuffisances constatées au niveau de l'ancien Service de l'Inspection. Elle a été
instituée par l’Arrêté n° 5524/99 du 07 juin 1999.

La Brigade d'Inspection est un organe de contrôle interne hiérarchiquement rattachée à la Direction Générale du Trésor qui assure son encadrement technique, et
administrativement rattachée au Secrétariat Général du Ministère des Finances et de l’Economie.

Contrairement à l’ancien Service de l’Inspection, la Brigade a été dotée des moyens suivants :

- 1 véhicule de liaison Renault Express de 12 ans ;

- 2 véhicules ISUZU 4X4 double cabine acquis en Novembre 1999 ;

- Ressources humaines : un effectif de 20 agents ( 7 Inspecteurs du Trésor, 1 Administrateur civil, 2 Contrôleurs du Trésor, 2 Chauffeurs, 2 Secrétaires, 2
Gardiens-plantons-vaguemestres, ainsi que 2 Agents de nettoyage.

Néanmoins, quelques points importants sont à souligner concernant la Brigade d’Inspection :

- La Brigade d'Inspection est un organe de contrôle et d’inspection, structure provisoire créée pour faire face à la recrudescence des détournements de deniers
publics et malversations constatés ces dernières années, et ce en vue de l’assainissement du réseau comptable du Trésor, or elle ne peut rester éternellement provisoire ;

- La Brigade d’Inspection est l’équivalent d'une Direction, ce qui suppose sa structuration en services ou unités opérationnel(le)s, or une telle subdivision n'est
pas perceptible dans la réalité car basée simplement sur des répartitions géographiques, elle ne tient nullement compte du principe de division de travail selon leur nature et
leur diversité ;

- L’effectif de la Brigade d'Inspection s'avère encore insuffisant tant en en nombre qu'en qualité par rapport aux missions qui lui sont dévolues, vu l'étendue du
réseau comptable à vérifier sur pièces et sur place et l'importance des travaux d'administration générale et techniques inhérents au fonctionnement de la structure : il doit être

28
renforcé notamment par des agents du cadre B : Contrôleurs du Trésor, Percepteurs des Finances, ainsi que par des Comptables du Trésor à désigner selon des critères bien
déterminés tels que qualifications, disponibilité, aptitude physique et honnêteté ;

- Le personnel d'exécution de la Brigade d'Inspection est encore constitué essentiellement par des agents vacataires dont l'emploi ne présente aucune garantie
de stabilité et afin de les motiver davantage, la solution serait d'en procéder à la sécurisation ;

- Il faudrait également et surtout une description précise des tâches, une division du travail équilibrée et rationnelle (basée sur la nature des tâches et la
qualification de chaque agent), pour rendre la Brigade d'Inspection efficace.

- Sur le plan matériel et logistique, il lui faudrait en plus les dotations suivantes :

 2 véhicules 4X4 neufs et robustes pour être à même de réaliser les programmes de tournées établis, et

 2 ordinateurs de bureau de type PC performants pour le traitement des données et l'édition des rapports.

- Depuis la création de la Brigade d'Inspection et consécutivement à ses interventions sur place, les actes de détournement de deniers publics ou malversation au
niveau de l’ensemble des postes comptables du Trésor Public Malagasy a diminué de 60% au moins au cours des derniers 18 mois. Une amélioration de la structure et de
l'organisation, assortie d'un renforcement des ressources humaines, matérielles et logistiques conduiraient encore incontestablement à un meilleur résultat.

2. METHODOLOGIE D’APPROCHE ET INVENTAIRE DES TEXTES

2.1. METHODOLOGIE D’APPROCHE

2.1.1. Principes généraux

Les faits générateurs d’une mission de contrôle sont variables. A titre d’exemple, citons :

- les contrôles périodiques : ces contrôles sont effectués mensuellement, trimestriellement ou annuellement sur la base d’un calendrier préétabli par l’Administration
Centrale.

- les contrôles effectués sur demande de l’autorité administrative dans la circonscription de laquelle l’agent vérifié est en service ou à la suite des indices de nature
à affecter de manière préoccupante la situation du poste comptable.

Le contrôle proprement dit peut être :

29
 - effectué soit individuellement, s’il s’agit de voir un point précis, une opération ciblée au niveau d’un service, soit par groupe, lorsque l’ampleur de la tâche à faire
l’exige.

- exhaustif lorsque toutes les opérations sont vérifiées ou toutes les pièces du service ou d’une gestion sont examinées ;

- partiel lorsque l’agent –vérificateur se borne à des sondages ou prélèvement ;

- inopiné, l’agent vérifié n’a pas connaissance à l’avance de la venue des agents vérificateurs. L’inspection s’effectue ainsi à des dates irrégulières et imprévues.

2.1.2. Définition concrète de la mission de contrôle

Avant d’effectuer le contrôle, le vérificateur doit définir l’orientation de la mission. Il s’agit pour lui de viser juste, c’est- à dire de s’efforcer d’optimiser la pertinence de
ses travaux.

L’accomplissement de cette première étape lui permet ensuite d’élaborer une planification de la mission.

[Link]. Orientation de la mission de contrôle :

Le vérificateur doit avoir une connaissance générale du poste comptable à vérifier lui permettant d’orienter sa mission et d’appréhender les domaines significatifs.

- Prise de connaissance générale du poste comptable à vérifier (Trésorerie Principale et Perception Principale ) :

(i) Le but : l’analyse préalable de l’aspect global du poste comptable a pour but d’éclairer le vérificateur sur :

 la taille du poste à vérifier (1ère, 2ème , 3ème ou 4ème catégorie, classement des postes comptables ) ;

 le nombre des postes comptables subordonnés rattachés ( PP et régies financières ) ;

 le nombre des sous-ordonnateurs accrédités ;

 l’organisation générale du poste à travers son organigramme lequel détermine les tâches attribuées à chaque agent ;
 la performance du poste en termes de production de documents périodiques tels que situation décadaire d’encaisse, bordereau de situation S1,
balance générale des comptes, situation des transferts mandataires et assignataires.

(ii) Les sources d’information :

30
 La connaissance du poste comptable suppose la collecte d’informations auprès de différents services centraux ou excentriques. Le vérificateur peut prendre
discrètement contact auprès des services ci-après :

 Agence Comptable Centrale du Trésor en ce qui concerne les documents périodiques centralisés (S1, balance, situation des transferts) ;

 Service du Personnel et de Logistique pour la situation des effectifs ;

 Service de la Comptabilité Publique pour les informations et les textes réglementaires permanents utilisables par le service ;

 Trésoreries Principales en ce qui concerne les informations sur les Perceptions Principales.

- Mise en évidence des domaines significatifs :

(i) Examen analytique :

L’examen analytique est la démarche par laquelle le vérificateur prend connaissance des qualités de documents comptables produits par le poste et relève le cas
échéant l’existence d’anomalies manifestes, par exemple après comparaison de chiffres de S1 produites à deux dates différentes.

Il permet de détecter des écritures qui pourraient avoir un caractère suspect et mettre en évidence les éléments inhabituels résultant de ces comparaisons.

En outre, il doit être procédé à l’examen préalable des documents comptables ci-après :

- Situation Décadaire d’Encaisse ( SDE : TP et PP ) ;

- Situation Dépenses Payées par décade ( SDP : PP ) ;

- Bordereau de Situation des Ecritures ou S1 (TP) ;

- Balance des Opérations en Deniers (BOD : PP) ;

- Balance Générale des Comptes (TP) ;

- Etat de développement ou de ventilation, en justification des soldes des comptes d’attente Recettes et Dépenses (TP et PP) ;

31
 - Situation des Fonds libres des collectivités, FIVONDRONANA et Communes (PP) et certificats de conformité, certificats de Recettes et de Dépenses de ces
entités (PP)

(ii) Les comptes significatifs :

Les comptes significatifs sont ceux qui comportent des risques d’erreur ou qui peuvent être utilisés pour cacher des fraudes. Il s’agit par exemple :

- des comptes où sont comptabilisés des titres de paiement de forte valeur individuelle (mandats de paiement de marchés publics, bons de caisse solde et
pension ) ;

- des comptes d’imputation provisoire ( recettes et dépenses ) ;

- des comptes qui présentent des anomalies apparentes (anormalement débiteurs ou créditeurs ) ; et

- des comptes qui, par leur nature sont porteurs de risque (caisse, banque, CCP ).

[Link]. Planification de la mission :

La prise de connaissance générale du poste comptable, l’identification des domaines significatifs permettent d’éclairer le vérificateur sur l’importance de la tâche à
accomplir et de planifier sa mission. Il devra donc :

- déterminer la nature et l’étendue des travaux de contrôle ;

- organiser l’exécution de la mission afin d’atteindre l’objectif fixé qui a plusieurs formes :

 vérification de la concordance entre les chiffres consignés dans les registres comptables et les espèces (valeurs) ;

 correcte exécution des opérations arithmétique et des transcriptions ;

 bonne imputation des opérations aux comptes idoines ; et

 contrôle de la régularité et de la bonne application des textes réglementaires notamment en matière de marchés publics.

A noter qu’au cours de la vérification, le vérificateur ne doit ni loger ni se restaurer chez l’agent vérifié.

La présence permanente de tous les agents du poste est obligatoire pendant la durée de la mission.

32
2.2. INVENTAIRE DES TEXTES

La répression des détournements et malversations commis dans les services publics est prévue par des textes et instructions constituant des règles qui doivent être
rigoureusement observées.

Ces textes et instructions sont applicables non seulement aux ordonnateurs mais aussi aux comptables publics. Ces derniers ont un statut particulier parce qu’ils
assument une responsabilités lourde dans l’accomplissement des principales attributions suivantes :

- garde des fonds et valeurs publics ;

- recouvrement des recettes publiques ; et

- contrôle et paiement des dépenses publiques.

Ces textes constituent donc une panoplie de mesures à la disposition des agents vérificateurs permettant la mise en jeu de l’action pénale, disciplinaire et
comptable. Ils peuvent être classés en cinq (5) catégories distinctes selon leur objet à savoir :

- le texte relatif au statut des comptables publics ;

- les textes relatifs à l’obligation de contrôle et au procédé d’installation des Percepteurs Principaux ;

- les textes sur la répression des irrégularités ;

- les textes qui prévoient les mesures préventives, les mesures conservatoires et le renforcement du contrôle ; et

- les dispositions du Code pénal.

.

2.2.1. Statut des comptables publics

L’Ordonnance 62-081 du 29 Septembre 1962 est le texte de base définissant le statut des comptables publics.

Ce texte détermine :

- les attributions et les responsabilités des comptables publics ; et

33
 - la formalité solennelle de la prestation de serment et la constitution d’un cautionnement auxquelles ils sont tenus.

En cas de défaillance constatée par leur supérieur hiérarchique, ils peuvent être suspendus de leurs fonctions.

2.2.2. Obligation de contrôle et procédé d’installation des Percepteurs Principaux

Les textes inventoriés dans cette catégorie sont tous des Circulaires du Service de la Comptabilité Publique qui datent respectivement de 1963, 1967 et 1989. Il
s’agit respectivement de :

- la Circulaire n° 63-34-I-1 du 22 Juillet 1963 sur l’installation, vérification et contrôle des Percepteurs Principaux et Percepteurs des Finances ;

- la Circulaire n° 67-16-I-1 du 24 Avril 1967 sur la vérification et contrôle des Percepteurs Principaux des Finances ; et

- la Circulaire n° 89.08.I du 15 Juin 1989 portant interdiction d’échange de chèques sur les caisses publiques.

2.2.3. Répression des irrégularités

Suivant la hiérarchie des normes juridiques, les textes sur la répression des détournements de deniers publics sont constitués par :

- la Loi n° 61 026 du 09 Octobre 1961 modifiée par l’Ordonnance n° 72 024 du 18 Septembre 1972 sur les mesures disciplinaires des malversations ;

- le Décret n° 95 723 du 19 Novembre 1995 portant application des dispositions de l’Ordonnance n° 93 019 du 30 Avril 1963 relative aux sanctions disciplinaires ;

- l'Instruction n° 121-PRM/CAB du 27 Juillet 1966 sur la répression des irrégularités et des malversations qui demeure le texte de base quant aux mesures à
prendre tant sur la répression que sur la communication des informations après constatation de malversation ; et
- la Circulaire du Garde des Sceaux et Ministre de la Justice n° 1436/MJ/DGA/AP/DIRAJ/CO/DG/F/OO du 05 Septembre 2000 sur la répression des
détournements de deniers publics (accélération du traitement des dossiers, prescription de sanctions pénales exemplaires et limitation de l’octroi de la liberté
provisoire).

2.2.4. Mesures préventives, mesures conservatoires et renforcement du contrôle

Il s’agit par ordre chronologique de :

- la Note n° 428/PM/SGG/A du 07 Juin 1994 sur le renforcement du système de contrôle ;

- la Note de service du Service de la Comptabilité Publique n° 91-21-G du 29 Août 1994 sur les détournements de deniers publics ;

34
 - la Note n° 520/PM/SGG/A/CF du 30 Juin 1995 sur l’obligation d’information du Gouvernement sur les réalités régionales, donc sur les détournements ;

- la Loi n° 95 032 du 26 Septembre 1995 instituant une hypothèque légale et des saisies conservatoires au profit du Trésor Public en cas de malversations, de
détournement de deniers et de biens publics ;

- la Loi n° 95 033 du 18 Septembre 1995 portant institution d’un privilège du Trésor Public en matière de recouvrement des débets ;

- le Décret n° 97 1219 du 16 Octobre 1997 instituant une Inspection Générale de l’Etat ou IGE ;

- le Décret n° 97 1220 du 16 Octobre 1997 organisant l’IGE ; et

- l’Arrêté n° 5524/99 du 07 Juin 1999 portant création d’un « comité » dénommé Brigade d’Inspection des Postes Comptables du Trésor au sein du Ministère des
Finances et de l’Economie.

2.2.5. Les dispositions du Code pénal

La répression des détournements ou malversations portant sur les deniers publics est prévue par les dispositions des articles 169 à 172 du Code pénal.

Ces dispositions permettent d’abord la mise en jeu immédiate de l’action répressive en cas de découverte de détournements de deniers publics (par exemple :
plainte adressée au Procureur de la République) et prévoient ensuite la qualification et les peines prononcées contre les auteurs des infractions.

35
Volet 2 : GUIDE PRATIQUE DE VERIFICATION DES POSTES COMPTABLES DU TRESOR

36
1. VERIFICATION D'UNE PERCEPTION PRINCIPALE

1.1. VERIFICATION SUR PIECES

1.1.1. INVENTAIRE DES PIECES ET DOCUMENTS COMPTABLES A EXPLOITER

[Link]. Au niveau des TP de rattachement

- Les pièces de comptabilité décadaire :

 Dépenses du Budget général : BTD et pièces justificatives des dépenses réalisées durant la décade

 Recettes du Budget général : BTR et pièces justificatives des recettes recouvrées durant la décade

 Opérations de trésorerie : BTT et chèques encaissés à verser, avis de crédit pour virement à exécuter ou Déclaration de recette (de couleur bleue) établie
pour l'approvisionnement de caisse

- La Situation décadaire des Dépenses Payées (SDP)

- La Situation Décadaire d'Encaisse (SDE)

- La Balance mensuelle des Opérations en Deniers (BOD)

[Link]. Au niveau du Service Central

- La Situation décadaire des Dépenses Payées (SDP)

- La Situation Décadaire d'Encaisse (SDE)

- La Balance mensuelle des Opérations en Deniers (BOD)

- Le Tableau de suivi de production des comptabilités des PP rattachées (établi par le TP de rattachement)

- Eventuellement, les doubles des Bordereaux de Transfert de Recettes (BTR), des Bordereaux de Transfert de Dépenses (BTD) et des Bordereaux de Transfert
de Trésorerie (BTT).

37
1.1.2. VERIFICATION SUR PIECES D'UNE PERCEPTION PRINCIPALE

[Link]. Vérification au niveau du TP de rattachement :

A) SUIVI DE PRODUCTION DES COMPTABILITES

OPERATION CARACTERISTIQUES ET
A VERIFIER PROCEDURES DOCUMENTS MECANISMES DE CONTRÔLE

SUIVI DE PRODUCTION DES Le Percepteur Principal est tenu - BTD et pièces 1. Relever les BTD, les BTR et les BTT parvenus au titre d'un
COMPTABILITES de produire et d'envoyer justificatives des dépenses Exercice ou d'une gestion sous revue
périodiquement au TP de 2. Vérifier qu'aucune comptabilité décadaire n'y manque tant en
rattachement ses comptabilités en ce - BTR et pièces ce qui concerne les dépenses que les recettes :
qui concerne les opérations effectuées justificatives des recettes - S'il y a manque, il y a anomalie : ainsi il y a lieu d'en
pour compte du Budget général et les demander les explications, de requérir la production et
opérations de trésorerie : - BTT et chèques, avis l'envoi de la ou des comptabilités manquantes et d'examiner
de crédit ou déclaration de minutieusement les Bordereaux et les pièces y afférentes.
- Dépenses : production et recette (de couleur bleue) - Si les comptabilités sont complètes, continuer la
envoi par décade vérification
- Recettes : Idem 3. Déterminer et évaluer les retards quant à la production des
- Trésorerie (chèques comptabilités : celles-ci sont en principe produites dans les 5
encaissés, virement à exécuter et jours qui suivent la clôture de la décade tandis que le délai
approvisionnement) au jour le de leur acheminement au TP de rattachement varie en
jour, au fur et à mesure de leur fonction de la situation géographique de chaque poste :
réalisation - Plus le retard est important et s'accumule, plus la
probabilité d'existence d'anomalie et d'irrégularité est
grande : ainsi il y a lieu de procéder à une vérification sur
place.
- Si le retard ne s'avère pas alarmant, passer au contrôle
de concordance et de fiabilité des chiffres comptabilisés.

B) CONTRÔLE DE CONCORDANCE ET DE FIABILITE DES COMPTABILITES / DEPENSES

38
 OPERATION CARACTERISTIQUES ET
A VERIFIER PROCEDURES DOCUMENTS MECANISMES DE CONTRÔLE

CONTRÔLE DE CONCOR-DANCE Tous les chiffres inscrits dans les - BTD et pièces 1. Vérifier que le montant total des dépenses de la décade
ET DE FIABILITE DES comptabilités doivent être justificatives des dépenses inscrit dans le BTD est égal au montant total des pièces
COMPTABILITES (DEPENSES) impérativement en concordance à vérifier justificatives transférées :
parfaite avec les opérations - Si BTD < Pièces : il y a vraisemblablement erreur de
effectivement réalisées. - BTD antérieur transcription, ainsi rejeter la comptabilité pour régularisation
- Si BTD > Pièces : il y a soit erreur de transcription, soit
opération de dépenses non justifiées car sans pièces, ainsi
rejeter la comptabilité pour régularisation
- Si la régularisation tarde, il importe de procéder à une
vérification sur place afin de découvrir la source de
l'anomalie.

2. Vérifier si le report des antérieurs inscrit dans le BTD

examiné est exact, c'est à dire en concordance parfaite avec
le montant total cumulé dans le BTD antérieur : si non il y a
anomalie, donc motif de rejet.

3. Vérifier l'exactitude des calculs : Montant cumulé des

dépenses transférées depuis le début de l'Exercice (1 er
Janvier) = Montant total des dépenses de la décade +
Report des antérieurs.
.

C) CONTRÔLE DE CONCORDANCE ET DE FIABILITE DES COMPTABILITES / RECETTES

OPERATION CARACTERISTIQUES ET
A VERIFIER PROCEDURES DOCUMENTS MECANISMES DE CONTRÔLE

39
CONTRÔLE DE CONCOR-DANCE Tous les chiffres inscrits dans les - BTR et pièces 1. Vérifier que le montant total des recettes de la décade inscrit
ET DE FIABILITE DES comptabilités doivent être justificatives des recettes à dans le BTR soit égal au montant total des pièces
COMPTABILITES (RECETTES) impérativement en concordance vérifier justificatives transférées : Toute différence en plus ou en
parfaite avec les opérations moins constitue une anomalie, motif de rejet pour
effectivement réalisées. - BTR antérieur régularisation.

2. Si la régularisation tarde, il importe de procéder à une

vérification sur place afin de découvrir la source de
l'anomalie.

3. Vérifier si le report des antérieurs inscrit dans le BTR

examiné est exact, c'est à dire en concordance parfaite avec
le montant total cumulé dans le BTR antérieur : si non il y a
anomalie, donc motif de rejet.

4. Vérifier l'exactitude des calculs : Montant cumulé des

recettes transférées depuis le début de l'Exercice (1 er
Janvier) = Montant total des recettes de la décade + Report
des antérieurs.

D) CONTRÔLE DE CONCORDANCE ET DE FIABILITE DES COMPTABILITES / ENVOIS DE FONDS

OPERATION CARACTERISTIQUES ET
A VERIFIER PROCEDURES DOCUMENTS MECANISMES DE CONTRÔLE

CONTRÔLE DE CONCOR-DANCE - L'envoi des comptabilités - BTT à examiner 1. Vérifier que le montant de la trésorerie mouvementée inscrit
ET DE FIABILITE DES relatives aux opérations d'envoi dans le BTT soit égal au montant effectif de la pièce

40
COMPTABILITES (ENVOIS DE de fonds (chèques, virements, - Pièce transférée : transférée (chèque, avis de crédit ou déclaration de recette) :
FONDS) approvisionnements de fonds) se chèque encaissé à verser, Toute différence en plus ou en moins constitue une
fait journalièrement, donc sans avis de crédit pour anomalie, motif de rejet pour régularisation.
attendre la fin de la décade. virement à exécuter ou
déclaration de recette (de 2. Si la régularisation tarde, il importe de procéder à une
- Tous les chiffres inscrits dans couleur bleue) justifiant vérification sur place afin de découvrir la source de
les comptabilités doivent être l'approvision-nement de l'anomalie.
impérativement en concor-dance caisse)
parfaite avec les opérations 3. Vérifier si le report des antérieurs inscrit dans le BTT
effectivement réalisées. - BTT antérieur examiné est exact, c'est à dire en concordance parfaite avec
le montant total cumulé dans le BTT antérieur : si non il y a
anomalie, donc motif de rejet.

4. Vérifier l'exactitude des calculs tant en débit qu'en crédit :

Montant cumulé des trésoreries transférées depuis le début
de l'Exercice (1er Janvier) = Montant de la trésorerie du BTT
examiné + Report des antérieurs.

E) APPRECIATION DES DEMANDES D'APPROVISIONNEMENT DES PP RATTACHEES

OPERATION CARACTERISTIQUES ET
A VERIFIER PROCEDURES DOCUMENTS MECANISMES DE CONTRÔLE

APPRECIATION DES DEMANDES - Les PP rattachées adressent - Dernières SDE 1. Evaluer le besoin moyen mensuel de chaque PP rattachée à
D'APPROVISION-NEMENT DES PP par écrit à leur TP de partir des données régulièrement relevées dans les SDE et
rattachement leurs demandes - Dernières SDP les SDP (volumes des recettes et des dépenses)
respectives de fonds
d'approvisionnement de caisse. 2. Vérifier à partir de l'analyse des soldes de fin de mois de

41
 - Etats prévisionnels l'encaisse l'exactitude et la fiabilité des prévisions établies et
- La demande d'approvision- des recettes et des présentées par les PP lors des demandes précédentes
nement est mensuelle. dépenses d'approvisionnement.

- Elle doit mentionner 3. Vérifier le caractère réaliste et rationnel du montant du fonds

clairement le montant du fonds demandé par chaque PP sur la base à la fois des états
dont chaque PP a besoin. prévisionnels des opérations de trésorerie et des réalisations
antérieures.
- Ledit montant doit être justifié
par les états prévisionnels des 4. Pour l'appréciation finale du fonds à allouer, utiliser la
opérations de trésorerie du poste formule suivante :
demandeur : le fonds demandé
doit être égal ou légèrement Fonds demandé est légèrement supérieur ou égal aux
supérieur au montant des Dépenses prévisionnelles - (Solde encaisse + Recettes
dépenses prévisionnelles diminué prévisionnelles)
de la somme du solde actuel et
des recettes en numéraire
prévisionnelles

F) VERIFICATION DE L'AUTHENTICITE DES TITRES ET DE LA CONFORMITE DES PIECES COMPTABLES

OPERATION CARACTERISTIQUES ET
A VERIFIER PROCEDURES DOCUMENTS MECANISMES DE CONTRÔLE

VERIFICATION DE - Les opérations de dépenses Dépenses : Toutes les pièces comptables transmises au TP de
L'AUTHENTICITE DES TITRES ET et de recettes doivent être légales, - Les titres de règlement rattachement doivent faire l'objet d'un examen systématique
DE LA CONFORMITE DES PIECES c'est à dire prévues et autorisées de dépenses : Bons de minutieux avant toute couverture de transfert dans les livres du
COMPTABLES dans la loi des finances de l'Etat caisse, titres de paiement TP
et aussi dans les Budgets des pensions, ordres de
organismes publics. paiement, mandats 1. Vérifier l'authenticité des titres de règlement de dépenses ou
- Les pièces de perception de recettes :

42
 - L'exécution des opérations justificatives des dépenses - Les ordonnateurs en sont-ils accrédités ?
doit obéir aux règles de la transmises par le BTD - Leurs signatures ou griffes sont-elles identiques aux
comptabilité publique : respect spécimens déposés ?
des prévisions budgétaires, de la Recettes : - Les titres ont-ils été dûment visés par les comptables
procédure d'exécution des - Les titres de assignataires ?
dépenses et de recouvrement des perception de recettes : - Les visas des comptables assignataires sont-ils
recettes, du principe de rôles, ENIR, ordres de authentiques ?
séparation de fonctions des recette
ordonnateurs et des comptables… - Les pièces 2. Vérifier que les dépenses n'aient pas été prescrites au
justificatives des recettes moment de leur règlement (prescription quadriennale)
- Toutes les opérations transmises par le BTR
réalisées doivent être justifiées 3. Vérifier la validité des créances de l'Etat : exactitude des
par des titres authentiques et des Trésorerie : chèque, avis de décomptes et existence de certification du service fait.
pièces comptables complètes et crédit, déclaration de recette
conformes aux lois et règlements (approvisionnement de caisse) 4. Vérifier que les dépenses ont été règlées aux véritables
en vigueur. créanciers.

G) CONTRÔLE D'IMPUTATION COMPTABLE DES OPERATIONS DE RECETTES ET DE DEPENSES DES PP AVANT COUVERTURE DES
TRANSFERTS DANS LES LIVRES DE LA TP DE RATTACHEMENT

OPERATION CARACTERISTIQUES ET
A VERIFIER PROCEDURES DOCUMENTS MECANISMES DE CONTRÔLE

CONTRÔLE DE L'IMPUTA-TION - Il incombe au TP de - Recette : BTR 1. Recette : vérifier dans le BTR que le compte de transfert de
COMPTABLE DES OPERATIONS rattachement de vérifier si les la recette crédité par le PP soit le compte :
DE RECETTES ET DE DEPENSES imputations comptables opérées - Dépense : BTD - 181111 s'il s'agit d'un impôt sur rôle
DES PP RATTACHEES AVANT par les PP rattachés sont exactes - 181112 si impôt sans rôle
COUVERTURE DES TRANS-FERTS avant de procéder à la - Envoi de fonds et - 181113 si impôt avant émission rôle
DANS LES LIVRES DE LA TP DE centralisation comptable des règlement de trésorerie : - 181114 si encaissement p/c d'une Collectivité ou d'un
RATTACHEMENT opérations de ceux-ci. BTT Etablissement public non géré par le PP
- 181115 si recette encaissée p/c d'autres Comptables

43
 - Chaque opération doit être - Les pièces subordonnés
imputée exactement dans le justificatives des - 181116 si autre recette
compte approprié selon sa nature. opérations ayant fait l'objet 2. Dépense : vérifier dans le BTD que le compte de transfert de
des bordereaux de la dépense débité par le PP soit le compte :
- Un compte consolidé au transfert (nécessaires pour - 181121 s'il s'agit de paiement de titre de pension
niveau du TP de rattachement doit la vérification de la nature - 181122 si bon de caisse et mandat de trésorerie
refléter fidèlement toutes les exacte de chaque - 181123 si remise
opérations de même nature opération et de son - 181124 si décaissement p/c d'une Collectivité ou d'un
réalisées dans toute la imputation) Etablissement public non géré par le PP
circonscription. - 181125 si autre dépense

H) CONTRÔLE D'IMPUTATION COMPTABLE DES OPERATIONS D'ENVOIS DE FONDS ET DE REGLEMENTS DE TRESORERIE DES PP AVANT
COUVERTURE DES TRANSFERTS DANS LES LIVRES DE LA TP DE RATTACHEMENT

OPERATION CARACTERISTIQUES ET
A VERIFIER PROCEDURES DOCUMENTS MECANISMES DE CONTRÔLE

CONTRÔLE DE L'IMPUTA-TION - Il incombe au TP de BTT 1. Approvisionnement de caisse : vérifier dans le BTT que le
COMPTABLE DES OPERATIONS rattachement de vérifier si les compte crédité par le PP soit le compte :
D'ENVOIS DE FONDS ET DE imputations comptables opérées - 18131 s'il s'agit d'un approv. auprès du TP
REGLEMENTS DE TRESORERIE par les PP rattachés sont exactes - 18133 si auprès de la BCRM
DES PP RATTACHEES AVANT avant de procéder à la
COUVERTURE DES TRANS-FERTS centralisation comptable des 2. Dégagement de caisse : vérifier dans le BTT que le compte
DANS LES LIVRES DE LA TP DE opérations de ceux-ci. débité par le PP soit le compte :
RATTACHEMENT - 18131 s'il s'agit d'un dégagement auprès du TP
- Chaque opération doit être - 18133 si auprès de la BCRM

44
 imputée exactement dans le
compte approprié selon sa nature. 3. Encaissement de chèque : vérifier dans le BTT que
l'opération d'encaissement du chèque y afférent (recette par
- Un compte consolidé au chèque) soit imputée au débit du compte 18132 (chèques
niveau du TP de rattachement doit reçus à l'encaissement)
refléter fidèlement toutes les
opérations de même nature 4. Virement : vérifier dans le BTT que l'opération de virement
réalisées dans toute la en règlement de ladite dépense soit imputée au crédit du
circonscription. compte 18134 (virements à exécuter)

I) SUIVI ET CONTRÔLE DES MOUVEMENTS DE CAISSE

OPERATION CARACTERISTIQUES ET
A VERIFIER PROCEDURES DOCUMENTS MECANISMES DE CONTRÔLE

SUIVI ET CONTRÔLE DES Tous les 10 jours, le Percepteur - SDE (Situation 1. Vérifier dans la SDE examinée l'exactitude du report de
MOUVEMENTS DE CAISSE Principal est tenu de rendre compte Décadaire d'Encaisse) de solde : solde du compte caisse au début de la décade =
des mouvements de sa caisse au TP la décade précédente solde de fin de décade précédente (SDE précédente)
de rattachement et au Service chargé
du contrôle et de la vérification au - SDE de la décade 2. Confronter le montant des approvisionnements de caisse
niveau central. sous revue inscrit dans la SDE avec le montant total des DR de couleur
bleue que le PP a délivrées à la TP de rattachement durant
- Déclarations de la décade
recette (DR) de couleur
bleue délivrées par le PP à 3. Confronter également le montant des dépenses propres
l'occasion des inscrit dans la SDE avec le montant total des dépenses
approvisionnements de payées durant la décade développées dans la SDP

45
 caisse qu'il a effectués 4. Vérifier s'il y a eu dégagement de caisse pendant la décade
durant la décade sous et en confronter le montant inscrit dans la SDE avec le
revue montant effectif constaté dans la souche du quittancier utilisé
à cette fin par le TP de rattachement.
- SDP (Situation des
Dépenses Payées) de la 5. Vérifier l'exactitude du calcul de la situation de l'encaisse à la
décade sous revue fin de la décade dans la SDE : Solde précédent + Recettes
propres et approvisionnements - Dépenses propres et
Dégagements

J) CONTRÔLE DES DEPENSES PAYEES

OPERATION CARACTERISTIQUES ET
A VERIFIER PROCEDURES DOCUMENTS MECANISMES DE CONTRÔLE

CONTRÔLE DES DEPENSES Le PP rend compte dans la SDP des - SDP 1. Bien examiner les différentes dépenses payées désignées
PAYEES détails des dépenses classées par leur dans la SDP et détecter les dépenses éventuellement non
nature qu'il a payées par sa caisse - BTD autorisées : les dépenses autres que pensions, bons de
durant la décade. caisse, frais de justice criminelle, dépenses sur PIP
(subventions des Collectivités), doivent être détaillées dans
Outre le contrôle des comptabilités la présentation de la SDP
dépenses, il est également possible de
vérifier les dépenses payées par le PP L'existence de toute dépense non autorisée ou suspecte
sur la SDP qu'il produit et envoie nécessite une demande d'explications et un recoupement sur
toutes les décades. place

2. Vérifier que le montant des dépenses du budget général

telles que pensions, bons de caisse salaires et autres soit en
concordance avec celui inscrit dans le BTD de la même
décade, et ainsi avec celui des pièces justificatives.

