[1]

INTRODUCTION
Le programme national de l’enseignement supérieur et
universitaire prévoit une pratique professionnelle pour les
étudiants de L3 Gestion de organisation de santé pour marier la
théorie à la pratique su terrain.
Pour ce qui nous concerne, nous avions été affectés à l’hôpital
général de référence de Bosobe pour effectuer notre stage
professionnelle dans les services financiers dont le but était de
savoir « le circuit financier » d’argent dans une institution
hospitalière, de façon globale, l’ambiance dans laquelle se sont
déroulées les activités, étaient très bonnes. Pour donner aux
lecteurs une idée sur le contenu de ce rapport, il convient de
signaler que hormis la conclusion et les suggestions, ce rapport
comporte deux chapitres à savoir :
 Le premier parle de présentation du lieu de stage
 Le second parlera du déroulement de stage
proprement dit

Objectifs de stage
 [2]

Objectif général :
Ce stage est très important pour un gestionnaire en
formation en vue de s’adapter facilement à la vie
professionnelle, connaître le circuit financier d’une
structure sanitaire et aide l’étudiant à confronter les
enseignements théoriques des différentes unités
d’enseignement telles que : Leadership, prise de
décisions ; le groupe et équipe du travail, technique
d’acquisition des médicaments, processus de distribution
des médicaments, outils de planification dans le domaine
de santé etc. C’est-à-dire concilier la formation en
magistral interactive à la réalité du terrain
Objectifs spécifiques :
Durant le stage, l’étudiant que nous sommes, sera
capable de :
Décrire l’organisation et fonctionnement de différents
services ;
Décrire le circuit financier de la structure ;
Travailler pendant un mois dans différents services ;
Connaître les imprimés utilisés dans le circuit
financier.

CHAP I PRESNTATION DU MILIEU DE STAGE

 [3]

Nous avons passé notre stage à l’hôpital général de

référence de BOSOBE
I.1 Situation géographique
L’hôpital général de référence de Bosobe se trouve en
République démocratique du Congo, province de Mai-ndombe,
territoire de Kutu, chefferie de Batere. Localité de Bosobe dans
la zone de santé rurale de Bosobe
Sa superficie est environs 500 m2 et se trouve dans la
mission protestante construit par les missionnaires Suédois et
Américains
La localité est bornée :
 Au Nord : par la rivière LUKENI à 6km
 Au Sud : par le village de TAMPIETE à 6km
 A l’Est par le village BOSONKINI à 5km
 A l’Ouest par le village de NDUAMA à 3km
Cet hôpital par rapport à celui de BOKORO, se trouve une
distance de 90km, à la rivière KASAI et LUKENI, il est
respectivement de 54 et 6km et pour celui d’OSHWE à une
distance de 85km en aval de Bosobe.
Il est limité au :
 Au Nord par la mission CEBM ;
 Au Sud par le quartier Bosobe I ;
 A l’Est par une piste d’aviation
 A l’Ouest par le quartier Kimbanseke

I.2 HISTORIQUE DE L’HÔPITAL

L’HGR/BOSOBE tire son origine d’un petit dispensaire
crée en 1927 par le couple missionnaire protestant Mr Oscar
ANDERSON (Suédois) et madame Sarah qui travaillait comme
infirmière.
En 1945, ce couple songeait à faire de ce dispensaire un
hôpital, mais le tout premier médecin fut monsieur BACKSTROM
arriva en 1956. Un peu plus tard avec le couple, ils installèrent
une école infirmière à la veille de l’indépendance.
 [4]

En 1968, un américain, Georges BURSUS arriva à l’hôpital

presté ; c’est à son arrivé que l’on enregistre une succession
des médecins tant experts que nationaux.
Actuellement, l’hôpital compte 5 médecins congolais ci-
après :
 Docteur Fiston BOTOKO BOZIKE : médecin chef de zone
 Docteur Pascal, MBEY AKWAVUKU : médecin directeur
 Docteur Didier IKPANKA LEKIE : Médecin chef de staff
 Docteur Jean MBU IMBE : médecin traitant
 Docteur Blaise BOSONKO MENAZOMBLE Médecin traitent.

