PARTIE 2
Outils d'aide à la conduite de projet
:
La conduite d'un projet
La conduite d'un projet, quelle que soit sa nature, nécessite
l'utilisation d'outils adaptés pour assurer son bon déroulement. Ces
outils permettent de planifier, de suivre, de contrôler et d'optimiser
les différentes phases du projet.
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Outils d'aide à la conduite de projet
::
La décomposition du projet en taches
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Outils d'aide à la conduite de projet
:
Planification et ordonnancement des taches :
On distingue trois types de planning complémentaires, qui sont très
utilisés dans la planification des projets:
1 • le planning d’organisation ( WBS )
2 • le planning d’ensemble ( GANTT )
3 • le planning détaillé ( PERT )
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Planification et ordonnancement
des taches :
Définition
La planification du projet a pour but de découper le projet en tache
(structure les taches) , d’attribuer les ressources (humaines,
matérielles) à chaque tâche et de visualiser l'avancement du projet
dans le temps .
L'ordonnancement, quant à lui, permet de séquencer les tâches càd
Déterminer l'ordre dans lequel les tâches doivent être exécutées en
tenant compte des dépendances.
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planification du projet:
L’intérêt de l’ordonnancement du projet
-Il permet de partager la vision des enchaînements des tache et des
impacts en cas de problèmes.
-Il donne l’aspect dynamique du projet et de son évolution dans le
temps.
-Il permet également de définir des objectifs intermédiaires avec
des jalons à court terme pour chaque intervenant.
-il permet de mobilisation l’équipe (et donc une motivation).
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Outils de planification du projet :
La décomposition du projet en taches WBS
L’organigramme technique des taches : (Work Breakdown Structure) :
est un état de l’ensemble du travail à accomplir. Elle consiste à
décomposer de façon structurée et précise le projet en sous
ensembles de manière à visualiser l’ensemble du projet.
Il se fait par niveaux successifs jusqu’à un degré minimum de détail
qui est le lots du travail , afin d’éviter les oublis, les retards et de
permettre la consolidation des informations ;
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Outils de planification du projet :
La décomposition du projet en taches WBS
WBS dresse l'inventaire et l'ordre de réalisation des tâches (ou
activités) nécessaires à la réalisation du projet dans son ensemble.
Si le nombre de tâches auquel on parvient est trop élevé, on peut
rassembler certaines tâches pour constituer des lots de travaux ayant
la forme d'une tâche récapitulative
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Outils de planification:
La décomposition du projet en taches WBS
Les lots du travail: ce sont des activités de petites tailles
consommant à la fois du temps et des ressources, que le chef de
projet peut programmer et contrôler, et dans lesquelles le coût et la
durée des activités du travail peuvent être estimés et gérés de
manière fiable, et la responsabilité peut s’attribuer aux membres de
l’équipe-projet sans confusion.
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Planification :
La décomposition du projet en taches
projet
projet partiel projet partiel projet partiel
Tache tache Tache Tache tache tache
intermédiaire intermédiaire intermédiaire intermédiaire intermédiaire intermédiaire
lot du travail lot du travail
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planification :
La décomposition du projet en taches
Mise en place
projet d’une unité (TA)
Lancement des Attribution des Travaux de Acquisition des
projets partiels marchés fournisseurs construction équipement
taches transformation
intermédiaire intérieur
aménagement instalation
lots du travail
recouvrement
platrage peinture
des sols
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Planification :
La décomposition du projet en taches
Structure De Décomposition de Projet
Le WBS comme outil de stratégie
L’organigramme des taches est un outil de stratégie qui sert à :
• Découper le projet de façon exhaustive afin d’affecter les
responsabilités
• Servir la planification et la budgétisation du projet
• Définir le système de contrôle de l’éxecution des taches
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planification :
La décomposition du projet en taches
Le WBS comme outil d’analyse :
il permet au chef de projet :
• De focaliser sur le bon niveau d’analyse
• De s’assurer de la cohérence de chaque tâche par rapport à
l’ensemble
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Planification :
La décomposition du projet en taches
Le WBS comme outil d’organisation et de contractualisation, il
permet :
• D’affecter les différentes taches à des responsables appartenant à
la structure de l’entreprise
• De contractualiser des relations entre les différents intervenants du
projet
• D’identifier le travail à effectuer figurant dans cette
contractualisation grâce à la fiche de tache
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planification :
La décomposition du projet en taches
La décomposition du projet en taches est toujours associée par
d’autres modes de structuration :
Organisationnel Breakdown Structure (OBS): (Structure
organisationnelle du projet en français) est un schéma qui
représente les responsabilités de chaque membre pour chaque
tâche du projet.
