FORMATION EN REDACTION

ADMINISTRATIVE

Formateur : OUEDRAOGO Abdou

Rasmané
Juriste – Consultant - Gestionnaire de projets et programmes de
développement
Tel : 70 65 05 45 / 77 16 41 40
E-mail : abdourahman412@[Link] Kaya, du 06 au 11 juin 2023
 OBJECTIFS DE LA FORMATION

❑ Maitriser les caractéristiques propres aux différents types

d’écrits administratifs

❑ Se familiariser avec les étapes de la rédaction d’un écrit

administratif ;

❑ Maîtriser les techniques qui permettent de rédiger avec

précision, clarté, concision et efficacité ;
 OBJECTIFS DE LA FORMATION (suite)

❑ Améliorer la présentation matérielle de ses écrits

administratifs et des actes connexes ;

❑ Maitriser les principes de rédaction de mails

professionnels.
 Module 1 :
Cerner les principes et les
caractérisques de base de la
rédaction administrative
 INTRODUCTION

La rédaction joue un rôle majeur dans toute

administration ou entreprise. Bien conçue,
elle contribue activement à sa prospérité.
 INTRODUCTION (suite)

LA REDACTION ADMINISTRATIVE est un art particulier

(presque réservé) qui s’entend précisément comme
l’ensemble des techniques de conception, formulation et
de présentation des documents administratifs dans les
formes singulières et à travers un langage particulier et
soutenu.
 INTRODUCTION (suite)

La rédaction administrative est donc une

technique spécifique par laquelle les agents de
l’Administration rédigent et adressent des
correspondances à des destinataires qui
peuvent être au sein de la même Administration
ou en dehors de celle-ci.
 INTRODUCTION (suite)

LA REDACTION ADMINISTRATIVE est :

❑ le moyen d’expression et de communication

privilégié de l’Administration.

❑ une manière particulière pour l’Administration

d’écrire et d’exprimer sa pensée selon un style
qui lui est propre.
 TRAITS CARACTERISTIQUES DU STYLE
ADMINISTRATIF

La rédaction administrative ne diffère de la

rédaction classique que par le choix de
certaines expressions, de certaines formules
et de certaines règles de présentation.
 TRAITS CARACTERISTIQUES DU STYLE
ADMINISTRATIF (suite)

Les traits se manifestent par le choix des mots, de

formules consacrées par les usages particuliers de
l’Administration et par la tradition générale des
bureaux.
Quels sont alors ces traits
caractéristiques ?
 1. LA DIGNITE

Le délégataire de l’Autorité publique se doit

d’écrire en français et sous une forme telle que
le ton du document permette au lecteur d’en
identifier le caractère officiel.
 1. LA DIGNITE (suite)

Le souci de dignité se traduira dans les

documents administratifs par la politesse, la
courtoisie et la considération.
 1. LA DIGNITE (suite)

La politesse du style, corollaire de sa qualité est

liée à l’exercice de l’Autorité. La politesse et la
courtoisie n’excluent pas, cependant, la fermeté.
 2. LE RESPECT DE LA HIERARCHIE

L’Administration est une vaste structure pyramidale

organisée hiérarchiquement. De la base jusqu’au
sommet, il existe un ensemble complexe de rapports
de subordination. Le respect de la hiérarchie crée une
discipline sans laquelle règnerait l’anarchie la plus
complète dans les services de l’État.
 2. LE RESPECT DE LA HIERARCHIE (suite)

Le respect de la hiérarchie s’exerce selon deux

voies :

❖ - La voie de l’autorité hiérarchique qui s’exerce

de haut en bas.

❖ - La voie de la subordination hiérarchique du

bas vers le haut.
 2. LE RESPECT DE LA HIERARCHIE (suite)

Quelques expressions et locutions

Ainsi le supérieur écrira :

j’ai l’honneur de vous informer, de vous faire

connaître, de vous faire observer, de vous faire
remarquer que… ;
 2. LE RESPECT DE LA HIERARCHIE (suite)

Quelques expressions et locutions

Par contre, le subordonné écrira :

j’ai l’honneur de vous rendre compte, de soumettre à

votre attention, porter à votre (bienveillante)
connaissance, d’appeler votre attention sur ;
 2. LE RESPECT DE LA HIERARCHIE (suite)

N° EXPRESSIONS A UTILISER EXPRESSIONS A UTILISER PAR LE

PAR LE SUPERIEUR COLLABORATEUR (SUBORDONNE)
HIERARCHIQUE

1 Demander Solliciter

2 Informer, faire connaître Rendre compte, Porter à la connaissance

3 Attirer l’attention Appeler l’attention

4 Inviter, convoquer Solliciter à prendre part à

 2. LE RESPECT DE LA HIERARCHIE (suite)
EXPRESSIONS A UTILISER EXPRESSIONS A UTILISER PAR LE
N° PAR LE SUPERIEUR COLLABORATEUR (SUBORDONNE)
HIERARCHIQUE

5 Vouloir bien Bien vouloir

6 Engager, décider, attacher Proposer, suggérer

du prix à

7 Féliciter Admirer

8 Transmettre Faire parvenir, faire tenir

 2. LE RESPECT DE LA HIERARCHIE (suite)

Ainsi, certaines formules ne sont utilisées

que par les supérieurs s’adressant aux
subordonnés et d’autres par les
subordonnés s’adressant aux supérieurs.
 2. LE RESPECT DE LA HIERARCHIE (suite)

Supérieur s’adressant au Subordonné s’adressant au

subordonné on écrira : supérieur on écrira :

Je vous prie de veiller à J’ai l’honneur de vous rendre

l’exécution de cette tâche. compte…

Je vous demande de… J’ai l’honneur de solliciter…

Je vous prie de vouloir bien… J’ai l’honneur de vous

exposer…
2. LE RESPECT DE LA HIERARCHIE (suite)

D’une manière générale :

on rend compte à son supérieur,

on fait connaître à son collègue

et on informe le subordonné.
3. LE SENS DES RESPONSABILITES

La responsabilité de l’Administration se traduit

dans la rédaction administrative sous différents

aspects, à savoir :
3. LE SENS DES RESPONSABILITES (suite)

➢ dans le style, le choix du

vocabulaire, le formalisme de
l’expression

➢ et surtout dans la forme et la

signature.
3. LE SENS DES RESPONSABILITES (suite)

Concernant la forme, la responsabilité de

l’Administration conduit l’auteur de la
rédaction à s’exprimer à la première personne
du singulier, à savoir « je » qui est de rigueur
au lieu de « nous ».
3. LE SENS DES RESPONSABILITES (suite)

Le style doit être sobre, neutre et responsable.

De ce qui précède, la rédaction administrative

doit répondre à quatre exigences essentielles

qui sont :
3. LE SENS DES RESPONSABILITES (suite)

❑ expliquer clairement les actes, décisions et

positions de l’Administration ;

❑ reformuler, si nécessaire et surtout lorsqu’on

s’adresse à un particulier, une règlementation,
sans le changer, pour la rendre plus accessible ;
3. LE SENS DES RESPONSABILITES (suite)

❑ convaincre plutôt que contraindre ;

❑ concilier en cas de conflit.

 3. LE SENS DES RESPONSABILITES (suite)

L’autorité signataire d’un document endosse la

responsabilité de son contenu même si elle n’en est
pas l’auteur.

