0.

INTRODUCTION

Depuis l'avènement de l'informatique, un nombre substantiel de tâches administratives a

subi une transformation majeure, caractérisée par l'automatisation des processus, une
accélération du traitement de l'information et une optimisation de la communication
numérique. Dans le contexte contemporain, les institutions d'enseignement supérieur font face
à une impérieuse nécessité d'optimiser leurs services internes afin d'améliorer la qualité de
l'expérience administrative vécue par les étudiants.

L'Université Don Bosco de Lubumbashi, bien qu'elle dispose d'un service de comptabilité
structuré, rencontre des difficultés lors des périodes dites « critiques », telles que les périodes
d'examens ou la fin de semestre. Le dépôt des bordereaux de paiement, étape obligatoire pour
accéder aux résultats ou participer aux examens, s'effectue encore de manière manuelle. Cette
méthode entraîne des files d'attente longues, désordonnées et peu efficaces. Cette situation
entraîne une perte de temps considérable pour un grand nombre d'étudiants, et chez certains,
elle est telle qu'elle les empêche d'achever leurs démarches dans les délais impartis.

Il a été observé que l'absence d'un système numérique de gestion des files d'attente a un
impact significatif sur les retards, les conflits et les inefficiences dans le fonctionnement du
service. Dans le contexte actuel, il apparaît impératif d'explorer des solutions technologiques
contemporaines qui répondent efficacement aux exigences pratiques du secteur. Ces solutions
doivent inclure des fonctionnalités telles que la réservation en ligne, la notification de passage
et le suivi du traitement, afin de garantir une gestion optimale des opérations.

C'est dans cette perspective que s'inscrit le présent travail de fin de cycle. Ce projet a pour
objectif de concevoir et de développer un système de gestion numérique des files d'attente
pour le dépôt des bordereaux. Il vise ainsi à optimiser l'organisation, à réduire les délais et à
améliorer l'expérience des étudiants et du personnel administratif à l'Université Don Bosco de
Lubumbashi (UDBL).

0.1 PROBLEMATIQUE

Au sein de l'Université Don Bosco de Lubumbashi, le dépôt des bordereaux de paiement

constitue une étape fondamentale du parcours administratif de chaque étudiant. Cependant, ce
processus, bien que fondamental, demeure fortement manuel et centralisé. Durant les périodes
d'examens, cette organisation sommaire engendre des files d'attente considérables, dont la
gestion est souvent déficiente et qui s'avèrent être fréquemment la cause de la frustration des
étudiants.

 Situation de la problématique

À l’Université Don Bosco de Lubumbashi, le dépôt des bordereaux reste manuel. En

période d’examens, malgré que près de 70 % des étudiants aient déjà payé, ils doivent faire la
file pour déposer. Cette situation génère des retards, une perte de temps estimée à plus de 30
minutes par étudiant, et une surcharge pour le service de comptabilité.

 Problème de la recherche

Le dépôt des bordereaux à l’Université Don Bosco de Lubumbashi s’effectue encore

manuellement, sans système de réservation ni gestion des priorités. Cela entraîne des files
d’attente longues, surtout en période d’examens, affectant la ponctualité des étudiants et la
performance du service de comptabilité.

 Questions de recherche
1. Comment un système numérique peut-il réduire les files d’attente et le temps
de dépôt des bordereaux ?
2. Comment gérer automatiquement les priorités entre les différents cas
d’étudiants dans une file numérique ?
0.2 HYPOTHESES
a) L’intégration d’un système numérique permettra de réduire significativement le temps
d’attente des étudiants lors du dépôt des bordereaux.
b) La gestion des files d’attente basée sur la priorité (paiement complet, dérogation, etc.)
améliorera l’efficacité et l’équité du service de comptabilité.

 L’introduction d’un système numérique de gestion des files d’attente contribuera à

réduire le temps d’attente des étudiants.
 La possibilité de réserver un ticket et de recevoir une notification de passage
améliorera l’efficacité du dépôt des bordereaux.
 Un système automatisé favorisera une répartition plus équitable et ordonnée des
étudiants, limitant les conflits et les retards.

Ces hypothèses orienteront notre étude et seront confrontées aux résultats issus de
l’analyse des données collectées ainsi qu’aux tests du système implémenté.
0.3 CHOIX ET INTERET DU SUJET

a) Choix du sujet

Le choix de ce sujet découle de notre propre expérience au sein de l’Université Don Bosco de
Lubumbashi. Nous avons observé, à plusieurs reprises, les difficultés liées au dépôt manuel
des bordereaux, notamment les longues files d’attente en période d’examens. Cette situation a
suscité en nous l’envie de proposer une solution numérique concrète pour améliorer
l’organisation et réduire ces dysfonctionnements.

b) Intérêt du sujet

 Intérêt personnel : Ce projet nous permet de mettre en pratique nos compétences en

développement de systèmes d’information tout en apportant une réponse à un
problème vécu.
 Intérêt scientifique : Il constitue une contribution à la recherche locale sur la
digitalisation des services académiques, en proposant un modèle technique adapté à un
contexte réel.
 Intérêt social : Le système visé améliorera la qualité de service pour les étudiants,
réduira la pression sur le personnel administratif et optimisera la gestion du temps
pour tous les acteurs concernés.

