Chapitre 2 – Cahier des charges et détails techniques

d’un projet informatique

Aperçu:
o Définir, caractériser et structurer le Cahier des Charges (CdC)
pour garantir qu'il soit à la fois exhaustif et fonctionnel.
o Expliquer la manière dont les chefs de projet doivent mener des
processus d'Appel d'Offres (AO) rigoureux et d'utiliser des
méthodes quantitatives pour évaluer et choisir le fournisseur
offrant la meilleure adéquation coût-performance.
o Utiliser les outils pour identifier, anticiper et intégrer des "garde-
fous" pour maîtriser les dérives de temps, de coût et de qualité,
assurant ainsi la viabilité du projet..
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2.1. Caractéristiques
2.2. Types des cahiers des charges
2.3. Appel d’offres et choix des fournisseurs
2.4. Organisation générale du cahier des charges
2.5. Contenu du cahier des charges
2.6. Garde-fous de fonctionnement d’un projet
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2.1. Caractéristiques
 On appelle CAHIER DES CHARGES un document écrit exprimant
les besoins des utilisateurs, destiné à un fournisseur potentiel
pour lui permettre de proposer une solution.

Il constitue la base de l’APPEL D’OFFRES aux fournisseurs de

matériels, de logiciels, de services.

 Le cahier des charges vise à définir simplement les

‘‘spécifications de base’’ d’un produit ou d’un service à réaliser.
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2.1. Caractéristiques
 C’est un document contractuel entre le client et le prestataire/vendeur, mais il
ne constitue pas à lui seul le contrat commercial.

 Il permet aussi de remplir l’obligation générale d’information du vendeur ou du

prestataire vis-à-vis de son client.

 Il est souhaitable que ce document soit rédigé dès que le moment où l’on
souhaite consulter des fournisseurs extérieurs à l’entreprise.

 Il sert ensuite à sélectionner le prestataire ou maître d’œuvre

(dans le cas d’un appel d’offres), et à organiser la relation tout au long du projet
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2.2. Types des cahiers des charges
 Le premier document établi est appelé CAHIER DES CHARGES DE
CONSULTATION.
 Il peut être établi dans différents cas :
• Lorsque l’entreprise est non informatisée ou mal informatisée
• Lorsque l’entreprise est déjà informatisée et n’envisage pas de
changement de matériel
 Le document ainsi modifié est souvent appelé CAHIER DES
CHARGES CONTRACTUEL.
 Il est possible qu’à l’issue de l’appel d’offres, des discussions
approfondies avec le fournisseur entraînent certaines
modifications des besoins exprimés
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2.3. Appel d’offres et choix des fournisseurs
 Il est souhaitable d’adresser le cahier des charges de consultation à plusieurs
fournisseurs (en moyenne 10).
 Une première sélection permet d’éliminer les fournisseurs dont la proposition est
manifestement inadaptée, les fournisseurs restants, sont appelés à préciser leur
proposition à partir des informations complémentaires éventuelles.
 Il est souhaitable que les modifications apportées aux propositions soient
confirmées par écrit.
 Il est important de préparer un tableau de dépouillement résumant les
caractéristiques de chacune des propositions. Il est important de définir un certain
nombre de critères.
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2.4. Organisation générale du cahier des charges
Pour rédiger un cahier des charges standard, pratique et
pertinent, il doit comprendre les éléments suivants :

A. Présentation de l’entreprise
B. Spécifications générales
b.1. Objectifs poursuivis
b.2. contraintes à observer
C. Spécifications propres à chaque solution
D. Spécifications à caractère administratif et financier
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2.5. Contenu du cahier des charges
 En matière administrative et financière:
• Les conditions de FORMATION (techniciens et utilisateurs),
• La DOCUMENTATION fournie,
• Les DELAIS estimés pour la livraison du matériel et la réalisation du
logiciel,
• Les TARIFS DE MAINTENANCE et les CONDITIONS DE GARANTIE,
• Les MODALITES DE FINANCEMENT,
• Les POSSIBILITES DE DEMONSTRATION offertes,
• L’indication des PRIX DETAILLES et les clauses éventuelles de révision.
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2.5. Contenu du cahier des charges
1. Brève historique de l’entreprise
Cette section doit présenter au maitre d’œuvre une synthèse de
l’évolution de l’entreprise en mentionnant entre autres les noms des
propriétaires, la raison d’être de l’entreprise, ses principales
activités, son chiffre d’affaires, ses phases d’expansion.

2. Description du contexte actuel

Les résultats obtenus en fonction des objectifs visés, les
changements survenus dans votre environnement interne ou
externe, les difficultés, les menaces, les opportunités, les forces, les
faiblesses
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2.5. Contenu du cahier des charges
3. Définition du problème

L’analyse de votre situation doit faire ressortir le problème à

corriger ou la situation à améliorer.
L’identification du problème peut se faire à l’aide d’observations,
de discussions avec les employés et collaborateurs, des sondages
auprès des clients, d’analyse financière et de diagnostic.
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2.5. Contenu du cahier des charges
4. Objectifs visés par l’invention
Il est important de préciser à la maitrise de l’œuvre les résultats
que vous attendez de leur intervention.

