SAM GP : La Planification et la Gestion des Délais d'un Projet
La réussite d'un projet repose fondamentalement sur le respect des délais. La planification est l'étape
essentielle qui permet au chef de projet d'avoir une vision globale du déroulement du travail jusqu'à la date
butoir.
I. Définition et Ordonnancement des Tâches
A. Définition et Charge de Travail (Journées-Homme)
Un projet est découpé en plusieurs phases, elles-mêmes constituées de tâches.
• Tâche : Correspond à des actions à mener pour aboutir à un résultat (un livrable).
• Charge de travail : Pour chaque tâche, il faut estimer le temps nécessaire, mesuré en nombre de
journées-homme.
Exemple : La tâche « Calculer les coûts » nécessite 3 journées-homme.
Le total des journées de travail est souvent supérieur au nombre de jours disponibles, d'où la nécessité
d'ordonnancer les tâches.
B. Le Principe de l'Ordonnancement des Tâches
L'ordonnancement consiste à organiser et agencer les tâches méthodiquement pour réaliser le projet sur une
durée la plus courte possible. Cela se fait en repérant les séquencements et les parallélismes possibles.
• Tâches Séquentielles : Tâches qui doivent être traitées les unes après les autres car elles dépendent les
unes des autres.
Exemple : La mise en forme de l'emploi du temps ne peut se faire qu'après la réunion de l'équipe pour faire un
choix.
• Tâches Parallèles : Tâches qui peuvent être traitées simultanément car elles sont indépendantes les
unes des autres.
Le parallélisme permet de raccourcir les délais (sans réduire la charge de travail totale) et nécessite parfois
l'intervention de plusieurs personnes.
Exemple : Contacter l'office du tourisme local et contacter l'agence de voyages peuvent se faire en parallèle.
C. Calcul de la Durée d'un Ensemble de Tâches
La durée totale d'un ensemble de tâches dépend de leur nature :
• Tâches simples (séquentielles) : La durée correspond à la somme des journées de travail.
Exemple : Tâche A (1j) puis Tâche B (2j) = 3 jours pour l'ensemble.
• Tâches complexes (avec parallélisme) : La durée est inférieure à la somme des journées de travail. Elle
est déterminée par le chemin le plus long.
Exemple : Tâche A (3j) et Tâche B (1j) en parallèle, puis Tâche C (1j). Durée totale = 3 + 1 = 4 jours.
II. Les Outils de Planification Visuelle
Pour planifier et suivre les délais, deux outils graphiques majeurs sont utilisés : le Chemin Critique et le
Diagramme de Gantt.
A. Le Chemin Critique
Le chemin critique est un concept essentiel pour déterminer la durée minimale et incompressible d'un projet.
• Définition : C'est le chemin le plus long (la succession de tâches la plus longue) d'un projet, du début à
la fin.
• Suivi des délais : Tout retard pris sur une tâche appartenant au chemin critique est intégralement
répercuté sur la durée totale du projet et donc sur sa date de fin.
• La Marge : Les tâches qui ne sont pas sur le chemin critique possèdent une marge. La marge est la
possibilité qu'une tâche soit retardée sans impacter la date de fin du projet.
•
Exemple : Disposer de 3 jours pour préparer une salle alors qu'un seul suffit donne 2 jours de marge.
B. Le Diagramme de Gantt
Le diagramme de Gantt est l'outil visuel le plus utilisé pour la planification.
• Représentation : Il représente les tâches sous forme de barres de longueur proportionnelle à leur
durée.
• Affichage : le Gantt fait apparaître les dates (jours, semaines) sur l'axe horizontal. Il permet de visualiser
les liens de dépendance entre les tâches, les ressources et l'avancement.
o Il utilise des symboles pour représenter un livrable, une date cible ou les liens de dépendance.
Utilisation : Une fois le projet démarré, le diagramme doit être ajusté en permanence pour
assurer un suivi régulier.
III. La Structuration du Projet dans le Temps
Le découpage du projet en étapes permet de mieux le maîtriser.
A. Phases, Livrables et Ressources
La conduite d'un projet repose sur son découpage chronologique en plusieurs phases. Chaque phase doit
préciser :
• Les tâches (ce qui doit être fait).
• Les ressources (avec quels moyens).
• Les livrables (les résultats à produire).
• Les jalons (événement marquant la fin de la phase).
B. Livrables et Jalons
• Livrable : Un résultat (produit, maquette) ou un document (rapport, plan de communication...) qui
marque la fin d'une phase dans le projet. Le livrable est une production réelle, tangible et mesurable.
• Jalon : La fin d'une phase intermédiaire au projet. Il est lié à un événement clé et son passage permet de
contrôler l'avancée ou le retard du projet.
B. La Gestion des Marges et du Risque
La planification permet de prévoir des marges de sécurité et/ou des scénarios de secours à des moments clés.
• Elle permet aussi de mettre en place des indicateurs de contrôle de l'avancement.
• Ces indicateurs mesurent et signalent un éventuel retard, permettant au chef de projet de mettre en
place une solution de secours.
I. Repérer les phases du projet
Le projet est bien avancé et l’entreprise de déménagement est mobilisée pour le 25 juin : quel est le risque majeur
aujourd’hui ?
Pour avoir une vision globale du travail à faire, vous avez découpé votre projet en quatre phases. Proposez un
titre pour chacune d’elles.
Proposez un livrable destiné à marquer la fin de chacune des phases.
II. Mesurer la contrainte de temps
Cinq semaines nous séparent du 25 juin. Combien de jours ouvrés cela représente-t-il ? (Vous tiendrez compte
des week-ends, mais négligerez, par simplification, les éventuels jours fériés.)
Vous avez listé les tâches à réaliser pour chaque phase et avez estimé leur charge de travail à 35 journées. Cela
signifie-t-il que nous ne pourrons pas respecter la date cible du 25 juin ? Justifiez votre réponse.
III. Ordonnancer les tâches
Comparez les tâches C et G. Laquelle est simple, laquelle est complexe ? Justifiez.
Pourquoi faut-il suivre tout particulièrement les tâches situées sur le chemin critique ?
IV. Informer les salariés
. Préparer un diagramme de Gantt
Quelle information n’apparaissant pas sur votre PERT pourrait vous être donnée par un diagramme de Gantt ?
Le diagramme de Gantt renseignerait sur les dates de début et de fin de chaque tâche.
À l’aide de l’ensemble des éléments à votre disposition, repérez les dates de début et de fin pour chaque tâche
(annexe 5 à compléter).
Vous avez affecté quatre journées aux salariés pour trier et emballer leurs dossiers dans des cartons (tâches J et
L). Disposez-vous d’une marge ? Justifiez.
Allez-vous pouvoir rassurer les salariés ?
Préparer un diagramme de Gantt
Quelle information n’apparaissant pas sur votre PERT pourrait vous être donnée par un diagramme de Gantt ?
Le diagramme de Gantt renseignerait sur les dates de début et de fin de chaque tâche.
À l’aide de l’ensemble des éléments à votre disposition, repérez les dates de début et de fin pour chaque tâche
(annexe 5 à compléter).
Saisissez votre planning