MODULE 4

Cheick Oumar DEMBELE

2007
 LES DOCUMENTS COMPTABLES

Acte uniforme de l’OHADA du 17 avril 1997 relatif au Droit Commercial Général (article
14) :
 « Tout commerçant, personne physique ou morale doit tenir un journal,
enregistrant au jour le jour ses opérations commerciales. Il doit également tenir
un grand livre, avec balance générale récapitulative, ainsi qu’un livre d’inventaire»

 Le journal et le livre d’inventaire doivent mentionner le numéro d’immatriculation au

registre du commerce et du contrôle mobilier de la personne physique ou morale
concernée. Ils sont côtés et paraphés par le président de la juridiction compétente
ou le juge délégué à cet effet. Ils doivent être tenus sans blanc, ni altération
d’aucune sorte.

Ces textes donnent un fondement juridique à la tenue des documents comptables qui sont présentés
dans le présent module.

I LE JOURNAL
Chaque opération doit faire l'objet d'un double enregistrement :

D’une part, dans les comptes afin de réaliser un classement des opérations selon leur nature
Économique : immobilisations, stocks, créances, dettes, charges, produits, etc.

D'autre part dans un Journal afin de classer les opérations par ordre chronologique.

1° DEFINITION

Le journal est un livre coté et paraphé par les autorités compétentes dans chaque Etat, dont la loi
impose la tenue à tout commerçant. Il est destiné à enregistrer, sans blanc ni altération, dans un
ordre chronologique, tous les mouvements affectant le patrimoine de l'entreprise.

2° CONTENU DU JOURNAL

Pour toute opération enregistrée dans le journal, il est obligatoire de préciser les informations
suivantes :

a. La date de l'enregistrement ;

b. L’imputation de chaque somme, c'est à dire le compte prévu par le SYSCOA dans lequel
la somme doit être inscrite ;

c. Le ou les comptes débités qui enregistrent les emplois ;

d. Le ou les comptes crédités qui enregistrent les ressources ;

e. la référence de la pièce justificative qui sert de base à l'opération et permet de connaître
l'origine de l'opération (facture, chèque, pièce de caisse, etc.

3° FORME DU JOURNAL

a) prescriptions réglementaires quant à la forme

■ La réglementation désigne le journal sous la dénomination de «livre journal » ce qui signifie

qu'il doit être tenu sous forme de registre à feuillets cousus et reliés; cela exclut les
feuillets mobiles.

■ Le livre - journal doit être tenu sans blanc ni altération d'aucune sorte : il est donc interdit
de gommer ou de raturer.

■ Le livre - journal doit être coté et paraphé : chaque page doit être numérotée et signée par
le greffier du tribunal d'instance.

Toutes ces prescriptions visent à assurer l'irréversibilité des enregistrements de manière à

ce que la comptabilité puisse servir de preuve des opérations ainsi enregistrées.

L'identification et la numérotation sont internes à l'entreprise mais les procédés employés

doivent garantir contre toute modification ultérieure de l'ordre et du contenu des enregistrements.

b) Présentation traditionnelle des enregistrements au journal

Les enregistrements se présentent sous forme d'articles qui mettent en évidence :

■ la date de l'enregistrement
■ les numéros et les intitulés des comptes débités et crédités
■ les sommes correspondantes
■ le libellé justificatif

Le total de la colonne débit doit être égal au total de la colonne crédit du journal ; ces totaux sont
inscrits au bas de chaque page et reportés au début de la page suivante.

Un journal est présenté de la façon suivante :

N°CPTE LIBELLE MONTANT

D C D C
Total
II LE GRAND-LIVRE

1° DEFINITION

Le grand-livre est un document qui regroupe l'ensemble des comptes de l'entreprise où sont
reportés ou inscrits simultanément au journal compte par compte les différents mouvements.

Le grand-livre fait partie des livres comptables et autres supports dont la tenue est obligatoire.
Toutefois il n'est soumis à aucun formalisme particulier : la cote et le paraphe ne sont pas exigés. Il
est généralement constitué de fiches ou feuillets mobiles.