46
 Toute discordance constitue une anomalie plus ou moins
grave impliquant une investigation plus approfondie

3. Vérifier si le montant total des dépenses payées dans la

SDP est égal à celui des dépenses propres inscrites dans la
SDE de la même décade, sinon il y a erreur ou anomalie à
expliquer par le PP

K) ANALYSE DE LA BALANCE DES OPERATIONS EN DENIERS (BOD) / CONTRÔLE DE LA FIABILITE DES DONNEES COMPTABLES

OPERATION CARACTERISTIQUES ET
A VERIFIER PROCEDURES DOCUMENTS MECANISMES DE CONTRÔLE

ANALYSE DE LA BALANCE DES Le PP établit à chaque fin de mois une - BOD Après contrôle des comptabilités de la 3 ème décade, vérifier
OPERATIONS EN DENIERS (BOD) / balance des opérations en deniers de les identités ci-après :
CONTRÔLE DE LA FIABILITE DES son poste comptable - BTD de la 3ème décade 1. Solde débiteur du compte 5220 dans la BOD = solde offert
DONNEES COMPTABLES par la SDE 3ème décade
Etablie à partir du Journal Grand livre - BTR de la 3ème décade 2. Débit de la gestion du compte 1811 dans laèmeBOD = Total
Centralisateur et tenant compte des cumulé de l'année trouvé dans le BTD de la 3 décade
balances d'entrée (soldes reportables), - Dernier BTT 3. Crédit de la gestion du compte 1811 dans la BOD = Total
la BOD récapitule les situations cumulé de l'année trouvé dans le BTR de la 3ème décade
cumulées de tous les comptes utilisés - SDE de la 3ème décade 4. Débit de la gestion du compte 1812 dans la BOD = Total
par le PP au titre d'un Exercice. cumulé de l'année des recettes effectuées par le TP de
rattachement pour compte du PP (cf. doubles des avis de
règlement de recettes envoyés par le TP)
5. Crédit de la gestion du compte 1812 dans la BOD = Total
cumulé de l'année des dépenses effectuées par le TP de
rattachement pour compte du PP (cf. doubles des avis de
règlement de dépenses envoyés par le TP)
6. Débit de la gestion du compte 1813 dans la BOD = Total
cumulé de l'année trouvé dans la colonne débit
(Dégagements de caisse et chèques reçus à l'encaissement)

47
 du dernier BTT
7. Crédit de la gestion du compte 1813 dans la BOD = Total
cumulé de l'année trouvé dans la colonne crédit
(Approvisionnements de caisse et virements à exécuter) du
dernier BTT

L). ANALYSE DE LA BALANCE DES OPERATIONS EN DENIERS / EXAMEN DES SOLDES DES COMPTES

OPERATION CARACTERISTIQUES ET
A VERIFIER PROCEDURES DOCUMENTS MECANISMES DE CONTRÔLE

ANALYSE DE LA BALANCE DES Les soldes des comptes au moment - BOD Vérifier la logique des soldes des comptes avant de procéder
OPERATIONS EN DENIERS / de l'établissement de la BOD sont à leur interprétation et analyse :
EXAMEN DES SOLDES DES clairement présentés au même titre - Etats de 1. Les comptes des Correspondants (4521 et 4522) doivent
COMPTES que les balances d'entrée au début de développement des soldes présenter des soldes créditeurs ou à la limite nuls, sinon il y
l'Exercice et les masses des des comptes d'attente a déficit de l'organisme public géré, donc à expliquer et à
opérations (masses débitrices et apurer
masses créditrices) - SDE de la 3 décade
ème 2. Le solde du compte d'attente recettes (471) doit être
nécessairement créditeur ou nul, jamais débiteur. Le solde
créditeur représente les recettes à régulariser
3. Le solde du compte d'attente dépenses (472) doit être
nécessairement débiteur ou nul, jamais créditeur. Le solde
débiteur représente les dépenses à régulariser
4. Examiner les états de développement des soldes des
comptes d'attente produits obligatoirement par le PP :
- y détecter les opérations reprochables
- déterminer au vu des dates des opérations celles dont
les régularisations semblent accuser des retards
- en demander les explications
5. Le solde du compte Caisse (5220) doit être nécessairement
débiteur ou à la limite nul.
- Confronter le avec la situation offerte par la SDE 3ème

48
 décade : tout écart constitue alors une anomalie
- Analyser l'évolution du volume global des
décaissements (crédit 5220) pour la même période d'une
année à l'autre

M) VERIFICATION DE L'EQUILIBRE DE LA BOD ET DE LA RECIPROCITE DES COMPTES

OPERATION CARACTERISTIQUES ET
A VERIFIER PROCEDURES DOCUMENTS MECANISMES DE CONTRÔLE

VERIFICATION DE L'EQUI-LIBRE Comme son nom l'indique, la Balance - BOD 1. Vérifier pour chaque compte l'exactitude des calculs du total
DE LA BALANCE ET DE LA des Opérations en Deniers traduit du Débit (Balance d'entrée + Débit de la gestion), du total du
RECIPROCITE DES COMPTES nécessairement l'équilibre général des - BTD Crédit (Balance d'entrée + Crédit de la gestion), et du solde
comptes en vertu de l'application du (différence entre Débit et Crédit)
principe de la comptabilité à partie - BTR 2. Vérifier l'exactitude des calculs respectifs du total général
double : Débit = Crédit des masses débitrices (Total des balances d'entrée + Total
- BTT des débits de la gestion), du total général des masses
Compte tenu de la réciprocité des créditrices (Total des balances d'entrée + Total des crédits
transferts et des couvertures des - Livres auxiliaires des de la gestion); du total général des soldes débiteurs et du
transferts, les masses débitrices des comptes de liaison (1811 total général des soldes créditeurs
comptes de liaison au niveau du PP et dérivées, 1812 et 3. Vérifier l'équilibre de la BOD par les identités ci-après:
concordent nécessairement avec les dérivées, 1813 et dérivées) - Total général des balances d'entrée Débit = Total
masses créditrices des mêmes au niveau du TP de général des balances d'entrée Crédit
comptes au niveau du TP de rattachement - Total général des Débits de la gestion = Total général
rattachement et vice versa. des Crédits de la gestion
- Total masses débitrices = Total masses créditrices
- Total général des soldes débiteurs = Total général des
soldes créditeurs
4. Contrôler la réciprocité des comptes de liaison (1811, 1812
et 1813) en pointant les bordereaux de transferts et la BOD
avec les situations offertes par les livres auxiliaires des
mêmes comptes tenus par l'agent centralisateur au niveau
du TP : Débit au niveau PP = Crédit au niveau TP.

49
 [Link]. Vérification au niveau du Service central :

A) SUIVI ET CONTRÔLE DE PRODUCTION DE COMPTABILITE

OPERATION CARACTERISTIQUES ET
A VERIFIER PROCEDURES DOCUMENTS MECANISMES DE CONTRÔLE

SUIVI ET CONTRÔLE DE Le Trésorier Principal de rattachement Tableau de Suivi de 1. Relever parmi les PP rattachées au TP de rattachement
PRODUCTION DE COMPTABILITE est tenu de produire et d'envoyer production des Compta-bilités expéditeur du tableau celles qui n'ont pas encore produit
périodiquement au Service central un des PP rattachées leurs comptabilités (recettes et dépenses) pour chacune des
"Tableau de suivi de Production des décades du mois rapporté.
Comptabilités des PP rattachées) - En déterminer les explications par une demande
adressée directement à chaque PP concerné tout en
Ce tableau retrace pour chaque mois requérant la production et l'envoi immédiats des
les dates respectives de réception par comptabilités manquantes.
le TP de rattachement des - Recommander au TP de rattachement de suivre de près
comptabilités décadaires de chaque l'exécution de cet ordre par le PP et d'examiner par la suite
PP rattachée, ainsi que les dates de minutieusement les bordereaux et les pièces comptables
leur passation en écritures dans les produits et envoyés par ce dernier.
livres comptables du TP de 2. Déterminer et évaluer à partir des dates de réception, le
rattachement. délai moyen de production (5 jours suivant la clôture de la
décade) et le délai d'acheminement (variable en fonction de
la situation géographique) les retards quant à la production
et à l'envoi des comptabilités par chaque PP rattaché : Plus
le décalage est important, plus la probabilité d'existence
d'irrégularité est grande : ainsi, il y a lieu de procéder à une
vérification sur place.
3. Déterminer et évaluer par rapport aux dates de réception des
comptabilités des PP les retards quant à la passation des
écritures de couverture au niveau du TP.

50
 B) SUIVI ET CONTRÔLE DES MOUVEMENTS DE CAISSE

OPERATION CARACTERISTIQUES ET
A VERIFIER PROCEDURES DOCUMENTS MECANISMES DE CONTRÔLE

SUIVI ET CONTRÔLE DES Tous les 10 jours, le Percepteur - SDE (Situation 1. Vérifier dans la SDE examinée l'exactitude du report de
MOUVEMENTS DE CAISSE Principal est tenu de rendre compte Décadaire d'Encaisse) de solde : solde du compte caisse au début de la décade =
des mouvements de sa caisse au TP la décade précédente solde à la fin de la décade précédente (SDE précédente)
de rattachement et au Service chargé
du contrôle et de la vérification au - SDE de la décade 2. Prendre l'attache du TP de rattachement afin de vérifier
niveau central. sous revue l'exactitude du montant des approvisionnements de caisse
inscrit dans la SDE
- SDP (Situation des
Dépenses Payées) de la 3. Confronter le montant des dépenses propres inscrit dans la
décade sous revue SDE avec le montant total des dépenses payées durant la
décade développées dans la SDP

4. Vérifier s'il y a eu dégagement de caisse pendant la décade

et en recouper l'effectivité et le montant auprès du TP de
rattachement.

5. Vérifier l'exactitude du calcul de la situation de l'encaisse à la

fin de la décade dans la SDE selon la formule suivante :
- Solde = Solde précédent + Recettes propres et
approvisionnements – Dépenses propres et Dégagements
- Toute donnée non recoupée auprès du TP, toute erreur
dans les calculs sont anormales et doivent donner lieu à une
vérification sur place

51
 C) ANALYSE DE LA BALANCE DES OPERATIONS EN DENIERS (BOD) / CONTRÔLE DE LA FIABILITE DES DONNEES COMPTABLES

OPERATION CARACTERISTIQUES ET
A VERIFIER PROCEDURES DOCUMENTS MECANISMES DE CONTRÔLE

ANALYSE DE LA BALANCE DES Le PP établit à chaque fin de mois une - BOD Après vérification de la continuité des bordereaux de transfert
OPERATIONS EN DENIERS / balance des opérations en deniers de et des SDE du mois, vérifier les identités suivantes :
CONTRÔLE DE LA FIABILITE DES son poste comptable - SDE de la 3ème décade
DONNEES COMPTABLES 1. Solde débiteur du compte 5220 dans la BOD = solde offert
Etablie à partir du Journal Grand livre - Dans la pratique, le par la SDE 3ème décade
Centralisateur et tenant compte des Service central n'est pas
balances d'entrée (soldes reportables), destinataire des doubles 2. Débit de la gestion du compte 1811 dans laèmeBOD = Total
la BOD récapitule les situations des bordereaux de cumulé de l'année trouvé dans le BTD de la 3 décade
cumulées de tous les comptes utilisés transfert de comptabilités
par le PP au titre d'un Exercice. des PP. 3. Crédit de la gestion du compte 1811 dans la BOD = Total
cumulé de l'année trouvé dans le BTR de la 3ème décade
L'organe chargé du contrôle et de la - Néanmoins, l'envoi
vérification des postes comptables au des doubles des BTD, BTR 4. Débit de la gestion du compte 1813 dans la BOD = Total
niveau du Service central est et BTT au Service central cumulé de l'année trouvé dans la colonne débit
destinataire d'un exemplaire de la est judicieux afin de (Dégagements de caisse et chèques reçus à l'encaissement)
BOD. rationaliser le contrôle sur du dernier BTT
pièces effectué par celui-ci.
Ainsi, il y a lieu de les 5. Crédit de la gestion du compte 1813 dans la BOD = Total
prévoir dans les cumulé de l'année trouvé dans la colonne crédit
documents de travail : (Approvisionnements de caisse et virements à exécuter) du
dernier BTT
- Doubles des BTD,
BTR, BTT de la 3ème
décade

52
 D) ANALYSE DE LA BALANCE DES OPERATIONS EN DENIERS / EXAMEN DES SOLDES DES COMPTES

OPERATION CARACTERISTIQUES ET
A VERIFIER PROCEDURES DOCUMENTS MECANISMES DE CONTRÔLE

ANALYSE DE LA BALANCE DES Les soldes des comptes au moment - BOD Vérifier la logique des soldes des comptes avant de procéder
OPERATIONS EN DENIERS / de l'établissement de la BOD sont à leur interprétation et analyse :
EXAMEN DES SOLDES DES clairement présentés au même titre - Etats de 1. Les comptes des Correspondants (4521 et 4522) doivent
COMPTES que les balances d'entrée au début de développement des soldes présenter des soldes créditeurs ou à la limite nuls, sinon il y
l'Exercice et les masses des des comptes d'attente (à a déficit de l'organisme public géré, donc à expliquer et à
opérations (masses débitrices et produire obligatoirement apurer
masses créditrices) par le PP) 2. Le solde du compte d'attente recettes (471) doit être
créditeur ou nul, jamais débiteur. Le solde créditeur
- SDE de la 3ème décade représente les recettes à régulariser
3. Le solde du compte d'attente dépenses (472) doit être
débiteur ou nul, jamais créditeur. Le solde débiteur
représente les dépenses à régulariser
4. Examiner les états de développement des soldes :
- y détecter les opérations reprochables
- déterminer au vu des dates des opérations celles dont
les régularisations semblent accuser des retards
- en demander les explications
5. Le solde du compte Caisse (5220) doit être nécessairement
débiteur ou à la limite nul.
- Confronter avec la situation offerte par la SDE 3 ème
décade : tout écart constitue alors une anomalie
- Analyser l'évolution du volume global des
décaissements (crédit 5220) pour la même période d'une
année à l'autre

53
 E) VERIFICATION DE L'EQUILIBRE DE LA BALANCE DES OPERATIONS EN DENIERS (BOD)

OPERATION CARACTERISTIQUES ET
A VERIFIER PROCEDURES DOCUMENTS MECANISMES DE CONTRÔLE

VERIFICATION DE L'EQUI-LIBRE Comme son nom l'indique, la Balance BOD 1. Vérifier pour chaque compte l'exactitude des calculs du total
DE LA BALANCE DES des Opérations en Deniers traduit du Débit (Balance d'entrée + Débit de la gestion), du total du
OPERATIONS EN DENIERS (BOD) nécessairement l'équilibre général des Crédit (Balance d'entrée + Crédit de la gestion), et du solde
comptes en vertu de l'application du (différence entre Débit et Crédit)
principe de la comptabilité à partie
double : Débit = Crédit 2. Vérifier l'exactitude des calculs respectifs du total général
des masses débitrices (Total des balances d'entrée + Total
des débits de la gestion), du total général des masses
créditrices (Total des balances d'entrée + Total des crédits
de la gestion); du total général des soldes débiteurs et du
total général des soldes créditeurs

3. Vérifier l'équilibre de la BOD par les identités ci-après:

- Total général des balances d'entrée Débit = Total
général des balances d'entrée Crédit
- Total général des Débits de la gestion = Total général
des Crédits de la gestion
- Total masses débitrices = Total masses créditrices
- Total soldes débiteurs = Total soldes créditeurs

4. Demander des explications et un redressement de la BOD

en cas de déséquilibre car il y a anomalie.
Si le redressement s'avère difficile ou accuse un retard, il
importe de procéder à une vérification sur place afin
d'éclaircir la situation.

1.2. VERIFICATION SUR PLACE D'UNE PERCEPTION PRINCIPALE

54
 1.2.1. METHODOLOGIE D'APPROCHE

[Link]. Rappel des principes généraux :

- L'exercice du contrôle et de la vérification sur place implique nécessairement un Ordre de mission émanant de l'Autorité investie de ce pouvoir.
- L'Ordre de mission désigne les agents vérificateurs et définit la nature du contrôle à effectuer. Il peut être établi, soit de façon systématique suivant un
programme préétabli, soit à la suite d'une demande des autorités Supérieures, soit encore après prise de connaissance d'informations suspectes ou de
circonstances anormales concernant les postes comptables.
- Le contrôle peut être exhaustif et approfondi mais il peut également ne porter que sur un point précis d'une gestion donnée.
- Bien que nécessairement inopinée, une vérification doit être bien organisée pour être efficace et utile. Elle implique au préalable un travail préparatoire bien
défini.
- Au cours de la vérification, le vérificateur ne doit ni loger ni se restaurer chez l'agent vérifié.
- La présence permanente de tous les agents du poste est obligatoire pendant la durée de la mission.

[Link]. Travail préparatoire :

Outre l'obligation de discrétion et de la nécessité de maîtrise de la procédure de contrôle requises de l'agent vérificateur, il importe de souligner que la vérification
proprement dite doit être précédée d'une collecte de données, d'informations et de documents comptables concernant la Perception Principale à vérifier. Il est ainsi nécessaire
d'avoir une connaissance tout au moins globale de la situation de la Perception Principale à vérifier, telle que :

- sa performance en termes de production des documents périodiques requis tels que la Situation Décadaire d'Encaisse (SDE), la Situation des Dépenses Payées
(SDP), les comptabilités décadaires, la Balance des Opérations en Deniers (BOD), et

- son organisation : division du travail, effectif, répartition des tâches et des responsabilités.

L'agent vérificateur dispose essentiellement de cinq (5) sources pour collecter toutes les données préalables dont il a besoin. Il s'agit :

(i) de l'Agent Comptable Central du Trésor,

(ii) du Service du Personnel et de la Logistique,
(iii) du Service de la Comptabilité Publique,
(iv) des Trésoreries Principales de rattachement, et
(v) la Direction ou le Service chargé du contrôle et de la vérification au niveau du Service central.

[Link]. Plan global de l'inspection :

55
 La conduite d'une inspection d'un poste comptable (TP et PP) doit nécessairement observer certaines règles afin d'assurer l'efficacité et l'efficience du processus de
vérification. Elle nécessite ainsi une méthodologie d'approche bien définie, c'est pourquoi les dix (10) étapes ci-après sont préconisées dans la démarche de l'agent
vérificateur :

(i) Vérification des disponibilités et audit des comptes financiers

(ii) Etablissement de la balance des comptes à la date du contrôle (BOD pour une PP)

(iii) Rapprochement des soldes en comptes avec les pièces des dépenses éligibles effectuées et des recettes encaissées

(iv) Vérification des comptes de transfert entre Comptables (comptes de liaison avec le TP de rattachement pour une PP)

(v) Enquêtes et investigations

(vi) Constitution des pièces à conviction en cas de découverte d'irrégularités

(vii) Contrôle de l'organisation du poste et des moyens

(viii) Rédaction du Rapport d'inspection en mettant en exergue les points saillants de la vérification

(ix) Information des Autorités Supérieures en cas de découverte d'irrégularités

(x) Diligences pour le suivi de la suite donnée au Rapport d'Inspection sur le plan administratif, financier et judiciaire

Par ailleurs, une visite de courtoisie auprès des Autorités administratives locales est nécessaire après la vérification de la caisse et à la fin de la mission de
vérification afin de permettre aux agents vérificateurs d’apprécier la qualité des relations du Comptable vérifié avec les organismes publics locaux, de cerner les éventuels
facteurs de blocage et autres problèmes liés à ces relations, d’apporter des éléments techniques de réponses aux éventuelles questions susceptibles d’être posées par
lesdites Autorités dans le domaine des compétences du Trésor public, et enfin de rendre compte des résultats de la mission.

1.2.2. PROCEDURE DE VERIFICATION SUR PLACE D'UNE PERCEPTION PRINCIPALE :

[Link]. Vérification des mouvements de caisse (compte 5220) :

A) VERIFICATION PHYSIQUE CONTRADICTOIRE

56
 OPERATION CARACTERISTIQUES ET
A VERIFIER PROCEDURES DOCUMENTS MECANISMES DE CONTRÔLE

VERIFICATION PHYSIQUE Le compte caisse 5220 retrace toutes - Grand Livre de 1. Faire arrêter tous les livres et autres documents comptables
CONTRADICTOIRE les opérations en numéraire du PP : Situation de Caisse au moment de la vérification, dont notamment et en priorité
(GLSC) le GLSC et JGLC.
Au débit :
- Recettes propres pour - Quittanciers à souches 2. Faire établir également la BOD au moment de la vérification.
compte soit du budget général,
soit des budgets des Collectivités - Journal de Trésorerie 3. En même temps, procéder en présence du caissier et du PP
- Approvisionnements de Recettes (JTR) au comptage manuel des fonds et timbres fiscaux en caisse.
caisse auprès de la TP de
rattachement ou auprès de la - Carnet de DR de 4. Rapprocher la situation physique après comptage avec le
BCRM couleur bleue solde du compte caisse 5220 offert par le GLSC, le JGLC et
la BOD :
Au crédit : - Journal de Gestion de - Si une différence en moins est constatée, il y a déficit de
- Tous paiements en numéraire Caisse (JGC) caisse
- Dégagements de caisse en - Si une différence en plus, il y a excédent de caisse
cas de niveau trop élevé de - Journal de Trésorerie Quoiqu'il en soit, l'existence d'un écart est toujours anormal,
l'encaisse Dépenses (JTD) ainsi demander des explications écrites au PP et approfondir
les investigations.
Le compte présente à tout - Journal Grand Livre - S'il y a concordance de la situation physique avec le
moment un solde débiteur ou nul, Centralisateur (JGLC) solde en écritures, continuer la vérification du poste
jamais créditeur.
- SDE 5. Etablir le Procès Verbal de vérification de caisse à signer par
le Chef de poste et les agents vérificateurs.
- SDP

- BOD

B) CONTRÔLE DE LA FIABILITE DES CHIFFRES ET DES OPERATIONS ENREGISTREES

OPERATION CARACTERISTIQUES ET
A VERIFIER PROCEDURES DOCUMENTS MECANISMES DE CONTRÔLE

CONTRÔLE DE LA FIABILITE DES Le compte caisse 5220 retrace toutes - Grand Livre de 1. Balance d'entrée : Vérifier que : BE au début de l'Exercice N

57
CHIFFRES ET DES OPERATIONS les opérations en numéraire du PP : Situation de Caisse (inscrit dans le GLSC, le JGLC, la BOD) = Solde à la fin de
ENREGISTREES (GLSC) l'Exercice N-1 (constaté dans le PV de clôture de gestion
Au débit : dûment signé par le Représentant de l'Etat et dans les livres
- Recettes propres pour - PV de clôture de et documents comptables)
compte soit du budget général, gestion 2. Débit du compte :
soit des budgets des Collectivités - Vérifier que le montant total des recettes en numéraires
- Approvisionnements de - Journal de Trésorerie par journée (JTR) et le montant de chaque
caisse auprès de la TP de Recettes (JTR) approvisionnement (JGC) soient fidèlement transcrits dans
rattachement ou auprès de la les JGLC et GLSC
BCRM - Carnet de déclaration - Vérifier l'exactitude des calculs des montants cumulés
de recettes de couleur dans les JTR, JGC, JGLC et GLSC
Au crédit : bleue (DR bleue) - Vérifier que : Débit du compte 5220 dans la JGLC et
- Tous paiements en numéraire dans la BOD = Total cumulé des recettes propres en
- Dégagements de caisse en - Journal de Gestion de numéraire dans le JTR + Total cumulé des
cas de niveau trop élevé de Caisse (JGC) approvisionnements dans le JGC (justifiés par DR)
l'encaisse 3. Crédit du compte :
- Journal de Trésorerie - Vérifier que le montant total des dépenses propres en
Le compte présente à tout Dépenses (JTD) numéraire par journée (JTD) et le montant de chaque
moment un solde débiteur ou nul, dégagement de caisse (JGC) soient centralisés dans les
jamais créditeur. - Journal Grand Livre JGLC et GLSC
Centralisateur (JGLC) - Vérifier l'exactitude des calculs des montants cumulés
dans les JTD, JGC, JGLC et GLSC
- SDE - Vérifier que : Crédit du compte 5220 (JGLC et BOD) =
Total cumulé des dépenses en numéraires (JTD) + Total
- SDP cumulé des Dégagements (JGC)

- BOD

C) CONTRÔLE DE LA REGULARITE DES OPERATIONS DE CAISSE

OPERATION CARACTERISTIQUES ET
A VERIFIER PROCEDURES DOCUMENTS MECANISMES DE CONTRÔLE

CONTRÔLE DE LA REGU-LARITE Recettes : - Grand Livre de 1. Vérifier que : montant total des encaissements (Débit) =
DES OPERATIONS DE CAISSE - Toutes les recettes propres Situation de Caisse montant total des quittances délivrées du JTR + montant

58
 ne peuvent être recouvrées qu'en (GLSC) total des DR bleues
vertu de l'autorisation de la loi des En cas de différence, procéder au pointage des opérations
finances de l'Etat et des budgets des - Journal de Trésorerie par journée dans le JTR et le JGC avec le JGLC afin de
organismes publics. Leur perception Recettes (JTR) détecter les omissions ou les erreurs de transcription lors de
donne nécessairement lieu à la prise en charge des recettes.
délivrance de quittance - Carnet de déclaration 2. Vérifier que : montant total des décaissements (crédit) =
- Tous les approvision-nements de recettes de couleur montant total des PJ des décaissements p/c des budgets
de caisse donnent lieu à délivrance bleue (DR bleue) des Collectivités (classées au poste) + montant total des PJ
d'une DR (bleue) des décaissements effectués p/c du budget général
- Journal de Gestion de (transférées par BTD au TP de rattachement)
Dépenses : Caisse (JGC) 3. Faire sortir et examiner minutieusement toutes les pièces de
Toutes les dépenses doivent être dépenses du budget général non encore transférées au TP
autorisées par la loi des finances et - Journal de Trésorerie de rattachement
prévues dans les budgets. Elles Dépenses (JTD) 4. Examiner soigneusement les dépenses enregistrées
doivent néces-sairement être justifiées journalièrement dans le JTD afin de détecter les opérations
et leur exécution obéit à une règle - Pièces justificatives douteuses ou suspectes par leur nature (inhabituelle) ou par
stricte de procédure (comptabilité des opérations classées leur montant (élevé) ou par leur imputation :
publique). De même, tout dégagement par Exercice et par mois - Budgets des Collectivités : faire sortir et examiner
de caisse est justifié par une quittance, attentivement les PJ des opérations douteuses ou suspectes
une DR ou un reçu du TP ou de la - Journal Grand Livre :
BCRM Centralisateur (JGLC) - Budget général : s'assurer que les PJ des opérations
suspectes aient été transférées au TP de rattachement et
- BOD qu'elles n'aient pas été rejetées.

[Link]. Contrôle de l'exécution des dépenses :

A) OPERATIONS DU BUDGET GENERAL (Débit du compte 18112 et dérivés) / CONTRÔLE DE L'IMPUTATION ET DU TRANSFERT

OPERATION CARACTERISTIQUES ET
A VERIFIER PROCEDURES DOCUMENTS MECANISMES DE CONTRÔLE

OPERATIONS DU BUDGET Les dépenses du budget général - Journal de Trésorerie 1. Examiner soigneusement les dépenses enregistrées dans le
GENERAL (Débit du Compte 18112 exécutées au niveau du PP doivent Dépenses (JTD) JTD afin de détecter les opérations douteuses ou suspectes

59
et dérivées) / CONTROLE DE être transférées au TP de par leur nature (inhabituelle) ou par leur montant (élevé) ou
L'IMPUTATION ET DU TRANSFERT rattachement. - JGLC par leur imputation (divers 181125)

Elles sont ainsi imputées au débit - Doubles des BTD 2. Vérifier dans les doubles des BTD et des états récapitulatifs
du compte de liaison 18112 ventilé par que les PJ des opérations du budget général suspectes aient
nature des dépenses. - Pièces comptables en été transférées au TP de rattachement et qu'elles n'aient pas
instance de transfert été rejetées.
Le transfert des pièces
justificatives se fait par BTD décadaire. 3. Vérifier dans le JTD et le JGLC l'imputation des opérations :
181121 (pensions), 181122 (bons de caisse et mandats de
trésorerie), 181123 (remises), 181124 (décaissements p/c
Collectivité ou Etablissement non géré), 181125 (divers)

4. Vérifier l'effectivité des transferts des pièces comptables :

voir les doubles des BTD et les états récapitulatifs des
dépenses envoyées, les chrono départ et les cahiers de
transmission.

5. Faire sortir et examiner soigneusement les pièces de

dépenses non encore transférées : déterminer les raisons du
retard s'il ne s'agit pas de comptabilités courantes.

B) OPERATIONS DU BUDGET GENERAL / CONTRÔLE DE LA REGULARITE DES PAIEMENTS RAPPROCHES CONCERNANT LES ZONES
D'ADMINISTRATION PEDAGOGIQUE (ZAP)

OPERATION CARACTERISTIQUES ET
A VERIFIER PROCEDURES DOCUMENTS MECANISMES DE CONTRÔLE

OPERATIONS DU BUDGET - Les paiements des bons de - Liste des Chefs ZAP 1. Relever dans le JTD les avances octroyées aux Chefs ZAP
GENERAL / CONTROLE DE LA caisse (BC) des enseignants sont habilités à encaisser des 2. Vérifier que les noms qui y sont enregistrés figurent dans la
REGULARITE DES PAIE-MENTS confiés aux Responsables des ZAP avances de fonds auprès liste des Chefs ZAP habilités auprès du PP.
RAPPROCHES CONCERNANT LES respectives. du PP 3. Vérifier dans le JTD et dans le JGLC l'exactitude de
ZONES D'ADMINISTRATION - A chaque échéance, les l'imputation des avances octroyées : Débit 472 / Crédit 5220
PEDAGOGIQUES (ZAP) 4. Contrôler les justifications et les régularisations des fonds

60
 Chefs ZAP munies des BC des - Journal de Trésorerie avancés :
enseignants de leurs ressorts Dépenses (JTD) - Par le retour des pièces justificatives (BC acquittés et
respectifs demandent et encaissent état d'émargement) : voir doubles des BTD et états
auprès du PP de sa circonscription - JGLC récapitulatifs des dépenses si lesdites pièces sont déjà
les fonds nécessaires aux paiements transférées au TP de rattachement.
desdits (BC) : système d'avances de - Journal des - Par le reversement des fonds non distribués et des BC
fonds comptabilisées en compte Opérations Diverses (JOD) non payés.
d'attente dépenses. - Evaluer les retards quant à la justification des fonds
- Après règlements, les Chefs - Doubles des BTD avancés par les Chefs ZAP : en principe, les avances sont
ZAP remettent les pièces justificatives octroyées à la 3ème décade du mois M et les justifications ou
(états d'émargement des enseignants - Etat de les reversements faits à la 1ère ou à la 2ème décade du mois
et BC acquittés) au PP qui les impute développement du solde M+1.
alors au compte approprié (181122) du compte d'attente 5. Vérifier dans le JOD et le JGLC l'imputation des
et apure son compte d'attente. dépenses (472) régularisations :
- Les BC non payés sont - BC acquittés : Débit 181122 / Crédit 472
retournés avec les fonds non - Pièces comptables en - Reversement des fonds non distribués : Débit 5220 /
distribués pour permettre au PP de instance de transfert Crédit 472
passer l'écriture de contre partie en
apurement de son compte d'attente.

C) OPERATIONS DU BUDGET GENERAL / DETECTION DES FAUX BONS DE CAISSE SALAIRES (MECANOGRAPHIES)

OPERATION CARACTERISTIQUES ET
A VERIFIER PROCEDURES DOCUMENTS MECANISMES DE CONTRÔLE

OPERATIONS DU BUDGET BC salaires / Budget général : - BC mécanographiés 1. Faire sortir tous les BC salaires payés et en instance de
GENERAL / DETECTION DES payés à la Perception transfert au moment de la vérification
FAUX BONS DE CAISSE SALAIRES - Sous ordonnateur : Directeur Principale et en instance
(MECANOGRAPHIES) de la Gestion Financière du Personnel de transfert à la TP de 2. Examiner l'authenticité de la griffe et de la signature du
de l'Etat (DGFPE) rattachement SORDONA (DGFPE) par rapport à la griffe et à la signature
de référence
- Comptable assignataire : - BC authentique devant
PGA servir de référence quant à 3. Vérifier l'existence et la conformité du visa de la PGA,

61
 la griffe du SORDONA et comptable assignataire :
au visa de la PGA - visa bon à payer apposé par machine perforatrice : les
perforations d'un faux BC sont mal faites
- Tous les BC salaires payés - visa manuel avant paiement apposé par un des agents
par le PP et transférés au habilités de la PGA
TP de rattachement mais
rejetés par ce dernier. 4. Procéder au recoupement nécessaire au moindre signe de
non conformité avec la griffe, la signature ou les visas
habituels

5. Se méfier des BC apportés par des fonctionnaires servant

hors de la CIRFIN

6. Bien examiner la formule pour acquit apposée par le

bénéficiaire et s'assurer que le BC a été payé au véritable
créancier : Nom, N° pièce d'identité, date, signature.

D) OPERATIONS DU BUDGET GENERAL / DETECTION DES FAUX BONS DE CAISSE HORS MECANO (INDEMNITES ET AUTRES)

OPERATION CARACTERISTIQUES ET
A VERIFIER PROCEDURES DOCUMENTS MECANISMES DE CONTRÔLE

OPERATIONS DU BUDGET BC hors mécano (indemnités et autres - BC hors mécano 1. Faire sortir tous les BC hors mécano en instance de transfert
GENERAL / DETECTION DES dépenses) / Budget général : payés par le PP et en ou de régularisation
FAUX BONS DE CAISSE HORS instance de transfert à la
MECANO (INDEMNITES ET - Sous ordonnateur : TP 2. Examiner l'authenticité des cachets et des signatures
AUTRES) SORDONA au niveau de chaque respectifs du SORDONA et du TP assignataire (visa) de la
Circonscription Financière (CIRFIN) - BC authentique de CIRFIN et procéder au recoupement au moindre doute sur
référence portant le cachet leur conformité, à la moindre anomalie
- Comptable assignataire : TP et la signature du
au niveau de chaque CIRFIN. SORDONA de la CIRFIN, 3. Se méfier des BC présentés par des fonctionnaires servant
le visa du TP assignataire hors de la circonscription du PP

62
 - Pièces justificatives 4. Vérifier la logique des coordonnées de chaque bénéficiaire
des dépenses payées sur des BC : corps et grade, Service employeur, N° matricule (à
BC hors mécano en rapprocher avec l'effectif des fonctionnaires et avec l'âge du
instance de transfert fonctionnaire), N° CIN (à rapprocher avec la logique établie
selon le sexe, le lieu et la date de délivrance)
- Pièces de référence
portant les cachets et les 5. Vérifier l'éligibilité de la dépense (nature, prévision
signatures des gestion- budgétaire)
naires des crédits
respectifs au niveau de la 6. Vérifier l'existence et la conformité des pièces justificatives
CIRFIN constituées par les gestionnaires de crédits dans la CIRFIN :
recouper auprès de ces derniers en cas de doute
- Tous les BC payés
rejetés par le TP

E) OPERATIONS DU BUDGET GENERAL / DETECTION DES FAUX TITRES DE PAIEMENT DE PENSION

OPERATION CARACTERISTIQUES ET
A VERIFIER PROCEDURES DOCUMENTS MECANISMES DE CONTRÔLE

OPERATIONS DU BUDGET Les titres de paiement de pension - Les TPP payés par le 1. Faire sortir tous les TPP payés et en instance de transfert au
GENERAL / DETECTION DES sont tous mécanographiés. PP et en instance de moment de la vérification
FAUX TITRES DE PAIEMENT DE - SORDONA : DGFPE transfert à la TP de
PENSION (TPP) - Comptable assignataire : rattachement. 2. Examiner l'authenticité de la griffe et de la signature du
PGA SORDONA (DGFPE)
- Les bordereaux listing
Sauf procuration en bonne et due d'où émargent les 3. Vérifier l'existence et la conformité du visa de la PGA,
forme (acte notarié ou ordonnance du pensionnés lors de la comptable assignataire : Détecter les faux visa bon à payer
Tribunal), les TPP sont délivrés et délivrance des TPP (imitation imparfaite des perforations) et les faux visa avant
payés aux pensionnés pour lesquels paiement (imitation des paraphes des agents habilités de la
ils sont émis. - Les TPP payés par le PGA ou tout simplement pure invention de paraphe)

63
 PP, transférés à la TP mais
Les TPP non payés dans un délai rejetés par celui-ci. 4. Procéder au recoupement nécessaire auprès du SORDONA
de trois (3) mois après son émission et/ou de la PGA au moindre doute.
doivent être retournés à la PGA - JTD
5. Examiner la formule pour acquit apposée par le bénéficiaire
Sauf réversion, le droit à la - Les TPP non payés et détecter la moindre anomalie : Nom incohérent avec celui
pension s'arrête le mois du décès du du pensionné inscrit sur le TPP, N° pièce d'identité illogique
bénéficiaire. - Doubles des cartes de (non concordance avec le sexe, le lieu ou la date de
pensionnés détenues à la délivrance ou encore avec l'âge du pensionné, date de
PP paiement antérieur à la date d'émission, signature différente
par rapport à celle sur la carte de pensionné ou à
l'émargement du bordereau listing

F) OPERATIONS DU BUDGET GENERAL / RECHERCHE DES TITRES DE PAIEMENT DE PENSION PAYES APRES DECES DES
BENEFICIAIRES

OPERATION CARACTERISTIQUES ET
A VERIFIER PROCEDURES DOCUMENTS MECANISMES DE CONTRÔLE

OPERATIONS DU BUDGET Les titres de paiement de pension - Les TPP payés par le 1. Par sondage, choisir dans le bordereau listing quelques
GENERAL / RECHERCHE DES sont tous mécanographiés. PP et en instance de pensionnés dont essentiellement les plus anciens, c'est à
TITRES DE PAIEMENT DE - SORDONA : DGFPE transfert à la TP de dire les premiers n° matricules
PENSION PAYES APRES DECES - Comptable assignataire : rattachement. 2. Prendre les bordereaux listing couvrant une période
DES BENEFICIAIRES PGA déterminée et suivre pour chaque échéance les
- Les bordereaux listing émargements faits par chaque pensionné choisi afin de
Sauf procuration en bonne et due d'où émargent les relever tout changement ou toute intermittence
forme (acte notarié ou ordonnance du pensionnés lors de la 3. Faire sortir les doubles des cartes des pensionnés choisis
Tribunal), les TPP sont délivrés et délivrance des TPP pour le sondage ainsi que les TPP établis et payés en leurs
payés aux pensionnés pour lesquels noms (si nécessaire les suivre auprès du TP au cas où ils y
ils sont émis. - Les TPP payés par le auraient été déjà transférés) : Confronter alors les
PP, transférés à la TP mais émargements des bordereaux listing, les signatures
apposées dans les TPP payés et les signatures dans les

