Quels sont les sept contrôles internes

Procedures en comptabilité?

Les contrôles internes sont des politiques et des procédures mises en place pour garantir la fiabilité continue de
systèmes comptables. L'exactitude et la fiabilité sont primordiales dans le monde de la comptabilité. Sans
des dossiers comptables précis, les gestionnaires ne peuvent pas prendre des décisions financières pleinement éclairées, et
Les rapports financiers peuvent contenir des erreurs. Les procédures de contrôle interne en comptabilité peuvent être divisées en
sept catégories, chacune conçue pour prévenir la fraude et identifier les erreurs avant qu'elles ne deviennent
problèmes.

Séparation des fonctions

La séparation des tâches implique de partager la responsabilité de la comptabilité, des dépôts, des rapports et
L'audit. Plus les tâches sont séparées, moins un employé individuel a de chances de commettre
actes frauduleux. Pour les petites entreprises avec seulement quelques employés en comptabilité, le partage
responsabilités entre deux personnes ou plus nécessitant que des tâches critiques soient examinées par des collègues
les travailleurs peuvent servir le même objectif.

Contrôles d'accès
Contrôler l'accès à différentes parties d'un système comptable via des mots de passe, des verrouillages et
Les journaux d'accès électroniques peuvent empêcher les utilisateurs non autorisés d'accéder au système tout en fournissant un moyen de

audit the usage of the system to identify the source of errors or discrepancies. Robust access
le suivi peut également servir à dissuader les tentatives d'accès frauduleux en premier lieu.

Audits physiques
Les audits physiques incluent le comptage manuel de l'argent liquide et de tout actif physique suivi dans la comptabilité.
système, tel que l'inventaire, les matériaux et les outils. Le comptage physique peut révéler des éléments bien cachés
des écarts dans les soldes des comptes en contournant complètement les registres électroniques. Comptage de l'argent liquide dans
Les points de vente peuvent être faits quotidiennement, voire plusieurs fois par jour. Les projets plus importants, tels que la main
Le comptage des stocks devrait être effectué moins fréquemment, peut-être sur une base annuelle ou trimestrielle.

Documentation Standardisée
Standardisation des documents utilisés pour les transactions financières, tels que les factures, les matériaux internes
les demandes, les reçus d'inventaire et les rapports de frais de voyage peuvent aider à maintenir la cohérence dans
la tenue des dossiers au fil du temps. L'utilisation de formats de documents standards peut faciliter la révision du passé
records when searching for the source of a discrepancy in the system. A lack of standardization
peut entraîner des éléments à être négligés ou mal interprétés lors d'une telle révision.

Balances de vérification
L'utilisation d'un système de comptabilité à double entrée ajoute de la fiabilité en s'assurant que les livres sont toujours
équilibré. Même ainsi, il est toujours possible que des erreurs déséquilibrent un système de double comptabilité à
à tout moment. Calculer les soldes d'essai quotidiens ou hebdomadaires peut fournir un aperçu régulier sur le
état du système, vous permettant de découvrir et d'examiner les divergences le plus tôt possible.

Réconciliations Périodiques
Des réconciliations comptables occasionnelles peuvent garantir que les soldes de votre système comptable correspondent.
avec des soldes dans des comptes détenus par d'autres entités, y compris les banques, les fournisseurs et les crédits
les clients. Par exemple, une réconciliation bancaire implique de comparer les soldes de trésorerie et les enregistrements de
dépôts et reçus entre votre système comptable et les relevés bancaires. Différences entre
ces types de comptes complémentaires peuvent révéler des erreurs ou des incohérences dans vos propres comptes,
ou les erreurs peuvent provenir des autres entités.

