Source: Introduction to Nursing Management Functions by Florence Cayong-Cawaon

Unité II. Chapitre 1. PLANIFICATION

Objectifs d'apprentissage : À la fin de ce chapitre, l'étudiant devrait être capable de :

1. Expliquer le sens de la planification et son importance dans la gestion des soins infirmiers.
2. Discuter de la nature et de l'objectif de la planification.
3. Décrivez les différentes phases du processus de planification.
4. Décrivez les six étapes du processus de prise de décision.
5. Définir le processus de budgétisation.

Introduction
La planification est l'activité la plus fondamentale et fonctionnelle du processus de planification. Toutes les autres gestions
les fonctions dépendent de la planification. La planification est la prévision d'événements, la prise de décisions, l'établissement d'objectifs,

définir des priorités, élaborer des politiques et établir des normes.

Rowland et Rowland (1992) décrivent la planification comme toujours axée sur l'avenir. C'est le processus
où la direction comble l'écart entre l'état actuel et l'objectif souhaité
un certain point dans le futur. La planification implique le choix des objectifs ainsi que des politiques, des stratégies,
programmes, procédures et règles nécessaires à l'accomplissement de ces objectifs.
La planification dirige notre pensée vers :
Quelle activité attendons-nous de faire
Pourquoi cela sera fait
Où cela sera-t-il fait
Quand nous prévoyons de le faire

Comment cela sera fait

Qui va le faire
Ce chapitre décrit les types, la nature et les objectifs de la planification, ainsi que les étapes pour arriver à des décisions.

et le processus budgétaire.

Types de planification
Il existe deux principaux types de planification organisationnelle : la planification stratégique ou à long terme et
planification opérationnelle et à court terme.
La planification stratégique fait référence à la détermination des objectifs à long terme de l'institution et à
des politiques qui seront utilisées pour atteindre ces objectifs. Cela se fait principalement au niveau exécutif de
gestion. C'est axé sur l'avenir. Certains des objectifs de la planification stratégique sont de :
Help clarify the beliefs and values of the organization
Donner une direction à l'organisation
Améliorer la communication et la coordination des activités
Améliorer l'efficacité
Éliminer la duplication des efforts
Permettre l'adaptation à l'environnement changeant
 Fixez des objectifs réalistes et atteignables
La principale sortie de la planification stratégique est de définir les objectifs de l'organisation.
Il est suggéré qu'une analyse situationnelle soit effectuée avant de rédiger des plans stratégiques. Un outil qui peut
être utilisé est l'analyse WOTS. Quelles sont les forces, les faiblesses et les opportunités potentielles de
organisation et les menaces qui pèsent sur elle ?

Faiblesses Force

Menaces Opportunités

Diagramme d'analyse WOTS

Les faiblesses ou forces internes d'une organisation de santé peuvent inclure les éléments suivants :
Expertise du personnel infirmier et médical
Qualifications
Sur- et sous-staffé
Statut financier
Qualité des soins aux patients
Abondance ou rareté d'équipement médical et de fournitures, etc.
Les menaces peuvent être :

Compétition
Diminution de la charge de patients

Pénurie d'infirmières et d'autres personnels

Faible satisfaction des patients
Augmentation des frais
Menaces légales
Les opportunités incluraient :
Installations améliorées ou nouvelles

Recrutement de personnel médical et infirmier

Referrals
Nouveaux programmes de soins de santé

Autres
 La planification opérationnelle concerne les activités de maintenance quotidiennes. Elle est réalisée en conjonction avec
la préparation du budget. La planification peut également concerner l'amélioration et l'entretien de
les installations. Les responsables des soins infirmiers sont les plus susceptibles d'être impliqués dans ce type de planification.

