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¡El sol, la luz del mañana!

Guide d’Auto-Formation au Sourcing Solaire en Colombie pour Débutante

Guide d’auto-formation : Sourcing de fournisseurs

dans l’énergie solaire en Colombie
Introduction générale
Le secteur de l’énergie solaire en Colombie connaît une croissance rapide dans le cadre de la transition
énergétique en cours. La capacité solaire installée du pays est passée à environ 1,35 GW fin 2024, soit près
de 7 % du mix électrique [Link]. Les perspectives sont tout aussi prometteuses : le marché
pourrait atteindre 2,28 GW dès 2025 et viser près de 20 GW d’ici [Link]. Cette
expansion s’explique par un fort potentiel solaire local – la région de La Guajira, par exemple, bénéficie
d’un ensoleillement exceptionnel, 60 % supérieur à la moyenne [Link] – et par la
volonté des autorités d’augmenter la part des renouvelables (plus de 4,4 GW de nouveaux projets solaires
ont été alloués lors d’enchères début [Link]).

Dans ce contexte dynamique, sourcer efficacement des fournisseurs dans le solaire est un enjeu crucial.
Un bon processus de sourcing garantit à la fois la qualité des équipements et services (panneaux, onduleurs,
installation, etc.), la maîtrise des coûts et le respect des délais de projet. En Colombie, où l’industrie
solaire est encore émergente, il faut savoir identifier des partenaires fiables : fabricants internationaux
(souvent basés à l’étranger mais actifs localement), distributeurs implantés dans le pays, ou installateurs
locaux compétents. Il s’agit de comparer leurs offres, de vérifier leurs références, de négocier les meilleures
conditions et de naviguer dans des aspects spécifiques comme l’importation (douanes, Incoterms) ou la
langue (espagnol/anglais).

Ce guide d’auto-formation vous accompagnera pas à pas, de la formulation du besoin initial jusqu’au
rapport final de recommandation. Il est structuré en modules pédagogiques progressifs pour une apprentie
acheteuse ou commerciale débutante, et couvre l’ensemble du processus de sourcing solaire :

• Module 1 : Rédiger le cahier des charges, c’est-à-dire définir clairement le besoin et les
spécifications du produit/service à acheter.
• Module 2 : Rechercher et présélectionner des fournisseurs pertinents (fabricants, distributeurs,
installateurs) en Colombie, en utilisant des outils gratuits et des méthodes simples.
• Module 3 : Lancer une demande d’informations (RFI) auprès des fournisseurs présélectionnés et
analyser leurs réponses pour recueillir toutes les données nécessaires.
• Module 4 : Évaluer objectivement les fournisseurs via un scoring (notation selon des critères) afin
de comparer leurs offres et qualifications.
• Module 5 : Mener la négociation avec les fournisseurs finalistes pour obtenir les meilleures
conditions (prix, délais, garanties, etc.).
• Module 6 : Gérer le processus dans un CRM – c’est-à-dire suivre et documenter toutes les
interactions et données fournisseurs dans un outil de gestion de la relation – pour rester organisé(e) et
professionnel(le).
• Module 7 : Clore le sourcing par un rapport final, qui synthétise le processus, compare les
fournisseurs et formule une recommandation de choix à la direction.

Chaque module indique sa durée estimée, ses objectifs et alterne entre apports théoriques simples,
exemples concrets et activités pratiques guidées. Vous serez amené(e) à utiliser des outils gratuits
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adaptés au marché colombien (par ex. l’annuaire Kompass, Google Sheets, un CRM gratuit comme
HubSpot, etc.) – pas à pas, nous vous indiquerons comment procéder. Des exercices vous permettront de
mettre en pratique immédiatement les notions apprises, en réalisant vous-même les livrables clés du
sourcing : cahier des charges, liste de fournisseurs, grille d’évaluation, emails RFI, etc. Pour vous aider,
nous fournissons des modèles (Word, Sheets…) entièrement personnalisables que vous pourrez réutiliser
dans votre contexte professionnel.

Une fois les modules terminés, vous trouverez un lexique des termes essentiels du secteur (comme
Incoterms, MOQ, LCOE…) avec des définitions claires et des exemples concrets, afin de maîtriser le jargon
de base. Une section FAQ répondra aux questions fréquentes qu’un profil junior peut se poser au démarrage
(par exemple : quelle est la différence entre un RFI et un RFP ? comment négocier sans expérience ?
comment vérifier la fiabilité d’un fournisseur ? etc.). Enfin, un quiz final de 13 questions vous permettra de
tester vos connaissances fraîchement acquises – les corrections commentées vous aideront à revenir sur
d’éventuels points mal compris.

Le ton de ce guide se veut pédagogique, motivant et bienveillant : chaque étape est expliquée de façon
simple et concrète, sans jargon inutile. N’hésitez pas à progresser à votre rythme, module par module. Vous
pouvez pratiquer chaque notion dans un contexte réaliste, ce qui vous donnera de la confiance pour mener
ensuite vos propres projets de sourcing dans l’énergie solaire en Colombie.

Prêt(e) à démarrer ? Allons-y !

Module 1 : Rédaction du cahier des charges (Durée estimée : 2

heures)
Objectifs pédagogiques : À l’issue de ce module, vous serez capable de : (1) comprendre l’importance d’un
cahier des charges précis en amont du sourcing, (2) rédiger un cahier des charges clair et complet pour un
besoin en matériel ou service solaire, et (3) identifier les informations clés à y inclure (techniques,
commerciales, logistiques).

Contenu théorique : Le cahier des charges est le document de base qui formalise votre besoin. Il décrit ce
que vous recherchez et dans quelles conditions. Un cahier des charges bien rédigé est essentiel : il servira de
référence tout au long du processus, tant pour vous (pour ne rien oublier) que pour les fournisseurs sollicités
(pour comprendre vos attentes). Dans le secteur solaire, un cahier des charges peut concerner par exemple
l’achat de panneaux photovoltaïques et d’onduleurs pour un projet donné, ou encore la sélection d’une
entreprise d’installation pour un parc solaire.

Dans ce document, on distingue généralement :

• La présentation du projet et du contexte : Expliquez en quelques lignes pourquoi vous lancez ce

sourcing. Par exemple, « Notre entreprise souhaite équiper ses bâtiments d’installations solaires afin
de réduire sa facture d’électricité de 20 % et de contribuer aux objectifs de développement durable.
Nous recherchons donc un fournisseur pour… ». Cette introduction cadre le besoin.
• La description précise du besoin : Détaillez quoi acheter. S’agit-il de panneaux solaires, de services
d’installation, d’un partenariat distributeur, etc. ? Indiquez les quantités estimées et le périmètre.
Par exemple : « fourniture de 200 panneaux solaires de 450 Wc chacun, et des structures de montage

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associées, pour équiper 5 toits d’entrepôts (surface ~3000 m²) ». Si le projet inclut l’installation,
précisez-le (« installation complète clés en main incluse »).
• Les spécifications techniques : C’est le cœur du cahier des charges. Listez vos exigences techniques
et qualitatives. Pour des équipements solaires, cela peut comprendre : la technologie souhaitée (ex.
panneaux monocristallins), la puissance unitaire minimale (ex. ≥ 400 Wc par panneau), le
rendement ou l’efficacité attendue (ex. ≥ 20 %), les normes ou certifications obligatoires (ex.
conformité IEC 61215/61730, label Tier 1 du fabricant, certification ISO 9001…), la durée de
garantie minimale (ex. 10 ans produit, 25 ans performance), etc. Pour un service, indiquez les
qualifications requises, par ex. « installateur certifié, avec au moins 5 ans d’expérience en parcs
solaires ». Plus vos critères sont clairs, plus les fournisseurs pourront vérifier s’ils les respectent.
• Les contraintes et conditions : Mentionnez toute contrainte de réalisation ou condition importante.
Par exemple : délai attendu (« livraison et installation souhaitée sous 4 mois »), lieu de
livraison/chantier (précisez la ville/région en Colombie), éventuelles contraintes logistiques (accès
difficile, altitude…), budget indicatif si vous en avez un (ce n’est pas obligatoire de le divulguer à
ce stade, mais cela peut orienter les fournisseurs), Incoterm préféré pour une importation (ex. FOB,
CIF Cartagena, ou livraison sur site DDP), etc. Précisez aussi si vous attendez des fournisseurs
qu’ils s’occupent des démarches d’importation ou si vous les prendrez en charge de votre côté.
• Les livrables attendus du fournisseur : Décrivez ce que devra fournir le prestataire choisi in fine.
Par exemple : « livraison de 200 panneaux et accessoires, installation complète, mise en service de
l’installation, formation de base du personnel, et documentation technique ». C’est en quelque sorte
l’objectif final du projet d’achat.
• Critères d’évaluation (optionnel à ce stade) : Vous pouvez indiquer, pour information, les critères
majeurs sur lesquels vous comparerez les offres plus tard (prix, qualité, références, service après-
vente…). Cela prépare le terrain, mais ce n’est pas obligatoire de les détailler dans le cahier des
charges lui-même – vous les utiliserez surtout en interne pour le scoring (Module 4).

Un exemple concret : Imaginons que votre entreprise souhaite installer des panneaux solaires sur ses
toitures d’usine à Bogotá pour une puissance totale de 100 kWc. Le cahier des charges mentionnerait le
contexte (réduire la facture d’électricité de X %), décrirait le besoin (fourniture et installation de ~250
panneaux de 400 Wc, structures, câblage, onduleurs, etc.), listerait les specs techniques (panneaux certifiés,
rendement mini, onduleurs de marque reconnue, système de monitoring requis, etc.), indiquerait les
contraintes (travaux à réaliser pendant les heures ouvrées ou non, conditions de sécurité, délai de 6 mois,
budget max X…), et préciserait les livrables (installation opérationnelle produisant X kWh/an, garanties
fournies, documentation).

En résumé, le cahier des charges doit cadrer le jeu : après l’avoir rédigé, vous avez une vision claire de ce
que vous cherchez. Ce document servira de base pour communiquer avec les fournisseurs (souvent, le cahier
des charges ou au moins ses spécifications techniques sont joints ou intégrés à la demande d’information ou
d’offre). Un cahier des charges bien fait vous fait gagner du temps en évitant les malentendus par la suite.

Étapes pratiques : Pour rédiger votre cahier des charges, suivez ces étapes simples :

1. Utilisez un modèle structuré – Pour ne rien oublier, partez d’une trame. Nous fournissons ci-
dessous un modèle de cahier des charges avec les sections principales. Ouvrez un document Word
ou Google Docs et reprenez ces en-têtes.
2. Renseignez chaque partie – Remplissez progressivement chaque section en utilisant le contexte de
votre projet de sourcing. Interviewez en interne si nécessaire : parlez avec l’équipe technique pour
connaître les spécifications précises (puissance, normes), avec la logistique pour les contraintes de
livraison, etc. Inscrivez les informations en restant clair et concis. Astuce : privilégiez les listes à
puces pour énumérer les exigences, la lisibilité n’en sera que meilleure.
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3. Vérifiez la cohérence – Relisez l’ensemble pour vous assurer que tout est logique et complet. Par
exemple, si vous exigez une garantie de 10 ans mais que le projet est temporaire sur 5 ans, est-ce
pertinent ? Assurez-vous aussi que les quantités, unités et chiffres donnés sont corrects. N’hésitez pas
à faire relire par un collègue pour s’assurer que le cahier des charges est compréhensible par
quelqu’un qui ne connaît pas le projet.
4. Conservez une version modifiable – Ce cahier des charges pourra évoluer (par exemple après
l’étape RFI, vous pourriez affiner certaines exigences). Gardez-le à jour si besoin, et versionnez les
modifications. Il constituera une pièce importante de votre dossier de sourcing.

Exercices guidés :

• Exercice 1 : Listez 5 à 10 caractéristiques techniques importantes pour l’achat de panneaux solaires.

Par exemple, la puissance en Wc, le type de cellule, etc. Pour chaque caractéristique, notez pourquoi
elle est importante (ex. la puissance détermine la production énergétique attendue).
• Exercice 2 : Rédigez en quelques phrases la section « Contexte et objectifs » de votre cahier des
charges pour un projet fictif : par exemple, « Projet : électrification solaire d’une ferme agricole
isolée – Objectif : réduire l’usage du diesel, etc. ». Concentrez-vous sur pourquoi le projet est lancé
et quelles bénéfices sont attendus.
• Exercice 3 : À partir du modèle fourni ci-dessous, essayez de remplir les sections principales (au
moins une phrase ou un point par section) en vous basant sur un scénario de votre choix. Ne
cherchez pas la perfection du premier coup : l’important est de vous familiariser avec la structure.

Création de documents (modèle fourni) : Ci-dessous un modèle de cahier des charges que vous pouvez
utiliser comme point de départ. Il est présenté avec des sections standard et des exemples à adapter.
Remplacez les indications entre crochets [ ] par vos informations :

markdown
CopierModifier
**Projet :** [Titre du projet de sourcing]
**Contexte et justification :**
- [Brève présentation de l’entreprise, du projet et de ses objectifs. Ex : « Entreprise
XYZ souhaite installer 100 kW de panneaux solaires sur son site de Cali pour réduire sa
facture énergétique de 20%. Ce projet s’inscrit dans la stratégie RSE de l’entreprise
visant la neutralité carbone. »]

**Description du besoin :**

- [Nature de l’achat : équipements et/ou services. Ex : « Fourniture de 250 panneaux
solaires monocristallins ~400 Wc + onduleurs string + structures de montage + câbles,
avec installation complète sur 5 bâtiments industriels. »]
- [Quantité ou capacité : Ex : « Puissance totale visée ~100 kWc, soit environ 250
panneaux. »]
- [Périmètre : Ex : « Inclure la mise en service et la formation du personnel local. »]

**Spécifications techniques et exigences :**

- **Panneaux solaires :** [Ex : technologie monocristallin, puissance unitaire ≥ 400
Wc, rendement ≥ 19%, tolérance +/-5 W, certification IEC 61215/61730, garantie produit
≥ 10 ans, garantie performance ≥ 25 ans à 80% output.]
- **Onduleurs :** [Ex : onduleurs string 50 kW x 2 unités, rendement ≥ 98%, garantie ≥
5 ans.]
- **Structure de montage :** [Ex : structure aluminium pour toiture bac acier,
inclinaison 15°, résistant aux vents de 120 km/h, normes antisismiques locales.]
- **Autres :** [Ex : câblage et protections CC/CA conformes normes électriques
colombiennes RETIE, système de monitoring en ligne de la production.]

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- **Prestations d’installation :** [Ex : installation réalisée par personnel certifié,

respect des normes de sécurité, fourniture des plans et schémas électriques en fin de
chantier.]

**Contraintes et conditions :**

- **Délais :** [Ex : livraison et installation complétées sous 6 mois après commande.]
- **Localisation :** [Ex : site de Cali, Valle del Cauca, altitude 1000m – prévoir
logistique transport jusque sur site.]
- **Incoterm & transport :** [Ex : proposer du CIF Port de Buenaventura pour les
équipements importés, ou DDP si le fournisseur prend en charge les douanes.]
- **Budget indicatif :** [Optionnel, ex : ~USD 80 000 pour équipements, installation
incluse.]
- **Autres contraintes :** [Ex : travaux possibles uniquement le week-end pour ne pas
gêner la production en semaine.]

**Livrables attendus du fournisseur :**

- [Ex : Livraison de tous les équipements sur site, installation complète et mise en
service opérationnelle de 100 kWc, documentation technique complète (datasheets,
schémas électriques « as-built »), formation de 2 techniciens du client, support
technique 1 an.]

**Contact et informations complémentaires :**

- [Nom du chargé de projet côté client, coordonnées (email/téléphone).]
- [Date de rédaction du cahier des charges et référence interne du document.]

(Le modèle ci-dessus est fourni en texte intégral pour que vous puissiez le copier-coller et l’adapter à votre
projet. Il est important de personnaliser chaque section en fonction de vos besoins spécifiques. Par exemple,
ajustez les chiffres, enlevez des sections non pertinentes, etc.)

Ressources complémentaires :

• Guide pratique « Comment rédiger un cahier des charges efficace » sur un blog achatsapprendre-les-
[Link] – Ce guide détaille les éléments clés d’un cahier des charges et donne des exemples
concrets, bien qu’il s’applique à tout type de projet.
• Modèle de cahier des charges pour projet solaire (exemple orienté appel d’offres) – voir
[Link] (un modèle téléchargeable, utile pour s’inspirer de la structure).
• Article « Cahier des Charges photovoltaïque » (exemple de spécifications techniques pour
panneaux)[Link] – Une ressource pour voir un cas réel de cahier des charges
technique de panneaux solaires.

Livrables attendus : À la fin de ce module, vous devriez avoir produit : (1) un cahier des charges écrit
pour votre projet (même fictif si vous vous entraînez) reprenant toutes les sections vues, et (2)
éventuellement une checklist interne des critères techniques à vérifier (sous forme de liste) si cela vous
aide. Le cahier des charges peut être un document Word/Google Doc d’environ 2 à 4 pages selon la
complexité du projet.

Checklist d’auto-évaluation : Avant de passer au module 2, assurez-vous que :

• Votre cahier des charges décrit clairement le quoi et le pourquoi du projet (quel produit/service,
dans quel but).
• Toutes les spécifications techniques clés sont présentes et chiffrées (puissance, quantités,
normes, garanties…).

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• Vous avez mentionné les contraintes importantes (délais, lieu, conditions particulières, budget
si applicable).
• Le document est compréhensible pour un tiers non initié (faites le test : si un collègue lit votre
cahier des charges, comprendrait-il le besoin sans explication orale supplémentaire ?).
• Vous vous sentez prêt(e) à expliquer ce cahier des charges à un fournisseur potentiel – signe que
vous maîtrisez votre besoin.

Module 2 : Recherche et présélection de fournisseurs (Durée

estimée : 3 heures)
Objectifs pédagogiques : Après ce module, vous saurez (1) identifier où et comment trouver des
fournisseurs de matériel ou services solaires en Colombie, (2) utiliser des outils gratuits (annuaires, Internet,
réseaux professionnels) pour constituer une liste de fournisseurs potentiels, et (3) effectuer une première
présélection en évaluant des critères de base (taille du fournisseur, localisation, références, etc.).

Contenu théorique : La phase de recherche de fournisseurs – appelée parfois sourcing tout court – est
critique pour ouvrir le champ des possibles. L’idée est de dresser une liste des fournisseurs pertinents pour
votre besoin, puis de la réduire aux candidats sérieux à contacter. En Colombie, le marché solaire étant en
développement, il existe des acteurs locaux et internationaux. On peut classer les fournisseurs en plusieurs
catégories :

• Fabricants de matériel solaire : grandes marques (souvent étrangères) qui produisent panneaux,
onduleurs, batteries… Par exemple Trina Solar, Canadian Solar, JA Solar pour les panneaux, Huawei
ou SMA pour les onduleurs. Eux ont généralement des distributeurs ou partenaires locaux en
Colombie, car peu de fabricants ont une présence directe dans le pays. Identifiez si le fabricant a un
bureau ou un importateur officiel local.
• Distributeurs / grossistes locaux : entreprises basées en Colombie qui importent et vendent du
matériel solaire. Elles peuvent proposer plusieurs marques. Travailler avec un distributeur local peut
simplifier la logistique (stock local, livraison rapide, support en espagnol). Exemple fictif : SolarCol
SAS à Bogotá distribuant des panneaux de marque X et Y.
• Installateurs / intégrateurs solaires : sociétés de service colombiennes qui conçoivent et installent
des systèmes solaires pour les clients finaux. Certaines vendent aussi le matériel en package. Si votre
besoin inclut l’installation, ces acteurs sont à considérer. Par exemple, Celsia (grand énergéticien
local qui développe des projets PV) ou de plus petites entreprises spécialisées en toitures solaires.
• Bureaux d’étude / consultants : dans certains cas, pour un projet complexe, on peut chercher un
prestataire en ingénierie solaire qui conseillera sur le matériel ou pilotera l’installation. Ce n’est pas
un fournisseur au sens « qui vend du matériel », mais ça peut intervenir dans la chaîne de valeur.
Pour un sourcing classique d’équipement, cette catégorie est moins concernée, sauf si vous cherchez
un partenaire technique.

