Compte rendu TP 2 GPAO

MOUCHRIF ELMEHDI
Objectif du TP :
L'objectif de ce travaux pratique est d'être équiper d'une compréhension pratique des processus
clés d'une entreprise de négoce via un système ERP. Ce TP permet la gestion de manière
intégrée la saisie des commandes, les expéditions, la facturation et le règlement client, ainsi que
la gestion des stocks et les interactions avec les fournisseurs. Ce TP vise à simuler un
environnement commercial réel où on est amenés à appliquer des règles préétablies pour le
réapprovisionnement et gérer les réceptions et paiements aux fournisseurs. En traitant ces
données, on développe des compétences en résolution de problèmes et en prise de décision.
L'exercice permettra également de maîtriser les outils de reporting pour évaluer et améliorer la
performance des processus opérationnels.

Situation :
L'entreprise Léon Cavagnac est spécialisée dans la distribution en gros de produits alimentaires
locaux. Elle s'approvisionne auprès de producteurs de la région et distribue ces produits aux
commerces situés dans les grandes villes. En cas de rupture de stock, il est nécessaire de
commander des produits supplémentaires chez les fournisseurs.

Bases de données :
Dans l'exercice sur Prelude ERP, nous avons manipulé des bases de données clés comprenant
des tables pour les Articles, Clients, Fournisseurs et Stocks initiaux, essentielles pour simuler
la gestion d'une entreprise de négoce. Nous avons géré des commandes clients et fournisseurs
non finalisées pour mieux comprendre le processus de validation et de suivi des transactions.
• Les clients : Une liste de clients a été entrée. Les fiches Clients peuvent être consultées
par le menu Commercial, option Liste des clients. En voici la liste :

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 • Les fournisseurs : Une liste de fournisseurs a été entrée. Les fiches Fournisseurs
peuvent être consultées par le menu Achats, option Fournisseurs. En voici la liste :

• Les articles : Une petite sélection de 20 articles a été entrée. En voici la liste :

Saisie des commandes clients :

La saisie des commandes clients dans le système Prelude ERP se déroule selon un processus
structuré pour assurer efficacité et précision. Après accès à la fenêtre de gestion des commandes
via le menu Commercial, une nouvelle commande est créée en cliquant sur "NOUVELLE", et
un numéro de commande unique est automatiquement généré. Le choix du client s'effectue via
le bouton "CLIENTS", permettant de sélectionner parmi une liste, avec affichage du code client,
du nom, et des conditions de paiement. Une fois le client sélectionné, la commande peut être
détaillée en ajoutant des articles. Chaque article est ajouté en cliquant sur "NOUVELLE" dans
la fenêtre des lignes de commande, puis le code de l'article est entré manuellement ou
sélectionné via une liste. Les quantités sont spécifiées pour chaque article avant de valider
chaque ligne. La date de livraison prévue est saisie comme étant la date courante pour une

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livraison immédiate. Une fois toutes les lignes de commande complétée, la commande est revue
et validée définitivement, rendant toute modification ultérieure impossible. Ce processus
garantit la rigueur et la traçabilité nécessaire dans la gestion des commandes clients.

Quand on valide tous les commande on peut visualiser la liste des commandes client.

Nous sommes prêts à entamer la phase de préparation de l'expédition dans le système. En

cliquant sur le bouton PREPARER, la fenêtre de préparation s'affiche, permettant de vérifier la
disponibilité des articles commandés. Si tous les articles sont en stock, la commande peut être
expédiée immédiatement en cliquant sur le bouton OK. Toutefois, si le stock est insuffisant, la
commande ne pourra pas être préparée à ce moment. Cette étape assure que les expéditions ne
sont réalisées que lorsque toutes les conditions requises sont remplies, évitant ainsi les erreurs
ou les retards de livraison.

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Expédition des commandes :
Pour expédier les commandes clients dans Prelude ERP, commencez par accéder à la fonction
d'expédition via le menu Logistique.