64
 Les TPP non payés dans un délai rejetés par celui-ci. cartes de pensionnés
de trois (3) mois après son émission 4. En cas de différence, vérifier auprès de la famille du
doivent être retournés à la PGA - JTD pensionné (voir adresse sur la carte de pensionné), auprès
du ''Fokontany'' ou de la Commune du lieu de résidence du
Sauf réversion, le droit à la - Les TPP non payés pensionné si le pensionné est en vie.
pension s'arrête le mois du décès du 5. Si la démarche s'avère difficile, attendre la prochaine
bénéficiaire. - Doubles des cartes de échéance et vérifier la présence effective des pensionnés
pensionnés détenues à la dont le décès est soupçonné.
PP 6. Si le décès est confirmé, généraliser les recherches parmi
tous les pensionnés inscrits auprès du PP vérifié, collecter
les actes de décès (pièces à conviction)

G) OPERATIONS DES BUDGETS DES COLLECTIVITES TERRITORIALES GEREES

OPERATION CARACTERISTIQUES ET
A VERIFIER PROCEDURES DOCUMENTS MECANISMES DE CONTRÔLE

OPERATIONS DES BUDGETS DES Le PP est Comptable principal - Livres auxiliaires de 1. Rapprocher les situations des crédits disponibles (par
COLLECTIVITES TERRITORIALES (assignataire) dans le cadre de dépenses de la Commune chapitre et article) offertes par les cahiers de suivi tenus par
GEREES l'exécution des budgets respectifs de et du "Fivondronana" le PP avec celles données par les livres des ordonnateurs
la Commune et du "Fivondronana" où 2. Vérifier la fiabilité des visas aux crédits et dénoncer tout
son poste est installé. - JGLC dépassement de crédit (émissions / crédits ouverts)
3. Par sondage des pièces justificatives des dépenses,
Le rôle d'ordonnateur est ici - Les titres de règlement contrôler la fiabilité du contrôle de régularité effectué par le
assuré par le Maire pour la Commune payés (mandats et bons de PP : voir le caractère exhaustif des pièces, le respect de la
et par le Préfet ou le sous Préfet pour caisse…) procédure, l'existence de crédit disponible
le "Fivondronana". 4. Vérifier l'authenticité des titres de règlement :
- Les pièces - Examiner la conformité du cachet et de la signature de
Les dépenses émises par ces justificatives des dépenses l'ordonnateur avec le spécimen déposé au poste
derniers requièrent le visa aux crédits réglées - Examiner les renseignements concernant le
et le visa de régularité du PP avant de bénéficiaire : corps, grade, matricule, N° pièce d'identité et
pouvoir être réglées en numéraire ou - Budgets respectifs des prestations (si salaires et indemnités) ; nom, qualité, N°
par virement. Collectivités gérées Statistique, NIF, siège et prestations (si fournitures ou de

65
 De par sa qualité de Comptable prestations de service)
assignataire, le PP est tenu de - Cahiers de suivi de la - Recouper auprès de l'ordonnateur au moindre doute.
produire le compte de gestion des consommation des crédits 5. Vérifier l'exactitude de l'imputation comptable : Débit 4521
Collectivités dont il tient les comptes. par Collectivité (Cahiers par crédit 5220 (en numéraire) ou par crédit 18134 (virement
d'enregistre-ment des à exécuter)
crédits ouverts et des visas 6. Vérifier la confection des comptes de gestion et
effectués) recommander fermement leur production en cas de constat
de retard ou de carence.
- Les comptes de
gestion confectionnés

[Link]. Contrôle du recouvrement des recettes :

A) EVALUATION DU RECOUVREMENT DES RÔLES ET CONTRÔLE D'IMPUTATION

OPERATION CARACTERISTIQUES ET
A VERIFIER PROCEDURES DOCUMENTS MECANISMES DE CONTRÔLE

EVALUATION DU RECOU- - La responsabilité du recouv- - Rôles pris en charge 1. Faire sortir et classer par Exercice et par nature d'impôt les
VREMENT DES RÔLES ET rement des rôles incombe au rôles pris en charge, et calculer le taux de recouvrement par
CONTRÔLE D'IMPUTATION Comptable public qui en assure la - Etats nominatifs des Exercice et par nature d'impôt (rapport Emargements / Prise
prise en charge dans ses écritures. restes à recouvrer (par en charge)
- Le recouvrement de chaque rôle) 2. Interpréter les taux ainsi obtenus et étudier leur évolution
article d'un rôle donne nécessai- d'un Exercice à l'autre, en déterminer les explications en vue
rement lieu à délivrance d'une - Liste et répartition des des solutions à recommander
quittance établie au nom de la partie attributions des régis-seurs 3. Contrôler la fiabilité des états nominatifs des restes à
versante et à émargement du rôle au recouvrer en les rapprochant aux articles non émargés des
niveau dudit article par le Comptable - Calendrier de rôles
- Actuellement, le Trésor public versement des Régisseurs 4. Demander et vérifier les diligences faites par le Comptable
n'assure que le recouvrement des ou par les Régisseurs en vue du recouvrement des restes à
rôles des impôts fonciers et des taxes - Etats des versements recouvrer
professionnelles émis au profit des effectués par les 5. Vérifier le respect du calendrier de versements par les
budgets des Collectivités dont il Régisseurs régisseurs

66
 gère les comptes. 6. Vérifier la régularité des versements des Régisseurs : En
- Dans la pratique, les - Journal de Trésorerie déterminer les explications des retards ou des carences en
Collectivités, en accord avec les Recettes (JTR) vue des mesures à recommander au PP
Comptables, confient le recouv-rement 7. Vérifier l'imputation des impôts recouvrés par le PP : Débit
des impôts fonciers à des Régisseurs - JGLC 5220 (espèces) ou 18132 (chèques) par Crédit 4521 (parts
(ex. DAA) des collectivités gérées), Crédit 181114 (parts collectivités
- Ces Régisseurs sont tenus - Livres auxiliaires de non gérées), Crédit 181111 (parts taxes professionnelles
d'en verser les recettes aux recettes des Collectivités revenant au Budget général)
comptables publics afin de permettre 8. Vérifier l'imputation des impôts sur rôles recouvrés par le TP
à ces derniers d'émarger les rôles - JOD pour le compte du PP et donc transférés par BAR : Débit
18121 par Crédit 4521 (parts des collectivités gérées) dans
le JOD.

B) DETECTION DES FALSIFICATIONS DE QUITTANCES OU QUITTANCES "BELOHA"

OPERATION CARACTERISTIQUES ET
A VERIFIER PROCEDURES DOCUMENTS MECANISMES DE CONTRÔLE

DETECTION DES FALSIFI-CATIONS - Le PP, à l'instar de tous les - Rôles pris en charge 1. Examiner attentivement les inscriptions sur les souches
DE QUITTANCES OU QUITTANCES comptables publics utilise le JTR qui dans le JTR afin de remarquer tout renseignement douteux
"BELOHA" est à la fois un quittancier à souches et - Journal de Trésorerie et/ou toute présentation suspecte concernant notamment le
un journal auxiliaire d'enregistrement Recettes (JTR) montant et le paraphe du guichetier :
comptable pour constater les - Existence de surcharge, de rature ou de gommage
recouvrements des recettes. - JGLC - Montant illogique par rapport à la nature de la recette,
par rapport à la qualité ou à l'importance de la partie
- Le nom de la partie versante, versante
le montant et la nature de l'impôt - Paraphe inhabituelle, fictive ou changeante du guichetier
acquitté, ainsi que la date du
versement sont mentionnés à la fois 2. Au moindre doute, il importe de procéder au recoupement
dans la quittance délivrée au auprès du contribuable (partie versante) :
contribuable et à la souche - Trouver l'adresse dans le titre de perception : rôle (si
impôt sur rôle), ordre de recette, ENIR…
- La quittance sert de reçu - La demander auprès des autorités locales si introuvable
tandis que la souche constitue une au poste
pièce justificative de la comptabilité. - Demander la quittance délivrée à la partie versante au
moment du versement
- La quittance et la souche sont - Comparer la avec la souche (nom de la partie versante,

67
 paraphées par le guichetier de la PP. nature de la recette, montant)
- Si discordance, il y a quittance "beloha", d'où falsification
et malversation
- Généraliser le recoupement auprès de toutes les parties
versantes et engager procédure de poursuite à l'encontre de
l'agent responsable

[Link]. Vérification des opérattions en comptes d'attente :

A) VERIFICATION DU COMPTE D'ATTENTE DEPENSES (Compte 472)

OPERATION CARACTERISTIQUES ET
A VERIFIER PROCEDURES DOCUMENTS MECANISMES DE CONTRÔLE

VERIFICATION DU COMPTE - Les opérations de dépenses - JTD 1. Examiner dans le JTD (décaissements du PP), dans le JOD
D'ATTENTE DEPENSES (Compte à régulariser du PP sont imputées à (opérations d'ordre dont rejets) et dans le JGLC
472) titre strictement provisoire au débit du - JOD (centralisation) toutes les opérations imputées au débit du
compte 472 par le crédit du compte compte 472 afin de détecter par rapport à la loi des finances,
5220 (dépenses en numéraire) ou - JGLC au budget de l'Etat, aux règles de la comptabilité publique et
18134 (virement) aux instructions celles qui n'auraient pas dû être effectuées
- Grand Livre Auxiliaire pour non éligibilité et irrégularité ou pour leur caractère
- Le compte 472 est débiteur des Comptes (GLAC) interdit
ou nul, jamais créditeur : son solde est 2. Demander les explications du PP pour toute opération
reportable - BOD indûment effectuée et engager la procédure de poursuite et
de sanction en fonction de la gravité et de l'importance de
- Les dépenses à régulariser - Etat de l'irrégularité.
ne peuvent être que des dépenses développement de solde 3. Analyser les régularisations enregistrées au crédit du compte
éligibles et régulières (prévues par les du compte 472 472 :
budgets exécutés) - Evaluer les décalages entre dates des opérations et
dates des régularisations : demander et apprécier les
- Leur imputation provisoire est explications du PP pour les grands retards
justifiable par leur caractère urgent et - Calculer et apprécier le taux de régularisation (Total
leur régularisation ne doit pas tarder Régularisations / Total Opérations)

68
 (constitution des pièces justificatives, 4. Faire produire et analyser l'état de développement du solde
réalisation des procédures, du compte 472 au moment de la vérification :
remboursement ou reversement…) - Demander les diligences faites par le PP et les
problèmes de régularisation
- La responsabilité de la - Définir et imposer par la suite des mesures
régularisation incombe au PP. d'accélération du processus sous peine d'engagement de la
responsabilité du PP.

B) VERIFICATION DU COMPTE D'ATTENTE RECETTES (Compte 471)

OPERATION CARACTERISTIQUES ET
A VERIFIER PROCEDURES DOCUMENTS MECANISMES DE CONTRÔLE

B) VERIFICATION DU COMPTE - Au niveau du PP, les recettes - JTR 1. Examiner dans le JTR (encaissements), dans le JOD
D'ATTENTE RECETTES (Compte à répartir, les recettes dont les pièces (opérations d'ordre) et dans le JGLC (centralisation) toutes
471) justificatives sont encore à compléter - JOD les opérations imputées au crédit du compte 471 afin de
et les recettes dont l'imputation n'est détecter par rapport à l'autorisation de la loi des finances,
pas encore claire sont imputées à titre - JGLC aux prévisions budgétaires, aux règles de la comptabilité
provisoire au crédit du compte 471 par publique et aux instructions celles qui n'auraient pas dû être
le débit du compte 5220 (recettes en - Grand Livre Auxiliaire effectuées
numéraire) ou 18132 (chèques) des Comptes (GLAC) 2. Demander les explications du PP pour toute opération de
recette indûment effectuée et imputée au compte 471 :
- Le compte 471 est créditeur - BOD recommander le versement de ladite recette en recette
ou nul, jamais débiteur : son solde est accidentelle du budget de l'Etat (Débit 471 / Crédit 181116) à
reportable - Etat de défaut de demande de remboursement de la partie versante.
développement de solde 3. Analyser les apurements enregistrés au débit du compte 471
- La responsabilité de du compte 471 :
l'apurement (régularisation) dudit solde - Evaluer les décalages entre dates des opérations et
incombe au PP dates des régularisations : demander et apprécier les
explications du PP pour les grands retards
- Calculer et apprécier le taux de régularisation (Total
Régularisations / Total Opérations)
4. Faire produire et analyser l'état de développement du solde
du compte 471 au moment de la vérification :
- Demander les diligences faites par le PP et les
problèmes de régularisation

69
 - Définir et imposer par la suite des mesures
d'accélération du processus d'apurement

[Link]. Contrôle de la gestion des comptes des Collectivités territoriales (Compte 4521)

OPERATION CARACTERISTIQUES ET
A VERIFIER PROCEDURES DOCUMENTS MECANISMES DE CONTRÔLE

CONTRÔLE DE LA GESTION DU - Le PP, en tant que comptable - JTD 1. Examiner pour chaque Collectivité gérée toutes les
COMPTE DES COLLEC-TIVITES public joue le rôle du Trésorier - JTR opérations enregistrées dans le livre auxiliaire (recettes et
TERRITORIALES (Compte 4521) comptable principal au niveau des - JOD surtout dépenses) et détecter par rapport au budget celles
Collectivités territoriales où il tient son - Livre auxiliaire qui ne sont pas éligibles ni prévues et celles qui sont
poste. A ce titre, il gère le compte de (recettes et dépenses) du douteuses par leur nature, leur montant ou leur caractère
ce dernier. compte 4521 confus.
- JGLC 2. Vérifier qu'aucun dépassement de crédit n'ait eu lieu dans
- Il participe activement dans - BOD chaque chapitre budgétaire (Crédit ouvert - Emissions)
l'exécution des budgets de celles-ci : il - 3. Vérifier par pointage les concordances ci-après :
Acte de nomination ou
perçoit les recettes, prend en charge de désignation des - Total cumulé du Débit 4521 (voir JGLC et BOD) =
les subventions émanant de l'Etat, ordonnateurs Montant total des pièces de dépenses (voir mandats)
paie les dépenses et les comptabilise - Lettres d'accréditation - Total cumulé du Crédit 4521 (voir JGLC et BOD) =
dans ses écritures. et spécimens de signatures Montant total des recettes propres de la Collectivité (voir JTR
des ordonnateurs et JOD) + Montant total des subventions reçues (voir JOD)
- Il y assure également un - 4. Examiner par sondage les pièces de dépenses et de
Situations des fonds
contrôle strict compte tenu de deux (2) recettes : en voir l'authenticité et recouper avec les certificats
libres
règles fondamentales, à savoir : de recettes et de dépenses ou directement auprès de
- Budgets l'Ordonnateur en cas de doute
 Pas de dépassement de crédit
 Pas de paiement sans fonds libres - Cahiers de suivi des 5. Faire établir la situation des fonds libres (Crédit - Débit) et en
suffisants : solde créditeur du visas aux crédits apprécier l'évolution
compte 4521 (enregistrement des crédits 6. Vérifier la production des comptes administratifs et des
ouverts par chapitre et comptes de gestion : en déterminer les explications des
article et des émissions retards ou des carences
visées)

70
 [Link]. Contrôle de la tenue des livres comptables :

OPERATION CARACTERISTIQUES ET
A VERIFIER PROCEDURES DOCUMENTS MECANISMES DE CONTRÔLE

CONTRÔLE DE LA TENUE DES - Tous les livres comptables - JTD 1. Contrôler la clarté, la netteté, la bonne présentation et la
LIVRES COMPTABLES tenus par le PP doivent être propreté de tous les livres comptables : adresser une note
impérativement clairs, nets, propres et - JTR de vérification assortie de recommandation au PP en cas de
bien présentés : dates, libellés clairs et médiocrité.
exacts, sans rature ni surcharge. - JGC
2. Vérifier la fiabilité des chiffres comptables offerts par les
- Tous les livres doivent être - JOD livres :
arrêtés journalièrement et offrir à - Vérifier l'arrêtage journalier des livres
chaque arrêtage le total de la journée, - Livres auxiliaires des - Vérifier arithmétiquement et par sondage les
le total des antérieurs et le cumul de comptes 45212 et 45213 enregistrements comptables : vérifier l'exactitude des calculs
l'année en débit et en crédit. des montants totaux des journées afin de détecter toute
- GLSC erreur ou falsification.
- Les soldes reportables - Vérifier la concordance des chiffres offerts par les divers
doivent être inscrits clairement dans - JGLC journaux (JTR, JTD, JGC, JOD) avec ceux du livre
les livres centralisateurs (JGLC et centralisateur (JGLC) : procéder au pointage journée par
GLSC) - GLAC journée en cas de discordance
- Vérifier la concordance des situations offertes par les
- Livre auxiliaire des livres auxiliaires des comptes des Collectivités territoriales
valeurs avec celles du JGLC (Comptes 45212 et 45213) : Cumul
Débit, Cumul Crédit, Solde en tenant compte des Balances
d'entrée : Procéder au pointage journée par journée en cas
de discordance.
- Vérifier la concordance de la situation de l'encaisse
offerte par le GLSC avec celle donnée par JGLC tenant
compte de la Balance d'entrée.

71
 [Link]. Contrôle de la production et de l'envoi des pièces périodiques requises :

OPERATION CARACTERISTIQUES ET
A VERIFIER PROCEDURES DOCUMENTS MECANISMES DE CONTRÔLE

CONTRÔLE DE LA PRODUC-TION - Le PP est tenu de produire et - Les doubles des 1. Vérifier la production effective et l'envoi de toutes les pièces
ET DE L'ENVOI DES PIECES d'envoyer au TP de rattachement et/ou bordereaux de transfert et documents requis : voir dans ce sens :
PERIODIQUES REQUISES au Service central certaines situations (BTD, BTR et BTT) - les doubles des bordereaux de transfert de comptabilités
et autres documents comptables envoyés et les références respectives de leurs envois
devant permettre à ces derniers de - les doubles des SDE et des SDP produits et les
suivre et de contrôler la gestion et le - Les SDE références de leurs envois
fonctionnement de son poste. - les doubles des BOD et des états de développement de
- Les SDP soldes élaborés et les références de leurs envois
- La production et l'envoi de - le PV de clôture de la gestion de l'Exercice antérieur et
ces pièces sont décadaires (SDE, - Les BOD la référence de son envoi
SDP, Comptabilités), mensuels (BOD, - Les références des envois des comptes de gestion
états de développement de soldes des - Les états de - Demander des explications et rédiger une note de
comptes d'attente) et annuels développement de soldes vérification assortie de recommandations ou d'autres
(Compte de gestion, PV de clôture de des comptes d'attente mesures de rattrapage en cas de carence du PP.
gestion) 2. Evaluer les retards de production en fonction de leur
- Les PV de clôture de périodicité : décadaire, mensuelle ou annuelle.
gestion 3. Tout retard et toute carence de production sont souvent
symptômes de détournement de deniers publics, de
- Les comptes de dysfonctionnement ou de désorganisation : approfondir ainsi
gestion confectionnés la vérification de la gestion du poste.
4. Contrôler la fiabilité des données inscrites dans les
différentes pièces en examinant la continuité des situations
périodiques et la concordance des chiffres avec la
comptabilité

72
 [Link]. Vérification des valeurs en portefeuille :

OPERATION CARACTERISTIQUES ET
A VERIFIER PROCEDURES DOCUMENTS MECANISMES DE CONTRÔLE

VERIFICATION DES VALEURS EN - Outre les valeurs fiduciaires - Le livre de comptabilité 1. Vérifier l’existence physique et la présentation du livre de
PORTEFEUILLE (chéquiers, quittanciers , carnets de matières comptabilité matières :
DR) qu’il utilise, le PP, en tant que - Si le livre n’existe pas, rédiger une note de vérification et
Trésorier de la Commune du lieu de - Les bons d’entrée en exiger l’ouverture immédiate
l’implantation de son poste, garde - Si le livre existe, en vérifier la propreté, la clarté et la
également tous les tickets de marché - Les bons de sortie fiabilité (Entrées = Total des bons d’entrée et Sorties = Total
et autres valeurs inactives pour taxes des bons de sortie)
et redevances perçues au profit de - Les valeurs en - Fournir des conseils pratiques pertinents au PP en cas
ladite Commune. portefeuille (stocks) d’imperfections dans la tenue du livre
- Le PP se doit d’en suivre les 2. Faire arrêter le livre au moment de la vérification et y faire
mouvements dans un livre de mentionner la situation de chaque nature de ticket : Situation
comptabilité matières où sont antérieure + Entrées – Sorties
enregistrées systématiquement les 3. Faire sortir, classer par nature et compter tous les tickets
entrées et les sorties. existant au poste vérifié au moment de la vérification :
- Ce livre doit être tenu à jour et - En dresser avec le PP l’état de récolement physique
arrêté régulièrement afin d’offrir après (situation de l’existant)
chaque mouvement la situation de - Comparer avec la situation offerte par les écritures
stock en quantité et en valeur pour - Si situation livre < situation état de recollement
chaque nature de ticket physique, il y a soit des situations antérieures non reportées,
- Il incombe au PP de détenir et de soit des entrées non enregistrées
bien classer la pièce justificative de - Si contraire, il y a des sorties non enregistrées.
chaque mouvement (bon d’entrée ou - En tout cas, demander des explications et approfondir la
bon de sortie) vérification en cas de discordance.

[Link]. Evaluation des ressources :

73
 OPERATION CARACTERISTIQUES ET
A VERIFIER PROCEDURES DOCUMENTS MECANISMES DE CONTRÔLE

EVALUATION DES RESSOURCES - Des moyens sont mis à la - La liste exhaustive du 1. Vérifier l’état général du bâtiment abritant le poste comptable
disposition du PP afin de lui permettre personnel du poste vérifié vérifié (intérieur, extérieur, peinture, nombre de pièces,
de réaliser le rôle et la mission qui lui avec mention des corps, agencement et environnement) :
ont été confiés des grades et des - Apprécier son caractère fonctionnel ou non, son état de
attributions respectives vétusté et son agencement en fonction du volume des
- Ces moyens peuvent être opérations et de l’effectif du poste
classés en trois (3) catégories, à - L’état d’inventaire des - Apprécier l’opportunité des travaux de réhabilitation
savoir : moyens humains, moyens matériels et des mobi-liers
matériels et logistiques et moyens de bureau 2. Apprécier le caractère suffisant ou non en qualité et en
financiers quantité de l’effectif du poste en fonction de l’organigramme
- L’état d’inventaire des fonctionnel (division du travail), la répartition des tâches et le
- Les moyens doivent être en matériels et consom-ptibles volume des opérations
principe être proportionnels à la informatiques
mission 3. Apprécier le caractère suffisant ou non des matériels et
- Les situations respec- mobiliers de bureau en fonction du volume des opérations et
tives des crédits de de l’effectif du poste : apprécier également le niveau
fonctionnement alloués au d’utilisation et d’exploitation des matériels informatiques mis
poste à la disposition du poste

4. Apprécier le caractère suffisant ou non du volume des crédits

de fonctionnement alloués au poste en fonction de ses
besoins et de sa situation géographique

5. Formuler des recommandations dans le Rapport de

vérification

2. VERIFICATION D'UNE TRESORERIE PRINCIPALE

2.1. VERIFICATION SUR PIECES

74
2.1.1. INVENTAIRE DES PIECES ET DOCUMENTS COMPTABLES A EXPLOITER

- La Situation Décadaire d'Encaisse (SDE)

- Le Bordereau de Situation des Ecritures ou S1 (mensuel)

- La Balance Générale mensuelle des comptes

- Les Relevés récapitulatifs des transferts reçus et envoyés

- Relevés des BTR et des BTD en instance de passation en écritures

- Tableau de Suivi de Production des Comptabilités des Perceptions Principales rattachées

- Tableau de Suivi de Production des Comptabilités des Régies Financières

2.1.2. VERIFICATION SUR PIECES PROPREMENT DITE

[Link]. Vérification des mouvements de caisse (Compte 5210)

OPERATION
A VERIFIER CARACTERISTIQUES ET PROCEDURES DOCUMENTS MECANISMES DE CONTRÖLE

75
VERIFICATION DES Sont imputées et enregistrées au compte caisse (5210) - SDE 1 Vérifier la production régulière de la
MOUVEMENTS DE CAISSE d’une Trésorerie Principale les opérations en numéraire ci- SDE : adresser lettre de rappel en cas
(Compte 5210) après : - Bordereau de Situation des de retard de plus d’un mois.
Ecritures (S1) 2 Vérifier l’exactitude du solde en
AU DEBIT écritures de la caisse d’après la SDE à
- Approvisionnement de caisse du poste - Balance générale des la fin de chaque décade
- Recettes propres perçues en numéraire donnant comptes 3 Vérifier le report fidèle du solde de
lieu à délivrance de reçu sous forme déclaration toute décade comme balance d’entrée
Recettes bleues ou quittancier à souche, original de la décade suivante
4 Vérifier et suivre, à l’aide des SDE et
délivré à la partie versante , double gardé par le du S1 et/ou de la Balance la masse
poste en souches des mouvements de la caisse au cours
d’un mois, d’un trimestre, semestre ou
AU CREDIT année :
- Approvisionnement des caisses des PP  En DEBIT : Approvisionnements et
rattachées Recettes propres en numéraire
- Paiement en numéraire conformément au seuil  En CREDIT : décaissements,
autorisé approvisionnements caisse des PP,
- Nivellement de l’encaisse (assez rare) en cas de dégagements de caisse
montant trop élevé de l’encaisse pour raison de 5 Adresser lettre de demande
sécurité d’explications au Chef de poste si
nécessaire.
NOTA BENE : La caisse étant un compte financier ou
de disponibilités, son solde doit être à tout moment
Débiteur ou Nul.

[Link]. Vérification des mouvements du compte courant du Trésor à la Banque Centrale (Compte 18311)

CARACTERISTIQUES ET
OPERATION A VERIFIER PROCEDURES DOCUMENTS MECANISMES DE CONTRÖLE

VERIFICATION DES MOUVE-MENTS Le compte courant 18311 sert à retracer : - Notes d’accord décadaires s/le 1. Vérifier auprès de l’ACCT la
DU COMPTE COURANT DU TRESOR A compte courant production systématique et régulière :
LA BCRM (Compte N°18311) EN DEBIT :

76
 Le versement des chèques : - Bordereau de situation des écritures  Des notes d’accord décadaires
- soit reçus au niveau même de la ou S1  Du Bordereau S1, et
Trésorerie Principale  De la Balance des comptes
- soit transférés par BTT par les PP - Balance générale des comptes
rattachées ou les Régies Financières 2. Vérifier la concordance des chiffres et
transitant dans tous les cas par le compte total cumulé, respectivement d’après
51711 chèques bancaires remis à le S1 et/ou la Balance et d’après les
l’encaissement notes d’accord.

EN CREDIT
- tout paiement par chèque s/le compte -
courant ; et
- tout virement

Ce compte est à la fois un compte

financier et un compte de liaison entre
chaque Trésorier Principal et l’Agent
Comptable Central du Trésor

[Link]. Contrôle des versements des chèques encaissés (Compte 51711)

CARACTERISTIQUES ET PROCEDURES
OPERATION A VERIFIER DOCUMENTS MECANISMES DE CONTRÖLE

CONTRÔLE DES VERSEMENTS DES C’est un compte financier de transit ou de - Bordereau situation des Suivre et vérifier régulièrement, mois par
CHEQUES ENCAISSES (Compte 51711) passage écritures ou S1 mois, par Trésorerie Principale :

A DEBITER du montant de chaque chèque - Balance générale des comptes 1 le total mouvements en capitaux par
reçu, par le TP, ou remise de chèques pour mois, retracés à ce compte, en débit

77
 encaissement de la part d’une PP et/ou d’une et en crédit
Régie Financière, et ce par le CREDIT d’un
compte de tiers classe 4 ou d’un compte de 2 le solde de ce compte 51711 par
produits de la classe 7. période, à la fin de chaque mois dans
la pratique.
A CREDITER du même montant que supra
pour être soldé au moment de la réception par 3 Requérir ensuite les explications de
le TP, soit d’un avis de crédit, soit d’un relevé ce solde, notamment en cas de retard
ou extrait du compte courant attestant le d'apurement.
versement effectif du chèque, et ce par le Débit -
du compte courant 18311

[Link]. Vérification des mouvements du compte courant postal (Compte 5122)

CARACTERISTIQUES ET
OPERATION A VERIFIER PROCEDURES DOCUMENTS MECANISMES DE CONTRÖLE

VERIFICATION DES MOUVE-MENTS Le compte sert à enregistrer ; - Bordereau de situation des 1. Suivre et vérifier mois par mois :
DU COMPTE COURANT POSTAL Ecritures ou S1 - Le total des mouvements en capitaux
(Compte 5122) EN DEBIT : respectivement au Débit et au Crédit
Toutes opérations de Recettes, - Balance générale mensuelle des du compte
généralement par chèque transitant par le comptes - Le solde du compte
compte de passage 5121 : chèques CCP
remis à l’encaissement. 2. Suivre et vérifier la production, au
moins une fois par an, d’un état de

78
 EN CREDIT : rapprochement du compte 5120 avec
Toutes opérations de paiement de le centre CCP, avec visa et cachet de
dépenses par chèques CCP ou par ce centre.
virement postal.

Le compte courant CCP doit présenter à

tout moment un solde soit débiteur, soit
nul.

A la différence de la Banque Centrale, le

centre des chèques Postaux n’a aucune
agence à Madagascar, en dehors de son
siège/Agence Centrale à Antananarivo, ce
qui explique en partie la lenteur des
opérations, surtout en ce qui concerne la
production de l’état de rapprochement du
compte.

2.2. VERIFICATION SUR PLACE D'UNE TRESORERIE PRINCIPALE

2.2.1. METHODOLOGIE D'APPROCHE

[Link]. Rappel des principes généraux :

- L'exercice du contrôle et de la vérification sur place implique nécessairement un Ordre de mission émanant de l'Autorité investie de ce pouvoir.
- L'Ordre de mission désigne les agents vérificateurs et définit la nature du contrôle à effectuer. Il peut être établi, soit de façon systématique suivant un
programme préétabli, soit à la suite d'une demande des autorités Supérieures, soit encore après prise de connaissance d'informations suspectes ou de
circonstances anormales concernant les postes comptables.
- Le contrôle peut être exhaustif et approfondi mais il peut également ne porter que sur un point précis d'une gestion donnée.
- Bien que nécessairement inopinée, une vérification doit être bien organisée pour être efficace et utile. Elle implique au préalable un travail préparatoire bien
défini.
- Au cours de la vérification, le vérificateur ne doit ni loger ni se restaurer chez l'agent vérifié.
- La présence permanente de tous les agents du poste est obligatoire pendant la durée de la mission.

79
 [Link]. Travail préparatoire :

Outre l'obligation de discrétion et de la nécessité de maîtrise de la procédure de contrôle requises de l'agent vérificateur, il importe de souligner que la vérification
proprement dite doit être précédée d'une collecte de données, d'informations et de documents comptables concernant la Trésorerie Principale à vérifier. Il est ainsi nécessaire
d'avoir une connaissance tout au moins globale de la situation de la Trésorerie Principale à vérifier, telle que :

- sa performance en termes de production des documents périodiques requis tels que la Situation Décadaire d'Encaisse (SDE), le Relevé ou le Bordereau
récapitulatif des transferts, la comptabilité, le Tableau de Suivi des Comptabilités des PP et des Régies Financières rattachées, Le Bordereau de Situation des Ecritures S1,
Balance Générale des Comptes, et

- son organisation : division du travail, effectif, répartition des tâches et des responsabilités.

L'agent vérificateur dispose essentiellement de quatre (4) sources pour collecter toutes les données préalables dont il a besoin. Il s'agit :

(vi) de l'Agent Comptable Central du Trésor,

(vii) du Service du Personnel et de la Logistique,
(viii) du Service de la Comptabilité Publique,
(ix) la Direction ou le Service chargé du contrôle et de la vérification au niveau du Service central.

[Link]. Plan global de l'inspection :

La conduite d'une inspection d'un poste comptable (TP et PP) doit nécessairement observer certaines règles afin d'assurer l'efficacité et l'efficience du processus de
vérification. Elle nécessite ainsi une méthodologie d'approche bien définie, c'est pourquoi les dix (10) étapes ci-après sont préconisées dans la démarche de l'agent
vérificateur :

(i) Vérification des disponibilités et audit des comptes financiers

(ii) Etablissement de la balance générale des comptes, ou tout au moins du Bordereau de Situation des Ecritures S1 à la date du contrôle

(iii) Rapprochement des soldes en comptes avec les pièces des dépenses éligibles effectuées et des recettes encaissées

(iv) Vérification des comptes de transfert entre Comptables

(v) Enquêtes et investigations

(vi) Constitution des pièces à conviction en cas de découverte d'irrégularités

80
 (vii) Contrôle de l'organisation du poste et des moyens

(viii) Rédaction du Rapport d'inspection en mettant en exergue les points saillants de la vérification

(ix) Information des Autorités Supérieures en cas de découverte d'irrégularités

(x) Diligences pour le suivi de la suite donnée au Rapport d'Inspection sur le plan administratif, financier et judiciaire

Par ailleurs, une visite de courtoisie auprès des Autorités administratives locales est nécessaire après la vérification de la caisse et à la fin de la mission de
vérification afin de permettre aux agents vérificateurs d’apprécier la qualité des relations du Comptable vérifié avec les organismes publics locaux, de cerner les éventuels
facteurs de blocage et autres problèmes liés à ces relations, d’apporter des éléments techniques de réponses aux éventuelles questions susceptibles d’être posées par
lesdites Autorités dans le domaine des compétences du Trésor public, et enfin de rendre compte des résultats de la mission.

2.2.2. PROCEDURE DE VERIFICATION SUR PLACE D'UNE TRESORERIE PRINCIPALE

[Link]. Vérification des comptes financiers :

A) VERIFICATION DES OPERATIONS DE CAISSE (Compte 5210)

CARACTERISTIQUES ET PROCEDURES DOCUMENTS MECANISMES DE CONTROLE

OPERATION A VERIFIER

VERIFICATION DES OPERATIONS DE Sont imputées à ce compte les opérations en - 1

Vérifier, après comptage physique
Livre Journal de caisse
CAISSE (Compte 5210) numéraire d’une Trésorerie Principale : contradictoire de l'encaisse, sa
Brouillard de caisse
- concordance avec le solde en écritures
EN DEBIT : 2 Vérifier, par sondage :
- Approvisionnement de caisse du poste Carnets de déclaration de
- AU DEBIT 5210l
- Encaissement recettes en numéraire Recettes (bleus)  Si le montant de chaque
approvisionnement d’après Journal et
EN CREDIT : - Journal quittancier à brouillard de caisse et Fiche d’écritures
- Dégagement de caisse souches présente une concordance
 Soit pour approvisionner une PP  S'il y a concordance entre recettes en
 soit pour niveler l’encaisse en cas - Fiches d’écritures numéraires d’après le Quittancier à
souches, le Livre Journal de caisse, les

81
 d’excédent de celle-ci pièces et les fiches d’écritures
- Paiement en numéraire suivant le seuil - S1 et/ou Balance AU CREDIT 5210
(plafond) autorisé. générale des comptes  Si le total des paiements en numéraire par
journée concorde avec le total du brouillard
Le solde du compte caisse doit être à tout - Grand Livre (Compte de caisse, le montant des pièces, le
moment soit débiteur, soit nul, jamais créditeur. caisse) montant sur les fiches d’écritures
3 Vérifier par sondage l’exactitude des
- SDE imputations, le respect du plafond autorisé
et l'authenticité des pièces
.

