Tutoriel pour gérer une association

avec Access

Comptabiliser les dons reçus en espèces ou par

banque et produire les attestations fiscales
Claude Leloup
 Cette application comportera :
- un formulaire pour enregistrer les coordonnées des
différents intervenants ;
- un formulaire pour comptabiliser les opérations
contre espèces et un autre pour les opérations via la
banque ;
- un processus pour l'envoi des attestations fiscales
par la poste ou par e-mail ;
- un processus pour l'envoi ciblé de courrier ;
- quelques états.
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Titre : Tutoriel pour gérer une association avec Access

Auteur : Claude Leloup
Parution : 20 avril 2015
Licence : Les sources présentées sur cette page sont libres
de droits et vous pouvez les utiliser à votre convenance. Par
contre, la page de présentation constitue une œuvre
intellectuelle protégée par les droits d'auteur. Copyright ®
2015 Claude Leloup. Aucune reproduction, même partielle, ne
peut être faite de ce site et de l'ensemble de son contenu :
textes, documents, images, etc. sans l'autorisation expresse
de l'auteur. Sinon vous encourez selon la loi jusqu'à trois ans
de prison et jusqu'à 300 000 € de dommages et intérêts.
Sommaire
I. Prérequis
II. Quelles sont les données à gérer ?
II-A. Les acteurs intervenant dans l'association
II-B. Les flux financiers
III. Des formulaires pour peupler les tables
III-A. fContacts
III-B. fBanque et fCaisse
III-C. Quelques commentaires techniques
III-C-1. Les images ne sont pas dans la base
de données
III-C-2. Se positionner sur un enregistrement
précis
III-C-3. La hauteur des sous-formulaires
s'adapte suivant le nombre d'enregistrements
IV. Confection des attestations
IV-A. Le défi
IV-B. Le modèle de base
IV-C. Un petit clic, mais un paquet de code
IV-D. Construction d'une table tProvisoire pour
le publipostage
IV-D-1. La requête rCreatProvisoire
IV-D-2. On ajoute une colonne NuméroAuto
à la table tProvisoire
 IV-D-3. À ce stade, voici à quoi ressemble
tProvisoire
IV-E. Une procédure pour publiposter les lettres
qui seront mises sous pli
IV-E-1. Les étapes
IV-E-2. Le code
IV-F. Une procédure pour publiposter des
lettres qui seront envoyées par e-mail
IV-F-1. Les étapes
IV-F-2. Le code
V. Archivage des attestations fiscales
VI. Envoi de courrier ciblé
VI-A. Le formulaire fEnvoiCourrier
VI-B. Le code
VII. Quelques états
VII-A. Un premier choix
VII-B. Le code associé aux listes présentées ici
VIII. Deux bases : une dorsale et une frontale
IX. Une arborescence particulière
IX-A. Adaptation automatique de la liaison
dorsale/frontale, si changement de localisation
X. Téléchargement
XI. Remerciements
I - Prérequis
Ce tutoriel s'adresse à des utilisateurs qui maitrisent déjà les bases
du logiciel Access.

Pour vérifier votre niveau, parcourez ces tutoriels :

si vous les comprenez facilement, vous êtes OK et si
ce n'est pas le cas, insistez :
- pour commencer : Maxence Hubiche Access - Les
Bases ;
- pour construire des requêtes : Jean Ballat Créer
des requêtes simples ;
- pour construire un formulaire :Jean-Philippe
Ambrosino le chapitre 2-1-2 de Mise en surbrillance
d'un enregistrement dans un formulaire ;
- pour le VBA : Olivier Lebeau Initiation au VBA
Office.
II - Quelles sont les données à gérer ?
II-A - Les acteurs intervenant dans l'association
Leurs coordonnées classiques : identité, adresse (pour leur faire
suivre l'attestation fiscale, envoyer de l'info…).
Leur rôle : donateur, parrain, administrateur… (pour leur envoyer
des infos ciblées).
Leurs engagements (quoi, depuis quand, jusqu'à quand).
Pour donner une idée :
II-B - Les flux financiers
D'où vient l'argent : qui a donné ? Quand ? Et pour quoi faire ?
(Cotisations, parrainage, marchés de Noël, soirées spaghetti…)
Ce qu'on a fait de l'argent collecté : quand ? Pour quel objet ?
(Aide aux démunis, frais de fonctionnement divers…)
Pour donner une idée :
III - Des formulaires pour peupler les tables
III-A - fContacts

- Dans un premier temps avec comme source tContacts

- Parallèlement, un formulaire sfEngt avec comme source tEngts

 - On glisse et dépose le second dans le premier

et comme les tables sont liées entre elles, on obtient un formulaire

père/fils
 Si cette technique ne vous est pas familière, voyez
ce tutoriel Comment classer les données dans des
tables liées et construire un formulaire père/fils