I.3 LES STRUCTURES FONCTIONNELLES

L’hôpital général de référence de Bosobe est
constitué des services suivants :
a) Les services administratifs qui comprennent :
 Le service de mouvement et statistiques
 Le service de la comptabilité
 Le service de recouvrement
 Le secrétariat
b) Les services médicaux qui comprennent trois
groupes qui sont :
 Les services médicaux hospitaliers où on
trouve :
o La médecine interne homme et femme
o La pédiatrie
o La maternité
 Les services de la consultation externe qui
sont les services des soins ambulatoires et
salle d’urgences
 Les services médicaux d’analyse de
prélèvements :
o La salle d’opération
o Le laboratoire d’analyse de
prélèvements
o Les officines
o L’alphabétisation
 [5]

L’hôpital est constitué des unités fonctionnelles ci-après :

 La chirurgie
 La salle d’opération
 La maternité
 La pédiatrie
 Le laboratoire
I.4 REPARTITION DU TRAVAIL
Il y a trois services ou équipes répartissent le travail
pendant 24H dans cet hôpital :
a. SERVICE I : va de 7h00 à 14h00 : le travail commence
par le culte et le rapport matinal, c’est dans ce service
qu’on retrouve la majeur des infirmiers ;
b. SERVICE II : il s’étant de 14h00 à 21h00 : les infirmiers
qui font le travail, deux consultants les nouveaux cas
saillants de l’hôpital, puis exécutant certains soins
recommandés ;
c. SERVICE II : de 21h00 à 7h00 : c’est la garde, souvent
deux infirmiers aidés par quelques stagiaires sont chargés
de la garde de nuit. Les infirmiers accomplissent tout ce
qui a été recommandé par le service de la journée
Ils élaborent le rapport matinal. Ce rapport permet aux
médecins et autres infirmiers d’avoir une vision générale
de chaque malade et à la fin du rapport, chaque personnel
soignant regagne son poste de travail
I.5 L’EFFECTIF DES AGENTS
L’hôpital général de référence de Bosobe compte en ce
jour 155 agents qui sont repartis de la manière suivante :

o 5 Médecins
o 2 Administrateurs Gestionnaires
o 39 Infirmiers A1
o 19 Infirmiers A2
o 7 Accoucheuses A1
o 17 Infirmiers et accoucheuses A3
 [6]

o 42 Travailleurs Ordinaires
o 22 auxiliaires de santé
o 1 technicien de Laboratoire
o 1 biologiste médical.
 [7]

CHAP II. DEROULEMENT DU STAGE PROPREMENT DIT

Concernant ce chapitre qui parle de déroulement du
stage, nous aurons à traité du circuit financier dans
division de finance qui est composé de deux services :
 Service du budget contrôle
 Service de la comptabilité qui comprend :
 La comptabilité
 La caisse principale
 La caisse recette
 La caisse dépense
 Le recouvrement
 La facturation
II.2 Fonctionnement du service de comptabilité
II.2.a) Présentation
Le service de comptabilité est supervisé par un comptable
qui coordonne les activités, il est secondé par un caissier
principal (central) qui à son tour est secondé deux autres
agents à la facturation.
II.2.b) attributions du comptable
Il a comme attribution principal :
 Superviser la caisse recette et la caisse dépense
 Exercer une suivie permanente des activités de la caisse
principale
 S’assurer journalièrement du classement des documents
des dépenses qui soumet à la signature de
l’Administrateur gestionnaire et du médecin directeur.
 Contrôler le bilan et le compte d’exploitation
 Journaliser et exécuter le budget de fonctionnement
gestionnaire et du médecin directeur
 Rendre directement compte à l’Administrateur
gestionnaire qui à son tour rend au médecin directeur et
de la situation de la caisse, recette et de la caisse
dépense.
II.2.c) description des documents utilisés
 [8]

Le service de comptabilité de l’HGR BOSOBE utilise les

documents ci-après :
 Le rapport de caisse : c’est le registre qui donne la
situation journalière des dépenses et des recettes
Il se présente comme suit :
Date Libellé Comte N° Recette Dépense
pièce en FC en FC
02/12/202 Labo- 71.2 0025 387 250 55 850
3 savon 001

Le rapport financier annuel : il se présente de la

manière suivante :
Débit Crédit
Libellé Libellé Montant
Montant
Consultation 5.926. Payement/ 234. 38. 970
572 FC agents FC

Le compte d’exploitation : reprend toutes les recettes et

dépenses de l’HGR au cours d’un mois :
Charg Montant Produits Montant
e
Capital 8.926.562 FC Charge d’exploitation 12.138.560

 Le bon d’entrée caisse

 Le bon de prélèvement : sert au bénéficiaire en
possession des fonds demandé à la caisse.
CAISSE PRINCIPALE
La caisse centrale ou la caisse principale est supervisée
par un caissier principal, aidé dans ses contions par deux
subordonnés. Il reçoit de ce dernier le rapport journalier des
situations de la caisse à la fin de la journée.