B) VERIFICATION DES OPERATIONS SUR LE COMPTE COURANT DU TRESOR (Compte 18311)

CARACTERISTIQUES ET PROCEDURES
OPERATION A VERIFIER DOCUMENTS MECANISMES DE CONTROLE

VERIFICATION DES OPERATIONS EN REFERENCE : Instruction N°99-42-G du - Livre auxiliaire du compte 1. Contrôle de la tenue du livre auxiliaire :
COMPTE COURANT DU TRESOR A LA 10/12/99 sur l’application du nouveau PCOP courant BCRM - Vérifier si le livre est tenu d’une façon correcte,
BANQUE CENTRALE (Compte 18311) 1. Enregistrement Recettes - S1 et/ou Balance propre et à jour
a) A réception d’un chèque : générale des comptes - Vérifier si le libellé de chaque opération est clair,
DEBIT : 51711 / CREDIT : 1813 chèque reçu - Doubles Bordereaux de complet et concis
d’une PP ou 1823 chèque reçu d’une Régie versement des chèques à
financière ou 1841 chèque reçu d’un autre la BCRM 2. Contrôle de concordance :
Trésorier Principal ou 471 imputation provisoire - Relevés du compte - Effectuer le pointage pour s’assurer de la
de recettes ou encore 4521 recette au profit du courant reçus de la concordance des chiffres entre les souches du
budget d'une Collectivité gérée BCRM chéquier du compte courant sur le Trésor, les
b) A réception Avis de crédit ou Relevé du - Livre auxiliaire ou relevés du compte reçus de la BCRM et les
compte 18311, de la BCRM attestant Registre de suivi de la montants enregistrés dans le livre du compte.
l'encaissement effectif des chèques : réception, du verse-ment - Vérifier la concordance du total des opérations,
DEBIT : 18311 / CREDIT : 51711 et de l’encais-sement des par décade et par mois, respectivement d’après
chèques reçus par le les notes d’accord, le Livre auxiliaire du compte,
2. Enregistrement Dépenses biais du compte de transit le grand livre.
a) Dés signature et émission d’un chèque 51711
DEBIT : compte de tiers classe 4 (472

82
Imputation provisoire de dépenses ou 4521 - Notes d’accord déca- 3. Contrôle de régularité des notes d’accord
Dépense d'un Collectivité gérée) daires visées par la - Vérifier la production régulière des notes
CREDIT : 51171 BCRM d’accord décadaires et la centralisation de ce
b) A la réception Avis débit ou relevé du - Doubles des BTR document à l’ACCTDP, avec le visa et le cachet
compte : transmis par le TP à de la BCRM.
DEBIT : 51171 / CREDIT : 18311 l’ACCTDP

83
 C) VERIFICATION DES OPERATIONS SUR LE COMPTE COURANT POSTAL (Compte 5120)

CARACTERISTIQUES ET PROCEDURES
OPERATION A VERIFIER DOCUMENTS MECANISME DE CONTROLE

C) VERIFICATION DES OPERATIONS Ce compte retrace toutes opérations de - Livre auxiliaire du compte 1. Vérifier la bonne présentation du Livre
SUR LE COMPTE COURANT POSTAL recettes et de paiements via le centre des CCP 5120 2. Vérifier la concordance entre :
(Compte 5120) chèques postaux. - Relevés de compte reçus  Montants au crédit du compte 5120 dans le
du Centre des chèques livre et montants des pièces de dépenses et
A la différence des Banques, le Centre des postaux montants des souches des chéquiers CCP
chèques postaux n’a aucune agence en dehors - Avis de débit et / ou Avis date par date
de son siège à Antananarivo. de crédit reçus du centre  Montants au débit du compte 5120 dans le
des chèques postaux livre et montants des pièces de recettes et
Comme tout compte financier ou de - Fiches d’écritures montants sur relevés du compte
disponibilités, le compte courant CCP 5120 doit - Pièces de Recettes et 3. Vérifier la production annuelle d'un état de
présenter à tout moment un solde débiteur ou Pièces de Dépenses rapprochement visé par CCP : Solde débiteur
nul, jamais créditeur - Notes d’accord ou états du compte CCP 5120 chez le TP = Solde
de rapprochement créditeur chez le CCP (cf. dernier relevé reçu
du CCP) après :
- Grand Livre (Compte
 Déduction des chèques versés non encore
5120)
constatés au crédit dans le relevé
- S1 et/ou Balance  Addition du montant des chèques émis non
générale des comptes encore encaissés par les bénéficiaires (ne
- Livre ou Registre de suivi figurant pas encore en débit sur relevé CCP)
de la réception, du  Déduction de tous frais fixes figurant en débit
versement et de sur relevés ou avis de débit reçus.
l'encaissement des 4. Vérifier la comptabilisation des frais perçus
chèques reçus. par CCP : Crédit 5120 / Débit 4724 (compte
d’attente) ainsi que les diligences pour
l'apurement de ce compte

D) CONTRÔLE DES REGIES D'AVANCE (Compte 541)

84
 CARACTERISTIQUES ET
DOCUMENTS MECANISMES DE CONTROLE
OPERATION A VERIFIER PROCEDURES

CONTRÔLE DES REGIES D'AVANCE Les Régies d’avance ou caisses - Liste des Régisseurs d’avance 1 Demander au Chef de poste la liste
(Compte 541) d’avance sont des caisses publiques des Régisseurs.
Elles sont gérées par des comptables - Fiche d’avance par Régisseur ou Livre 2 Vérifier l’existence de l’Arrêté de
publics appelés Régisseurs de caisse de suivi et contrôle création de la Régie d’avance et de
d’avance l’arrêté de nomination de chaque
Les Régies d’avance ont été instituées Régisseur
par l’arrêté N°338 du 19/02/60 et sont 3 Vérifier la régularité des demandes
soumis aux dispositions du décret 66-084 d’avance (visa contrôle des dépenses
du 15/07/66 engagées)
Les Régisseurs d’avance sont 4 Vérifier si les avances consenties ont
nommés par Arrêté du Ministre des fait l’objet de mandat de
Finances. Ils ont le Statut de comptables régularisation et que le compte 541
Publics (cf Ordonnance N°62-081 du Régie d’avance est soldé en fin
29/09/62) et doivent à ce titre obéir à (3) d’exercice
règles de base :  Soit que l’avance (solde débiteur du
- Le compte de chaque Régie compte 541) est régularisé / apuré
d’avance doit présenter un solde  Soit que l’avance n’a pu être
débiteur ou nul comme tout compte régularisée en fin d’année, mais que
financier le solde débiteur du compte 541 a été
- Tout compte de Régie d’avance doit transféré au compte 4092 Régies
être soldé en fin d’exercice. d’avances non régularisées.
- Pas d’octroi de nouvelle avance si
l’avance antérieure n’a pas été
apurée.

[Link]. Vérification des comptes de liaison avec les Comptables subordonnés :

A) VERIFICATION DES COMPTES DE LIAISON AVEC LES PP RATTACHEES (Comptes 181 et dérivés)

85
 CARACTERISTIQUES ET
DOCUMENTS MECANISMES DE CONTROLE
OPERATION A VERIFIER PROCEDURES

VERIFICATION DES COMPTES DE La centralisation de la Comptabilité des - BTR et pièces 1 Vérifier si la centralisation par BTT
LIAISON AVEC LES PP RATTACHEES PP au TP se fait normalement sur base des opérations de trésorerie des PP
(Comptes 181 et dérivés) : décadaire. - BTD et pièces à l’appui est effectuée au jour le jour
1811 : à l’initiative du PP 2 Vérifier pour tous les Bordereaux
1812 : à l’initiative du TP Références : - BTT et pièces à l’appui BTT, BTR et BTD la continuité des
1813: Envois de fonds et règlement de - Instruction N°098-20G du 02/09/98 numéros : Dépouiller et examiner par
trésorerie entre TP et PP - Circulaire N° 01-02-G du 30/03/01 - Tableau synoptique de suivi de la sondage les pièces justificatives à
- Circulaire N° 01-09-G du 30/07/01 comptabilité des PP rattachées l’appui des Bordereaux.
- Instruction N° 00/09-G du 3 Vérifier la concordance entre total
24/05/00 - Fiches d’écritures cumulé Débit compte 1811 sur BOD
et total cumulé Débit même compte
- Livres auxiliaires des comptes d’après BTD.
181 et dérivés 4 Apprécier le délai entre date
réception des Bordereaux et la date
de passation des écritures
- Grand Livre Général des
5 Vérifier s’il y a concordance ou non
comptes
en Débit et en Crédit entre montant
total pièces, montant total
- Balance Générale des comptes Bordereaux, montant total, montant
enregistré sur Livres auxiliaires des
comptes, montant transcrit sur les
comptes au Grand Livre, S1 ou
Balance Générale des comptes.

B) VERIFICATION DES COMPTES DE LIAISON AVEC LES REGIES FINANCIERES (Comptes 182 et dérivés)

CARACTERISTIQUES ET
DOCUMENTS MECANISMES DE CONTROLE
OPERATION A VERIFIER PROCEDURES

VERIFICATION DES COMPTES DE La comptabilité de chaque Régie - BTR et pièces 1 Vérifier la tenue d'un registre ou

86
LIAISON AVEC LES REGIES Financière est centralisée à la Trésorerie tableau synoptique de suivi/contrôle
FINANCIERES (Comptes 182 et dérivés) : Principale de la localité sur base - BTD et pièces à l’appui de la centralisation et de la
1821 : à l’initiative du RAF décadaire. couverture des comptabilités des
1822 : à l’initiative du TP - BTT et pièces à l’appui Régies Financières rattachées.
1823: Envois de fonds et règlement de Dans la pratique toutefois certaine 2 Vérifier la tenue des Livres :
trésorerie entre TP et Régies Financières Régies financières effectuent cette - Tableau synoptique de suivi de la ponctualité des enregistrements,
centralisation sur base mensuelle. comptabilité des PP rattachées exactitude des imputations
3 Vérifier, par recoupement, la
Versement des Recettes, par Régie - Fiches d’écritures concordance entre montant BTR,
financière, est effectuée tous les mois, de BTD et BTT et montant pièces à
façon systématique et régulière, à la - Livres auxiliaires des comptes 182 et l’appui,.
Trésorerie Principale. La caisse de la dérivés 4 Déterminer et apprécier le délai entre
Régie Financière est remise à zéro à les dates de réception des
chaque fin de mois - Grand Livre Général des comptes comptabilités des Régies financières
avec les dates de passation des
Concernant le transfert des écritures de couverture
- Balance Générale des comptes
Dépenses compte 18212 le modèle de 5 Vérifier la concordance entre montant
Bordereau de transfert (BTD) est prévu pièces et bordereaux, montant dans
par l’instruction N°01-17-G du 27/04/01. les livres auxiliaires, montant dans le
Grand Livre, la Balance Générale des
comptes ou le Grand Livre

[Link]. Vérification des opérations de transfert :

A) VERIFICATION DES OPERATIONS DU COMPTABLE MANDATAIRE

CARACTERISTIQUES ET PROCEDURES
OPERATION A VERIFIER DOCUMENTS UTILISES MECANISMES DE CONTROLE

VERIFICATION DES OPERATIONS DU Référence : Instruction N° 99-12-G du 25 - Livre journal de transfert 1. Vérifier la régularité et la périodicité d’envoi des transferts par
COMPTABLE MANDATAIRE (Comptes Mars 1999 relative aux règles applicables Recettes recoupement entre :

87
184 et dérivés : 18411, 18412, 18421, en matière de transfert des opérations - BTR
18427, 184212, 184221) Recettes et Dépenses. - Livre Journal de transfert  Doubles des BTR et BTD ;
Dépenses  Cahier de transmission, cahier de dépôt en nombre ou
Tout TP mandataire - BTD livre/registre spécial départ transferts
effectue l'encaissement de recettes et le - Relevé récapitulatif des  Le délai ou calendrier d’envoi est-il toujours respecté ?
paiement de dépenses pour le compte bordereaux de transfert délai entre date d’écritures et date d’envoi
d’un comptable assignataire. - Bordereaux d'envoi des
relevés récapitulatifs de 2. Un relevé récapitulatif des Bordereaux de transfert est-il
Ces opérations doivent faire l’objet de transfert systématiquement établi avec les principales indications ci-
transfert vers le comptable assignataire, - Relevé des BTR et BTD après :
par utilisation de BTR et BTD en instance de passation  Désignation des comptables assignataire
en écritures  Numéros d’envoi
Le comptable mandataire doit  Date d’envoi
- Registre pour l’enregis-
respecter un délai impératif pour l’envoi  Montant de chaque bordereau de transfert.
trement systématique de
des transferts, ce délai étant dans la
toute arrivée et date
pratique de 3 à 20 jours maximum pour 3. Faire établir par le responsable à la date d’arrivée de la
passation en écritures
compter date de passation des écritures à mission de vérification s/place un relevé des bordereaux de
des opérations de
son niveau transfert. Recettes et Dépenses en instance de passation en
transfert assignataire
écritures et à envoyer

4. Vérifier par sondage, certaines pièces (authenticité,

régularité, exactitude de l’imputation)

B) VERIFICATION DES OPERATIONS DU COMPTABLE ASSIGNATAIRE

CARACTERISTIQUES ET PROCEDURES
OPERATION A VERIFIER DOCUMENTS UTILISES MECANISMES DE CONTROLE

VERIFICATION DES Référence : Instruction N°99-12-G du 25 - Livre journal de transfert 1 Vérifier si les écritures sont passées à temps, en
OPERATIONS DU COMPTABLE Mars 1999 relative aux règles applicables Recettes respectant le délai de passation prévu par l’annexe
ASSIGNA-TAIRE (Comptes 184 en matière de transfert des opérations - BTR VI de l’instruction N°99-12-G du 25 Mars 1999 à ce
et dérivés : 18411, 18412, 18421, Recettes et Dépenses. - Livre Journal de transfert sujet : voir, par recoupement entre BTR, BTD,
18427, 184212, 184221) Dépenses fiches d’écritures, registre d’arrivée, le délai écoulé
Tout Trésorier Principal assignataire : - BTD entre date réception transfert des comptables
mandataires et dates passation écritures de

88
 - effectue pour son propre compte des - Relevé récapitulatif des couverture
opérations de Recettes et de Dépenses bordereaux du transfert 2 Vérifier par sondage portant sur les montants
- effectue la passation des écritures - Bordereaux d’envoi des élevés :
correspondantes relevés récapitulatifs de  L’authenticité et la régularité des pièces
- effectue, après vérification des transfert  Le total des pièces comparé au total de chaque
bordereaux et des pièces comptables - Relevé des BTR et BTD en bordereau correspondant et par rapport au Relevé
jointes, la passation des écritures de instance de passation en récapitulatif
couverture des opérations de transfert écritures  L’exactitude de l’imputation
reçues des comptables mandataires et - Registre ou cahier spécial 3 Vérifier si les relevés récapitulatifs des bordereaux
ce dans le respect des délais prévus en pour l’enregistrement de transfert sont établis régulièrement avec les
annexe VI de l’Instruction supra N°99- systématique de toute arrivée indications nécessaires
12-G du 26 Mars 1999 (réception) et date passation 4 Faire établir un relevé des bordereaux de transfert
en écritures des opérations de en instance de passation en écritures à la date de la
transfert assignataire mission de vérification s/place

C) VERIFICATION DES OPERATIONS D'ENVOI DE FONDS ENTRE TRESORIERS PRINCIPAUX (Compte 1843 et dérivés)

CARACTERISTIQUES ET PROCEDURES
OPERATION A VERIFIER DOCUMENTS MECANISMES DE CONTROLE

VERIFICATION DES Les comptes de transfert 18431 (Espèces), - BTR et pièces 1 Dépouiller et vérifier les pièces
OPERATIONS D'ENVOI DE 18432 (Chèques) et 18433 (Traites)
FONDS ENTRE TRESO-RIERS servent à retracer les envois ou transferts - BTD et pièces 2 En comparer le montant total avec celui des
PRINCIPAUX : de fonds et règlements de trésorerie entre Bordereaux de transfert correspondants
18431 Numéraires les Trésoriers Principaux - BTT et pièces
18432 Chèques 3 Vérifier la tenue des Livres : clarté et ponctualité des
18433 Traites - Livre auxiliaires des comptes enregistrements
18431/18432/18433
4 Vérifier la concordance entre montant Débit et Crédit

89
 - Fiches d’écritures d’après fiches d’écritures, Livres auxiliaires, Grand
Livre, Balance générale des comptes ou à défaut de
- Grand Livre (comptes supra) S1

- Balance générale des

comptes ou à défaut la S1

[Link]. Vérification de la comptabilité :

CARACTERISTIQUES ET PROCEDURES
OPERATION A VERIFIER DOCUMENTS MECANISMES DE CONTROLE

VERIFICATION DE LA REFERENCES : Livres d’enregistrement des 1. Vérifier la tenue de tous les livres : propreté, clarté,
COMPTABILITE - Instruction N° 89-16-67 du 08/12/89 différentes opérations dont pointage et arrêtage systématique mensuel,
concernant les procédures comptables notamment : concordance des enregistrements avec les pièces
des opérations budgétaires - Journaux divisionnaires ou comptables et les fiches d’écritures.
- Plan Comptable des Opérations auxiliaires
Publiques (PCOP) version 2000 - Livres des compte financiers 2 Vérifier la tenue, la clarté et la ponctualité du
- Livres des comptes d’attente Grand Livre général des comptes
La comptabilité de toute Trésorerie - Livres des comptes de
Principale doit être effectuée selon les transferts 3. Vérifier la fiabilité des chiffres et des données
normes et règles ci-après : - Livres des comptes de liaison comptables par rapprochement du Grand livre
- Comptabilité en partie double TP/PP, TP/RAF avec les livres auxiliaires

90
 - Système Centralisateur (journaux - Livres de comptes de tiers,
divisionnaires ou auxiliaires, grand livre des correspondants du Trésor 4. Vérifier la production des états de situations
centralisateur, Balance générale des et des comptabilités distinctes périodiques, notamment les S1 et les balance
comptes) rattachées, débiteurs et générale des comptes
- Comptabilité propre, à jour et justifiée créditeurs divers
par des pièces justificatives de chaque - Grand livre général des 5. Apprécier l'organisation du Service de la
écriture comptes et grands livres Comptabilité et formuler des recomman-dations si
- Utilisation des comptes du PCOP auxiliaires besoin est
- Etablissement de Fiches d’écritures et - Balance générale des
tenue de Journaux et Grand Livre comptes, ou à défaut, S1
faisant l'objet d’un arrêté systématique - Fiches de centralisation
journalier, décadaire et mensuel. comptable (FCC)
- Production des principaux états et
situations comptables périodiques

[Link]. Contrôle du recouvrement des recettes :

A) EVALUATION DE PERFORMANCE EN MATIERE DE RECOUVREMENT

CARACTERISTIQUES ET
OPERATION A VERIFIER PROCEDURES DOCUMENTS MECANISMES DE CONTROLE

EVALUATION DE PER-FORMANCE COMPTABILISATION : - Rôles homologués (si cela 1 Vérifier la tenue du livre auxiliaire des
EN MATIERE DE RECOUVREMENT - Recettes sur titre au profit du BG : existe) recettes fiscales par sous - compte
 Prise en charge : D 411/415 et C 7 - Avertissements (si cela 2 Vérifier la fiabilité des chiffres par un
 Encaissement : D 5/18 et C 411/415 existe) rapprochement des montants enregistrés
- Recettes au comptant BG : - Livres auxiliaires des respectivement dans les fiches d’écritures,
 Encaissement : D 5/18 et C 471/4787 Recettes fiscales le livre auxiliaire des recettes, le Grand
 Titre de régularisation : D 471/4787 et - Grand Livre Livre et la Balance
C7 - Balance générale des 3 Vérifier pour les recettes au comptant du
- Régularisation fin d’année : Imputation comptes, ou à défaut S1 BG l'émission des ordres de recettes de
des restes à recouvrer (solde débiteur - Livre de caisse et Brouillard régularisation avant la fin de chaque
411/415) au D 7 et C 487. de caisse exercice afin de permettre au TP de faire

91
 - Recettes au profit des budgets des - Quittanciers à souches et ressortir le montant net des recettes
Collectivités : carnets de déclaration de fiscales de l’année, déduction faite du solde
 Prise en charge : D 411 (rôles impôts recettes débiteur des comptes 411 ou 415, balancé
locaux) et C 452113 ou D 415 - Situation de recouvre-ment par le crédit de 487
(recettes non fiscales) et C 452114 des impôts par Exercice et 4 Procéder par sondage à un examen
 Encaissement : D 5/18 et C 411/415 par nature minutieux des pièces
 Distribution : D 452113 (recettes 5 Vérifier si le cas échéant, il y a eu des
fiscales ou 452114 (recettes non dégrèvements et s’il en a été tenu compte
fiscales) et C 4521 dans la comptabilité du poste
6 Déterminer et apprécier le taux de
recouvrement des recettes sur titres et la
performance du poste en la matière
7 Contrôler l'imputation comptable des
opérations de prise en charge et
d'encaissement

B) DETECTION DES QUITTANCES "BELOHA"

CARACTERISTIQUES ET
OPERATION A VERIFIER PROCEDURES DOCUMENTS MECANISMES DE CONTRÔLE

DETECTION DES FALSIFI-CATIONS - Le TP, à l'instar de tous les - Rôles pris en charge1. Examiner attentivement les inscriptions sur les souches dans
DE QUITTANCES OU QUITTANCES comptables publics utilise un le quittancier et dans le carnet de DR afin de remarquer tout
"BELOHA" quittancier à souches, un carnet de - Quittancier à souches renseignement douteux et/ou toute présentation suspecte
déclaration de recettes (bleu) et un concernant notamment le montant et le paraphe du
livre auxiliaire d'enregistrement - Carnet de DR guichetier :
comptable pour constater les - Existence de surcharge, de rature ou de gommage
recouvrements des recettes. - Livre auxiliaire des - Montant illogique par rapport à la nature de la recette,
recettes par rapport à la qualité ou à l'importance de la partie
- Le nom de la partie versante, versante
le montant et la nature de l'impôt - Grand livre - Paraphe inhabituel, fictif ou changeant du guichetier
acquitté, ainsi que la date du
versement sont mentionnés à la fois 2. Au moindre doute, il importe de procéder au recoupement
dans la quittance ou la déclaration auprès du contribuable (partie versante) :
(DR) de recette délivrée au - Trouver l'adresse dans le titre de perception : rôle (si
contribuable et à la souche impôt sur rôle), ordre de recette, ENIR…

92
 - La demander auprès des autorités locales si introuvable
- La quittance ou la DR sert de au poste
reçu tandis que la souche constitue - Demander la quittance délivrée à la partie versante au
une pièce justificative de la moment du versement à recouper.
comptabilité. - Comparer la avec la souche (nom de la partie versante,
nature de la recette, montant)
- La quittance ou la DR et la - Si discordance, il y a quittance "beloha", d'où falsification
souche sont paraphées par le et malversation
guichetier de la TP. - Généraliser le recoupement auprès de toutes les parties
versantes et engager procédure de poursuite à l'encontre de
l'agent responsable

[Link]. Contrôle de l'exécution des dépenses :

A) VERIFICATION DES VISAS AUX CREDITS ET CONTRÔLE DE REGULARITE

CARACTERISTIQUES ET
OPERATION A VERIFIER PROCEDURES DOCUMENTS MECANISMES DE CONTROLE

VERIFICATION DES VISAS AUX La comptabilisation des dépenses - Livres de contrôle et de suivi 1 Vérifier la séquence des numéros de bordereaux
CREDITS ET CONTRÔLE DE budgétaires s’effectue au moment du de la situation des crédits d’émission et de mandats émis par les
REGULARITE visa par le comptable assignataire ouverts, avec aménagements ordonnateurs afin de déceler toute duplication de
éventuels par Sous- numéros
Le visa de la dépense est précédée ordonnateurs
au niveau du comptable assignataire 2 Vérifier la fiabilité des visas et des contrôles
d'un contrôle strict sur la régularité de - Disquettes fournies par la d'authenticité des mandats émis et des titres de
l'opération (conformité aux règles de la Direction Inter Régionale du règlement (griffes ordonnateurs et le cas échéant
comptabilité publique) et sur l'existence Budget, sur place, et visa TP assignataire et autorisation de paiement
de crédit disponible. installées dans le système de ce dernier)
informatisé de la Trésorerie
Principale 3 Détecter pour chaque ligne budgétaire et pour
chaque gestionnaire tout dépassement de crédit
- Pièces de dépenses

93
 4 Vérifier l’existence, l'authenticité et le classement
de pièces comptables justificatives pour chaque
dépense

5 Vérifier sur base pièces justificatives le respect de

la procédure d'exécution des dépenses
budgétaires (engagement, liquidation,
ordonnancement)

6 Tenir compte du plafond maximum payable en

numéraire par caisse pour les créanciers
personnes physiques.

B) CONTRÔLE DE LA FIABILITE DES CHIFFRES ET DES IMPUTATIONS COMPTABLES

CARACTERISTIQUES ET
OPERATION A VERIFIER PROCEDURES DOCUMENTS MECANISMES DE CONTROLE

CONTRÔLE DE LA FIABILITE DES Le Comptable assignataire appose - Pièces de dépenses 1 Vérifier la concordance entre les montants
CHIFFRES ET DES IMPUTATIONS son visa sur le mandat après contrôle crédités aux comptes de règlement 18311, 5120
COMPTABLES des pièces justificatives. Ce visa confère - Fiches d’écritures ou 5210 d’une part, et ceux portés aux débits des
la validité de l’ordonnancement de la comptes de tiers en contrepartie (classe 4)
dépense - Grand Livre Général des d'autre part, et cela par recoupement entre :
comptes  Pièces comptables
COMPTABILISATION :  Titres de paiement
- Balance générale des  Fiches d’écritures
- Au moment du visa : prise en comptes, ou S1 à défaut de  Grand livre
charge comptable : D classe 2 Balance  Balance générale des comptes ou S1,
(Investissement) / 6 (fonctionne-
ment) et C 40/42/43/44/45/46/47 - Fiches de centralisation 2 Faire autant que possible le rapprochement entre
comptable (FCC) chiffres comptables disponibles au poste et
- Au moment du règlement : D données recueillies auprès des ordonnateurs en
40/41/42/43/44/45/46/47 et C 5/18 ce qui concerne les mandats émis et les mandats
payés
Les comptes budgétaires de la
classe 2 ou 6 doivent toujours présenter 3 Relever toutes éventuelles anomalies et adresser
une demande d’explications ou une note de

94
 un solde débiteur. A l’inverse, les vérification au Chef de poste.
compte de contre-partie (classe 4)
doivent toujours présenter un solde soit 4 Examiner les fiches d'écritures et vérifier les
créditeur (montant de la dépenses prise imputations comptables des dépenses (prises en
en charge et non réglé) ou nul (après charge et règlements)
règlement)
5 Vérifier la production et la fiabilité des FCC

C) CONTRÔLE DES DEPENSES PAYEES AVANT ORDONNANCEMENT (Comptes 473 et 4786)

CARACTERISTIQUES ET DOCUMENTS MECANISMES DE CONTROLE

OPERATION A VERIFIER PROCEDURES

CONTRÔLE DES DEPENSES La réglementation permet le - Pièces de dépenses 1 Vérifier pour les FJC l’existence de la formule
PAYEES AVANT paiement de certaines dépenses ayant réquisitoire-exécutoire sur les mémoires et états
ORDONANCEMENT (Comptes 473 un caractère urgent et/ou exceptionnel - Etats et mémoires de de paiement
et 4786) avant leur régulari-sation budgétaire : paiement avec réquisition 2 Vérifier pour les FJC la qualité des autorités
frais de justice criminelle, dépenses sur revêtue de la formule judiciaires et leur signature
réquisition, avances de solde, avances exécutoire (cas de FJC) 3 Vérifier pour les FJC le respect des taux et
sur indemnités de déplacement, autres barème de location de véhicules et
menues dépenses… - Livre de caisse d’hébergement des magistrats, tels que prévus
par les textes
Pour les frais de justice criminelle - Brouillard de caisse 4 Vérifier les comptes 473111(FJC) et 478601
(FJC), la Circulaire 99- 5B du 02/04/99 (Dépenses à classer et à régulariser) : Prise en
détermine la qualité des autorités - Fiches d’écritures charge des dépenses au Débit au moment du
judiciaires qui ordonnent le paiement paiement, et régularisation au crédit au fur et à
avec dépôt préalable de leur signature. - Grand livre mesure du mandat de régularisation émis par
l’ordonnateur.
Pour les avances de caisse, le 5 Demander des explications au comptable
- Livres auxiliaires
montant maximum payable est limité vérifié en cas de non régularisation
6 Demander et évaluer les diligences prises
Toutes ces dépenses doivent être - Demandes d’avance par le Chef de poste pour la régularisation des
régularisées sur le plan budgétaire par le (cas d'avance de caisse) dépenses avant ordonnancement
biais de l'émission de mandats de 7 Vérifier pour les avances le respect du
régularisation - Fiches individuelles des plafond autorisé

95
 avances (cas d'avance de
caisse)

D) OPERATIONS DU BUDGET GENERAL / DETECTION DES FAUX BONS DE CAISSE SALAIRES (MECANOGRAPHIES)

CARACTERISTIQUES ET
OPERATION A VERIFIER PROCEDURES DOCUMENTS MECANISMES DE CONTRÔLE

OPERATIONS DU BUDGET BC salaires / Budget général : - BC mécanographiés 1. Faire sortir tous les BC salaires payés et en instance de
GENERAL / DETECTION DES payés à la Perception transfert au moment de la vérification
FAUX BONS DE CAISSE SALAIRES - Sous ordonnateur : Directeur Principale et en instance
(MECANOGRAPHIES) de la Gestion Financière du de transfert à la TP de 2 Examiner l'authenticité de la griffe et de la signature du
Personnel de l'Etat (DGFPE) rattachement SORDONA (DGFPE) par rapport à la griffe et à la signature
de référence
- Comptable assignataire : - BC authentique devant
PGA servir de référence quant à 3 Vérifier l'existence et la conformité du visa de la PGA,
la griffe du SORDONA et comptable assignataire :
au visa de la PGA - visa bon à payer apposé par machine perforatrice : les
perforations d'un faux BC sont mal faites
- Tous les BC salaires - visa manuel avant paiement apposé par un des agents
payés par le TP et habilités de la PGA
transférés à la PGA mais
rejetés par cette dernière. 4 Procéder au recoupement nécessaire au moindre signe de
non conformité avec la griffe, la signature ou les visas
habituels

5 Se méfier des BC apportés par des fonctionnaires servant

hors de la CIRFIN

6 Bien examiner la formule pour acquit apposée par le

bénéficiaire et s'assurer que le BC a été payé au véritable

96
 créancier : Nom, N° pièce d'identité, date, signature.

E) OPERATIONS DU BUDGET GENERAL / DETECTION DES FAUX BONS DE CAISSE HORS MECANO (INDEMNITES ET AUTRES)

CARACTERISTIQUES ET
OPERATION A VERIFIER PROCEDURES DOCUMENTS MECANISMES DE CONTRÔLE

OPERATIONS DU BUDGET BC hors mécano (indemnités et autres - BC hors mécano 1 Faire sortir tous les BC hors mécano payés et toutes les PJ y
GENERAL / DETECTION DES dépenses) / Budget général : payés à la TP afférentes
FAUX BONS DE CAISSE HORS
MECANO (INDEMNITES ET 8 Sous ordonnateur : - BC authentique de 2 Examiner l'authenticité des cachets et des signatures
AUTRES) SORDONA au niveau de chaque référence portant le cachet respectifs du SORDONA et du TP assignataire (visa) de la
Circonscription Financière (CIRFIN) et la signature du CIRFIN et procéder au recoupement au moindre doute sur
SORDONA de la CIRFIN, leur conformité, à la moindre anomalie
9 Comptable assignataire : TP le visa du TP assignataire
au niveau de chaque CIRFIN. 1. Se méfier des BC présentés par des fonctionnaires servant
- Pièces justificatives hors de la circonscription du TP
des dépenses payés sur
BC hors mécano en 2. Vérifier la logique des coordonnées de chaque bénéficiaire
instance de transfert des BC : corps et grade, Service employeur, N° matricule (à
rapprocher avec l'effectif des fonctionnaires et avec l'âge du
- Pièces de référence fonctionnaire), N° CIN (à rapprocher avec la logique établie
portant les cachets et les selon le sexe, le lieu et la date de délivrance)
signatures des gestion-
naires des crédits 3. Vérifier l'éligibilité de la dépense (nature, prévision
respectifs au niveau de la budgétaire)
CIRFIN
4. Vérifier l'existence et la conformité des pièces justificatives
constituées par les gestionnaires de crédits dans la CIRFIN :
recouper auprès de ces derniers en cas de doute

97
 F) OPERATIONS DU BUDGET GENERAL / DETECTION DES FAUX TITRES DE PAIEMENT DE PENSION

CARACTERISTIQUES ET
OPERATION A VERIFIER PROCEDURES DOCUMENTS MECANISMES DE CONTRÔLE

OPERATIONS DU BUDGET Les titres de paiement de pension - Les TPP payés par le 1 Faire sortir tous les TPP payés et en instance de transfert au
GENERAL / DETECTION DES sont tous mécanographiés. TP et en instance de moment de la vérification
FAUX TITRES DE PAIEMENT DE 10 SORDONA : DGFPE transfert à la PGA
PENSION (TPP) 11 Comptable assignataire : 2 Examiner l'authenticité de la griffe et de la signature du
PGA - Les bordereaux listing SORDONA (DGFPE)
d'où émargent les
Sauf procuration en bonne et due pensionnés lors de la 3 Vérifier l'existence et la conformité du visa de la PGA,
forme (acte notarié ou ordonnance du délivrance des TPP comptable assignataire : Détecter les faux visa bon à payer
Tribunal), les TPP sont délivrés et (imitation imparfaite des perforations) et les faux visa avant
payés aux pensionnés pour lesquels - Les TPP payés par le paiement (imitation des paraphes des agents habilités de la
ils sont émis. TP, transférés à la RGA PGA ou tout simplement pure invention de paraphe)
mais rejetés par celle-ci.
Les TPP non payés dans un délai 4 Procéder au recoupement nécessaire auprès du SORDONA
de trois (3) mois après son émission - Les TPP non payés et/ou de la PGA au moindre doute.
doivent être retournés à la PGA et au
Service des Pensions. - Doubles des cartes de 5 Examiner la formule pour acquit apposée par le bénéficiaire
pensionnés détenues à la et détecter la moindre anomalie : Nom incohérent avec celui
Sauf réversion, le droit à la TP du pensionné inscrit sur le TPP, N° pièce d'identité illogique
pension s'arrête le mois du décès du (non concordance avec le sexe, le lieu ou la date de
bénéficiaire. délivrance ou encore avec l'âge du pensionné, date de
paiement antérieur à la date d'émission, signature différente
par rapport à celle sur la carte de pensionné ou à
l'émargement du bordereau listing

98
 G) OPERATIONS DU BUDGET GENERAL / RECHERCHE DES TITRES DE PAIEMENT DE PENSION PAYES APRES DECES DES
BENEFICIAIRES

CARACTERISTIQUES ET
OPERATION A VERIFIER PROCEDURES DOCUMENTS MECANISMES DE CONTRÔLE

OPERATIONS DU BUDGET Les titres de paiement de pension - Les TPP payés par le 1 Par sondage, choisir dans le bordereau listing quelques
GENERAL / RECHERCHE DES sont tous mécanographiés. TP et en instance de pensionnés dont essentiellement les plus anciens, c'est à
TITRES DE PAIEMENT DE 12 SORDONA : DGFPE transfert à la RGA dire les premiers n° matricules
PENSION PAYES APRES DECES 13 Comptable assignataire : 2 Prendre les bordereaux listing couvrant une période
DES BENEFICIAIRES PGA - Les bordereaux listing déterminée et suivre pour chaque échéance les
d'où émargent les émargements faits par chaque pensionné choisi afin de
Sauf procuration en bonne et due pensionnés lors de la relever tout changement ou toute intermittence
forme (acte notarié ou ordonnance du délivrance des TPP 3 Faire sortir les doubles des cartes des pensionnés choisis
Tribunal), les TPP sont délivrés et pour le sondage ainsi que les TPP établis et payés en leurs
payés aux pensionnés pour lesquels - Les TPP payés par le noms : Confronter alors les émargements des bordereaux
ils sont émis. TP, transférés à la RGA listing, les signatures apposées dans les TPP payés et les
mais rejetés par celui-ci. signatures dans les cartes de pensionnés
Les TPP non payés dans un délai 4 En cas de différence, vérifier auprès de la famille du
de trois (3) mois après son émission - Les TPP non payés pensionné (voir adresse sur la carte de pensionné), auprès
doivent être retournés à la PGA et au du ''Fokontany'' ou de la Commune du lieu d'établissement
Service des Pensions. - Doubles des cartes de du pensionné si le pensionné est en vie.
pensionnés détenues à la 5 Si la démarche s'avère difficile, attendre la prochaine
Sauf réversion, le droit à la PP échéance et vérifier la présence effective des pensionnés
pension s'arrête le mois du décès du dont le décès est soupçonné.
bénéficiaire. 6 Si le décès est confirmé, généraliser les recherches parmi
tous les pensionnés inscrits auprès du TP vérifié, collecter
les actes de décès (pièces à conviction)

H) OPERATIONS DES BUDGETS DES COLLECTIVITES TERRITORIALES GEREES

99
 CARACTERISTIQUES ET
OPERATION A VERIFIER PROCEDURES DOCUMENTS MECANISMES DE CONTRÔLE

OPERATIONS DES BUDGETS DES Le TP est également Comptable - Livres auxiliaires de 1 Rapprocher les situations des crédits disponibles (par
COLLECTIVI-TES TERRITORIALES principal assignataire dans le cadre de dépenses des Collectivités chapitre et article) offertes par les cahiers de suivi tenus par
GEREES l'exécution des budgets respectifs de gérées le TP avec celles données par les livres des ordonnateurs
la Commune, du "Fivondronana" et 2 Vérifier la fiabilité des visas aux crédits et dénoncer tout
lde la Province autonome (TP du Chef - Grand livre dépassement de crédit (émissions / crédits ouverts)
lieu de la Province) où son poste est 3 Par sondage des pièces justificatives des dépenses,
installé. - Les titres de règlement contrôler la fiabilité du contrôle de régularité effectué par le
payés (mandats et bons de TP : voir le caractère exhaustif des pièces, le respect de la
Le rôle d'ordonnateur est ici caisse…) procédure, l'existence de crédit disponible
assuré par le Maire pour la Commune, 4 Vérifier l'authenticité des titres de règlement :
par le Préfet ou le sous Préfet pour le - Les pièces - Examiner la conformité du cachet et de la signature de
"Fivondronana" et par le Chef de justificatives des dépenses l'ordonnateur avec le spécimen déposé au poste
Province pour la Province autonome. réglées - Examiner les renseignements concernant le
bénéficiaire : corps, grade, matricule, N° pièce d'identité
Les dépenses émises par ces - Budgets respectifs des et prestations (si salaires et indemnités) ; nom, qualité,
derniers requièrent le visa aux crédits Collectivités gérées N° Statistique, NIF, siège et prestations (si fournitures
et le visa de régularité du TP avant de ou de prestations de service)
pouvoir être réglées en numéraire ou - Cahiers de suivi de la - Recouper auprès de l'ordonnateur au moindre doute.
par virement. consommation des crédits 5 Vérifier l'exactitude de l'imputation comptable : Débit 4521
par Collectivité (Cahiers par crédit 5210 (en numéraire) ou par crédit 18311 (virement
De par sa qualité de Comptable d'enregistre-ment des à exécuter) ou par crédit 5120 virement postal)
assignataire, le TP est tenu de crédits ouverts et des visas 6 Vérifier la confection des comptes de gestion et
produire le compte de gestion des effectués) recommander fermement leur production en cas de constat
Collectivités dont il tient les comptes. de retard ou de carence.
- Les comptes de
gestion confectionnés

I) VERIFICATION DES RETENUES ET DES OPPOSITIONS SUR SALAIRES ET SUR PENSIONS

100
 CARACTERISTIQUES ET
OPERATION A VERIFIER PROCEDURES DOCUMENTS MECANISMES DE CONTROLE

VERIFICATION DES RETENUES L'opposition sur salaire ou pension - Bordereau de décompte 1 Vérifier cas par cas l’existence d’ordonnance de
ET DES OPPO-SITIONS SUR consiste pour le TP à opérer des salaires (BDS) saisie arrêt
SALAIRES ET SUR PENSIONS mensuellement une retenue sur solde 2 Vérifier que :
d'un fonctionnaire ou sur pension : - Fiche individuelle - la quotité cessible et le minimum vital soient
 Soit pour pension alimentaire due à opposition sur salaire par respectés
sa conjointe ; fonctionnaire - la solde ou la pension d’un même agent ne
 Soit pour paiement de dommages et fasse pas l’objet de plusieurs oppositions à la fois :
intérêts à autrui : - Livre ou brouillard de Recommander au comptable de rejeter les
 Soit en règlement par mensualité caisse ou ordre de virement ordonnances de saisie arrêt ultérieures dès que la
d’un achat à crédit s/compte BCRM 18311 quotité cessible est épuisée.
Le Trésor se présente alors comme suivant le mode de paiement
un tiers détenteur de la créance d’autrui 3 Vérifier la mise à jour mensuelle de la fiche
(conjointe du fonctionnaire ou particulier - Fiches d’écriture individuelle d’opposition, ainsi que la concordance
ou maison de commerce) entre montant de la retenue et montant porté sur la
Dans tous les cas, le TP opère la - Grand Livre fiche d’opposition.
retenue en vertu d’une ordonnance du
Tribunal tenant compte de la quotité 4 Vérifier la concordance du montant de la retenue
cessible et du minimum vital opérée mensuellement, par recoupement entre
COMPTABILISATION BDS, Fiche individuelle d’opposition, montant payé
 Prise en charge : D 601 et C 427 au créancier (caisse ou virement) et montant sur
(sur solde) / 4327 ou 4337 (sur Fiche d’écriture et dans le Grand Livre
pension)
 Règlement : D 427 / 4327 ou 4337 5 Pour éviter tout détournement s’assurer que deux
et C 5210/18311 personnes distinctes à la Trésorerie Principale sont
charges respectivement de la Retenue opposition et
du Règlement.