2°) FONCTIONNEMENT DES COMPTES DU GRAND LIVRE

Nous avions déjà présenté l'ensemble des comptes ou grand-livre de l'entreprise NDOUR à la
page 15. Les comptes contenus dans un grand-livre comprennent :

a) Des comptes de patrimoine ou comptes de bilan

On distingue :

■ les comptes de l'actif du bilan : immobilisations, stocks, créances et trésorerie

■ les comptes du passif du bilan : capital, résultat net et dettes

Le fonctionnement de ces comptes peut être résumé comme suit :

Comptes de l'actif (emplois) Comptes du passif (ressources)

Débit Crédit Débit Crédit
Augmentations Diminutions Diminutions Augmentation
(Emplois) (Ressources) (Emplois) (Ressources)

b) Des comptes de gestion

On distingue :

■ les comptes de charges : achats de marchandises, de matières et fournitures, achats de

services, impôts, salaires, intérêts versés...

■ les comptes de produits : ventes, subventions obtenues, intérêts reçus...

Le fonctionnement de ces comptes se résume ainsi :

Comptes de charges (emplois) Comptes de produits

(ressources)
Débit Crédit Débit Crédit
Augmentations Diminutions Diminutions Augmentation
(Emplois) (Ressources) (Emplois) (Ressources)
III LA BALANCE DES COMPTES

Nous avons vue que les opérations effectuées par l'entreprise sont enregistrées en deux temps :

■ dans un premier temps la pièce justificative est enregistrée dans le journal,

■ dans un deuxième temps. l'article du Journal est reporté sur les comptes (débit et crédit)
appropries du grand-livre ,

Toutes les opérations inscrites dans le journal sont donc reportées dans le grand-livre. Pour
vérifier l'exactitude de ces reports il convient de présenter périodiquement (au moins une fois
par mois) une balance des comptes.
Celle procédure de traitement des informations comptables est appelée système classique
traditionnel.

1° DEFINITION

La balance est un tableau où sont reportés tous les comptes du grand-livre. Pour chaque
compte il convient d'inscrire :

■ le numéro et l'intitulé du compte,

■ le solde débiteur ou créditeur à l'ouverture de l'exercice (exception faite pour le premier

exercice)

■ le cumul, depuis l'ouverture, des mouvements débiteurs et créditeurs de l'exercice

■ le solde débiteur ou créditeur à la date de la balance

Si pour chaque opération inscrite dans le journal et reportée sur le grand-livre le total des emplois
est égal au total des ressources, pour un ensemble d'opérations nous devons obtenir les
égalités suivantes :

Total des emplois = Total des ressources

Total des débit = Total des crédits

La balance est un instrument de contrôle qui permet de vérifier l'exactitude des reports du
journal aux comptes du grand livre. Les égalités suivantes doivent être vérifiées :

Total des soldes d'ouverture débiteurs = Total des soldes d'ouverture créditeurs

Total des mouvements débiteurs = Total des mouvements créditeurs

Total des soldes débiteurs = Total des soldes créditeurs

Totaux débit et crédit de la balance (Soldes d'ouverture + Mouvements de l'exercice) =
Totaux débit et crédit du journal

La balance est aussi un instrument de gestion qui permet de suivre l'évolution de l'entreprise :
Montant des investissements, des stocks, des créances, de la trésorerie, des dettes, des
charges et des produits etc.

Si le bilan n'est établi qu'une fois l'an, la balance doit être dressée au moins une fois par mois.
IV LES DOCUMENTS DE SYNTHESE ANNEXES

« L’état annexé comporte tous les éléments de caractère significatif qui ne sont pas mis en
évidence dans les autres états financiers.( A.U. OHADA – 1re Partie – Titre 1 – Chapitre 3 –
Article 33).

 Il permet de présenter notamment les tableaux obligatoires de l’actif immobilisé ou des

amortissements et des provisions, mais également des documents contenant des
informations d’importance significative relatives par exemple aux écarts de conversion ou
aux effectifs de l’entreprise.