Ici, vous pouvez faire apparaître les bordereaux de préparation de commande un par un. Ces
bordereaux servent de guide aux magasiniers pour effectuer les sorties de stock des articles
commandés. Après la sortie des articles, les magasiniers procèdent à l'emballage et à
l'expédition des commandes.

Une fois cette étape complétée, cliquez sur OK pour valider l'expédition de chaque bordereau.
Si tous les articles de la commande ont été expédiés, la commande est alors considérée comme
soldée dans le système. Cette méthode assure un suivi précis et efficace du processus
d'expédition, essentiel pour la gestion des livraisons et la satisfaction client.

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Facturation des expéditions :
le processus de facturation des expéditions par le service commercial est crucial pour la gestion
des flux financiers de l'entreprise. Pour démarrer la facturation des commandes déjà expédiées,
il faut accéder à la fenêtre de facturation via le menu Commercial, sous l'option Facturation
Clients. Cette interface affiche les lignes de commandes expédiées prêtes à être facturées. Pour
créer une nouvelle facture, il faut cliquer sur "NOUVELLE", puis sur "LIVRAISONS NON
FACTUREES" pour faire apparaître la liste des bordereaux d’expédition qui n'ont pas encore
été facturés. Après sélection du bordereau souhaité et confirmation via OK, les informations
détaillées telles que le code du client, ses conditions de règlement, et la liste des marchandises
expédiées sont automatiquement affichées, permettant ainsi de finaliser la facturation de
manière efficace et précise.

Pour ajouter les frais de port à la facture, cliquez sur le bouton "AJOUTER" pour ouvrir la
fenêtre de ligne supplémentaire. Dans cette fenêtre, sélectionnez l’article intitulé "FRAIS" pour
inclure les frais de port. Une fois sélectionné, confirmez en cliquant sur "OK". Votre facture est

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désormais complète avec les frais de port correctement ajoutés, garantissant ainsi une
facturation précise et complète des services fournis.

Les factures sont normalement prépayées, ce qui simplifie le processus de règlement. Pour
enregistrer un paiement, il suffit de cliquer sur le bouton "REGLEMENT". Ensuite, vous devez
saisir un montant de règlement correspondant exactement au montant TTC de la facture. Pour
finaliser le processus, cliquez sur les lignes de facture concernées dans la colonne "Lettrage".
Cette étape permet de procéder immédiatement au lettrage, c'est-à-dire au rapprochement
direct des factures avec les règlements, assurant ainsi une gestion précise et efficace des
transactions financières.

nous avons découvert un déficit de stocks, ce qui a empêché la livraison immédiate de toutes
les commandes. Pour répondre à ce problème, nous utilisons les fonctionnalités du logiciel sous
le menu Logistique. Les bordereaux d'expédition nous aident à suivre le traitement des
commandes en cours, tandis que l'état des stocks par magasin nous donne une vue détaillée des
disponibilités actuelles, permettant ainsi d'ajuster les niveaux de stock pour mieux répondre aux
demandes futures. Ces outils sont essentiels pour améliorer la gestion des stocks et la
satisfaction des clients.

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Nous avons également exploré les lignes de commandes qui n'ont pu être servies, accessible
via le menu Commercial sous l'option Carnet de commandes. Cette fonctionnalité nous a permis
de visualiser les commandes en attente, identifiant ainsi les contraintes de stock ou les délais
de livraison qui empêchaient leur exécution.

Nous avons exploité les statistiques de ventes sous le menu Commercial pour analyser les
performances par article et par client. Ces outils nous ont permis de visualiser clairement les
tendances des commandes, les détails des expéditions et les incidents de retards, facilitant ainsi
une prise de décision stratégique et réactive basée sur des données précises.

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L'option "Chiffre d'affaires réalisé" du menu Commercial nous a permis de consulter et
d'analyser les revenus générés par les ventes conclues, offrant une vision claire de la
performance financière de l'entreprise fictive au cours de la période simulée. Cet outil s'est
révélé essentiel pour évaluer l'efficacité des stratégies commerciales mises en œuvre.