Pour trouver ces fournisseurs, plusieurs sources gratuites sont à exploiter :

• Annuaires d’entreprises en ligne : Le plus connu est Kompass. En version gratuite, Kompass
permet de chercher des entreprises par secteur d’activité et pays. Par exemple, en utilisant des mots-
clés comme “énergie solaire”, “panneaux solaires” ou “installateurs photovoltaïque” et en filtrant
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sur Colombie, vous obtiendrez une liste de sociétés avec une fiche de base (nom, secteur, parfois
contact). Kompass recense plus de 35 millions d’entreprises dans le [Link], dont de
nombreuses en Colombie, c’est une bonne porte d’entrée. Autre annuaire utile : ENF Solar,
spécialisé solaire, qui liste 18 vendeurs colombiens de panneaux et [Link],
ainsi que des [Link]. Vous pouvez consulter ces bases pour récolter des noms.
• Recherches Internet ciblées : Utilisez Google avec des termes en espagnol et en anglais. Par
exemple : “proveedor paneles solares Colombia” (fournisseur panneaux solaires Colombie),
“distribuidor inversores fotovoltaicos Bogotá”, ou en anglais “solar installer Colombia”. Les
résultats vous mèneront vers des sites d’entreprises, des articles ou forums. Soyez attentif aux
résultats sponsorisés (ils peuvent pointer vers des revendeurs pertinents) et aux listes d’entreprises.
Les sites des chambres de commerce ou associations professionnelles colombiennes peuvent aussi
avoir des annuaires sectoriels (ex : association des énergies renouvelables en Colombie).
• Réseaux professionnels et salons : LinkedIn est un outil précieux pour identifier des entreprises et
contacter des responsables. Vous pouvez rechercher des mots-clés sur LinkedIn (ex : “Solar
Colombia sales” pour trouver des commerciaux actifs dans le solaire). De plus, renseignez-vous sur
les salons ou événements en Colombie (par exemple, Solar Expo ou Renewable Energy Congress
Colombia). Les exposants et participants sont souvent listés en ligne, c’est un moyen d’obtenir des
noms de sociétés actives. Même si vous ne pouvez pas y aller, la liste des exposants est une mine
d’informations.
• Bouche-à-oreille et contacts locaux : Si vous avez des collègues ou contacts en Colombie, n’hésitez
pas à leur demander s’ils connaissent des fournisseurs fiables. Parfois, un simple appel ou message
peut vous orienter vers un acteur de confiance (et à l’inverse, vous mettre en garde contre un
fournisseur peu sérieux).

Une fois que vous avez un premier ensemble de noms (on va dire une dizaine ou une vingtaine), il faut
pré-sélectionner : c’est-à-dire filtrer pour garder les plus pertinents. Quels critères basiques considérer à ce
stade ?

• Le type d’entreprise : correspond-il à votre besoin ? (Fabricant vs distributeur vs installateur). Par

exemple, si vous avez besoin d’une installation complète, un fabricant pur ne suffira pas à lui seul, à
moins qu’il offre un service intégré ou qu’il vous renvoie vers un installateur partenaire.
• La taille et réputation : sans mener encore une due diligence complète, vous pouvez déjà vérifier
des signaux : depuis combien de temps l’entreprise existe (une société bien établie depuis 10 ans est
en général plus rassurante qu’une créée l’an dernier), y a-t-il un site web à jour, des études de cas ou
références clients mentionnées ? Une recherche du nom de l’entreprise dans Google Actualités peut
révéler des annonces ou, au contraire, des scandales.
• La localisation et la langue : une entreprise basée en Colombie, parlant espagnol, sera plus facile à
contacter localement. Si un fournisseur est étranger (ex : un fabricant chinois sans bureau local),
réfléchissez aux implications : langue (anglais ou usage d’un traducteur), transport (fret international
à gérer), fuseau horaire… Ce n’est pas éliminatoire, mais si un distributeur local propose la même
marque de panneaux, il sera peut-être plus simple de passer par lui.
• Le portefeuille de produits/services : assurez-vous que le fournisseur offre ce que vous cherchez.
S’il ne vend que des panneaux de petite taille pour le résidentiel alors que vous avez un projet
industriel, ce n’est pas adapté. Certains distributeurs se spécialisent (ex : tel distributeur ne fait que
des kits solaires pour sites isolés, tel autre est orienté projets industriels). Vous pourrez affiner ça via
leurs sites ou catalogues.
• Certifications ou partenariats : dans le solaire, un gage de sérieux pour un installateur peut être des
certifications (par ex. installer certifié SunPower ou partenaire de Trina). Un distributeur officiel
d’une grande marque aura souvent un logo “Authorized distributor” sur son site. Notez ces éléments
car ils valorisent les fournisseurs.
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Après ce tri, l’objectif est de retenir une shortlist initiale d’environ 5 à 8 fournisseurs à contacter lors du
RFI (module 3). Trop peu serait risqué (si 2 ne répondent pas, le choix est maigre), trop peut être lourd à
gérer pour une débutante (contacter 15 ou 20 fournisseurs est possible mais prenez en compte le temps
d’analyse derrière). En général, viser ~5 potentiels sérieux est une bonne base pour un RFI simple.

Étapes pratiques :

1. Définir vos mots-clés de recherche – Sur base de votre cahier des charges, listez les mots-clés qui
décrivent le fournisseur idéal. Par ex : « fabricant panneaux solaires 400W Colombie », «
installateur ferme solaire Colombie », « distributeur onduleur Bogotá ». Pensez à des traductions en
anglais et espagnol pour chaque (ex : fabricant = fabricante, distributeur = distribuidor/proveedor).
2. Explorer Kompass – Rendez-vous sur le site Kompass. Utilisez la fonction de recherche avancée :
sélectionnez Colombie comme pays, et entrez un terme comme “energía solar” ou “fotovoltaica”.
Parcourez les résultats : pour chaque entreprise listée, cliquez pour voir la fiche (souvent, la fiche
gratuite donne le secteur, parfois un contact général). Notez le nom de l’entreprise, son secteur et
toute info de contact disponible (site web, téléphone). Faites cela pour au moins 5 entreprises.
(Astuce : Kompass en français ou anglais peut ne pas tout traduire, n’hésitez pas à utiliser la version
espagnole du site pour des résultats locaux plus pertinents.)
3. Faire une recherche Google ciblée – Choisissez l’un des mots-clés identifiés en espagnol, et faites
une recherche Google. Examinez les premiers résultats “organiques” (non-publicitaires). Ouvrez 2
ou 3 sites d’entreprises qui semblent correspondre. Cherchez sur ces sites des indications utiles :
page “Nos produits” ou “Services”, liste de marques distribuées, projets réalisés, etc. Notez les
entreprises intéressantes que vous découvrez ainsi.
4. Consulter l’annuaire ENF Solar – Allez sur le site ENF Solar (section “Annuaire” > choisissez
Colombie > “Vendeurs” par exemple). Vous verrez une liste d’entreprises avec une courte
description. Identifiez éventuellement des noms qui n’étaient pas encore sur votre liste. ENF fournit
parfois la spécialité (grossiste, installateur) et les marques associées. Ajoutez ceux qui semblent
pertinents.
5. Constituer votre liste – Ouvrez une feuille dans Google Sheets (ou Excel). Créez un petit tableau
pour centraliser vos trouvailles. Par exemple, des colonnes : Nom de l’entreprise, Type
(fabricant/distributeur/installateur), Localisation, Produits/Services clés, Site web, Contact
(email/tel), Notes. Renseignez chaque ligne pour les entreprises que vous avez trouvées. Vous
pouvez ajouter une colonne “À contacter (oui/non)” pour marquer celles que vous pensez retenir. Un
exemple de tableau de présélection est donné ci-dessous.
6. Première présélection sur papier – Avec la liste sous les yeux, surlignez (ou marquez “oui”) les
fournisseurs qui vous semblent a priori les meilleurs candidats selon les critères mentionnés (taille,
correspondance au besoin, etc.). Si votre liste dépasse 10 noms, choisissez les ~5-8 plus prometteurs.
Gardez quand même en réserve les autres (on ne sait jamais, en cas de désistement d’un des
premiers).
7. Vérifier les contacts – Pour chaque fournisseur retenu, assurez-vous d’avoir un moyen de contact
direct : idéalement un email pro ou un numéro de téléphone. Si sur leur site un formulaire de contact
est présent, notez-le. LinkedIn peut aider à trouver un contact nommément (ex : cherchez
“Responsable commercial [Nom entreprise]”). Cette étape est importante pour vous préparer au
module RFI où vous devrez contacter ces fournisseurs.

Exercices guidés :

• Exercice 1 : À partir de Kompass, trouvez trois entreprises colombiennes répertoriées dans la

catégorie “Matériel de production d’énergie solaire photovoltaïque”. Notez leur nom exact et leur

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ville. Ensuite, cherchez chacune d’elles sur Google pour trouver leur site web (si disponible) et une
information supplémentaire (par ex, “founded in 2015”, ou “distributeur officiel de la marque X”).
• Exercice 2 : Sur votre feuille Google Sheets, remplissez au moins 5 lignes avec des fournisseurs
potentiels. Essayez de varier : par ex. 2 distributeurs d’équipements, 2 installateurs, 1 fabricant
étranger. Indiquez pour chaque une raison de les considérer (par ex. “fabricant Tier 1 mondial – gage
de qualité” ou “installateur local expérimenté dans la région Caraïbes”).
• Exercice 3 : Rédigez un petit paragraphe de présélection comme si vous le justifiiez à votre
manager. Par exemple : « Sur 12 fournisseurs identifiés, nous en retenons 6 pour les interroger : 3
distributeurs locaux qui proposent les panneaux souhaités et ont des stocks en Colombie, 2
installateurs capables de gérer le projet clés en main, et 1 fabricant étranger bien classé Tier 1
susceptible d’offrir un bon prix (via son bureau régional). Les autres étaient écartés car trop récents
ou hors périmètre (ex : spécialisés résidentiel). ». Cet exercice vous aide à clarifier pourquoi vous
avez retenu ces fournisseurs.

Création de documents (modèles fournis) : Pour vous aider à organiser votre recherche, voici deux
supports : un exemple de tableau de présélection de fournisseurs et un script d’appel/email type pour
premier contact.

• Tableau de présélection (exemple) – Ce tableau imaginaire illustre comment structurer vos

informations récoltées :

Entrepris Localisatio Produit/Servic

Type Contact Notes
e n e principal
Présent en
Colombie
Panneaux depuis 2018.
M. Carlos Pérez (Sales
Fabricant solaires 370- Certifié ISO
SolarTech Bogotá, Manager),
(via filiale 550 W 9001. Cherche
SAS Colombie [Link]@[Link],
locale) (fabrique au à pénétrer le
+57 300...
Mexique) marché local
(peut offrir
bon prix).
PME locale
~10 employés.
Références : a
Distribution
équipé 50 toits
panneaux
EcoVolt Distributeu Medellín, Site web: [Link] industriels
(marques X, Y)
Colombia r Colombie (formulaire en ligne) (selon site
et onduleurs ;
web). À
kits solaires
vérifier
fiabilité
financière.
Réalisations :
Installation de usine ABC
systèmes PV Maria Gomez (Dir. Projets), 500 kW.
InstaSolar Cali,
Installateur clé-en-main [Link]@[Link] Partenaire
SAS Colombie
(toitures , +57 310... certifié
industrielles) Huawei
(onduleurs).
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Contacto: comercial@[Link] -- Sitio Web: [Link]
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Entrepris Localisatio Produit/Servic

Type Contact Notes
e n e principal
Bon retour
clients trouvé
sur LinkedIn.
Marque Tier 1
réputée, mais
import direct
Panneaux haute
(USA, pas depuis USA
SunPower efficacité (400+ via distributeur local
Fabricant de bureau nécessaire si
(U.S.) W, haut de partenaire (SolarCol)
local) pas de stock
gamme)
local. Coûts
potentiellemen
t élevés.
Semble offrir
solution
Projets solaires
complète. À
commerciaux
Distributeu creuser :
SolarCol Bogotá, jusqu’à 1 MW info@[Link] (site:
r/ probablement
SAS Colombie (fournit [Link])
Installateur revendeur
équipements +
SunPower et
installation)
autres
marques.

• (Le tableau ci-dessus est un exemple fictif. À vous de créer le vôtre avec de vraies données.
N’hésitez pas à ajouter ou enlever des colonnes selon vos besoins – par exemple “Chiffre d’affaires”
si vous le trouvez, ou “Date de réponse RFI” plus tard.)
• Script de premier contact (email) – Lorsque vous contacterez un fournisseur, un message clair et
professionnel est de rigueur. Voici un modèle d’email type en espagnol (à adapter en français ou
anglais selon le cas) :

markdown
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**Asunto:** Solicitud de información – Proyecto de energía solar en [ville]

Estimados señores de [Nombre de la empresa],

Mi nombre es [Su Nom], y trabajo en [Empresa que representa], [breve descripción

si pertinent, ej. "una empresa industrial ubicada en Bogotá"]. Estamos iniciando
un proceso de **búsqueda de proveedores** para un proyecto de energía solar de
[indicar brevemente el proyecto, ej. "100 kW de paneles solares sobre nuestras
instalaciones industriales"].

Nos gustaría evaluar la oferta de [Nombre de la empresa] en este ámbito.

Agradeceríamos recibir información sobre sus **productos/servicios solares**, en
particular:
- Portafolio de paneles solares (referencias, potencias, garantías) y/o servicios
de instalación que ofrecen.
- Proyectos similares que hayan realizado en Colombia (referencias).
- Plazos de entrega estimados y capacidad de suministro para un proyecto de
nuestro tamaño.
- Cualquier otra información relevante (certificaciones, soporte técnico, etc.).

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Adjunto a este correo encontrará un **documento detallando nuestros

requerimientos** (cahier des charges) para que tengan una idea más clara de
nuestras necesidades.

**Solicitamos su respuesta antes del [fecha límite, ej. 15 de junio]**. Cualquier

material descriptivo (catálogo, ficha técnica) o commentaire que puedan brindar
será muy útil.

Quedo a su disposición para cualquier consulta adicional. Desde ya, agradecemos

su atención y esperamos poder considerar a [Nombre de la empresa] entre nuestros
posibles proveedores.

Atentamente,

[Su Nom] – [Su cargo]

[Empresa]
[Teléfono] – [Email]

(Ce modèle est en espagnol, car il est fort probable que vos interlocuteurs locaux le soient. Adaptez
la langue selon le destinataire. Gardez un ton courtois et professionnel. Mentionnez que vous joignez
le cahier des charges – cela incitera le fournisseur à vous répondre de manière ciblée. Le cas
échéant, vous pouvez aussi faire un appel téléphonique bref pour prévenir de votre envoi, surtout si
le délai de réponse est court.)

Ressources complémentaires :

• Tutoriel « Utiliser Kompass pour la prospection B2B » – explication pas-à-pas (vidéo) de la

recherche d’entreprises sur [Link].
• Annuaire ENF Solar – Colombie (Vendeurs) : liste des grossistes PV en Colombie avec leurs
[Link]. Utile pour trouver rapidement qui distribue quoi dans le pays.
• Article « Sourcing fournisseurs : 5 astuces pour débutants » – (par ex. sur le blog Libeo) qui donne
des conseils de base pour bien démarrer une recherche de [Link].
• Bonus local : Le site de ProColombia (agence nationale de promotion) a parfois des informations
sur les secteurs porteurs en Colombie, dont les énergies renouvelables. On y trouve des rapports ou
contacts d’associations sectorielles qui peuvent orienter vers des acteurs locaux.

Livrables attendus : À la fin du module 2, vous aurez : (1) une liste de fournisseurs potentiels
documentée (votre tableau Sheet ou Excel complété, même de façon préliminaire) et (2) idéalement un ou
deux emails de contact rédigés (ou envoyés) pour initier le dialogue. Ce sont des livrables “internes” pour
vous, mais ils constituent la base de la suite.

Checklist d’auto-évaluation :

• Ai-je identifié au moins 5 fournisseurs compatibles avec mon besoin (bonne catégorie, produits
adéquats) ?
• Ai-je collecté les informations de base pour chacun (localisation, site web, contact) dans un
document structuré ?
• Ai-je vérifié qu’il y a un moyen de les contacter et que ma liste n’est pas qu’une suite de noms
sans coordonnées ?
• Ai-je repéré les points forts/risques de chaque fournisseur (même sommairement) pour justifier
leur présence dans la shortlist ?
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• Suis-je prêt(e) à expliquer en une phrase par fournisseur pourquoi je le contacte (ex. “ils ont
bonne réputation”, “prix compétitifs attendus car fabricant”, etc.) ? Si oui, c’est que votre
présélection est réfléchie.

Module 3 : Lancement et analyse d’un RFI (Durée estimée : 2

heures)
Objectifs pédagogiques : À l’issue de ce module, vous saurez (1) ce qu’est une demande d’informations
(RFI) et en quoi elle diffère d’autres types de demandes (RFQ, RFP), (2) élaborer un questionnaire RFI clair
et le transmettre aux fournisseurs présélectionnés, et (3) analyser les réponses reçues afin d’en tirer des
données comparables pour l’évaluation.

Contenu théorique : Le sigle RFI signifie Request For Information, soit demande d’informations en
français. C’est une étape amont dans un processus d’achat, où l’on sollicite des fournisseurs pour qu’ils
fournissent des informations détaillées sur leurs produits, services, capacités et conditions, sans pour
autant s’engager contractuellement à ce stade. En clair, le RFI vous sert à faire le tri et à mieux connaître
les fournisseurs avant de passer éventuellement à une demande de prix formelle.

RFI vs RFQ vs RFP : Petite parenthèse terminologique importante pour une débutante :

• Un RFI vise à collecter des informations générales et à jauger l’intérêt et la capacité de fournisseurs
potentiels. C’est souvent un questionnaire ouvert, sans nécessairement exiger une offre commerciale
ferme.
• Un RFQ (Request For Quotation – demande de prix) est plus précis : on demande aux fournisseurs
un chiffrage pour une solution déjà définie. Un RFQ intervient quand on sait exactement quel produit
ou service on veut et qu’on souhaite comparer les prix pour ce produit/service.
• Un RFP (Request For Proposal – appel d’offres) est plus large qu’un RFQ : on sollicite une
proposition détaillée du fournisseur, incluant non seulement le prix mais aussi la méthode, la
solution technique, le calendrier… Souvent utilisé pour des projets complexes où on attend que le
fournisseur propose sa solution pour répondre au besoin.

Dans notre processus, nous utilisons un RFI parce que notre démarche est exploratoire : nous voulons
d’abord identifier quel fournisseur est capable de quoi, qui offre quelles garanties, etc., avant de négocier
les prix finaux. Dans certains cas, le RFI peut inclure une estimation de prix indicatif (ce n’est pas interdit de
demander une fourchette de prix), mais ce n’est pas l’offre finale.