[Link]. Vérification et contrôle des comptes de tiers :

A) VERIFICATION DES COMPTES FOURNISSEURS : VIREMENTS EN INSTANCE D'EXECUTION (Comptes 4011 et 4031))

101
 CARACTERISTIQUES ET
OPERATION A VERIFIER PROCEDURES DOCUMENTS MECANISMES DE CONTROLE

VERIFICATION DES COMPTES Position de ces comptes : créditrice du - Livre auxiliaire de 1 Vérifier l’exactitude des écritures de prise en charge
FOURNISSEURS : VIREMENTS EN montant des mandats visés bon à payer développement des comptes des mandats budgétaires :
INSTANCE D'EXECUTION. et dont le règlement a été demandé par qui enregistre les opérations Débit cl.6 ou cl 2 et Crédit 4011 ou 4031.
4011 : Fournisseurs dépenses virement bancaire ou postal. dans leurs détails avec le
courantes virement en instance maximum de 2 Analyser dans le journal le détail des opérations
d’exécution» Les sommes imputées à ces renseignements. constatées au crédit et au débit des comptes 4011
4031 « Fournisseurs dépenses comptes se rapportent à l’opération de et 4031
d’investissement virement en prise en charge des dépenses - Fiches d’écritures recettes et
instance d’exécution» budgétaires ordonnancées au cours du dépenses ainsi que les 3 En fin de mois, ces comptes doivent présenter un
mois et au titre de l’exercice « n ». pièces justificatives. solde nul ou créditeur à apurer au cours du mois
suivant : Faire un rapprochement du solde de ces
Les comptes de tiers sont des - Journal grand-livre comptes avec celui du grand livre pour contrôle de
véritables comptes courants où figurent concordance.
des fonds déposés à titre obligatoire ou
facultatif, où des fonds dont l’emploi est 4 En cas de solde débiteur, les opérations ne sont
subordonné à des règles particulières. pas régulières. Un pointage des sommes portées
au débit et au crédit du compte s’avère nécessaire.
Demander des explications au comptable vérifié sur
les raisons de l’anomalie.

B) VERIFICATION DES COMPTES FOURNISSEURS : VIREMENTS DIFFERES (Comptes 4012 et 4032))

CARACTERISTIQUES ET
OPERATION A VERIFIER PROCEDURES DOCUMENTS MECANISMES DE CONTROLE

VERIFICATION DES COMPTES Position de ces comptes : créditrice. - Livre auxiliaire de 1 Vérifier dans le livre auxiliaire et dans le grand livre

102
FOURNISSEURS : VIREMENTS développement des comptes que les soldes créditeurs au 31 décembre de
DIFFERES Les soldes créditeurs des comptes qui enregistre les opérations l’année « n » soient bien repris en balance d’entrée
4012 « Fournisseurs dépenses 4011 et 4031 sont apurés au 31 dans leurs détails avec le dans les écritures de la gestion suivante.
courantes - virements différés - décembre de l’année « n » et portés maximum de renseignements.
Dépenses de fonctionnement. respectivement au crédit des comptes 2 Faire dresser un état de développement de solde.
4032 « Fournisseurs dépenses 4012 et 4032. - Grand livre
d’investissement - virements différés. 3 Le montant total des opérations constatées
Ces soldes représentent des - Fiches d’écritures recette et respectivement au débit de ces comptes au cours
créances des fournisseurs dont le dépense ainsi que les pièces de la gestion suivante ne doit pas excéder le solde
règlement par virement bancaire ou justificatives. créditeur repris en balance d’entrée.
postal n’a pu être effectué au cours de
l’année « n ». Le règlement sera exécuté 4 En cas d’anomalies, demander des explications au
au cours de la gestion suivante. comptable vérifié afin de redressement, sinon sa
responsabilité pécuniaire serait engagée.

5 Les noms des fournisseurs figurant sur l’état de

développement de solde doivent être émargés à
chaque opération de règlement avec les références
des chèques ou ordres de virement.

C) VERIFICATION DES COMPTES FOURNISSEURS : BONS DE CAISSE (Comptes 4013 et 4033)

CARACTERISTIQUES ET
OPERATION A VERIFIER PROCEDURES DOCUMENTS MECANISMES DE CONTROLE

VERIFICATION DES COMPTES Les sommes imputées au crédit de - Livre auxiliaire de 1 Vérifier l’écriture de prise en charge des mandats
FOURNISSEURS : BONS DE ces comptes se rapportent à l’opération développement des comptes budgétaires : D 6 ou 2 et C 4013 ou 4033 (par
CAISSE de prise en charge des dépenses où les opérations sont SORDONA)
4013 : Fournisseurs dépenses budgétaires ordonnancées au cours du 2 Faire un rapprochement du solde des comptes

103
courantes - bons de caisse « mois et au titre de l’exercice « n » et enregistrées dans leurs 4013 et 4033 enregistrés dans le livre auxiliaire
Dépenses de fonctionnement visées bon à payer. détails avec le maximum de avec celui du grand-livre pour contrôle de
4033 : Fournisseurs dépenses rensei-gnements. concordance. Si ce solde est débiteur, les
d'investissement - bons de caisse Elles représentent un règlement des opérations ne sont pas régulières : Demander des
créances des fournisseurs dont le - Fiches d’écriture recette explications au TP vérifié.
paiement a été demandé en numéraire. (crédit) et dépense (débit) sur 3 Détecter parmi les bons de caisse payés les faux
lesquelles sont portées la titres facilement reconnaissables aux auteurs du
Ces comptes doivent présenter un nature et le montant des visa, de l’ordonnancement et au numéro et chapitre
solde créditeur ou nul. opérations. d’imputation.
4 Vérifier si parmi les bons de caisse payés il y en a
Le solde créditeur apparaissant au - Grand livre . qui sont atteints par la prescription quadriennale : le
31 décembre est repris en balance montant des créances atteintes par la prescription
d’entrée dans les écritures de la gestion est débité en fin d’année de ces comptes et porté
suivante. Il doit faire l’objet d’un état de au crédit du compte 7788 « Produits exceptionnels -
développement de solde à joindre à la autres produits divers d’exploitation».
fiche d’écriture crédit au 31 décembre. 5 Pour lever une éventuelle hésitation quant au
Ces comptes sont subdivisés par gonflement du débit de ces comptes (bons de
gestion. caisse payés), vérifier que les bons de caisse émis
pour le paiement des créances des autres budgets
(Province, Commune, budgets annexes) ne sont
pas comptabilisés à ces comptes

D) VERIFICATION DU COMPTE "REGIES D'AVANCES NON REGULARISEES" (Compte 4092)

CARACTERISTIQUES ET
OPERATION A VERIFIER PROCEDURES DOCUMENTS MECANISMES DE CONTROLE

VERIFICATION DU COMPTE Les avances accordées aux régisseurs - Livre auxiliaire de 1 Vérifier que les opérations imputées au débit de ce
"REGIES D'AVANCES NON d’avances non régularisées en fin développement des comptes compte proviennent de l’apurement du compte 5410
REGULARISEES (Compte 4092) d’exercice sont imputées au débit de ce où sont enregistrées les « Régies d’avances»
compte. opérations dans leurs détails
avec le maximum de 2 Vérifier et exiger les diligences faites par le
renseignements. Comptable vérifié pour l'apurement de ce compte

104
 - Fiches d’écriture recette
(crédit) et dépense (débit)
annotées de la nature et du
montant des opérations.

- Journal grand-livre.

E ) VERIFICATION DES COMPTES CLIENTS : REDEVABLES RECETTES FISCALES ET NON FISCALES ( Comptes 411 et 415)

CARACTERISTIQUES ET
OPERATION A VERIFIER PROCEDURES DOCUMENTS MECANISMES DE CONTROLE

VERIFICATION DES COMPTES Ce sont des comptes de prise en - Carnet ou registre de 1 Vérifier l’existence des titres émis et des écritures
CLIENTS : REDEVABLES charge des droits constatés sur titres de perception où sont de prise en charge D 4 et C 7
RECETTES FISCALES ET NON recette (ordre de recette, rôles d’impôts) enregistrées dans leurs
FISCALES détails les opérations avec le 2 Faire un rapprochement du solde des comptes 411
411 « Redevables recettes fiscales» Ils doivent présenter un solde maximum de rensei- et 415 dans les livres auxiliaires avec celui du
415 « Redevables recettes non débiteur ou nul et exception-nellement gnements grand-livre.
fiscales» créditeur en cas d’avances ou
d’acomptes. Dans ces derniers cas, les - Fiches d’écriture recette et 3 Vérifier la validité des encaissements en
avances et acomptes sont imputés au dépense annotées de la rapprochant le total figurant au crédit des comptes
crédit du compte 419. 411 et 415 et le total des crédits au mêmes

105
 nature et du montant des comptes porté au quittancier à souche ou
opérations. déclaration de recette.

- Journal grand-livre. 4 Vérifier qu’en fin d’exercice, un état de

développement des soldes de ces comptes (états
des restes à recouvrer) soit établi.

F) VERIFICATION DES OPERATIONS DE TRAITE (Compte 4121)

CARACTERISTIQUES ET
OPERATION A VERIFIER PROCEDURES DOCUMENTS MECANISMES DE CONTROLE

VERIFICATION DES OPERATIONS Les opérations concernant ce - Carnet d’enregistrement des 1 Vérifier l’exactitude des écritures qui retracent le
DE TRAITE (Compte 4121) compte sont suivies sur un carnet effets et valeurs mobilisables. mouvement général des réceptions et des
d’enregistrement des effets et valeurs encaissements des traites.
mobilisables. - Fiches d’écriture recette et
dépense où sont annotées la 2 Vérifier que le solde débiteur soit conforme aux
Il doit présenter un solde débiteur ou nature et le montant des effets remis à la Banque Centrale ou à ceux
nul. opérations. détenus par le comptable qui n’est pas au siège
d’une agence de la Banque Centrale.
- Journal grand-livre.
3 S’assurer que les dates d’échéance soient
respectées.

106
 G) VERIFICATION DU COMPTE PERSONNEL : SALAIRES BONS DE CAISSE (Compte 4213)

CARACTERISTIQUES ET
OPERATION A VERIFIER PROCEDURES DOCUMENTS MECANISMES DE CONTROLE

VERIFICATION DU COMPTE Au crédit de ce compte est constaté - Livre auxiliaire où sont 1 Vérifier que les écritures de prise en charge des
PERSONNEL : SALAIRES BONS le montant des bons de caisse visés enregistrées les opérations mandats budgétaires : débit cl.6 à crédit 4213 aient
DE CAISSE (Compte 4213) « bon à payer » par le Trésorier par budget et par gestion été régulièrement passées.
assignataire de la dépense.
- Fiches d’écriture recette et 2 Faire un rapprochement des sommes enregistrées
Cette opération s’oppose au débit du dépense annotées de la par mois au crédit et au débit dans le livre auxiliaire
compte de charge budgétaire (classe 6) nature et du montant des avec celles du grand-livre pour contrôle de
intéressé. opérations concordance.

Au débit et par le crédit du compte - Journal grand-livre 3 Vérifier que sur les bons de caisse payés soient
5210 « caisse » ou du compte de liaison portées toutes les prescriptions relatives au
18 ou de transfert intéressé sont paiement des dépenses (lieu et date de l’acquit,
constatées les sommes acquittées apposition du cachet payé, les numéros des pièces
contre remise des bons de caisse. Ce d’identité des bénéficiaires).
compte est subdivisé par gestion.
4 Vérifier si parmi les bons de caisse, il y en a qui

107
 sont atteints par la prescription quadriennale.

5 Pour lever une éventuelle hésitation, vérifier que les

bons de caisse émis sur les budgets des
collectivités publiques et établissements publics ne
sont pas comptabilisés à ce compte.

H) VERIFICATION DU COMPTE PERSONNEL : OPPOSITIONS (Compte 427)

CARACTERISTIQUES ET
OPERATION A VERIFIER PROCEDURES DOCUMENTS MECANISMES DE CONTROLE

VERIFICATION DU COMPTE Sont imputées à ce compte les - Livre auxiliaire où sont 1 Vérifier la bonne passation des écritures de prise
PERSONNEL : OPPOSITIONS retenues résultant de l’application des enregistrées les opérations en charge au départ : Débit 6 / Crédit 427
(Compte 427) oppositions, ordonnances de saisies- par budget et par gestion
arrêts sur salaires. 2 Vérifier l’existence des ordonnances d’opposition et
- Fiches d’écriture recette et de saisies arrêts libellées au profit des
La dépense est imputée au débit du dépense annotées de la bénéficiaires.
compte budgétaire classe 6 intéressé nature et du montant des
pour le montant brut de opérations 3. S’assurer que l’emploi au débit de ce compte des
l’ordonnancement. sommes retenues au crédit soit justifié par des
- Journal grand-livre ordres de paiement visés « bon à payer » et
Le crédit du compte 427 reçoit le revêtus de l’acquit des ayants-droit ou des
montant de la retenue. mentions de virement en faveur du compte
bancaire ou postal du bénéficiaire.
Les retenues sont suivies dans un
livre auxiliaire permettant de retracer les 4. Faire établir un état de développement de solde de
retenues effectuées au crédit du compte ce compte dont le total doit correspondre au solde
et leur règlement sur ordre de paiement du grand-livre.
au débit du compte.
5. S’assurer que les opérations de retenues soient

108
 Le solde du compte doit être bien enregistrées au jour le jour dans le livre
créditeur ou nul. auxiliaire. L’une des pages enregistre les retenues
effectuées et l’autre les ordres de paiement payés
(apurement).

6. Vérifier s’il y a des sommes prescrites et devant

être reversées au budget général

I) VERIFICATION DU COMPTE PERSONNEL : MANDATS DE TRESORERIE (Compte 4214)

CARACTERISTIQUES ET
OPERATION A VERIFIER PROCEDURES DOCUMENTS MECANISMES DE CONTROLE

VERIFICATION DU COMPTE Les opérations effectuées à ce - Livre auxiliaire où sont 1. Vérifier que le numéro du mandat payé et centralisé
PERSONNEL : MANDATS DE compte sont suivies dans un livre enregistrées les opérations corresponde à celui de la souche conservée par le
TRESORERIE (Compte 4214) auxiliaire. par budget et par gestion comptable.

Le mandat sur le Trésor est un - Carnet de mandats sur le 2. Faire établir un état détaillé de développement de
« effet public » tiré d’un carnet à souche Trésor solde de ce compte.
et comportant deux parties détachables :
- Fiches d’écriture recette et 3. Vérifier que le solde concorde bien avec le montant
- l’avis d’émission de mandat envoyé dépense annotées de la total des mandats émis et non encore centralisés à
directement au Trésorier mandataire nature et du montant des la date de la vérification : La discordance peut être
du paiement opérations une source de détournement par usage de faux.
- le mandat lui-même destiné à être
remis au bénéficiaire du paiement. - Journal grand-livre
Prise en charge : le Comptable émetteur
crédite le compte 4214 par le Débit du
compte d’imputation de la dépense
budgétaire (classe 6).

Ce compte doit présenter un solde

créditeur ou nul.

109
 [Link] Contrôle de la gestion des comptes des correspondants du Trésor :

A) VERIFICATIONS DES OPERATIONS DES BUDGETS ANNEXES (Compte 4511)

CARACTERISTIQUES ET
OPERATION A VERIFIER PROCEDURES DOCUMENTS MECANISMES DE CONTROLE

VERIFICATION DES OPERATIONS Ce compte et ses dérivés servent à - Livre auxiliaire de 1. Vérifier la bonne passation des écritures de prise en
DES BUDGETS ANNEXES (Compte retracer les opérations financières de développement des comptes charge au départ : Débit 4511 / Crédit 403131 "BA
4511) Services publics non dotés de la où sont enregistrées les virement en instance d’exécution" ou 40333 "BA
personnalité morale dont l’activité tend opérations dans leurs détails bons de caisse"
essentiellement à produire des biens ou avec le maximum de rensei- 2. Vérifier l’authenticité des bons de caisse payés au
à rendre des services donnant lieu à gnements titre de ce compte à travers le visa bon à payer et la
paiement de prix. signature de l’ordonnateur.
- Fiches d’écriture recette et 3 Vérifier sur les bons de caisse payés que toutes les
Les opérations des budgets annexes dépense où sont annotées la prescriptions relatives au paiement des dépenses
sont prévues, autorisées et exécutées nature et le montant des soient portées (lieu et date de l’acquit, apposition du
dans les mêmes conditions que les opérations. cachet payé, numéro des pièces d’identité)
opérations du budget général. 4 Vérifier sur le livre auxiliaire que l’une des pages
- Journal grand-livre. enregistre en détail les opérations de prise en
Le Payeur Général d’Antanana-rivo charge (crédit), compte des virements en instance et
centralise en fin d’année en tant que compte bons de caisse et que l’autre retrace les
Comptable Principal les éléments de paiements effectués (apurement - débit).
recette et de dépense des autres 5 Faire établir un état de développement de solde de
Trésoriers Principaux dans le cadre de chaque compte : virement en instance et bon de
l'exécution des budgets annexes. caisse à rapprocher avec le solde des comptes
concernés au grand-livre.

110
 B) VERIFICATION DES OPERATIONS DES BUDGETS DES COLLECTIVITES TERRITORIALES (Compte 4521)

CARACTERISTIQUES ET
OPERATION A VERIFIER PROCEDURES DOCUMENTS MECANISMES DE CONTROLE

VERIFICATION DES OPERATIONS A ce compte sont constatées d’une - Livre auxiliaire de 1 Vérifier l’existence d’un budget approuvé (primitif et
DES BUDGETS DES part les opérations du budget de la développement des comptes additionnel) pour chaque Collectivité gérée par le
COLLECTIVITES TERRITORIALES Province Autonome (Compte 45211) et où sont enregistrées les Comptable
(Compte 4521) d’autre part les opérations des opérations dans leurs détails 2 Vérifier qu’il n’y ait pas dépassement de crédit, que
Communes urbaines et Communes avec le maximum de rensei- les opérations sont suivies dans un livre auxiliaire et
rurales (45213) lorsque les Receveurs gnements que le solde des comptes est dégagé à la fin de
de ces dernières sont des Comptables chaque mois.
du Trésor. - Fiches d’écriture recette et 3 Vérifier que la situation mensuelle des fonds libres
dépense où sont annotées la soit communiquée à l’Ordonnateur et qu’il n’y a pas
Il doit présenter un solde créditeur. nature et le montant des eu de paiement sans fonds disponibles.
opérations. 4 S’assurer du report du solde créditeur des
opérations budgétaires et des soldes débiteurs ou
- Journal grand-livre. créditeurs des comptes hors budgets :
- Comptes hors budget / Province Autonome :
 452111 "Imputation provisoire de recettes"
 452112 "Dépenses payées avant ordonnan-cement"
- Comptes hors budget / Communes :
 452131 "Imputation provisoire de recettes"
 452132 "Dépenses payées avant ordonnan-cement"
5 Vérifier la concordance du solde des livres
auxiliaires avec le grand-livre.
6 Analyser par sondage la régularité des pièces
justificatives dépenses

111
 C) VERIFICATION DES OPERATIONS DES BUDGETS DES ETABLISSEMENTS PUBLICS NATIONAUX (Compte 4522)

CARACTERISTIQUES ET
OPERATION A VERIFIER PROCEDURES DOCUMENTS MECANISMES DE CONTROLE

VERIFICATION DES OPERATIONS A partir de ce compte sont ouverts - Livre auxiliaire de 1 Vérifier l’existence du budget primitif dûment
DES BUDGETS DES des sous-comptes correspondants développement des comptes approuvé et éventuellement d'un budget additionnel
ETABLISSEMENTS PUBLICS chacun à un Etablissement public où sont enregistrées les 2 Vérifier que les opérations de recettes et de
NATIONAUX (Compte 4522) différent opérations dans leurs détails dépenses soient enregistrées au jour le jour dans
avec le maximum de rensei- un livre auxiliaire de recettes et de dépenses
Les opérations de recettes des gnements 3 Vérifier qu’il n’y ait pas de dépassement de crédit et
comptes budgétaires et des comptes de paiement sans fonds libres
hors budget sont imputées au crédit - Fiches d’écriture recette et 4 Vérifier que les soldes créditeurs et débiteurs des
dépense où sont annotées la comptes budgétaires, des comptes hors budgets
Les opérations de dépenses sont par nature et le montant des soient repris en balance d’entrée au titre de la
contre inscrites au débit. opérations. gestion suivante
5 Vérifier la concordance du solde des livres
- Journal grand-livre. auxiliaires avec le grand-livre.
6 Par sondage, vérifier la régularité des pièces
justificatives jointes aux mandats payés, l’existence
sur les bons de caisse ou mandats payés des
prescriptions relatives au paiement des dépenses
(lieu et date de l’acquit, apposition du cachet payé,
numéro des pièces d’identité).

D) VERIFICATION DES COMPTES DE DEPÔTS SANS INTERETS (Compte 4531)

112
 CARACTERISTIQUES ET
OPERATION A VERIFIER PROCEDURES DOCUMENTS MECANISMES DE CONTROLE

VERIFICATION DES COMPTES DE Les dépôts des organismes divers et - Livre auxiliaire de 1 Vérifier que :
DEPÔTS SANS INTERETS (Compte des particuliers sont suivis à ce compte développement des comptes  L’ouverture des comptes au nom des organismes
4531) qui doit toujours être créditeur. où sont enregistrées les et des particuliers ait été autorisée par la Direction
opérations dans leurs détails des la Comptabilité Publique ;
Les retraits sont effectués par avec le maximum de rensei-  lors de l’ouverture des comptes, les spécimens de
émission de chèques sur le Trésor et gnements signature des personnes autorisées à signer les
enregistrés dans un livre auxiliaire au chèques tirés sur ces comptes aient été déposés
même titre que les versements au crédit - Fiches d’écriture recette et au Trésor ;
du compte dépense où sont annotées la  sur les chèques payés ait été apposée la mention
nature et le montant des « Vu bon à payer » suivie de l’indication du
opérations. Comptable assignataire.

- Journal grand-livre. 2 S’assurer qu’au 31 Décembre, chaque détenteur de

compte produise une attestation de solde de
compte

3 Effectuer une confrontation de solde du livre

auxiliaire avec le grand-livre.

[Link] Contrôle de la gestion des comptes des débiteurs et créditeurs divers :

A) VERIFICATION DES REMISES SUR OBLIGATIONS CAUTIONNEES (Compte 4631)

113
 CARACTERISTIQUES ET
OPERATION A VERIFIER PROCEDURES DOCUMENTS MECANISMES DE CONTROLE

VERIFICATION DES REMISES Ce compte est destiné à décrire : - Livre auxiliaire de 1. Vérifier que :
SUR OBLIGATIONS développement des comptes  les opérations imputées à ce compte soient bien
CAUTIONNEES (Compte 4631) - AU CREDIT : les opérations où sont enregistrées les suivies dans le livre auxiliaire
d’encaissement sur les opérations dans leurs détails les ordres de paiement établis et payés soient
soumissionnaires des remises sur avec le maximum de rensei- justifiés par l’état de répartition des remises
crédits d’enlèvement et crédit de gnements  le solde du compte soit bien créditeur ou nul, sinon
droit en matière de douanes et de demander des explications au Comptable vérifié
contributions indirectes. - Fiches d’écriture recette et car une telle situation engage sa responsabilité
dépense où sont annotées la pécuniaire.
- AU DEBIT : la répartition des nature et le montant des
remises entre le receveur de la opérations. 2. Rapprocher le solde du livre auxiliaire avec le
régie financière et le Trésorier grand-livre.
Principal. - Journal grand-livre.

Le solde du compte doit être

créditeur ou nul.

B) VERIFICATION DES CONSIGNATIONS ADMINISTRATIVES ET JUDICIAIRES (Compte 46211)

CARACTERISTIQUES ET
OPERATION A VERIFIER PROCEDURES DOCUMENTS MECANISMES DE CONTROLE

VERIFICATION DES Tous dépôts ou consignations en - Livre auxiliaire de 1. Concernant les remboursements faits sur quittance,

114
CONSIGNATIONS ADMINIS- deniers ou en valeurs prévus par les développement des comptes cas des retraits effectués par les greffiers : Vérifier
TRATIVES ET JUDICIAIRES textes réglementaires sont reçus à ce où sont enregistrées les que la demande de retrait comporte le visa du juge,
(Compte 46211) compte en vertu de l'Ordonnance n° 62- opérations dans leurs détails ce visa étant obligatoire.
075 du 29 septembre 1962. avec le maximum de rensei-
gnements 2. Concernant les consignations : Vérifier l’absence
Les opérations sont enregistrées d’opposition notifiée au Comptable.
dans le journal de trésorerie, les pièces - Fiches d’écriture recette et
relatives à la déclaration de consignation dépense où sont annotées la 3 En cas d’oppositions dûment notifiées, tout
(décision adminis-trative ou décision de nature et le montant des remboursement demeure suspendu. La quittance
justice) sont conservées dans une opérations. de retrait doit être notariée pour un remboursement
chemise dossier. supérieur à 50.000 Fmg.
- Journal grand-livre.
Le compte doit présenter un solde
créditeur ou nul.

C) VERIFICATION DES DEBETS DES COMPTABLES (Compte 465 et sous comptes)

CARACTERISTIQUES ET
OPERATION A VERIFIER PROCEDURES DOCUMENTS MECANISMES DE CONTROLE

VERIFICATION DES DEBETS DES Les opérations sont retracées dans - Livre auxiliaire de 1. Vérifier la bonne passation de l'écriture de prise en
COMPTABLES (Compte 465 et le livre auxiliaire. développement des comptes charge et l’existence des pièces justifiant le débit
sous comptes) où sont enregistrées les du compte : ordre de paiement appuyé d’une copie

115
 Au débit de ce compte est imputé le opérations dans leurs détails de l’arrêté de débet et de l’ordre de recette émis au
déficit constaté dans la gestion d’un avec le maximum de rensei- titre du compte 465.
comptable public justifié par un ordre de gnements Ecriture à passer : Débit 465 / Crédit compte
paiement appuyé d’une copie de l’arrêté d’imputation provisoire du déficit de caisse
de débet et de l’ordre de recette émis au - Fiches d’écriture recette et
titre du compte 465 à l’encontre du dépense où sont annotées la 2. Faire établir un état de développement de solde
comptable défaillant. nature et le montant des détaillé et rapprocher au grand-livre pour
opérations. concordance.
Le crédit enregistre les versements
personnels des débiteurs. - Journal grand-livre. 3. Faire mentionner sur l’état de solde les diligences
exercées pour apurer les débets.
Le compte doit présenter un solde
débiteur ou nul.

D) VERIFICATION DES PROVISIONS CCAL-SOLIMA (Compte 467601)

CARACTERISTIQUES ET
OPERATION A VERIFIER PROCEDURES DOCUMENTS MECANISMES DE CONTROLE

VERIFICATION DES PROVISIONS L’émission des chèques - Livre auxiliaire de 1. Vérifier que :
CCAL - SOLIMA (Compte 467601) carburants/lubrifiants est suivie au crédit développement des comptes  les chèques remboursés en faveur des stations
de ce compte par le débit du compte de où sont enregistrées les distributrices de carburants aient été endossés à
la classe 6 qui aura supporté la dépense opérations dans leurs détails leur nom ;
correspondant à l’acquisition des avec le maximum de rensei-  les chèques payés comportent au verso le numéro

116
 chèques. gnements du poste comptable qui a vendu le chèque. Ceci
permet de déceler les chèques falsifiés.
Le bordereau de sortie dûment signé - Fiches d’écriture recette et
par le dépositaire - comptable est dépense où sont annotées la 2. S’assurer que dans le livre auxiliaire l’une des
rattaché au mandat à la suite de la nature et le montant des pages enregistre les numéros et montants des
délivrance des chèques. opérations. chèques délivrés au dépositaire - comptable et que
l’autre les numéros et montants des chèques
Le remboursement des chèques aux - Journal grand-livre. payés (apurement).
Stations de distribution de carburants est
constaté au débit du compte. 3. Vérifier que le compte soit arrêté mensuellement
avec report des antérieurs, et présente un solde
Ce compte doit être créditeur ou nul. créditeur ou nul.

E) VERIFICATION DES PROVISIONS DELEGATIONS DE CREDITS (Compte 467607)

CARACTERISTIQUES ET
OPERATION A VERIFIER PROCEDURES DOCUMENTS MECANISMES DE CONTROLE

VERIFICATION DES La gestion des crédits ouverts est - Livre auxiliaire de 1. Vérifier que les avis de délégation de crédits
DELEGATIONS DE CREDITS suivie au niveau de ce compte créé par développement des comptes soient bien retracés par gestionnaire délégataire
(Compte 467607) l’Instruction n° 93-11G du 03 Février où sont enregistrées les dans le livre auxiliaire de développement des
1993. Il décrit en crédit la réception de la opérations dans leurs détails comptes : l’une des pages enregistre les crédits
recette provenant de la délégation de avec le maximum de rensei- délégués reçus tandis que l’autre retrace les
crédits et en débit la dépense gnements paiements effectués sur ordre de paiement.
correspondant à l’emploi des crédits

117
 délégués. - Fiches d’écriture recette et 2. Vérifier que les formalités d’engagement et de
dépense où sont annotées la liquidation aient été accomplies avant le paiement
nature et le montant des des dépenses sur ordre de paiement
opérations.
3. Vérifier qu'en fin d’année le reliquat inutilisé ait été
- Avis de délégation de crédit reversé au budget général au titre des produits
(ADC) au nom de chaque exceptionnels.
gestionnaire délégué

- Journal grand-livre.

[Link]. Contrôle des opérations en comptes d'attente :

A) VERIFICATION DU COMPTE D'IMPUTATION PROVISOIRE DE RECETTES (Compte 471)

CARACTERISTIQUES ET
OPERATION A VERIFIER PROCEDURES DOCUMENTS MECANISMES DE CONTROLE

VERIFICATION DU COMPTE Les opérations budgétaires qui ne - Livre auxiliaire de 1 Vérifier et exiger :
D'IMPUTATION PROVISOIRE DE peuvent pas recevoir immédiatement développement des comptes  l’enregistrement au jour le jour des opérations au
RECETTES (Compte 471) une imputation définitive sont constatées où sont enregistrées les journal auxiliaire
provisoirement dans le compte 471 et opérations dans leurs détails  l’arrêté mensuel des écritures
ses sous-comptes avec le maximum de  l’envoi mensuel des états de versement à
renseigne-ments l’ordonnateur pour émission d’ordre de recette de
L’encaissement est réalisé en vertu régularisation

118
 d’un titre provisoire de perception ou un - Fiches d’écriture recette et  l’imputation définitive des recettes régularisées par
état de versement. dépense où sont annotées la nature de recettes.
nature et le montant des
Lors de l’apurement, les sous- opérations. 2 Faire établir un état de développement de solde à
comptes sont débités par le crédit du rapprocher au grand-livre.
compte d’imputation définitive des - Journal grand-livre.
recettes budgétaires correspondant à la 3 Examiner toutes les opérations enregistrées afin de
nature de la recette. déceler celles qui sont irrégulières ou interdites

Les opérations sont suivies dans un 4 Examiner l'état de développement du solde du

journal auxiliaire. compte et relever les opérations dont la
régularisation tarde ou semble difficile : en
Le solde du compte est créditeur ou demander les explications au Comptable vérifié.
nul.

