22 • COMMUNICATIONS D'AFFAIRES

À l'attention de. Cette mention s'inscrit en

minuscules soulignées, deux interlignes
sous la vedette. Dans ce cas. Mesdames,
Messieurs, devient la formule d’appel à
utiliser puisque la lettre s'adresse à un
groupe et non à une personne.
Bureau de demain inc.
Service de l'information
C. P. 921
Longueuil (Québec) H2K 3M4
(2 interlignes)
À l'attention d'un agent d'information
Société Mercier
28, rue Beauregard
Rimouski (Québec) G5L 1P5
(2 interlignes)
À l'attention de Madame Lucie Langlois
- Lorsque l'on confie à une autre personne le
soin de transmettre une lettre, on adresse la
lettre à la ou au véritable destinataire. La
deuxième ligne de la vedette commence
avec l'abréviation a/s de (pour aux soins
de) suivie du nom de la personne qui sert
d'intermédiaire.
Monsieur Yvan Larouche
a/s de Madame France Beaudoin ( irAerrnéciv ava
75, rue Gloria
Québec (Québec) GIR 2K9
Les références
V/Réf.: FK-3218
V/lettre du...
N/Réf.: RMA-274
Ces mentions peuvent servir au classement ou à la
consultation du courrier. La mention Votre référence,
que l'on abrège en V/Référence, V/Réf. ou V/R, peut
correspondre à un numéro de dossier où sera classée une
 LES PARTIES DE LA LETTRE D'AFFAIRES • 23
lettre. De nombreuses entreprises classent désormais leur
courrier à partir de l'objet de la lettre.
Votre lettre du... ou V/Lettre du... indique la date de
la lettre à laquelle on répond.
Notre référence, N/Référence, N/Réf. ou N/R donne
le numéro de dossier de l’expéditrice ou de l'expéditeur.
Ces mentions se placent à la marge de gauche,
quelques interlignes au-dessous de la vedette.
L’obier
Objet: Augmentation des tarifs
Objet: Renouvellement de
votre carte de membre
Cette mention résume le contenu de la lettre^ Même
s'il n'apparaît pas obligatoirement, l'objet peut être très
utile lors de l'ouverture du courrier car il sert de plus en
plus au classement de la correspondance. Il s'inscrit au
centre de la page ou à la marge de gauche selon l'aligne¬
ment choisi, deux interlignes sous la vedette ou la men¬
tion des références. La mention de l'objet s'écrit en
caractères gras avec une majuscule initiale et se termine
sans point. Selon sa longueur, l'objet peut s'inscrire sur
deux lignes, à interligne simple, et être suivi du
soulignement.
L'appel
Monsieur,
Madame la Directrice,
Monsieur le Président et cher ami,
Maître,
Chère collègue,
La formule d’appel est la première salutation. Elle sera
reprise de façon identique lors de la salutation finale. Elle
doit répondre aux règles qui suivent.
- La formule d’appel s'inscrit à la marge de gauche; elle
est précédée de trois ou quatre interlignes et suivie de
deux interlignes.
& - L'appel est suivi d'une virgule.
24 • COMMUNICATIONS D'AFFAIRES
- Si la ou le destinataire a un titre, on l'indique dans
l'appel. Le titre prend la majuscule initiale.
- L'adjectif Chère ou Cher peut être ajouté si l'on connaît
bien la ou le destinataire ou si l'on entretient avec cette
personne des relations d'affaires depuis un certain
temps.
- En français, il ne faut pas faire suivre le titre de civilité
1 du nom de la ou du destinataire. Ainsi, la formule
«Cher Monsieur Tremblay» est à proscrire.
- Quand on écrit à une entreprise ou à un organisme
sans savoir le nom de la ou du destinataire, on utilise
la formule d'appel Mesdames, Messieurs, et on place
les deux termes de cette formule l’un en dessous de
l'autre. L'expression «À qui de droit» est à éviter
comme formule d’appel. À l'intérieur d'une phrase, À
qui de droit peut être employée pour désigner la
personne qui a la compétence pour traiter d'une
question, mais dont l'auteure ou l’auteur de la lettre
ignore le nom.
fe vous serais reconnaissante de transmettre
ma demande à qui de droit.