Ce principe se manifeste de la façon suivante :

 3. LE SENS DES RESPONSABILITES (suite)

✓ La correspondance est signée par la plus haute autorité du

service ou son représentant légal dûment mandaté ;

✓ L’emploi du pronom « on » est à proscrire, car trop vague ;

✓ La correspondance est à rédiger à la première personne du

singulier (je).
 3. LE SENS DES RESPONSABILITES (suite)

Le souci de responsabilité se traduit par le

refus de l’anonymat.

L’Administration est responsable de ses écrits.

Aussi, l’autorité qui signe un document
endosse la responsabilité de son contenu.

Le sens des responsabilités implique le refus :

3. LE SENS DES RESPONSABILITES (suite)

➢ de l’anonymat (tout document administratif pour être

valable doit être signé) ;

➢ de l’emploi du pronom indéfini « on » car trop vague ;

➢ - du « nous » sauf exception (on le retrouve dans certains

textes réglementaires et dans les procès-verbaux).
3. LE SENS DES RESPONSABILITES (suite)

La responsabilité implique la prudence surtout

lorsque la décision à intervenir dépend d’une
autorité autre que le signataire, qui dans ce cas,
s’exprimera au conditionnel.
3. LE SENS DES RESPONSABILITES (suite)

Il en est de même lorsqu’il cite des faits qu’il

n’est qu’indirectement informé. Il ne doit donc
pas prendre des engagements ou faire des
affirmations inconsidérées.
 3. LE SENS DES RESPONSABILITES (suite)

Ce souci de la responsabilité se manifeste de la façon

suivante :

❖ La signature :
Les documents administratifs engagent aux yeux du
public, la responsabilité de l’autorité signataire qui en
endosse la responsabilité de son contenu même si elle n’en
est pas l’auteur.
 3. LE SENS DES RESPONSABILITES (suite)

❖ La prudence :
La responsabilité implique la prudence lorsque la décision à
intervenir dépend d’une autre autorité que le signataire qui, dans
ce cas, s’exprimera au conditionnel.

❖ Le style indirect :
de même, lorsqu’il cite des faits dont il n’est qu’indirectement
informé, le rédacteur utilisera le style indirect.
 3. LE SENS DES RESPONSABILITES (suite)

Formules à proscrire Expressions recommandées

On dit que… Il me revient que…

Nous estimons que votre J’estime que votre demande est

demande est fondée fondée

J’ai appris par Mme KONE que Il m’a été signalé / indiqué que
vous vous êtes rendu(e) vous vous serez rendu coupable
coupable de malversations de malversations
 4 . L’OBJECTIVITE OU LA NEUTRALITE
C’est la caractéristique profonde du style
administratif.

Les réactions et considérations subjectives dont

les adjectifs et épithètes sont la marque
prépondérante n’ont pas de place dans les
documents administratifs.
4. L’OBJECTIVITE OU LA NEUTRALITE (suite)

L’objectivité commande que le style administratif soit

impartial, objectif et dénué de toute passion.

Ainsi, le rédacteur d’un document administratif ne

doit point faire transparaître ses sentiments
personnels.
 4. L’OBJECTIVITE OU LA NEUTRALITE (suite)

L’Administration doit être impartiale, neutre, objective,

sans passion et sans état d’âme. Le style administratif
présente ainsi une absence de chaleur humaine.

L’objectivité commande d’éviter les expressions

présentant un caractère trop personnel, arbitraire,
émotionnel ou sentimental.
4. L’OBJECTIVITE OU LA NEUTRALITE (suite)

Le rédacteur est rarement le signataire des

documents qu’il initie. Mais quand bien même, il le
serait, il n’écrit pas en son nom propre mais au nom
de l’Administration et en raison des fonctions qu’il
exerce.
4. L’OBJECTIVITE OU LA NEUTRALITE (suite)

Il évitera ainsi les expressions qui marquent

le souhait, l’espoir, l’admiration, la joie, la
tristesse, l’impatience, la bonne ou mauvaise
humeur.
4. L’OBJECTIVITE OU LA NEUTRALITE (suite)
NE PAS ECRIRE ECRIRE
Souhaitant recevoir rapidement Je vous saurais gré de me faire
votre réponse, je vous assure de parvenir votre réponse dans les
mon indéfectible attachement. meilleurs délais.

Je suis vraiment désolé de ne J’ai le regret de ne pouvoir accéder

pouvoir répondre favorablement à votre demande.
Je vous annonce… J’ai l’honneur de vous faire croire
que…
Je suis vraiment désolé de ne J’ai le regret de ne pas pouvoir
pouvoir répondre favorablement à accéder à votre demande.
votre demande.
4. L’OBJECTIVITE OU LA NEUTRALITE (suite)

Il convient cependant de noter une

sensible évolution dans le style
administratif en vue d’une meilleure
communication.
4. L’OBJECTIVITE OU LA NEUTRALITE (suite)

Ainsi, dans les lettres en forme personnelle

annonçant ou félicitant le destinataire d’un fait
heureux le concernant ou le contraire.

Exemple : nomination, promotion), on peut utiliser

les expressions « j’ai le plaisir de…, il m’est
agréable de… ; j’ai le regret de… ».
5. LA COURTOISIE ET LA POLITESSE

La courtoisie, dans le style administratif, est liée à

l’exercice de l’autorité qui est au service de l’intérêt
général.

Elle manifeste la considération que l’Administration

doit éprouver à l’égard des administrés et en son
sein.
5. LA COURTOISIE ET LA POLITESSE (suite)

La courtoisie est aussi liée au respect de la

hiérarchie sur laquelle se fonde l’organisation de
l’Administration.

Elle est ainsi due tant aux agents de

l’Administration qu’aux usagers du service qui
sont également des citoyens, tous dignes de
respect.
5. LA COURTOISIE ET LA POLITESSE (suite)

Afin d’être courtois, on évitera les expressions

désobligeantes, injurieuses, péjoratives, les
appréciations trop sévères, blessantes pour la
dignité ou l’amour propre même dans le
blâme.

Ainsi, on se gardera des refus brutaux.

5. LA COURTOISIE ET LA POLITESSE (suite)
ON N’ÉCRIRA PAS : ON ÉCRIRA PLUTÔT :
Votre rapport est un tissu de sottises Votre rapport manque de réalisme, ou
me paraît comporter un certain
nombre d’erreurs ou de contrevérités

Votre demande est ridicule Votre demande me paraît peu fondée

votre comportement a été stupide Je déplore que votre attitude n’ait pas
été objective ou moins passionnée…
5. LA COURTOISIE ET LA POLITESSE (suite)

L’Administration doit respect et politesse à tous

les citoyens qu’elle représente et auxquels elle
s’adresse. Les écrits administratifs éviteront en
conséquence :

o Les expressions désobligeantes et injurieuses,

o Les appréciations trop sévères.
5. LA COURTOISIE ET LA POLITESSE (suite)
ON N’ECRIRA PAS ON ECRIRA
Votre rapport est un tissu de sottises. Votre rapport manque de réalisme

Votre demande est ridicule. Votre demande me paraît peut

fondée.
Je refuse votre demande. Il ne m’est pas possible de donner
une suite favorable à votre
demande.