Élaborer un bon RFI : Un RFI se présente généralement sous forme d’un questionnaire ou d’un document
à remplir par le fournisseur. Il doit être suffisamment structuré pour faciliter la comparaison des réponses.
Voici les thèmes typiques à couvrir dans un RFI pour du sourcing solaire :

• Informations générales sur le fournisseur : taille de l’entreprise (effectif, chiffre d’affaires si

disponible), année de création, principaux clients ou marchés servis, présence en Colombie (bureaux,
entrepôts), etc. Objectif : évaluer la stature et l’expérience. Exemples de questions : « Année de
création de votre entreprise ? Nombre d’employés ? Êtes-vous certifié ISO 9001 ou autre ? »
• Capacités techniques et production : si c’est un fabricant, quelle est sa capacité de production
annuelle de panneaux (peut-il fournir 200 panneaux rapidement ?), quels tests qualité il réalise ; si
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c’est un installateur, combien de MW a-t-il déjà installés, combien d’équipes d’installation possède-
t-il, etc. Objectif : savoir si le fournisseur a les moyens de vos ambitions.
• Caractéristiques des produits/services : ici on renvoie en partie au cahier des charges. Demandez
au fournisseur de confirmer qu’il peut fournir les spécifications souhaitées, ou bien de décrire sa
solution. Par exemple : « Quels modèles de panneaux proposez-vous répondant à nos critères (400-
450 Wc, monocristallin…) ? Fournissez-vous les onduleurs, et si oui quelles marques ? » Ou pour un
installateur : « Décrivez en quelques mots votre approche pour l’installation d’un système de 100
kWc sur toiture industrielle – faites-vous la conception, les démarches administratives, etc. ? ». Vous
pouvez aussi demander des fiches techniques en annexe.
• Délai et logistique : questionnez sur les lead times. Ex : « Quel serait votre délai de livraison estimé
pour 200 panneaux à Bogotá ? », « Maintenez-vous un stock local en Colombie ? ». Pour un service
: « En combien de semaines réalisez-vous l’installation d’une centrale ~100 kWc ? ». Aussi, des
questions sur l’expédition : « Quels Incoterms de livraison proposez-vous habituellement (EXW,
CIF, DDP…) ? »
• Conditions commerciales : cela inclut le MOQ (Minimum Order Quantity) – demandez par ex « Y
a-t-il une quantité minimum de commande pour les panneaux ? », les modalités de paiement
usuelles (ex : « Exigez-vous un acompte à la commande, si oui de quel pourcentage ? »), et
éventuellement une fourchette de prix indicative. Vous pouvez par ex formuler : « Fournissez si
possible une estimation de prix unitaire pour une commande de 200 panneaux, à titre indicatif (cette
information restera confidentielle). ». Insistez sur le fait que c’est non contractuel, juste pour vous
aider à évaluer la faisabilité budgétaire. Tous ne donneront pas de chiffres sans un vrai RFQ, mais ça
ne coûte rien de demander poliment.
• Références et expérience : demandez des exemples de projets similaires réalisés. « Citez 2-3 projets
solaires significatifs que vous avez fournis/réalisés (emplacement, puissance, année). ». S’ils ont des
lettres de recommandation ou études de cas, invitez-les à partager. Ceci vise à évaluer la fiabilité et
le track-record.
• Service après-vente et support : un aspect parfois négligé mais crucial. Demandez « Quel support
offrez-vous après la vente/installation ? (garantie sur site, hotline, maintenance…) ». Par ex, un
distributeur peut avoir un stock de pièces de rechange local – très utile en cas de panne, c’est bon à
savoir.
• Autres : ouvrez la porte à toute information que le fournisseur jugerait utile. Ex : « Indiquez tout
atout particulier de votre société ou de votre offre que vous souhaitez porter à notre connaissance. »
Cela permet au fournisseur de se “vendre” un peu (technologie unique, partenariat exclusif, etc.) et à
vous de découvrir des éléments différenciants auxquels vous n’aviez pas pensé.

Lancer le RFI : Concrètement, vous allez envoyer ce questionnaire (Word, formulaire en ligne, ou dans le
corps d’un email) à chaque fournisseur présélectionné (ceux du module 2). Il est d’usage de joindre aussi le
cahier des charges, ou du moins un résumé, pour qu’ils aient toutes les infos de contexte.

Il est important de fixer une date limite de retour, et un contact pour envoyer les réponses. Par exemple,
dans votre email, « merci de nous retourner vos réponses avant le 10 juillet, par email à [votre email] ».
Donnez-leur typiquement une à deux semaines – assez pour répondre sérieusement, mais pas trop long pour
ne pas retarder le projet.

Analyser les réponses RFI : Une fois les réponses reçues, le travail consiste à compiler les informations et
en dégager des éléments de comparaison. Idéalement, préparez un tableau de synthèse (on pourra combiner
cette étape avec le scoring du module 4). Par exemple, créez une feuille avec les fournisseurs en colonne, et
en ligne les questions clés du RFI, puis remplissez avec des mots-clés ou notes les réponses de chacun.

Cherchez à repérer :
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• Les points forts/faibles de chaque fournisseur. Par ex, un fournisseur A a un délai de 4 semaines mais
prix élevé, le B a un délai de 8 semaines mais meilleur prix, etc.
• Les éliminatoires éventuels : si un fournisseur répond qu’il ne peut pas respecter une exigence
cruciale (ex : “on n’a pas la certification exigée” ou “on ne fait pas d’installation sur toiture
inclinée”), il pourrait sortir du jeu à cette étape. Mieux vaut le savoir maintenant.
• Les surprises positives : par ex un fournisseur offre un service additionnel gratuit (audit énergétique
gratuit, extension de garantie possible, etc.), notez-le car ça ajoute de la valeur.

Étapes pratiques :

1. Finaliser votre questionnaire RFI – À partir des thèmes ci-dessus, préparez votre liste de
questions. Utilisez Word ou Google Docs pour le formater proprement (numérotez les questions).
Rédigez-les de manière claire et neutre. Relisez pour éviter les ambiguïtés. Par exemple, au lieu de
“Avez-vous de l’expérience ?”, demandez “Combien de projets >50 kW avez-vous réalisés ?
Veuillez en lister 2 exemples.”.
2. Envoyer le RFI – Utilisez le script d’email du module 2 (adapté) pour contacter chaque fournisseur.
Envoyez le mail en y joignant : le questionnaire RFI (en pièce jointe ou en lien Google Form si vous
avez opté pour un formulaire en ligne) + le cahier des charges. Personnalisez légèrement chaque
envoi (nom du contact, de l’entreprise). Si possible, mettez en CCI votre collègue ou votre adresse
secondaire pour suivi.
3. Suivi des réponses – Créez une colonne “RFI envoyé” et “Réponse reçue” dans votre tableau de
suivi (module 2) avec la date. Attendez les retours jusqu’à la deadline. Si un fournisseur ne répond
pas à 2 jours de l’échéance, relancez-le poliment (par email ou téléphone rapide). Parfois, une
relance fait la différence (ils avaient zappé votre mail, ou attendaient une pièce).
4. Réception et organisation – Dès qu’une réponse arrive, enregistrez le document (par ex
"RFI_Réponse_FournisseurA.doc"). Notez dans votre tableau la mention “reçu le JJ/MM”. Lisez
chaque réponse attentivement et surlignez/enregistrez les données clés.
5. Tableau comparatif – Préparez un tableau de synthèse des réponses. Par exemple, en lignes :
“Capacité de production”, “Délai livraison”, “Prix indicatif $/W”, “Garantie offerte”, “Projet
similaire fourni ? (oui/non)”, etc., et en colonnes vos fournisseurs A, B, C. Remplissez avec les infos
tirées des RFI. Cette vue côte-à-côte facilite le scoring futur.
6. Pré-sélection finale – Sur base des RFI, vous pourrez probablement écarter 1 ou 2 candidats si leurs
réponses ne sont pas satisfaisantes (ou s’ils n’ont pas répondu du tout). Décidez qui poursuit vers la
négociation. Typiquement, on garde 2 ou 3 finalistes après RFI pour la suite. Gardez cependant les
autres en backup si besoin.

Exercices guidés :

• Exercice 1 : Rédigez au moins 8 questions RFI pertinentes pour votre projet. Ensuite, auto-évaluez :
pour chaque question, êtes-vous capable d’expliquer pourquoi vous la posez et comment vous
utiliserez la réponse ? Si ce n’est pas clair, ajustez la question.
• Exercice 2 : Simulez la réponse d’un fournisseur : prenez le point de vue d’une des entreprises de
votre shortlist et essayez de remplir le questionnaire comme si vous étiez elle. Cela peut vous
montrer si vos questions sont compréhensibles et pas trop lourdes. Par exemple, si vous avez 30
questions, c’est peut-être trop – visez une quinzaine bien choisies pour ne pas décourager le
répondant.
• Exercice 3 : Préparez une matrice vide pour comparer les réponses (vous la remplirez quand les
réponses arriveront). Définissez les critères de comparaison en ligne. Par cet exercice, vous anticipez
le module suivant (scoring) et vous vous assurez que vos questions RFI couvrent bien tout ce que

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vous voulez comparer. Si vous constatez un critère important non couvert par une question, c’est le
moment de l’ajouter au questionnaire avant envoi !

Création de documents (modèle fourni) : Vous trouverez ci-dessous un modèle de document RFI
contenant une trame de questions typiques, ainsi qu’un exemple de tableau de synthèse à utiliser pour
l’analyse.

• Modèle de questionnaire RFI (fournisseurs solaire) :

markdown
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**Request for Information (RFI) – Projet Solaire [Nom du projet]**

**Section 1 – Présentation de votre entreprise**

1. **Profil de l’entreprise :** Indiquez la raison sociale complète, l’année de
création, le nombre d’employés et le lieu d’implantation principal.
2. **Activité principale :** Décrivez en une phrase votre cœur de métier (ex:
fabrication de panneaux solaires, intégration de systèmes PV, distribution
d’équipements solaires, etc.).
3. **Présence en Colombie :** Avez-vous une entité légale, un bureau ou un
entrepôt en Colombie ? Si non, comment desservez-vous le marché colombien (via
partenaires, import direct...) ?

**Section 2 – Produits/Services et capacités**

4. **Gamme de produits :** Pour les fabricants/distributeurs : listez les
principaux produits solaires que vous fournissez (modèles de panneaux avec
puissances, marques d’onduleurs, etc.). Pour les installateurs : décrivez
brièvement les services proposés (étude, installation, maintenance...).
5. **Conformité aux spécifications :** Êtes-vous en mesure de fournir/installer
les équipements selon les spécifications du cahier des charges ci-joint ? Merci
de préciser tout écart éventuel ou toute spécification non couverte.
6. **Capacité de production/supply :** (Pour les fournisseurs d’équipements)
Quelle est votre capacité de production ou d’approvisionnement mensuelle pour les
panneaux solaires (en MW ou en nombre de panneaux) ?
7. **Stock et délai :** Disposez-vous d’un stock local pour ces produits ? Quel
est le délai de livraison estimé vers [lieu] pour une commande de [quantité]
(incoterm [Incoterm souhaité]) ?
8. **MOQ (Minimum Order Quantity) :** Le cas échéant, quelle est la quantité
minimum de commande pour [le produit] ?

**Section 3 – Qualité et certifications**

9. **Certifications produits :** Les panneaux/inverseurs proposés disposent-ils
de certifications internationales (CE, IEC, UL…) ? Listez celles pertinentes.
10. **Normes et qualité :** (Pour installateurs) Votre entreprise respecte-t-elle
des normes de qualité particulières (ISO 9001, ISO 14001) ou a-t-elle des
certifications professionnelles (par ex. installer certifié par un fabricant,
habilitations électriques) ?
11. **Garanties offertes :** Précisez les garanties produits (en années) pour les
panneaux, onduleurs, etc., et les garanties sur vos services (garantie
d’installation, performance…).

**Section 4 – Références et expérience**

12. **Projets similaires :** Citez 2 projets solaires significatifs que vous avez
réalisés ou fournis, proches de notre besoin (indiquez la puissance, l’année, le
type d’installation, le client si possible).
13. **Étude de cas :** (Optionnel) Fournissez en annexe toute documentation
pertinente sur un projet similaire (brochure, étude de cas, photos).

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14. **Clients principaux :** Qui sont vos clients types ? (industrie, commercial,
résidentiel, utilities…). Nommez d’éventuels clients notables (sauf
confidentialité).

**Section 5 – Conditions commerciales**

15. **Prix indicatif :** Sur base des informations dont vous disposez, fournissez
*à titre non engageant* une estimation du prix unitaire ou global pour répondre à
notre besoin (ex: prix par panneau, ou coût estimé pour 100 kW installés).
16. **Modalités de paiement :** Quelles conditions de paiement proposez-vous
habituellement ? (ex: 30% acompte à la commande, solde à la livraison).
17. **Incoterms et logistique :** Confirmez l’Incoterm sur lequel vous pouvez
vous aligner pour la livraison (EXW, FOB, CIF, DDP...). Précisez toute assistance
logistique que vous offrez (douanes, transport).

**Section 6 – Support et autres**

18. **Service après-vente :** Quel support offrez-vous après la vente ou
l’installation ? (ex: hotline technique en espagnol, technicien sur site en cas
de problème sous 48h, etc.).
19. **Maintenance (si applicable) :** Proposez-vous des contrats de maintenance
préventive ou d’entretien pour les installations ?
20. **Autres atouts :** Mentionnez tout élément distinctif de votre offre que
vous souhaitez souligner (innovation technologique, prix remportés, engagement
durable, etc.).
21. **Questions/commentaires :** (Pour le fournisseur) N’hésitez pas à poser des
questions si quelque chose n’est pas clair dans notre demande, ou à formuler des
commentaires/recommandations que vous jugeriez utiles pour notre projet.

*Merci de retourner ce document rempli avant le [date]. Vous pouvez répondre

directement dans le document (après chaque question) ou de manière libre en
reprenant la numérotation. Ajoutez des annexes si nécessaire. Nous vous
remercions de votre coopération.*

(Le modèle ci-dessus est assez complet. Vous pouvez le réduire ou l’adapter. Par exemple, si vous
ciblez uniquement des installateurs, ajustez les questions produit vs service. L’important est de
couvrir les infos voulues sans surcharger inutilement.)

• Tableau de synthèse RFI (exemple) – Après réception des réponses, utilisez un tableau comme celui-
ci pour comparer. Remplissez-le avec les données extraites des RFI :

Critère /
Fournisseur A Fournisseur B Fournisseur C
Fournisseur
Usine 500 MW/an
Capacité Import sur commande – Stock local 50 panneaux – le
(global) – stock local 5
fourniture capacité 200 panneaux/mois reste import 4 sem.
MW
Délai de 4 semaines (CIF
8 semaines (DDP site) 6 semaines (CIF)
livraison Carthagène)
Incoterm CIF port (option DDP CIF ou DAP site selon
DDP sur site inclus
proposé avec coût sup.) préférence client
~0,28 USD/Wc ~0,27 USD/Wc (panneaux)
Prix indicatif ~0,30 USD/Wc installé
(panneaux) indicatif indicatif
Installation 2 ans,
Panneaux 12 ans prod. / Panneaux 10 ans / 25 ans
Garanties équipements suivant
25 ans perf. perf., onduleur 5 ans
fabricants (10 ans onduleur)

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Critère /
Fournisseur A Fournisseur B Fournisseur C
Fournisseur
Oui : 500 kW toit
Projet Oui : 2 projets 100 kW Un seul projet 50 kW (plus
(Bogotá 2022) + 1 MW
similaire (Cundinamarca) petits projets résidentiels)
au Chili
Petite structure, pas de
Certifié Tier 1 Offre maintenance annuelle
Points référence >100 kW, prix
Bloomberg, propose en option, très bon retour
notables compétitif mais expérience
formation client offerte client
limitée

• (Les données ci-dessus sont fictives. Votre tableau peut inclure d’autres critères importants pour
vous, par exemple “Certification ISO ? (oui/non)”, “Présence locale : oui/non”, etc. L’objectif est
d’avoir un aperçu clair des réponses pour le prochain module.)

Ressources complémentaires :

• Article « RFI : définition et intérêt » (CustUp) – explique quand et pourquoi utiliser un RFI, avec des
exemples de [Link].
• Modèle de RFI (Asana) – un modèle générique en anglais avec explications sur comment créer une
bonne demande d’[Link].
• Conseils « Top 25 questions for RFIs » (GuidantGlobal, en anglais)[Link] – liste de
questions courantes à poser, qui peut inspirer votre propre questionnaire.

Livrables attendus : À l’issue de ce module, vos livrables seront : (1) le document RFI que vous avez
envoyé (questionnaire finalisé), (2) idéalement les réponses RFI des fournisseurs (sous forme de docs
reçus), et (3) un tableau de synthèse des RFI rempli ou au moins entamé. Ces éléments vous amènent
naturellement vers l’étape d’évaluation.

Checklist d’auto-évaluation :

• Mon questionnaire RFI couvre-t-il tous les points d’information nécessaires pour comparer les
fournisseurs (technique, commercial, références, etc.) ?
• Le ton et la formulation du RFI sont-ils corrects (polis, clairs) et la présentation soignée ? (Ce
document reflète votre professionnalisme auprès des fournisseurs.)
• Ai-je bien communiqué la date limite et les modalités de réponse aux fournisseurs, et tous ont
accusé réception ou répondu dans les temps ? (Sinon, ai-je fait les relances appropriées ?)
• Ai-je rassemblé les réponses de manière organisée, sans risquer d’en perdre une (sauvegarde des
fichiers, suivi des emails) ?
• En lisant les réponses, ai-je déjà une idée des fournisseurs favoris ou de ceux à éliminer ? (Ce
ressenti sera confirmé par le scoring formel, mais si vous êtes dans le flou total, il faut affiner
l’analyse dans le prochain module.)

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Module 4 : Scoring et évaluation objective des fournisseurs (Durée

estimée : 1,5 heure)
Objectifs pédagogiques : Ce module vous apprendra à (1) définir des critères d’évaluation et leur
pondération pour comparer objectivement les fournisseurs, (2) attribuer des scores de performance à chaque
fournisseur sur chaque critère à partir des données recueillies (RFI, recherches), et (3) utiliser un tableau de
scoring pour faire ressortir un classement justifié des fournisseurs.

Contenu théorique : Le scoring est la démarche qui consiste à donner une note chiffrée à des offres ou des
candidats selon différents critères, afin de faciliter la comparaison. En sourcing fournisseur, cela permet
d’objectiver votre choix et de le justifier avec des données. Sans scoring, on pourrait se fier uniquement à
son impression (par exemple “Untel m’a l’air plus professionnel”), ce qui est risqué et peu défendable. Le
scoring apporte de la transparence et de la rigueur à la décision.