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planification :
La décomposition du projet en taches
Tache x Responsable 1
Tache Y Responsable 2
projet
Tache Z Responsable 3
Tache w Responsable 4
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planification initiale:
Autres modes de découpage
Le décomposition par produit (PBS):
C’est la décomposition arborescente du produit en éléments plus ou
moins fins selon un principe de « filiation » : pour tout produit de
niveau ‘’n’’, doivent apparaitre les produits le constituant à un
niveau ‘’n+1’’
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planification initiale:
Autres modes de découpage
Le décomposition par produit (PBS):
Produit
Sous Sous Sous
produit 1 produit 2 produit 3
Elément Elément Elément
3.1 3.2 3.3
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planification initiale:
Autres modes de découpage
Le décomposition par produit (PBS):
cheval
Parties
Tête Jambes
particulières
1 2
3
Composant X Composant y Composant Z
3.1 3.2 3.3
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planification initiale:
Autres modes de découpage
Le décomposition par ressource (RBS):
Le Planning des ressources du projet "Ressource Breakdown
Structure" (RBS) présente l’organisation et la structuration des
ressources. Ces dernière peuvent prendre plusieurs formes
:Ressources humaines ; Ressources consommables ; Ressources
matérielles ; Ressources immatérielles : logiciels, formation etc.
Les ressources peuvent être affectées directement au projet. Dans
certains types d'organisation, le chef du projet ne fait qu'exprimer
ses besoins en terme de ressources et de coordonner leur utilisation
de façon efficace pour optimiser le coût du projet.
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planification :
Autres modes de découpage
Le décomposition par ressource (RBS):
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planification
La décomposition du projet en taches : fiche de tache
La fiche de tache est l’outil de contractualisation entre le chef de projet,
le responsable de tache (ou de lot) et le supérieur hiérarchique du
responsable de tache.
la fiche de de tache doit comporter principalement :
• L’intitulé de la tache (nom, codification, nom du responsable);
• Le nom du responsable ;
• La durée et ressources nécessaires;
• La description détaillée de la tache
• La signature du responsable de tache, de son responsable
hiérarchique et du chef de projet.
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planification
La fiche de tache
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planification
La décomposition du projet en taches : fiche de tache
exemple: Description détaillée
Responsable Biomédical :Tâches d’Acquisition et d’installation
des équipement médicaux
Définir les clauses du CPS et les spécifications techniques détaillées
pour chaque équipement.
Réaliser dossier des appels d'offres, des demandes de devis et des
comparaisons d'offres.
Sélectionner les fournisseurs en fonction de critères techniques,
économiques et qualitatifs.
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planification
La décomposition du projet en taches : fiche de tache
Passer les commandes (OS) et suivre leur exécution.
Assurer la réception et le contrôle des équipements livrés.
Organiser la mise en service des nouveaux équipements.
Assurer la formation du personnel soignant à l'utilisation des
équipements.
Rédiger les procédures d'utilisation et de maintenance.
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Planification du projet :
Travail à faire en classe:
- Etablir une fiche de tache pour décrire les missons (taches) d’un
responsable associé dans votre projet
- Etablir un plan d’action qui décrits les actions necessaires pour
accomplir une tache
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Planification du projet :
Établissement d'un plan d'action
un plan d'action décrit les étapes concrètes (actions) nécessaires pour
réaliser les taches . Le plan d'action doit être SMART et doit inclure :
- un calendrier : Délai
- et des indicateurs de suivi.