Et nous obtenons ceci :

N.B. L'image anticipe un peu : le sous-formulaire fils sfDonContact

sera ajouté plus tard en usant de la même technique.
 III-B - fBanque et fCaisse

L'idée est de concevoir des formulaires :

- qui permettent de saisir les entrées et sorties de fonds en les
classant par nature (cotisations reçues, octrois d'aide financière, frais
de fonctionnement…) comme dans une comptabilité en partie double ;
- qui incluent un système d'autocontrôle. Par exemple, si le
formulaire fbanque restitue le cumul des entrées et sorties qui y sont
enregistrées et que cette somme correspond au solde renseigné à
l'extrait délivré par la banque, il y a de fortes chances que l'encodage
soit complet.
De même pour les espèces en caisse
III-C - Quelques commentaires techniques
III-C-1 - Les images ne sont pas dans la base de
données

Elles sont logées dans un sous-répertoire IMAGES.

À l'ouverture du formulaire, ce code
Private Sub Form_Open(Cancel As Integer)
Call AmnImages
End Sub
La routine appelée est logée dans le module mImages.
Le principe est le suivant :
- le contrôle image a cette structure
 - à l'ouverture du formulaire (ou de l'état), la routine AmnImages
repère tous les contrôles de type image dans le formulaire et adapte
leur propriété Image (Picture) en modifiant le chemin de l'image à
afficher

Extrait de la routine AmnImages

For Each Ctrl In [Link]
If [Link] = "(aucune)" And Ctrl
[Link] = [Link] &
End If
Next Ctrl
Vous trouverez plus de détails sur cette routine dans cet autre
tutoriel : Stockez les images statiques de vos formulaires et états
Access hors de la base de données.
III-C-2 - Se positionner sur un enregistrement précis
 Quand l'utilisateur a choisi un contact dans la liste, le contrôle
cboNomPrenom contient la clé de ce contact tContactsPK

Pour se positionner sur l'enregistrement choisi, remettre la zone de

liste modifiable à Null et donner le focus sur le nom et prénom :
Private Sub cboNomPrenom_AfterUpdate()
[Link] "txttContactsPK"
[Link] [Link]
[Link] = Null
[Link]
End Sub
 III-C-3 - La hauteur des sous-formulaires s'adapte
suivant le nombre d'enregistrements

Ceci pour que la ligne « Total » colle à la dernière ligne du détail.

En bref, la hauteur du conteneur dépend du nombre enregistrements
du formulaire fils. On place dans le formulaire « père » une limite au-
delà de laquelle on veut stopper la progression. Une barre de
défilement verticale se met alors en place.
 Le processus d'adaptation est déclenché à chaque affichage d'un
enregistrement du père
Private Sub Form_Current()
'Moduler la taille des sous-formulaires
Call AmenagerTailleSF([Link], "CTNRsfDonsC"
Call AmenagerTailleSF([Link], "CTNRsfAutresRec
Call AmenagerTailleSF([Link], "CTNRsfFraisC"
[Link]
End Sub
et à chaque ajout ou suppression d'un enregistrement dans le fils
Private Sub Form_AfterDelConfirm(Status As
Call AmenagerTailleSF([Link], Me
[Link]
End Sub

Private Sub Form_AfterInsert()

 Call AmenagerTailleSF([Link], Me
[Link]
End Sub
La procédure AmenagerTailleSF() est logée dans le module
mTailleSF.
Un commentaire détaillé de ce code peut être consulté dans ce
tutoriel.
IV - Confection des attestations
IV-A - Le défi
En un clic sur un bouton, les attestations fiscales de l'année sont
confectionnées,
- sur papier pour chaque donateur sans adresse e-mail ;
- sous forme d'un PDF, joint à un mail pour les autres.

Nous allons piloter un publipostage Word depuis Access.

IV-B - Le modèle de base
Voici comment il se présentera :

Si la technique ne vous est pas familière, voyez une

description dans ce tutoriel.
 Nous devons donc construire une table qui contiendra pour chaque
donateur :
Nom de la colonne Contenu
4 lignes
Civilité, prénom, nom
Donateur Adresse
Complément d'adresse éventuel
Code postal, localité
Annee L'année des dons
NumOrdre Une numérotation continue
Total Le total des dons

Pour chaque don

Detail
La date, le mode, le montant
IV-C - Un petit clic, mais un paquet de code
 IV-D - Construction d'une table tProvisoire pour le
publipostage
IV-D-1 - La requête rCreatProvisoire
SELECT DISTINCT CLng([tContactsFK]) AS ContactsFK
FROM tCivilites INNER JOIN (rdonContact INNER
WHERE (((Format([DonDate],"yyyy"))=[Quelle année

