INTRODUCTION GENERALE

Dans ce contexte ou les organisations de la société civile jouent un rôle de plus en

plus crucial dans le développement communautaire, la gestion administrative
apparait comme un pilier fondamental de leur efficacité. Le comité des jeunes filles
leaders (COJEFIL), en tant qu’organisation engagée dans la promotion du
leadership féminin et l’autonomisation des jeunes filles, se doit d’adopter des
pratiques de gestion rigoureuses, transparentes et adaptées à ses réalités.

Cependant, comme dans beaucoup d’organisations à but non lucratif, des défis
administratifs subsistent : manque de formation, insuffisance des outils de suivi, ou
encore faiblesse des compétences en gestion. Ces lacunes peuvent impacter la
performance globale du comité et freiner la mise en œuvre de ses actions.

La problématique centrale est la suivante : comment renforcer l’efficacité de la

gestion administrative du COJEFIL afin de soutenir durablement sa mission et
ses actions ?

Ce mémoire vise à analyser les pratiques actuelles de gestion administrative au sein

de COJEFIL afin d’en identifier les enjeux, les défis et surtout de formuler des pistes
concrètes d’amélioration.
 CHAPITRE 1 : CADRE THEORIQUE ET METHODOLOGIQUE DE
L’ETUDE

Dans ce premier chapitre, il est question de présenter le cadre théorique à savoir : la

définition des concepts clés contenus dans notre thème, la revue de littérature sur la
conquête et fidélisation des clients perdus ; ensuite le cadre méthodologique (les
techniques et les outils utilisés) lors de l’expérimentation (collecte et analyse des
données). Et pour finir nous ferons ressortir les difficultés rencontrées lors de notre
travail.

1.1. CADRE THEORIQUE

Il est question ici de situer la recherche dans un contexte académique en s’appuyant

sur des théories, modèles et travaux liés au sujet ; de clarifier les concepts clés,
d’expliquer les relations entre ces concepts et de justifier la méthodologie choisie.

1.1.1. Définition des concepts

[Link]. Gestion administrative

Une gestion administrative désigne l’ensemble des taches, procédures et outils qui
permettent à une organisation de fonctionner efficacement au quotidien. Elle
concerne :

 La gestion des documents

(courrier, rapports, PV, archives)

 Organisation des réunions

Et la planification des activités

 Le suivi des ressources

(Matérielles, humaines, parfois financières)

 La coordination interne entre les membres

 La conformité aux règles et obligations légales ou

interne
 [Link]. Enjeux

Les enjeux représentent les aspects importants les objectifs ou les conséquences lié
à une situation donnée. Ils traduisent ce qui est en jeu, c'est-à-dire ce qu’on risque
de gagner ou de perdre selon les décisions ou les actions prises

Dans un mémoire, les enjeux peuvent être :

 Organisationnels (efficacité, coordination)

 Stratégiques (pérennité de l’association, impact des

actions)

 Financiers (bonne gestion des ressources)

[Link]. Défis

Un défi est une situation difficile ou un obstacle à surmonter, qui demande des
efforts, des stratégies et parfois des changements pour être relevé avec succès.

Dans le cadre d’un mémoire, un défi organisationnel ou administratif peut

désigner un problème ou une limite (exemple : manque de moyen, mauvaise
coordination, absence de formation) qui empêche l’organisation de fonctionner de
manière optimale.

[Link]. Perspectives

Perspective signifie une vision d’avenir ou une possibilité d’évolution.

Dans le contexte de mon mémoire, une perspective d’amélioration désigne les

changements souhaitables ou action envisageable pour rendre la gestion
administrative de COJEFIL plus efficace.

Atre sens possible selon le contexte :

 En générale : un point de vue ou une manière de considérer une situation.

 En développement : un objectif futur ou une direction à suivre.

 1.1.2. Revue de littérature sur la gestion administrative

1.2. CADRE METHODOLOGIQUE

1.2.1. Méthodes de collectes des données

Pour se faire, nous avons procédé par une collecte d’information sur la base d’un
questionnaire préétabli qui nous a permis d’avoir la main mise sur les outils utiles
pour mener à bien ce travail de recherche.

Notre étude réalisée sur la structure nous a aussi permis de découvrir plusieurs
réalités dans la gestion des relations clients.

1.2.2. Techniques de traitement des données

La collecte de données nous permet d’apporter une réponse personnelle et

illustrée à ses hypothèses de départ. Lors de cette étape nous avons mis en place
les techniques cohérentes qui nous ont permis d’avoir des informations pertinentes.