Transmettez-moi ce dossier. Je vous prie de bien vouloir me

transmettre ce dossier.
5. LA COURTOISIE ET LA POLITESSE (suite)
ON N’ECRIRA PAS ON ECRIRA
Tâchez d’apportez plus de soins aux Je vous saurais obliger d’apporter
affaires qui vous sont confiées. plus de soins aux affaires qui vous
sont confiées, J’attacherais du prix à
ce que vous apportiez plus de soins
aux affaires qui vous sont confiées.

Je ne comprends pas comment vous Je m’étonne que vous ayez rédigé

avez pu rédiger une aussi mauvaise une telle requête.
requête.
6. LA PRUDENCE

L’écrit professionnel doit être imprégné de la

prudence (consubstantielle au sens de la
responsabilité, à l’objectivité et à la courtoisie)
d’autant qu’il :
6. LA PRUDENCE (suite)

L’écrit professionnel doit être imprégné de la

prudence (consubstantielle au sens de la
responsabilité, à l’objectivité et à la courtoisie)
d’autant qu’il :
6. LA PRUDENCE (suite)
▪ Engage la responsabilité de toute l’Administration (toute
faute, erreur ou négligence révélée par un document
administratif sera imputée par le public à l’ensemble de
l’Administration) ;

▪ Garantie la continuité de l’action de l’Administration ;

▪ Peut porter un préjudice grave et injustifié à un usager si

le contenu est mal fondé.
6. LA PRUDENCE (suite)

Par conséquent, les affirmations, les appréciations et les

souhaits seront le plus souvent exprimés au conditionnel.

La prudence est intimement liée aux qualités

susmentionnées, à savoir le sens de la responsabilité, de la
courtoisie, de la continuité du service.
6. LA PRUDENCE (suite)

Ce principe voudrait que nous exprimions les

appréciations et les souhaits de manière nuancée
et que nous parlions le plus souvent au
conditionnel car toute erreur, toute faute mais
aussi tout engagement ferme sera imputée à
l’ensemble de l’Administration.
6. LA PRUDENCE (suite)

Par ailleurs, la mesure prise par un agent doit pouvoir

être acceptée par son successeur. Il est donc nécessaire de
ne pas trop engager l’avenir et se ménager la possibilité
de revoir sa décision ultérieurement.
 6. LA PRUDENCE (suite)
ON N’ECRIRA PAS ON ECRIRA
Je rejette définitivement. Il ne m’est pas possible, dans l’état actuel du
dossier, de donner une suite favorable à votre
demande.

Il faut réviser à tout prix cette position. J’estime qu’il conviendrait de réviser cette position
ou
je pense, pour ma part, qu’il serait souhaitable de
revoir cette position

D’après mes informations, la situation s’est Il me semblerait que la situation se soit améliorée
améliorée mais elle n’est pas encore mais je pense, pour ma part, qu’il reste beaucoup à
fameuse. faire.
7. LA PRECISION ET L’EXACTITUDE

L’écrit administratif évitera les quiproquos et

les interprétations diverses pour être compris
de la même manière par tous les lecteurs. Il
doit également pouvoir être identifié et classé
de façon identique par des utilisateurs
différents.
7. LA PRECISION ET L’EXACTITUDE (suite)

Toutes les mentions permettant d’identifier le

document et de retrouver ses antécédents (date, n°
d’enregistrement, objet, références, identité des
signataires et du destinataire) sont obligatoires.
7. LA PRECISION ET L’EXACTITUDE (suite)

Le document Administratif étant essentiellement un

document de travail, il doit être compris de la
même façon par tous les utilisateurs. Il doit donc
éviter les quiproquos ou les interprétations
diverses ou les sigles obscures.
7. LA PRECISION ET L’EXACTITUDE (suite)

Il faut éviter les sigles. S’ils sont utilisés, ce ne peut

être qu’après qu’ait été utilisée une première fois
l’appellation complète en toutes lettres et dans le
même document sauf dans le n° d’enregistrement
et la référence.
7. LA PRECISION ET L’EXACTITUDE (suite)

Il faut éviter les sigles. S’ils sont utilisés, ce ne peut

être qu’après qu’ait été utilisée une première fois
l’appellation complète en toutes lettres et dans le
même document sauf dans le n° d’enregistrement
et la référence.
7. LA PRECISION ET L’EXACTITUDE (suite)

Exemple :

- Ne pas écrire pour une première utilisation CGRAE

- Mais plutôt écrire Caisse Générale de Retraite des

Agents de l’Etat (CGRAE).
7. LA PRECISION ET L’EXACTITUDE (suite)
Formules à éviter Expressions indiquées
Suite à votre lettre du 4 courant… Comme suite à votre lettre du 4 janvier
2010

En réponse à votre lettre sus En réponse à votre lettre N°0035/APIJ-

référencée CN/CA/SE/CP du 05 mai 2023

Référence : dossier de l’intéressé Référence : dossier x…(nom de

l’intéressé, fonction, matricule…

L’OST organise une campagne de… L’Office de Santé du Travailleur

organise une campagne de…
8. LA CLARTE, LA CONCISION ET L’EFFICACITE

L’Administration, qui s’adresse souvent à un grand

nombre de destinataires a intérêt à se faire comprendre
et à ne laisser aucune place à l’équivoque, à des
interprétations tendancieuses et fâcheuses, à des
quiproquos.
8. LA CLARTE, LA CONCISION ET L’EFFICACITE (suite)

Les rédacteurs doivent donc éviter les mots et

phrases superflues, les expressions
ampoulées et prolixes.

Ils doivent être assez concis et précis que

possible.
8. LA CLARTE, LA CONCISION ET L’EFFICACITE (suite)

En effet :

▪ Est clair, le texte qui est précis et exact et dans lequel

on utilise le mot juste à la bonne place.

▪ Est concis, le texte dans lequel on va à l’essentiel.

8. LA CLARTE, LA CONCISION ET L’EFFICACITE (suite)

▪ Est efficace, la phrase qui conduit à la

meilleure solution possible sans perdre le
temps ni à l’Administration ni aux
usagers.
8. LA CLARTE, LA CONCISION ET L’EFFICACITE (suite)

Ainsi, on essayera de dire en peu de mots l’idée que

l’on a à exprimer en évitant de « tourner autour du
pot » ni user de périphrase, en appliquant autant que
faire se peut cette recommandation de BLAISE PASCAL
selon laquelle :

« quand vous voulez dire : il pleut, dites : il pleut ».

8. LA CLARTE, LA CONCISION ET L’EFFICACITE (suite)

Il convient également d’éviter des abréviations

ou les sigles que le lecteur n’est pas sensé
connaître.

Il faut plutôt veiller à écrire le mot en entier, au

moins dans un premier temps.
8. LA CLARTE, LA CONCISION ET L’EFFICACITE (suite)

De même, et à l’opposé, les rédacteurs doivent

bannir autant que faire se peut, les phrases trop
sévères et sèches, trop courtes et mal liées car, il
ne faut pas vouloir être bref à tout prix.
8. LA CLARTE, LA CONCISION ET L’EFFICACITE (suite)

La brièveté n’étant toujours pas synonyme de

concision, il ne sert à rien de vouloir être bref à tout
prix.

Ainsi, on évitera les phrases du genre : « comme suite

aux dispositions de l’article 20 de la Loi n°2003-489,… »
dans la mesure ou votre interlocuteur n’est pas censé
connaître cette loi.
8. LA CLARTE, LA CONCISION ET L’EFFICACITE (suite)

Il conviendrait dans ce cas de donner tout

l’intitulé de ce texte

« loi 2014-560 portant régime financier, fiscal et

domanial des collectivités territoriales » mais

également indiquer le contenu de cet article.