L'appel varie selon les gens à qui l'on s'adresse. Le
tableau 2.1 présente le titre de diverses personnes de
même que les vedettes et les formules d'appel
correspondantes.
Tableau 2.1
Les vedettes ef les formules d’appel à utiliser selon le fifre des personnes
Titres Vedettes Formules d'appel
Ambassadeur Son Excellence Monsieur Monsieur l'Ambassadeur,
(prénom, nom) ou (Votre) Excellence,
Ambassadeur de (lieu)
Ambassadrice Son Excellence Madame Madame l'Ambassadrice, ou
(prénom, nom) (Votre) Excellence,
Ambassadrice de (lieu)
Avocat Monsieur (prénom, nom) Maître,
Avocat
 LES PARTIES DE LA LETTRE D'AFFAIRES • 25
Tableau 2.1
Les vedettes ef les formules d'appel à utiliser selon le fifre des personnes [suife]
Titres Vedettes Formules d'appel
Avocate Madame (prénom, nom) Maître,
Avocate
Cardinal Son Éminence le Cardinal Monsieur le Cardinal, ou
(jprénom, nom) (Votre) Eminence,
Consul Monsieur (prénom, nom) Monsieur le Consul,
Consul de (lieu)
Consule Madame (prénom, nom) Madame la Consule,
Consule de (lieu)
Député Monsieur (prénom, nom) Monsieur le Député,
Député de (lieu)
Députée Madame (prénom, nom) Madame la Députée,
Députée de (lieu)
Evêque Son Excellence Monseigneur Monseigneur, ou
(prénom, nom) Excellence,
Gouverneur Son Excellence le très honorable Monsieur le Gouverneur
général (prénom, nom) général,
Gouverneure Son Excellence la très honorable Madame la Gouverneure
générale (prénom, nom) générale,
Juge Madame la Juge (prénom, nom) Madame la Juge,
Monsieur le Juge (prénom, nom) Monsieur le Juge,
Lieutenant- L'Honorable (prénom, nom) Monsieur le Lieutenant-
gouverneur, gouverneur,
Lieutenante- L'Honorable (prénom, nom) Madame la Lieutenante-
gouverneure gouverneure,
Maire Monsieur le Maire Monsieur le Maire,
(prénom, nom)
26 • COMMUNICATIONS D'AFFAIRES
Tableau 8.1
Les vedettes et les formules d’appel à utiliser selon le titre des personnes [suite]
Titres Vedettes Formules d'appel
Mairesse Madame la Maire (prénom, nom) Madame la Maire,
ou Madame la Mairesse Madame la Mairesse,
(prénom, nom)
Médecin Madame la Docteure Madame la Docteure, ou
(prénom, nom) Docteure,
Monsieur le Docteur Monsieur le Docteur, ou
(prénom, nom) Docteur,
Ministre Madame (prénom, nom) Madame la Ministre,
Ministre de (nom du ministère)
Monsieur (prénom, nom) Monsieur le Ministre,
Ministre de (nom du ministère)
Notaire Madame (prénom, nom) Madame la Notaire, ou
Notaire Maître,
Monsieur (prénom, nom) Monsieur le Notaire, ou
Notaire Maître,
Premier ministre Monsieur (prénom, nom) Monsieur le Premier Ministre,
Premier Ministre de (lieu)
Première ministre Madame (prénom, nom) Madame la Première Ministre,
Première Ministre de (Heu)
Professeur Monsieur le Professeur Monsieur le Professeur, ou
(prénom, nom) Monsieur,
Professeure Madame la Professeure Madame la Professeure, ou
(prénom, nom) Madame,
Sénateur Monsieur (prénom, nom) Monsieur le Sénateur,
Sénateur
Sénatrice Madame (prénom, nom) Madame la Sénatrice,
Sénatrice
 LES PARTIES DE LA LETTRE D'AFFAIRES • 27
Vous envoyez par courrier recommandé une lettre
à Mme Delphine Gervais, rédactrice en chef des
Publications Médiatexte. Vous lui proposez un
article sur un sujet d'actualité. Voici l'adresse de
son entreprise: 2550, boulevard Henri-Bourassa
Ouest, bureau 207, Montréal. Le code postal est
H4J 2K2. Disposez correctement la vedette,
les mentions, l'objet et la formule d'appel.