Nous avons procédé à la bonne interprétation des données récoltées afin d’obtenir
une réponse consommable au sein de l’entreprise

1.2.3. Techniques d’interprétation des données

Les logiciels spécialisés dans l’interprétation des données sont ainsi utilisés ce qui a
rendu le travail aussi rapide et clair. Cette méthode d’interprétation nous a permis de
convertir les réponses des enquêtés en données précis.

1.3. Difficultés rencontrées

 CHAPITRE 2 : PRESENTATION COJEFIL

Dans ce second chapitre, il sera question de présenter COJEFIL à travers son

historique, ses missions, ses objectifs, ses activités et sa structure organisationnelle
et fonctionnelle

2.1. Historique, missions, objectifs

2.1.1. Historique et évolution

Le Comité de Jeunes Filles Leaders (COJEFIL) est une organisation féminine,

reconnue par son arrêté N°00548/MISPD/ACR/DGAP/DLP du 30 Juin 2021, faisant
la promotion des droits des femmes avec un accent particulier sur les jeunes filles et
adolescentes. Il a vu le jour en Février 2015 suite à la mise en œuvre d’un projet
intitulé : promotion du leadership féminin dans la gouvernance locale, la gestion et la
prévention non violente des conflits. Ce projet était conduit par l’ONG Femmes,
Actions et Développement (ONG FAD) avec l’appui financier de son partenaire
National Endowment for Democracy (NED). Avec un effectif de 257 jeunes filles
leaders au départ. De nos jours, COJEFIL compte 76 membres répartis dans ces
antennes régionales à Maradi, Zinder, Tahoua et Diffa et à Niamey qui son siège.

COJEFIL s’active à développer et promouvoir le leadership et l’autonomisation des

jeunes filles, l’accès des jeunes filles à l’éducation et leur maintien à l’école, leurs
implications dans la promotion de la paix et la mise en œuvre de l’agenda femmes-
paix et sécurité ainsi que leur accès aux informations et services de qualité en lien
avec leur santé sexuelle et reproductive.

De 2015 à 2024, COJEFIL a enregistré ces réalisations :

 14 projets ont été mis en œuvre ;

 223 activités avec les partenaires ;
 25 activités sur fonds propres ;
 Soit 248 activités au total.
 2.1.2. Missions et objectifs

La mission de COJEFIL est :

Un Niger où les jeunes filles jouissent pleinement de leurs droits, particulièrement

l’éducation, la santé et la protection et participent librement aux instances
décisionnelles.

2.1.3. OBJECTIFS

Son objectif général est de promouvoir le leadership et les droits des jeunes filles au
Niger pour contribuer à leur épanouissement afin de leur permettre de participer aux
instances de prise de décision sur le plan national et international.

De manières spécifiques, il s’agira de :

➢ Promouvoir l’éducation de la jeune fille au Niger notamment en milieu rural ;

➢ Sensibiliser les jeunes en particulier les filles sur les Droits et Santé Sexuelle et
Reproductive (DSSR) ;

➢ Contribuer à la mise en œuvre de l’agenda Femmes, paix et sécurité ;

➢ Promouvoir et encourager l’autonomisation des jeunes filles.

2.2. Structure organisationnelle et fonctionnelle

2.2.1. Structure organisationnelle

L’Association COJEFIL est constituée des organes suivants :

 L’Assemblée Générale (AG)

 Le Conseil d’Administration (CA)

 Le Bureau Exécutif National (BEN)

 Des Antennes Régionales : présentent à Maradi, Tahoua, Zinder et Diffa

 Les Conseillers et Personnes Ressources

 Le Commissariat aux Comptes

2.2.2. Structure fonctionnelle

 [Link]. L’Assemblée Générale : Instance suprême de délibération
du comité

L’Assemblée Générale se compose des membres fondateurs, des adhérents à jour

de leur cotisation et détenteur des cartes, du BEN et des conseillers.

Elle se réunit tous les ans en session ordinaire sur convocation du CA et du BEN.

Elle peut se réunir en session extraordinaire à la demande des deux tiers de ses
membres actifs et à jour, ou à la demande du CA.

Un comité chargé des élections sera mis en place et composé de deux

représentantes du BEN et les membres du CA.

Les votes de l’assemblée générale ordinaire sont acquis à la majorité des membres
présents et se font à bulletin secret uninominal sur présentation de pièces d’état civil
légal.