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Planification du projet :
Établissement d'un plan d'action
Tache (objectif a Action Responsable Délai Indicateur de
à atteindre) suivi
A1: Rédaction du cahier Chef de service Décembre Cahier des
Acquisition et des charges fonctionnel et biomédicale /achat 2024 (2mois) charges validé
d’installation des technique - par le MO
équipement
médicaux A2: Lancement de l'appel Chef de service Février 2025 Marché signée
d'offres et passation de la biomédicale / Achat (3mois) par le MO et le
commande fournisseur
A3: Livraison et installation Chef de service Avril 2025 - BL Signé
biomédicale (2mois) -Protocole
d’installation
validé
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Planification du projet :
Établissement d'un plan d'action
Tache (objectif a Action Responsable Délai Indicateur de
à atteindre) suivi
A1: Analyse des besoins et Chef de service RH/ Décembre Fiche de poste
Recrutement du et définition des profits chef de projet 2024 (2mois) validé par le MO
personnel
médical et
infirmier A2: Lancement du Chef de service RH / Février 2025 Liste des
concours et sélection des affaire médical et SI (3mois) candidats validé
candidats par le MO
A3: intégration et Chef de service RH / Avril 2025 Affectation du
formation du personnel affaire médical et SI (2mois) personne et
formation
assurée
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planification
La décomposition du projet en taches : fiche de tache
La fiche de tache est l’outil de contractualisation entre le chef de projet,
le responsable de tache (ou de lot) et le supérieur hiérarchique du
responsable de tache.
C’est donc, aussi, la fiche de mission du responsable de tache, qui a
minima, doit comporter :
• L’identification de la tache (nom, codification, nom du responsable);
• La description du travail (Contenu, éléments d’entrée et de sortie);
• La durée et le budget;
• La signature du responsable de tache, de son responsable
hiérarchique et du chef de projet.
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planification du projet:
Le diagramme de Gantt
Le diagramme de Gantt a été inventé par Henry Gantt en 1910 pour
améliorer la productivité des chaines de production. Destiné à
l’origine pour organiser des projets simples, le diagramme a été
amélioré dans les années 50 pour pouvoir être utilisé sur des projet
plus complexes intégrant un nombre de tâches plus important.
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planification du projet:
Le diagramme de Gantt
C’est un outil de planification très connu permettant de
mener à bien la gestion d’un projet en assurant une
ordonnance entre chacune des taches. Il est très fréquent que
l’outil de Gantt soit utilisé au sein d’organisations publiques
comme privées.
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planification du projet:
Le diagramme de Gantt
Pour être le plus concis possible lors de la réalisation du diagramme de
Gantt, il devra répondre aux 4 questions suivantes:
Quelles tâches doivent êtres réalisées dans ce projet?
Quand chacune des tâches doivent-elles êtres commencées et
terminées au plus tard ?
Quelle sera la durée globale du projet ?
Quelles sont les tâches les plus importantes ? moins importantes ?
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planification du projet:
Le diagramme de Gantt
Afin d’obtenir un diagramme de Gantt efficace, il est
nécessaire de définit le contexte du projet à travers les
points suivants:
Etape1:Etablirle Les objectifs du projet à réaliser Les
dates de début et fin de projet Les
contexte moyens mis en oeuvre
Le budget défini
La liste des tâches principales et secondaires
(sous-tâches)
Les délais des activités / tâches
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planification du projet:
Le diagramme de Gantt
Etape 2: Dresser Lister l’ensemble des tâches sous
forme de tableau sur un outil dédié ou
la liste des tâches sur Excel de préférence
* Trier les tâches par ordre
chronologique: la plus importante à la
moins importante
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planification du projet:
Le diagramme de Gantt
Une fois référencées, les tâches
doivent être réparties dans le temps,
Etape 3: Estimer par ordre chronologique, avec leur date
les délais des de début, leur date de fin et leur durée.