La planification des unités est un autre type. En soins infirmiers, la planification pour un service ou une unité doit être faite sur un

quotidien, hebdomadaire ou à long terme. La planification quotidienne est liée aux soins apportés au client ou au patient.
peut inclure, entre autres, la prise de l'historique de santé du client, l'évaluation de son ou sa
état de santé, formulation du diagnostic infirmier et mise en œuvre du plan de soins.
Les actions pratiques de planification quotidiennes suggérées pour le responsable des soins infirmiers sont les suivantes :

1. Au début de chaque journée, faites une liste des actions à accomplir pour la journée. Raturez
les actions telles qu'elles sont accomplies ou à la fin de la journée. Au début du prochain travail
jour, reporter les actions non accomplies, soit les faire d'abord soit décider si elles sont vraiment nécessaires
doit être fait. Ne pas reporter des tâches d'un jour à l'autre indéfiniment.
2. Planifiez les réunions à l'avance. Si la réunion est une responsabilité infirmière, préparez et distribuez une copie de
l'agenda à l'avance.
3. Identifier les problèmes en développement et les placer dans la section appropriée de la division.
plan opérationnel ou de gestion.
4. Révisez le plan opérationnel ou de gestion sur une base régulière. Révisez-le avec (…) les managers.
chacun connaît ses responsabilités personnelles pour l'accomplissement des activités.
5. Examinez les parties appropriées du plan opérationnel ou de gestion du département (...) avec
(…) responsables d'infirmières lorsqu'ils reçoivent des conseils. Examiner les plans de département, d'unité ou de clinique à

le même temps.
6. Idées planifiées tirées de publications professionnelles pour discussion. Ces idées pourraient aider
intégrer les résultats de recherche dans la pratique.

Nature du financement
La planification inclut les concepts suivants :
1. La planification stratégique et la planification tactique sont toutes deux incorporées. La planification stratégique implique de déterminer

la direction dans laquelle une organisation devrait se diriger. La planification tactique implique l'allocation
ressources qui permettent à une organisation de réaliser les objectifs énoncés.
2. Les plans sont principalement des mécanismes pour guider les efforts organisationnels. Le véritable test de la planification est le

capacité à diriger les efforts au quotidien, c'est-à-dire à passer de l'abstrait à l'implémenté. Il

Il ne suffit pas de créer des plans. Ils doivent être articulés et ensuite mis en action. La planification
ne devrait pas se produire uniquement au sein des plus hautes sphères ; cela devrait être mis en œuvre dans tout le

organisation.
La planification est un processus continu qui va de la définition de la mission à la mise en place des opérations.
objectifs.
4. Les valeurs et les attentes déterminent souvent quelle mission et quelles stratégies adopter.
5. Revoir et évaluer les plans soutient le contrôle. La planification ne se fait pas dans un vide.
Les accomplissements ou les échecs sont finalement analysés, et les informations obtenues sont évaluées pour
réviser les plans si nécessaire.
6. En soins infirmiers, la planification des objectifs veille à ce que les clients reçoivent des soins infirmiers de qualité.
Objectifs de la planification

To ensure success in planning the activities of the nursing department or unit, the nurse
le manager devrait reconnaître les objectifs de la planification. Selon Swansburg, la planification :
Conduit au succès dans l'atteinte des objectifs et des cibles
Donne un sens au travail
Prévoit une utilisation efficace du personnel et des installations disponibles
Aide à faire face aux situations de crise
est rentable
Est basé sur le passé et l'avenir, aidant ainsi à réduire l'élément de changement.
Peut être utilisé pour découvrir le besoin de changement
Est nécessaire pour un contrôle efficace

La phase de planification
Le processus de planification se compose de différentes phases qui sont interdépendantes et continues. Chaque
la phase est importante et significative et détermine l'action nécessaire pour résoudre les problèmes de soins infirmiers liés
à la direction des soins infirmiers.

Vu par phases, le processus de planification comprend les étapes suivantes : déterminer les objectifs,
collecte de données, développement du plan d'action et évaluation du plan.
1. Détermination des objectifs
Les préoccupations relatives aux soins infirmiers nécessitant une évaluation par des groupes de planification doivent d'abord être identifiées.