Pour garantir le succès de l’intervention, il est essentiel de

préciser la nature du mandat d’intervention, les objectifs visés et
les résultats attendus.
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2.5. Contenu du cahier des charges
5. Règles d’acquisition du cahier des charges

• Confidentialité : Le contenu du présent cahier des charges est divulgué à titre

confidentiel.
• Représentation du maître d’ouvrage
• Représentation du maître d’œuvre
• Amendement du cahier des charges: Le maître d’ouvrage se réserve le droit :

D’amender le cahier des charges,

D’exiger des informations additionnelles.
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2.5. Contenu du cahier des charges

5. Règles d’acquisition du cahier des charges

• Propriété de l’offre de service: L’offre de service présente ainsi
que les documents afférents demeurent la propriété exclusive du
maître d’ouvrage et ne seront pas retournés au maître d’œuvre.

• Durée de la validité de l’offre de service: L’offre de service

déposée doit demeurer valide pour une période de quatre-vingt-
dix jours (du calendrier) à compter de la date d’ouverture des
offres de service.
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2.5. Contenu du cahier des charges
5. Règles d’acquisition du cahier des charges
• Portée des documents : Le contenu du cahier des charges, de
l’offre de service et des documents afférents peut être retenu
comme obligation contractuelle, à la charge du maître d’œuvre
choisi, sans aucune négociation avec le maître d’ouvrage lors de
la préparation du contrat.

• Coût de préparation des offres de service : Tous les coûts de

préparation des offres de service sont à la charge exclusive
de la maîtrise d’œuvre.
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2.5. Contenu du cahier des charges
5. Règles d’acquisition du cahier des charges
• Frais additionnels pour les offres de service : Le maître d’œuvre assume
tous les frais encourus pour fournir les précisions demandées par le
maître d’ouvrage à la suite du dépôt des offres de service.

• Services offerts par le maître d’ouvrage : Pour la durée du contrat, le

maître d’ouvrage offre au fournisseur, au moyen de ses ressources
régulières :
 Des espaces de travail,
 La collaboration du responsable du projet.
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2.5. Contenu du cahier des charges

5. Règles d’acquisition du cahier des charges

• Etapes
 Calendrier ;
 Diffusion de renseignements supplémentaires;
 Dépôt des offres de service;
 Présentation des offres de service;
 Résiliation de l’entente
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2.5. Contenu du cahier des charges

6. Instructions aux maîtres d’œuvres

• Le maître d’œuvre doit fournir tous les éléments d’information

nécessaires et suffisants pour évaluer correctement l’offre de service.
• Les informations fournies doivent être succinctes et toucher à tous les
aspects.
• Le maître d’œuvre doit démontrer en quoi il possède les qualifications
requises pour réaliser le mandat.
• Le maître d’œuvre peut ajouter toute information jugée pertinente.
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2.5. Contenu du cahier des charges

6. Instructions aux maîtres d’œuvres

• Chaque offre de service doit être indépendante l’une de

l’autre.
• La présentation de chaque offre de service doit respecter le
schéma proposé par le maître d’ouvrage.
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2.5. Contenu du cahier des charges
7. Schéma proposé de l’offre de service

 Introduction

Le maître d’œuvre peut présenter une brève introduction

faisant état de son intérêt à réaliser le présent mandat
d’intervention et des avantages que retirera le maître
d’ouvrage à utiliser ses services professionnels.
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2.5. Contenu du cahier des charges
7. Schéma proposé de l’offre de service
Présentation de la mise en situation
• Le maître d’œuvre devra présenter la mise en situation à faire
face précisant les éléments importants du contexte, de la
problématique et des objectifs visés par le maître d’ouvrage.
• Pour mieux la comprendre, le maître d’œuvre pourra, s’il le
désire, obtenir une rencontre à ses propres frais avec le maître
d’ouvrage sans aucun engagement de la part de ce dernier
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2.5. Contenu du cahier des charges
7. Schéma proposé de l’offre de service
Détermination des services proposés

• Le maître d’œuvre sera appelé dans cette section à préciser son

offre de service en fonction du problème à corriger, de la
situation à améliorer ou des objectifs visés par le maître
d’ouvrage.
• Il devra déterminer les résultats attendus et décrire les biens
livrables au cours et à la fin de son intervention.
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2.6. Garde-fous de fonctionnement d’un projet

1. Seul le maître d’ouvrage fixe les orientations générales du

projet et avalise toute modification de ses objectifs.
2. Le maître d’ouvrage est garant de la conformité du projet aux
objectifs stratégiques et de sa rentabilité.
3. La maîtrise d’ouvrage et la maîtrise d’œuvre doivent être
séparées.
4. Le maître d’œuvre (réalisateur du projet) est garant de
l’atteinte des objectifs du projet.
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2.6. Garde-fous de fonctionnement d’un projet
5. Le maître d’œuvre détermine le découpage de son projet en
sous projets et en phases avec des résultats intermédiaires à
des dates bien déterminées.
6. Le maître d’œuvre arbitre sur tous les problèmes qui
surviennent dans la réalisation du projet.
7. Chaque service contributeur est responsable vis à vis du
maître d’œuvre, des objectifs, des coûts, des délais et des
performances.
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2.6. Garde-fous de fonctionnement d’un projet
8. Chaque service contributeur doit systématiquement
informer le maître d’œuvre.
9. Chaque service contributeur peut communiquer sans
contrainte avec les autres contributeurs du projet.
10. Chaque responsable de centre de compétence garantie
l’efficacité des moyens qu’il engage sur le projet.