Cette transformation en Long pour éviter que la colonne créée

soit NuméroAuto .
& Car(13) & Car(10) provoque un saut à la ligne lors
de l'impression.
La fonction Detail()
 1. Public Function DetailDons(tContactsPK As
2. Dim sSql As String
3. Dim rs As Recordset
4. sSql = "SELECT [Link], Forma
5. & "[Link], tDonModes.
6. & "FROM rdonContact INNER JOIN tDonMod
7. & "ON [Link] = t
8. & "WHERE tContactsFK =" & tContactsPK
9. & " ORDER BY [Link];"
10. Set rs = [Link](sSql)
11. Do Until [Link]
12. DetailDons = DetailDons & rs("DonDate") &
13. [Link]
14. Loop
15. End Function
Explication du code
1-2 : la définition d'une variable de type Recordset implique d'ajouter
la bibliothèque Microsoft DAO x.x Object Library au
projet
 4-9 : on construit le SQL d'une requête qui aurait cet aspect si on
appelait la fonction comme ceci DetailDons(1,2014)

donc une requête qui ramène tous les dons reçus de la part du
donateur 1 pour l'année 2014.
10 : on crée un jeu d'enregistrements (recordset) avec ce SQL.
 11-14 : on lit un à un les enregistrements et pour chacun (12), on
concatène la date, le mode et le montant.
En l'occurrence, la fonction donnerait ceci :

IV-D-2 - On ajoute une colonne NuméroAuto à la table

tProvisoire
Avec ce code
[Link] "ALTER TABLE tProvisoire ADD COLUM
IV-D-3 - À ce stade, voici à quoi ressemble tProvisoire
IV-E - Une procédure pour publiposter les lettres qui
seront mises sous pli
IV-E-1 - Les étapes

IV-E-2 - Le code
1. Public Sub PubliPapier(Genre As String)
2. Dim objWord As [Link]
3. Dim NomDoc As String
4. Dim ModeleDoc As String
5. Dim SavedDoc As String
6.
7. 'Ajuster les paramètres en fonction du Genre
8. '-------------------------------------------
9.
10. Select Case Genre
11.
12. Case "Attestations"
13. ModeleDoc = [Link] & "\ATTESTATION
14. SavedDoc = [Link] & "\AEnvoyer\Att
15. 'Créer la table tPubliPapier
16. [Link] False
17. [Link] "SELECT tProvisoire.*, tConta
18. & "FROM tContacts INNER JOIN
19. & "ON [Link] =
20. & "WHERE tContacts.Courriel1
21. [Link] True
22.
23. Case "ArchivAttest"
24. [Link] False
25. [Link] "SELECT tProvisoire.*, tConta
26. & "FROM tContacts INNER JOIN
27. & "ON [Link] =
28. [Link] True
29. ModeleDoc = [Link] & "\ATTESTATION
30. SavedDoc = [Link] & "\ATTESTATIONS
31. & DLookup("Annee", "tPubliPapier
32.
33. Case "Courrier"
34. ModeleDoc = Forms!fEnvoiCourrier!txtCheminDoc
35. SavedDoc = [Link] & "\AEnvoyer\Cou
36. [Link] False
37. [Link] "SELECT * INTO tPubliPapier "
38. & "FROM tCourrier WHERE tCourrier
39. [Link] True
40.
41. End Select
 42.
43. 'Publiposter
44. '-----------
45. Set objWord = New [Link]
46. With objWord
47. ' Ouvrir le document modèle
48. .[Link] ModeleDoc
49. .[Link]
50. Name:=[Link], SQLStatement:=
51. .[Link]
52. .ActiveDocument.SaveAs2 SavedDoc
53. .[Link]
54. End With
55.
56. ' Fermer et libérer les objets
57. '-----------------------------
58. [Link]
59. Set objWord = Nothing
60.
61. 'Supprimer la table tPubliPapier
62. '-------------------------------
63. [Link] acTable, "tPubliPapier"
64.
65. 'Montrer le résultat du publipostage
66. '-----------------------------------
67. Shell "C:\WINDOWS\[Link] " & SavedDoc
68.
69. End Sub
Commentaire du code
1 : cette routine contient un paramètre qui renseigne le genre de
document à publiposter.
Ici, il s'agira de « Attestations », d'autres cas seront évoqués plus loin
ici et ici).
2-5 : on définit des variables, dont
Dim objWord As [Link] qui implique que l'on
ajoute la bibliothèque Microsoft Word xx.x Object Library au projet
(« xx.x » correspond à la version installée sur votre machine)

