EEO I LA CONDUITE DE REUNION
OBJECTIF du cours:
Former les Officiers dans la conduite efficiente de réunion
OBJECTIFS SPECIFIQUES:
¡ Distinguer les types de réunions.
¡ Assurer l’organisation matérielle.
¡ Maîtriser la conduite proprement dite de la réunion.
¡ Maîtriser le rôle et les techniques de l’animateur.
¡ Pouvoir évaluer la réunion.
DIFFERENTS TYPES DE REUNIONS
¡ L’assemblée: 50, voire, 300 ou 400 personnes (Assemblée générale d’une société,
un congrès, colloque...)
¡ La réunion, qui rassemble 25 à 30 personnes: conseil d’administration, groupe
de travail, commission...
¡ La réunion-discussion, variable en fonction de son objet.(Elle peut aboutir à des
résolutions, des décisions, des conclusions…)
Organisation matérielle
(Avant la réunion)
¡ Prévoir une salle satisfaisante du point de vue de la dimension: éclairage,
acoustique, équipement principal, tableaux… disposition du mobilier. Les sièges
doivent permettre un meilleur échange.
¡ Élaborer un ordre du jour:sous une forme concise, sans équivoque; être réaliste
par rapport au temps dont on dispose; tenir compte de l’importance prévisible
de chaque question inscrite.
¡ Envoyer les convocations;elles comportent les indications indispensables: date,
heure, lieu, ordre du jour. Respecter les délais de manière à pouvoir modifier
l’emploi de temps sur la demande éventuelle d’un participant.
Organisation matérielle
(Pendant la réunion)
¡ Respect de l’horaire (un bon état d’esprit est créé avec la présence dans la salle
de l’animateur avant même les participants).
¡ L’ambiance: tranquillité, absence de perturbation sont des facteurs positifs.
¡ La durée: variable selon le type de réunion; temps normal: 1h30 à 2h.
¡ La disposition spatiale:facilite la communication et les interactions. On privilégie
désormais la disposition en U ou en cercle.
¡ Le nombre; des études ont montré qu’un optimum d’échanges est atteint pour
un nombre allant de 5 à 10 participants.
Promotion « Paix et Modernité » 2004/2007 1
Disposition des participants
(Animateur efficient, stimulant l’interaction et la participation du groupe)
Disposition des participants
(animateur égocentrique)
Organisation matérielle
(Après la réunion)
Le compte rendu et ses trois formes:
Sténographique des échanges: rend hommage aux hommes et ne considère pas le
groupe comme une réalité vivante.
La dynamique de groupe, permet de traduire le cheminement psychologique du
déroulement de la réunion.
La synthèse, met par écrit le résultat du travail de groupe. Le groupe doit pouvoir s’y
reconnaître comme dans un miroir.
([Link] secrétaire de séance est nommé avant le début de la réunion)
La conduite de la réunion (1)
¡ L’ouverture: L’accueil, la présentation et la qualification des participants se font
par l’animateur, sans hâte.
¡ La définition des objectifs du groupe suit.
¡ La définition claire du rôle et de la manière de conduire la réunion.
¡ La présentation du thème de la discussion
¡ Le recueil des éventuelles suggestions des participants
La conduite de la réunion (2)
¡ Le déroulement de la discussion: l’animateur ne doit pas intervenir sur le fond,
mais sur la forme. Ne doit pas profiter de sa position privilégiée.
¡ Il doit favoriser l’expression de toutes les parties, faire respecter le temps de
parole.
¡ Le contenu doit venir des participants une fois la réunion lancée.
¡ Faire parler tout le monde ou ceux qui restent silencieux.
¡ Réguler la progression générale: éviter les blocages en recentrant les débats.
Promotion « Paix et Modernité » 2004/2007 2
Rôle de l’animateur
La reformulation. Cette opération permet de montrer que l’animateur a bien compris et
accepte les idées émises, oblige les autres à considérer cette opinion, stimule les
interactions.
La synthèse. Opération fondamentale; reformulation-synthèse d’une intervention un peu
longue, synthèse entre plusieurs opinions, synthèse partielle, synthèse finale…
Techniques de l’animateur
La question-test: pour préciser un concept.
L’appel direct à la participation.
La question-écho: question d’un participant à qui il est demandé de répondre lui-même.
La question-relais:l’animateur renvoie la question vers un autre participant.
La question-miroir:l’animateur renvoie la question à l’ensemble des participants.
La relance:une question posée antérieurement et à laquelle on n’avait pas répondu.
L’évaluation des réunions
Une évaluation est indispensable:
-pour ajuster les modalités des réunions ultérieures;
-pour tenir compte des imperfections;
-pour améliorer la participation future grâce à la connaissance des rôles joués, des
attitudes, des causes de malaise ou de perte d’énergie.