8. LA CLARTE, LA CONCISION ET L’EFFICACITE (suite)

La question de la précision conduit à remonter à la

conception des idées.

En effet, pour faire de belles phrases avec des

idées bien arrêtées, il y a lieu de bien les
concevoir parce que, selon la belle expression
de BOILEAU :
8. LA CLARTE, LA CONCISION ET L’EFFICACITE (suite)

« Avant donc d’écrire, apprenez à penser,

selon que votre idée est plus ou moins
obscure, l’expression la suit ou moins nette ou
plus pure, ce que l’on conçoit bien s’énonce
clairement et les mots pour le dire arrivent
aisément ».
9. L’HOMOGENEITE

L’homogénéité en matière de rédaction administrative :

❑ implique que tous les rédacteurs des documents

administratifs quelque soit leur lieu d’affectation et à

quelque service qu’ils appartiennent, doivent
observer les règles définies ci-dessus
9. L’HOMOGENEITE (suite)

❖ a pour conséquence l’effacement du rédacteur

derrière l’Administration qu’il représente

❖ Exprime la prééminence et la permanence de

l’Administration
 MERCI POUR
VOTRE AIMABLE
ATTENTION
 Module 2 :
Maîtriser les techniques de
rédaction des correspondances
et notes administratives
L’administration produit un nombre impressionnant de documents et
de textes. À savoir :
➢ Les documents de correspondance notamment la lettre
administrative, la note (qui est échangée entre services) .

➢ Les documents d’information interne qui sont le compte rendu, le

rapport et le procès verbal.
➢ Les documents d’information générale comme la
convocation, l’avis et le communiqué.

➢Les documents d’instruction ou d’information à savoir la

note de service et la circulaire.
Emanant tous de l’administration , ces documents vont se
distinguer par des caractères communs qui vont être
examinés brièvement et nous montrerons le savoir écrire .

Mieux, nous donnerons un aperçu sur les éléments nécessaires

dans une rédaction administrative.
 CARACTERES COMMUNS DES DOCUMENTS
ADMINISTRATIFS

Les points communs qui caractérisent les documents administratifs

notamment la lettre administrative sont en général :

❖Le timbre

❖L’appellation d’Etat et la devise (nom de la structure)

❖La date et l’adresse

❖L’objet et la référence

❖Le numéro d’enregistrement

❖La signature

❖La ou les pièce(s) jointe(s)

❖Les ampliations
 A - LE TIMBRE
C’est la mention figurant dans l’angle supérieur gauche des pièces administratives. le timbre
reflète alors l’organigramme de l’administration émettrice .

Il est généralement composé de :

✓ Nom du ministère ou de la commune

✓ Nom de la direction ou du service

✓ Nom de l’Association ou de l’ONG

✓ Nom ou chiffre de la cellule de base d’où émane le document

✓ Indication du numéro d’enregistrement.

Exemple :

Association Pour la Promotion et l’Intégration de la Jeunesse du Centre Nord (APIJ-CN)

Conseil d’Administration
Secrétaire Exécutif
Chargé de Projet
N°….. (d’enregistrement)
Cependant, le nombre de mentions composant le
timbre sera variable.

Si le document émane des plus hautes instances

hiérarchiques, le timbre comportera moins de
mention.

Exemple :
Association Pour la Promotion et l’Intégration de la Jeunesse du Centre Nord (APIJ-CN)
Conseil d’Administration
Secrétaire Exécutif
N°….. (d’enregistrement)
Association Pour la Promotion et l’Intégration de la Jeunesse du Centre Nord (APIJ-CN)
Conseil d’Administration
N°….. (d’enregistrement)
 B - L’APPELATION D’ETAT ET LA DEVISE
Ces mentions renforcent le caractère officiel du document. Elles se mettent généralement en haut
et à droite du document .

Exemple :
 Burkina Faso
Union – Progrès – Justice
 C - LA DATE ET L’ADRESSE
La date constitue un élément important des documents administratifs. Elle se place à l’angle droit
du document et indique toujours le lieu d’origine.

Exemple :
Kaya, le 08 juin 2023
 D - L’OBJET ET LA REFERENCE

❑ L’objet est la mention que l’on porte à gauche sous le timbre en vue
de préciser sommairement la question que l’on traite. L’objet a
pour but d’individualiser les documents et de permettre un
classement méthodique.

Exemple :

Objet : lettre d’invitation.

❑ La référence est la mention placée immédiatement sous
l’objet. Elle a pour but de rappeler les documents
antérieurs auxquels on se reporte et qui motivent la suite
qu’on leur donne.
Exemple :
- Référence ou Réf. : Votre lettre …………………………………….
Votre lettre N ………………Du……………....
Ma lettre N ………………...Du……………....

L’indication de la référence est importante.

Elle permet de retrouver immédiatement dans le dossier
consacré à chaque catégorie d’affaires, le document ou le
double de celui-ci, auquel le correspondant se réfère et d’en
faciliter le classement chronologique.
 E - LE NUMERO D’ENREGISTREMENT

C’est le numéro « matricule » du document. Il comporte un

numéro d’ordre qui est celui du courrier départ du service,
avec les initiales du service émetteur.
Exemple :
N° …….-2023 /APIJ-CN/CA/ SE/CP/
 F - LA SIGNATURE

Dans l’administration, le pouvoir de signer n’appartient qu’aux

autorités administratives (Président, Secrétaire Général, etc.).

Toutefois, il peut être procédé à des délégations de compétence.

Plusieurs cas de figure peuvent se présenter :
1- Signature par signataire
Si le signataire est l’autorité elle-même, il suffit, sur le document,
d’ajouter le nom sous la simple mention de sa qualité lorsque celle-ci
ne figure pas en tête du document et seulement dans ce cas.

Exemple :

Le Secrétaire Exécutif

IKE Hakimou
2- Signature par délégation

La délégation doit toujours, en principe, faire l’objet d’un

arrêté, publié au Journal Officiel, lorsqu’elle s’applique à la
signature de textes qui y sont normalement publiés, (cas du
ministre qui consent la délégation de signature à un ou
plusieurs de ses collaborateurs).

Exemple :

Pour le Ministre et par délégation

Le Chef de Cabinet
2- Signature par délégation

Pour les Associations ou ONG on aura :

Exemple :

Pour le Secrétaire Exécutif et par délégation

Le Chargé des Projets et Programmes

3 - Signature par ordre (PO)

Cela implique une délégation de pouvoirs, partielle et

momentanée, mais plus précise que la précédente. Elle porte
sur des correspondances courantes lorsque le titulaire est
momentanément empêché, et en vertu d’instructions verbales
de celui-ci.
4- Signature par intérim (PI)

Pendant une absence prolongée d’un responsable, une

personne est désignée (par note de service) pour assurer
l’expédition des affaires courantes.

Cette personne signe par intérim (PI).

 G- Les pièces jointes

Lorsque des pièces sont annexées aux documents administratifs,

mention en est faite en bas de l’objet

Exemple :
Pièces Jointes : 3 ou P.J. : 3
ou bien
Pièces jointes : RI, Statuts et Charte des responsables.