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Sous le menu Commercial avec l'option Comptes Clients, nous avons géré les comptes
individuels des clients pour suivre les transactions, les crédits, et les paiements. Cela nous a
permis d'avoir un contrôle précis sur les relations financières et la solvabilité de chaque client,
optimisant ainsi les interactions commerciales et la gestion des risques.

Dans le module "Balance des Comptes Clients" accessible via le menu Commercial, option
Balance Clients, nous avons pu examiner et analyser l'état des soldes dus par les clients. Cette
fonctionnalité a été cruciale pour évaluer la santé financière de l'entreprise en surveillant de
près les créances et en aidant à la prise de décision pour les relances ou les ajustements de crédit
nécessaires.

Calcul des réapprovisionnements :

Les articles sont gérés selon un système à point de commande, avec un seuil de commande fixé
à 10 pour tous les articles et une quantité de réapprovisionnement standard de 20. Cette politique
de réapprovisionnement peut être vérifiée dans la fiche article, sous l'onglet Paramètres. Pour
lancer un calcul des besoins, allez dans le menu Planification et sélectionnez l'option Calcul des
besoins.

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On consulte la liste des ordres d’achat recommandés,

Nous allons maintenant convertir ces ordres d'achat suggérés en ordres d'achat fermes : Pour
cela, utilisez la fonction d'affermissement des OA dans le menu Planification et validez la date
du jour.

Passation de commandes aux fournisseurs :

Pour réapprovisionner le stock, nous transformons les ordres d'achat fermes en commandes
fournisseurs. Ouvrez la fenêtre des commandes fournisseurs dans le menu Achats, créez une
nouvelle commande, et sélectionnez les ordres d'achat fermes à intégrer. Validez ensuite la
commande. Répétez cette procédure pour toutes les commandes nécessaires, assurant ainsi que
tous les ordres d'achat fermes sont convertis en commandes fournisseurs.

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Accédez à la fonction "Réceptions attendues" dans le menu Achats pour consulter les livraisons
prévues. Cette fonction vous permet de vérifier quelles commandes fournisseurs sont en attente
de réception, facilitant ainsi la gestion et la planification des stocks entrants.

Accédez à la fonction Engagements dans le menu Achats. Cette action vous permettra de gérer
et de suivre les engagements financiers pris par l'entreprise envers les fournisseurs, en affichant
les commandes passées et les montants engagés.

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Réception d’une commande fournisseur :

Il est alors possible de visualiser l'état des stocks des articles correspondants en allant dans le
menu Logistique et en sélectionnant l'option Stocks par article.

On vas choisir l’un des articles récemment réceptionnés, on examine les stocks, puis on clique
sur le bouton MOUVEMENTS.

On sélectionne le mouvement EC (Entrée sur commande fournisseur) et on clique sur le bouton

DETAIL pour voir les informations détaillées.

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Enregistrement de la facture du fournisseur :
Nous allons maintenant enregistrer la facture du fournisseur.

On examine le compte des fournisseurs puis la Balance des comptes fournisseurs enfin
l’échéancier fournisseurs.

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Paiement du fournisseur :
Pour payer comptant une facture, on appelle la fonction Paiements Fournisseurs dans le menu
Achats. On clique sur NOUVEAU, puis on appelle le fournisseur. Les factures échues sont
affichées. On clique sur chaque facture à payer dans la colonne Lettrage. Un groupe de quatre
lettres est affecté, permettant de rapprocher factures et règlements. On saisit un montant égal
au montant total lettré, puis on clique sur OK.

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Et on réexamine le compte des fournisseurs et la Balance des comptes fournisseurs.

On suit la même procédure pour les autres factures.

Conclusion :

En conclusion, la gestion efficace des factures fournisseurs et des réceptions de commandes est
essentielle pour maintenir la fluidité des opérations commerciales. En suivant rigoureusement
les procédures décrites, telles que la conversion des ordres d'achat en commandes fournisseurs,
la réception des marchandises, et le paiement des factures à échéance, on assure une gestion
financière solide et une bonne relation avec les fournisseurs. Cette rigueur permet non
seulement de garantir la disponibilité des stocks mais aussi de renforcer la fiabilité de
l'entreprise sur le marché.

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