Ensuite, un plan d'étude doit être complété pour chaque préoccupation. Le plan doit énumérer les facteurs influents.
factors, information needed for assessment, sources of data, and any required special studies.
L'ébauche d'étude complétée fournit une base
2. Collecte de données
3. Élaboration du plan d'action
4. Évaluer le plan

ÉTABLISSEMENT DE LA PÉRIODE
Les programmes sont déterminés, développés et ciblés dans un délai donné pour atteindre les objectifs fixés.
et objectifs. Kron a développé une formule de planification qui peut être utilisée pour les tâches quotidiennes, ou pour des périodes courtes-

et des projets à long terme.

La formule de planification
1. WHAT: what has be done? What should be done? What equipment and supplies have been used
ou sont nécessaires ? Quelles étapes sont nécessaires dans la procédure ? Quelle séquence d'activités a été
précédemment utilisé ? Quelles autres méthodes peuvent être utilisées ?

2. QUAND : Quand le travail doit-il être fait ? Quand a-t-il été fait auparavant, quand pourrait-il être fait ?
3. OÛ : où le travail doit-il être fait ? Où une activité se déroule-t-elle par rapport à cela ?
activités immédiatement précédant et suivant ? Où les fournitures pouvaient-elles être stockées, nettoyées, et
et ainsi de suite ?
 4. COMMENT : Comment le travail sera-t-il effectué ? Quelles sont les étapes à suivre pour réaliser la procédure ?
Comment le temps et l'énergie du personnel seront-ils utilisés ? Combien cela coûtera-t-il ? Combien de temps cela prendra-t-il ?

cela exige?
5. WHO: Who has been doing the job? Who else could do it? Is more than one person involved?
6. POURQUOI : Pour chacune des questions, demandez pourquoi. Pourquoi ce travail, cette procédure, cette étape est-elle nécessaire ?
Pourquoi cela se fait-il de cette manière, à cet endroit, à ce moment, par cette personne ?
7. PEUT : Certaines étapes ou équipements peuvent-ils être éliminés ? Cette activité peut-elle être efficacement combinée avec
d'autres opérations ? Quelqu'un d'autre peut-il le faire mieux ? Pouvons-nous obtenir une machine pour aider ? Pouvons-nous obtenir

assez d'argent ?

Gestion du temps
La gestion du temps est une technique pour allouer son temps par le biais de la définition d'objectifs, en attribuant
priorités, identification et élimination du temps perdu, et utilisation des techniques managériales pour atteindre des objectifs

efficacement.
Il existe un certain nombre de principes de base que les managers peuvent utiliser pour cultiver une bonne gestion du temps.

habitudes.
Planification des imprévus. Pensez à d'autres options ou alternatives, si l'option souhaitée n'est pas
possible.
Liste des tâches. Planifiez toutes les activités.
Inventaire. Regarder les tâches faites et non faites.
Séquençage. Priorisation des activités.
Fixer et respecter des délais. Ne procrastinez pas sinon rien n'est fait.
Décider comment le temps sera utilisé. Indiquer le temps accordé à chaque activité, fixer des objectifs temporels.
Déléguer. Une partie de la tâche peut être confiée à quelqu'un d'autre qui peut également accomplir la tâche.
temps.

Multitâche
L'effet net du multitâche est que lorsque plusieurs tâches sont effectuées simultanément, certaines ou toutes peuvent
se terminer par être réalisé de manière aléatoire. Cela peut avoir des conséquences désastreuses.
Les infirmières doivent donc apprendre à prioriser les tâches à accomplir, même si elles doivent les faire une après l'autre.

l'autre, car c'est le meilleur moyen de s'assurer qu'ils soient bien faits.

Outils en gestion de projet

Diagramme de Gantt
Les diagrammes de Gantt montrent les informations sur les tâches et le calendrier. Les tâches sont numérotées et listées.