Cette mention attire l’attention du destinataire sur les documents

annexes transmis avec la lettre.
 H- La suscription
❑ Dans la lettre entre services, elle est obligatoirement portée en haut, à droite,
sous la date.

❑ Elle est composée de deux parties reliées par la préposition « à ».

❖La première indique la qualité de l’expéditeur (représentée par la plus haute

autorité du service).

❖La seconde indique la qualité du destinataire.

Exemple :
Le Secrétaire Exécutif
au
Directeur Régional de la solidarité et de l’Action
Humanitaire
 I - Les ampliations

Lorsque des copies signées et conformes à l’original sont

adressées à d’autres services ou personnes que le
destinataire principal du document, mention de ces
destinataires particuliers (de ces ampliations) doit être faite
sur la lettre.
 I - Les ampliations

C’est une question de courtoisie pour le destinataire principal indiqué

par la suscription, qui doit savoir que ce qui lui est destiné sera
également connu d’autres personnes.

Exemple :

Ampliations
CA
DRSAH
DS-CN
 III- LES TYPES DE DOCUMENTS ADMINISTRATIFS
❑LA LETTRE ADMINISTRATIVE
➢Les lettres d’information

➢Les lettres de mission

➢Les lettres d’exposition ou de compte rendu

➢Les lettres d’information

➢Les lettres formulant une proposition

➢Les lettres de rappel

➢Les lettres demandant des éléments de réponse, etc.

 III- LES TYPES DE DOCUMENTS ADMINISTRATIFS
1. LA LETTRE ADMINISTRATIVE
➢Les lettres d’information

➢Les lettres de mission

➢Les lettres d’exposition ou de compte rendu

➢Les lettres d’information

➢Les lettres formulant une proposition

➢Les lettres de rappel

➢Les lettres demandant des éléments de réponse, etc.

 Exemple de document administratif (la lettre administrative)

Timbre : Appellation d’Etat et la devise:

Numéro d’enregistrement : lieu et Date :

Suscription :
Objet :
Pièces jointes :

Référence :
Qualité ( monsieur , madame)
………LE……………………………………………………………………………………………………………………………………………
…………C
………………O……………………………………………………………………………………………………………………………………
……………
……………………R………………………………………………………………………………………………………………………………
……………
…………………………P……S……………………………………………………………………………………………………………………
…………
………………………………………DE…LA……………………………………………………………………………………………………
……………
…………………………………………………………L…E…T…T…RE………………………………………………………………………
…………
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
…………… ………………………...........................…………………………………………….……………………………………….
Ampliations La signature
L’administration transcrit l’expression orale à travers
les documents d’information interne tels que :

✓ le Compte rendu

✓ Le rapport

✓ Le Procès Verbal
 I - LE COMPTE RENDU

Le compte rendu est un document administratif qui sert

à relater des faits ou des événements que le rédacteur
a pu constater ou d’activités qu’il a accomplies ou
auxquelles il a été mêlé.
 I - LE COMPTE RENDU

Il est essentiellement descriptif. , précis, exact, détaillé autant

que nécessaire et complet.

Les faits doivent être rapportés objectivement. Suivant leur

forme et leur destination.

Exemple : les comptes rendus hiérarchiques

LES COMPTES RENDUS HIERARCHIQUES

Ils sont qualifiés comme tels parce qu’ils sont rédigés

habituellement, à la demande d’un chef hiérarchique, que ce
soit à la suite d’un ordre précis ou pour satisfaire une
réglementation.
 1 - Le compte rendu d’activité

C’est un compte rendu établi par le rédacteur soit de sa

propre initiative, soit sur ordre, pour relater de façon détaillée
ou précise un évènement ou une situation. Il a pour objet de
rendre compte à un supérieur et de conserver une trace écrite.

Il doit être d’une précision et d’une exactitude absolue.

Présentation :

Il comporte en général les principales mentions

d’identification figurant sur les lettres administratives :

❖ timbre

❖ date et le titre compte rendu, écrit en lettres

majuscules en milieu de page

❖ signature.
Le compte rendu de mission

C’est le compte rendu détaillé et chronologique, il rend compte

d’une mission particulière confiée à un responsable :

Exemple :

Mission dans une section, missions d’informations dans les

noyaux, travaux préparatoires d’une activité.
La rédaction du compte rendu est donc motivée par :

➢ l’ordre d’un supérieur qui a confié la mission

➢ l’usage de services qui veut que l’on garde une trace écrite

➢ des dispositions légales et réglementaires qui fixent la

périodicité du compte rendu.
 2 - Comment se présente ce type de compte rendu ?

o le timbre du rédacteur

o le titre « compte rendu » Suivi de la désignation de l’activité

présentée et éventuellement du nom et de la qualité du responsable
concerné,

Exemple :
Compte rendu de la mission effectuée…

Le texte qui doit être clair, concis, précis et obéit au schéma habituel :
• introduction

• développement

• conclusion

• le style : celui de la neutralité

 le lieu et la date pouvant figurer aussi bien sous le texte avant la
signature qu’en tête de la première page, face au timbre

la signature est présentée comme sur la lettre.

NB : Dans cette présentation, il n’est pas nécessaire de réserver une

rubrique objet...
 II - LE RAPPORT

➢ Le rapport est essentiellement un compte rendu ; c’est-à-dire la

relation d’un événement auquel le rédacteur a assisté ou auquel il
a été mêlé.

➢ Mais à la différence du compte rendu qui est une relation

descriptive, le rapport comporte un documentaire critique sur la
question, dégage des conclusions et formule des propositions.
C’est donc une relation interprétative , parfois même une
véritable démonstration ;mais s’il présente des solutions
,celles-ci s’adresse habituellement à un supérieur.
Aussi, les propositions faites ne sauraient paraître vouloir
s’imposer à lui. Le supérieur garde toute liberté pour leur
donner la suite qu’il estime opportune, et cette nuance doit
apparaître dans le rapport au moment de la conclusion.
Le rapport est un document important de l’administration : la
plupart des actes et des interventions de l’administration
prennent appui ou se terminent par des rapports.
 A - PRESENTATION DU RAPPORT
Le rapport débute comme les autres documents administratifs
à travers les mentions suivantes :

➢ Timbre du service du signataire

➢ Lieu et date
➢ Titre du rapport avec indication du destinataire suivi de l’objet du rapport
➢ Signature de l’auteur (à la dernière page)
Exemple :
A monsieur le Secrétaire Exécutif sur l’organisation de la
journée inter-communautaire.

Objet : état d’avancement des activités

Lorsque le rapport présente des propositions qui appellent une
réponse nécessaire à la poursuite de l’activité, on peut utiliser des
formules comme celle-ci :

« Si ces propositions recueillent votre agrément, je vous serais obligé

de bien vouloir me faire parvenir vos instructions »

Ou alors

« Si ces propositions recueillent votre agrément, je vous serais

reconnaissant de bien vouloir me retourner le présent rapport revêtu
de votre approbation, pour valoir décision »
 B - CONSTRUCTION DU RAPPORT

La rédaction d’un rapport nécessite donc un travail préparatoire

important, une construction claire et rigoureuse et doit déboucher sur
des conclusions nettes qui s’appuient sur un raisonnement solide .
Il y a généralement trois phases dans ce travail préparatoire.
 B - CONSTRUCTION DU RAPPORT

❑ La recherche des éléments : faits et idées

❑ Le classement des idées
❑ La rédaction du rapport : Le rapport est fait dans le respect d’une
certaine structure qui comprend les trois parties suivantes :
Structure du rapport

1- Introduction

2 - Développement

• Exposé des faits

• Argumentation ou commentaire autour des faits exposés
• Proposition de solutions soumises au supérieur hiérarchique

3 - Conclusion
 C- TYPOLOGIE DES RAPPORTS
On distingue différents types de rapports, notamment :
Typologie de rapports caractéristiques

C’est le rapport qui présente les résultats d’un travail de recherche ou de réflexion sur une
Le rapport d’ étude question précise, étudiée par le rédacteur . elle peut porter sur l’organisation nouvelle
activité par exemple.