0.4 METHODES ET TECHNIQUES

0.4.1 Méthodes

La méthode représente l'ensemble des démarches rigoureuses par lesquelles un

chercheur organise sa réflexion, structure sa démarche et valide ses résultats. Dans le cadre de
notre travail de recherche, nous avons opté pour la méthode UP (Unified Process), un
processus de développement logiciel itératif, incrémental et orienté cas d'utilisation. Cette
approche méthodologique se concentre sur l'architecture du système et la gestion des risques à
chaque étape du cycle de vie.
0.4.2 Techniques

Pour assurer un bon déroulement de notre étude, nous avons eu recours à plusieurs
techniques complémentaires :

a) La documentation

Nous avons consulté des mémoires d’anciens étudiants, des articles scientifiques et des
rapports en ligne sur les systèmes de gestion de files d’attente. Cette recherche documentaire
nous a permis de mieux comprendre les enjeux de la numérisation des services administratifs
et d’identifier les bonnes pratiques.

b) Interview

Dans le cadre de cette étude, des interviews ont été menées auprès du personnel de la
comptabilité et des étudiants. Ces échanges ont permis de cerner les attentes réelles,
d’identifier les failles du système actuel et de définir les besoins fonctionnels et ; du système à
développer.

0.5 ETAT DE L’ART

Plusieurs travaux antérieurs ont porté sur la numérisation des processus de file
d’attente, les systèmes numériques de gestion de file permettent d’optimiser l’organisation des
usagers dans les espaces de service, de réduire les temps d’attente et d’améliorer l’efficacité
générale. Ces dispositifs intègrent souvent des fonctionnalités telles que la réservation à
distance, l’affichage en temps réel de la file, la notification automatique du tour de
passage, ou encore l’interface de contrôle côté gestionnaire.

Dans ce contexte, Bhat et Kumar, chercheurs à l’Université de Technologie de

Srinagar (Inde), ont développé en 2021 un système intelligent de gestion des files d’attente
spécifiquement dédié aux universités. Leur solution, basée sur une application mobile, permet
aux étudiants de réserver leur place à distance et de recevoir des notifications automatisées
pour leur passage. Le système intègre également un tableau de bord côté administration,
facilitant la gestion du flux et la planification des rendez-vous.

Sur le plan national, Pwingi Odia Merveille a soutenu en 2023 un mémoire à l’école
supérieure d’Informatique Salama (ESIS) actuelle Université Don Bosco de Lubumbashi,
intitulé « Mise en place d’un système informatique de réservation et de vente des billets de
train en ligne : cas de la SNCC ». L’auteur y propose une plateforme web permettant aux
clients de réserver et de payer leurs billets de train à distance. Ce système vise à désengorger
les guichets de la SNCC et à améliorer la fluidité du service. Bien que son application se situe
dans le domaine ferroviaire, les principes de réduction de l’encombrement physique, de
dématérialisation et de gestion numérique des flux rejoignent ceux de notre problématique.

Un autre travail pertinent est celui de Mununga Kawika Dieudonné, réalisé à l’École
Supérieure d’Informatique Salama (ESIS) actuelle université don bosco de Lubumbashi
(UDBL) en 2019, sous le titre « Le péage urbain : mise en place d’un système de gestion et
de paiement à distance des droits de péage – cas du péage de Kanyaka ». Ce projet repose sur
une plateforme numérique qui permet aux conducteurs de régler les droits de passage à
distance, avant leur arrivée au péage, et d’obtenir un code-barres validé par un agent sur
place. L’objectif est de supprimer les files d’attente de véhicules et de rationaliser le
temps de traitement. Cette approche, bien que développée pour un contexte urbain, illustre
l’intérêt d’un système numérique de gestion fluide applicable à d’autres secteurs, notamment
celui de l’administration universitaire.

Notre innovation repose sur l’ajout d’un système de notification par SMS, permettant
aux étudiants d’être alertés de leur tour même sans connexion Internet, ce qui rend la solution
plus accessible, rapide et adaptée aux réalités locales.

0.5 DELIMITATION DU TRAVAIL

Notre travail se limite à l’environnement local de l’Université Don Bosco de

Lubumbashi, en particulier au niveau du service de comptabilité. Les observations, les
analyses et la solution proposée concernent donc uniquement les réalités propres à cette
institution et à son fonctionnement administratif, notamment en ce qui concerne le dépôt des
bordereaux de paiement.

L’étude et la réalisation de ce travail s’inscrivent dans le cadre de l’année académique

2024–2025. La collecte des données, l’analyse de l’existant, la conception, la modélisation et
l’implémentation se déroulent durant la période allant d’avril à juillet 2025.
0.6 SUBDIVISION DU TRAVAIL

Hormis l’introduction générale et la conclusion, le présent travail est structuré en trois

chapitres principaux :

 Le premier chapitre est consacré à l’étude préalable, notamment à la présentation du

cadre institutionnel, l’analyse du système existant et l’identification des besoins.
 Le deuxième chapitre aborde la conception et la modélisation du système proposé,
avec les outils méthodologiques et techniques appropriés.
 Le troisième chapitre est dédié à la mise en œuvre, c’est-à-dire à l’implémentation du
système, aux tests et à l’analyse des résultats obtenus.

0.7 OUTILS LOGICIELS ET ÉQUIPEMENTS UTILISÉS

Pour atteindre les objectifs fixés dans ce travail, nous allons mobiliser plusieurs outils
logiciels et technologies adaptés à la conception et au développement de notre solution.

Dans le cadre de ce travail, le système développé repose entièrement sur une architecture
web. Pour sa mise en œuvre, nous avons utilisé les outils et technologies suivants :

 Langage principal : PHP, pour la logique côté serveur.

 Technologies associées : HTML, CSS, JavaScript, avec les bibliothèques jQuery et
AJAX pour améliorer l’interactivité et les échanges asynchrones avec le serveur.
 Environnement de développement : PHP Storm.
 Serveur local : Apache 2.4.41, configuré pour simuler l’hébergement du système en
environnement local.
 L’ordinateur est l’équipement qui sera le plus utilisé.