Le corps de la lettre
La lettre se divise généralement en trois parties:
l'introduction, le développement et la conclusion.
L’inMucFion
Quelle est la bonne façon de commencer une lettre? Voilà
une question souvent formulée. La clarté, la précision et
la concision étant de rigueur dans les communications
d'affaires, il convient d'aborder directement le sujet de la
lettre.
Si ce n'est déjà fait dans la mention des références,
vous pouvez en premier lieu rappeler la lettre précédente
de la ou du destinataire.
Selon le but de la lettre (offrir, demander, s'excuser,
répondre, etc.), il est possible de se référer à des formules
types d'introduction. Le tableau 2.2 propose diverses
formules d'introduction. Sa consultation vous évitera de
placer dans vos débuts de lettres des expressions
calquées de l'anglais telles fesuite à»\ou l'emploi désuet du
participe présent «ayant». /îl Ao^vC-i^rre.
Avec l'expérience, il est possible que vous en veniez à
délaisser les formules du tableau pour en arriver à
rédiger vos propres débuts de lettres.
28 • COMMUNICATIONS D'AFFAIRES
Tableau 2.2
Les formules d'Inlroducfion de lettres
But Formules
Donner suite à un appel - Au cours de notre entretien du...
téléphonique - Nous nous référons à notre...
- En confirmation de notre...
r> Accuser réception - Nous venons de recevoir...
Recevoir ? - Nous accusons réception de...
- Nous avons le plaisir d'accuser
réception de...
- ... vient de nous parvenir ce matin.
Remercier - Nous vous remercions de...
- Nous désirons vous remercier de...
Demander - Nous vous prions de nous adresser.
- Nous vous serions reconnaissants
de...
- Voudriez-vous avoir l'amabilité de..
- Veuillez nous expédier...
Inviter - Vous êtes cordialement invité à...
- (Nom de l'entreprise) vous invite à...
Informer - Je désire vous informer que...
- Nous avons le plaisir de vous
informer que...
- Nous avons le regret de vous
informer que...
- Permettez-nous de vous signaler...
Confirmer - Nous confirmons...
- A la suite de..., nous avons le plaisir
de confirmer...
Répondre à - Nous nous empressons de
répondre à...
- En réponse à votre lettre du...
- Pour faire suite à votre lettre du...
 LES PARTIES DE LA LETTRE D'AFFAIRES • 29
Tableau 2.2
Les formules d'inttoducNon de lettres [suite]
But Formules
Manifester un désir - Nous aimerions que...
- Veuillez nous faire part de...
- Auriez-vous l'obligeance
de...
Manifester un regret - Nous avons le regret de...
- C'est avec regret que nous devons
vous...
- Nous regrettons...
Manifester une insatisfaction - Nous sommes surprises de...
- Nous sommes dans le regret de...
Prendre connaissance de - C'est avec beaucoup d'intérêt que
nous avons pris connaissance de...
I
- Nous avons pris connaissance de...
S'excuser - Je vous prie d’accepter mes excuses
pour...
Hctivité Quelles formules d’introduction utiliseriez-vous
dans les lettres d'affaires suivantes?
a) Lettre de remerciements.
b) Lettre d'excuses.
c) Lettre d'invitation.