Le rapport
d’inspection C’est le rapport établi par un supérieur ou un agent d’un corps d’inspection, lorsqu’il a
effectué une tournée de contrôle dans des services auprès d’agents subordonnés.

Le rapport de Dans ce type de rapport, rédigé à partir de l’accomplissement de la mission du service, les
mission faits relevés ( tous les aspects financier, social etc.) doivent être correctement exposés.

Le rapport Ce rapport est mensuel, trimestriel, semestriel ou annuel. Il sert à faire périodiquement le
périodique bilan d’une activité donnée. Il est souvent établi selon un schéma imposé (une disposition
réglementaire) qui fixe les points qui doivent être obligatoirement abordés.
 III - LE PROCÈS VERBAL

Il s’agit d’un compte rendu, mais d’un compte rendu de type particulier, car destiné à faire
foi jusqu’à l’administration de la preuve contraire, il ne peut être établi que par des agents
spécialement habilités à cet effet.

On distingue trois types de procès-verbaux :

➢ Le procès verbal proprement dit ou procès verbal judiciaire

➢ Le procès verbal administratif

➢ Le procès verbal de réunion

 A - LE PROCES VERBAL PROPREMENT DIT OU PROCES
VERBAL JUDICIAIRE
1 – Définition

C’est un document écrit qui se définit comme étant la relation par une autorité
spécialement habilitée à cet effet de ce qu’elle a vu, entendu ou fait dans l’exercice de ses
fonctions.
Etant un acte authentique destiné à servir de preuve, le procès-verbal ne peut être établi
que par un agent ‘‘commissionné’’ par les autorités judiciaires et ce, à la demande de ces autorités
ou des autorités administratives : magistrats instructeurs commissaires de police, gendarmes…

L’agent verbalisateur ne peut que relater les faits qu’il a lui-même constatés ou qui lui
ont été directement rapportés. Dans ce dernier cas, l’origine de l’information doit être précisée :
c’est la déclaration faite qui est constatée dans le procès-verbal et non les faits eux-mêmes.
 2 - Présentation

Il peut être rédigé sur papier libre ou sur formulaire imprimé.

Il doit comporter toutes les mentions d’identification utiles et le titre PROCES-VERBAL , suivi
de sa qualification.
Il commence par l’indication de la date en toutes lettres suivie de l’heure.

Exemple : « L’an mil neuf cent quatre vingt onze et le cinq avril à dix heures trente minutes ».

le texte du procès-verbal est rédigé à la première personne du pluriel ( il s’agit ici d’un
pluriel de modestie et non de majesté, indiquant que l’agent efface sa personnalité derrière sa
fonction ).

L’agent verbalisateur énonce d’abord ses noms et qualité, puis la nature, l’origine et l’étendue
du pouvoir en vertu duquel il agit ainsi que le cadre de son intervention.
Exemple :

L’an mil neuf cent quatre vingt et le quatorze juin à neuf heures, nous Diallo Ali,
gendarme de la brigade de Dori, agissant en vertu d’une réquisition de M. le Sous-préfet de Dori,
nous nous sommes rendus au village de Debete pour y entendre M. Moussa Koné, planteur
domicilié dans ledit village, lequel nous a déclaré ce qui suit :
Suit alors la relation des propos entendus, des constatations faites, des opérations
accomplies, avec mention de l’identité et de l’adresse des personnes mises en cause et qui ont été
entendues et des témoins cités.

La relation doit être précise, claire, complète et objective, sans aucune interprétation, sans
aucune appréciation personnelle.

Le texte se termine par la formule suivante :

« En foi de quoi, nous avons établi le présent procès-verbal et signé avec les témoins, après en
avoir donné lecture à ceux-ci ».
 B - LE PROCES VERBAL ADMINISTRATIF

1 – Généralités

Le procès-verbal administratif est celui que dresse un agent de l’administration à l’occasion de

certains évènements ou circonstances particulières en relation avec l’exercice de ses fonctions.

Les principaux services émetteurs de procès-verbaux administratifs sont :

les services des finances,

l’inspection du travail ,
le contrôle des prix ,
l’administration des douanes,
les services de l’agriculture, etc.
 C - LE PROCES-VERBAL DE REUNION

1 - Généralités

Le procès-verbal de réunion est un simple compte rendu spécial destiné à être un acte
authentique. Alors qu’il peut y avoir d’une réunion, autant de comptes rendus que de participants,
il n’y aura de cette réunion qu’un seul procès-verbal.

Ce procès-verbal en sera la relation officielle. C’est cette volonté d’en faire la relation
officielle qui justifie l’appellation « procès-verbal de réunion ».

Etant la relation officielle de la réunion, la version qu’il en donne doit être approuvée par
tous les participants. Cette approbation doit être donnée au début de la séance suivante
mentionnée dans le nouveau procès-verbal.
 2 - Présentation

La forme générale du procès-verbal de la réunion est celle du compte rendu. Comme lui, il
peut être intégral ou analytique. Il comporte les mentions suivantes :

✓ le timbre de la structure ;

✓ le titre du procès verbal ;

✓ La date de la réunion présentée de façon plus solennelle de même que celle de la

convocation des membres;

✓ l’identité et la qualité du président, celles des personnalités éventuellement présentes ;

✓ l’identité du secrétaire de séance ;

✓ la liste des participants présents et absents avec toutes les précisions utiles sur la nature de
leur participation (voix délibérative ou consultative) ;

✓ l’ordre du jour détaillé de la réunion ;

✓ La mention du caractère public ou à huis clos (motivé) de la séance ; la mention du

quorum requis ;

✓ la mention de la lecture et de l’approbation du procès verbal de la séance précédente, avec

indication des rectifications éventuelles à y apporter ;
✓ La mention de l’ouverture, de la suspension et de la clôture de la séance, avec indication
de l’heure ;

✓ lorsque les décisions sont prises, il sera fait mention des votes avec la répartition des voix
pour, contre et des abstentions ; mention est également faite du caractère secret ou non du
scrutin ;

✓ La mention de toutes les interventions et de tous les incidents intervenus au cours de la

séance ;

✓ Le procès verbal de réunion est obligatoirement signé du Président de séance en plus du

rédacteur de l’acte.
 L’Administration utilise plusieurs moyens de communication écrite pour informer le
public et communiquer avec son personnel. Outre que les documents d’information interne ( le
compte rendu, le rapport, le procès verbal) cités plus haut , Il s’agit aussi :

❖La lettre
❖La note de service
❖La circulaire
❖L’avis
❖Le communiqué

I - LA LETTRE
On distingue deux (2) grandes catégories de lettres : La lettre à forme personnelle ou lettre
personnelle et La lettre entre services ou « lettre administrative»
 II - LA NOTE DE SERVICE

La note de service et la circulaire constituent l’essentiel des documents dits d’instruction.