Définir les critères : Revenez à vos objectifs du projet et aux éléments du cahier des charges. Qu’est-ce qui
est le plus important pour le succès de ce sourcing ? Typiquement, les critères principaux pourraient être :

• Prix total ou coût sur la durée : toujours un critère majeur. On parle ici du coût initial des
équipements/services. Vous comparerez soit un prix unitaire (ex: $/Wc) soit un devis global si
disponible.
• Qualité technique / Conformité : à quel point l’offre du fournisseur répond aux spécifications et
aux standards de qualité. Cela inclut par exemple la performance des produits, la durabilité (garanties
longues), la conformité aux normes exigées.
• Délai et capacité logistique : la capacité à livrer dans les temps, la proximité (stock local vs import
long). Un délai plus court ou une flexibilité logistique (ex: posséder un stock) donne des points en
plus.
• Expérience et références : un fournisseur expérimenté et avec de bonnes références rassure. Vous
pouvez noter le niveau d’expérience pertinente (par ex, >5 projets similaires = note élevée, aucun
projet similaire = note basse).
• Service et support : ici on évalue l’accompagnement offert – par exemple, la qualité du service
après-vente, la présence d’une équipe locale de support, des services additionnels comme
maintenance, formation, etc.
• Aspect commercial/négociation : ce critère peut combiner la souplesse du fournisseur dans les
conditions (ex: conditions de paiement favorables, incoterms avantageux) et la perception de la
relation (ex: réactivité, clarté de la communication pendant le RFI). C’est un peu plus subjectif, mais
important – un fournisseur difficile en communication dès le début peut être un partenaire difficile
par la suite.

Il est recommandé de limiter le nombre de critères à 5 ou 6 principaux pour garder le modèle lisible. Vous
pouvez également créer des sous-critères si besoin (par ex, “Qualité technique” peut se décomposer en
performance produit, garanties, certifications – mais au final regroupez-les pour la note globale de qualité).

Pondération : Tous les critères n’ont pas la même importance. Par exemple, si votre projet est ultra-sensible
en termes de délai (imaginez, il faut que ce soit installé avant une date fixe pour toucher une subvention),
alors le délai sera peut-être aussi important que le prix, voire plus. En revanche, si vous avez une marge de
manœuvre sur le planning, le prix et la qualité primeront.

On attribue donc un poids (en %) à chaque critère. La somme des poids = 100%. Un exemple de
pondération classique : Prix 30%, Qualité technique 25%, Délai/logistique 20%, Expérience 15%, Service
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10%. Ajustez selon votre contexte. Veillez à ne pas sous-pondérer un critère crucial (≥10% pour les
importants, ≤5% pour un critère mineur sinon il vaut presque pas la peine de l’inclure).

Notation : Pour chaque critère, chaque fournisseur recevra une note, généralement sur 10 (ou sur 5 ou sur
100, peu importe tant que c’est cohérent). Le plus simple : sur 10. Où obtenir la note ? À partir des données
RFI et de votre analyse :

• Établissez une échelle ou des repères. Par ex, pour le critère Prix sur 10 : le moins cher obtient 10, le
plus cher obtient, disons, 5 (s’il est significativement plus cher) et les autres interpolent. Ou on peut
faire proportionnel si les écarts sont faibles. L’important est de justifier la note : « A a 10/10 en prix
car c’est l’offre la moins chère à $0.27/W, B a 8/10 car 15% plus cher, C a 6/10 car ~30% plus cher
».
• Pour des critères qualitatifs (ex: qualité technique) : vous pouvez vous appuyer sur des indicateurs du
RFI (ex: A a 2 ans de garantie de plus que les autres, et seules des marques Tier 1 -> je lui mets
9/10; B a des garanties standard et un petit doute sur une norme manquante -> 7/10; C a mentionné
une certification manquante et moins d’infos -> 6/10). C’est subjectif, mais basé sur des faits
constatés.
• Pour l’expérience : par ex, A a 3 références solides = 9/10, B en a 2 = 8/10, C en a 0 = 5/10.
• Soyez le plus objectif possible : idéalement, faites cette notation avec un collègue pour limiter le
biais personnel. Et consignez quelque part les raisons de chaque note (ce sera utile pour expliquer
lors du rapport final).

Une fois que chaque fournisseur a une note par critère, vous calculez le score global pondéré : somme( note
* poids ) pour chaque critère. On obtient un score total sur 10 (si pondération en % et notes sur 10) ou sur
100. Le plus haut score indique théoriquement le meilleur choix.

Attention : Le scoring est un outil d’aide à la décision, pas une vérité absolue. Si les scores sont très
proches, cela signifie qu’une analyse qualitative supplémentaire est nécessaire ou que les fournisseurs se
valent presque (dans ce cas la négociation ou des visites terrain pourraient faire la différence). S’il y a un
écart net, le score fournit un argument solide pour justifier le choix du fournisseur en tête.

Étapes pratiques :

1. Choisir et définir vos critères – Sur un brouillon, listez les critères que vous jugez importants.
Utilisez 5 ±1 critères majeurs. Donnez-leur un titre clair (ex: Coût, Qualité, Délais, Expérience,
Support). Écrivez en une phrase ce que chaque critère englobe pour éviter les recoupements ou
oublis.
2. Déterminer la pondération – Assignez un % à chaque critère. Vous pouvez partir de l’exemple
donné puis ajuster. Assurez-vous que la somme = 100%. Si vous hésitez, faites un scénario de test :
par ex “si un fournisseur est moyen partout sauf excellent en prix, est-ce qu’il devrait gagner ?” Si
oui, mettez un poids fort sur Prix, si non, réduisez-le par rapport aux autres.
3. Construire la grille de scoring – Utilisez un tableur (Google Sheets/Excel). Faites une colonne par
fournisseur (identifiés A, B, C…) et une ligne par critère. Indiquez aussi la pondération (%) en face
de chaque critère. Préparez des cellules pour les notes sur 10 que vous remplirez, et une formule de
calcul du score pondéré (ex: = note * poids, puis somme total). (Vous pouvez aussi faire le calcul à
la main, mais le tableur évite les erreurs et permet de jouer avec les poids si besoin.)
4. Remplir les notes – En vous basant sur le tableau comparatif RFI et vos documents, attribuez une
note sur 10 par critère et par fournisseur. Faites-le critère par critère, en comparant les fournisseurs
entre eux sur ce point précis. N’hésitez pas à mettre des demi-points si besoin (ex: 7,5/10) pour
refléter des nuances. Soyez cohérent : si A > B sur un critère, A doit avoir la note >= B sur ce critère.
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5. Calculer les scores – Appliquez la pondération pour obtenir un score total par fournisseur. Vérifiez
que le calcul semble cohérent (par ex, un fournisseur cher mais ultra qualitatif pourrait finir ex æquo
avec un moins cher mais moins qualitatif, etc., selon vos poids).
6. Analyser le résultat – Classez les fournisseurs par score décroissant. Y a-t-il un écart important
entre le 1er et le 2ème ? Entre le 2ème et le 3ème ? Cela peut guider combien de fournisseurs
passeront à l’étape suivante (négociation). En général on en retient 2 pour la négociation finale, sauf
si le 1er est très loin devant – parfois on peut déjà décider, mais en pratique on négocie toujours un
minimum pour sécuriser le meilleur prix/termes.
7. Vérifier la cohérence – Challengez votre scoring : correspond-il à ce que vous pressentiez
qualitativement ? Si non, cherchez pourquoi. Par ex, si vous aviez un coup de cœur pour B mais que
A a le meilleur score, est-ce parce que vous aviez surévalué un aspect subjectif chez B ? Ou peut-être
un critère non pris en compte (ex: affinité culturelle ou risque) ? Parfois, on ajoute un critère
“Risque” ou “Confiance” pour intégrer le feeling, mais c’est délicat. À vous de voir. Sinon, acceptez
le résultat objectif : le scoring est là pour ça.

Exercices guidés :

• Exercice 1 : Établissez une liste de 5 critères et de leur poids, puis demandez-vous : si un fournisseur
était excellent sur les 2 critères les plus lourds mais moyen sur les autres, gagnerait-il ? et si un
autre était bon partout sans être excellent, gagnerait-il ? Ajustez les poids jusqu’à ce que le “profil
gagnant” corresponde à ce que vous jugez optimal pour le projet.
• Exercice 2 : Entraînez-vous à scorer un critère. Par exemple, Prix : créez un scénario fictif de 3
offres (A: 100k€, B: 110k€, C: 130k€). Sur /10, vous pourriez donner A:10, B:8 (car +10%), C:5 (car
+30%). Vérifiez que l’échelle vous semble juste (vous pourriez aussi faire C:7, mais alors la
différence de 30% de prix n’est pas assez pénalisée peut-être). Il n’y a pas qu’une bonne réponse,
l’essentiel est d’être logique.
• Exercice 3 : Expliquez votre grille à un collègue imaginaire : pour chaque critère, justifiez pourquoi
tel fournisseur a eu telle note. Par exemple, « Critère Expérience : A a 9/10 car 3 références solides,
B 7/10 car 1 référence moyenne, C 5/10 car aucune référence ». Si vous arrivez à formuler
clairement ces explications, votre scoring est solide. Si vous butez, c’est qu’il faut clarifier vos
critères ou réévaluer plus objectivement.

Création de documents (modèle fourni) : Voici un modèle de grille de scoring (pondération + notes +
calcul) basé sur un cas hypothétique, pour vous guider.

Critère Poids Fournisseur A Fournisseur B Fournisseur C

Prix 30% 9/10 8/10 6/10
Qualité technique 25% 9/10 8/10 8/10
Délai de livraison 20% 8/10 7/10 9/10
Expérience 15% 7/10 8/10 5/10
Service/support 10% 8/10 7/10 8/10
Score total 100% 8.6 8.3 7.3

(Dans l’exemple ci-dessus : A a le meilleur score final grâce à son prix bas et haute qualité, B est proche
derrière, C est distancé surtout à cause de son manque d’expérience et prix plus élevé. Notez que les notes
sur 10 sont subjectives mais basées sur des faits : on a estimé C beaucoup moins expérimenté que A et B,
etc. Adaptez votre grille à vos propres critères et données !)

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Ressources complémentaires :

• Tutoriel « Évaluation des fournisseurs : méthode de scoring » – un article ou PDF (par ex. sur
[Link]) qui détaille comment pondérer et noter les fournisseurs, souvent avec un
exemple de matrice.
• Outil en ligne : certains sites proposent des templates Excel de scoring fournisseur téléchargeables
(souvent anglophones sous “vendor evaluation matrix”). Vous pouvez en consulter un pour voir
comment c’est structuré, mais vous avez normalement tout le nécessaire avec ce guide.
• Vidéo « Comprendre la matrice de décision » – explique comment utiliser un tableau multicritères
pour prendre une décision (utile pour visualiser la logique du scoring, même si l’exemple n’est pas
sur les fournisseurs).

Livrables attendus : Le résultat de ce module est un rapport d’évaluation comprenant votre grille de
scoring remplie et idéalement une courte explication écrite de celle-ci. En effet, ce document ou slide
pourra être annexé au rapport final pour montrer la démarche. Donc, livrable concret : une feuille
Excel/Sheets intitulée “Scoring fournisseurs [Nom du projet]”, et éventuellement un mémo ou slide qui liste
les critères, poids, et le classement final avec commentaires.

Checklist d’auto-évaluation :

• Les critères choisis reflètent-ils bien les priorités de mon projet (est-ce que je n’en ai pas oublié
un crucial, ou inclus un trop anodin) ?
• La pondération de chaque critère est-elle justifiable vis-à-vis des objectifs ? (Ex: si qualité est
super importante pour une installation qui doit durer 25 ans, elle doit avoir un poids élevé, etc.)
• Chaque note attribuée par critère et fournisseur peut-elle être défendue par un élément factuel du
RFI ou du cahier des charges ? (Si j’ai mis 5/10 à un fournisseur en délai, c’est que j’ai noté qu’il
annonçait 10 semaines de délai contre 4 pour un autre qui a eu 9/10, par ex.)
• Le calcul a été vérifié et la somme des poids est 100% (erreur courante : oublier de normaliser
les poids).
• Le classement issu du scoring me paraît cohérent et faire sens par rapport à tout ce que j’ai
appris sur les fournisseurs – s’il y a un écart, je l’ai analysé et éventuellement ajusté le modèle (en
justifiant pourquoi).

Module 5 : Négociation avec les fournisseurs finalistes (Durée

estimée : 2 heures)
Objectifs pédagogiques : Ce module vous permettra de (1) comprendre les principes de base d’une bonne
négociation avec un fournisseur, (2) préparer en amont votre stratégie de négociation (objectifs, concessions
possibles, arguments), et (3) conduire la négociation de manière professionnelle – que ce soit par échanges
d’emails, réunions ou appels – afin d’obtenir des améliorations sur les conditions (prix, délais, garanties,
etc.) tout en maintenant une relation positive avec le fournisseur.

Contenu théorique : La négociation dans le sourcing est l’étape où, une fois qu’on a identifié le(s)
fournisseur(s) favoris, on cherche à obtenir le meilleur accord possible avant de s’engager. Cela inclut
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généralement le prix, mais aussi beaucoup d’autres aspects : conditions de paiement, délais, modalités de
livraison (Incoterms), garanties supplémentaires, services inclus, etc.

Pour une négociatrice débutante, il est normal d’appréhender cet exercice. Voici quelques principes clés,
sous forme de conseils :

• Toujours arriver préparé(e) : La préparation est 80% de la réussite en négociation. Concrètement,

avant d’entamer la discussion finale avec un fournisseur, fixez vos objectifs précis. Par exemple : «
Obtenir au moins 10% de réduction sur le prix initial », ou « Faire inclure une année de
maintenance gratuite », ou « Réduire le délai d’un mois ». Ayez en tête votre objectif idéal et votre
seuil d’acceptation minimal (votre BATNA – Best Alternative To a Negotiated Agreement – c’est-à-
dire ce que vous ferez si l’accord n’est pas trouvé, par ex aller chez l’autre fournisseur concurrent).
Si vous avez deux fournisseurs finalistes, c’est un atout car vous pouvez passer à l’autre en plan B si
le premier refuse de s’aligner sur des points vraiment cruciaux.
• Connaître ses arguments : Appuyez-vous sur les informations collectées. Si un fournisseur A est
plus cher que B pour une qualité équivalente, vous pouvez légitimement lui dire : « Votre offre est
très intéressante techniquement, mais côté prix nous avons une proposition concurrente plus
avantageuse. Que pouvez-vous faire à ce sujet ? ». Ne révélez pas nécessairement tous les détails
(comme le nom du concurrent ou le prix exact), mais assez pour qu’il comprenne qu’il doit faire un
effort pour gagner le contrat. D’autres arguments possibles : volumes futurs (si vous prévoyez
d’autres projets, laissez entendre qu’un bon accord maintenant ouvrirait la porte à d’autres affaires),
partenariat long terme (les fournisseurs aiment fidéliser des clients réguliers), références (s’il
décroche votre projet, il pourra s’en vanter pour gagner en visibilité, surtout si votre entreprise est
connue – c’est un plus intangible mais réel).
• Écouter et comprendre l’autre partie : La négociation n’est pas un combat, c’est une discussion
pour trouver un terrain d’entente gagnant-gagnant. Écoutez ce que le fournisseur exprime comme
contraintes. Par exemple, s’il dit « Je ne peux pas baisser le prix sur les panneaux car mes marges
sont très faibles », voyez s’il y a autre chose qu’il peut offrir (une meilleure garantie, des accessoires
gratuits, un étalement de paiement). Parfois, élargir la discussion peut débloquer un point dur. Ex: «
Si le prix unitaire ne peut baisser, pourriez-vous au moins inclure les frais de transport dans ce prix
? » ou « Pouvez-vous faire un geste sur les onduleurs si on prend les panneaux chez vous ? ». Il faut
chercher des variables d’ajustement.
• Maintenir une attitude professionnelle et respectueuse : Négocier ne veut pas dire être agressif ou
exigeant à outrance. Vous voulez construire une relation de confiance, surtout si vous comptez
retravailler avec ce fournisseur après. Donc pas de menaces inutiles, pas de bluff grossier. Préférez la
transparence mesurée : exprimez vos besoins et contraintes honnêtement (« Mon budget est limité à
X, j’aimerais vraiment travailler avec vous, mais il me faut un effort pour rentrer dans l’enveloppe
»). Valorisez aussi le fournisseur : « Nous apprécions la qualité de votre offre » avant de demander
mieux, ça passe toujours mieux que « Vous êtes trop cher, baissez sinon bye. ».
• Stratégie de concessions réciproques : Ne donnez pas tout de suite votre maximum ni ne demandez
d’emblée le maximum. Il faut y aller par étapes, souvent. Par exemple, si vous visez 15% de remise,
vous pouvez demander 20% en vous attendant à ce qu’il propose 10%, puis vous tomberez d’accord
vers 15%. Si vous avez des éléments sur lesquels vous pouvez être flexible, utilisez-les comme
monnaie d’échange. Par ex: « Si vous pouvez livrer 2 semaines plus tôt, alors on pourrait accepter
de payer un acompte de 40% au lieu de 30%. ». La négociation, c’est du donnant-donnant. Chaque
partie doit sentir qu’elle gagne quelque chose.
• Gérer le multi-négociation : Si vous avez deux fournisseurs en lice jusqu’au bout, il est éthique de
les informer dès qu’on approche de la décision finale. On évite cependant de les faire négocier en
direct l’un contre l’autre (pas de conférence à trois bien sûr). Mais vous pouvez tirer parti de la
concurrence en restant sincère : « Nous hésitons entre votre offre et une autre très proche. Si vous
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pouviez améliorer tel aspect, cela faciliterait notre choix en votre faveur. ». La plupart du temps, le
fournisseur fera un effort additionnel s’il se sait en compétition finale. Faites attention cependant à ne
pas divulguer d’informations confidentielles d’un fournisseur à l’autre. On compare sur des
généralités, pas en dévoilant les secrets de l’un à l’autre (ce serait malhonnête et mauvais pour la
réputation de votre entreprise).
• Formaliser les résultats : Tout ce qui est négocié oralement ou par email doit être confirmé par
écrit. Après chaque échange important, envoyez un compte-rendu rapide par email : « Suite à notre
discussion de ce jour, je récapitule les points convenus : Prix unitaire baissé à X USD, délai réduit à
6 semaines, garantie étendue d’un an sans frais – Merci de me confirmer que cela est correct. ».
Ainsi, vous évitez tout malentendu. Ces confirmations serviront lors de la contractualisation
officielle (contrat ou bon de commande).