 L'état annexé est en quelque sorte le mode d'emploi et le complément nécessaire à la

compréhension des autres états financiers dont il est une partie intégrante.

 Il concourt à donner une image fidèle du patrimoine, de la situation financière et du

résultat de l’entreprise en indiquant par exemple les modes d'évaluation, l'état des provisions
et des amortissements.

 L'annexe est rendue obligatoire par l’OHADA (contrairement au plan OCAM) et est exigée pour
les grandes entreprises et les entreprises moyennes relevant des deux systèmes plus évolués
(normal et allégé).

 Il doit être modulé en fonction du caractère significatif des informations fournies. Dans le
système normal, le caractère significatif est présumé de façon irréversible, alors qu'il doit être
établi en fonction de seuils de signification dans le système allégé.

L’Etat annexé est constitué en trois parties :

 La première partie de l’état annexé porte sur les règles et les méthodes comptables
adoptées par l’entreprise pour la confection de ses états financiers: dans cette partie, le
responsable explique aux utilisateurs des états financiers comment il s’y est pris pour les
concevoir. Il explique les grandes options comptables parmi les règles existantes. Il retrace
également les principes comptables observés qui sont légaux et notamment les interprétations
particulières ayant eu une incidence sur les résultats et le patrimoine décrits. Il met un accent
particulier sur les dérogations aux règles qu’il a effectuées et donne les explications
appropriées. La portée de cette partie de l’annexe est didactique et vise à faire comprendre
aux utilisateurs les hypothèses prises et les conditions dans lesquels les états financiers sont
conçus. Dans le but de faciliter leur compréhension des comptes de l’entreprise.

Cette partie est la plus importante de l’annexe car c’est elle qui permet de comprendre le
contenu des documents de synthèse (bilan, compte de résultat, Tableau de financement) et le
développement qui est fait du contenu de ceux-ci dans la seconde partie de l’annexe.

* La seconde partie de l’état annexé comprend 11 tableaux qui sont :

 Tableau 1 - Actifs immobilisés
 Tableau 2 - Amortissements
 Tableau 3 - Plus - values et moins values sur cession
 Tableau 4 - Provisions
 Tableau 5 - Biens pris en crédit - bail et contrats assimilés
 Tableau 6 - Echéance des créances à la clôture de l'exercice
 Tableau 7 - Echéance des dettes à la clôture de l'exercice
 Tableau 8 - Consommations intermédiaires de l'exercice
 Tableau 9 -Répartition du résultat et autres éléments caractéristiques des 5 dernières années
 Tableau 10 - Projet d'affectation du résultat de l'exercice
 Tableau 11 - Effectif, masse salariale et personnel extérieur.

Les tableaux indiqués ci dessus sont ceux qui sont obligatoirement servis selon la réglementation.
L’entreprise peut parfaitement y ajouter d’autres tableaux et informations qu’elle juge importantes à
savoir.

Chaque tableau permet de comprendre les flux intervenus pendant l’exercice et qui permettent de
donner l’explication du solde figurant au bilan ou au compte de résultat.

* La dernière partie de l’état annexé porte sur toutes les informations jugées importante
mais qui n’ont pas été indiquées dans les deux précédentes parties : Le but de l’annexe étant
de donner des informations adéquates, toute donnée jugée significative doit être fournie dans cette
partie.
V LE TABLEAU DE FINANCEMENT (TABLEAU DES EMPLOIES ET DES RESSOURCES)

Le tableau des emploies et ressources récapitule les flux intervenus pendant l’exercice. Il ne
considère par les stocks constitués (biens stockés, créances obtenues, dettes constatées…),
contrairement au bilan. Il porte uniquement sur les mouvements et retrace les variations du
patrimoine. C’est un tableau dynamique dont la portée est l’analyse des mouvements.

La dynamique : Quels sont les flux financiers de l’exercice ?

1. La fonction des tableaux de flux financiers

De l’analyse statique à l’analyse dynamique

L’analyse du bilan à une date t (statique) présente deux limites :

- photographie à une date t, le bilan reflète la situation de l’entreprise à cette date. Dès
lors, il doit être comparé à des bilans antérieurs.