10-41 : on ajuste le contenu de certaines variables en fonction du

paramètre.
13 : dans notre cas, le document modèle décrit plus haut a été logé
dans le sous-répertoire « ATTESTATIONS » et s'appelle
« [Link] ».
14 : le document issu du publipostage sera logé dans le sous-
répertoire « AEnvoyer » et s'appellera
« [Link] ».
17-20 : on crée une table tPubliPapier, le SQL correspond à cette
requête :
 En clair, on prend dans tProvisoire tous les contacts qui n'ont pas
d'adresse e-mail.
22-41 : ces instructions concernent d'autres valeurs du paramètre.
43-54 : le publipostage proprement dit :
45 : on interface Access avec Word ;
48-53 : on déclenche la procédure de publipostage dans Word, avec
le document ModeleDoc et on loge le résultat à l'adresse SavedDoc.
58-59 : on referme Word et on libère la mémoire.
63 : on supprime la table tPubliPapier désormais inutile.
67 : on ouvre le document à publiposter : l'utilisateur n'a plus qu'à
l'imprimer et à le mettre sous enveloppe.

Remarquez cette syntaxe « passe-partout »

Shell "C:\WINDOWS\[Link] " & LeCheminD
Cela correspond à un double-clic sur le fichier
quand vous êtes dans Explorer : le fichier s'ouvre
avec le programme qui lui est associé.
IV-F - Une procédure pour publiposter des lettres qui
seront envoyées par e-mail

Pour utiliser le code suivant, vous devez disposer

de PDFCreator, c'est un programme gratuit qui vous
permet d'installer une imprimante qui, au lieu de
produire du papier, crée un fichier .pdf.
Chercher sur internet un endroit pour le
télécharger.
Voici les paramètres qui ont été choisis pour
l'installation : l'enregistrement automatique dans le
répertoire C:\PDF\(1)
Menu Imprimante > Options > Enregistrement
automatique
IV-F-1 - Les étapes
Préparer le terrain
Boucler pour publiposter un à un et envoyer par e-mail
Faire le ménage avant de partir

IV-F-2 - Le code
 1. Public Sub PubliMail(Genre As String)
2. Dim objOutlook As [Link]
3. Dim MonMessage As Object
4. Dim wsn As Object
5. Dim rst As Recordset
6. Dim sImprDefaut As String
7. Dim oFSO As [Link]
8. Dim oFld As Folder
9. Dim oFl As File
10. Dim objWord As [Link]
11. Dim NomDoc As String
12. Dim ModeleDoc As String
13. Dim NomPDF As String
14. Dim ObjetMail As String
15. Dim MessageMail As String
16.
17. 'Assigner l'objet Outlook et Word
18. Set objOutlook = New [Link]
19. Set objWord = New [Link]
20.
21. 'Changer l'imprimante par défaut
22. '-------------------------------
23. 'Mémoriser l'imprimante par défaut
24. sImprDefaut = ImprimanteParDefaut()
25. 'PDFCreator comme imprimante par défaut
26. Set wsn = CreateObject("[Link]"
27. [Link] "PDFCreator"
28.
29. 'Ajuster les paramètres en fonction du Genre
30. '-------------------------------------------
31. Select Case Genre
32.
33. Case "Attestations"
34. ModeleDoc = [Link] & "\ATTESTATIO
35. NomPDF = "[Link]"
36. ObjetMail = "Votre attestation fiscale"
37. MessageMail = "Merci encore."
38. 'Créer la table tPubliMail
39. [Link] False
40. [Link] "SELECT tProvisoire.*, tConta
41. & "FROM tContacts INNER JOIN
42. & "ON [Link] =
43. & "WHERE Not [Link]
44. [Link] True
45.
46. Case "Courrier"
47. ModeleDoc = Forms!fEnvoiCourrier!txtCheminDoc
48. NomPDF = "[Link]"
49. ObjetMail = Forms!fEnvoiCourrier!txtObjet
50. MessageMail = Forms!fEnvoiCourrier!txtMessMail
51. 'Créer la table tPubliMail
52. [Link] False
53. [Link] "SELECT * INTO tPubliMail FRO
54. [Link] True
55. End Select
56.
57. 'Lire chaque enregistrement de tPubliMail
58. '----------------------------------------
59. Set rst = [Link]("tPubliMail"
60. Do Until [Link]
61. 'Créer tPubliUnMail => avec l'enregistremen
62. [Link] False
63. Select Case Genre
64. Case "Attestations"
65. [Link] "SELECT * INTO tPubliUnMail
66. & "FROM tPubliMail WHERE Conta
67. Case "Courrier"
68. [Link] "SELECT * INTO tPubliUnMail
69. & "FROM tPubliMail WHERE NomPr
70. End Select
71. [Link] True
72.
73. 'Créer le PDF de cette attestation
74. '---------------------------------
75. 'S'assurer que c:/pdf est vide
76. Set oFSO = New [Link]
77. Set oFld = [Link]("c:\pdf")
78. For Each oFl In [Link]
79. [Link]
80. Next oFl
81.
82. 'Publiposter
83. '-----------
84. With objWord
85. .Visible = True
86. ' Ouvrir le document type
87. .[Link] ModeleDoc
88. .[Link]
89. Name:=[Link], SQLStatement:=
90. .[Link]
91. .[Link]
92. .[Link] SaveChanges:=wdDoNotSaveChange
93. End With
94. Sleep 2000 'pause de 2 s pour créer le docum
95.
 96. 'Renommer le fichier PDF
97. '-----------------------
98. For Each oFl In [Link]
99. [Link] = NomPDF
100. Next
101.
102. 'Expédier le mail avec le PDF en pièce join
103. '------------------------------------------
104.
105. 'Composer le message
106. Set MonMessage = [Link](0)
107. [Link] = rst("Courriel1")
108. [Link] = ObjetMail
109. [Link] = MessageMail
110. [Link] "c:\pdf\" &
111. [Link]
112. Sleep 2000 'pause de 2 s pour l'envoi
113.
114. 'Au suivant...
115. [Link]
116. Loop
117. Sortie:
118.
119. 'Rétablir l'imprimante par défaut
120. [Link] sImprDefaut
121. Set wsn = Nothing
122.
123. 'Fermer Outlook et Word
124. [Link]
125. Set objOutlook = Nothing
126. [Link]
127. Set objWord = Nothing
 128.
129. 'Libérer le recordset
130. [Link]
131. Set rst = Nothing
132.
133. 'Supprimer les tables temporaires
134. [Link] acTable, "tPubliMail"
135. [Link] acTable, "tPubliUnMail"
136.
137. End Sub
Commentaire du code
Cette routine contient un paramètre qui renseigne le genre de
document à publiposter.
Ici, il s'agira de « Attestations », d'autres cas seront évoqués plus loin
(ici et ici).
2-15 : on définit des variables dont
- Dim objOutlook As [Link] qui
implique que l'on ajoute la bibliothèque Microsoft Outlook xx.x au
projet (« xx.x » correspond à la version installée sur votre machine) ;
- Dim oFSO As [Link] ,
Dim oFld As Folder et Dim oFl As File qui impliquent
Microsoft Scripting Runtime.
 22-27 : on mémorise les coordonnées de l'imprimante actuellement
par défaut (pour pouvoir la rétablir in fine) et on installe PDFCreator à
la place.
24 : la fonction ImprimanteParDefaut() se trouve dans le
module mDivers. (Désolé pour le manque d'explication, c'est un
copier-coller de quelque part. Je n'ai pas tout compris, mais ça
marche !)
40-43 : on crée une table tPubliMail qui contient tous les contacts à
qui envoyer une attestation par e-mail. Le SQL généré correspond à
ceci :
 65-66 : dans la boucle de lecture des enregistrements de tPubliMail,
on crée une table tPubliUnMail qui ne contient que le seul
enregistrement en cours de lecture.