Étapes pratiques :

1. Préparer une fiche de négociation – Prenez une page et tracez deux colonnes : « Mes demandes »
et « Concessions possibles ». Dans la colonne Mes demandes, listez ce que vous voulez obtenir
(classés par priorité). Dans Concessions possibles, notez ce que vous êtes prêt à donner ou assouplir
(ex: accepter un délai un peu plus long, s’engager sur un volume supplémentaire plus tard, etc.).
Aussi, en bas de page, notez votre BATNA : c’est peut-être “Aller chez le fournisseur B si A ne
descend pas en dessous de 100k$”, par exemple.
2. Négociation par email ou réunion ? – Décidez du format. Une négociation peut se faire par
échanges d’emails successifs (surtout pour des points mineurs ou quand les interlocuteurs sont loin),
mais souvent un entretien (téléphonique ou en visio) dédié est plus efficace pour régler plusieurs
points en une fois et éviter les quiproquos. Proposez donc un rendez-vous (physique ou virtuel) au
fournisseur finaliste pour discuter de l’offre. Envoyez une invitation calendrier avec les points à
discuter, par exemple « Discussion offre projet solaire – agenda : prix, délais, conditions paiement
».
3. Conduire l’entretien – Lors de la discussion, adoptez un ton cordial. Commencez par remercier
pour l’offre et réaffirmer que vous souhaitez vraiment travailler ensemble si possible. Ensuite,
abordez point par point les sujets à négocier. Par exemple « Concernant le prix, nous espérions un
effort supplémentaire… » ou « Sur les délais, 8 semaines est un peu long pour nous, avez-vous un
moyen de réduire ? ». Laissez le fournisseur répondre, écoutez ses justifications ou questions. Si la
personne dit non directement à un point, voyez si c’est un non absolu ou s’il y a une flexibilité
ailleurs : « Je comprends que le prix unitaire ne puisse baisser autant, peut-être pourriez-vous au
moins inclure les supports de montage gratuitement ? ». Prenez des notes des réactions/offres. Soyez
prête à faire des pauses (même dire « Je vais réfléchir et vous revenir ») plutôt que d’accepter sur le
vif quelque chose au-delà de votre mandat. Vous pouvez aussi jouer la nécessité de consulter votre
direction pour gagner du temps et montrer que vous avez des limites à respecter.
4. Comparer avec l’autre finaliste (si applicable) – Si vous négociez en parallèle avec 2 fournisseurs,
essayez d’obtenir leurs meilleures offres finalisées dans un laps de temps court et synchrone pour
pouvoir décider. Ne laissez pas traîner trop, au risque de perdre la bonne volonté ou l’offre limitée
dans le temps. Une fois que vous avez leurs dernières conditions, comparez honnêtement qui arrive
en tête sur l’ensemble (pas juste le prix, mais bien tout : qualité, garanties, etc.). On retourne alors
brièvement au module 4 de scoring pour intégrer les dernières concessions – éventuellement refaites
un mini-scoring final si les offres ont évolué.
5. Décision – Choisissez le fournisseur gagnant en équipe (si vous avez un supérieur ou une équipe
projet, présentez le résultat de la comparaison finale). Prenez la décision en vous basant sur la
meilleure valeur globale, pas uniquement un chiffre. Par exemple, un fournisseur un peu plus cher
mais beaucoup plus fiable peut être le bon choix. Tant que vous pouvez le justifier (votre cahier des
charges, votre scoring font foi).
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6. Informer et clôturer – Une fois décidé, informez dignement le fournisseur retenu et ceux non
retenus. Pour le gagnant, exprimez votre satisfaction et la prochaine étape (passage de commande,
contrat à signer...). Pour le second, remerciez-le sincèrement du temps passé et dites qu’il a été
considéré sérieusement. Si possible, donnez une petite raison sans entrer dans le détail du comparatif
: « Nous avons finalement choisi un partenaire dont la solution s’alignait un peu mieux avec notre
planning, mais nous avons apprécié votre offre de qualité et nous vous recontacterons pour de
futures opportunités. ». C’est important de garder une bonne relation, car vous pourriez recroiser ce
fournisseur dans d’autres circonstances. Jamais de ponte incendiaire du style “trop cher, au revoir” –
toujours diplomate et respectueux.

Exercices guidés :

• Exercice 1 : Rédigez un mini-scénario de négociation. Par exemple, écrivez sur papier un dialogue
fictif entre vous et le fournisseur sur le point du prix. Essayez d’anticiper ce qu’il pourrait répondre
et comment vous répliqueriez. Cet exercice de jeu de rôle anticipatif aide beaucoup à être à l’aise le
jour J.
• Exercice 2 : Faites la liste de vos forces et faiblesses dans la négociation. Par ex, force : “j’ai un autre
fournisseur en backup, je peux faire jouer la concurrence”, faiblesse : “je suis pressé par le temps
pour signer”. En identifiant cela, vous saurez sur quoi insister (vos forces) et ce qu’il faut éviter de
dévoiler (vos faiblesses, à cacher autant que possible au fournisseur).
• Exercice 3 : Préparez un document type « Fiche d’accord » qui récapitulera les termes négociés.
Vous ne le remplirez qu’après la négociation, mais préparer un squelette (avec les rubriques : Prix
final, Incoterm, Délai, Paiement, Garanties, etc.) vous aide à ne rien oublier pendant la négociation.
Cochez les cases mentalement ou physiquement une fois un point accordé. C’est un peu votre
checklist de négociation pour être sûr de couvrir tous les sujets.

Création de documents (modèles fournis) :

• Modèle de plan de négociation (extrait) – Voici un exemple de ce que pourrait contenir votre plan en
préparation :

markdown
CopierModifier
**Objectif principal :** Réduire le coût total de 10% sans modifier les
spécifications.
**Objectifs secondaires :** Obtenir 1 an de maintenance gratuite; réduire délai à
6 semaines (au lieu de 8).

**Points à négocier :**

1. Prix : demander 15% de remise -> concession possible : garantir un volume
supplémentaire de commande dans 6 mois.
2. Délai : demander 6 semaines au lieu de 8 -> concession possible : accepter
Incoterm FOB au lieu de CIF (prendre en charge transport nous-mêmes pour gagner 1
semaine).
3. Garantie/maintenance : demander extension de garantie de 2 ans -> concession
possible : signer contrat de maintenance payant après 1ère année (assurer revenu
fournisseur).
4. Paiement : préférentiel 30% acompte, 70% livraison -> concession max : 40%
acompte si prix atteint.

**BATNA :** Si fournisseur n’accorde pas au moins 8% de remise et délai <=7 sem,
passer à Fournisseur B qui a prix initial plus bas.

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(Ce n’est qu’un exemple, le vôtre sera spécifique à vos données. Notez la structure : objectifs, puis
pour chaque point l’ask et la concession possible, et le rappel du BATNA.)

• Modèle de mail de confirmation post-négociation – Une trame rapide à envoyer après l’accord verbal
:

markdown
CopierModifier
Objet : **Confirmation des termes convenus – Projet solaire [Nom du projet]**

Bonjour [Prénom du fournisseur],

Faisant suite à notre échange de ce jour, je souhaite confirmer les principaux

éléments sur lesquels nous nous sommes mis d'accord :

- **Prix :** [détail, ex: XX USD par panneau, soit XX USD total pour YY panneaux
et accessoires, selon la proposition mise à jour].
- **Incoterm & Livraison :** [ex: CIF Puerto Cartagena, délai 6 semaines à
compter commande ferme].
- **Paiement :** [ex: 40% acompte à la commande, 60% à la réception sur site sous
30 jours].
- **Garantie :** [ex: Extension de garantie à 12 ans sur onduleurs incluse sans
surcoût, garantie standard panneaux 25 ans performance].
- **Maintenance :** [ex: 1 an de maintenance préventive offerte, contrat de
maintenance payant optionnel à partir de la 2e année].
- **Autres :** [ex: fournisseur fournira la liste de pièces détachées
recommandées; formation 1 jour du technicien client incluse].

Merci de me confirmer par retour d'e-mail que ces points reflètent bien notre
accord.
L'étape suivante sera la formalisation via [bon de commande/contrat] que nous
préparerons en tenant compte de ces termes.

Je tiens encore à vous remercier pour votre collaboration. Nous nous réjouissons
de ce partenariat avec [Nom du fournisseur].

Cordialement,
[Votre signature]

(Adaptez chaque point à ce qui a été réellement négocié. Cette liste deviendra la base de votre
contrat, donc soyez précis. Si le fournisseur a déjà renvoyé une offre révisée formelle intégrant tout,
vous pouvez simplement dire “selon l’offre n°XYZ reçue en PJ” et la confirmer.)

Ressources complémentaires :

• Article « Bien négocier avec un fournisseur – 5 conseils » (par ex. MyUnisoft, Bpifrance ou
autre)[Link] – insiste sur la préparation et la relation de confiance.
• Podcast ou vidéo « Techniques de négociation achats » – il existe des conférences en ligne où des
acheteurs expérimentés partagent des anecdotes, cela peut être instructif (rechercher par ex
“négociation achat astuces” sur YouTube).
• Livre blanc « Négociation fournisseurs pour les nuls » – pas un vrai titre, mais il y a des PDF
didactiques qui résument les do’s and don’ts de la négociation. Un rapide coup d’œil peut vous
rassurer sur les basiques (ne pas accepter la première offre, etc., ce qu’on a déjà couvert).

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• Si vous voulez approfondir, cherchez le concept de BATNA et ZOPA (Zone Of Possible

Agreement), notions clés en négociation. Il y a des articles dessus en français qui vulgarisent bien ces
idées.

Livrables attendus : Le résultat de cette étape sera intangible (un accord verbal ou par email) et bientôt
tangible (un contrat ou bon de commande à émettre, ce qui sera abordé dans le module suivant lors du
rapport final). En termes de livrables intermédiaires, on peut citer : (1) votre plan de négociation rédigé
(outil de travail), (2) les notes ou compte-rendus des réunions de négociation, et (3) la confirmation écrite
des termes convenus (email récapitulatif). Ce ne sont pas toujours des documents à diffuser en dehors de
l’équipe projet, mais ils sont importants pour boucler correctement la négo.

Checklist d’auto-évaluation :

• Ai-je atteint (ou approché) mes objectifs de négociation principaux ? Si non, ai-je obtenu des
compensations satisfaisantes ailleurs ? (Ex: pas de baisse de prix mais plus de services inclus, ce qui
finalement me va.)
• Le fournisseur choisi se sent-il également gagnant dans l’accord ? (C’est un peu subjectif, mais
si vous avez mené une négociation équilibrée, il devrait être motivé pour bien exécuter le contrat, et
non pas frustré d’un accord trop “à perte”.)
• Ai-je bien documenté par écrit tout ce qui a été promis de part et d’autre ? (Aucune promesse ne
doit rester seulement orale.)
• Ai-je informé poliment les fournisseurs évincés, en préservant la relation pour le futur ?
• Suis-je soulagé(e) et confiant(e) en la décision prise ? (Un bon signe que la négociation est
réussie, c’est quand on a pas de regrets sur “on aurait pu obtenir mieux” ni de doutes sur “est-ce
qu’on a fait le bon choix”. Si vous avez suivi le process, normalement la décision est claire et
justifiée.)

Module 6 : Gestion du processus dans un CRM et suivi des

fournisseurs (Durée estimée : 1 heure)
Objectifs pédagogiques : Ce module vous apprendra à (1) organiser et centraliser toutes les informations de
sourcing dans un CRM (Customer Relationship Management) ou un outil similaire, (2) utiliser un CRM
gratuit pour suivre vos interactions (emails, appels) et tâches liées aux fournisseurs, et (3) adopter de bonnes
pratiques de suivi pour garder un historique précieux et préparer les collaborations futures (ou prochains
achats).

Contenu théorique : Un CRM est à l’origine conçu pour gérer la relation client (ventes, prospection
commerciale). Mais ses fonctionnalités – gestion de contacts, enregistrement des communications, pipeline
d’opportunités – s’appliquent tout à fait au pilotage d’un sourcing fournisseurs. En fait, de nombreuses
entreprises utilisent des CRM ou des outils similaires (parfois appelés SRM – Supplier Relationship
Management) pour suivre leurs fournisseurs, surtout lors d’un processus d’appel d’offres.

Si vous n’avez pas de CRM en place, ne vous inquiétez pas : ce n’est pas obligatoire, mais vivement
recommandé si vous comptez mener plusieurs projets ou si le processus s’étale sur du temps. Dans le cadre
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de cette auto-formation, utiliser un CRM gratuit comme HubSpot CRM ou Zoho CRM peut vous faire
découvrir des méthodes d’organisation efficaces.

Que faire dans le CRM ?

• Créer des fiches “entreprise” et “contact” : Pour chaque fournisseur présélectionné, créez une
fiche entreprise (avec adresse, site web, secteur) et associez-y les contacts clés (le commercial avec
qui vous échangez, le responsable technique, etc.). Par exemple, dans HubSpot, vous aurez un objet
“Société” = SolarTech SAS et dedans un ou plusieurs “Contacts” = Carlos Perez – Sales Manager.
Renseignez les coordonnées, LinkedIn, etc.
• Enregistrer les interactions : Chaque email envoyé, chaque appel passé, vous pouvez le loger dans
la fiche contact correspondante. Beaucoup de CRM proposent l’enregistrement automatique des
emails (par BCC à une adresse fournie). Sinon, vous pouvez copier-coller le résumé. Par exemple :
“Email du 12/05 : envoi du RFI, délai réponse 25/05 convenu”. Ou “Appel du 20/05 avec Maria – a
confirmé pouvoir baisser le prix si volume augmente”. Ces notes datées créent une timeline. Ainsi, si
plus tard vous ou un collègue revenez sur ce fournisseur, tout l’historique est là.
• Suivre les étapes du pipeline : Un CRM permet de définir des étapes (par ex: “Identifié”, “RFI
envoyé”, “Offre reçue”, “Négociation”, “Sélectionné”, “Perdu”). Vous pouvez ainsi visualiser où
en est chaque fournisseur dans le processus. C’est très utile si vous gérez beaucoup de fournisseurs
ou plusieurs appels d’offres en parallèle. Par exemple, vous verrez facilement qui n’a pas encore
répondu au RFI (ils sont bloqués à l’étape “RFI envoyé” sans passer à “Offre reçue”).
• Stocker les documents : Les CRM permettent souvent de joindre des fichiers aux fiches ou aux
deals (opportunités). Vous pouvez glisser les PDF/offres reçues, le cahier des charges, etc., sur la
fiche de l’entreprise. Ainsi, plus tard, pas besoin de farfouiller dans vos emails pour retrouver l’offre
de X ou Y – tout peut être stocké de façon centralisée. Assurez-vous toutefois de respecter la
confidentialité (un CRM d’entreprise est sécurisé, mais si c’est un CRM personnel gratuit, évitez d’y
mettre des documents trop sensibles sans précaution).
• Rappels et tâches : Vous pouvez créer des tâches avec échéances, par ex “Relancer fournisseur B si
pas répondu d’ici le 20/05” et le CRM vous le rappellera. Ou “Vérifier certificat ISO de fournisseur
A avant signature contrat”. Ces petites tâches planifiées vous évitent les oublis dans le feu de
l’action.
• Suivi post-sélection : Une fois votre choix fait, vous pouvez marquer l’entreprise gagnante comme
“gagnée” ou “fournisseur retenu”, et les autres comme “closed – lost” avec motif. Mais le CRM ne
s’arrête pas là : vous pourrez plus tard y inscrire l’évolution de la relation : livraison effectuée à telle
date, performance du fournisseur (on peut même imaginer un champ “Satisfaction : 9/10 sur projet”),
etc. C’est maintenant un outil de gestion de la relation fournisseur sur le long terme. Par exemple,
l’an prochain si vous lancez un nouvel achat, vous saurez que tel fournisseur avait bien performé ou
tel autre avait décliné l’invitation.

Si vous ne souhaitez pas utiliser un CRM complet, vous pouvez appliquer les mêmes principes dans un
fichier Excel/Google Sheet ou un tableau Trello/Notion. L’essentiel est de documenter et garder une trace
structurée.

Pourquoi est-ce important ? Parce que la mémoire humaine et les boîtes mail individuelles sont faillibles.
Dans 6 mois, si on vous demande “Pourquoi n’avions-nous pas choisi ce fournisseur finalement ?”, vous
serez content(e) de retrouver vos notes : “RFI non répondu à temps” ou “Prix trop élevé (30% >
concurrents)”. Si un nouveau collègue reprend le dossier, il comprendra le contexte sans repartir à zéro. De
plus, un CRM bien tenu permet d’améliorer vos processus : par ex, vous pourrez analyser le taux de
réponse aux RFI, la durée moyenne du cycle de sourcing, etc., et optimiser cela.

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Étapes pratiques :

1. Choisir un outil – Si votre entreprise a déjà un CRM (même orienté clients), vous pouvez demander
à l’utiliser pour ce projet fournisseur (beaucoup permettent d’ajouter un champ “type” et de mettre
fournisseur). Sinon, inscrivez-vous à un CRM en ligne gratuit. HubSpot CRM est un bon choix pour
commencer (interface en français dispo), ou Zoho CRM. L’inscription est simple, et il existe des
tutoriels pour les débutants. (Si vous ne voulez pas du tout utiliser un logiciel, passez à l’étape 4 en
mode manuel.)
2. Configurer les champs – Dans le CRM, créez les entités de base : Sociétés et Contacts. Ajoutez des
champs personnalisés si besoin, par exemple “Statut dans l’appel d’offres” (avec valeurs: Identifié,
RFI envoyé, etc.), ou “Score final” pour y mettre le résultat du scoring. Ce n’est pas obligatoire, mais
ça personnalise l’outil à votre cas.
3. Importer ou saisir les données – Entrez les fournisseurs identifiés (vous pouvez souvent importer
un CSV si vous avez fait votre liste dans Excel). Saisissez les contacts avec leur email, tel. Ensuite,
pour chaque fournisseur, enregistrez les notes d’historique : copie de l’email d’invitation RFI, note
“reçu offre le …”, etc. Plus vous alimentez, plus ce sera complet.
4. Organisation alternative (sans CRM) – Si pas de CRM, vous pouvez utiliser votre tableau Excel
principal et l’enrichir de colonnes supplémentaires : par ex une colonne “Dernière interaction” où
vous notez la date du dernier mail/appel, une colonne “Statut” où vous mettez : Attente réponse,
Reçu offre, Négociation, etc., et une colonne “Commentaires” pour historiser à la main. Ce n’est pas
aussi structuré, mais c’est mieux que rien. Vous pouvez aussi utiliser un tableur pour lister vos tâches
(“à faire”) et cocher quand c’est fait.
5. Exploiter le CRM pendant l’exécution – Une fois le fournisseur choisi et la commande passée,
continuez à l’utiliser : par ex, logguez “Commande #1234 émise le 10/07, livraison attendue 20/08”.
Puis “Livraison reçue le 18/08, OK”. Si il y a un incident, notez-le (“panne onduleur en déc 2025,
réparée sous garantie en 2 sem”). Ces données feront partie du retour d’expérience que vous pourrez
valoriser dans le rapport final et pour de futures négociations (si le fournisseur a été parfait, c’est un
atout à mentionner; s’il a eu des défauts, vous saurez être plus vigilant ou aller ailleurs la prochaine
fois).

Exercices guidés :

• Exercice 1 : Si vous choisissez HubSpot (par exemple), suivez un tutoriel pas-à-pas pour créer une
fiche entreprise et y associer un [Link]. Essayez d’y inscrire une interaction fictive. Cela
vous familiarisera avec l’interface.
• Exercice 2 : Dans votre CRM ou votre fichier, entrez toutes les interactions de l’un des fournisseurs
depuis le début du processus, en ordre chronologique. Par exemple : “01/05 – identifié via
Kompass”, “10/05 – contacté par email (RFI)”, “20/05 – relance téléphonique, confirme envoi
réponse d’ici 22/05”, “22/05 – RFI reçu, analyse : bonne qualité, prix moyen”. Voyez comme cela
raconte une histoire. Faites-le pour tous en version résumée.
• Exercice 3 : Vérifiez que toutes les informations critiques ont un endroit dédié dans votre suivi. Par
exemple, le score final, le choix (oui/non), les raisons du non-choix. Si ce n’est pas le cas, ajoutez
une zone pour cela. Pensez à votre vous du futur ou à un collègue : l’outil doit permettre de
comprendre les aboutissants du projet sans deviner.