- elle livre la « structure » du patrimoine, mais ne dit rien de son évolution.

Il est donc intéressant de connaître l’évolution des postes du bilan et l’approche

dynamique distingue à cet effet les flux d’augmentation et les flux de diminution.

Il devient alors possible de construire des tableaux récapitulatifs des flux. En ne retenant
parmi les flux comptables que ceux ayant affecté la trésorerie, on construira des tableaux de
flux financiers, ou « tableaux de financement ».

Des tableaux de financement

Il existe deux grandes familles de tableaux de financement qui sont les plus couramment
utilisées.

 La première reproduit la structure du bilan, et présente les emplois et ressources qui

ont affecté chacun des postes du bilan, selon la séquence suivante :

Poste du bilan (t) ------> Emplois (t+l)

Et Ressources (t+1) ------> Postes du bilan (t+1)

Le tableau préconisé par l’OHADA figure parmi ceux conçus sur cette logique « emplois
ressources ».

ICI, l’autofinancement est traité comme un poste de passif, parmi les autres
ressources longues.

 Un deuxième type de tableau de financement d’inspiration anglo-saxonne, de type

« flux de trésorerie », ordonne les flux financiers en fonction de leur nature :
 Flux financiers liés aux opérations d’exploitation
+ Flux financiers liés aux opérations d’investissement
+Flux financiers liés aux opérations de financement

Ici les flux liés à l’activité (opération d’exploitation) sont mis en valeur, et la place de
l’autofinancement ressort nettement. Ces tableaux (emplois ressources ou flux de
trésorerie) offrent des modes de représentation différents des mêmes flux, mais une lecture
attentive de l’un ou de l’autre de ces tableaux ne saurait induire des commentaires
contradictoires.

Le tableau de financement est un instrument d’analyse privilégié des performances et

de la politique financières de l’entreprise.

Il permet de répondre aux interrogations suivantes :

 L’activité dégage-t-elle une trésorerie suffisante pour couvrir les investissements et

la politique de croissance ?
 Comment l’entreprise complète-t-elle l’autofinancement pour financer ses besoins ?
 Quelles relations entretient-elle avec ses actionnaires, tant pour la distribution que
pour l’appel à l’épargne ?
 Est-elle sur une trajectoire d’endettement ou de désendettement ?
 Quelle est l’ampleur de ses cessions ?

Le tableau de financement fonctionne donc comme un miroir de la stratégie suivie

par l’entreprise.

Nature du TAFIRE

Il fait apparaître « les flux d’investissement et de financement, les autres emplois et ressources
financières et la variation de trésorerie ». (A.U. OHADA – 1re Partie – Titre 1 – Chapitre 3 –
Article 32)

 C’est un état de synthèse obligatoire.

 Il s'agit d'un outil d'analyse stratégique révélatrice de la politique financière suivie par les
dirigeants de l’entreprise.
 Cependant, le TAFIRE permet aussi de visualiser les flux de trésorerie de l’entreprise au
cours de l'exercice.

Structure du TAFIRE

PREMIERE PARTIE
Elle prépare la présentation de la 2ème partie du tableau et permet de calculer les indicateurs
suivants :

 La Capacité d'Autofinancement Globale (CAFG) et L'Autofinancement (AF)

* l’OHADA exclu les ressources courtes de la CAFG (option prudente).

* CAFG = EBE + Produits encaissables après EBE - Charges décaissables après EBE
(résultats/cessions d'actifs immobilisés non inclus)

 AF = CAFG - Distributions de dividendes (Année N-1 et éventuellement

acomptes/dividendes année N).

 Variation du Besoin de Financement d'Exploitation (BFE).

* VAR. BFE = VAR. STOCKS + VAR. CREANCE - VAR. DETTES (HAO exclues).

* Ces variations correspondent à des besoins de financement ou à des ressources représentant

des financements.

 Excédent de Trésorerie d'Exploitation (ETE)

* Il n'est pas utilisé par le TAFIRE

* ETE = EBE - VAR. BFE - Production Immobilisée

DEUXIEME PARTIE

Le tableau met en évidence :

* les emplois de caractère définitif ou durable à financer,

* les ressources dégagées ou obtenues durant l'exercice.