Chacune se matérialise ainsi sous la
tâches et des forme d’un rectangle horizontal, à
sous tâches l’image d’une barre de progression
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planification du projet:
Le diagramme de Gantt
On peut établir différentes connexions
entre les tâches de votre projet (par
Etape 4: exemple: la réalisation d’une tâche et
Identifier les son achèvement vont conditionner la
suivante),
dépendances ce qui permet de définir leur
entre chaque enchaînement logique
tâche
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planification du projet:
Le diagramme de Gantt
Des ressources de projet doivent être
Etape 5: Affecter attribuées à chaque activité et, dans le
les ressources à même temps, la quantité de travail
allouée à chacune
chaque activité
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planification du projet:
Le diagramme de Gantt
Tache T1 2025 T2 2025
8 déc. 9 janv. 9 anv.10 févr. 9févr. 9mars 9mars 9avr. 9avr. 9 mai 9mai 9 juin
Recrutement du personnel
Aménagement des locaux
Matériel Medicotechnique
Mise en place du système
informatique
Depenses divers (FR, FI ,
PH)
Lancement de la campagne
de communication
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planification du projet:
Le diagramme de Gantt
Les fonctions de l’outil Gantt sont nombreuses et
permettent de:
Déterminer la durée optimale d’une tâche pour réaliser
le projet de A à Z
Contrôler l’enchainement des différents taches et
étapes du projet
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planification du projet:
Le diagramme de Gantt
Estimer les délais: Tâches en avance ? et/ou en retard ?
Gérer et affecter au mieux l’utilisation des ressources
Affecter les rôles et responsabilités à chaque acteur du
projet dans la durée
Visualiser les retards et mesurer leurs impacts par
rapport aux autres tâches du projet
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planification du projet:
Le diagramme de Gantt
Avantages de l'utilisation des diagrammes de Gantt dans la
gestion de projet :
•Visualisation claire du planning du projet
•Identification des dépendances entre les tâches
•Suivi de l'avancement du projet
•Amélioration de la communication au sein de l'équipe
•Optimisation de la gestion des ressources
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planification du projet:
Le diagramme de Gantt
Toutefois, comme tout outil le diagramme de Gantt a ses limites:
Une importance quantité de tâches risque de rendre l’outil illisible
et complexe: Il est donc nécessaire de réaliser des sous
diagrammes afin de distinguer l’importance des tâches
Un diagramme risque d’évoluer dans le temps avec l’ajout ou la
suppression de tâches: Il est donc nécessaire de mettre à jour
régulièrement l’outil par l’équipe concernée
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planification du projet:
La Méthode PERT
• La méthode PERT« Programme evaluation and review technique »
est une technique de gestion de projet utilisée pour planifier et
contrôler les délais. Développée par la Marine américaine dans
les années 1950 pour le projet Polaris, elle aide à estimer la
durée des tâches nécessaires à la réalisation d'un projet.
• Le PERT permet d’obtenir un ordonnancement optimum des
tâches les unes par rapport aux autres pour minimiser la durée
totale d’un projet
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planification du projet:
La Méthode PERT
Notions de base
La méthode s’appuie sur une représentation graphique qui permet de
bâtir un réseau constitué des nœuds (étapes) et des tâches
* ETAPE ou bien Nœud : C’est le commencement ou fin d’une tâche .
on symbolise une étape par un cercle réparti en trois parties
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planification du projet:
La Méthode PERT
Notions de base
Tâche : C’est le déroulement dans le temps d’une opération ,
contrairement à l’étape , la tâche demande une certaine durée , des
ressources et un cout. Elle est symbolisée par un vecteur ou arc
orienté, sur lequel seront indiqués l’action à effectuer et le temps
estimé de réalisation de cette tâche
C’est une tâche symbolisée par A et la durée est 10 (10 heures ou jours
ou mois)
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planification du projet:
La Méthode PERT
Notions de base
Représentation graphique des étapes et des tâches dans un réseau
* Tâches successives1
C’est-à-dire que la tâche B ne peut commencer que si A est terminée.
