Leçon 2 : Evolution des SI
I- Un rôle de plus en plus stratégique :
Le concept de chaîne de valeur (Michael Porter, 1986) : chaque élément apporte une valeur à
optimiser
Investir dans les technologies informatiques doit créer une valeur économique réelle :
- Améliorer le positionnement de l’entreprise sur le marché
- Réduire les coûts et/ ou augmenter les revenus
- Faciliter la prise de décision des gestionnaires
Exemple : analyse automatisée des ventes à partir des articles scannés en caisse : gestion efficace des
stocks, réapprovisionnements et publicités
La stratégie doit être appliquée à tous les niveaux de la chaîne de valeur
II- Vers la dématérialisation :
Définition : transformer les informations en données numériques et dématérialiser les processus ,
documents et échanges dans l’entreprise.
Marché : estimé à 4 milliards d’euros en 2012 en France (Markess International)
Avantages attendus :
- Economies financières
- Réduction du personnel pour tâches peu créatrices de valeur
- Gain de temps et de place
- Circulation plus rapide des documents
- Intégration rapide dans le SI
- Facilitation des déclaration administratives (TVA, URSSAF…)
Risques à surmonter :
- Sécurité des échanges
- Besoin de supports de stockage (interne ou cloud)
- Risque de pertes ou vol de données
- Respect des contraintes légales (signature électronique)
- Formats compatibles nécessaires (pas tous les JPEG ou PDF)
- Traçabilité à mettre en place
- Protection des données personnelles
- Résistance au changement et attachement au papier
Exemple de dématérialisation : la fonction RH
Objectif stratégique :
- La dématérialisation RH permet de réduire les tâches administratives et de recentrer la
fonction RH sur la stratégie et le conseil
- Outils utilisés : SIRH, Cloud computing, OCR, Lad/Rad, coffre-fort électronique, journal
numérique
- Obstacles : attachement au papier, craintes sur la sécurité, double flux (papier + numérique)
- Nécessité d’un accompagnement au changement et d’une communication efficace
Historique et pratiques :
- Déjà largement numérisés : demandes de congés, processus de recrutement
- Outils modernes : portails SIRH, sites de recrutement, blogs, intranets
- Résultat : fonction RH plus stratégique rôle de conseil auprès de la direction et des
collaborateurs
Missions stratégiques et documents légaux :
- Dématérialisation des échanges avec partenaires et administration (ex Net- [Link]
pour les déclarations sociales)
- Documents à valeur légale : bulletins de salaire dématérialisés possibles depuis 2009 avec
accords des salariés
- Utilisation de signature électronique et coffres-forts numériques pour assurer la valeur
juridique et la traçabilité
Dématérialisation à la source
Deux méthodes :
1. Numérisation de documents papier existants, archivée manuellement ou automatiquement
2. Dématérialisation à la source : création et traitement du document entièrement numérique,
avec certification et horodatage à chaque étape
La deuxième méthode est la plus efficace mais nécessite plus de moyens techniques et
organisationnels
Bénéfices :
- Efficacité : gain de temps et simplification du traitement des documents (ex Canal + : 1,5 jour
économisé par mois pour 12 membres de l’équipe)
- Accessibilité : accès permanent aux documents RH archivés
- Délais réduits : raccourcissement des délais de réponse
- Amélioration de la gestion documentaire et du contrôle des processus RH
- Avantages pour managers et salariés :
o Gestion dématérialisée des congés : gain de temps
o Saisie/ modification des données personnelles par les salariés : moins d’erreurs et
processus déconcentrés
Economies budgétaires :
- Réduction des coûts d’impression et de traitement papier
o Ex RTE : dématérialisation des élections professionnelles : coût divisé par 5
- Gestion autonome par les salariés et managers des formations – gain de plus de 20
équivalents temps plein
- Gains financiers estimés : 15 à 20 % par rapport aux processus non dématérialisés
Résistance culturelle des salariés
- Retour sur investissement souvent long : gains visibles après 2 à 3 ans
- Projets principalement dans les grandes entreprises (5000 à 10 000 employés)
- Attachement au papier et perception d’une charge supplémentaire – phénomènes de double
flux
- Cloud computing permet un déploiement moins coûteux et plus rapide
Conditions de réussite :
1. Dépasser l’obstacle culturel :
- Rassurer les collaborateurs sur la sécurité des données (cryptage, coffre-fort électronique)
- Expliquer les avantages pour chaque salarié et pour l’entreprise
- Montrer l’outil comme un moyen de faciliter la prise de décision des managers
2. Communication et accompagnement au changement :
- Projet porté par les RH et soutenu par la direction générale
- Utilisation de portails, RH, blogs, intranet pour informer les collaborateurs
- Ex RTE : plan d’accompagnement impliquant le management, qualité des données, meilleure
visibilité sur l’équipe