B) VERIFICATION DES RECETTES A CLASSER ET A REGULARISER (Compte 4787)

CARACTERISTIQUES ET
OPERATION A VERIFIER PROCEDURES DOCUMENTS MECANISMES DE CONTROLE

VERIFICATION DES RECETTES A Sont imputées à ce compte les - Livre auxiliaire de 1 Vérifier et exiger :
CLASSER ET A REGULARISER opérations qui momentanément ne développement des comptes  l’enregistrement au jour le jour des opérations au
(Compte 4787) peuvent recevoir une imputation où sont enregistrées les journal auxiliaire
définitive. opérations dans leurs détails  l’arrêté mensuel des écritures
avec le maximum de  l’envoi mensuel des états de versement à
Elles sont suivies au crédit et au débit renseigne-ments l’ordonnateur pour émission d’ordre de recette de
dans un journal auxiliaire. régularisation
- Fiches d’écriture recette et  l’imputation définitive des recettes régularisées par
Le compte doit présenter un solde dépense où sont annotées la nature de recettes.
créditeur ou nul. nature et le montant des
opérations. 2 Faire établir un état de développement de solde à

119
 L’apurement est inscrit au Débit 4787 rapprocher au grand-livre.
/ Crédit du compte d’imputation définitive - Journal grand-livre.
qui reçoit la recette. 3 Vérifier par pointage que les sommes portées au
débit correspondent aux sommes portées au crédit
du compte d’imputation définitive.

4 Examiner toutes les opérations enregistrées au

crédit afin de déceler celles qui sont irrégulières ou
interdites

5 Examiner l'état de développement du solde du

compte et relever les opérations dont la
régularisation tarde ou semble difficile : en
demander les explications au Comptable vérifié.

C) VERIFICATION DES DEPENSES AVANT ORDONNANCEMENT (Compte 473 et sous comptes)

CARACTERISTIQUES ET
OPERATION A VERIFIER PROCEDURES DOCUMENTS MECANISMES DE CONTROLE

VERIFICATION DES DEPENSES Ce compte reçoit au débit - Livre auxiliaire de 1. Vérifier que les paiements imputés à ces comptes
AVANT ORDON-NANCEMENT l’imputation provisoire des diverses développement des comptes soient effectués en application d’une réglementation
(Compte 473 et sous comptes) dépenses ayant obligatoirement le où sont enregistrées les les ayant spécialement autorisés (avances sur
caractère budgétaire mais effectuées sur opérations dans leurs détails indemnité de déplacement, frais de justice criminelle,
ordre de paiement en attendant le avec le maximum de dépenses sur réquisition réglementaire de
mandatement ultérieur sur les crédits renseigne-ments l’ordonnateur)
budgétaires.
Ils sont crédités par le débit du - Fiches d’écriture recette et 2. Vérifier la diligence faite par le comptable pour les
compte d’imputation définitive des dépense où sont annotées la apurer : Envoi des pièces justificatives par bordereau
dépenses budgétaires sur mandat de nature et le montant des d’envoi au gestionnaire de crédit pour régularisation
paiement de régularisation. opérations. budgétaire
Ils reçoivent notamment les avances
diverses au titre du budget général, les - Journal grand-livre. 3. Faire établir un état de développement de solde à
frais de justice criminelle et les autres rapprocher au grand-livre : Examiner et relever les

120
 dépenses ayant un caractère urgent et opérations dont la régularisation tarde ou semble
exceptionnel. difficile : en demander les explications au Comptable
Les opérations débit et crédit sont vérifié.
suivies dans le journal auxiliaire de
trésorerie.
Le solde de ce compte et ses sous
comptes doit être débiteur ou nul.

D) VERIFICATION DES DEPENSES A CLASSER ET A REGULARISER (Compte 4786)

CARACTERISTIQUES ET
OPERATION A VERIFIER PROCEDURES DOCUMENTS MECANISMES DE CONTROLE

VERIFICATION DES DEPENSES A Sont imputées à ce compte : - Livre auxiliaire de 1. Vérifier la nature des pièces justificatives jointes à la
CLASSER ET A REGULARISER - les opérations ne pouvant pas développement des comptes fiche de dépenses.
(Compte 4786) momentanément recevoir une où sont enregistrées les
imputation définitive en raison de la opérations dans leurs détails 2. Faire établir un état détaillé de développement de
production de pièces justificatives avec le maximum de solde avec la diligence faite pour obtenir la
irrégulières (chèques rejetés par les renseigne-ments régularisation, cas de chèques rejetés, ou erreur de
Etablissements financiers, erreurs caisse.
de paiement) - Fiches d’écriture recette et
- les dépenses qui doivent être dépense où sont annotées la 3. Pour les chèques rejetés, un délai de un moins est
intégrées dans une gestion nature et le montant des accordé au comptable pour régulariser sinon,
déterminée pour éviter des opérations. engager sa responsabilité personnelle et pécuniaire.
chevauchements entre deux
gestions différentes. - Journal grand-livre. 4. Vérifier les titres de paiement payés et imputés à ce
compte : les faux titres et les erreurs de caisse non
Les opérations sont suivies dans un régularisés au bout d’un mois peuvent entraîner la
journal auxiliaire de trésorerie. mise en débet du comptable.

121
 Le compte doit présenter un solde 5. Autrement, le Comptable pourrait faire l’avance de
débiteur ou nul. ses propres deniers pour l’apurement du compte.

[Link] Vérification des comptes budgétaires :

A) VERIFICATION DES COMPTES DE CHARGES (Comptes de la classe 6)

CARACTERISTIQUES ET
OPERATION A VERIFIER PROCEDURES DOCUMENTS MECANISMES DE CONTROLE

VERIFICATION DES COMPTES DE Aux termes du Décret N° 68-080 du - Livre auxiliaire de 1. Vérifier que le livre auxiliaire de contrôle de crédits
CHARGES (Comptes de la classe 6) 13 Février 1968 : avant d’être payées les développement des comptes soit à jour et qu’il n’y ait pas de dépassement de
60. et dérivés : charges de personnel dépenses sont engagées, liquidées et où sont enregistrées les crédits
61 et dérivés : achats de biens ordonnancées. opérations dans leurs détails 2. Au cas où les crédits budgétaires sont enregistrés
62 et dérivés : achats de services avec le maximum de sur disquettes faire éditer un listing correspondant
63 et dérivés : charges permanentes. Les dépenses ainsi ordonnancées renseigne-ments pour les besoins de contrôle.
64 et dérivés : impôts et taxes doivent faire l’objet d’une écriture de 3. Vérifier l'exactitude des comptes d'imputation
65 et dérivés : transferts et prise en charge : Débit 6 - Fiches d’écriture recette et 4. Vérifier que l’écriture de prise en charge des
subventions (fonctionnement) ou 2 (investisse-ment) dépense où sont annotées la mandats ait été bien effectuée : Equilibre du Débit
66 et dérivés : charges financières et Crédit 4 nature et le montant des classe 6 ou classe 2 et du Crédit de la classe 4.
67 et dérivés : charges diverses opérations. 5. Vérifier par sondage la régularité des pièces
69 et dérivés : dépenses justificatives jointes aux mandats ayant de forte
d’intervention - Journal grand-livre. valeur individuelle (par exemple marché de travaux
ou de prestation de service)
6. Vérifier que l’agent responsable du contrôle de
régularité prenne bien soin d’effectuer les retenues
ou oppositions et les cotisations CRCM ou CPR

122
 imputées au crédit du compte 42 et 18 (cas des
salaires)
7. Vérifier que les écritures du livre auxiliaire ou du
listing informatique fassent l’objet de rapprochement
systématique avec le grand-livre en fin de mois.

B) VERIFICATION DES COMPTES DE PRODUITS (Comptes de la classe 7)

CARACTERISTIQUES ET
OPERATIONA VERIFIER PROCEDURES DOCUMENTS MECANISMES DE CONTROLE

VERIFICATION DES COMPTES DE Les recettes fiscales sont retracées - Livre auxiliaire de 1. Vérifier le respect de la procédure en matière de
PRODUITS (Comptes de la classe 7) aux sous comptes dérivés développement des comptes recouvrement : encaissement, production de titre
70 et dérivés : Impôts sur les respectivement des comptes principaux où sont enregistrées les justificatif, délivrance de quittance…
revenus, bénéfices et gains 70 à 74 suivant leur nature. Celles des opérations dans leurs détails 2. Vérifier que les recettes soient correctement
71 et dérivés : Impôts sur le recettes non fiscales sont enregistrées avec le maximum de enregistrées et que la remise en banque journalière
patrimoine aux sous comptes dérivés des comptes renseigne-ments des chèques bancaires est effectuée.
72 et dérivés : Impôts sur les biens et principaux 77, 78, 79. 3. Vérifier par sondage la concordance des quittances
services Les recettes sur titre de - Fiches d’écriture recette et délivrées aux redevables et les montants passé en
7773 et dérivés : Impôts sur le perception font l’objet d’une prise en dépense où sont annotées la écritures comptables : livres auxiliaires et grand livre
commerce extérieur charge : D 41 / C 7 nature et le montant des 4. Vérifier la tenue du livre auxiliaire des recettes
74 et dérivés : Autres recettes A l'encaissement : D compte opérations. fiscales, par sous compte
fiscales financier / C 41. 5. Vérifier si, en pratique, les ordres de recettes de
77 et dérivés : Recettes non fiscales Les recettes fiscales au comptant - Journal grand-livre. régularisation sont émis avant la fin de chaque
79 et dérivés : Autres recettes et sont imputées directement au crédit de exercice et sont en possession du TP pour lui
transferts de charges la classe 7 au moment de leur permettre de confectionner son compte de gestion.
encaissement : un ordre de recette de 6. Vérifier s'il y a eu des dégrèvements et s’il en a été
régularisation est émis par la suite par le tenu compte dans la comptabilité du poste
service du Budget à titre de pièce 7. Pour les recettes sur titre ayant fait l’objet de prise
justificative en charge, vérifier que en fin d’année le compte de
Les encaissements des recettes non la classe 7 (crédit) a été diminué (par le crédit du
fiscales sont imputés au crédit du compte 487 Produits constatés d’avance) des soldes

123
 compte 4713. débiteurs des comptes 411 « Redevables, recettes
A la réception de l’ordre de recette fiscales » et 415 « Redevables recettes non
de régularisation émis par le Service du fiscales »
Budget : D 4713 / C compte d'imputation
définitive

[Link] Vérification des valeurs inactives :

Les mouvements de valeurs inactives appartenant à l’Etat, aux Etablissements publics et aux Collectivités publiques sont suivis en comptabilité en valeurs.

La comptabilité en valeurs est séparée d’une manière complète de la comptabilité en deniers. Les dispositions comptables y afférentes sont prévues par l’instruction n°
0028 D1 du 04 octobre 2000 : Les écritures sont constatées suivant le système de la partie double et déterminent les prises en charge, les positions successives et l’apurement des
prises en charge.

Les valeurs en portefeuille gérées par les comptables du Trésor peuvent être : des bons de trésor, chèques carburants lubrifiants, tickets communaux, matières
précieuses saisies et déposées au Trésor.

Trois comptes généraux sont utilisés pour comptabiliser les opérations en valeurs :

- 8611 Portefeuille de comptables

- 8612 Valeurs chez les correspondants des comptables ou les régisseurs

- 8613 Valeurs en portefeuille - compte de prise en charge

124
 A) CONTRÔLE DES VALEURS EN PORTEFEUILLE (Compte 8611 et sous comptes)

CARACTERISTIQUES ET
OPERATION A VERIFIER PROCEDURES DOCUMENTS MECANISMES DE CONTROLE

CONTRÔLE DES VALEURS EN Tous les titres et formules qui entrent - Livre auxiliaire de 1 Vérifier l’existence du livre auxiliaire où sont
PORTEFEUILLE (Compte 8611 et dans le portefeuille du comptable sont développement des comptes enregistrées les opérations journalières et du grand-
sous comptes suivant la nature des comptabilisés à ce compte suivant leur où sont enregistrées les livre qui permet de dégager le solde du compte
valeurs) nature : opérations dans leurs détails 2 Procéder au comptage manuel des valeurs en
AU DEBIT : les entrées avec le maximum de portefeuille et vérifier leur concordance avec les
AU CREDIT : les sorties. renseigne-ments soldes débiteurs des comptes 8611
3 Faire établir un procès-verbal de récolement des
Le comptable suit les mouvements - Fiches d’écriture recette et tickets et valeurs détenus par le comptable et le lui
des titres, tickets et formules dans un dépense où sont annotées la faire signer.
livre auxiliaire. nature et le montant des 4 En cas de non concordance, lors de la
opérations. confrontation, établir une note de vérification : La
Le solde du compte doit être débiteur responsabilité pécuniaire du Comptable vérifié
ou nul - Journal grand-livre. pourrait être engagée.

125
 B) CONTRÔLE DE LA SITUATION DES VALEURS CHEZ LES CORRESPONDANTS (Compte 8612 et sous comptes)

CARACTERISTIQUES ET
OPERATION A VERIFIER PROCEDURES DOCUMENTS MECANISMES DE CONTROLE

CONTRÔLE DE LA SITUATION A ce compte sont suivies les valeurs - Livre auxiliaire de 1 Vérifier que le solde débiteur de ce compte
DES VALEURS CHEZ LES envoyées aux comptables subordonnés développement des comptes corresponde bien aux valeurs détenues par les
CORRESPON-DANTS (Compte et autres correspondants tels que les où sont enregistrées les correspondants (Régisseurs communaux,
8612 et sous comptes suivant la Régisseurs de recettes opérations dans leurs détails Comptables subordonnés).
nature des valeurs) avec le maximum de
renseigne-ments 2 Faire établir en conséquence un procès-verbal de
récolement des tickets ou valeurs.
- Fiches d’écriture recette et
dépense où sont annotées la 3 Rapprocher le solde au montant total des tickets ou
nature et le montant des valeurs après comptage manuel.
opérations.

- Journal grand-livre.

126
 C) VERIFICATION DES COMPTES DES TIERS CREANCIERS EN TITRES ET VALEURS (Compte 8613 et sous comptes)

CARACTERISTIQUES ET
OPERATION A VERIFIER PROCEDURES DOCUMENTS MECANISMES DE CONTROLE

VERIFICATION DES COMPTES Ce compte est opposé aux comptes - Livre auxiliaire de 1 Vérifier que le débit du compte : tickets communaux
DES TIERS CREANCIERS EN 8611 et 8612. développement des comptes corresponde aux tickets vendus par le Régisseur de
TITRES ET VALEURS (Compte où sont enregistrées les la collectivité
8613 et sous comptes suivant la Il présente toujours et uniquement un opérations dans leurs détails
nature des valeurs) solde créditeur. avec le maximum de 2 Vérifier le total des quittances ou déclarations de
renseigne-ments recettes délivrées et faire le rapprochement : Il doit
Il retrace : y avoir balance entre le débit du compte et le
AU DEBIT : toute sortie définitive de - Fiches d’écriture recette et montant des quittances délivrées.
titres ou valeurs des écritures du dépense où sont annotées la
comptable. nature et le montant des
AU CREDIT : toute entrée, pour la opérations.
première fois de titres ou valeurs des
écritures du Comptable. - Journal grand-livre.

3. VERIFICATION D'UNE AGENCE COMPTABLE AUPRES D'UN POSTE DIPLOMATIQUE OU CONSULAIRE

127
3.1. VERIFICATION SUR PIECES

Les inscriptions comptables dans tous les documents et autres pièces utilisés, produits ou détenus au niveau des agents comptables des postes diplomatiques et
consulaires sont à la fois libellées en francs malagasy et en devises. Le taux de change utilisé pour la conversion est le taux courant de chancellerie.

3.1.1. INVENTAIRE DES PIECES ET DOCUMENTS COMPTABLES A EXPLOITER

- Les pièces de comptabilité mensuelles :

 Dépenses : BTD et pièces justificatives des dépenses réalisées durant le mois

 Recettes : BTR et pièces justificatives des recettes recouvrées durant le mois

 Opérations d'envois de fonds : Bordereau d'envoi de fonds

- La Situation des Dépenses Payées (SDP) : à chaque envoi de fonds

- Le procès - verbal mensuel de caisse

- Le relevé de la situation de trésorerie

- La Balance mensuelle des Opérations en Deniers (BOD)

3.1.2. MECANISMES DE CONTRÔLE

[Link]. Suivi de production des comptabilités

128
 OPERATION CARACTERISTIQUES ET
A VERIFIER PROCEDURES DOCUMENTS MECANISMES DE CONTRÔLE

SUIVI DE PRODUCTION DES L'Agent comptable est tenu de - BTD et pièces 1 Relever les BTD, les BTR et les Bordereaux d'envoi de fonds
COMPTABILITES produire et d'envoyer mensuel-lement justificatives des dépenses parvenus au titre d'un Exercice ou d'une gestion sous revue
à l'Agent Comptable Central des 2 Vérifier qu'aucune comptabilité mensuelle n'y manque tant
Postes Diplomatiques et Consulaires - BTR et pièces en ce qui concerne les dépenses que les recettes :
(ACCPDC) ses comptabilités justificatives des recettes - S'il y a manque, il y a anomalie : ainsi il y a lieu d'en
demander les explications, de requérir la production et
- Bordereau d'envoi de l'envoi de la ou des comptabilités manquantes et d'examiner
fonds minutieusement les Bordereaux et les pièces y afférentes.
- Si les comptabilités sont complètes, continuer la
vérification
3 Déterminer et évaluer les retards quant à la production des
comptabilités par rapport au délai normal d'acheminement
des courriers
- Plus le retard est important et s'accumule, plus la
probabilité d'existence d'anomalie et d'irrégularité est
grande : ainsi il y a lieu de procéder à une vérification sur
place.
- Si le retard ne s'avère pas alarmant, passer au contrôle
de concordance et de fiabilité des chiffres comptabilisés.

[Link]. Contrôle de concordance et de fiabilité des comptabilités :

OPERATION CARACTERISTIQUES ET
A VERIFIER PROCEDURES DOCUMENTS MECANISMES DE CONTRÔLE

129
CONTRÔLE DE CONCOR-DANCE Tous les chiffres inscrits dans les - BTD et pièces 1 Vérifier la concordance des pièces transférées avec les
ET DE FIABILITE DES comptabilités doivent être justificatives des dépenses montants inscrits dans les bordereaux : un écart doit
COMPTABILITES impérativement en concordance à vérifier impliquer le rejet de la comptabilité pour régularisation.
parfaite avec les opérations
effectivement réalisées. - BTD antérieur 2 Vérifier que les reports des antérieurs inscrits dans les
bordereaux examinés soient exacts, c'est à dire en
- BTR et pièces à concordance parfaite avec les montants totaux cumulés
vérifier dans les bordereaux antérieurs

- BTR antérieur 3 Vérifier l'exactitude des calculs dans les bordereaux :

Montant cumulé des opérations transférées depuis le début
- Bordereaux d'envoi de de l'Exercice (1er Janvier) = Montant total des opérations du
fonds mois + Report des antérieurs.

4 Contrôler la régularité des pièces transférées en justification

des opérations réalisées : authenticité des titres, éligibilité
des opérations, conformité aux règles de la comptabilité
publique.
.

[Link]. Appréciation des demandes d'approvisionnement des agents comptables :

OPERATION CARACTERISTIQUES ET
A VERIFIER PROCEDURES DOCUMENTS MECANISMES DE CONTRÔLE

APPRECIATION DES DEMANDES Les demandes de fonds doivent - PV de caisse 1 Evaluer le besoin moyen mensuel de chaque agent
D'APPROVISION-NEMENT DES être accompagner .de la SDP, du PV comptable à partir des données régulièrement relevées

130
AGENTS COMPTABLES de caisse et du relevé de la situation - SDP dans les PV de caisse et les SDP (volumes des recettes et
de trésorerie des dépenses mensuelles)
- Relevé de la situation
de trésorerie 2 Vérifier à partir de l'analyse des soldes de fin de mois de
l'encaisse et la situation de trésorerie en général l'exactitude
ou la précision du montant des fonds demandés par l'agent
comptable

[Link]. Suivi et contrôle des mouvements de disponibilités :

OPERATION CARACTERISTIQUES ET
A VERIFIER PROCEDURES DOCUMENTS MECANISMES DE CONTRÔLE

SUIVI ET CONTRÔLE DES Tous les mois, l'agent comptable est - PV de caisse antérieur 1 Vérifier dans le PV de caisse examiné l'exactitude du report
MOUVEMENTS DE tenu de rendre compte des et courant de solde : solde du compte caisse au début du mois = solde
DISPONIBILITES mouvements de sa caisse et de sa de fin du mois précédent (PV de caisse antérieur)
banque à l'ACCPDC et au Service - SDP (Situation des
central 2 Confronter le montant des approvisionnements inscrit dans

131
 Dépenses Payées) de la le PV de caisse avec le montant total vu dans les données
période sous revue offertes par le ou les bordereau(x) d'envoi de fonds de la
période.
- Bordereau d'envoi de
fonds de la période sous 3 Confronter également le montant des dépenses propres
revue inscrit dans le PV de caisse avec le montant total des
dépenses payées durant le mois dans la SDP
- Relevé de la situation
de trésorerie 4 Vérifier l'exactitude du calcul de la situation de l'encaisse à la
fin du mois dans le PV de caisse : Solde précédent +
Recettes propres et approvisionnements - Dépenses propres
et Dégagements

[Link]. Analyse de la balance des opérations en deniers (BOD)

A) CONTRÔLE DE LA FIABILITE DES DONNEES COMPTABLES

OPERATION CARACTERISTIQUES ET
A VERIFIER PROCEDURES DOCUMENTS MECANISMES DE CONTRÔLE

ANALYSE DE LA BALANCE DES L'Agent comptable établit à chaque - BOD Après contrôle des comptabilités du mois, vérifier les identités
OPERATIONS EN DENIERS (BOD) / fin de mois une balance des ci-après :
CONTRÔLE DE LA FIABILITE DES opérations en deniers de son poste - BTD 1 Solde débiteur du compte 5220 dans la BOD = solde offert
DONNEES COMPTABLES comptable par le PV de caisse
- BTR 2 Débit de la gestion du compte 1851 dans la BOD = Total
Etablie à partir du Journal Grand cumulé de l'année trouvé dans le BTD

132
 livre Centralisateur et tenant compte 3 Crédit de la gestion du compte 1851 dans la BOD = Total
des balances d'entrée (soldes - Bordereau d'envoi de cumulé de l'année trouvé dans le BTR
reportables), la BOD récapitule les fonds 4 Débit de la gestion du compte 1852 dans la BOD = Total
situations cumulées de tous les cumulé de l'année des recettes effectuées par l'ACCPDC
comptes utilisés par l'Agent comptable - PV de caisse pour compte de l'Agent comptable (cf. doubles des avis de
au titre d'un Exercice. règlement de recettes envoyés par l'ACCPDC)
5 Crédit de la gestion du compte 1852 dans la BOD = Total
cumulé de l'année des dépenses effectuées par l'ACCPDC
pour compte de l'Agent comptable (cf. doubles des avis de
règlement de dépenses envoyés par l'Agent comptable)
6 Débit de la gestion du compte 1853 dans la BOD = Total
cumulé de l'année trouvé dans la colonne débit
(Dégagements de caisse et chèques reçus à l'encaissement)
du dernier bordereau d'envoi de fonds
7 Crédit de la gestion du compte 1853 dans la BOD = Total
cumulé de l'année trouvé dans la colonne crédit
(Approvisionnements de caisse et virements à exécuter) du
dernier bordereau d'envoi de fonds

B) EXAMEN DES SOLDES DES COMPTES

OPERATION CARACTERISTIQUES ET
A VERIFIER PROCEDURES DOCUMENTS MECANISMES DE CONTRÔLE

ANALYSE DE LA BALANCE DES Les soldes des comptes au - BOD Vérifier la logique des soldes des comptes avant de procéder
OPERATIONS EN DENIERS / moment de l'établissement de la BOD à leur interprétation et analyse :
EXAMEN DES SOLDES DES sont clairement présentés au même - Etats de 1 Le solde du compte d'attente recettes (471) doit être
COMPTES titre que les balances d'entrée au développement des soldes nécessairement créditeur ou nul, jamais débiteur. Le solde
début de l'Exercice et les masses des des comptes d'attente créditeur représente les recettes à régulariser
opérations (masses débitrices et 2 Le solde du compte d'attente dépenses (472) doit être
masses créditrices) - PV de caisse nécessairement débiteur ou nul, jamais créditeur. Le solde
débiteur représente les dépenses à régulariser
3 Examiner les états de développement des soldes des
comptes d'attente produits obligatoirement par l'Agent
comptable :

133
 - y détecter les opérations reprochables
- déterminer au vu des dates des opérations celles dont
les régularisations semblent accuser des retards
- en demander les explications
4 Le solde du compte Caisse (5220) doit être nécessairement
débiteur ou à la limite nul.
- Confronter le avec la situation offerte par le PV de
caisse
- Analyser l'évolution du volume global des
décaissements pour la même période d'une année à l'autre

C) VERIFICATION DE L'EQUILIBRE DE LA BOD ET DE LA RECIPROCITE DES COMPTES

OPERATION CARACTERISTIQUES ET
A VERIFIER PROCEDURES DOCUMENTS MECANISMES DE CONTRÔLE

VERIFICATION DE L'EQUI-LIBRE Comme son nom l'indique, la - BOD 1 Vérifier pour chaque compte l'exactitude des calculs du total
DE LA BALANCE ET DE LA Balance des Opérations en Deniers du Débit (Balance d'entrée + Débit de la gestion), du total du
RECIPROCITE DES COMPTES traduit nécessairement l'équilibre - BTD Crédit (Balance d'entrée + Crédit de la gestion), et du solde
général des comptes en vertu de (différence entre Débit et Crédit)
l'application du principe de la - BTR 2 Vérifier l'exactitude des calculs respectifs du total général
comptabilité à partie double Débit = des masses débitrices (Total des balances d'entrée + Total
Crédit - Bordereau d'envoi de des débits de la gestion), du total général des masses
fonds créditrices (Total des balances d'entrée + Total des crédits
Compte tenu de la réciprocité des de la gestion); du total général des soldes débiteurs et du
transferts et des couvertures des total général des soldes créditeurs
transferts, les masses débitrices des 3 Vérifier l'équilibre de la BOD par les identités ci-après:
comptes de liaison au niveau de - Total général des balances d'entrée Débit = Total
l'Agent comptable concordent général des balances d'entrée Crédit

134
 nécessairement avec les masses - Total général des Débits de la gestion = Total général
créditrices des mêmes comptes au des Crédits de la gestion
niveau de l'ACCPDC et vice versa. - Total masses débitrices = Total masses créditrices
- Total général des soldes débiteurs = Total général des
soldes créditeurs
4 Contrôler si possible la réciprocité des comptes de liaison
(1851, 1852 et 1853) en pointant les bordereaux de
transferts et la BOD avec les situations offertes par les livres
auxiliaires des mêmes comptes tenus par l'agent
centralisateur au niveau de l'ACCPDC : Débit au niveau
Agent comptable = Crédit au niveau ACCPDC.

3.2. VERIFICATION SUR PLACE D'UNE AGENCE COMPTABLE AUPRES DE POSTE DIPLÔMATIQUE OU CONSULAIRE

3.2.1. METHODOLOGIE D'APPROCHE

[Link]. Principes généraux :

- L'exercice du contrôle et de la vérification sur place d'une agence comptable auprès d'un poste diplomatique et consulaire implique nécessairement un Ordre de
mission émanant de l'Autorité investie de ce pouvoir (mission à l'extérieur).
- L'Ordre de mission désigne les agents vérificateurs et définit la nature du contrôle à effectuer. Il peut être établi, soit de façon systématique suivant un
programme préétabli, soit à la suite d'une demande des autorités Supérieures, soit encore après prise de connaissance d'informations suspectes ou de
circonstances anormales concernant les postes comptables.
- Le contrôle peut être exhaustif et approfondi mais il peut également ne porter que sur un point précis d'une gestion donnée.
- Bien que nécessairement inopinée, une vérification doit être bien organisée pour être efficace et utile. Elle implique au préalable un travail préparatoire bien
défini.
- La présence permanente de tous les agents du poste est obligatoire pendant la durée de la mission.

[Link]. Travail préparatoire :

135
 Outre l'obligation de discrétion et de la nécessité de maîtrise de la procédure de contrôle requises de l'agent vérificateur, il importe de souligner que la vérification
proprement dite doit être précédée d'une collecte de données, d'informations et de documents comptables concernant l'Agence comptable à vérifier auprès de l'ACCPDC. Il est
ainsi nécessaire d'avoir une connaissance tout au moins globale de la situation de l'Agence comptable à vérifier, telle que :

- sa performance en termes de production des documents périodiques requis tels que le PV de caisse, la Situation des Dépenses Payées (SDP), les comptabilités
mensuelles, la Balance des Opérations en Deniers (BOD),

- son organisation : division du travail, effectif, répartition des tâches et des responsabilités,

- ses problèmes.

[Link]. Plan global de l'inspection :

La conduite d'une inspection d'une Agence comptable auprès d'un poste diplomatique et consulaire est identique à celle de tout autre poste comptable (TP et PP).
Elle doit nécessairement observer certaines règles afin d'assurer l'efficacité et l'efficience du processus de vérification. Elle nécessite ainsi une méthodologie d'approche bien
définie, c'est pourquoi les dix (10) étapes ci-après sont préconisées dans la démarche de l'agent vérificateur :

(i) Vérification des disponibilités et audit des comptes financiers

(ii) Etablissement de la balance des comptes à la date du contrôle

(iii) Rapprochement des soldes en comptes avec les pièces des dépenses éligibles effectuées et des recettes encaissées

(iv) Vérification des comptes de transfert entre Comptables (comptes de liaison avec l'ACCPDC)

(v) Enquêtes et investigations

(vi) Constitution des pièces à conviction en cas de découverte d'irrégularités

(vii) Contrôle de l'organisation du poste et des moyens

(viii) Rédaction du Rapport d'inspection en mettant en exergue les points saillants de la vérification

(ix) Information des Autorités Supérieures en cas de découverte d'irrégularités

(x) Diligences pour le suivi de la suite donnée au Rapport d'Inspection sur le plan administratif, financier et judiciaire

136
3.2.2. MECANISMES DE CONTRÔLE SUR PLACE :

[Link]. Vérification des mouvements des comptes de disponibilités :

A) VERIFICATION DE LA CAISSE (Compte 5220)

OPERATION CARACTERISTIQUES ET
A VERIFIER PROCEDURES DOCUMENTS MECANISMES DE CONTRÔLE

VERIFICATION DE LA CAISSE Le compte enregistre tous les - Pièces justificatives 1 Faire arrêter tous les livres et autres documents comptables
(Compte 5220) mouvements d’espèces (pièces, billets recettes et dépenses. au moment de la vérification, dont notamment et en priorité
de banque, timbres mobiles fiscaux) - Grand Livre de le GLSC et JGLC.
reçues (encaissements) ou versées Situation de Trésorerie
(paiements) (GLSC) 2 Faire établir également la BOD au moment de la vérification.
- Quittanciers à souches
Fonctionnement : - Journal de Trésorerie 3 En même temps, procéder en présence de l'agent comptable
Au débit : Recettes (JTR) au comptage manuel des fonds et timbres fiscaux en caisse.
- Recettes propres pour - Carnet de DR de
compte du budget général couleur bleue 4 Rapprocher la situation physique après comptage avec le
- Approvisionnement provenant - Journal de Gestion de solde du compte caisse 5220 offert par le GLSC, le JGLC et
de la banque où est ouvert le Trésorerie (JGT) la BOD :
compte courant de l’Agence - Journal de Trésorerie - Si une différence en moins est constatée, il y a déficit de
comptable. Dépenses (JTD) caisse
Au crédit : - Si une différence en plus, il y a excédent de caisse à

137
 - Tous paiements en numéraire - Journal Grand Livre comptabiliser en recettes accidentelles
- Dégagement de caisse en Centralisateur (JGLC) - S'il y a concordance de la situation physique avec le
cas d’encaisse excédentaire. - PV de caisse solde en écritures, continuer la vérification du poste
- SDP
Son solde ne peu jamais être - BOD 5 Etablir le Procès Verbal de vérification de caisse à signer par
créditeur (sauf erreur ou fraude) le Chef de poste et les agents vérificateurs.

B) CONTRÔLE DE LA REGULARITE DES OPERATIONS DE CAISSE

OPERATION CARACTERISTIQUES ET
A VERIFIER PROCEDURES DOCUMENTS MECANISMES DE CONTRÔLE

CONTRÔLE DE LA REGU-LARITE Recettes : - Grand Livre de 1 Vérifier que : montant total des encaissements (Débit) =
DES OPERATIONS DE CAISSE - Toutes les recettes propres Situation de Caisse montant total des quittances délivrées du JTR + montant
ne peuvent être recouvrées qu'en (GLSC) total des DR approvisionnements
vertu de l'autorisation de la loi des En cas de différence, procéder au pointage des opérations
finances de l'Etat et des budgets des - Journal de Trésorerie par journée dans le JTR et le JGT avec le JGLC afin de
organismes publics. Leur perception Recettes (JTR) détecter les omissions ou les erreurs de transcription lors de
donne nécessairement lieu à la prise en charge des recettes.
délivrance de quittance - Carnet de déclaration 2 Vérifier que : montant total des décaissements (crédit) =
- Tous les approvision-nements de recettes montant total des PJ des décaissements transférées par
de caisse donnent lieu à délivrance BTD à l'ACCPDC
d'une DR - Journal de Gestion de 3 Faire sortir et examiner minutieusement toutes les pièces de
Caisse (JGT) dépenses du budget général non encore transférées à
Dépenses : l'ACCPDC
Toutes les dépenses doivent être - Journal de Trésorerie 4 Examiner soigneusement les dépenses enregistrées
autorisées par la loi des finances et Dépenses (JTD) journalièrement dans le JTD afin de détecter les opérations
prévues dans les budgets. Elles douteuses ou suspectes par leur nature (inhabituelle) ou par
doivent néces-sairement être justifiées - Pièces justificatives leur montant (élevé) ou par leur imputation : s'assurer que
et leur exécution obéit à une règle des opérations classées les PJ des opérations suspectes aient été transférées à
stricte de procédure (comptabilité par Exercice et par mois l'ACCPDC et qu'elles n'aient pas été rejetées.
publique). De même, tout dégagement

138
 de caisse est justifié par une quittance, - Journal Grand Livre
une DR ou un reçu de l'ACCPDC ou Centralisateur (JGLC)
de la banque
- BOD

C) VERIFICATION DES OPERATIONS BANCAIRES (Compte 5140)

OPERATION CARACTERISTIQUES ET
A VERIFIER PROCEDURES DOCUMENTS MECANISMES DE CONTRÔLE

VERIFICATION DES OPERATIONS Le compte enregistre : - Chèques bancaires 1. Vérifier que l’enregistrement des chèques bancaires, avis de
BANCAIRES (Compte 5140) Au Débit : - Ordres de virement crédit, avis de débit et ordre de virement est effectué
- Les versements d’espèces - Journal grand livre de journalièrement et de façon correcte. L’enregistrement doit
- Les remises à la banque, situation de trésorerie- indiquer le nom de la partie versante, la nature du
pour encaissement, de chèques banque (JGLSTB) règlement, le montant de l’effet reçu, la date de la remise à
en faveur de l’Agence comptable. - Journal de gestion de la banque.
- Les virements en faveur de Trésorerie (JGT)
l’Agence comptable - Journal de Trésorerie 2. Faire dégager le solde débiteur du compte 5140 dans le
- L’encaissement d’intérêts, de recette (JTR) JGLSTB qui doit correspondre au solde débiteur du même
produits financiers divers par la - Journal de Trésorerie compte tel qu’il ressort de l’écriture ci-après :
banque pour le compte de dépenses (JTD) - Solde débiteur du compte 5410 au 01.01
l’Agence comptable. - Journal grand livre - Total débit du compte du 1er janvier à la date de
Au Crédit : centralisateur (JGLC) vérification
- Les retraits directs d’espèces - Relevé de compte - Dans JGT (à ajouter)
au guichet mensuel - Dans JTR (à ajouter)
- Les chèques, virements émis - Etat de rapprochement - Crédit du compte depuis le 1er janvier à la date de la
par l’agent comptable en faveur vérification dans le JTD (à diminuer)
de tiers.
- Les commissions, frais 5 Procéder au rapprochement du solde débiteur tel qu’il
bancaires, intérêts à la charge de ressort de l’écriture ci-dessus avec le solde créditeur du
l’Agence comptable dernier relevé bancaire.