Attributions de la caisse principale

 [9]

L’attribution de la caisse principale est d’encaisser tous les

fonds général par le centre (toutes les entrées) il fait
notamment à travers les activités suivantes :
 Journaliser toutes les entrées et sorties des fonds
(rapport de caisse)
 Clôturer journalièrement le livre de caisse de
comptabilité et archive
 Présenter chaque matin le rapport de caisse auprès
de l’Administrateur gestionnaire après vérification par
le comptable ; garde les fonds (recette) dans le coffre
 Effectuer les dépenses des besoins de la caissière
subordonnée chargé des dépenses ; journalier et
enregistrer toutes les dépenses effectuées sur l’ordre
de l’administrateur gestionnaire et du médecin
directeur ;
 Assurer le classement de la pièce comptable.
Description des documents
Quatre documents sont tenus par la caisse principale ; il
s’agit de :
 Rapport de caisse
 Bon d’entrée de caisse
 Bon général des dépenses
 Registre de caisse et recette et dépense
Matériels
 Calculette
 Classeur
 Agrafeuse
Caisse de dépense
Attributions :
 Assister la caisse principale dans l’exécution des
dépenses
 Effectuer toutes les dépenses journalières autorisées par
les autorités compétentes de l’hôpital
 Exécuter les différentes dépenses ordonnées en
s’adressant au caissier principal
 Réunir chaque matin, les états des besoins avec
l’Administrateur gestionnaire les priorités de la journée
 [10]

 Etablir le bon des dépenses et prélèvement et faire signer

le bon par le médecin directeur et bénéficiaire lui-même.

Caisse recette
Attributions :
 S’occupe de la perception des recettes de l’hôpital
 Verser l’argent auprès de la caissière principale à la fin de
la journée
 Libérer directement les fonds sur base des bons de
dépenses prélevées
Documents utilisés
 La grille de facturation : c’est un document représentant le
tarif des différents services et actes médicaux
 La fiche de traitement
 Le registre des fiches
 Le carnet de bar
 Le cahier registre de rapport journalier
Matériels
 La calculette
 Le cachet
 L’agrafeuse
II.2 la facturation
Attributions :
La cellule de la facturation s’occupe de la facturation de
tous les actes médicaux posés à l’hôpital général de référence
de BODOBE, elle s’occupe de l’accouchement par cas selon que
l’accouchement est dystocique
Documents utilisés
Comme documents utilisés, la facturation dispose :
 La calculette
 Le classeur
II.3 Le service budget contrôle

1. Présentation
Le service du budget contrôle a comme attribution :
 [11]

 Elaborer les états de besoins de dépense mensuelle

 Etablir le plan de décaissement
 Contrôler l’exécution budgétaire
 Contrôler et suivre le service générateur de recette
 Veillez au respect des procédures et des instructions en
matière de finance publique
 Procède à l’imputation des dépenses et recettes selon la
nomenclature
 Enregistrer toutes les recettes, des dépenses et établir le
rapport d’exécution des prévisions recette et de dépense
 Rendre compte des activités à l’administrateur
gestionnaire et au médecin directeur.
Documents utilisés
Comme documents utilisés, il y a :
 Le registre des recettes
 Le registre des dépenses
 Le cahier centralisateur des états des besoins
journaliers
 Le rapport de caisse effectué par le caissier principal
 Le bon de prélèvement dont il faut vérifier l’authenticité
Outils de travail :
Comme dans tous les autres services, les outils utilisés
dans le service de budget contrôle sont :

 Le stylographe
 Le classeur
 La calculatrice
II.4 service de pharmacie
Au cours de notre stage, nous avons eu à participer à la
gestion des médicaments, les points ci-après ont été passés en
revue :
a) La sélection des médicaments à la pharmacie de l’HGR
BOSOBE
b) L’approvisionnement des médicaments à l’HGR BOSOBE
c) L’enregistrement des médicaments
d) Le classement des médicaments
e) La distribution des médicaments
 [12]

Sélection des médicaments à la pharmacie

Tout pharmacien responsable demande aux différents
services de faire leurs états de besoins selon les médicaments
utilisés. On établit dans chaque service une liste des
médicaments selon son état de besoin et le responsable de
chaque service vient la déposé à la pharmacie ; le responsable
du service de la pharmacie consolide les tous sur une même
liste.
L’approvisionnement des médicaments la
pharmacie :
Après lui avoir donné l’argent, le responsable du service de
pharmacie aura une liste et fait la ronde des dépôts
pharmaceutiques de la ville ; il choisit les médicaments
demandés et enfin il fait le choix des produits les moins coûteux
mais des meilleures qualités puis il procède à l’achat des dits
produits.
L’enregistrement des médicaments :
Pour faire entrer les médicaments à la pharmacie, on
procède de deux manières :
 On enregistre d’abord dans un cahier qu’on appelle
registre des médicaments
 La date d’entrée des médicaments
 Le nom des médicaments
 Le prix d’achat unitaire des médicaments entrants
 Le nom du fournisseur, ensuite ils sont enregistrés sur la
fiche de stock des médicaments. Chaque type de
médicament est réservé une fiche de stock spécifique.
Cette fiche porte six rubriques.