Autorité d'approbation

Requiring specific managers to authorize certain types of transactions can add a layer of
responsabilité envers les documents comptables en prouvant que les transactions ont été vues, analysées et
approuvé par les autorités compétentes. Requérir une approbation pour les paiements et les dépenses importants peut
empêcher les employés peu scrupuleux de réaliser des transactions frauduleuses importantes avec les fonds de l'entreprise,
par exemple.
Cinq caractéristiques communes d'un interne
Un système de contrôle interne fait référence à la manière dont les entreprises maintiennent des environnements qui dissuadent
activités frauduleuses par la direction et les employés. Les composants internes d'une organisation
les contrôles sont évalués pendant la phase de planification d'un audit des états financiers indépendant. Le
Les résultats de l'évaluation influencent le niveau de détail que l'auditeur examinera. Pour réduire le détail
test, et peut-être les frais d'audit, mettre en œuvre les caractéristiques communes d'un bon contrôle interne
système dans votre entreprise.

Intégrité de la direction

Le caractère moral des dirigeants de votre entreprise fixe le ton général du lieu de travail.
L'intégrité de la direction est communiquée aux travailleurs par le biais des manuels des employés et des procédures.
manuels. Ces mêmes publications fournissent également aux employés la formation nécessaire sur l'entreprise.
politiques et comportements attendus. Cependant, l'application des politiques par la direction est le principal
indicateur de l'engagement d'une organisation envers un système de contrôle interne réussi.

Personnel compétent
Recruter et retenir du personnel compétent aide une entreprise à bien enregistrer la comptabilité.
les transactions d'une année à l'autre en assurant la cohérence. La rétention des employés augmente
la comparabilité des états financiers d'une année à l'autre. De plus, la confiance d'un auditeur dans
les dossiers comptables sous-jacents augmentent à mesure qu'il observe la fiabilité de l'organisation
personnel. Cela réduit à son tour l'évaluation par un auditeur du risque d'une présentation erronée significative dans
les états financiers de l'entité.

Séparation des fonctions

Une séparation appropriée des tâches est un élément essentiel du contrôle interne car elle réduit le risque.
des erreurs et des actions inappropriées. Un système efficace sépare les autorités, la comptabilité
et les fonctions de garde. Par exemple, un employé ouvre le courrier entrant, un second prépare
des bordereaux de dépôt pour les recettes quotidiennes, tandis qu'un troisième dépose les recettes à la banque. L'exemple précédent
empêche la possibilité qu'un employé puisse détourner des fonds entrants.

Maintenance des dossiers

Tenir des registres appropriés garantit qu'une documentation existe pour chaque transaction commerciale.
La gestion des documents implique le stockage, la protection et finalement la destruction de biens tangibles ou
enregistrements électroniques. De plus, une sauvegarde appropriée dissuade un employé ou des responsables de créer
des transactions fantômes dans les enregistrements comptables sous-jacents. Une bonne gestion des dossiers
le programme réduit les coûts d'exploitation, améliore l'efficacité et minimise le risque de litige.

Mesures de protection physiques et immatérielles

Les mesures de protection empêchent les personnes non autorisées d'accéder aux actifs précieux de l'entreprise. Les mesures de protection
sont physiques, comme des serrures sur des portes, ou intangibles, comme des mots de passe de logiciels informatiques, et sont
une caractéristique nécessaire du système de contrôle interne d'une organisation. De nombreux propriétaires d'entreprise
protéger instinctivement l'inventaire, l'argent et les fournitures. Cependant, des chèques en blanc, du papier à en-tête de l'entreprise
et les tampons de signature sont des objets qui nécessitent une protection mais qui sont souvent négligés.
Chaque entreprise aime croire que ses employés et sa direction sont au-dessus de tout reproche et
ne ferait jamais quoi que ce soit pour nuire à l'organisation. Cependant, c'est aussi un choix commercial judicieux de
avoir des systèmes en place pour s'assurer que tout fonctionne bien et qu'il n'y a pas de problèmes. Interne
Les contrôles sont des mesures procédurales qu'une organisation adopte pour protéger ses actifs et ses biens.
Définis de manière générale, ces mesures comprennent des barrières de sécurité physiques, des restrictions d'accès, des verrous et
équipement de surveillance. Ils sont souvent considérés comme des procédures et des politiques qui protègent
données comptables. dossiers de l'entreprise, liquidités et autres actifs. Pensez à ces contrôles comme à un type de
assurance; personne ne veut jamais les utiliser, mais elles sont bonnes à avoir en cas de problème.