139
 Ce rapprochement permet, après enregistrement dans les
journaux JTR, JTD et JGT des opérations connues au moyen du
relevé de la banque, d’observer une concordance parfaite des
deux soldes.

[Link]. Contrôle de l'exécution des dépenses :

OPERATION CARACTERISTIQUES ET
A VERIFIER PROCEDURES DOCUMENTS MECANISMES DE CONTRÔLE

CONTRÔLE DE L'EXECUTION DES Les dépenses exécutées au - Journal de Trésorerie 1 Examiner soigneusement les dépenses enregistrées dans le
DEPENSES niveau de l'Agent comptable doivent Dépenses (JTD) JTD afin de détecter les opérations douteuses ou suspectes
être transférées à l'ACCPDC. par leur nature (inhabituelle) ou par leur montant (élevé) ou
- JGLC par leur imputation
Elles sont ainsi imputées au débit
du compte de liaison 18512 ventilé par - Doubles des BTD 2 Vérifier dans les doubles des BTD et des états récapitulatifs
nature des dépenses. que les pièces justificatives des opérations suspectes aient
- Pièces comptables en été transférées à l'ACCPDC et qu'elles n'aient pas été
Le transfert des pièces instance de transfert rejetées.
justificatives se fait par BTD mensuel.
3 Vérifier dans le JTD et le JGLC la concordance et
Le paiement en numéraire est l'exactitude de l'imputation des opérations
procédé de la vérification de régularité
du titre de paiement et de l’identité de 4 Vérifier l'effectivité des transferts des pièces comptables :
la partie prenante. voir les doubles des BTD et les états récapitulatifs des
dépenses envoyées, les chrono départ et les cahiers de
transmission.

5 Faire sortir et examiner soigneusement les pièces de

dépenses non encore transférées : déterminer les raisons du
retard s'il ne s'agit pas de comptabilités courantes.

140
 [Link]. Contrôle du recouvrement des recettes :

OPERATION CARACTERISTIQUES ET
A VERIFIER PROCEDURES DOCUMENTS MECANISMES DE CONTRÔLE

EVALUATION DU RECOU- Outre certains droits et taxes - Journal de trésorerie 1. Examiner attentivement les inscriptions sur les souches dans
VREMENT DES RÔLES ET perçus au niveau des postes recettes (JTR) le JTR afin de remarquer tout renseignement douteux et/ou
CONTRÔLE D'IMPUTATION diplomatiques et consulaires, l'Agent toute présentation suspecte concernant notamment le
comptable est également chargé de la - JGLC montant et le paraphe du guichetier :
collecte des IGR à retenir sur les - Existence de surcharge, de rature ou de gommage
salaires qui sont payés à sa caisse. - Bordereau d'envoi de - Montant illogique par rapport à la nature de la recette,
fonds par rapport à la qualité ou à l'importance de la partie
L’encaissement de numéraire doit versante
être effectué en vertu d’un titre de - BTR - Paraphe inhabituelle, fictive ou changeante du guichetier
perception légalement établi.
- Etat de retenue des 2. Au moindre doute, il importe de procéder au recoupement
impôts sur les revenus auprès du contribuable (partie versante)
(IGR)
3. Vérifier dans le JTR et le JGLC la concordance et l'exactitude
de l'imputation des opérations

4. Vérifier l'effectivité des transferts des pièces comptables :

voir les doubles des BTR et les états récapitulatifs des
recettes, les chrono départ et les cahiers de transmission.

5. Faire sortir et examiner soigneusement les pièces de

recettes non encore transférées : déterminer les raisons du
retard s'il ne s'agit pas de comptabilités courantes.

141
 [Link]. Vérification des opérattions en comptes d'attente :

A) VERIFICATION DU COMPTE D'ATTENTE DEPENSES (Compte 472)

OPERATION CARACTERISTIQUES ET
A VERIFIER PROCEDURES DOCUMENTS MECANISMES DE CONTRÔLE

VERIFICATION DU COMPTE - Les opérations de dépenses - JTD 1 Examiner dans le JTD, dans le JOD et dans le JGLC toutes
D'ATTENTE DEPENSES (Compte à régulariser de l'Agent comptable les opérations imputées au débit du compte 472 afin de
472) sont imputées à titre strictement - JOD détecter par rapport à la loi des finances, au budget de l'Etat,
provisoire au débit du compte 472 aux règles de la comptabilité publique et aux instructions
- JGLC celles qui n'auraient pas dû être effectuées pour non
- Le compte 472 est débiteur éligibilité et irrégularité ou pour leur caractère interdit
ou nul, jamais créditeur : son solde est - Grand Livre Auxiliaire 2 Demander les explications de l'Agent coptable pour toute
reportable des Comptes (GLAC) opération indûment effectuée et engager la procédure de
poursuite et de sanction en fonction de la gravité et de
- Les dépenses à régulariser - BOD l'importance de l'irrégularité.
ne peuvent être que des dépenses 3 Analyser les régularisations enregistrées au crédit du compte
éligibles et régulières (prévues par les - Etat de 472 :
budgets exécutés) développement de solde - Evaluer les décalages entre dates des opérations et
du compte 472 dates des régularisations
- Leur imputation provisoire est - Calculer et apprécier le taux de régularisation (Total
justifiable par leur caractère urgent et Régularisations / Total Opérations)
leur régularisation ne doit pas tarder 4 Faire produire et analyser l'état de développement du solde
(constitution des pièces justificatives, du compte 472 au moment de la vérification :
réalisation des procédures, - Demander les diligences faites par l'Agent comptable et
remboursement ou reversement…) les problèmes de régularisation
- Définir et imposer par la suite des mesures
- La responsabilité de la d'accélération du processus sous peine d'engagement de la
régularisation incombe à l'Agent responsabilité de l'Agent comptable
comptable

142
 B) VERIFICATION DU COMPTE D'ATTENTE RECETTES (Compte 471)

OPERATION CARACTERISTIQUES ET
A VERIFIER PROCEDURES DOCUMENTS MECANISMES DE CONTRÔLE

VERIFICATION DU COMPTE - Au niveau de l'Agent - JTR 1 Examiner dans le JTR, dans le JOD et dans le JGLC toutes
D'ATTENTE RECETTES (Compte comptable, les recettes à répartir, les les opérations imputées au crédit du compte 471 afin de
471) recettes dont les pièces justificatives - JOD détecter par rapport à l'autorisation de la loi des finances,
sont encore à compléter et les recettes aux prévisions budgétaires, aux règles de la comptabilité
dont l'imputation n'est pas encore - JGLC publique et aux instructions celles qui n'auraient pas dû être
claire sont imputées à titre provisoire effectuées
au crédit du compte 471 - Grand Livre Auxiliaire 2 Demander les explications de l'Agent comptable pour toute
des Comptes (GLAC) opération de recette indûment effectuée et imputée au
- Le compte 471 est créditeur compte 471 : recommander le versement de ladite recette en
ou nul, jamais débiteur : son solde est - BOD recette accidentelle du budget de l'Etat à défaut de demande
reportable de remboursement de la partie versante.
- Etat de 3 Analyser les apurements enregistrés au débit du compte 471
- La responsabilité de développement de solde :
l'apurement (régularisation) dudit solde du compte 471 - Evaluer les décalages entre dates des opérations et
incombe à l'Agent comptable dates des régularisations
- Calculer et apprécier le taux de régularisation (Total
Régularisations / Total Opérations)
4 Faire produire et analyser l'état de développement du solde
du compte 471 au moment de la vérification :
- Demander les diligences faites par l'Agent comptable et
les problèmes de régularisation
- Définir et imposer par la suite des mesures
d'accélération du processus d'apurement

143
 [Link]. Contrôle de la tenue des livres comptables :

OPERATION CARACTERISTIQUES ET
A VERIFIER PROCEDURES DOCUMENTS MECANISMES DE CONTRÔLE

CONTRÔLE DE LA TENUE DES - Tous les livres comptables - JTD 1. Contrôler la clarté, la netteté, la bonne présentation et la
LIVRES COMPTABLES tenus par l'Agent comptable doivent propreté de tous les livres comptables : adresser une note
être impérativement clairs, nets, - JTR de vérification assortie de recommandations à l'Agent
propres et bien présentés : dates, comptable en cas de médiocrité.
libellés clairs et exacts, sans rature ni - JGC
surcharge. 2. Vérifier la fiabilité des chiffres comptables offerts par les
- JOD livres :
- Tous les livres doivent être - Vérifier l'arrêtage journalier des livres
arrêtés journalièrement et offrir à - GLSC - Vérifier arithmétiquement et par sondage les
chaque arrêtage le total de la journée, enregistrements comptables : vérifier l'exactitude des calculs
le total des antérieurs et le cumul de - JGLC des montants totaux des journées afin de détecter toute
l'année en débit et en crédit. erreur ou falsification.
- GLAC - Vérifier la concordance des chiffres offerts par les divers
- Les soldes reportables journaux (JTR, JTD, JGC, JOD) avec ceux du livre
doivent être inscrits clairement dans - Livre auxiliaire des centralisateur (JGLC) : procéder au pointage journée par
les livres centralisateurs (JGLC et valeurs journée en cas de discordance
GLSC) - Vérifier la concordance de la situation des comptes de
disponibilités offerte par le GLSC avec celle donnée par le
JGLC tenant compte de la Balance d'entrée.

[Link]. Contrôle de la production et de l'envoi des pièces périodiques requises :

144
 OPERATION CARACTERISTIQUES ET
A VERIFIER PROCEDURES DOCUMENTS MECANISMES DE CONTRÔLE

CONTRÔLE DE LA PRODUC-TION - L'Agent comptable est tenu - Les doubles des 1 Contrôler la production effective et l'envoi de toutes les
ET DE L'ENVOI DES PIECES de produire et d'envoyer à l'ACCPDC bordereaux de transfert pièces et documents requis : vérifier dans ce sens :
PERIODIQUES REQUISES certaines situations et autres envoyés - les doubles des bordereaux de transfert de comptabilités
documents comptables devant et les références respectives de leurs envois
permettre à ces derniers de suivre et - Les PV de caisse - les doubles des PV de caisse et des SDP produits et les
de contrôler la gestion et le références de leurs envois
fonctionnement de son poste. - Les SDP - les doubles des BOD et des états de développement de
soldes élaborés et les références de leurs envois
- La production et l'envoi de - Les BOD
ces pièces sont en général mensuels 2 Evaluer les retards de production en fonction
(PV de caisse, SDP, Comptabilités, - Les états de
BOD, états de développement de développement de soldes 3 Tout retard et toute carence de production sont souvent
soldes des comptes d'attente. des comptes d'attente symptômes de détournement de deniers publics, de
dysfonctionnement ou de désorganisation : approfondir ainsi
la vérification de la gestion du poste.

4 Contrôler la fiabilité des données inscrites dans les

différentes pièces en examinant la continuité des situations
périodiques et la concordance des chiffres avec la
comptabilité

[Link]. Vérification des valeurs en portefeuille :

OPERATION CARACTERISTIQUES ET
A VERIFIER PROCEDURES DOCUMENTS MECANISMES DE CONTRÔLE

145
VERIFICATION DES VALEURS EN Outre les valeurs fiduciaires - Le livre de comptabilité 1 Vérifier l’existence physique et la présentation du livre de
PORTEFEUILLE (chéquiers, quittanciers , carnets de matières comptabilité matières :
DR) qu’il utilise, l'Agent comptable - Si le livre n’existe pas, rédiger une note de vérification et
peut detenir également des valeurs - Les bons d’entrée en exiger l’ouverture immédiate
inactives telles que les bons du Trésor - Si le livre existe, en vérifier la propreté, la clarté et la
- L'Agent comptable se doit d’en - Les bons de sortie fiabilité (Entrées = Total des bons d’entrée et Sorties = Total
suivre les mouvements dans un livre des bons de sortie)
de comptabilité matières où sont - Les valeurs en - Fournir des conseils pratiques pertinents à l'Agent
enregistrées systématiquement les portefeuille (stocks) comptable en cas d’imperfections dans la tenue du livre
entrées et les sorties. 2 Faire arrêter le livre au moment de la vérification et y faire
- Ce livre doit être tenu à jour et mentionner la situation de chaque type de valeur : Situation
arrêté régulièrement afin d’offrir après antérieure + Entrées – Sorties
chaque mouvement la situation de 3 Faire sortir, classer par nature et compter tous les tickets
stock en quantité et en valeur existant au poste vérifié au moment de la vérification :
- En dresser avec l'Agent comptable l’état de récolement
physique (situation de l’existant)
- Comparer avec la situation offerte par les écritures
- Si situation livre < situation état de récolement physique,
il y a soit des situations antérieures non reportées, soit des
entrées non enregistrées
- Dans le cas contraire, il y a des sorties non enregistrées.
- En tout cas, demander des explications et approfondir la
vérification en cas de discordance.

[Link]. Evaluation des ressources :

OPERATION CARACTERISTIQUES ET
A VERIFIER PROCEDURES DOCUMENTS MECANISMES DE CONTRÔLE

EVALUATION DES RESSOURCES - Des moyens sont mis à la - La liste exhaustive du 1 Vérifier l’état général du bâtiment abritant le poste comptable

146
disposition de l'Agent comptable afin personnel du poste vérifié vérifié (intérieur, extérieur, peinture, nombre de pièces,
de lui permettre de réaliser le rôle et la avec mention des corps, agencement et environnement) :
mission qui lui ont été confiés des grades et des
attributions respectives 2 Apprécier le caractère suffisant ou non en qualité et en
- Ces moyens peuvent être quantité de l’effectif du poste en fonction de l’organigramme
classés en trois (3) catégories, à - L’état d’inventaire des fonctionnel (division du travail), la répartition des tâches et le
savoir : moyens humains, moyens matériels et des mobi-liers volume des opérations
matériels et logistiques et moyens de bureau
financiers 3 Apprécier le caractère suffisant ou non des matériels et
- L’état d’inventaire des mobiliers de bureau en fonction du volume des opérations et
- Les moyens doivent être en matériels et consomp-tibles de l’effectif du poste
principe être proportionnels à la informatiques
mission 4 Apprécier le caractère suffisant ou non du volume des
- Les situations respec- crédits de fonctionnement alloués au poste en fonction de
tives des crédits de ses besoins et de sa situation géographique
fonctionnement alloués au
poste 5 Formuler des recommandations dans le Rapport de
vérification

147
 Volet 3 : EXPLOITATION DU RAPPORT ET RECOMMANDATIONS

1. EXPLOITATION DU RAPPORT

Une mission de vérification sur place donne systématiquement lieu à la rédaction du rapport y afférent. Cette rédaction obéit à des règles (cf. Annexe 10,
Annexe 11 et Annexe 12). Suivant les cas, ce rapport peut être "général" ou "spécial".

Le Rapport général est produit dans le cas d'une mission où aucun détournement de deniers publics n'a été constaté. Doivent être relatés dans le Rapport général :

- les généralités ou tous les renseignements recueillis concernant le poste et le comptable vérifiés, les spécificités de la localité d'implantation, ou encore la qualité
des agents verbalisateurs ;

- tous les constats faits par les agents verbalisateurs sur le fonctionnement, l'organisation, les ressources, les prestations ou les performances, les atouts et les
problèmes rencontrés par le poste comptable visité ; et

148
 - les conclusions, propositions et/ou recommandations des agents verbalisateurs.

Le Rapport spécial fait par contre suite à la découverte d'un détournement de fonds sous quelle forme que ce soit à l'occasion d'une inspection sur place et/ou sur
pièces. Le Rapport spécial définitif dont la rédaction peut prendre un certain temps doit être précédé de l'envoi aux Autorités Supérieures et hiérarchiques d'un pré-rapport de
vérification par la voie la plus rapide pour compte rendu d'urgence des faits constatés.

Le pré-rapport relate le montant, la source et l'auteur du détournement. Il doit être succinct et précis. Les destinataires en sont respectivement :

 la Présidence de la République ;
 la Primature ;
 le Ministère chargé des Finances ;
 la Direction Générale du Trésor ; et
 le Procureur de la République.

Il est à noter que les Autorités locales (Préfet, Sous-Préfet…) en sont également avisées pour l'ordre public en raison de la fermeture temporaire de la caisse
publique.

Le Rapport spécial définitif doit par contre revêtir un caractère contradictoire en vertu des réponses de l'agent incriminé aux faits qui lui sont reprochés. Il doit
également porter en annexes toutes les pièces à conviction que les agents verbalisateurs ont réuni en l'appui de leur constat. Sa rédaction prend logiquement un certain temps,
toutefois, il doit être préparé avec toute la célérité voulue.

1.1. CIRCUITS DES DOCUMENTS

1.1.1. Circuit du Rapport général :

Le Rapport général doit être rédigé et produit au moins en trois (3) exemplaires dont :

- un (1) exemplaire destiné aux Autorités Supérieures du Ministère chargé des Finances à titre de compte rendu de mission. Il est à présenter, en suivant la voie
hiérarchique, avec une fiche de synthèse relatant les points forts et les faiblesses du poste comptable vérifié, ainsi que les conclusions, propositions et
recommandations des agents vérificateurs ;

- un (1) exemplaire à adresser à la Direction Générale de l'Inspection Générale de l'Etat (IGE) à titre d'information pour le besoin de la coordination de ses
programmes de mission avec ceux de l'organe de contrôle interne du Trésor Public ; et

- un (1) exemplaire à verser, pour classement et pour archives, dans le dossier du poste comptable vérifié tenu au niveau de l'organe de contrôle interne du
Trésor Public.

149
 1.1.2. Circuit du Rapport spécial de constatation de détournement de deniers publics :

Le principe est de mettre en œuvre sans tarder la procédure de poursuites contre le fonctionnaire indélicat, d'où l'obligation de rendre compte en priorité aux
Autorités ci-dessus par tous les moyens officiels dont les Télégrammes-Lettres-Officiels (TLO) et les Télégrammes Officiels (TO).

Il incombe à l'auteur du rapport d'inspection de prendre les dispositions utiles pour exécuter la diffusion restreinte du pré-rapport.

En ce qui concerne la diffusion du Rapport définitif appuyé des pièces à conviction, il s'agit d'une information pour les besoins de la mise en œuvre et du suivi de
l'application des dispositions légales et réglementaires sur la répression des actes de détournements de deniers publics. A cet effet, sont destinataires du Rapport définitif :

- la Présidence de la République ;
- la Primature ;
- le Ministère chargé des Finances ;
- le Ministère chargé du Budget ;
- le Ministère de la Justice : avec la copie de la plainte déposée auprès du Procureur de la République près le tribunal de Première Instance du lieu du poste
comptable vérifié ;
- le Ministère de la Fonction Publique ;
- le Ministère de l'Intérieur ;
- le Gouverneur de la Province Autonome intéressée ;
- la Direction Générale de l'Inspection Générale de l'Etat ;
- la Direction Générale du Trésor ; et
- le Trésorier Principal de rattachement si le comptable vérifié est un Percepteur Principal, et ce le cas échéant avec la demande d'éléments d'informations
complémentaires.

1.2. EXPLOITATION DES DOCUMENTS (cf. Tableau synoptique illustrant les dispositions à prendre en cas de détournement ou malversation en Annexe 1)

Le Service (ou la Direction) chargé du contrôle, actuellement la Brigade d'Inspection, sous l'autorité du Directeur Général du Trésor est responsable de la gestion
technique des documents. A ce titre, il assume le suivi de l'affaire et effectue les démarches nécessaires pour la mise en œuvre des dispositions administratives et juridiques de
poursuites.

1.2.1. Exploitation du pré-rapport :

Le pré-rapport doit donner lieu à des sanctions administratives immédiates et à des mesures judiciaires préliminaires.

[Link]. Sanctions administratives immédiates :

150
 Le comptable indélicat est immédiatement écarté de la caisse. Une décision de suspension de fonction et de solde doit être prise d'urgence par le Ministre chargé
des Finances sur proposition du Directeur Général du Trésor.

En outre, à titre de mesures conservatoires, il y a lieu respectivement :

- de procéder à une opposition sur comptes bancaires et/ou postaux du comptable défaillant (initiative des agents verbalisateurs en
collaboration avec la Direction de la Comptabilité Publique et le Service du Personnel et de la Logistique) ; et

- de prendre les mesures conservatoires prévues et édictées par la Loi n° 95 032 du 26 Septembre 1995 instituant une
hypothèque légale et des saisies conservatoires au profit du Trésor Public en cas de malversations, de détournement de deniers publics et des biens de l'Etat,
ainsi que par le Décret n° 97 981 du 10 Juillet 1997 portant application de ladite Loi.

Il est à noter que cette hypothèque légale sur les biens immeubles et ces saisies conservatoires sur les biens meubles et effets mobiliers appartenant au Comptable
défaillant et/ou à son conjoint doivent être autorisées par ordonnance du Tribunal de Première Instance du lieu d'implantation du poste comptable après requête formulée par
les agents verbalisateurs.

[Link]. Mesures judiciaires préliminaires :

Le dépôt de la plainte par l'agent verbalisateur donne lieu respectivement :

- à une enquête préliminaire et à des auditions par l'Officier de Police Judiciaire, verbalisateur lors de l'audience du Tribunal ;

- à la garde à vue du comptable indélicat et le cas échéant de ses complices ; et

- à l'inculpation et au mandat de dépôt par le Procureur de la République

1.2.2. Exploitation du Rapport définitif et suivi de l'affaire :

La diffusion du Rapport définitif doit permettre la mise en oeuvre des actions tendant à statuer sur l'affaire. Les Autorités Supérieures compétentes qui en sont
notamment concernées sont :

- Le Ministre chargé des Finances (Employeur) ;

- Le Ministre chargé du Budget ;
- Le Ministre de la Fonction Publique ;
- Le Ministre de la Justice et le Tribunal de Première Instance intéressé.

151
 [Link]. Au niveau du Ministère chargé des Finances :

Le Rapport définitif permet à la Direction de la Comptabilité Publique :

- de formaliser les dossiers pour la traduction de l'agent devant le Conseil de discipline et pour la demande de mise en débet ;

- de nommer un Rapporteur chargé d'étudier le dossier et de présenter ses conclusions devant le Conseil de discipline; et

- d'autoriser l'agent incriminé de se faire assister par un représentant de son corps pour sa défense.

[Link]. Au niveau du Ministère chargé du Budget :

Le Rapport définitif constitue le dossier de base permettant au Service de la Tutelle et des Débets d'élaborer et de formaliser l'Arrêté de mise en débet pour la
restitution des fonds publics détournés.

[Link]. Au niveau du Ministère de la Fonction Publique :

Il incombe au Ministère de la Fonction Publique, à la réception des dossiers sur l'affaire dont le Rapport définitif, de convoquer et d'organiser la réunion du Conseil
de discipline pour statuer sur la responsabilité et le sort de l'agent incriminé sur le plan professionnel.

Des débats contradictoires ont lieu pendant la réunion du Conseil de discipline. Les faits y sont rappelés et discutés dans le respect du droit de défense de l'agent
mis en cause.

Les sanctions administratives sont prononcées après les délibérations du Conseil de Discipline. Il s'agit notamment d'une Décision ministérielle de révocation de la
fonction publique, de la déchéance du droit à pension de retraite et du droit d'exercer une fonction publique.

[Link]. Au niveau du Ministère de la Justice et du Tribunal de Première Instance intéressé :

A proprement parler, le Ministre de la Justice n'a pas de décision à prendre. Seulement dans le cadre du suivi, son intervention peut s'avérer nécessaire pour faire
activer le traitement des dossiers et le jugement de l'affaire lesquels relèvent de la compétence exclusive du Tribunal.

Ce dernier est seul habilité à prononcer les sanctions pénales à l'encontre de l'agent poursuivi et de toutes autres personnes impliquées.

[Link]. Au niveau du Trésor Public :

152
 Outre la formalisation des dossiers pour la traduction de l'agent mis en cause devant le Conseil de discipline (mesure administrative) et pour la demande de mise en
débet (mesure financière), le Ministère des Finances, par le biais de la Direction Générale du Trésor, et plus précisément du Poste comptable concerné doit procéder à la prise
en charge comptable de l'Arrêté de mise en débet qui lui est signifié.

Toutes les diligences en vue du recouvrement dudit débet incombent entièrement au Trésor Public. La Direction ou le Service chargé de l'Inspection au niveau de ce
dernier devra s'informer sur les situations de recouvrement des arrêtés de débet pris en charge et intervenir pour renforcer l'efficacité du suivi. Une telle mesure est primordiale
pour assurer la restitution des fonds détournés.

2. RECOMMANDATIONS

L'efficacité et l'efficience d'un système et d'une procédure de contrôle dépendent essentiellement de la capacité d'agir, de la qualité des prestations et des
performances de l'organe chargé de les mettre en œuvre.

Formulées à partir des observations émises lors de la revue du système et des procédures de contrôle existant, les recommandations seront orientées vers les
mesures ou conditions tendant respectivement :

(i) à mettre à niveau le réseau comptable ;

(ii) à restructurer les organes chargés de l'inspection (à l'échelon des Trésoreries Principales et au niveau central) ;

(i) à renforcer les moyens d'action (ressources humaines et matérielles) mis à la disposition desdits organes ;

(ii) à actualiser les motivations susceptibles d'être allouées aux agents vérificateurs ; et

(iii) à concevoir un système de contrôle de performance par l'élaboration de tableaux de bord en matière de suivi des mesures administratives, financières et
pénales et en matière de gestion des dossiers des postes comptables ou des fichiers des malversations.

2.1 MISE A NIVEAU DU RESEAU COMPTABLE

Cette mise à niveau doit se traduire en termes de personnel, plus précisément de profil de Chef de poste, d'une part, et de moyens matériels et logistiques, d'autre
part:

153
 2.1.1. Choix des Chefs de poste

Pour chaque catégorie de poste comptable - Trésorerie Principale et Perception Principale - le choix des Chefs de poste doit être effectué suivant des critères précis
et objectifs, tenant compte de l'envergure ou du volume des opérations de chaque poste, des spécificités ou exigences particulières de certains postes. Ces critères peuvent
être:

- le profil de l'agent ;
- ses dispositions, capacités ou performances ;
- ses parcours et expériences professionnels ; ou
- son intégrité morale.

2.1.2. Renforcement des ressources matérielles et logistiques

[Link]. Infrastructures / Bâtiment :

Il y a lieu de prévoir à moyen terme (3 à 5 ans) et selon le cas de chaque poste comptable soit la construction nouvelle après acquisition d'un terrain, soit la
rénovation ou la réhabilitation du Bâtiment existant dans le cadre du Programme d'Investissements Publics (PIP).

[Link]. Matériels de bureau / Bureautique / Mobiliers de bureau

Sur la base d'une liste des besoins standards élaborée et présentée dans le tableau ci-après suivant le minimum de base par poste et suivant la catégorie de celui ci,
il faudrait également renforcer les moyens matériels et logistiques des postes comptables.

MATERIELS DE BUREAU/BUREAUTIQUE MOBILIERS DE BUREAU

- Coffre-fort - Tables et chaises de bureaux
- Ordinateur et Imprimantes - Armoires
- Machine à photocopier - Rayonnages et meubles de classement ou d'archives
- Machines à écrire
- Machines à calculer
- Machine à faxer

Concernant particulièrement les machines à écrire et les machines à calculer destinées aux Perceptions Principales, il faudrait, lors de leur acquisition, satisfaire aux
exigences et spécifications ci-après:

- machines de très bonne qualité, fiable ;

- soit à alimentation mixte (pile et secteur)

154
 - soit la moitié du nombre de ces machines mécanique, l'autre moitié à alimentation électrique, ou pile ou solaire, et cela pour tenir compte du fait que quelques
dizaines de localités d'implantation de certaines Perceptions Principales ne disposent du courant électrique JIRAMA généré par groupe électrogène que pendant les heures de
fermetures des bureaux et des caisses.

Il est à rappeler ici que le renforcement en matériels, équipements bureautiques et mobiliers de bureau des postes du réseau comptable s'inscrit dans le cadre d'un
programme prévu à cet effet et commencé en 1999, consécutivement à la tenue de l'Atelier sur l'assainissement et l'amélioration de la gestion du réseau comptable du Trésor,
en Juin 1998 à Antananarivo.

2.1.3. Motivation et responsabilisation du personnel

Conformément aux Résolutions prises lors de l'Atelier précité, il faudrait:

- Procéder au reclassement des postes comptables

- Définir de façon claire les services au sein des postes comptables (une liste type de ces services, respectivement pour Trésorerie Principale et pour Perception
Principale, suivant leur catégorie avait déjà été établie lors de l'Atelier de Juin 1998)

- Responsabiliser et motiver les agents occupant des postes de commande / supervision, tels que Fondé de pouvoir et Chefs de service par leur nomination à
ces fonctions suivant décision du Trésorier Principal.

- Pour assurer une valeur ajoutée sur le plan professionnel aux agents des postes comptables, adopter et réaliser une politique de rotation interne du personnel,
systématiquement tous les trois ans par exemple.

- Dans le même ordre d'idée, mais en plus pour amoindrir tous risques de détournement, malversation, mauvaise gestion, effectuer une rotation ou permutation
des principaux responsables (Chef de poste, Adjoint, Fondé de pouvoir, Chef de service, Comptables), entre postes comptables - aussi bien Trésoreries
Principales que Perceptions Principales , tous les 4 ou 5 ans systématiquement.

2.1.4. Amélioration de la gestion des opérations

[Link]. Mouvements de fonds

- En Recettes : doit être systématisé et renforcé un contrôle de la concordance entre montants des souches des quittances et totaux par journée avec chiffres et
totaux correspondants enregistrés dans les livres et documents comptables (recoupement / rapprochement).

- En Dépenses : s'impose un rappel des pratiques conformes aux procédures et réglementations en vigueur.

155
 Exemples :
 Arrêté N°9999/2000MFE/SG du 15 Septembre 2000 sur la limitation des dépenses payables en espèces.
 Circulaire d'application N°00-12-B1 MFE/SG/DGT/DCP/SCP du 22 Septembre 2000.
 Tenue obligatoire d'un Livre - Journal de Caisse, nécessairement informatisé pour les Grands postes, notamment les Trésoreries Principales des chefs
lieux de Province, avec série continue et ininterrompue de Numéros, pour identification de chaque opération, et liste séparée des
opérations/transactions sur la caisse, date par date ou journée, pour contrôle.
 Examen minutieux des pièces de dépenses avant et après paiement
[Link]. Opérations de centralisation

Afin de mettre à jour tout le réseau comptable, il faudra procéder cumulativement et pour ce qui concerne chaque poste comptable :

- au rattrapage des traitements, des vérifications des pièces et écritures de couverture pour intégration des comptabilités des Régies Financières et des
Perceptions Principales rattachées ;

- à la régularisation et à l'apurement des comptes d'attente ;

- au traitement et à l'apurement des opérations de transfert, notamment celles portant sur les bons de caisse (compte 184212) et les pensions (compte 184221)

2.2 MISE A NIVEAU DES ORGANES DE CONTROLE

2.2.1. A l'échelon de chaque Trésorerie Principale

La mise en place d'une structure permanente de contrôle interne sous la responsabilité du Trésorier Principal ou des Fondés de pouvoirs est préconisée pour se
charger du contrôle non seulement des opérations des Perceptions Principales rattachées, mais également des propres opérations du poste dont cette structure relève.

[Link]. Contrôle des opérations du poste

La structure de contrôle interne sera appelée à exercer un contrôle systématique, au jour le jour, des opérations du poste, examiner les pièces justificatives à l'appui
des fiches d'écritures avant de viser celles-ci. Il est désormais à éviter d'apposer son visa sur les fiches d'écritures sans voir les pièces justificatives à l'appui, notamment celles
concernant des opérations de montant élevé.

La structure s'assurera de l'arrêtage périodique des opérations, après rapprochement et / ou pointage systématique préalable. Elle s'assurera également de la
concordance impérative entre totaux respectivement des journaux, du Grand Livre Général des comptes, et de la Balance Générale des comptes, compte par compte.

[Link]. Contrôle des opérations des Perceptions Principales rattachées

156
 L'organe de contrôle interne se chargera de l'élaboration, du suivi et de l'exploitation des tableaux de bord ci-après :

- Tableau de suivi de la Comptabilité des Perceptions Principales rattachées.

- Tableau de suivi des mouvement de trésorerie des Perceptions Principales rattachées

- Tableau de suivi et contrôle - sur base mensuelle - des opérations des comptes d'attente des Perceptions Principales en Recettes et en Dépenses

 Contrôle d'authenticité et régularité des pièces

 Vérification de la couverture des opérations régulières
 Recoupement de la prise en charge des rejets au moyen de Bordereaux d'Avis de Règlement (BAR) et de notes de rejet des opérations non
justifiées
 Examen des diligences prises en vue de la régularisation / apurement de ces comptes d'attente, à l’échelon respectivement des Perceptions
Principales rattachées et à celui de la Trésorerie Principale de rattachement.

A titre d'exemple et suivant la taille ou envergure de chaque Trésorerie Principale liée directement à l'éventail et au volume de ses opérations, l'organe ou structure
de contrôle interne devrait être constitué des éléments suivants:

- Agents du cadre A (Inspecteurs du Trésor) : 1à3

- Agents du cadre B (Contrôleurs du Trésor) : au moins 3

[Link]. Motivation des agents chargés du contrôle interne à l'échelon de chaque Trésorerie Principale

Pour motiver les agents vérificateurs désignés au niveau de chaque Trésorerie Principale, deux moyens sont à envisager, à savoir :

- Moyens matériels : véhicule de transport ; et

- Moyens financiers : indemnité journalière de déplacement à un taux acceptable, c'est à dire tenant compte des coûts réels de la vie (tarifs hôtels pour
hébergement et tarifs restauration), d'où alignement du taux des indemnités avec celui des agents vérificateurs de l'organe de contrôle au niveau central…

2.2.2. Au niveau central

[Link]. Restructuration et réorganisation de la Brigade d'Inspection

A) Transformation en Direction

157
 Le statut d'une Direction rattachée directement à la Direction Générale du Trésor, au même titre que les trois (3) autres Directions existantes (DCP, DDP et DOF)
est préconisé pour l'organe chargé du contrôle et de l'inspection pour les principales raisons ci-après :

- la Brigade d'Inspection dont l'Arrêté de création n'a précisé ni le statut ni le rang dans l'organisation de la Direction Générale du Trésor, n'est qu'une structure
provisoire instituée pour faire face d'urgence à la recrudescence des détournements de deniers publics des dernières années ;

- le statut de Direction à part entière permettra à la Brigade d'Inspection d'avoir une plus large vision objective de ses responsabilités ; il lui donnera la possibilité
de se développer dans le sens de l'efficacité, de la célérité et de la performance ;

- les attributions de la Brigade d'Inspection, et plus précisément les tâches à répartir au sein de la Brigade d'Inspection ne se limitent point aux travaux de
contrôle et de vérification ; l'existence de deux (2) autres fonctions de nature différente mais de même importance car aussi préoccupantes en permanence,
nécessite une division de travail plus rationnelle, d'où la division de la Direction de l'Inspection en trois (3) grands Services distincts mais liés entre eux ;

- basée sur la nature des attributions respectives et non plus sur de simples considérations géographiques, une telle organisation est indispensable afin de mieux
définir les tâches de chaque agent de la Direction de l'Inspection, d'éviter la dilution de leurs responsabilités, de contourner les surcharges de travail sources de
mauvaises performances et de mauvais résultats, et de faciliter la coordination et le contrôle des activités.