Ils sont souvent qualifiés de documents d’injonction. Ce sont des documents hiérarchiques à
destination collective, mais de niveau et de portée variables. elle peut :

➢ s’adresser à l’ensemble des acteurs de la structure ou seulement à une partie de ceux-ci.

➢ être prise aux différents niveaux de la hiérarchie par chaque supérieur à l’attention de ses
propres « subordonnés. »
 A – DEFINITION

La note de service est un document interne par lequel un supérieur donne à « ses
subordonnés » soit des informations, soit des instructions à caractère permanent ou temporaire
sur un problème particulier relatif aux activités du service ou sur le fonctionnement général de
celui-ci.

Ces instructions resteront applicables tant que leur objet subsiste jusqu’à ce qu’une
nouvelle note de service vienne les abroger . Généralement, la note de service, dans un souci
d’une bonne organisation, est conservée et classée dans un « recueil des instructions
permanentes ».
 B - PRESENTATION DE LA NOTE DE SERVICE
La note de service comporte l’essentiel des mentions étudiées à propos de la lettre
administrative et avec les mêmes dispositions. On retrouvera ainsi :

▪ l’appellation d’Etat et la devise

▪ le timbre, le lieu et la date
▪ le numéro d’enregistrement
▪ l’objet
▪ le titre : NOTE DE SERVICE (dactylographié au milieu de la page, en majuscules, soit
seul, soit suivi d’un numéro d’enregistrement de l’objet).

➢ La suscription ( elle n’est pas indispensable lorsque la note de service est destinée à l’ensemble
du personnel. Dans le cas contraire, elle mentionnera la qualité des destinataires.)

➢ le corps du texte ( une introduction - un développement - une conclusion)

 III- LA CIRCULAIRE

A – DEFINITION

C’est un document hiérarchique à destination collective, adressé par une autorité

administrative supérieure aux autorités ou services subordonnés. Elle est appelée à une grande
diffusion. Souvent prise à la suite de la publication d’un texte réglementaire important, elle vise à
en rappeler les buts et préciser les modalités d’application à l’usage des services subordonnés.

Elle peut également être interprétative, par exemple pour clarifier le sens d’une procédure.
Généralement , Elle a une portée limitée dans le temps puisqu’elle intervient, de manière
circonstancielle, pour appuyer un développement de l’action administrative.
 B – PRESENTATION

Rédigée en style direct (je, vous), la circulaire a un ton plus personnel que l’instruction.
Comme les autres documents administratifs, elle comporte les mentions habituelles :

❑Le Timbre
❑L’appellation d’Etat et devise
❑La Suscription.

NB : Ici , la suscription comporte la mention de l’autorité expéditrice et celle des destinataires.

Exemple :
Le Secrétaire Exécutif

Aux

chargés de projets.
 ✓ La circulaire s’annonce principalement par son titre, suivi d’un numéro d’ordre et du sigle
indentification du service rédacteur et la date.

Exemple :

Circulaire n° 013 APIJ-CN/SE du 05 juin 2023 relative à l’organisation de la journée

inter-communautaire

✓ une référence ( La circulaire peut en comporter une mais il s’agira toujours, dans ce cas, de
références réglementaires ou de documents antérieurs du service émetteur..)

✓ La signature obéit aux règles de présentation habituelles. On note toutefois la reprise de la

date en fin de texte.
 IV - L’AVIS
A- Généralité

L’Avis est un document d’information destiné à l’affichage. Il est donc destiné à un public
relativement restreint, celui qui est en mesure de lire sur les tableaux d’affichage.
Il sert à présenter des informations essentiellement temporaires.

B- Présentation

L’avis porte le timbre du service et le titre « AVIS » est écrit en majuscules au milieu de la
page, seul ou bien suivi de la mention des destinataires :

Exemples :
AVIS
Aux
Bénéficiaires
Certains services donnent aux avis, le titre de note :

Exemple :
Note à l’attention des bénéficiaires

Le texte de l’Avis commence par la désignation des personnes concernées qui peut être
répété, même si elle figure sous le titre :

Exemple :
AVIS
« il est porté à la connaissance des bénéficiaires………………………………………... »
Ou bien
« les bénéficiaires …………………………………sont informés que le dépôt relatif
à ……………………………………………
doit être effectué auprès de …………………………au plus tard le …………….
Délai de rigueur.
 Le texte de l’Avis doit être clair et bref, mais également précis, selon le
degré de complexité de l’affaire présentée.

Enfin, après le texte, doivent figurer le lieu et la date, suivis de la signature

de l’autorité qui informe, présentée comme il a été pour la lettre.
 V- LE COMMUNIQUE

A – GENERALITES

On distingue plusieurs sortes de communiqués, notamment celui qui est issu d’une autorité
administrative pour faire connaître une information, une décision ou des dispositions diverses
d’intérêt général.

Le communiqué a une diffusion plus large que l’avis. il s’adresse à un public non administratif.

Il est destiné à être lu à la radio ou à la télévision. On le publie dans la presse pour pouvoir
toucher l’ensemble de la population.
 MERCI POUR
VOTRE AIMABLE
ATTENTION
 Module 3 :

EXERCICES PRATIQUES
 Module 4 :
Découvrir les techniques de base à
utiliser pour garantir la production et
la compréhension des documents
administratifs exempts de tournures
maladroites
1. LES ETAPES PREPARATOIRES A LA REDACTION ADMINISTRATIVE

La rédaction d’un document administratif se prépare en quatre phases :

a. Avoir une connaissance parfaite du sujet ou du dossier traité

Il convient de bien connaître le sujet ou le dossier à propos duquel on rédige

pour pouvoir être exact, précis et constructif. C’est pourquoi le rédacteur
devra explorer tous les contours du dossier ou du sujet à traiter. De même, la
réponse à une correspondance appelle une lecture minutieuse de celle-ci afin
d’éviter d’aborder des aspects sans intérêt.

La rédaction exige une ouverture d’esprit et un bon niveau de culture.

b. Rassembler les éléments

Il ne faut retenir que les informations qui

présentent un intérêt pour le sujet à traiter.
Même si le destinataire est le même, n’aborder
qu’un sujet, un seul objet par document ; cela
facilite le traitement et le classement.
c. Etablir le plan

L’écrit administratif résulte d’un plan efficacement

élaboré qui ordonne les idées. D’une façon
générale, le plan se construit autour de :

- une introduction, en une ou deux phrases, qui

situe le problème traité ou précise l’objet de la
correspondance ;
- un développement organisé à travers des paragraphes
ou d’un bloc (suivant la nature du document) pour chaque
élément distinct du sujet traité ; il se construit en
évoluant des idées les moins importantes vers celles qui
présentent le plus d’intérêt.
- Une conclusion brève et claire qui tire les
conséquences de l’argumentation qui la précède. Il
peut s’agir de la décision attendue ou non, des
suggestions ou des propositions, des instructions…
d. La rédaction proprement dite