Le collège électoral est composé de tous les membres actifs et à jour du comité et
chaque membre a droit à une voix délibérative.

A titre de ses missions, L’Assemblée Générale :

- Définit l’orientation générale du comité et adopte les textes fondamentaux ;

- Elit pour un mandat de 2 ans renouvelable une fois les membres du BEN
ainsi que les commissaires aux comptes

- Approuve les rapports moraux et financiers préparés par le BEN sur période
écoulée depuis l’assemblée générale précédente

- Examine et adopte le programme et budget préparés par le BEN pour la

période qui s’étend jusqu’ à la prochaine AG

- Fixe le montant des cotisations trimestrielles sur proposition du BEN et ou à la

demande des deux tiers des membres actifs et à jour

- Se prononce sur les sanctions (suspension et exclusion) à prendre contre

certains membres ou statuer sur l’adhésion du nouveau membre

- Décide des relations entre d’autres organisations poursuivant les objectifs

similaires
 - Se prononce sur la dissolution du comité

Les décisions de l’Assemblée Générale sont prises par les deux tiers des membres
présents, actifs et à jour. En cas d’égalité de voix celle de la présidente est
prépondérante.

[Link]. Le Conseil d’Administration : Organe de contrôle et de

suivi

L’ONG FAD constitue le CA. Il a pour rôle de superviser et contrôler la gestion de

COJEFIL.

Il doit contrôler et suivre toutes les activités du comité. Aider et accompagner

COJEFIL dans l’élaboration des projets et les rapports. Il suit le fonctionnement de la
structure.

Il peut être sollicité à tout moment en cas de litige, ou pour toute autre question
organisationnelle.

Le Conseil d’Administration est constitué par :

 La Présidente du CA

 Le SG ou SGA

 Trésorière

[Link]. Le Bureau Exécutif National (BEN) : Organe de conduite des

activités du Comité

Le comité est dirigé par un Bureau de 7 membres élus pour 2 années renouvelables
une fois par l’Assemblée Générale. Les membres sont rééligibles. Il élit en son sein :

 Une Présidente
 Une Secrétaire Générale
 Une Secrétaire Générale Adjointe
 Une Trésorière Générale
 Une Secrétaire chargée à l’information et à la communication
 Une Secrétaire chargée des relations extérieures
 Une Chargée à la consolidation de la paix
Le bureau peut faire appel à toute personne dont il juge les compétences
nécessaires à l’accomplissement de sa mission.

[Link]. Affiliations de l’Association :

• COJEFIL est membre du Conseil National de La jeunesse du Niger

• COJEFIL est membre du cadre de concertation des associations des jeunes

du Niger

• COJEFIL est membre de la plateforme sur le Changement climatique

• COJEFIL est membre de la plateforme vers la fin du mariage des enfants

• COJEFIL est membres du sous cluster protection

• COJEFIL est membre du sous cluster VBG

• COJEFIL est membre du Réseau des jeunes pour la population et le

développement (REJPOD)

• COJEFIL est membre du club des jeunes pour la paix

• COJEFIL est membre du Réseau des Jeunes Ambassadeurs pour la santé de

la reproduction et la Planification Familiale (RJA/SR/PF)

• COJEFIL est membre du Réseau Africain des Jeunes et Adolescents en

Population et Développement (AFRYAN) Niger

2.3. Les activités de COJEFIL depuis 2015

 Don de matériel d’hygiène aux femmes fistuleuses du centre de Niamey en

octobre 2015

 Don de sang au CNTS de Niamey en juillet 2016 ;

 Formation des formatrices des membres du COJEFIL par l’UNFPA et

exécution du projet ILIMIN (formation en leadership des adolescentes) dans
les régions de Zinder, Maradi, Tahoua, Tillabéry sous financement de l’UNFPA
;
 Plantation d’arbres à l’école primaire franco-arabe de Bassora à Niamey, le 3
août 2016, avec pour thème « une cojefilienne, un arbre » ;

 Projet d’appui aux jeunes filles victimes de violences dans les régions de
Zinder et diffa de novembre 2016 à juin 2017 sous financement de NED ;

 Formation en leadership à l’endroit des jeunes filles footballeuses des régions

de Niamey, Agadez, Zinder, Dosso d’avril à juin 2017 sous financement du
Centre Culturel Américain de Niamey ;

 Formation en développement personnel à l’endroit de 25 membres du Comité

de Jeunes Filles Leaders en septembre 2017à Niamey ;