B) Nouvel organigramme (cf. annexe 2)

Les trois (3) Services proposés sont :

- le Service de Vérification et de Contrôle ou la Brigade Itinérante d'Inspection qui, composé d'Inspecteurs et d'Agents vérificateurs, se consacrera :

 au contrôle sur pièces des postes comptables (exploitation des pièces et autres documents comptables périodiques requis des postes comptables) , et

 à la vérification inopinée sur place de ces derniers.

L'organisation actuelle de la Brigade d'Inspection en trois (3) Unités opérationnelles sur trois (3) différentes zones géographiques (Nord, Centre et Sud) n'est plus
valable qu'à l'intérieur de ce Service ;

- le Service du Contentieux et du Suivi des Mesures qui, avec des Chargés d'Etudes diplômés en droit, assurera respectivement :

 la gestion et le suivi de tous les dossiers contentieux au niveau des Cours et Tribunaux ;

 les relations nécessaires avec le Ministère de la Justice (mesures pénales), avec le Ministère de la Fonction Publique (mesures administratives) et avec le
Ministère chargé du Budget (mesures financières) ;

158
  le suivi de l'application des sanctions administratives et pénales prononcées ; et

 le suivi du recouvrement des débets et de la mise en application des dispositions de la Loi n° 95 033 du 26 Septembre 1995 portant institution d'un
privilège du Trésor Public en matière de recouvrement des débets.

- Le Service d'Appui et des Ressources qui assurera notamment les fonctions d'administration générale des moyens et des ressources au niveau de la
Direction. Ce Service sera organisé en quatre (4) Bureaux distincts, à savoir :

 Le Bureau des Ressources qui sera chargé de l'administration des ressources affectées à la Direction de l'Inspection. A ce titre, il lui incombera de gérer :

(i) les ressources humaines dont notamment le personnel d'appui : organisation du travail, répartition des tâches, gestion des congés et des
permissions, recrutement et gestion de carrière…

(ii) les crédits de fonctionnement et d'investissement alloués dans les budgets de la Direction de l'Inspection : et

(iii) les matériels et logistiques : acquisitions, entretien, réparation, aménagement, installations, gestion de l'utilisation ou répartition.

 Le Bureau du Secrétariat qui assurera, outre les attributions courantes de Secrétariat au sein de la Direction de l'Inspection, les travaux spécifiques et
stratégiques ci-après :

(i) constitution de bases de données et de fichiers sur les malversations constatées ; et

(ii) édition des documents et rapports élaborés ;

 Le Bureau des Archives et de la Documentation qui, comme son appellation l'indique, se chargera de la gestion des archives et de la documentation.

 Le Bureau des Courriers et des Entretiens au sein duquel sont organisés les travaux des plantons vaguemestres, des chauffeurs mécaniciens, des
agents de nettoyage et des gardiens ou agents de sécurité.

[Link]. Renforcement des moyens de la Brigade d'Inspection

L'adoption de la nouvelle organisation telle que proposée ci-dessus implique nécessairement une adéquation des moyens matériels et des ressources humaines à
mettre à la disposition de la Brigade d'Inspection.

A) Renforcement des moyens matériels :

159
 Vu l'étendue du territoire national et l'importance du nombre de postes comptables à visiter (123) suivant l'objectif et le programme annuels appréhendé, soit une (1)
vérification sur place par an par poste, il est opportun de doter l'organe d'Inspection d'au moins deux (2) véhicules tout terrain 4X4 supplémentaires

Par ailleurs, il est recommandé de bien choisir les véhicules à acquérir en fonction de leur puissance et de leur robustesse. En effet, ces qualités doivent être
observées en prévision des tournées dans les localités enclavées ou de difficile accès et afin de limiter les frais de réparation et les frais de location de véhicules tout terrain qui
peuvent grever le budget de la Direction de l'Inspection et constituer ainsi un facteur de blocage quant à son fonctionnement.

La Direction de l'Inspection aura également besoin d'utiliser au moins trois (3) nouveaux micro ordinateurs PC performants (grande capacité de stockage et grande
vitesse de traitement des informations) dont :

- un (1) micro ordinateur pour la gestion des banques de données et des fichiers de malversations ; et

- deux (2) micro ordinateurs pour l'élaboration et l'édition des rapports, tableaux de bord et autres documents à traiter.

B) Adéquation des ressources humaines :

Le nombre et le profil des agents à affecter à la Direction de l'Inspection doivent être adaptés aux exigences de l'ampleur et de la nature de leurs attributions. Le
respect d'un tel principe est primordial dans la mesure où il conditionne les résultats, soit l'efficacité et l'efficience des interventions de l'organe de contrôle.

a) Profil requis :

Le choix des agents à affecter à la Direction de l'Inspection doit obéir à des critères bien définis compte tenu du caractère technique et des exigences des
attributions. En effet, les critères généraux à prendre en considération sont cumulativement :

- la qualification : grade et compétence de l'agent ;

- l'honnêteté : à apprécier suivant son passé et sa manière de servir ; et

- la disponibilité : consécration de l'agent à ses attributions au sein de la Direction de l'Inspection, d'ou l'impossibilité du dédoublement fonctionnel ;

Outre les critères généraux, chaque Service qui compose la Direction de l'Inspection peut définir des critères spécifiques dans le choix de ses agents. Ainsi :

 le Service de Contrôle et de Vérification doit exiger de ses membres, outre la maîtrise du système comptable et des procédures de contrôle, une aptitude
physique aux fréquents déplacements ;

 le Service du Contentieux et de suivi des Mesures doit requérir une formation en droit pour ses agents ;

160
  le Service d'Appui et des Ressources doit assurer :

(i)la maîtrise du traitement informatique au niveau du Bureau du Secrétariat (constitution de banques de données, élaboration et mise à jour
permanente de fichiers sur les malversations, édition de documents et de rapports…) ;

(ii) le sens de l'organisation et du classement pour les agents qui travailleront au Bureau des Archives et de la Documentation ; et

(iii) la connaissance des règles et des procédures d'exécution des dépenses publiques, de gestion des crédits, et de gestion du personnel de l'Etat
pour le personnel du Bureau des ressources.

b) Renforcement de l'effectif :

Le tableau qui suit illustre les besoins en effectif de la Direction de l'Inspection pour son épanouissement et pour l'efficacité de ses activités. Il démontre que l’effectif
à la Direction de l'Inspection doit être fixé au total à 43 agents qui se répartissent comme suit :

- 16 agents du Cadre A (Inspecteurs du Trésor ou équivalents dont au moins 4 juristes),

- 15 agents du Cadre B (Contrôleurs du Trésor et Percepteurs Principaux des Finances) ; et
- 12 agents des Cadres C et D (agents d'exécution).

(Besoins en effectif de la Direction de l'Inspection)

EFFECTIF
EMPLOIS Cadre A Cadre B Autres TOTAL
01. Directeur de l'Inspection 1 0 0 1
02. Sce du Contentieux et de Suivi 4 0 0 4

161
 Des Mesures 1 0 0 1
dont - Chef de Service
- Chargés d'Etudes 3 0 0 3
03. Sce de Contrôle et de Vérification ou Brigade Itinérante
d'Inspection 10 9 0 19
Dont - Chef de service ou Brigade 1 0 0 1
- Chefs d'Unités 3 0 0 3
- Inspecteurs vérificateurs 6 0 0 6
- Agents vérificateurs 0 9 0 9
04. Sce d'Appui et des Ressources 1 6 12 19
Dont - Chef de service 1 0 0 1
- Bureau du Secrétariat 0 3 2 5
- Bureau des Archives et
de la Documentation 0 1 1 2
- Bureau des Ressources 0 2 0 2
- Chauffeurs mécaniciens 0 0 3 3
- Gardiens (agents de séc.) 0 0 2 2
- Plantons vaguemestres 0 0 2 2
- Agents de nettoyage 0 0 2 2
TOTAL 16 15 12 43

[Link]. Actualisation des motivations

Les trois (3) sortes d'indemnités suivantes sont retenues et proposées pour être allouées aux fins de motivation aux agents de la Direction de l'Inspection :

- Indemnité forfaitaire de tournée ;

- Indemnité de déplacement ou per diem ; et

- Indemnité de risque ou "assurance-vie".

A) Indemnité forfaitaire de tournée :

L'indemnité forfaitaire de tournée est déjà prévue par l'Arrêté de création de la Brigade d'Inspection. Néanmoins, son mode d'allocation doit être clarifié.

En effet, l'indemnité forfaitaire de tournée est allouée jusqu'ici contre remise de tous les rapports de vérification de tous les postes visités dans le cadre d'une seule
tournée. Or, cette situation peut être source de non équité dans la mesure où le nombre de postes à visiter par tournée n'est pas constant.

162
 Un agent qui a fait 4 postes lors d'une sortie serait par conséquent fortement désavantagé par rapport à un autre qui n'en a visité que 2 dans la mesure où il a à
élaborer et à remettre 2 fois plus de Rapports que celui-ci pour avoir le droit à l'indemnité forfaitaire. Il serait alors plus indiqué et équitable :

- soit de fixer de façon constante le nombre de postes à visiter lors d'une sortie ;

- soit d'octroyer l'indemnité forfaitaire pour chaque poste vérifié et donc pour chaque Rapport remis.

B) Indemnité de déplacement ou "per diem":

Pour garantir l'indépendance totale de l'agent vérificateur vis à vis du comptable vérifié pendant toute la durée de sa mission, le montant de l'indemnité de
déplacement ou "per diem" qui lui est allouée doit être fixée en considération de la réalité et des indices effectifs des prix quant à son restauration et à son hébergement.

Les prix étant variables selon les localités (chefs lieux de Provinces ou localités excentriques), la détermination du montant du "per diem" doit se baser sur les prix
moyens pratiqués sur le marché. Ainsi, ce montant est évalué actuellement à cent cinquante mille francs (150 000 Fmg) par jour actuellement, soit :
- Hébergement : 85 000 Fmg (les tarifs variant de 50 000 à 130 000 Fmg)

- Restauration : 45 000 Fmg (soit 15 000 fmg X 3)

- Divers : 20 000 Fmg (fixé forfaitairement)

-------------------------------------------
Total : 150 000 Fmg

Par ailleurs, l'effectif et la durée d'une mission doivent être déterminés afin respectivement :

- d'éviter la confusion entre vitesse et précipitation dans la réalisation de la mission ou de garantir un approfondissement des investigations (durée minimum) ; et

- de contourner les éventuels abus quant à l'allocation des indemnités de déplacement (durée maximum).

Normalement, la vérification d'une Perception Principale quelle que soit sa taille ou sa catégorie nécessite au moins trois (3) agents verbalisateurs dont un
Inspecteur du Trésor.

La mission doit durer au minimum 2 jours (cas d'un poste dont la gestion est saine et correcte) et au maximum 10 jours (cas d'un poste dont la gestion nécessite le
maximum de redressements).

163
 Par contre, l'effectif d'une mission de vérification doit varier en fonction de la taille, de la catégorie ou encore du volume d'opérations de chaque Trésorerie
Principale. Ainsi, outre la paierie Générale (PGA) et la Recette Générale d'Antananarivo (RGA) qui nécessitent au moins dix (10) agents dont essentiellement des Inspecteurs
du Trésor, ledit effectif peut être fixé à titre indicatif comme suit :

- Huit (8) agents dont au moins quatre (4) Inspecteurs du Trésor pour la vérification d'une Trésorerie Principale de 1ère catégorie ;

- Six (6) membres dont au moins trois (3) Inspecteurs du Trésor pour une Trésorerie Principale de 2ème catégorie ;

- Cinq (5) membres dont au moins deux (2) Inspecteurs du Trésor pour un poste de 3ème catégorie ; et

- Quatre (4) membres dont deux (2) Inspecteur du Trésor pour un poste de 4ème catégorie.

C) Indemnité de risque et "assurance-vie" :

Les agents de la Direction de l'Inspection sont exposés en permanence à deux (2) types de risques liés à leurs attributions, à savoir :

- l'insécurité de leur personne et/ou de leurs familles dans la mesure où il a été constaté dans la pratique que les agents de la Direction de l'Inspection sont
craints par les comptables à vérifier et haïs ou menacés par les personnes poursuivies ou inquiétées pour détournement de deniers publics ;

- le risque d'accident de la route dans la mesure où ils sont appelés à effectuer de fréquents déplacements.

Ces risques sont à couvrir afin non seulement de garantir la motivation desdits agents, mais également d'asseoir un climat de quiétude, condition sine qua non de la
réussite, dans la réalisation de leurs missions.

Il est ainsi recommandé de prévoir :

 l'allocation d'une indemnité de risque forfaitaire et permanente à intégrer dans les soldes mensuels des agents ; et/ou

 la souscription d'une "assurance-vie" au profit de la famille de chaque agent.

[Link]. Conception d'un système de contrôle de performance

La Direction de l'Inspection se doit de procéder régulièrement à l'évaluation systématique de ses performances afin d'être en mesure de réfléchir en permanence sur
les voies et moyens pour le renforcement de son efficacité et ainsi de rectifier à temps les lacunes ou imperfections susceptibles d'être observées dans son fonctionnement.

Ainsi, outre les notes, fiches, compte-rendu, qu'elle sera amenée à produire de façon ponctuelle selon les circonstances, il lui est fortement recommandé de :

164
 - maintenir le système actuel de production systématique d'un rapport mensuel d'activités ;

- constituer une banque de données informatiques et des fichiers des malversations ; et

- élaborer des tableaux de bord en matière de suivi des mesures administratives, financières et pénales.

A) Le rapport mensuel d'activités :

Le rapport mensuel d'activités doit relater tous les points saillants constatés ou observés pendant le mois sous revue concernant les activités, les résultats, les
problèmes rencontrés ou les solutions réfléchies au niveau de la Direction de l'Inspection.

Le rapport mensuel d'activités sera communiqué aux Autorités Supérieures du Département. Il comprend :

 les rapports d'activités distincts des trois (3) Services de la Direction de l'Inspection ; et

 une note de synthèse du Directeur de l'Inspection.

B) Banque de données et fichiers des malversations :

La banque de données et les fichiers des malversations sont à constituer afin de mieux gérer et suivre l'exécution des programmes d'activités et les situations
respectives des dossiers afférents à chaque cas de malversation constaté au niveau de chaque poste comptable.

Ils doivent comprendre tous les renseignements recueillis sur chaque affaire tels que :

- nom, prénoms, matricule, corps et grade ou qualité de l'auteur ;

- montant et nature du détournement ;
- montant, le cas échéant, des remboursements effectués par l'auteur ;
- inventaire et références de tous les documents produits et de toutes les actions entreprises dans le cadre de l'affaire ;
- évolutions successives des dossiers avec dates précises ;
- problématiques et solutions adoptées ; et
- situation actuelle.

La banque de données et les fichiers de malversations sont à constituer à partir des renseignements transcrits respectivement :

165
 - dans des fiches techniques élaborées par poste comptable (cf. Modèles en Annexe 3 et Annexe 4) ;

- dans un tableau résumé des vérifications sur place des postes comptables produit par année (cf. Modèle en Annexe 5) ; et

- dans un tableau synoptique des statistiques de détournements et de malversations constatés (cf. Modèle en Annexe 6).

Cette banque de données et ces fichiers des malversations sont à mettre à jour en permanence. Compte tenu de leur caractère confidentiel et très délicat, cette
banque de données et ces fichiers doivent être gérés par des agents formellement investis de cette compétence par le Directeur de l'Inspection et leur accès doit être sécurisé
(exemple : instauration de mots de passe)

C) Tableaux de bord en matière de suivi des mesures administratives, financières et pénales

Il n'est pas opportun de procéder à des vérifications ni à constater des malversations si ces vérifications et ces constatations ne donneront pas lieu à des mesures
administratives, financières et pénales tendant non seulement à réprimer les irrégularités commises mais également à les prévenir.

Il est également sans intérêt de prononcer des mesures si leur application ne sera même pas assurée.

Il incombe ainsi à la Direction de l'Inspection, et plus précisément au Service du Contentieux et de Suivi des Mesures d'assurer la mise en œuvre de toutes les
procédures de poursuites contre les auteurs de détournement de deniers publics en relation avec les autres Départements pour leurs compétences respectives.

Ce Service doit, en outre, garantir le suivi de l'application de toutes les mesures prononcées à chaque niveau sur la base de tableaux de bord confectionnés à partir
des données stockées dans les fichiers des malversations. Des modèles desdits tableaux de bord sont présentés en annexe du présent Rapport, soit :

- Suivi des sanctions administratives (cf. Annexe 7) : date de traduction devant le Conseil de discipline, sanction prononcée, référence de l'Arrêté du Ministre
employeur sur les sanctions définitives (suspension de solde ou révocation), référence de l'envoi dudit Arrêté au Service de la solde et au Service des Pensions, référence de la
notification de l'intéressé ;

- Suivi des sanctions pénales (cf. Annexe 8) ; Référence de la plainte, date de traduction au Parquet, décision du Parquet, Exécution de ladite décision, date du
jugement, sentence prononcée et date d'effet ;

- Suivi des sanctions financières (cf. Annexe 9) : Référence de la demande de mise en débet, référence de l'Arrêté de mise en débet, référence de l'ordre de
recette établi à l'encontre du condamné, date de réception dudit ordre de recette pour recouvrement par le Trésorier Principal assignataire, diligences prises par ce comptable,
règlements effectués.

166
ANNEXES

167
 ANNEXE 1 : TABLEAU SYNOPTIQUE DES DISPOSITIONS A PRENDRE EN CAS DE DETOURNEMENT / MALVERSATION

REFERENCES TEXTES APPLICABLES

REFERENCES/ RUBRIQUES SANCTIONS DISPOSITIONS OBSERVATIONS

1. SUR LE PLAN ADMINISTRATIF - Suspension de fonction - Instruction Ministérielle 121-PRM/CAB du 27 - Initiatives DGT (DCP/SPL) sur
- Suspension de solde Juillet 1966 propositions agents vérificateurs.
- Traduction devant le conseil de discipline - Note N°428/PM/SGG/A du 07 Juin 1994 - Compétences MFE / MBDPA / MINFOP
du corps de l’intéressé.
- Saisine du conseil de discipline,
convocation des membres

2. SUR LE PLAN FINANCIER - Instruction Ministérielle 121-PRM/CAB du 27 - Initiatives DGT / Organe d'Inspection et
- Mise en débet pour le montant détourné Juillet 1966 DCP (demandes sur base Rapport de
non remboursé - Note n°428/PM/SGG/A du 27 Juin 1994 vérification et PV de constatation de
- Demande autorisation de saisie - Loi n° 95 032 du 26/09/95 instituant une détournement)
conservatoire des biens meubles, hypothèque légale et des saisies - Compétence MBDPA : Arrêté de débet)
immeubles et avoirs en banque conservatoires au profit du Trésor Public en - Compétence Tribunal du lieu de
- Mise en recouvrement des débets cas de malversations, de détournement de l'infraction ou du domicile du comptable
deniers publics et des biens de l'Etat défaillant : Ordonnance de saisie
- Décret n° 97 981 du 10/07/97 portant conservatoire et inscription d'une
application de la Loi n° 95 032 hypothèque légale
- Loi n° 95 033 du 26/09/9555 portant - Compétence Comptable assignataire :

168
 institution d'un privilège du Trésor Public en recouvrement des débets
matière de recouvrement des débets

- Initiatives des agents vérificateurs :

3. SUR LE PLAN PENAL - Instruction Ministérielle 121-PRM/CAB du 27 constitution des dossiers annexes à la
- Plainte à l’encontre de l’auteur du Juillet 1966 plainte
détournement ou malversation à adresser - Note N°428 PM/SGG/A du 07 Juin 1994 - Attributions de l'organe chargé de
au Procureur de la République, par les - Code pénal l'Inspection au niveau central et à
agents vérificateurs, ou le Trésorier - Circulaire n° 1436/MJ/DAJ/AP/DIRAJ/ l'échelon de chaque TP : suivi des
Principal de la place (constitution de partie CO/DG/F/00 du 05/09/00. dossiers contentieux et constitution partie
Civile) civile
- Suivi des dossiers contentieux auprès - Compétence exclusive du Ministère
des instances judiciaires Public : poursuite pénale

ANNEXE 2 : PROPOSITION DE NOUVEL ORGANIGRAMME POUR L'ORGANE CHARGE DE L'INSPECTION AU NIVEAU CENTRAL

DIRECTION
- Représentation de l’organe d’Inspection
- Interface
- Supervision, coordination, et contrôle
des activités (planning programming)
- Suivi de la concrétisation des
recommandations
Service appui et
Service ressources
contentieux et
poursuites pénales
Service Brigade de vérification itinérante
administration
générale gestion
gestion et suivi
des dossiers Chef Unité Chef Unité Chef Unité
contentieux et Zones Nord et Nord Zones Centre et Est Zones sud et extrême sud
gestion du
poursuites pénales Ouest
personnel,
matériel et
-Exploitation Exploitation Exploitation logistique
Evolution des documents périodiques documents périodiques documents périodiques courriers arrivée et
dossiers : départ, Tous
Plainte/Mesures travaux de
conservatoires secrétariat
enquête/ audition
169 /classement/archives
/documentation
 -Vérification inopinée -Vérification inopinée Vérification inopinée sur
sur place sur place place

Instruction
dossier/ audiences Rapports de vérification Rapports de vérification Rapports de vérification
Tribunal et activités mensuelles et activités mensuelles et activités mensuelles
Exécution et suivi
budget exécution
dépenses
ANNEXE 3 : MODELE FICHE TECHNIQUE PAR POSTE COMPTABLE (TRESORERIE PRINCIPALE)

I) RENSEIGNEMENT DE BASE
DENOMINATION DU POSTE ………………………………………………………………………………………….
CATEGORIE/CLASSEMENT ………………………………………………………………………………………….
NOM MATRICULE GRADE CATEGORIE PROFESSIONNELLE ………………………………………………………………………………………….
DATE PRISE FONCTION CHEF DE POSTE ………………………………………………………………………………………….
NOMBRE ET LISTE PERCEPTIONS PRINCIPALES RATTACHEES : …………………………………………………………………………………………..
Nombre ……………
Liste ……………
II) PRODUCTION ETATS ET SITUATIONS COMPTABLES PERIODIQUES
NATURE DOCUMENT ENVOI RECEPTION OBSERVATIONS A L’ISSUE
(ETAT/SITUATION) BE ou ST ou N° DATE DATE N° ENREGISRTREMENT EXPLOITATION/ANALYSE/EXAMEN
(1) LETTRE (2) (3) (4) (5) (6) (7)
S1
BALANCE
SITUATION DECADAIRE D’ENCAISSE
TABLEAU SUIVI CPTE PP RATTACHES
TABLEAU SUIVI TRESORERIE [Link]
DERNIER TRANSFERT MADATAIRE ENVOYE A PGA
ou RGA
RELEVE RECAPITULATIF BORDEREAUX
TRANSFERT A ACCT
RELEVE DES BORDEREAUX TRANSFERT RECUS
DES PP
III) MOYENS A LA DISPOSITION DU POSTE
A) BATIMENT ANNEE NOMBRE PIECES USAGE

B) BUREAUTIQUE NOMBRE TYPE ANNEE

ORDINATEURS

170
IMPRIMANTES
MACHINES A ECRIRE
MACHINE A CALCULER
C) MATERIEL TRANSPORT
VEHICULE
MOTOS
VELOS
D) PERSONNEL & RESSOURCES HUMAINES NOMBRE TOTAL EFFECTIF :
REPARTITION PAR CATEGORIE PROFESSIONNELLE :

171
 ANNEXE 4 : MODELE FICHE TECHNIQUE PAR POSTE COMPTABLE (PERCEPTION PRINCIPALE)

A) RENSEIGNEMENTS DE BASE
14 NOM, DESIGNATION DU POSTE
15 CATEGORIE/CLASSEMENT
16 TRESORERIE PRINCIPALE DE RATTACHEMENT
17 DISTANCE EN KMS A PARTIR TRESORERIE PRINCIPALE
18 NON, MATRICULE, GRADE CHEF DE POSTE
19 DATE PRISE FONCTION CHEF DE POSTE

B) PRODUCTION ETATS ET/OU SITUATIONS COMPTABLES PERIODIQUES

NATURE DOCUMENT ENVOI RECEPTION OBSERVATIONS A L’ISSUE
ETAT OU SITUATION LETTRE ST BE N° DATE DATE N°ENREGISTREMENT EXPLOITATION/ANALYSE
BALANCE (BOD)
SDE
SDPD
DERNIER BTR
DERNIER BTD
DERNIER BTT
COMPTE DE GESTION ouP51

C) MOYENS A LA DISPOSITION DU POSTE

2. LOGISTIQUES /MATERIELS
- BATIMENT NOMBRE NOMBRE PIECES USAGE ANNEE PROPRIETAIRE

- VEHICULE NOMBRE TYPE ANNEE

20 MOTO
21 BICYCLETTES
22 ORDINATEUR
23 MACHINE A CALCULER
24 MACHINE A ECRIRE

3. PERSONNEL/RESSOURCES HUMAINES
NOMBRE DATE ARRIVEE POSTE BUDGET PAYEUR
CONTROLEUR TRESOR
COMPTABLE TRESOR
PERCEPTEUR FINANCES
PERCEPTEUR PPAL FINANCES
EMPLOYE SERVICE
ASSISTANT ADMINISTRATION
CONTRACTUEL

ANNEXE 5 : MODELE DE TABLEAU RESUME DES VERIFICATIONS SUR PLACE

172
 DES POSTES COMPTABLES PAR ANNEE PAR LES ORGANES D’INSPECTION
Année 200…
PROVINCE POSTES COMPTABLES ORGANE DE CONTROLE /INSPECTION OBSERVATION
Trésorerie Principale Direction ou Inspection Générale de
l’Etat
Brigade d’Inspection
Pointage Date Pointage Date Pointage Date
ANTSIRANANA Tré[Link] Antsiranana
Trésorerie Ppale Antalaha
Trésorerie Ppale Nosy Be
Perception PPale Ambilobe
Perception Ppale Sambava
Perception Ppale Andapa
Perception Ppale Vohémar
Perception Ppale Ambanja
TULEAR Trésorerie Ppale Tuléar
Trésorerie Ppale Fort d’Auphin
Trésorerie Ppale Morondava
Perception Ppale Sakaraha
Perception Ppale Morombe
Perception Ppale Ankazoabo
Perception Ppale Betioky
Perception Ppale Bekily
Perception Ppale Manantenina
…/…

ANNEXE 6 : STATISTIQUES DES DETOURNEMENTS/MALVERSATIONS

FARITANY 1999 2000 2001 2002

173
 POSTE Date Montant Nature Date Montant Nature Date Montant Nature Date Montant Nature
COMPTABLE constatation constatation constatation constatation
Toamasina TP [Link]
PP Vavatenina
PP Maroantsetra
PP Soan Ivongo
-
-
-
Fianarantsoa PP Vangaindrano
PP Vohipeno
TP Manakara
PP Ihosy
-
-
-
-
Antananarivo R.G.A
PP Arivonimamo
PP Soavinandriana
PP Tsiroanomandi
PP Ankazobe
Mahajanga PP Marovoay
PP Maevatanana
PP Mitsinjo
PP Kandreho
PP Antsalova
TP Antsohihy
PP Mampikony
PP [Link]

ANNEXE 7 : TABLEAU DE SUIVI DES SANCTIONS ADMINISTRATIVES

Numéro et date de l'Arrêté du Ministre employeur Numéro et date du BE de cet Arrêté au Numéro et date de la transmission de
Date de traduction devant Sanctions prononcées sur les sanctions administratives définitives Service de la solde et au Service des cet Arrêté à l'intéressé pour notification
le CODIS Pensions

174
 ANNEXE 8 : TABLEAU DE SUIVI DES SANCTIONS PENALES

Référence de la plainte (N°, Date de traduction au Parquet

date et lieu du dépôt) (déferrement du dossier) Décision du Parquet Exécution de la décision Date du jugement Sentence prononcée et date d'effet

175
 ANNEXE 9 :TABLEAU DE SUIVI DES SANCTIONS FINANCIERES

Référence de la
demande de mise en Référence de l'Arrêté de Numéro et date de l'Ordre de recette établi par Date de réception de Diligences prises par le TP assignataire Règlements effectués
débet (N°, date et liste mise en débet sorti par le le SORDONA du Budget général à l'encontre l'Ordre de recette par après prise en charge (N°, date des (doubles des quittances
des pièces jointes) MBDPA de l'auteur du détournement le TP assignataire actes de poursuites, commandement, de paiement à réclamer
saisie, ATD…) au Comptable)

176
 ANNEXE 10 : REGLES DE REDACTION D’UN RAPPORT DE VERIFICATION

En général les contrôle et vérification doivent se terminer dans un délai maximum de trente jours.

Tout rapport d’inspection doit indiquer :

1° les renseignements généraux,

2° la constatation des faits

3° les conclusions et recommandations ou propositions dans le cas particuliers de malversations.

177
 ANNEXE 11 :MODELE DE PRESENTATION DE RAPPORT (Poste Comptable Supérieur)

I- Renseignements généraux

Référence : ordre de mission n° …….en date du …

Date de vérification :
Agent vérificateur :
Responsable vérifié :
Responsable de la surveillance hiérarchique :
Vérification antérieure :

II- Constatation des faits

2.1 Vérification de caisse

2.1.1 Résultat de comptage des fonds

178
 2.1.2 En cas de découverte d’une infraction :

o Fixer le montant du détournement

o Explication du comptable mise en cause
o Indiquer les mesures conservatoires prises

2.2 Vérification des valeurs en portefeuille

- Nature et catégorie des valeurs

- Résultat du comptage manuel
- Procès verbaux de récolement des tickets et valeurs.

2.3 Contrôle et vérification des mouvements de fonds

2.3.1 Compte courant postal

2.3.2 Compte courant à la banque centrale

2.4 Comptabilité et tenue des comptes

2.4.1 Comptabilité

- Tenue des écritures –Vérification de la fiabilité des enregistrements comptables

- Production des documents périodiques.

2.4.2 Tenue des comptes

- Appréciation sur la tenue des divers comptes : Comptes financiers, comptes de liaison, comptes de tiers, comptes de transfert, comptes de dépôts et des
correspondants.
- Apurement des comptes d’attentes (Remarques et observations)
2.5 Exécution des budgets-Reddition des comptes

- Exécution budgets Etat-Collectivités décentralisées et établissements publics.

- Reddition des comptes de gestion (Budget Etat / Budgets Collectivités décentralisées et établissements publics)

179
2.6 Organisation et fonctionnement généraux

Appréciations sur :

- Gestion du personnel
- Entretien des locaux
- Matériels et mobiliers
- Archives
- Sécurité du poste dans l’ensemble

2.7 Relations avec les autorité locales et divers services

Appréciations

III- Conclusions et recommandations ou propositions en cas de malversations constatées

3.1 Conclusion

Exposé des faits saillants – recommandations en vue de l’amélioration de la gestion du poste comptable à travers les points faibles relevés.

3.2 En cas de détournement

3.2.1. Propositions :

a. Sur le plan administratif

- S’il s’agit d’un fonctionnaire : traduction devant le conseil de discipline du corps auquel appartient l’agent mise en cause.
- S’il s’agit d’un ELD ou ECD, licenciement sans préavis pour fautes lourdes.

(Compétence Ministère de la Fonction Publique ELD)

b. Sur le plan financier

Mise en débet de l’intéressé pour la somme de .... Fmg (montant du détournement) envers le budget lésé.

180
(Compétence Ministère chargé des Finances et du Budget)

c. Sur le plan pénal

Application des dispositions de la Note n°428 /PM/ SGG/A du 07 juin 1994

(Compétences de M. le Garde des Sceaux, Ministre de la justice et du Procureur de la République territorialement compétent)

3.2.2. Diffusion :

a. En cas de détournement :

Destinataires :

PRM (SGP)
PRIMATURE
DGIGE
MINFIN
MINFOP et TRAVAIL
PROCUREP
PDS Faritany
ARCHIVES

b. En cas de gestion saine :

Destinataires :

DGT
Brigade d’Inspection
DCP
ARCHIVES

181
 ANNEXE 12 :MODELE DE PRESENTATION DE RAPPORT (Poste Comptable Subordonné)

I- Renseignements généraux
a. Référence : Ordre de mission n° …….en date du……….
b. Date de vérification :
c. Agent vérificateur :
d. Responsable vérifié :
e. Responsable de la surveillance hiérarchique :
f. Vérification antérieure :

II- Constatation des faits

2.1 Vérification de caisse

2.2 Résultat du comptage des fonds

2.2.1 En cas de découverte d’une infraction :

- Fixer le montant du détournement
- Explications du comptable mise en cause
- Les mesures conservatoires prises

2.2.2 Vérification des valeurs en portefeuille

Nature te catégorie des valeurs – Résultat du comptage manuel
Procès-verbaux de récolement des tickets et valeurs

182
2.3 Contrôle et vérification des mouvements de fonds

- Approvisionnement et dégagement de fonds

- Envoi des recettes constatées par chèques bancaires.

2.4 Comptabilité et tenue des comptes

2.4.1 Comptabilité

- Tenue des écritures – fiabilité des enregistrements comptables

- Production des dossiers mensuels de comptabilité.

2.4.2 Tenues des divers comptes

- Compte financier, comptes de liaisons, comptes d’attente, comptes des correspondants

- Appréciations

2.5 Exécution budget et reddition des comptes

- Budgets commune et établissement public

- Reddition comptes de gestion
- Appréciations

2.6 Organisation et fonctionnement généraux

Appréciations sur :

- Effectif du poste
- Entretien des locaux
- Matériel et mobiliers
- Archives
- Sécurité du poste

183
2.7 Relations avec les autorités locales et divers services

Appréciations

III- Conclusion et recommandations ou propositions en cas de malversations

3.1 Conclusion

Exposé des faits saillants - recommandations en vue de l’amélioration de la gestion du poste comptable à travers les points faibles relevés.

3.2 En cas de détournement

3.2.1. Propositions :

a. Sur le plan administratif :

- S’il s’agit d’un fonctionnaire : traduction devant le conseil de discipline du corps auquel appartient l’agent mise en cause
- S’il s’agit d’un ELD ou ECD, licenciement sans préavis pour fautes lourdes.

(Compétence Ministère de la Fonction Publique ELD)

b. Sur le plan financier :

Mise en débet de l’intéressé pour la somme de ……….…Fmg (montant du détournement) envers le budget lésé.

(Compétence du Ministre chargé des Finances et du Budget )

c. Sur le plan pénal :

Application des dispositions de la note n°428 /PM/ SGG/A du 07 juin 1994

(Compétences du Garde des Sceaux, Ministre de la Justice et du Procureur de la République territorialement compétent).

3.2.2. Diffusion :

184
 Autorités prévues par l’instruction n°121/ PRM/CAB du 27 juillet 1966 en cas de malversations.

3.3 En cas de gestion saine :

Autorités hiérarchiques :

DGT
DCP
Brigade d’inspection
TP
Archives

185
 GLOSSAIRE

AC Avis de crédit
ACCPDC Agence Comptable Centrale des Postes Diplomatiques et Consulaires
ACCTDP Agence Comptable Centrale du Trésor et de la Dette Publique ou Agent Comptable Central du Trésor et de la Dette Publique

186
AD Avis de débit
ADC Avis de délégation de crédit
BAR Bordereau d'avis de règlement
BC Bons de caisse
BCRM Banque centrale de la République de Madagascar
BI Brigade d'Inspection
BOD Balance des opérations en deniers
BTD Bordereau de transfert de dépense
BTR Bordereau de transfert de recette
BTT Bordereau de transfert de trésorerie
CCAL Chèque carburant - lubrifiant
CCP Compte courant postal
DCP Direction ou directeur de la Comptabilité Publique
DGT Direction Générale du Trésor ou Directeur Général du Trésor
DR Déclaration de recette
GLSC Grand livre de situation de caisse
JGC Journal de gestion de caisse
JGLC Journal grand livre centralisateur
JOD Journal des opérations diverses
JTD Journal de trésorerie dépenses
JTR Journal de trésorerie recettes
PP Perception principale ou Percepteur principal
RAF Régie des administrations financières
SDE Situation décadaire d'encaisse
SDP Situation des dépenses payées
SPL Service du Personnel et de la Logistique
TP Trésorerie principale ou Trésorier principal
TPI Tribunal de première instance
TPP Titre de paiement de pension
ZAP Zone d'administration pédagogique

187