Exemples de contrôle interne

Les procédures de contrôle interne documentent les transactions en créant une piste de vérification. Elles limitent le
actions des employés en exigeant autorisation, approbation et vérification de sélectionné
les transactions. Ils séparent les fonctions parce que certaines responsabilités professionnelles sont mutuellement incompatibles
et, si cela n'est pas contrôlé, permettre à une personne d'avoir trop d'accès non supervisé aux actifs de l'entreprise. Non
l'individu devrait être en mesure d'initier une transaction puis de l'approuver, d'enregistrer les informations dans
les registres comptables et le contrôle des produits qui en résultent. Les contrôles internes sont soit préventifs soit
détective. Les contrôles préventifs sont conçus pour prévenir les erreurs, les inexactitudes ou la fraude avant qu'elles ne se produisent.
Les contrôles de détection sont destinés à révéler l'existence d'erreurs, d'inexactitudes ou de fraudes qui ont
déjà eu lieu.

Contrôles en général
Une bonne assurance est le meilleur contrôle interne de "dernier recours" qu'un propriétaire d'entreprise puisse avoir. La couverture de
La perte due au vol d'employés peut faire la différence entre se remettre d'une fraude ou fermer.
affaires. Les assureurs exigent souvent certains contrôles internes spécifiés comme condition préalable à la couverture.
An example is requiring pre-employment screening of applicants for key positions. A system of
Les formulaires d'affaires pour suivre toutes les transactions de l'entreprise sont un exemple de contrôles internes.
les formulaires créent une piste de vérification pour suivre les ventes, les crédits, les remboursements ou les retours de marchandises ; le
mouvement des stocks ; achat et commande auprès des fournisseurs ; et réception de liquidités et
paiements.

Contrôles préventifs

Contrôles de détection expliqués

Les contrôles de détection sont des contrôles internes conçus pour identifier des problèmes qui existent déjà. Les audits
sont un exemple d'un contrôle de détection. Réconciliation mensuelle des comptes bancaires, révision et
vérification des remboursements, rapprochement des comptes de petite caisse, audits des paiements de salaires ou
la conduite d'inventaires physiques sont tous des exemples de contrôles détectifs. Préventifs et détectifs
les contrôles sont souvent nécessaires en combinaison pour fournir une protection suffisante. Les systèmes informatiques
exiger des contrôles préventifs par le biais d'une utilisation acceptable et d'un contrôle d'accès. Les journaux d'utilisation des ordinateurs doivent
être conservés. Les journaux sont une forme de contrôle détective à examiner et à auditer à intervalles réguliers.
De nombreux contrôles préventifs sont basés sur le concept de séparation des fonctions. Les exemples incluent
interdisant à la même personne d'effectuer des transactions liées telles que l'initiation et l'enregistrement
transactions; effectuer des achats et approuver des paiements; commander et accepter des stocks;
approbation des fournisseurs et paiement ; réception des factures et approbation des paiements ; et
autoriser les retours et émettre des remboursements. Tâches de préparation et de distribution de la paie et
L'approbation, la rédaction et la signature des chèques doivent également être effectuées par des personnes différentes. Exemples de
les contrôles internes construits autour du concept d'autorisation, d'approbation et de vérification comprennent
nécessitant un examen et une approbation par un superviseur des informations sur la paie avant le décaissement, nécessitant
autorisation interdisciplinaire double des données de paie par la comptabilité et les ressources humaines
départements et nécessitant une approbation préalable des clients de crédit, des fournisseurs et des achats.