Création de documents (modèle fourni) :

• Exemple de tableau de suivi (format simplifié) :

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Contact
Fournisseur Statut Dernière interaction Résultat final
principal
Sélectionné Carlos Perez 30/06 : Accord final négocié Retenu – contrat signé
SolarTech
(gagnant) (Sales) – en attente contrat 07/07
(n/a - pas 15/05 : Relance sans succès, Écarté (aucune
EcoVolt Closed – Perdu
répondu) RFI non retourné réponse)
Maria Gomez 25/06 : Informé du non- Bon technicien, mais
InstaSolar Closed – Perdu
(Dir.) retien, remercié prix trop élevé
Closed – 10/05 : Pas sollicité (marque Pas contacté
SunPower via SolarCol
Abandonné tierce via dist.) directement
05/05 : Jugé moins pertinent
SolarCol Identifié (pas contacté) N’a pas été inclus RFI
(mix de rôles)

• (Ce tableau synthétique montre par exemple que SolarTech a gagné, EcoVolt n’a jamais donné suite,
InstaSolar a perdu malgré une bonne offre technique (d’où la note en commentaire), etc. Vous
pouvez complexifier avec plus de colonnes si besoin, mais ceci donne une vue projet.)
• Capture d’écran CRM : Si possible, insérez dans votre rapport (module 7) une capture d’écran de
votre pipeline CRM ou d’une fiche fournisseur, pour illustrer l’outil. Par exemple, un kanban avec
les colonnes “RFI envoyé”, “RFI reçu”, “En négociation”, etc., et des cartes par fournisseur. (Dans
ce texte, on ne peut pas l’afficher, mais dans un module e-learning PDF vous pourriez.) Cela montre
visuellement comment vous avez organisé le suivi.

Ressources complémentaires :

• Guide HubSpot CRM débutant (HubSpot Academy) – tutoriel officiel pas à pas pour prendre en
main les contacts et [Link].
• Article « Un CRM pour gérer ses fournisseurs ? » (Blog achat) – retour d’expérience sur l’utilisation
d’un CRM dans le procurement, avec avantages et limites.
• Trello template « Vendor management board » – si vous préférez un tableau style Trello, il existe des
modèles de tableaux kanban pour suivre des fournisseurs (chaînes type To do/Doing/Done).
• À défaut, un bon vieux fichier Excel peut être efficace : voyez par ex. un modèle “Supplier Tracker
Excel” (cherchable en ligne) qui propose des colonnes toutes faites.

Livrables attendus : Ce module ne produit pas un livrable formel externe, mais il améliore vos livrables
internes. On peut considérer que vous avez maintenant un outil de suivi rempli (que ce soit un CRM ou un
fichier de suivi) que vous pourrez montrer en exemple dans le rapport final. Vous pouvez aussi exporter du
CRM des tableaux de bord (ex: temps de réponse moyen) si pertinent, mais ce n’est pas obligé pour un
premier projet. L’important est que vous maîtrisez où en est chaque fournisseur et que rien ne “tombe entre
les mailles”.

Checklist d’auto-évaluation :

• Ai-je consigné toutes les informations utiles du processus dans un endroit central (fiches CRM
ou équivalent) ? Ou est-ce que certaines infos critiques restent éparpillées (par ex. un message
WhatsApp qui n’est noté nulle part) ? Si oui, rassembler maintenant.

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• Mon suivi est-il à jour jusqu’à la fin du processus (statut final de chaque fournisseur noté) ? Un
oubli fréquent est de laisser en plan les perdants sans mettre à jour – il faut clôturer proprement
chaque fiche.
• Si je devais transmettre le dossier à quelqu’un d’autre, est-ce qu’il/elle comprendrait rapidement
le déroulement en lisant mon CRM/feuille ? (Testez en faisant relire à un collègue bienveillant si
possible.)
• Ai-je paramétré (ou pensé à) le suivi post-projet (livraison, performance) dans mon système ? Ce
n’est pas toujours dans le scope immédiat, mais c’est bien d’y réfléchir : par ex créer un rappel
“Évaluer satisfaction 3 mois après installation” pour ne pas oublier de faire un retour.
• Cette étape m’a-t-elle semblé utile ? Si vous trouvez que c’était superflu car petit projet, notez-le
mais aussi projetez-vous : sur un plus gros projet ou 3 projets à la fois, vous verrez l’intérêt. Donc
évaluez et adaptez : peut-être qu’un CRM complet est overkill dans votre contexte, mais un
minimum de suivi l’est rarement.

Module 7 : Rapport final de sourcing et recommandations (Durée

estimée : 2 heures)
Objectifs pédagogiques : Ce dernier module vous guidera pour (1) structurer et rédiger un rapport final
récapitulant tout le processus de sourcing et son résultat, (2) présenter vos recommandations (choix du
fournisseur, conditions négociées) de manière claire pour validation par la direction ou le client interne, et
(3) clôturer le projet avec un retour d’expérience exploitable (points de réussite, leçons apprises).

Contenu théorique : Le rapport final est le livrable formel qui vient conclure l’appel d’offres/sourcing.
Pensez-le comme le dossier de synthèse que vous pourriez remettre à votre responsable ou à toute partie
prenante qui n’a pas suivi le détail du processus. Il doit tenir sur un format raisonnable (quelques pages, ou
slides s’il est fait en PowerPoint). Il peut aussi servir de base à une présentation orale si vous devez défendre
votre choix en comité.

Pourquoi un rapport final ? D’abord, pour garder une trace écrite du choix fait et des raisons. Ensuite,
pour montrer la transparence et la rigueur du processus (très important si jamais plus tard un audit ou une
contestation survient). Enfin, pour capitaliser sur l’expérience : c’est l’occasion de formaliser ce qui a bien
marché ou non, et d’émettre des recommandations pour l’avenir (par ex. “élargir la liste initiale de
fournisseurs à l’avenir car on a failli manquer de répondants”, ou “tel critère devrait être considéré plus tôt”,
etc.).

Structure d’un rapport final de sourcing : Il n’y a pas un standard unique, mais voici une structure
logique que vous pouvez utiliser :

1. Introduction – Rappel du contexte et des objectifs du sourcing. En gros, reformulez brièvement le

cahier des charges (le besoin) et pourquoi on a lancé cette démarche. Par ex : « Dans le cadre de
notre projet d’installation solaire 100 kW sur le site X, nous avons conduit un processus de sourcing
de fournisseurs afin d’identifier le meilleur partenaire capable de fournir les équipements et réaliser
l’installation aux conditions optimales (qualité, coût, délai). ».
2. Résumé du processus – Décrivez en quelques phrases les étapes que vous avez effectuées : « X
fournisseurs identifiés, Y ont été invités à un RFI, Z offres reçues, évaluation multicritères effectuée,
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négociations menées avec les 2 meilleurs, etc. ». Ce passage montre la rigueur de la démarche. Vous
pouvez le présenter sous forme de timeline visuelle ou liste à puces.
3. Critères d’évaluation – Indiquez sur quels critères les fournisseurs ont été comparés (sans
forcément redonner tout le détail du scoring mathématique, sauf si on vous le demande en annexe).
Par exemple : « Les offres ont été évaluées selon 5 critères principaux : Coût total (30%), Qualité
technique (25%), Délais (20%), Expérience (15%), Services annexes (10%). ». Ceci prépare à
comprendre le choix. Vous pouvez ajouter une phrase sur la méthodo : « Chaque critère a fait l’objet
d’une notation sur 10 et d’une pondération, permettant de dégager un score global par fournisseur.
».
4. Comparatif des fournisseurs – Présentez les résultats de votre évaluation. Il peut être utile de le
faire via un tableau ou un graphique. Par exemple, un tableau avec les notes par critère (comme
celui du module 4), ou un bar chart montrant le score total de chaque offre. Vous pouvez garder
l’anonymat (Fournisseur A, B, C) si c’est un rapport interne large, mais si c’est pour une décision
interne restreinte vous pouvez nommer les entreprises. Ici, on suppose que c’est pour votre direction
donc vous pouvez nommer. Exemple de texte : « Sur les 5 offres reçues, deux se sont clairement
détachées. Le tableau ci-dessous résume le scoring final :... On observe que SolarTech SAS obtient
le meilleur score global (8,6/10), devant InstaSolar (8,3/10). Les autres fournisseurs sont plus loin
en raison de [mentionnez raisons majeures : prix trop élevés, etc.]. ». Insistez sur les éléments
différenciants : « SolarTech s’est démarqué par le meilleur prix et une excellente conformité
technique, tandis qu’InstaSolar offrait un service très complet mais avec un coût plus élevé. ».
5. Recommandation de choix – C’est le cœur : annoncez le fournisseur retenu et pourquoi. « Au
regard de cette analyse, nous recommandons de retenir SolarTech SAS comme fournisseur pour ce
projet. » Ensuite, détaillez les justifications : « Leur offre répond à 100% des spécifications
techniques, ils disposent d’un stock local garantissant le délai court, et grâce à la négociation finale,
leur coût total est 12% inférieur à la moyenne des autres offres. De plus, ils offrent une année de
maintenance préventive gratuite, ce qui apporte de la valeur ajoutée. ». Il faut que la décision
apparaisse comme une évidence soutenue par des faits. Vous pouvez également mentionner
pourquoi les autres ne sont pas choisis : « InstaSolar, malgré une excellente proposition technique,
s’est révélé 25% plus onéreux, au-delà de notre budget. Les autres fournisseurs présentaient soit des
garanties moindres, soit un manque de références sur des projets de cette taille, ce qui a pesé dans
notre évaluation. ». Restez diplomate, ne dites pas “X est nul”, mais soulignez les écarts sur critères.
6. Conditions finales négociées – Résumez ce qui a été obtenu lors de la négociation avec le
fournisseur retenu. Sous forme de liste de points clés, par ex :
o Prix final : … (indiquer le montant total ou un comparatif % vs objectif/budget si vous ne
pouvez pas mettre le montant exact pour confidentialité dans un doc large).
o Délai de livraison/installation : …
o Incoterm : …
o Conditions paiement : …
o Garantie : …
o Autres services offerts : …
Ceci montre clairement ce qu’on va signer. C’est important pour la validation. Si votre
direction doit approuver la dépense, elle regarde ces points-là. Parfois même on inclut un
tableau comparatif final “Offre initiale vs Conditions négociées” pour montrer l’impact de la
négociation (ex: prix initial 100k -> final 90k, etc.). C’est toujours bien perçu de prouver la
valeur ajoutée de la négociation.
7. Plan d’actions pour la suite – Indiquez ce qui suit la validation du rapport : « Une fois le choix
entériné, la commande sera passée immédiatement (fournisseur a confirmé stock dispo), livraison
attendue… Nous prévoyons un kick-off meeting avec SolarTech le ... etc. ». En gros, montrez que tout
est prêt pour exécution.

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8. Retour d’expérience (facultatif) – Si le rapport est purement décisionnel, ceci peut être en aparté ou
annexe. Mais c’est très bien d’inclure un petit paragraphe « Enseignements tirés ». Par exemple : «
Ce sourcing a mis en lumière l’importance d’identifier plus tôt les distributeurs locaux : ils ont offert
des délais bien meilleurs que les fabricants directs. À l’avenir, on veillera à… ». Ou « On note un
faible taux de réponse (5/8), peut-être prévoir un délai de réponse plus long ou un appel
téléphonique préalable pour motiver les fournisseurs. ». Ces notes montrent votre esprit
d’amélioration continue.

Étapes pratiques :

1. Rassembler les éléments – Ouvrez un document vide (Word, Google Docs ou slides) et collez-y les
contenus que vous avez déjà : les principaux résultats (de votre grille scoring, de la négo), les
chiffres clés. Faites une liste brute de points à inclure pour chaque section mentionnée ci-dessus.
2. Écrire le rapport – Suivez la structure proposée en remplissant chaque partie. Gardez un ton
factuel et concis. On ne raconte pas tout en prose littéraire : privilégiez les listes, tableaux,
graphiques pour la lisibilité. Adoptez le style télégraphique professionnel. Ex: au lieu de “Nous
avons eu cinq réponses car certaines entreprises n’ont pas répondu” dire “8 RFI envoyés -> 5
réponses reçues (3 sans réponse malgré relances)”. C’est plus court et clair.
3. Inclure des visuels – Si possible, insérez le tableau comparatif des offres. Vous pouvez aussi
mettre un graphique (barres des scores ou un radar chart comparant les deux finalistes sur les
critères). Un autre visuel peut être la timeline du processus ou le pipeline CRM en capture. Assurez-
vous que chaque visuel a un titre/explanation. Dans un PDF final, c’est bien d’avoir ces éléments
pour retenir l’attention.
4. Relire et vérifier – Relisez le rapport comme si vous étiez votre patron : est-ce que tout ce qu’il a
besoin de savoir est là, sans superflu ? Vérifiez les chiffres, les noms (orthographe des sociétés, etc.),
la cohérence entre texte et tableaux. Vérifiez que vous n’avez pas laissé d’annotations personnelles
inappropriées (genre un commentaire caché “ce fournisseur nous a saoulés” à enlever évidemment!).
5. Faire valider si possible – Si vous avez un collègue senior ou votre manager direct, faites-lui relire
en brouillon, pour voir s’il manque quelque chose pour la décision. Parfois, on vous demandera
d’ajouter un volet “budgétaire” (ex: comparer au budget prévu) ou “risques restants” (ex: si le
fournisseur retenu est nouveau, mentionner qu’une visite d’usine est planifiée pour sécuriser).
Adaptez en fonction des retours.

Exercices guidés :

• Exercice 1 : Entraînez-vous à expliquer oralement en 2 minutes votre recommandation, en vous

appuyant sur votre rapport. Imaginez que vous la “pitchiez” à la direction. Quels arguments clés
mettez-vous en avant ? Cela vous aidera à identifier ce qui est vraiment important et à vérifier que
ces points ressortent dans le texte.
• Exercice 2 : Vérifiez chaque section du rapport en vous posant la question « et alors ? » du point de
vue du lecteur. Par ex: vous dites “X a le score le plus élevé” -> et alors ? -> ça signifie qu’il répond
le mieux aux critères, il faut peut-être ajouter “ce qui correspond le mieux à nos attentes”. Ou vous
dites “on a eu 5 réponses sur 8” -> et alors ? -> indiquez “ce taux de réponse de ~63% est dans la
moyenne, et les 5 réponses couvraient bien nos besoins donc cela n’a pas pénalisé la suite”. Bref,
assurez-vous que chaque info a une implication compréhensible.
• Exercice 3 : Utilisez le lexique (prochain chapitre) pour relire votre rapport et voir si vous n’utilisez
pas des termes sans les expliquer. Par ex, si vous mentionnez “Incoterm FOB”, assurez-vous que le
public visé comprend (sinon ajoutez une note de bas de page ou parenthèse pour expliciter). Dans un
rapport interne, c’est moins formel qu’un doc externe, mais c’est bien de rester pédagogique pour
que tout le monde suive (surtout si des non-acheteurs le lisent).
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Création de documents (modèles fournis) :

Voici une trame de rapport final sous forme de plan avec suggestions de contenu pour chaque partie
(certains éléments peuvent être repris tels quels et adaptés) :

markdown
CopierModifier
# Rapport final – Sourcing fournisseurs projet solaire 100 kW (Colombie)

## 1. Introduction et rappel du besoin

- **Projet :** Installation de 100 kWc de panneaux solaires sur le site de [Lieu], en
Colombie.
- **Objectif :** Réduire les coûts énergétiques et valoriser une source d’énergie
renouvelable sur site.
- **Démarche :** Recherche d’un fournisseur capable de fournir les équipements
(panneaux, onduleurs, etc.) et réaliser l’installation clés en main, dans le respect
des spécifications (voir cahier des charges en Annexe 1).

## 2. Processus de sourcing mené

- **Identification des fournisseurs :** 8 fournisseurs potentiels identifiés
(fabricants, distributeurs, installateurs locaux) via annuaires et réseau.
- **Demande d’information (RFI) :** Envoyée le 10/05/2025 à ces 8 fournisseurs,
contenant cahier des charges et questionnaire détaillé.
- **Réponses reçues :** 5 réponses complètes reçues avant le 25/05/2025. (3
fournisseurs n’ont pas répondu malgré relances)
- **Évaluation :** Analyse multicritères des offres selon coût, conformité technique,
délais, références, etc. (voir section 3).
- **Négociations finales :** Menées avec 2 fournisseurs présélectionnés (SolarTech SAS
et InstaSolar) du 28/05 au 10/06, afin d’optimiser les conditions.
- **Sélection :** Décision finale le 15/06/2025 en faveur du fournisseur offrant le
meilleur rapport qualité/prix global.

*(Diagramme 1 : Timeline du processus du 01/05 au 15/06, avec les principales étapes.)*

## 3. Critères d’évaluation des offres

Les offres ont été comparées selon cinq critères principaux :
1. **Coût total du projet (30%)** – incluant équipements, installation et coûts
logistiques.
2. **Qualité technique & conformité (25%)** – adéquation aux spécifications
(performance des panneaux, garanties, certifications).
3. **Délais & capacités logistiques (20%)** – capacité à livrer et installer dans les
délais requis, présence d’un stock local.
4. **Expérience & références (15%)** – projets similaires réalisés, expertise démontrée
dans le solaire en Colombie.
5. **Service & support (10%)** – qualité du service proposé (maintenance, support
après-vente, conditions de paiement flexibles, etc.).

Chaque critère a été noté sur 10 pour chaque offre, puis pondéré. Le tableau suivant
résume le scoring obtenu par les 5 offres reçues :

| Fournisseur | Coût (30%) | Qualité (25%) | Délai (20%) | Expérience (15%) |

Service (10%) | **Score total** |
|------------------|------------|---------------|-------------|------------------|-----
----------|-----------------|
| **SolarTech SAS** | 9/10 (meilleur prix) | 9/10 (100% conforme) | 8/10 (6 sem.) |
7/10 (2 références) | 8/10 (bons services) | **8.6 / 10** |
| **InstaSolar** | 7/10 (coût élevé) | 8/10 (100% conforme) | 7/10 (8 sem.) |
8/10 (plusieurs réf.)| 7/10 (SAV payant) | **8.3 / 10** |
| ÉcoÉnergie Distr. | 8/10 | 6/10 (manque certif.)| 9/10 (4 sem.
stock) | 5/10 (peu d’exp.) | 6/10 | 7.3 / 10 |
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| Solar Andina | 6/10 | 7/10 | 7/10 |

6/10 | 7/10 | 6.7 / 10 |
| SunCol Import | 5/10 (le + cher) | 7/10 | 6/10 |
6/10 | 6/10 | 6.1 / 10 |

*(Tableau 1 : Notes par critère et score global des offres)*

**Interprétation :** Les offres de SolarTech et InstaSolar arrivent en tête, très

proches l’une de l’autre, distançant les autres. SolarTech obtient le meilleur score
grâce à son coût très compétitif tout en restant techniquement irréprochable.
InstaSolar a une excellente expertise et un service complet, mais son prix plus élevé a
pénalisé son score. Les autres fournisseurs, malgré quelques points forts (par ex.
ÉcoÉnergie avait le délai le plus court grâce à du stock, SunCol Import est un
grossiste expérimenté), n’ont pas pu rivaliser sur l’ensemble des critères (souvent à
cause du prix ou d’un manque de références locales).

## 4. Fournisseur recommandé et motifs du choix

**Recommandation :** Au vu de l’analyse, nous recommandons de retenir **SolarTech SAS**
comme fournisseur pour ce projet solaire.