75-80 : on vidange le répertoire c:\pdf. Ce sera plus simple pour

rebaptiser le fichier PDF que nous allons créer par publipostage.
 Il est donc impératif que le répertoire choisi pour
loger les PDF générés par PDFCreator (dans
l'exemple : c:\pdf) ne contienne aucun fichier que
vous voudriez garder !

91 : le résultat du publipostage sera logé dans le répertoire c:\pdf et

portera le nom que PDFCreator lui aura automatiquement donné.
Quelque chose comme ceci :

94 : on fait une pause de deux secondes pour laisser le temps à

Word de s'exécuter. En effet Access fonctionne de manière
asynchrone, c'est-à-dire que dans le code une instruction n'attend pas
que la précédente soit terminée. En l'occurrence, les instructions 98-
100 qui vont rebaptiser le fichier PDF pourraient s'exécuter avant que
le fichier PDF ne soit créé ! Ceci lèverait ce message d'erreur

Le délai nécessaire (ici 2 s) dépend de la vitesse de votre machine.

Ajustez si nécessaire toutes les occurrences de Sleep dans tout le
code du projet
 98-100 : on rebaptise le fichier .pdf en lui donnant le nom
« [Link] » (attribué à la variable NomPDF à l'instruction 35.
106-112 : on construit l'e-mail et on l'expédie avec [Link] en
pièce jointe.
La suite du code n'appelle pas davantage de commentaires.
V - Archivage des attestations fiscales
Une copie des attestations doit être sauvegardée en vue d'un
éventuel contrôle du fisc.
La procédure est une variante de ce que nous venons de décrire au
chapitre précédent.
Nous publipostons sur papier pour l'ensemble des contacts
concernés (qu'ils aient ou non une adresse e-mail) :
1. Private Sub btArchiAttest_Click()
2. 'Créer tProvisoire
3. [Link] False
4. [Link] "rCreatProvisoire"
5. [Link] "ALTER TABLE tProvisoire ADD COL
6. [Link] True
7. 'Créer le document à archiver
8. Call PubliPapier("ArchivAttest")
9. 'Supprimer la table tProvisoire
10. [Link] acTable, "tProvisoire"
11. End Sub
VI - Envoi de courrier ciblé
VI-A - Le formulaire fEnvoiCourrier
À l'ouverture

Tous les types de contacts sont sélectionnés comme

destinataires. (Sans doublon pour les contacts qui ont plusieurs
types d'engagements.)
Pour éliminer des types de contacts, il suffit de décocher les
cases non désirées
 On peut aussi supprimer des enregistrements de manière
manuelle, en les sélectionnant

et en pressant la touche <DEL> ou <Suppr>.