verticalement. Un graphique montre la date de début et la date d'achèvement prévue de chaque tâche. Couleur ou
l'ombrage est parfois utilisé pour montrer combien de chaque tâche a été complétée. C'est à la fois un
outil de gestion et outil de communication.
Technique d'Évaluation et d'Examen de la Performance (PERT)
 Le PERT est un modèle de système réseau pour la planification et le contrôle qui implique l'identification
activités clés, les séquence dans un diagramme de flux et attribuer une durée spécifique à chaque phase
du travail.
Un système PERT implique une recherche et un développement approfondis. Plusieurs estimations de temps.
sont utilisés pour chaque activité qui permettent une variation dans l'activité, qui sont supposées être aléatoires,
avec une distribution de probabilité supposée ("probabiliste"). Les activités sont représentées par des flèches
lignes entre les nœuds.
Méthode du chemin critique (MPC)
Le CPM peut calculer les estimations de temps et de coûts pour chaque activité. Cette méthode est utilisée pour
créer une estimation des coûts en utilisant soit des conditions d'exploitation « normales » soit « accélérées ». Conditions d'exploitation normales

les conditions sont celles impliquant le coût le plus bas, tandis que les conditions d'exploitation en cas d'urgence ont beaucoup moins

temps disponible que dans des conditions normales.

Le CPM est utile lorsque le temps et le coût sont des facteurs significatifs, car les deux peuvent être estimés.
basé sur l'expérience passée.
Le CPM est un outil pour analyser un projet et déterminer sa durée, basé sur l'identification d'un
« chemin critique » à travers un réseau d'activités, la connaissance du chemin critique peut permettre
gestion du projet pour changer la durée.

PRÉPARATION DU BUDGET
Le budget est défini comme une traduction financière systématique d'un plan, l'allocation de ressources rares
ressources sur la base des besoins prévus pour les activités proposées sur une période de temps spécifiée. C'est un
outil de planification, de suivi et de contrôle des coûts et de gestion des dépenses. La budgétisation est une fonction de
gestion. Les employés ont besoin de ressources pour pouvoir accomplir leurs tâches.

Objectifs de la budgétisation
Assurer l'utilisation la plus efficace des ressources financières et non financières rares
2. Coordonner les efforts entre les départements de l'organisation
3. Établir un cadre de référence pour les décisions managériales
4. Fournir un critère pour évaluer la performance managériale

Types de budgétisation
Budget centralisé : Le budget centralisé est élaboré et imposé par le contrôleur,
administrator and/or director of nursing with little to no consultation with lower level managers.
Budget décentralisé : Le budget décentralisé implique le responsable de niveau intermédiaire dans le
processus de planification et de budgétisation avec ARA (?) placé au niveau du praticien.

Composantes du budget institutionnel total

Budget de main-d'œuvre : Cela consiste en les salaires et les traitements des employés réguliers et le
frais payés dans des registres externes par lesquels l'institution engage des employés à court terme.
Budget d'investissement : Cela implique la lourde dépense d'achat de terrains, de bâtiments et de
équipement majeur destiné à un usage à long terme.
 Budget opérationnel : Cela inclut le coût des fournitures, la réparation et l'entretien d'équipement mineur.
ainsi que d'autres frais généraux.

Le processus de budgétisation
Le processus de budgétisation se résume comme suit :
Phase 1 : Planification
1. Fixez des objectifs à court et à long terme

2. Former un comité de budget

3. Prioriser les objectifs
4. Analyser les performances passées
5. Prédire les coûts et les revenus futurs
6. Développer des lignes directrices budgétaires

Phase 2 : Préparation
1. Traduire les objectifs en coûts et revenus projetés
2. Rédigez des justifications pour toutes les dépenses demandées
3. Éliminer les objectifs de moindre priorité si nécessaire
4. Présenter le budget proposé
Phase 3 : Modifications et Approbation
1. Préparer le budget principal préliminaire à partir de toutes les demandes des départements

2. Comparer les coûts projetés avec les revenus estimés

3. Éliminer les éléments de plus basse priorité jusqu'à ce que le budget soit équilibré

4. Approuver le budget maître final

5. Communiquez le budget final à tous les départements
Phase 4 : Suivi
Préparer des résumés mensuels des dépenses et des revenus du département
2. Comparer les dépenses réelles avec les dépenses budgétées
3. Enquêter sur toute variance supérieure à 5%
4. Réajuster le budget et/ou améliorer la performance si nécessaire
5. Continuer à surveiller sur une base mensuelle