**Motivations du choix :**

- **Offre économiquement avantageuse :** SolarTech propose le prix total le plus bas
(env. 90 000 USD, soit ~15% de moins que l’offre InstaSolar, son plus proche
concurrent). Cette optimisation budgétaire est essentielle pour respecter notre
enveloppe.
- **Conformité technique totale :** Tous les critères du cahier des charges sont
remplis ou dépassés. Par exemple, panneaux monocristallins 450 Wc certifiés Tier 1,
onduleurs de marque reconnue, garanties 12 ans sur produit (au lieu de 10 ans minimum
demandés). Aucune déviation par rapport à nos exigences.
- **Délai raisonnable assuré :** Délai annoncé de 6 semaines pour livraison et
installation. C’est 2 semaines de mieux que la plupart des autres (InstaSolar était à 8
semaines). De plus, SolarTech dispose d’un entrepôt en Colombie avec déjà 50% des
panneaux en stock, ce qui réduit le risque de retard logistique.
- **Références et présence locale :** Bien que légèrement moins expérimenté
qu’InstaSolar en nombre d’années, SolarTech a déjà réalisé 2 projets industriels en
Colombie (dont une installation de 500 kW à Bogotá en 2023, très similaire). Son équipe
locale de 5 techniciens semble qualifiée (CV fournis). La société est colombienne
(filiale d’un groupe étranger), ce qui facilite la communication (équipe hispanophone)
et le suivi post-projet.
- **Qualité du service :** SolarTech inclut un an de maintenance préventive
**gratuite** et offre une formation du personnel client à l’exploitation du système.
C’est un plus par rapport aux concurrents (InstaSolar proposait la maintenance en
option payante). Leur support technique local est disponible 5j/7, ce qui nous
convient.
- **Négociation fructueuse :** Lors des discussions finales, SolarTech a fait preuve de
flexibilité, améliorant encore son offre (voir section suivante). Cette attitude de
partenariat nous est apparue de bon augure pour la phase d’exécution.

En synthèse, **SolarTech SAS présente le meilleur rapport qualité-prix et répond

pleinement aux objectifs du projet**, ce qui justifie son choix comme prestataire.

*(Graphique 1 : Comparaison visuelle des scores totaux des 5 offres, montrant SolarTech
en tête.)*

## 5. Conditions finales négociées avec SolarTech SAS

Suite aux négociations, voici les termes définitifs convenus avec SolarTech pour ce
projet (prêts à être formalisés dans le contrat) :

- **Prix total ferme :** 90 000 USD **CIF** Port de Carthagène, pour fourniture et
installation complète de 100 kWc (200 panneaux + 4 onduleurs + structures + câblage).
Ce prix inclut transport maritime et assurance jusqu’en Colombie.
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- **Planning d’exécution :** Livraison des équipements sous 4 semaines (disponibles en

partie sur stock local + import complémentaire), installation achevée sous 2 semaines
supplémentaires. **Total = 6 semaines** à compter de la commande officialisée.
- **Conditions de paiement :** 30% d’acompte à la commande, 70% à la réception des
équipements sur site (avant installation). (Négocié à l’avantage du client par rapport
aux 40/60 proposés initialement.)
- **Garanties :** 12 ans sur les panneaux (fabricant) et 5 ans sur onduleurs.
Performance des panneaux garantie 80% à 25 ans. Garantie d’installation 2 ans sur la
main d’œuvre.
- **Maintenance et support :** 1 an de maintenance préventive offert (2 visites de
contrôle, nettoyage panneaux). Support technique disponible pour dépannage sous 48h en
cas de problème la première année. Possibilité de contrat de maintenance prolongé à des
conditions préférentielles (option non incluse dans le prix).
- **Pénalités de retard :** acceptées à 0,5% du montant par semaine de retard au-delà
de 6 semaines (capées à 5%) – ajouté au contrat pour sécuriser le délai.
- **Autres éléments :** Formation d’une journée du personnel de [notre entreprise] à
l’utilisation du système et aux rudiments de maintenance, incluse dans le prix.
Fourniture d’une liste de pièces de rechange recommandées. Documentation technique
complète en espagnol.

*(Annexe 2 : Offre révisée de SolarTech datée du 12/06/2025 reprenant ces conditions.)*

Ces conditions finales montrent une amélioration par rapport à l’offre initiale sur
plusieurs points (prix réduit de ~10 000 USD, maintenance incluse, etc.), ce qui
confirme la pertinence d’avoir mené la négociation. SolarTech a déjà donné son accord
écrit sur ces termes, dans l’attente de la commande officielle.

## 6. Plan d’implémentation et prochaines étapes

- **Validation interne :** Le présent rapport doit être approuvé par [Nom du décideur
ou comité]. Une fois validé, nous notifierons officiellement tous les fournisseurs de
la décision (courriers d’attribution et de remerciement aux non-retenus prêts à
l’envoi).
- **Commande et contrat :** Nous préparerons un contrat d’achat incluant les conditions
ci-dessus, à signer avec SolarTech SAS d’ici le 20/06/2025. Le bon de commande interne
de 90 000 USD sera émis simultanément.
- **Début du projet :** Une réunion de lancement (kick-off) avec SolarTech est prévue
la semaine du 21/06. Lors de cette réunion, le planning détaillé sera fixé (livraison
lot 1 équipements fin juillet, etc.) et les interlocuteurs techniques de part et
d’autre seront présentés.
- **Suivi de réalisation :** [Nom, rôle] sera le chef de projet suivi pour l’exécution.
Un point hebdomadaire est planifié avec SolarTech durant les travaux. Le CRM mis en
place durant le sourcing continuera de servir pour tracer les étapes du déploiement et
gérer la relation.
- **Réception et évaluation finale :** La réception provisoire de l’installation est
prévue courant août 2025. À cette occasion, un rapport de fin de projet technique sera
produit. Nous ferons également un bilan de la performance du fournisseur par rapport à
ses engagements (à 6 mois puis 1 an) pour alimenter notre base d’évaluation
fournisseur.

## 7. Conclusion et retour d’expérience

Le processus de sourcing s’est déroulé conformément au planning initial et a permis de
satisfaire l’objectif principal : identifier un fournisseur offrant une solution de
qualité pour notre projet solaire, tout en respectant le budget et les délais.

**Points de satisfaction :** La méthodologie en 7 modules (cahier des charges solide,

recherche large, RFI rigoureux, scoring objectif, négociation efficace, suivi CRM) a
prouvé son efficacité. Le fait d’avoir sollicité des acteurs locaux s’est avéré payant
– la présence d’un stock en Colombie chez SolarTech a permis de sécuriser un délai
court. La collaboration interne (implication du service technique pour définir les
specs, etc.) a aussi contribué à la réussite du sourcing en alignant bien l’offre
retenue sur les besoins réels du terrain.
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**Leçons apprises :** Nous notons un taux de non-réponse de 37% (3/8 fournisseurs n’ont
pas répondu). Pour de futurs appels d’offres, il serait opportun d’**anticiper
davantage les relances** ou de mieux cibler dès le départ (certains fournisseurs
contactés n’étaient peut-être pas assez motivés ou disponibles). Par ailleurs,
l’**évaluation multicritères** a bien fonctionné, mais on pourrait affiner le poids de
l’expérience locale : InstaSolar, bien que plus cher, avait une expertise forte – à
l’avenir, si la différence de prix est moindre, ce critère pourrait prendre plus de
poids. Enfin, l’utilisation du **CRM** a grandement facilité le suivi, nous
encourageons sa généralisation pour d’autres achats stratégiques.

En conclusion, ce sourcing fournit un cas d’école positif : grâce à une démarche

structurée et transparente, nous avons pu sélectionner un partenaire de confiance,
**SolarTech SAS**, qui remplira nos attentes pour ce projet solaire en Colombie. La
prochaine étape est désormais la mise en œuvre avec ce fournisseur – étape que nous
abordons avec sérénité compte tenu du travail préparatoire accompli.

*(Fin du rapport – Annexes suivantes)*

**Annexes :**
- Annexe 1 : Cahier des charges initial du projet (version du 05/05/2025)
- Annexe 2 : Offre finale détaillée de SolarTech SAS (12/06/2025)
- Annexe 3 : Grille de scoring détaillée des offres (notes par sous-critères)
- Annexe 4 : Glossaire des termes techniques et commerciaux utilisés dans ce rapport

(Le plan ci-dessus est un modèle extensible. Vous pouvez omettre ou ajouter des sections selon vos besoins
réels. Par exemple, si un aspect risque/sécurité est crucial dans votre contexte, intégrez-le. Assurez-vous
d’adapter le style à votre destinataire : certaines directions aiment les rapports synthétiques sous forme de
slides, d’autres préfèrent un texte narratif – vous pouvez aussi faire un mix, un texte avec tableaux insérés.)

Ressources complémentaires :

• Exemples de rapports d’appel d’offres disponibles en ligne (certaines organisations publiques

publient des comptes-rendus d’attribution, cela peut inspirer la formulation). Cherchez par ex
“rapport d’analyse des offres photovoltaïque”.
• Guide « Rédiger un rapport de fin de projet » – chez Atlassian ou PMI, qui donne des trucs pour
bien conclure un [Link] (même si c’est orienté gestion de projet IT parfois, les principes
de synthèse s’appliquent).
• Modèles de présentations décisionnelles (sur des banques de slides du type SlideModel ou
SlideShare, en cherchant “supplier selection presentation”) – utiles si vous faites une soutenance
orale.
• Retour d’expérience solaire Colombie – Si vous voulez enrichir votre rapport de contexte, peut-être
citer une statistique du marché (comme celles de l’intro générale) pour rappeler l’importance
stratégique du projet.

Livrables attendus : Le rapport final de sourcing lui-même est le livrable principal de ce module. Il peut
être diffusé en PDF aux décideurs ou archivé. En outre, pensez à l’archivage de tout le dossier : rassembler
les documents clés (cahier des charges, RFI, offres, contrats) dans un dossier partagé pour référence future.
C’est une bonne pratique en clôture. Si une présentation orale est prévue, alors les slides de présentation
seraient un livrable aussi, mais souvent on se base sur le rapport écrit pour la construire.

Checklist d’auto-évaluation :

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• Le rapport couvre-t-il bien qui a été choisi et pourquoi, comment on en est arrivé là, et quelles
sont les conditions du contrat ? (Ce sont les questions primordiales d’un décideur.)
• Est-il suffisamment synthétique ? (Idéalement 5 à 10 pages maximum hors annexes, pour ne pas
perdre l’attention. Si plus long, pensez à un résumé exécutif en début.)
• Ai-je fourni des preuves chiffrées pour appuyer les affirmations ? (ex: “15% moins cher”, “2
semaines de moins” – les décideurs aiment les chiffres comparatifs).
• Le rapport est-il structuré et clair même pour quelqu’un qui n’a pas suivi le détail ? (Faites le
test sur un collègue non impliqué.)
• Ai-je planifié la diffusion et la présentation de ce rapport à qui de droit, et préparé les annexes
nécessaires en backup ? (Être prêt à répondre aux questions si on me demande plus de détails sur un
point – d’où l’intérêt des annexes comme la grille de scoring détaillée, qu’on ne met pas forcément
dans le corps du rapport mais qu’on a sous la main.)

(Félicitations ! Vous êtes arrivée au terme des modules de ce guide. Vous avez maintenant une vision
complète du processus de sourcing fournisseur dans le solaire, de A à Z, et des outils pour le mener
efficacement.)

Lexique des termes essentiels

Voici un lexique de 15 termes clés utilisés dans le domaine du sourcing et du solaire, avec des définitions
simples et des exemples concrets pour bien les comprendre :

• Incoterms : International Commercial Terms, règles internationales définissant les responsabilités

du vendeur et de l’acheteur dans le transport de marchandises. Par exemple, FOB (Free On Board)
signifie que le vendeur prend en charge les frais jusqu’à l’embarquement sur le navire, puis
l’acheteur prend le relais. CIF (Cost, Insurance, Freight) signifie que le vendeur paie le transport et
l’assurance jusqu’au port de destination. Dans notre contexte, choisir l’Incoterm CIF Carthagène fait
que le fournisseur gère l’acheminement jusqu’en [Link].
• MOQ (Minimum Order Quantity) : Quantité minimale de commande. C’est le plus petit volume
qu’un fournisseur accepte de vendre en une commande. Par exemple, un fabricant de panneaux peut
fixer un MOQ à 100 panneaux – si on en veut 50 seulement, il refusera ou orientera vers un
distributeur. Le MOQ permet au fournisseur de rester rentable (il ne traite pas de micro-commandes).
Dans le RFI, on a demandé les MOQ pour éviter de sélectionner un fournisseur dont le MOQ serait
trop élevé pour nous.
• LCOE (Levelized Cost of Energy) : En français, coût actualisé de l’énergie. C’est un indicateur qui
exprime le coût moyen de production d’un kWh d’électricité sur la durée de vie d’une
[Link]. Il intègre toutes les dépenses (investissement, maintenance, combustible s’il y
en a) et la production attendue. Dans le solaire, le LCOE permet de comparer la compétitivité : par
ex, un projet solaire peut avoir un LCOE de 0,05 $/kWh sur 20 ans, ce qui peut être plus bas qu’une
centrale diesel. Pour un acheteur, ce n’est pas directement utilisé dans le sourcing, mais c’est bon de
comprendre que améliorer la qualité ou le rendement peut baisser le LCOE, même si le coût initial
est un peu plus élevé.
• RFI / RFQ / RFP : Ce sont trois types de demandes dans les achats : RFI (Request for
Information) = Demande d’informations, utilisée pour collecter des infos générales auprès de
fournisseurs sans [Link]. RFQ (Request for Quotation) = Demande de prix,
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utilisée pour obtenir des offres chiffrées fermes sur un besoin très précis (on compare principalement
les prix). RFP (Request for Proposal) = Appel d’offres, plus complet, on attend du fournisseur une
proposition technique et financière détaillée pour répondre à un besoin (souvent utilisé pour des
projets complexes). Dans notre guide, on a fait un RFI, suivi en quelque sorte d’un RFQ informel
lors de la négociation.
• CRM (Customer Relationship Management) / GRC : Outil de gestion de la relation client (ou ici
fournisseur). Un CRM est un logiciel qui centralise les coordonnées, interactions, et opportunités
liées à des tiers (clients ou fournisseurs). Par exemple, HubSpot CRM ou Salesforce. On l’utilise
pour garder l’historique des échanges, planifier des relances, etc. Dans notre cas, on s’en est servi
pour suivre les fournisseurs candidats tout au long du processus, comme on le ferait pour suivre des
prospects commerciaux.
• NDA (Non-Disclosure Agreement) : Accord de confidentialité. C’est un contrat par lequel les
parties s’engagent à ne pas divulguer certaines informations échangées. Dans un sourcing, on peut
faire signer un NDA aux fournisseurs avant de leur transmettre un cahier des charges très sensible ou
des données confidentielles (ex : secrets de fabrication, données financières internes). Par exemple, si
on devait communiquer le schéma électrique complet de notre site pour avoir des offres précises, on
pourrait exiger un NDA pour que le fournisseur ne partage pas ces infos ailleurs.
• CAPEX / OPEX : CAPital EXpenditure (dépenses d’investissement) vs OPerational EXpenditure
(dépenses d’exploitation). Le CAPEX désigne le coût d’achat et d’installation initial (immobilisé),
l’OPEX désigne les coûts opérationnels sur la durée (maintenance, consommables, assurances…).
Dans un projet solaire, l’achat des panneaux et onduleurs est un CAPEX, la maintenance annuelle est
un OPEX. Les décideurs regardent les deux : un fournisseur qui propose un CAPEX un peu plus
élevé mais des OPEX réduits (ex : maintenance offerte, système plus fiable donc moins de pannes)
peut être intéressant sur la durée.
• ROI (Return On Investment) : Retour sur investissement. C’est un indicateur financier qui calcule
en combien de temps un investissement est rentabilisé par les économies ou revenus qu’il génère.
Dans le solaire, on parle souvent de ROI en années : par exemple, “L’installation solaire de 100 kW
aura un ROI de 5 ans” si les économies sur les factures d’électricité remboursent l’investissement en
5 ans. Ce terme aide à convaincre financièrement : si un fournisseur propose du matériel plus cher
mais beaucoup plus performant, on peut calculer que le ROI du projet reste acceptable.
• Tier 1 (fabricant Tier 1) : Dans l’industrie solaire, ce terme “Tier 1” est utilisé pour classer les
fabricants de panneaux jugés les plus fiables financièrement et en termes de qualité (selon des
classements, ex. Bloomberg New Energy Finance). Un fabricant Tier 1 est un fabricant de premier
rang. Avoir des panneaux Tier 1 est rassurant pour les investisseurs (meilleure bancabilité). Exemple
: Trina Solar, Jinko, Canadian Solar sont considérés Tier 1. Si un fournisseur local dit “je fournis des
panneaux Tier 1”, ça signifie qu’il propose ces grandes marques reconnues.
• kW / kWh / kWp : Unités de mesure de puissance et d’énergie. kW (kilowatt) = unité de puissance
instantanée (1 kW = 1000 W). kWh (kilowatt-heure) = unité d’énergie (production ou
consommation sur une durée). Par exemple, un panneau de 0,4 kW produisant à pleine puissance
pendant 1 heure génère 0,4 kWh. kWp (kilowatt-crête) = unité de puissance de crête d’un panneau
ou d’une installation photovoltaïque, mesurée dans des conditions standards (c’est en gros synonyme
de kW pour le solaire, on précise “crête” pour indiquer la puissance nominale en plein soleil
optimal). Dans notre projet 100 kWc, ça veut dire 100 kW de puissance crête installée, qui produira
environ 100 * 4-5 kWh par jour selon l’ensoleillement (typiquement ~400-500 kWh/jour pour 100
kWc en Colombie suivant la région).
• Lead time (délai de livraison) : Temps nécessaire entre la commande et la livraison effective. On
utilise souvent ce terme en logistique. Par exemple, “lead time = 6 semaines”. Réduire le lead time
était un de nos objectifs. Les fournisseurs avec stock local avaient un lead time plus court.
• Payment terms (termes de paiement) : Conditions de paiement accordées par le fournisseur. Par
exemple “Net 30 jours” signifie qu’on paie la facture dans les 30 jours suivant la livraison. Ou
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paiement partiel upfront, etc. Négocier les termes de paiement peut améliorer la trésorerie : dans
notre cas on a obtenu 30/70 au lieu de 40/60, ce qui veut dire qu’on paie moins d’acompte. C’est un
aspect commercial important dans les contrats.
• KPI (Key Performance Indicator) : Indicateur Clé de Performance. Dans le suivi de fournisseurs,
on définit des KPI pour mesurer leur performance : par exemple taux de respect des délais (% de
livraisons à l’heure), taux de non-conformité (défauts qualité), réactivité du SAV (temps de réponse).
Dans notre projet, on pourrait suivre le KPI “délai tenu oui/non” et “performance du système vs
prévu”. Les KPI servent ensuite à évaluer le fournisseur pour de futurs contrats.
• EPC (Engineering, Procurement, Construction) : Terme désignant un contrat ou un prestataire qui
prend en charge un projet de A à Z : ingénierie, approvisionnement, construction. Dans le solaire, un
contractant EPC gère tout le chantier. Par exemple InstaSolar se positionnait en EPC pour notre
projet (elle aurait fait la conception, fourni le matériel, et fait l’installation). Nous avons finalement
opté pour SolarTech qui fait aussi EPC sur ce projet. C’est utile de connaître ce terme car on le voit
souvent dans les offres : “Notre société agit en EPC et O&M” (O&M = exploitation &
maintenance).
• O&M (Operations and Maintenance) : Exploitation et maintenance. Dans le cadre des installations
solaires, c’est la phase qui suit la construction : exploitation du système (monitoring, optimisation) et
maintenance (nettoyage, réparations…). Certains fournisseurs proposent des contrats O&M sur X
années. Ici, nous avons 1 an de maintenance offerte puis possiblement un contrat O&M payant.