Le ton sera fonction du sujet traité, de la qualité et

de la position hiérarchique des personnes à qui sont
destinés les documents et des circonstances. Un ton
courtois s’impose dans tout écrit administratif. La
politesse est davantage exigée pour les courriers
adressés à un supérieur hiérarchique
A la fin de la rédaction, relire à plusieurs
reprises son texte pour déceler et corriger
les éventuelles fautes grammaticales et
redondances.
Remarque : - Ne pas abuser de la majuscule

La majuscule s’emploiera au début des phrases, aux noms

propres, aux noms des entités abstraites, religieuses,
juridiques ou administratives (Dieu, l’Eglise, la Nation,
l’Etat, la République) aux noms des corps constitués
(Assemblée Nationale, le Conseil Economique et Social) aux
personnages officielles (le Président de la République, le
Ministre de la Fonction Publique) au début des noms des
établissements industriels ou commerciaux (la Banque
Africaine de Développement).
D’une manière générale, dans les titres de fonction
ou de service, seuls les substantifs prennent la
majuscule et non les adjectifs sauf dans les cas où,
placés avant ou après le substantif, ils font corps
avec, ils forment avec lui un nom composé.
Exemple :

Le Grand Chancelier, le Délégué Général, le Directeur

Général ...
- Ne jamais employer la forme interrogative Les
interrogations dans les documents administratifs
sont formulées indirectement.
Exemple :

« Je reste préoccupé par l’intérêt et l’impact d’une

telle mesure d’autant qu’il me revient que … » / La
question se pose de savoir comment appliquer une telle
mesure au regard des insuffisances de formes relevées.
»
2. QUELQUES FORMULES CONSACREES DU VOCABULAIRE
ADMINISTRATIF

[Link] formules d’introduction

- Comment introduire un document administratif ayant des références

✓ Par lettre en date du …, vous m’avez demandé (saisi de, fait part de)…

✓ Au cours de notre entretien téléphonique du …, vous avez bien voulu

appeler mon attention sur….
✓ Comme suite à votre lettre en date du…, j’ai
l’honneur de...

✓ En réponse à…

✓ J’ai l’honneur d’accuser réception de…

- Je viens d’être saisi de…

- Mon attention a été appelé sur…

- Comment introduire un document sans référence

✓ J’ai l’honneur de vous signaler, informer…

✓ J’ai l’honneur de porter à votre connaissance….

✓ J’ai l’honneur de vous transmettre….

✓ J’ai l’honneur de vous rendre compte (du subordonné au

supérieur)

✓ J’ai l’honneur d’appeler votre attention (du subordonné au

supérieur)
✓ Je vous prie de bien vouloir (du subordonné au
supérieur)

✓ Je vous prie de vouloir bien (du supérieur au

subordonné)

✓ Je tiens à porter à votre connaissance (du supérieur au

subordonné)

✓ J’ai l’honneur d’attirer votre attention sur… (Du

subordonné au supérieur)
Les formules d’exposition ou de discussion (formules
pour exposer des arguments)

- de manière générale

Je note, je constate, je précise, j’ajoute, je souligne,

je confirme, je rappelle, je signale, je considère,
j’estime…
- de manière courtoise

✓ Je me permets de souligner, rappeler, préciser…

✓ Je crois devoir noter, observer, constater…

✓ Je ne peux que souligner, confirmer, constater…

✓ Je ne sous-estime pas…

✓ Je ne manquerais pas de faire appel à vous…

✓ Il conviendrait de…

✓ Il paraît opportun de…

- de manière autoritaire

✓ Il m’appartient, il vous appartiendra de…

✓ Je prends acte, je prends bonne note de...

✓ Je serai conduit, je serai amené, je serai appelé à…

✓ Je vous serai obligé de…

✓ Je vous demande de…

Les formules tendant à prévenir certains arguments

✓ Je n’ignore pas que, je ne doute pas que, néanmoins…

✓ Je ne sous-estime pas … mais…

✓ Je ne perds pas de vue, cependant…

✓ Je ne suis pas sans connaître…

Les formules énumératives

✓ Vous d’abord, en premier lieu…

✓ En second lieu…

✓ D’une part, d’autre part…

✓ D’abord, ensuite, afin…

✓ Par ailleurs…

✓ A titre principal, à titre subsidiaire…

Les formules pour préciser la pensée ou présenter
un point de vue

A ce sujet, à cet égard, en fait, en particulier, en

principe, notamment, au surplus, pour ma part, à mon
avis, en ce qui me concerne, d’une manière générale,
en tout état de cause…
b. Les formules de conclusion

- de manière générale

En conséquence, aussi, dans ces conditions…

- Pour suggérer une solution

✓ Il convient, il importe de…

✓ Il paraît donc indispensable, opportun, souhaitable

de …
- pour donner un ordre, indiquer une décision

✓ Je vous invite (engage à…)

✓ Je vous prie de vouloir bien…

✓ Vous voudriez bien…

- de manière courtoise

✓ Je vous demande de bien vouloir….

✓ Je vous serais reconnaissant (obliger), de bien

vouloir…

✓ Je vous saurais gré…

- pour donner une réponse défavorable et ménager le
futur

✓ Il n’est pas possible pour le moment (dans les

conditions ou circonstances actuelles) de…

✓ Je ne manquerais pas, dès que (le moment venu) de …

 Module 5 :

TECHNIQUES DE REDACTION DES

TDR ET DES MAILS
 Termes de Référence
POURQUOI REALISER DES
QU’EST-CE QUE C’EST ? TERMES DE REFERENCE ?

Il s’agit d’un document présentant

L’élaboration de TDR permet au
de façon détaillée tous les composants commanditaire de l’étude de décrire le contenu et
d’une étude à mener. les objectifs qu’il en attend.
C’est la toute première étape de
réalisation d’une étude : le TDR sert en
Il permet de clarifier les objectifs, cerner
effet de document de référence tout au long les limites de l’étude et de décrire la procédure et
de la réalisation de l’étude et de la les moyens à mettre en œuvre pour atteindre ces
rédaction du rapport. objectifs.
 COMMENT REALISER UN TDR ?

Le document doit comporter à minima les éléments suivants :

I- Contexte et Justification

Décrire le contexte dans lequel intervient l’étude ou la formation, les constats préalables et
éventuels précédents.
 II- Objectifs
A- Objectif général

Identifiez l’objectif général de l’étude ou de l’activité en vous demandant à quelle

interrogation elle doit répondre.

B- Objectifs spécifiques

Plusieurs objectifs spécifiques peuvent être définis, afin d’atteindre l’objectif général.

III- Approche Méthodologique

Cette section vise à fournir des détails sur les stratégies à mettre en œuvre pour atteindre
les objectifs fixés.
 IV- Ressources

L’élaboration des TDR permettent de définir et de prévoir les éléments suivants :

1. Equipes
Décrire le nombre, les qualificatifs et les rôles de chaque personne impliquée dans l’enquête.

2. Calendrier
On présentera un chronogramme permettant de définir la durée totale de l’activité ainsi que le
calendrier des différentes tâches à effectuer.

3. Budget
Un budget détaillé sera présenté (si nécessaire).
 V- Résultats attendus
Cette partie présente les attentes des organisateurs à l’issue
de l’activité.
 Exercices
Vous êtes chef de projet dans une ONG. Dans le cadre de
vos activités, il est prévu d’accompagner les PDI et hôtes
de vos zones d’intervention en AGR.

TAF : rédiger les TDR de cette activité.

 MERCI POUR
VOTRE AIMABLE
ATTENTION