Selon que le contact a donné une adresse courriel ou non, la
case est cochée par défaut

(Il est possible de modifier ponctuellement la voie d'expédition pour

autant qu'elle soit disponible pour ce contact.)
Pour renseigner le chemin du document à publiposter, on peut :
- soit l'introduire manuellement ;
- soit cliquer le bouton Parcourir… qui ouvre une fenêtre de
recherche de fichier.
Cliquer le bouton OK déclenche le processus d'envoi.
VI-B - Le code
1. Option Compare Database
2. Option Explicit
3.
4. Private Sub Form_Open(Cancel As Integer)
5. [Link] = ""
6. [Link] False
7. [Link] "rCreaCourrier"
8. [Link] True
9. [Link] = "tCourrier"
10. End Sub
11.
12. Private Sub Form_Unload(Cancel As Integer
13. [Link] = ""
14. [Link] acTable, "tCourrier"
15. End Sub
16.
17. Private Sub BtChercher_Click()
18. [Link] = OuvrirUnFichier([Link]
19. End Sub
20.
21. Private Sub btOK_Click()
22. Dim oFSO As [Link]
23. [Link]
24. 'Vérifier complétude du formulaire
25. If IsNull([Link]) + IsNull([Link]
26. MsgBox "Des champs obligatoires manquent"
27. Exit Sub
28. End If
29. 'Vérifier la présence du modèle
30. Set oFSO = New [Link]
31. If [Link]([Link]) = False
32. MsgBox "Le document à publiposter est intro
33. [Link]
34. Exit Sub
35. End If
36. 'Créer les lettres si demandées
37. If DSum("Poste", "tCourrier") <> 0 Then
38. 'Créer les e-mail si demandés
39. If DSum("[e-mail]", "tCourrier") <> 0 Then
40. End Sub
41.
42. Private Sub BtTous_Click()
43. Dim ctl As Control
44. For Each ctl In [Link]
45. If [Link] Like "cc*" Then
46. ctl = -1
47. End If
48. Next ctl
49. [Link]
50. Call Form_Open(0)
51. End Sub
52.
53. Private Sub ccAdmi_AfterUpdate()
54. Call Form_Open(0)
55. End Sub
56.
57. Private Sub ccDona_AfterUpdate()
58. Call Form_Open(0)
59. End Sub
60.
61. Private Sub ccParr_AfterUpdate()
62. Call Form_Open(0)
 63. End Sub
64.
65. Private Sub ccSymp_AfterUpdate()
66. Call Form_Open(0)
67. End Sub
68.
69. Private Sub ccAdhe_AfterUpdate()
70. Call Form_Open(0)
71. End Sub
72.
73. Private Sub Poste_BeforeUpdate(Cancel As
74.
75. If [Link] = True Then
76. If IsNull(DLookup("Adresse1", "tCourrier"
77. MsgBox "Ce contact n'a pas d'adresse pos
78. Cancel = True
79. [Link]
80. End If
81. End If
82. End Sub
83.
84. Private Sub e_Mail_BeforeUpdate(Cancel As
85. If Me.e_Mail = True Then
86. If IsNull(DLookup("Courriel1", "tCourrier"
87. MsgBox "Ce contact n'a pas d'adresse e-m
88. Cancel = True
89. Me.e_Mail.Undo
90. End If
91. End If
92. End Sub
Commentaire du code
 4-10 : à l'ouverture, on exécute la requête rCreaCourrier qui crée
(provisoirement) une nouvelle table tCourrier.

la valeur de la colonne sera égale à -1 si le contact n'a pas

d'adresse e-mail, 0 s'il en a une.
le contraire : la colonne sera égale à -1 si le contact a une
adresse e-mail, 0 s'il n'en a pas.
seulement pour les tTypesEngtPK qui correspondent aux
cases cochées dans le formulaire. (À l'ouverture, elles sont toutes
cochées par défaut.)
La table tCourrier ainsi créée :

Cette table est affectée comme source au formulaire (instruction 9).