(Chaque terme ci-dessus a été choisi pour sa pertinence. Le lexique vous aidera à communiquer avec
aisance avec les fournisseurs et collègues sur ces sujets techniques et commerciaux.)

FAQ – Foire aux questions d’une junior du sourcing solaire

Voici 12 questions fréquentes qu’une débutante en sourcing pourrait se poser, avec des éléments de
réponse pour chacune :

Q1. Quelle est la différence entre un RFI, un RFQ et un RFP ?

R: Ces sigles correspondent à différentes étapes de consultation des fournisseurs. Un RFI (Request for
Information) sert à recueillir des informations générales sans demander d’offre ferme – c’est exploratoire.
Un RFQ (Request for Quotation) demande un devis chiffré précis pour un besoin défini (on compare
principalement les prix). Un RFP (Request for Proposal) est plus large : on sollicite une proposition
détaillée (technique et financière) pour réaliser un projet, souvent quand on attend du fournisseur qu’il
propose une solution complète. En bref : RFI = on apprend à connaître les fournisseurs, RFQ = on veut un
prix sur un produit précis, RFP = on veut une solution sur mesure avec un prix. Dans notre processus, on a
utilisé un RFI pour présélectionner, puis négocié les prix (ce qui s’apparente à un RFQ final).

Q2. Combien de fournisseurs devrais-je contacter lors d’un sourcing ?

R: Il n’y a pas de nombre magique, mais il faut un équilibre. Contacter trop peu de fournisseurs est risqué
(pas assez de concurrence, risque qu’aucun ne convienne). En contacter trop peut être ingérable en temps
d’analyse. Pour une première fois, viser 5 à 8 fournisseurs sérieux est un bon compromis. Cela correspond
souvent à inviter 5-6 fournisseurs à concourir, en s’attendant à 3-5 réponses utilisables. Dans notre cas, on a
sollicité 8 et reçu 5 réponses – c’était bien. À l’avenir, on pourrait cibler directement ~5 qu’on sait très
pertinents pour gagner du temps, si on les connaît déjà.

Q3. Et si aucun fournisseur ne répond à mon RFI ou à mon appel d’offres ?

R: D’abord, ne pas paniquer : c’est rare qu’il n’y ait aucune réponse, surtout si le besoin est intéressant
commercialement. Si cela arrivait, il faut analyser la cause : le délai de réponse était-il trop court ? Le cahier
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des charges trop exigeant/décourageant ? Le marché trop limité ? La diffusion de l’appel était-elle suffisante
? Concrètement, on ferait un plan d’action : prolonger la deadline, relancer personnellement par téléphone
chaque fournisseur pour comprendre le blocage, éventuellement assouplir certaines conditions si c’est ça
qui freine (par ex, réduire la quantité si le MOQ posait problème). On pourrait aussi élargir la recherche à de
nouveaux fournisseurs. En dernier recours, fractionner le projet (par ex acheter le matériel séparément de
l’installation, via d’autres circuits). L’important est de communiquer : parfois un fournisseur n’a pas répondu
parce qu’il n’était pas sûr de pouvoir livrer à temps – en discutant on trouve peut-être un arrangement. Donc,
on n’abandonne pas : on identifie le frein et on s’y adapte.

Q4. Comment vérifier qu’un fournisseur est fiable et sérieux ?

R: Plusieurs éléments à vérifier :

• Les références clients : en parler (ou mieux, contacter directement un client passé du fournisseur
pour feedback). Si un fournisseur a réalisé un projet similaire chez une entreprise connue et que ça
s’est bien passé, c’est un bon signe.
• Les certifications et attestations : par ex. certification ISO 9001 (management qualité), ISO 45001
(sécurité), ça montre une certaine maturité de gestion. Dans le solaire, vérifier que le fournisseur
propose des produits certifiés (CE, IEC) et qu’il est par ex. installateur agréé par tel programme peut
aider.
• La santé financière : on peut demander des bilans ou consulter des rapports (en Colombie, voir si
l’entreprise est enregistrée à la chambre de commerce, vérifier son capital, etc.). Un fournisseur au
bord de la faillite est à éviter même s’il est bon marché.
• La communication et le professionnalisme durant le processus : s’il répond de manière organisée,
qu’il remet son offre à l’heure, qu’il pose des questions intelligentes, c’est qu’il est pro. À l’inverse,
un fournisseur qui traîne, ne donne pas d’infos claires ou change ses prix sans raison peut être un
signal négatif.
• Visiter les installations du fournisseur si possible (usine, bureau) : voir les locaux, l’organisation.
Pas toujours faisable, mais c’est le top pour se faire une idée concrète.
En résumé, croiser les infos de papier (références, chiffres) avec du qualitatif (impression, retours
d’autres clients). Dans notre projet, on a vérifié que SolarTech existait légalement depuis plusieurs
années et avait des projets concrets à son actif.

Q5. Je n’ai jamais négocié, comment dois-je m’y prendre sans “froisser” le fournisseur ?
R: La négociation peut intimider au début, mais voyez-la comme une discussion constructive. Quelques
conseils pour rester à l’aise :

• Préparez vos points à l’avance (savoir ce que vous voulez obtenir et vos limites).
• Adoptez un ton collaboratif : parlez de “trouver une solution gagnant-gagnant” plutôt que
d’imposer. Par exemple : « Votre offre nous plaît beaucoup, aidons-nous à aligner le budget pour
pouvoir travailler ensemble. »
• Posez des questions au lieu d’exiger directement. « Serait-il envisageable pour vous de... » ou « Que
pouvez-vous faire sur ... (le prix/le délai) ? ». Laissez le fournisseur proposer d’abord, parfois il fera
spontanément un geste.
• Utilisez les faits : « Vos concurrents offrent X, je préfère travailler avec vous, mais pouvez-vous vous
rapprocher de X ? ». Sans être agressif, ça montre que vous connaissez le marché.
• Gardez une attitude respectueuse et positive, même si vous devez dire non sur un point. Remerciez
toujours pour les efforts faits.
• N’ayez pas peur du silence : en négociation, si quelque chose ne vous convient pas, marquez un
temps de réflexion. Parfois, le fournisseur comble le silence en améliorant son offre.
En bref : soyez sûre de la valeur de votre demande (vous apportez potentiellement un contrat au
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fournisseur, c’est normal de chercher la meilleure affaire des deux côtés) et soyez empathique
(comprenez les contraintes du fournisseur aussi, pour trouver un terrain d’entente). Avec
l’expérience, on gagne en assurance. Vous pouvez aussi vous entraîner (comme suggéré dans le
guide, faire un jeu de rôle).

Q6. Que faire si un fournisseur propose un prix anormalement bas par rapport aux autres ?
R: D’abord, c’est tentant de se réjouir, mais il faut être prudent : pourquoi ce prix est-il si bas ? Quelques
vérifications à faire :

• Relire l’offre pour voir s’il n’y a pas un écart de périmètre : parfois un prix bas s’explique parce
que quelque chose manque (par ex., il n’a pas inclus les onduleurs, ou pas les frais d’installation).
Donc vérifier que tout est compris identiquement aux autres offres.
• Demander au fournisseur de confirmer par écrit que son offre couvre bien tout le cahier des
charges. Et éventuellement comment il explique un prix si agressif (il peut avoir des panneaux en
surplus à écouler, ou un soutien de sa maison-mère, etc.). Sa réponse vous éclairera : s’il est
transparent, c’est rassurant ; s’il élude, méfiance.
• Se méfier de la qualité : très bas prix pourrait vouloir dire matériel de moindre qualité (marques
inconnues, contrefaçons même), ou main d’œuvre pas déclarée... Donc vérifier les certifications,
garanties. Par ex., exiger un certificat pour les panneaux.
• Considérer le risque d’exécution : un fournisseur qui casse ses prix peut essayer de se rattraper plus
tard en réclamant des extras ou en bâclant le boulot. Donc contractualisez bien le prix ferme et les
pénalités.
Si après analyse, l’offre reste légitime (juste un fournisseur très compétitif qui accepte une faible
marge pour gagner un nouveau client), alors tant mieux, profitez-en en étant quand même vigilant.
Dans le doute, on inclut ce fournisseur mais on le surveille de près dans l’évaluation. « Trop beau
pour être vrai » doit toujours allumer une petite lumière d’alerte : on double-clique dessus avant de
foncer. Dans notre cas, aucune offre n’était franchement anormalement basse – mais si ça avait été le
cas, on aurait creusé en posant des questions techniques pour voir s’il maîtrise vraiment ce qu’il
propose.

Q7. Comment gérer la barrière de la langue ou les différences culturelles avec des fournisseurs
étrangers (par exemple chinois ou américains) ?
R: Dans un sourcing international, la langue peut être un vrai enjeu. Quelques astuces :

• Faire traduire les documents clés : Si un fournisseur ne parle pas français et que vous non plus ne
parlez sa langue, communiquez en anglais autant que possible (c’est souvent la lingua franca du
business). Utilisez des versions bilingues du cahier des charges si nécessaire. Dans notre cas, tout le
monde parlait espagnol ou anglais, donc on a géré. Mais si on invitait un fabricant chinois par
exemple, on enverrait le RFI en anglais.
• Se faire aider : Si la négociation se fait en anglais et que vous n’êtes pas totalement à l’aise,
n’hésitez pas à vous faire accompagner d’un collègue plus fluide ou d’un traducteur. Mieux vaut ça
que mal se comprendre sur un contrat. Idem pour les nuances culturelles : se renseigner sur les codes
(par ex, en Chine, la négociation peut être plus indirecte, l’importance du “guanxi” – relationnel –,
etc.).
• Écrire pour clarifier : Après une discussion orale, toujours envoyer un récap écrit (encore plus
important si la langue n’est pas natale pour l’un des deux). Cela évite les malentendus.
• Patience et respect : Il peut y avoir des quiproquos ou un rythme différent (par ex, certains peuvent
trouver qu’on va “droit au but” trop vite, d’autres qu’on tourne trop autour). Adaptez-vous et soyez
patient sur les explications. Mieux vaut sur-communiquer que laisser une zone d’ombre.

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• Apprendre quelques mots : S’il y a une forte composante culturelle (ex : fournisseur japonais),
apprendre quelques salutations ou coutumes peut créer un climat de confiance. Ce n’est pas
directement sur le sourcing technique, mais ça aide la relation.
Dans notre guide, les fournisseurs étaient principalement colombiens, donc pas trop de barrière pour
nous, hormis utiliser l’espagnol. Mais c’est bon à garder à l’esprit pour d’autres contextes
internationaux.

Q8. Comment argumenter en interne pour faire accepter le choix d’un fournisseur plus cher qu’un
autre ?
R: Cela arrive : parfois le fournisseur le moins cher n’est pas retenu, pour de bonnes raisons (qualité, risque,
etc.). Il faut alors convaincre la direction ou l’acheteur finance. Clés pour argumenter :

• Total Cost of Ownership (TCO) : Expliquez que le coût global sur la durée est en fait plus
avantageux avec le fournisseur recommandé. Par ex, « Certes l’offre B est 10% plus chère à l’achat,
mais ses panneaux durent plus longtemps/il offre 2 ans de maintenance gratuite, ce qui sur 10 ans le
rend moins coûteux (baisse des OPEX). » Chiffrez si possible cet écart de coût sur la durée.
• Risque évité : Un choix moins cher peut comporter des risques (retards, qualité moindre). Quantifiez
le risque : « Si on prend le moins cher et qu’il a 1 mois de retard, on perdra la subvention de X k€,
ou on aura un manque à gagner de Y. » Versus l’autre fournisseur fiable qui sécurise le planning. La
gestion des risques est un argument valable.
• Qualité et performance : Mettez en avant les critères qualitatifs alignés avec les objectifs de
l’entreprise (ex: image de marque, on veut de la qualité premium). « Notre entreprise vise
l’excellence opérationnelle, mieux vaut investir un peu plus dans un fournisseur de qualité pour
éviter des problèmes qui coûtent du temps et de la réputation. »
• Références/Confiance : Parfois un fournisseur plus cher est un acteur éprouvé (ex: grands projets
menés avec succès). On paye la tranquillité d’esprit. Soulignez : « Ce partenaire nous garantit
pratiquement le succès du projet. » et « Un échec du projet coûterait plus cher que l’économie
réalisée avec l’autre offre. »
• Négociation future : On peut dire : « On a choisi la qualité cette fois. Cependant, on garde l’autre
fournisseur moins cher dans le viseur et on le sollicitera pour d’autres besoins moins critiques, ou
pour faire jouer la concurrence plus tard. » Histoire de montrer qu’on n’ignore pas l’aspect prix.
En résumé, il faut démontrer que la valeur apportée par le fournisseur plus cher compense largement
la différence de prix. Le rapport final justement sert à ça : documenter pourquoi ce choix est le plus
judicieux globalement. Si vous apportez des éléments concrets, une direction rationnelle comprendra.

Q9. Devrais-je prévoir un contrat formel ou un simple bon de commande suffit-il ?

R: Tout dépend de l’ampleur du projet et des politiques de l’entreprise. Pour un achat complexe comme une
installation solaire, il est généralement recommandé d’avoir un contrat formel en plus du bon de
commande. Pourquoi ? Parce qu’un contrat permet de détailler les engagements de chaque partie : clauses
techniques, clauses de pénalité, garanties, confidentialité, propriété intellectuelle éventuellement, etc., bien
plus qu’un bon de commande standard.
Le bon de commande (PO) reprend souvent le montant, la référence de l’offre et quelques conditions
générales, mais peut être insuffisant en cas de litige. Un contrat signé en parallèle (ou des conditions
générales d’achat spécifiques signées) protège mieux. Par exemple, nous on a négocié des pénalités de retard
– il faut que ce soit dans un contrat pour être opposable.
Donc, pour tout projet important en termes de coût ou de complexité, oui, un contrat est préférable. Par
contre, pour de petits achats courants (ex: acheter 10 panneaux standard sur étagère), un bon de commande
peut suffire.
Dans notre cas, on fera un contrat avec SolarTech. On pourrait s’appuyer sur leur contrat type ou sur le nôtre
– à discuter avec le service juridique éventuellement.
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Q10. Quelles sont les principales normes ou certifications à connaître dans le solaire pour sourcer du
bon matériel ?
R: Dans le solaire photovoltaïque, voici quelques références importantes :

• Normes IEC pour panneaux : IEC 61215 (tests de performance et vieillissement des panneaux) et
IEC 61730 (sécurité des modules). Un panneau certifié IEC 61215/61730 a passé des tests standard,
c’est un minimum de qualité.
• CE (Conformité Européenne) : Si importé en Europe, gage que les produits respectent les
directives européennes (sécurité électrique, substances…). Pas directement requis en Colombie, mais
bon à avoir.
• UL Certification : Normes américaines Underwriters Laboratories, utiles si on traite avec des
produits destinés au marché US.
• Tier 1 (Bloomberg) : Comme dit, c’est pas une norme, mais c’est un label “top bankable
manufacturer” surveillé par beaucoup d’investisseurs.
• ISO 9001 / 14001 / 45001 : ISO 9001 (qualité management), ISO 14001 (environnement), ISO
45001 (sécurité au travail). Un fournisseur certifié c’est un plus, ça montre une organisation mature.
Par ex, SolarTech a ISO 9001.
• Certificat RETIE (en Colombie) : C’est le règlement technique pour installations électriques en
Colombie. Les équipements électriques utilisés en Colombie doivent être conformes RETIE. Donc
un onduleur homologué RETIE, c’est important.
• CEI/IEC 62116 et 61727 (pour onduleurs) : Normes de test anti-îlotage et connexion réseau pour
onduleurs.
• Garanties fabricant : ce n’est pas une norme, mais un gage : typiquement panneaux 10-12 ans
garantie produit, 25 ans garantie de performance (généralement 80% de puissance min à 25 ans).
C’est devenu standard chez les bons fabricants.
Pour un profil achats, retenir IEC 61215 pour panneaux, check RETIE local, et voir Tier1/garanties.
Ça permet de filtrer du matériel de second choix.
Et bien sûr les Incoterms pour la logistique internationale, mais ça on a déjà vu.

Q11. Comment suivre la performance du fournisseur après le sourcing (une fois le projet livré) ?
R: C’est crucial de ne pas s’arrêter à la sélection. Après, il faut évaluer : est-ce que le fournisseur a tenu ses
promesses ? On peut mettre en place :

• Réunion de clôture de projet : faire un débrief avec le fournisseur, ce qui a bien marché, moins
bien, et consigner cela.
• Tableau d’évaluation : comme un scoring final, mais basé sur l’exécution réelle. Par ex, noter
respect des délais (oui/non), qualité de l’installation (conforme, retouches nécessaires ?),
coopération/communication (bonne/mauvaise), etc. Dans beaucoup d’entreprises, on attribue des
“notes de performance” aux fournisseurs après chaque contrat.
• KPI de performance : comme mentionné, calculer des indicateurs (taux de service, %
réclamations). Par exemple, “0 accident, 100% délai respecté, production attendue atteinte = oui”.
• Enregistrer dans le CRM ou base SRM : on peut ajouter dans la fiche du fournisseur une mention
“Projet X : très satisfait, à recommander pour futurs projets” ou au contraire les soucis rencontrés.
Ainsi, quand on re-sourcera, on saura.
• Entretien interne : récolter l’avis des collègues impliqués (ingénieurs, utilisateurs) sur ce
fournisseur. Parfois l’acheteur ne voit pas tout (ex: l’équipe chantier a pu trouver le fournisseur
désorganisé ou très pro).
Ce suivi permet de mettre le fournisseur dans des catégories : “privilégié” vs “à éviter” plus tard.
C’est ce qu’on appelle la gestion de la relation fournisseur. Dans notre cas, une fois SolarTech aura
livré, on fera sûrement un rapport de fin d’exécution avec ces éléments. On pourrait même mettre
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une clause de revue dans le contrat (ex: une réunion de performance après 6 mois d’exploitation).
En somme, on ne considère pas la mission accomplie à la signature du contrat : un bon acheteur
assure aussi le supplier performance review après coup.

Q12. Quelle documentation devrais-je conserver pour des audits ou pour la mémoire de l’entreprise ?
R: Il faut garder trace de tout le processus, notamment :

• Le cahier des charges initial.

• La liste des fournisseurs contactés (avec preuves d’envoi du RFI, par ex).
• Les offres reçues (RFI remplis, devis, etc.), ou au moins un résumé comparatif signé.
• La grille d’évaluation (scoring) montrant pourquoi on a choisi tel fournisseur.
• Les échanges de négociation clés (emails de confirmation, minutes de réunions).
• Le contrat final signé et les annexes techniques associées.
• Éventuellement, le présent rapport final validé.
Dans l’idéal, tout ça est archivé dans un dossier accessible (serveur, SharePoint). En cas d’audit
interne ou externe (par ex, ISO 9001 ou contrôle anti-corruption), on pourra montrer un processus
équitable et documenté. Et si un litige survient avec le fournisseur, on a tout l’historique.
En plus, pour la mémoire interne, conservez vos notes de leçons apprises séparément pour en faire
profiter d’autres projets.
La plupart de ces documents sont déjà rassemblés via le CRM et le rapport final. Il suffit de tout
stocker proprement. (On l’a fait régulièrement dans notre processus fictif – bonne habitude à prendre
!)

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