 Formation en leadership et initiation au football des jeunes filles collégiennes

et lycéennes des régions de Niamey et Agadez puis une sélection après
entrainement de 8 jeunes filles âgées de 14 à 17 ans qui bénéficieront d’une
formation de 3 semaines à Atlanta aux USA sous financement de
l’Ambassade des ETATS-UNIS au Niger (octobre 2018) ;

 Fellow-up du projet sur la formation des jeunes filles footballeuses et des

femmes entrepreneures notamment par un renforcement de capacités de
celles-ci en leadership puis une formation en entreprenariat à travers
l’initiation à la fabrication de savon liquide et morceaux à base de moringa et
vaseline respectivement à Zinder, Tahoua et Dosso sous financement de
l’Ambassade des USA au Niger (avril à juillet 2019) ;

 Projet Sister for Sister en consortium avec CNJFL pour la formation en

leadership et en entreprenariat des jeunes filles universitaires de Tahoua,
Tillabery ; Zinder et Mardi puis une sensibilisation sur le maintien de la jeune
fille à l’école et les enjeux du mariage des enfants à Dogo (Zinder) ;
Atchidakohoto (Maradi) ; Kolloma (Tahoua), Sakoira (Tillabery) sous
financement de Girls First Fund;

 Projet C’est la vie Lab : exécuté en consortium avec ONG SONGES,

RATANGA CLUB, CAR/PF sur les DSSR à l’endroit de la communauté de 5
villages de Filingué sous financement de l’ONG RAES,
  En outre, 2 projets sont en processus de convention en consortium avec
d’autres ONG local à savoir le projet de vulgarisation de la série télévisé
C’EST LA VIE financé par l’ONG RAES, le projet FONDEMSAN financé par
l’AFD sur les DSSR des adolescents,

 Diner de réseautage organisé à l’occasion du 5em anniversaire de COJEFIL

pour présenter aux partenaires COJEFIL et ses activités menées.

 Projet Rayuwar Diya Mata: exécuté dans les régions de Maradi et Zinder sur
les DSSR à l’endroit des jeunes scolarisés et non scolarisés sous
financement de EQUIPOP,

 Projet CAFI qui est un projet de lutte contre les VBG au Niger exécuté dans
les régions de Maradi, Zinder, Tahoua, Diffa et Tillaberi à l'endroit des
organisations dirigées par des femmes et filles.

NB : COJEFIL comprend un personnel salarié et stagiaires.

Personnel salarié :

 Une (01) Présidente (poste non salarié)

 Un (01) Comptable
 Une (01) une assistante comptable
 Quatre (04) Cheffe de projet
 Une (01) Assistante projet
 Un (01) Assistant en Suivi-Evaluation
 Un (01) Assistant en communication
 Un (01) Gardien
 Stagiaires :
 Trois (03) Stagiaires en gestion des projets
 Une (01) Stagiaire en comptabilité
 Une (01) Stagiaire en Administration et gestion des organisations

A travers ce chapitre nous avons présenté COJEFIL à travers son historique, ses
missions et objectifs ainsi que sa structure organisationnelle et fonctionnelle. Le
chapitre qui sui traitera des activités effectuées au cours de notre stage puis de
l’analyse des pratiques de gestion administrative au sein de COJEFIL

CHAPITRE 3 : ACTIVITES REALISEES ET ANALYSE DES PRATIQUES

ADMINISTRATIVES AU SEIN DE COJEFIL

3.1. Activités réalisées

 Enregistrement du courrier

En ce qui concerne les courriers, il y’a les courriers arrivés et les courriers départ et
l’enregistrement se fait dans un registre des courriers suivi du numéro de référence
écrit sur la lettre (ex. : 001/cojefil/2025)

- Date de réception/envoi ;

- Expéditeur ou destinataire ;

- Objet du courrier ;

- Reference (si fournie) ;

- Observations / suite donnée.

Chaque courrier doit avoir un numéro unique, classé dans un dossier physique selon
la date ou la catégorie, si c’est un document numérique, ce dernier sera scanné et
rangé puis le soumettre jusqu’à la présidente.

 Compte rendu

Les éléments constitutifs d’un compte rendu :

- Introduction,
- Date ;
- Lieu ;
- Motif ;
- Objectif ;
- Développement ;
 - Points abordés ;
- Description ;

- Echéance ;

- Responsable si possible ;

- Conclusion.