Le développement
1 noc(\ = <L idée On trouve dans le développement Lessentiel de la
communication. Chaque paragraphe expose une idée
distincte. Les éléments d'information se suivent dans un
30 • COMMUNICATIONS D'AFFAIRES
ordre logique. Quel que soit l'objet d'une lettre, le
développement doit amener la ou le destinataire à
comprendre rapidement le sujet traité et le but poursuivi.
La conclusion
Selon le degré de complexité d'une lettre, la conclusion
résume parfois les propos, précise le but de la
communication et incite la ou le destinataire à réagir.
Dans une lettre simple, elle peut se joindre à la formule
de salutation.
Dans l'attente de votre réponse, nous vous prions...
Il existe des formules types de conclusion qui
correspondent à des demandes, des remerciements, des
regrets, des refus, etc. Le tableau 2.3 présente plusieurs
formules de conclusion de lettres.
Tableau 2.3
Les formules de conclusion de lettres
But Formules
Être dans l'attente de Dans l'attente de...
Nous attendons une confirmation...
Nous espérons une réponse dans les
plus brefs délais.
Nous vous remercions de la rapidité
avec laquelle vous nous ferez
parvenir...
Demander un document Je vous saurais gré de bien vouloir
nous retourner...
Veuillez nous retourner, signée, la
formule ci-annexée.
Demander une réponse - Auriez-vous l'obligeance de nous
répondre dans les plus brefs délais?
- Nous vous serions très obligés de
bien vouloir nous répondre avant le..
- Une prompte réponse serait
appréciée.
 LES PARTIES DE LA LETTRE D'AFFAIRES • 31
Tableau 2.3
Les formules de conclusion de lettres [suite]
But Formules
- Veuillez me faire parvenir une
réponse avant le...
Remercier - Avec tous nos remerciements...
- Nous vous remercions de...
Regretter - Nous devons donc, à notre grand
regret,...
- Nous regrettons de ne pouvoir vous
être utiles...
Refuser - (Raison) nous ne pouvons accepter
votre demande.
- Nous regrettons de...
Espérer - Nous espérons que...
- Dans l'espoir de...
- J'ose espérer que vous nous ferez
l'honneur de...
Présenter des excuses - Nous souhaitons que cet incident
n'affecte pas nos relations futures.
I
- Nous regrettons ce malentendu.
- Soyez assurée que nous ferons
dorénavant tout notre possible pour
éviter de telles erreurs.
Rcriviré Quelles formules de conclusion emploieriez-vous
dans les lettres d’affaires suivantes?
a) Lettre de réclamation.
b) Réponse à une demande d'information.
c) Lettre de refus.
 32 • COMMUNICATIONS D'AFFAIRES
La salutation
La salutation est la formule de politesse qui termine la
lettre. Elle varie selon les rapports hiérarchiques et
personnels entre les gens. Par exemple, on peut assurer
une supérieure de sa considération distinguée alors qu'on
se limite à des salutations distinguées entre clients.
La formule de salutation obéit aux normes de
présentation que nous présentons maintenant.
* - Elle reprend intégralement la formule d'appel, cette
dernière prenant la majuscule initiale et étant placée
entre virgules.
» - Elle forme souvent un paragraphe distinct.
»- Selon le titre de la ou du destinataire, elle fait l’objet
d'un choix entre les formules:
• Agréez, recevez, croyez, acceptez;
• Veuillez agréer (croire, recevoir);
• Je vous prie d'agréer (de croire).
- Dans cette formule, le mot sentiments s'utilise avec
l'expression de ou l'assurance de, alors que le mot
salutations est généralement introduit par un verbe.
À l'aide du tableau 2.4, vous serez en mesure d'adopter
une formule convenant au type de lettre que vous
rédigerez.
Tableau 2.4
Les formules de salulalion à utiliser selon les desfinafaires
Pour une supérieure ou un supérieur
Je vous prie d'agréer. Madame la Présidente, l'expression de mes sentiments
respectueux.
Je vous prie de croire, Monsieur mes sentiments les plus distingués,
le Directeur, à (l'assurance de) ma considération distinguée.
ma haute considération.