Classements des médicaments

Pour classer les médicaments, on procède de deux
manières :
 [13]

a) Classement par ordre alphabétique : dans ce

classement, on met sur la même étagère tous les
médicaments dont le nom commence par une même
lettre alphabétique
b) Classement par Thérapeutique : dans ce classement,
on met sur une même cage tous les médicaments
similaires ayant le même effet thérapeutique et plus
technique que le classement par ordre alphabétique
qui lui est plus administratif.
La distribution par ordre thérapeutique :
Pour procéder à la distribution des médicaments des
documents nous intéressent sont les suivants :
 Un cahier de réquisition : que doit tenir chaque
service technique en rapport avec la pharmacie de
l’HGR ;
 L’ordonnance médicale : que doit présenter chaque
malade interne ou externe au guichet de la
pharmacie.
II.5 Description du circuit financier de la perception des
recettes à l’exécution des dépenses
La perception des recettes ce déroule au niveau de la
caisse centrale. Dans la caisse, les recettes provenant de :
 Malade qui vient pour la consultation et traitement, celui-ci
achète la fiche du traitement et diagnostic. Il ; paye pour
accéder aux services médicaux et médico-techniques.
 La consultation prénatale et préscolaire au service du soin
maternelle et infantile (soumis) : ici le patient achète la
fiche de consultation prénatale ; la mère achète la carte de
consultation préscolaire et paye les frais de consultation.
 Le payement des factures des accouchements
 L’achat de duplicata de certificat de naissance, de décès
et d’aptitude physique à la fin de la journée le caissier fait
le rapport au caissier principal qui contrôle la situation des
espèces, garde l’argent dans la coffre-fort et fait le rapport
au comptable
 [14]

NB : tous les payements à la caisse centrale se fait

moyennant délivrance d’un reçu de caisse (la quittance)
Exécution des dépenses :
Elles sont exécutées en fonction des états de besoin de
chaque service de l’HGR. Le service de budget contrôle reçoit
de chaque service ses états de besoin, son annexe au bon de
prélèvement des dépenses qui doivent comportées pour une
exécution conforme.
La signature d’un chef du budget contrôle, de
l’Administrateur gestionnaire, du médecin directeur et du
bénéficiaire.
Après valorisation de ce bon, le service du budget contrôle
tire ce qui sont prioritaires ou urgences à servir le même jour,
ils remettent ensuite à l’administrateur gestionnaire qui lui
aussi tire les urgences et en fonction de la recette disponible,
pose sa signature et le soumet à la signature du médecin
directeur. Ces bons reviennent au service du budget contrôle
qui les envois au service d’intendance prélever les fonds et
achète les matériels demandé, réquisitionne les matériels
demandé.
III. Les activités réalisées pendant le stage
Pendant notre stage, nous avons réalisé les activités
suivantes :
 Remplir les fiches de consultation prénatale
 Remplir les fiches de consultation préscolaire
 Remplir las fiches de consultation
 Remplir le bon de sortie pour la maternité
 [15]

Critiques et suggestions
Au cours de notre stage de vacance, nous avons pu
remercier certaines défaillances pouvant nous permettre de
formuler les quelques observations et recommandations, enfin
d’aider l’HGR à améliorer ses services en particulier, le service
de finance et son rendement ainsi lançons-nous un appel à
l’autorité politique et sanitaire d’équipe de l’HGR en matériels
informatique pour faciliter leur tâche et de motiver les
personnels de façon satisfaisante.
Mais conformément aux enseignements donné dans le
cours d’administration hospitalière, les autorités ne disposent
pas les moyens possibles pour le bon fonctionnement de l’HGR,
il convient de dire que l’autorité de l’HGR BOSOBE, ont
l’obligation de disposer les moyens possibles pour le bon
fonctionnement de l’HGR.
Nous avons également fait un tour au service de
comptabilité, où nous avons précisément fait ce qui suit :
 Remplir les registres des dépenses et recettes
 Remplir des rapports de caisse
 [16]

Conclusion
Nous voici arrivé au terme de notre rapport de stage de
pratique professionnelle qui s’est déroulé à l’HGR BOSOBE.
Ainsi, nous étions affectés dans différents services ayant
rapport avec le circuit financier et gestion des médicaments de
l’hôpital notamment le service de la facturation, caisse,
comptabilité, le recouvrement et la trésorerie et la gestion des
médicaments dans la pharmacie.
Les activités de ces différents services sont bien exercés
surtout que les personnes qui les assurent ou reçu une
formation de qualité. De ce côté, nous pouvons féliciter l’équipe
qui y travail.