 Rapport :

La rédaction d’un rapport se fait comme suit :

- Introduction;

- Objectif de l’activité;

- Résultats attendus ;

- Déroulement de l’activité ;

- Points forts de l’activité ;

- Difficultés rencontrées ;

- Recommandation (s) ;

- Conclusion.

 Termes de référence

Les éléments d’un TDR :

- Contexte et justification ;

- Objectif général ;

- Objectif spécifique ;

- Résultats attendus ;

- Indicateurs ;

- Méthodologie ;

Saisis :
Saisie (en gestion administrative) signifie l’enregistrement écrit ou numérique d’une
information dans un document ou un système.

Photocopie :

La photocopie c’est la reproduction d’un document papier à l’aide d’une machine

(photocopieuse), pour en faire une ou plusieurs copies.

Scannage :

C’est l’action de numériser un document papier à l’aide d’un scanner pour obtenir
une copie électronique (PDF, image, etc.)

3.2. Analyse des pratiques de gestion administrative

Organisation des taches :

Les tâches administratives sont prises en charge principalement par la secrétaire

générale et quelques membres du bureau. Il n’existe pas de fiches de poste
formalisées, ce qui entraine parfois des conclusions ou un déséquilibre dans la
répartition du travail.

Gestion documentaire.

DOCUMENTS CONSERVE NON CONSERVE

Rapport x

Prosser verbale

Courrier x

REMARQUE :

Les documents (courrier, PV, rapport) sont conservés, mais sans système claire
d’archivage. Certain fichiers éparpillés entre papier et numérique, parfois stockés sur
des appareils personnels. Cela nuit à la conservation.
Planification et suivi des activités

Il n’existe pas de planning annuel formel ni d’outils de suivi. Les réunions se tiennent
régulièrement, mais les comptes rendus ne sont pas toujours produits ou archivés.

Utilisation des outils administratifs

Le COJEFIL utilise peu d’outils numériques. La gestion est majoritairement

manuelle, ce qui ralentit le traitement de l’information et la communication interne.

Communication interne

La circulation de l’information repose sur les discutions orales ou les groupes

WhatsApp. Il manque un cadre clair pour le partage et la traçabilité des décisions.

Points positifs

Bonnes volonté des membres, fortes implication

3.2.1. Description

3.2.2. Remarques

Notre étude nous a permis de faire des remarques et suggestions.

[Link]. Forces

 Resource humaine dynamique

 Respect des procédures administratives et financières

[Link]. Les Faiblesses

 Niveau d’information faible à l’interne

 Feedback de la Responsable de l’organisation tardif

 Insuffisance de renforcement des capacités du personnel

 La non-implication des autres membres de l’équipe dans les activités du

projet
 3.2.3. Suggestions

 Rehausser le niveau d’information à l’interne

 Le feedback de la Responsable de l’organisation doit être spontané ou à

temps

 Renforcer les capacités du personnel sur plusieurs thématiques comme le

développement personnel, prise de parole en public

 Impliquer les autres membres de l’équipe dans les activités du projet

Ce chapitre nous a permis de faire lumière sur les activités que nous avons réalisées
au cours de notre stage et d’analyser les pratiques de gestion administratives à
travers leurs forces et faiblesses. Pour finir, nous avons fait des suggestions pour de
meilleures perspectives.
CONCLUSION GENERALE

A travers ce mémoire, nous avons analysé les pratiques de gestion administrative

au sein du comité de jeune fille leaders (COJEFIL), une organisation engagée dans
la promotion du leadership féminin. Cette analyse a mis en lumière l’importance
d’une gestion administrative efficace pour assurer la bonne marche des activités,
renforcer la coordination interne et améliorer la transparence.

Les résultats ont révélé plusieurs défis, tels que l’absence de procédures
formalisées, la gestion documentaire limitée, le manque de répartition claire des
taches et l’insuffisance des outils adaptés. Malgré l’engagement fort des membres,
ces lacunes constituent un frein au développement durable de l’organisation.

Face à ces constats, des propositions concrètes ont été formulées : formalisation
des procédures, adoption d’outils simples de gestion, Renforcement des
compétences administratives, clarification des rôles et amélioration de la
communication interne.

Ces recommandations, si elles sont mises en œuvre progressivement, pourraient

significativement améliorer la performance de COJEFIL.

Ce travail ouvre la voie à des réflexions plus larges sur le renforcement de capacité
administratives dans les organisations communautaires dirigées par des jeunes. Une
étude future pourrait porter sur l’impact de ces améliorations sur la qualité des
projets mis en œuvre.
BIBLIOGRAPHIE