A précède B ou A est une antériorité de B
C ne peut commencer que si A et B sont terminées.
A et B précèdent C , ou A et B sont antériorité de C .
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planification du projet:
La Méthode PERT
Notions de base
Tâches simultanées
Elles peuvent commencer en même temps en partant d’une même
étape
C et B sont deux tâches simultanées. Elles commencent en même
temps.
D ne peut commencer que si B est terminée.
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planification du projet:
La Méthode PERT
Notions de base
Tâches Convergentes : C’est-à-dire plusieurs tâches peuvent se
terminer sur le même noeud .
la tache A (12) a une durée de 12 unités de temps. B(6) a une durée de
6 . On constate que la tache A dure plus longtemps que B. A est dite «
pénalisante ». Nous pouvons calculer la durée du projet (ICI : 12+3 =
15 unîtes de temps) en prenant le chemin le plus long dit « chemin
critique ».
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planification du projet:
La Méthode PERT
Notions de base
la date au plus tôt notée ( t ) représente concrètement le temps
minimum nécessaire pour atteindre ce sommet. « on ne peut pas faire
mieux »
On a t2 = 5 ; On a : i = 2 ; j = 3 ; dij = d23 = durée de la tâche entre les
noeuds 2 et 3 = 12
Dans cet exemple on a seulement un noeud qui précède le noeud 3
alors:
t3 = Max (5 + 12 ) = 17
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planification du projet:
La Méthode PERT
Notions de base
Exp
Dans cet exemple il y a deux noeuds qui précèdent le noeud 4.
t4 = Max ( 5 + 12 ; 6 + 16 ) = Max ( 17 ; 22 ) = 22.
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planification du projet:
La Méthode PERT
Notions de base
Les Dates au plus tard
la date au plus tard notée Ti, représente la date à la quelle cet état doit
obligatoirement être atteint si l’on ne veut pas augmenter la durée
totale du projet ( il ne faut pas faire pire)
T n = t n , T i = Min ( Tj - dij ) avec dij la durée de la tâche
Dans cet exemple on a un seul noeud
qui suit le noeud 2 alors i = 2 ; j = 3 ;
dij = d23 = durée de la tâche entre les
noeuds 2 et 3 = 12
T3 = 15 ; Dc T2 = Min ( 15 – 12) = 3
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planification du projet:
La Méthode PERT
Notions de base
Les Dates au plus tard
Dans ce cas on deux noeuds qui suivent le noeud 2
T2 = ? , T3 = 15 , T4 = 7
T2 = Min ( 15 – 10 ; 7 - 3 ) = Min ( 5 ; 4 ) = 4
Remarque : on aura toujours t1 = T1
t est toujours inférieur ou égal à T.
T – t s’appelle marge de flottement du sommet
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planification du projet:
La Méthode PERT
Notions de base
LES MARGES « on calcule les marges pour les tâches »
La marge libre d’une tâche représentera le retard maximal qu’on
pourra prendre dans la réalisation d’une tâche sans retarder le début
des tâches suivantes, on la note ML:
La Marge Libre de la tâche ij : ML ij = tj - ti - dij
ML = date au plus tôt (j) – date au plus tôt (i) – durée de l tâche
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planification du projet:
La Méthode PERT
Notions de base
La marge totale d’une tâche représentera concrètement le
retard maximal qu’on pourra prendre dans la réalisation d’une
tâche sans retarder l’ensemble du projet, on la note MT
La Marge Totale de la tâche ij : MT ij = Tj - ti - dij
MT = date au plus tard (j) – date au plus tôt (i) – la durée de la tâche
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planification du projet:
La Méthode PERT
Notions de base
Tâches critiques et chemin critique
Une tâche critique c’est une tâche dont la marge totale est nulle.
c’est une tâche urgente, une tâche sur laquelle il ne faut pas
prendre le retard si on ne veut pas augmenter la durée totale du
projet.
Le chemin critique c’est un chemin qui passe par les tâches
critiques.