Les formes d’évaluation
¡ L’évaluation sur le champ; juste avant la synthèse finale de la réunion.
¡ La réunion d’évaluation. Réunion spéciale intervenant après une réunion pour
revoir ce qui avait marché et ce qui était perfectible.
¡ Le questionnaire d’évaluation, distribué à la fin de la réunion et rendu, soit
immédiatement, soit ultérieurement avec des réponses plus réfléchies.
Qu’est-ce que évaluer?
C’est se poser trois questions:
¡ Que s’est-il passé?
¡ Les objectifs sont-ils atteints?
¡ Quel est le degré de satisfaction ou d’insatisfaction des participants?
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EEO II L’EXPOSÉ ORAL
Apport de connaissances
Quand on veut faire un exposé oral, il convient de se poser trois questions:
• Qu’est-ce que je veux dire?
• A qui vais-je le dire?
• Comment vais-je parler?
Qu’est-ce que je veux dire?
• Bien posséder le sujet.
• Savoir ce que l’on veut dire: éviter le bavardage.
• Bien préparer son exposé: plan clair, enchaînement logique des idées, notes bien
rédigées…
• Présenter les objectifs de l’exposé: savoir quelles sont les idées essentielles que l’on
veut faire passer. Lignes de force.
• Faire rentrer l’exposé dans le temps prévu
• Apprendre enfin à dire en peu de mots et de temps ce que l’on a à dire.
A qui vais-je parler?
• Exposé adapté au public auquel on s’adresse:
• Connaître le niveau intellectuel moyen de l’auditoire
• Adapter le vocalubaire et la façon de parler au public.
• S’assurer de la compréhension de l’assistance (usage des questions-test)
• Mesurer la capacité de réceptivité du public:
• La réceptivité dépend de ce que c’est le public qui a sollicité l’exposé.
• Instaurer un petit dialogue au début de l’exposé, mesurer ce que le public connaît
déjà du sujet.
• Partir souvent du « connu » vers « l’inconnu ».
• Un public a toujours une certaine idée du sujet dont on parle: idées justes ou
fausses, mais toujours l’écouter.
• Eviter d’être celui qui sait, devant des ignorants.
Comment vais-je parler?
L’exposé est un message que l’on cherche à faire passer; on utilise pour cela divers
supports:
• Les mots; le vocabulaire doit être clair, adapté, les idées essentielles consignées sur
des notes écrites (l’introduction et la conclusion peuvent être entièrement écrites de
façon à installer l’orateur dans son rôle et à conclure avec vigueur)
Comment vais-je parler? (2)
La voix: avec ou sans micro, la voix est importante.
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• S’assurer que tout le monde entend;
• Prononcer les mots distinctement.
• Ne pas parler trop vite.
• Eviter les exposés monocordes: changer de rythme et le ton pour donner de
l’importance aux mots-clés.
• Ménager des temps de silence afin de faire ressortir une phrase.
Comment vais-je parler? (3)
• Eviter les exposés trop longs (prévoir des temps de relais et de détente pour
soulager la tension nerveuse de l’assistance.
• Pratiquer à bon escient l’humour ou le mot drôle afin de détendre l’atmosphère.
• Utiliser au maximum les auxiliaires visuels(schémas, photos, tableaux, etc.) qui
renforcent la démonstration ou en facilitent la compréhension. L’image fascine. Elle
est un outil puissant si elle est bien utilisée
Comment vais-je parler? (4)
L’orateur: une présence physique
• Séduire l’auditoire dès l’introduction, le mettre en confiance.
• Ne pas hésiter à quitter l’estrade pour se rapprocher physiquement de l’auditoire.
• Etre souriant et détendu, attentif aux questions. Prendre au sérieux toutes les
questions et y répondre avec courtoisie, voire, humour si la question n’est pas
sérieuse.
• Etre intellectuellement honnête (il n’est pas déshonorant de ne pas pouvoir répondre
à une question)
• Etre physiquement correct: vêtements, attitude. Tout orateur n’est pas forcément un
play-boy, mais il doit être élégant et digne
• Savoir que le micro n’est qu’un relais; il amplifie soit les qualités, soit les dé[Link] ne
change rien à la qualité de l’exposé.
CONCLUSION
• Avant de conclure, s’assurer que le « message » passe (questions-test, observation
des réactions…)
• La conclusion doit être ferme, décisive, affirmative, et reprendre les idées-forces
• Enfin, enfin et enfin… Ne pas oublier qu’avant d’être un bon orateur, il faut savoir
bien rédiger. Cicéron, orateur incontesté, l’a dit en son temps.
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