12-15 : la table sera supprimée lors de la fermeture du formulaire.
17-19 : un clic sur le bouton « Chercher » déclenche l'ouverture
d'une boîte de dialogue pour le choix d'un fichier :

Le [Link] -
AffBoitDialog a été intégralement copié dans le module
mBoiteDialogue.
Les paramètres de l'appel :

21-40 : lors d'un clic sur le bouton OK, on vérifie d'abord que
l'utilisateur a complété les champs utiles pour publiposter.
25 : la fonction IsNull([Link]ôle) renverra
« 0 » ou « -1 » selon que le champ a été complété ou non. Donc
IsNull([Link]) + IsNull([Link]
différent de zéro signifie qu'au moins un champ a la valeur Null.
37-39 : pour chacune des colonnes « Par poste » et « Par e-mail »,
pour autant qu'il y reste une case cochée, on appelle les procédures
PubliPapier ou PubliMail déjà décrites plus haut (ici et ici).
42-51 : lors d'un clic sur le bouton « Tous », on parcourt tous les
contrôles du formulaire et s'il s'agit d'un des filtres (leur nom
commence par « cc »), on coche la case et on redéclenche le
processus prévu à l'ouverture du formulaire.
53-71 : lorsque l'état d'un des filtres est modifié, on redéclenche le
processus prévu à l'ouverture du formulaire.
73-fin : avant d'accepter que l'utilisateur coche une case dans les
colonnes « Par poste » et « Par email », on vérifie que le contact
concerné dispose bien d'une telle adresse. Si ce n'est pas le cas, on
affiche un message pour signaler le refus de l'action.
VII - Quelques états
VII-A - Un premier choix
Le formulaire fMenuListes permet de paramétrer les types de
contacts concernés par l'état qui résultera du clic sur l'un des boutons.

À l'origine toutes les cases sont cochées.

Un clic sur le bouton « Tous » recoche celles que l'utilisateur aurait
décochées.

Private Sub BtTous_Click()

Dim ctl As Control
For Each ctl In [Link]
If [Link] Like "cc*" Then
ctl = -1
End If
Next ctl
End Sub
 VII-B - Le code associé aux listes présentées ici

Peu de commentaire.
À l'ouverture, on aménage les adresses des images liées (même
code que pour un formulaire)
Private Sub Report_Open(Cancel As Integer)
Call AmnImages
End Sub
Dans l'événement « Sur formatage » de la section qui contient les
adresses et téléphone, ce code

Private Sub Détail_Format(Cancel As Integer

[Link] = Not IsNull(Me
 [Link] = Not IsNull([Link]
[Link] = (IsNull(Me.txtTelfixe1
End Sub
pour cacher l'icône si elle s'avère inutile.
Lorsqu'une année intervient dans l'état (par exemple dans « Liste
des dons par contact »), le code est un peu plus étoffé :
- on invite l'utilisateur à saisir une année

'Choix de l'Année
Annee = InputBox(" Introduisez l'année (AAAA
cette fenêtre apparaît

- on construit alors à la volée la requête source de l'état, par exemple

'Aménager la source
sSelect = "SELECT Format([DonDate],""yyyy"") AS
& "[CiviliteCourte] & "" "" & [
& "tContacts.Adresse1, tContac
& "tContacts.Courriel1, tCon
& "[Link]
& " FROM tPays RIGHT JOIN ((tCivi
& " ON [Link] = r
& "ON [Link] =
& "ON [Link] =
& "WHERE ((([Link])
& "Or ([Link]
& "Or ([Link]
 & "Or ([Link]
& "Or ([Link]
& "Or ([Link]
& "Or ([Link]
& "GROUP BY Format([DonDate],""yy
& "tContacts.Adresse1,
& "[Link], tContac
& "[Link]

'Clause Having (dépend du choix de l'année)

If Len(Annee) = 4 Then 'L'utilisateur a choisi
sHaving = "HAVING Format([DonDate],""yyyy"
Else
sHaving = "HAVING Format([DonDate],""yyyy"
End If
'Affecter la source
[Link] = sSelect & sHaving & ";"

Pour visualiser la représentation graphique d'un

SQL écrit dans le code, vous pouvez utiliser
l'interface graphique QBE (Query by Example).
Procédez comme ceci :
- ajouter cette instruction après la confection du
SQL, ici, juste avant la dernière ligne
[Link] sSelect & sHaving & ";"
- afficher l'état pour que le code se déclenche.
Vous pouvez alors copier le SQL généré dans la
fenêtre d'exécution et le coller dans une requête de
test.
Pour vous familiariser avec cette technique, voyez
ce tutoriel Initiation - Débogage : requêtes écrites
par VBA de Charles A (cafeine) et singulièrement, le
chapitre V.
VIII - Deux bases : une dorsale et une frontale
Pour approfondir le sujet, voyez le tutoriel de
Morgan Billy (Dolphy35) Comment utiliser une
application en mode multiutilisateur