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planification du projet:
La Méthode PERT
Notions de base
Tâches critiques et chemin critique
Une tâche critique c’est une tâche dont la marge totale est nulle.
c’est une tâche urgente, une tâche sur laquelle il ne faut pas
prendre le retard si on ne veut pas augmenter la durée totale du
projet.
Le chemin critique c’est un chemin qui passe par les tâches
critiques.
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planification du projet:
Exercice d’Application de la méthode PERT:
Etape1: Commencez par lister les tâches et Estimez leur durée et
leur(s) antécédent(s) :
Exemple de tableau d’antériorités (planification des taches):
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planification du projet:
Exercice d’Application de la méthode PERT:
Etape 2 : Construisez le réseau en reliant les tâches entre elles, via
des étapes .
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planification du projet:
Exercice d’Application de la méthode PERT:
Etape 3 : Indiquez les dates au plus tôt
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planification du projet:
Exercice d’Application de la méthode PERT:
Etape 4 : Renseignez les dates au plus tard.
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planification du projet:
Exercice d’Application de la méthode PERT:
Etape 5 : Calculez les marges des tâches.
Formule de la marge totale : Date au plus tard de l'étape suivante -
Durée de la tâche - Date au plus tôt de l'étape précédente.
Formule de la marge libre : Date au plus tôt de l'étape suivante -
Durée de la tâche - Date au plus tôt de l'étape précédente.
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planification du projet:
Exercice d’Application de la méthode PERT:
Etape 5 : Calculez les marges des tâches.
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planification du projet:
Exercice d’Application de la méthode PERT:
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Suivi et contrôle du projet:
tableau de bord de suivi d’un projet:
Le tableau de bord est un outil indispensable dans la
gestion de projet. Il permet de rendre compte sur la
réalisation des activités et l’état d'avancement du projet.
Il permet aussi à l’équipe de prendre des décisions
éclairées et d'ajuster les actions en temps réel.
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Suivi et contrôle du projet:
Objectifs du tableau de bord de control:
Il fournit à l’équipe de projet les informations nécessaires
pour :
Piloter les activités du projet en suivant l’état
d’avancement des activités
Analyser l’écart constatés en terme du cout mais aussi en
terme de délai.
Prendre des décisions opérationnelles éclairées en se
basant sur des données objectives.
Communiquer les résultats aux parties prenantes du
projet
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Suivi et contrôle du projet:
Objectifs du tableau de bord de control:
l'élaboration d'un tableau de bord du contrôle du projet doit
respecter certains principes clés, tels que :
La participation : Le tableau de bord doit être élaboré de
manière participative, en impliquant les membres de
l’équipe du projet.
La transparence : Le tableau de bord doit être un
document transparent et accessible à tous les membres
de l’équipe du projet.
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Suivi et contrôle du projet:
Objectifs du tableau de bord de control:
La fiabilité : Les données du tableau de bord doivent être
fiables et exactes.
La simplicité : Le tableau de bord doit être simple à
utiliser et à comprendre
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Suivi et contrôle du projet :
Tableau de bord du contrôle des tache
Date du Datte prévu de Date réelle de Écart par rapport au
Taux d'avancement des
commencement l’éxecution de la l’éxecution de la planning
tâches (voir gant)
Activités tache tache
Recrutement du
personnel
Aménagement des locaux
Matériel
Médicotechnique
Dépenses divers (FR, FI , )
Mise en place du système
informatique (logiciels et
matériels informatique)
Préparation du protocole
Lancement de la
campagne de
communication
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Suivi et contrôle du projet :
Tableau de bord du contrôle du budget
budget prévisionnel % Consommation du budget
(ressources mobilisées) Montant engagé du budget Ecart (Indicateur de suivi)
Recrutement du personnel
Aménagement des locaux
Matériel Médicotechnique
Dépenses divers (FR, FI , )
Mise en place du système
informatique (logiciels et
matériels informatique)
Préparation du protocole
Lancement de la campagne de
communication
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