Institut supérieure de Génie Appliqué
Marrakech
Processus Achats
Le Processus Opérationnel
Dans la carrière d’un Ingénieur (industriel ou logistique) il est inévitable de piloter un processus
achats surtout lorsqu’il le client interne et le créateur du besoin. Aussi, en peut ajouter que si l’achat
porte sur un élément critique il est souhaitable que l’ingénieur pilote lui-même ou ne back cette
opération.
Un processus d'achats, c'est l’ensemble des opérations qui permettent à l’entreprise de disposer de
biens et de services nécessaires à son activité. Les processus d’achats doivent être construits avec
méthode et rigueur, sans être pour autant trop onéreux et lourds à gérer.
Les étapes d’un processus Achats sont les suivants (selon nous) :
Etape 1 : Expression des Besoins
Etape 2 : Recherche des Fournisseurs
Etape 3 : Consultation Fournisseurs
Etape 4 : Tri et choix de la short liste
Etape 5 : Contrat
Etape 6 : L’Évaluation du contrat/relation
Etape 1 : Expression du Besoin
Deux collaborateurs n’ont jamais la même vision du même besoin, c’est pourquoi il faut le rédiger.
Un besoin mal exprimé, c’est une prestation mal délivrée.
Il s’agit de récolter en détails les besoins du client interne : consommateurs de l’achat, et acteurs de
la décision (un cahier des charges pour obtenir une vision globale).
Ce travail aboutit à une définition des critères et des spécifications techniques qui définissent un
cahier des charges qui sera communiqué aux fournisseurs.
Enfin, l’analyse des parties prenantes est également un enjeu de cette étape pour préparer la
prochaine avec l’étude du panel fournisseurs de l’entreprise.
La phase d’expression du besoin permet de déterminer la nature du besoin de manière qualitative
et quantitative.
Le Cahier de Charge (CdC)
C’est la base de la consultation des fournisseurs.
Lors d’un acte achats industriel, on peut s’en passer d’un CdC et ne pas l’utiliser. Mais il est
fortement recommandé quand le produit ou la prestation recherchée est un peu complexe à définir
ou que les collaborateurs rencontrent une difficulté à exprimer spontanément leur « réel » besoin.
Deux types de Cahier des Charges :
Le cahier des charges permettant la consultation du marché fournisseurs peut être :
• Technique (en générale une référence précise) ;
• fonctionnel.
Þ Le cahier des charges technique
Il s’exprime en termes de « fait de », c’est-à-dire que l’on impose une solution, sans
nécessairement expliquer à quoi cela va servir ni du niveau de performance utile.
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Il s’agit donc d’un document regroupant toutes les caractéristiques que l’on impose aux
fournisseurs.
Þ Le cahier des charges fonctionnel
Ce type de cahier des charges s’exprime en termes de « fait pour », c’est-à-dire la recherche d’un
résultat décliné à partir d’une solution fournisseur.
Etape 2 : Recherche des Fournisseurs
L’analyse du marché permet d’avoir une idée plus précise de la qualité du produit et du service
proposé par le fournisseur.
Cette étape consiste à trouver les fournisseurs. Plusieurs possibilités se présentent :
- Chambre de Commerce, d’Industrie et de Services (CCIS).
- Participer à des foires et des salons. è Stratégie Benchmarking
- Des entreprises spécialisées
- Internet (Google, LinkedIn et autres)
Objectif :
Connaître notre position par rapport au Fournisseur
Étape 3 : Consultation Fournisseurs
Envoyer un cahier de charge pour les fournisseurs afin de demander les devis.
On envoie un Cahier de Charge de Consultation
N’oubliez pas le « Marketing Achats ». Savoir se vendre comme entreprise acheteuse.
- Envoie par mail groupé
- Annoncé l’ancien chiffre d’affaires …
Étape 4 : Tri – Choix de la short-list
Après réception des devis on passe au tri évaluation des réponses. On utilise les tableaux
multicritères.
Exemples de tableau de cotations fournisseurs :
Fournisseurs
Critères de choix
F1 F2 F3 F4 F5 F6
Couverture géographique + + + -- + +
Part de marché au Maroc + - + + - +
Présence dans le Groupe + - - ++ + -
Certification Sécurité + - + - - -
Pourcentage du potentiel du Groupe dans + + - -- ++ ++
le CA de l’entreprise
Références dans le secteur bancaire + ++ + - + ++
Offre adaptée à la demande ++ ++ + - + +
Stabilité économique + + - + - -
Capacité à fournir + + ++ - - -
TOTAL (ALGÉBRIQUE) + 10 +5 +4 -4 +2 +2
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Coefficient Fournisseur Fournisseur Fournisseur Fournisseur
Critères 1 2 3 4
de pondération
Prix 25
Délai 15
Qualité 30
Garantie 10
Formation 10
Pénalités 10
Notes de
100
synthèse
La short liste :
- Fournisseur Rang 1 (premier choix)
- Fournisseur Rang 2
- Fournisseur Rang 3
Etape 5 Le contrat
C'est une étape relativement simple si les autres phases se sont bien déroulées.
L’aspect juridique est identifié comme une des dimensions essentielles de la fonction achats, c’est
un enjeu majeur.
Le contrat reprend tous les termes des accords convenus lors de la négociation (Le cahier de
charge)
Attention :
L’acheteur doit renforcer sa culture juridique :
Connaître leur responsabilité personnelle.
Anticiper les risques juridiques pour leur entreprise.
Etape 6 L’Évaluation du contrat/relation
La meilleure évaluation est comprise dans le contrat lui-même.
Plusieurs décisions sont possibles :
- Aucune décision – reconduction tacite ; bonne relation alors on continue.
- Dévaluation
- Éliminer de la short liste
- Blacklister