Les tables permanentes et leurs relations, dans la dorsale

[Link] et tout le reste (requêtes, formulaires, états,
macros et code) dans la frontale [Link].
Les deux db sont logées dans le même répertoire.
Cette organisation permet de répartir la mise à jour des tables entre
plusieurs utilisateurs. Par exemple l'un se charge de l'enregistrement
des dons (fCaisse et fBanque) et l'autre de tout ce qui est administratif
(fContacts, envoi des attestations…).
Chacun prend la main tour à tour. Quand l'un a terminé sa gestion, il
envoie [Link] via e-mail à l'autre et lui cède la main.
Celui qui prend la main, remplace le fichier [Link] qu'il
avait sur son PC par celui qu'il vient de recevoir par e-mail. Il opère
ses changements et recède la main. Et on est reparti pour un tour…
IX - Une arborescence particulière
Ceci pour faciliter la maintenance et alléger le code (utilisation de
répertoires relatifs)

Les deux db, [Link] et [Link], sont

logées dans un répertoire quelconque (sur le disque dur, sur un
réseau, sur une clé USB…).
Ce répertoire contient des sous-répertoires :
AENVOYER : qui recueillera le résultat du dernier publipostage à
mettre sous enveloppe ;
ATTESTATIONS : contient le document modèle pour le publipostage
des attestations fiscales. Son sous-répertoire Archives contiendra la
copie annuelle des attestations destinée au contrôle fiscal éventuel ;
COURRIER : les différents modèles de lettres à publiposter ;
IMAGES : les images liées aux formulaires et états.
IX-A - Adaptation automatique de la liaison
dorsale/frontale, si changement de localisation
À chaque ouverture de la base, la macro « Autoexec » se déclenche

La fonction AttacheData() est logée dans le module

mAttacherTables.
1. Option Compare Database
2. Option Explicit
3.
4. Public Function AttacheData()
5. On Error GoTo GestionErreurs
6. Dim db As Database
7. Dim tdfLoop As TableDef
8. Dim CheminSoft As String
9. Dim CheminData As String
10. CheminSoft = [Link]
11. CheminData = Left(CheminSoft, Len(CheminSoft) -
12. 'Vérifie que l'emplacement n'a pas changé depu
13. If DLookup("Database", "MSysObjects", "not isnu
14. 'Pour attacher les tables de data
15. Set db = OpenDatabase(CheminData)
16. For Each tdfLoop In [Link]
17. If Left([Link], 4) <> "MSys" Then
18. [Link] acTable, tdfLoop
 19. [Link] acLink, "Microsof
20. End If
21. Next tdfLoop
22. MsgBox "L'attachement des tables a été actuali
23. [Link]
24. Set db = Nothing
25. Exit Function
26. GestionErreurs:
27. If [Link] = 7874 Then 'la table n'est pas e
28. Resume Next
29. Else
30. MsgBox "Erreur dans l'attachement des tabl
31. End If
32. End Function
Explication du code
4 : AttacheData() ne renvoie pas de valeur, ce devrait donc être une
Sub. On la définit néanmoins comme Function pour pouvoir la
déclencher dans une macro (« AutoExec » en l'occurrence).
11 : on détermine quel devrait être le chemin de la [Link],
sachant qu'elle doit se trouver dans le même répertoire que la
[Link].
13 : on vérifie que ce chemin est bien celui enregistré dans la table
système MsysObjects.

Pour afficher les tables système : Outils>Options…

>Affichage cocher la case Objets système
 La table MSysObjects contient une colonne « Database » qui
renseigne l'adresse de la db qui contient chaque table liée

Si on constate que l'adresse renseignée correspond à celle

« calculée » en 11, on en conclut que les db se trouvent encore au
même endroit que lors de l'exécution précédente. Tout va bien, on
sort.
 Par contre s'il y a différence, c'est que [Link] a changé
d'emplacement et qu'il faut donc réactualiser les liaisons.
15-21 : réactualisation des liaisons. Pour chaque table (autre que les
tables système) contenue dans [Link], on supprime la table
(liée) dans [Link] (18) et on établit la nouvelle liaison (19).
22 : on signale que le rafraîchissement des liaisons a été effectué :
X - Téléchargement
La db en version Access2000 se trouve ici.
XI - Remerciements
Ma gratitude à Joseph de l'association vidica qui a eu la patience de
m'expliquer en détail le fonctionnement de son association.
Merci à chrtophe pour ses remarques techniques très pertinentes.

Merci au talent d'Achille alias f-leb pour la relecture

orthographique.
(1) Vous pouvez évidemment choisir une autre localisation
et adapter la suite du code en consé[Link]
précaution, le répertoire choisi ne doit rien contenir d'autre,
car nous le vidangeons à chaque envoi.