L'absence d'affectation permet d'apprécier les choix stratégiques de l’entreprise.

Le système allégé ne comporte pas de TAFIRE.

VII LE MANUEL DES PROCEDURES ET LES AUTRES DOCUMENTS

La réglementation comptable rend sa conception et son application obligatoire. Il s’agit d’un

document qui décrit les procédures et l'organisation comptable permettant un contrôle interne et
externe (art 16 et 69 de l’Acte Uniforme relatif au droit comptable)

Le manuel doit :

 être détaillé en fonction de l’activité et la taille de l’entreprise

 être mis à jour lors de toutes modifications touchant l’organisation et les procédures

 Contenir au minimum (outre les aspects techniques), les informations suivantes :

 Généralités sur l’entreprise (forme, activités, capital, etc.)

 Organigramme détaillé de tous les services, en particulier des services

comptables (fiches de poste et fiches de fonction avec le nom de chacun des
responsables, les interfaces et mises en évidence des pouvoirs et des
latitudes).

 Cadre comptable et plan des comptes de référence de l’entreprise.

 Guide d’application du plan comptable (modalités d’utilisation et spécificités).

 Procédures opérationnelles et comptables par cycle d’opérations (Achats,

Ventes, …) et le système de classement (art. 17, al. 3), avec diagrammes de
circulation.

 Système de traitement (manuel et informatique avec documentation relative

à l’analyse, la programmation et l’exécution des traitements).

 Modalités de contrôle de l’application des procédures de traitement (art. 22,

al. 6).

 Documents de sortie : nature, périodicité et délais (art.19).

 Procédures d’inventaire : inventaire physique, valorisation, provisions et

amortissements, événements postérieurs à la clôture, …

 Procédures de passage des comptes aux postes du bilan et du compte de

résultat.

 Principes comptables, Règles d’évaluation et les options comptables

retenues par l’entreprise.

 Procédures d’élaboration de l’état annexé et des autres documents de

synthèse
Le manuel doit contenir les modèles des documents supports utilisés pour éviter toutes
interprétations de la part des utilisateurs.
Le manuel doit être relu et mis à jour en fonction des changements intervenus dans
l’organisation de l’entreprise ou dans sa structuration comptable. En cas de modification de la
réglementation, toutes les incidences doivent être traduites dans le manuel des procédures.

Les acteurs doivent être formés au manuel des procédures. Un acteur doit vérifier
régulièrement le suivi des prescriptions du manuel de procédures par les acteurs.

D’autres documents peuvent être exigés par la réglementation et qui revêtent quelque fois un
caractère comptable ou utilise des informations comptables :

 Le rapport de gestion (art 71 de l’OHADA comptable) : l'obligation incombe aux

organes d'administration qui doivent l'établir à la clôture de chaque exercice. Il contient les
informations suivantes :

 situation de l’entreprise durant l'exercice écoulé,

 ses perspectives de développement ou son évolution prévisible (et perspective de
continuation de l'activité,
 évolution de la situation de trésorerie, plan de financement,
 événements importants survenus entre date de clôture et date d'établissement.

 Le bilan social : inspiré de l'école anglo-saxonne, il est institué par le Système Comptable
OHADA. Il récapitule en un document unique, les principales données chiffrées permettant
d'apprécier la situation de l’entreprise dans le domaine social.

 Le livre de paie : non prévu par le Système Comptable mais imposé par le code du travail.

Remarques

1- les documents et livres comptables ainsi que les pièces justificatives doivent être conservés
pendant 10 ans.
2- le journal et le livre d’inventaire doivent être impérativement cotés et paraphés.
3- les documents informatiques sont admis. Ils peuvent tenir lieu de journal et de livre d’inventaire
à condition qu’ils soient identifiés, numérotés et datés dès leur établissement avec la garantie
du respect de la chronologie des opérations, de l’irréversibilité et de la durabilité des
enregistrements.