LE RAPPORT ADMINISTRATIF

Informe. Propósito y uso de informes. Investigación realizada

en ce qui concerne l'utilisation des rapports dans le domaine administratif de
une organisation. Types de rapports. Caractéristiques. Normes
pour la rédaction. Création pour la structure des rapports en
une organisation.

Le but des rapports

Dans les systèmes organisationnels et dans ceux homme-machine,

les éléments de la prise de décision sont rarement
fournis de manière automatique et gratuite avec les données :
ceux-ci doivent être récupérés ou obtenus sélectivement de
une ou l'une des trois sources suivantes :

L'Environnement

Le système de stockage conçu pour le système

opératif
Situaciones actualizadas (operación de laboratorio u otra
contrôlée de manière similaire
Les méthodes avec lesquelles peuvent s'avérer extrêmement difficiles
on recueille des informations auprès des trois sources pour opérer un
système. Les coûts de classifier l'information et d'écrire les
Les spécifications destinées à la récupération augmentent
rapidement en devenant plus complexes les deux aspects.
Informe.

C'est un instrument dont le but est d'informer une ou plusieurs

personas, que ce soit de manière orale ou écrite. (Alfonso D ’
Santiago)

Ce sont des enregistrements planifiés et formels de l'information

transmise aux individus pour qu'ils l'appliquent à la
planification, implantation, contrôle et problèmes de décision.
(Murdick, Robert G.)

Types de rapports.

Selon Murdick, Robert G. :

Rapports sur la Performance. Ces rapports sont ceux qui se

présentent le chef de chaque unité organisationnelle. Ce sont
périodiques, couvrent un bref laps de temps ou se concentrent sur des variations
de budgets et de plans. En ce qui est fondamental, ils doivent
relier la performance, les coûts et le temps aux plans et
budgets.
Sobre el Avance. Estos informes suelen ser una característica
mensuel des projets et programmes à long terme. Un
Le rapport couvre presque toujours toutes les tâches du projet. Le
L'avancée de celui-ci est décrite en précisant l'objectif du projet,
l'état actuel, les problèmes présents et l'évaluation de
avance.
Rapports Orientés vers l'Avenir. Ce type de rapports se
s'occupe du résultat de l'enquête, du jugement et de la
projections à l'avenir. Dans les entreprises, les plans sont courants
à long terme, les plans annuels de bénéfices, ainsi que les
prévisions économiques, technologiques et de ventes. Dans les
grandes compagnies, peut-être trouverons-nous entre autres choses
prévisions des ressources et des tendances démographiques au niveau
mondial.
Informes Sollicités de Recherche. Bien que pas tout
rapport spécial d'enquête demandé par les directeurs
il est possible d'identifier à l'avance le besoin de certains types
de l'information peut être projeté. La conception du système de
l'information administrative devra proposer la structure
organisationnel pour mener à bien une telle recherche.
Systèmes informatisés de consultation de la base de données. Les
les rapports écrits peuvent être réduits à la structure du rapport
par le biais de la conception de systèmes informatiques de consultation à
la base de données. Supposons que plusieurs gestionnaires aient besoin
certain type of information several times a year. In of
leur fournir des rapports mensuels qui contiennent
nous pourrions la stocker dans la base de données. Le stockage
d'elle et le programme pour la récupérer dans un format utile se
sera considéré comme une partie de la structure du rapport.

Selon Alfonso D' Santiago, la classification serait interminable.

de los informes si se atendiera a la especialidad sobre la que
je pourrais verser chacun d'eux, donc considère deux
clases de rapports
Rapports courts. Ne doit pas dépasser huit à dix pages.
taille lettre, à un interligne et demi ou deux interlignes, écrites à
machine ou ordinateur.
Informes longs. Ce sont ceux qui dépassent les 10
équipages. Son étendue peut aller de cette magnitude jusqu'à la
que requière la matière informée. En réalité, il y a des rapports
que peuvent arriver à occuper plusieurs tomes.
Éléments qui constituent un rapport.

Selon Lázaro, Víctor :

La nature de la mission et le type d'étude éloigneront le

tipo et l'extension du rapport. Fondamentalement, l'exécutif qui
Je demande que l'étude ait droit à un rapport compréhensible de
les résultats de l'étude.

Lorsque la modification proposée concerne plus d'un

département, le rapport devra être adressé à l'exécutif
interdépartemental qui a l'autorité de l'approbation.
Puisqu'il ne manquera pas de demander l'avis de ses
subordonnés départementaux, le rapport devra être
compréhensible. La compréhensibilité augmente en fonction de
augmentation de l'investissement dans le nouvel équipement et les installations.

Le rapport devra être présenté de manière attractive et devra

consister, au moins en les parties et séquences suivantes :
Portada. Le titre ou l'objectif de l'étude devra être
complètement descriptif, mais concis et présentant avec un
gran fondo blanco. A certaines autorités leur plaît d'ajouter
un message sur cette page. Il est permis, si le message est court.
En réalité, c'est un bon endroit pour rendre hommage et
reconnaissance à ceux qui ont aidé
valieusement à faire l'étude.
Contenu. Les différentes parties du rapport doivent être énumérées.
illustrations et caractéristiques spéciales en indiquant le numéro
de la page pour des références faciles.
Présentation du problème. De préférence sur une page
À part cela, dans quelle mesure une explication concise est-elle donnée concernant la raison pour cela.
étude, ses objectifs et son champ d'application. Cela doit être rédigé avec
attention. L'exécutif qui va la lire en a beaucoup d'autres
problèmes qui nécessitent votre attention. Votre rédaction dans ce
le moment a pu avoir une signification importante dans l'accueil
qu'il donne au rapport.

Résumé. Il sera destiné au lecteur exécutif qui souhaite

que les points essentiels du récit pénètrent rapidement dans les
résultats de l'étude. Indiquez d'abord les conclusions de
majeure importance. Numérez-les. Faites ressortir les points
essentiels. Affirmez vos principales recommandations, pourquoi
doivent être adoptées et quel en sera le coût. Continuez avec les
recommandations moins importantes. Si certaines des
les recommandations sont de telle nature que le superviseur a pu
les adopter au cours de l'étude et c'est ce qu'il a fait, mentionnez
ce fait.
Corps principal du rapport. Voici le détail en support de
les conclusions et recommandations. Établit les faits et le
la logique de l'étude que le lecteur attentif pourra observer pour
être d'accord avec l'analyse.
Crédito. Si no se incluyó una línea de crédito en la página
titulaire, c'est l'endroit pour le faire. Soyez généreux, mais ne pas
florido.
Annexe. Dans cette section, une copie de devra être placée.
procédure, si elle a été préparée antérieurement à la
présentation du rapport. De cette manière, l'analyste beaucoup
vous pouvez parfois obtenir l'approbation de l'exécutif dans la politique
et des procédures pendant que les faits de l'étude sont frais
dans sa mémoire.
Cette section est également l'endroit pour exhiber les détails
techniques, telles que la littérature des fabricants décrivant
l'équipe et tableaux et graphiques d'intérêt pour le lecteur minutieux
mais qui ne nécessitent pas de temps pour le lecteur exécutif.

Uso y Propósito del informe.

L'utilisation et le but des rapports dans un

organisation, se résume essentiellement à la transmission de
informations pour votre analyse ou stockage, avec la
finalité d'être utilisé par un organisme de l'organisation dans
un futur immédiat (jours, semaines ou mois suivants) ou en
un moment futur mais qui n'est pas connu avec précision
pour une bonne prise de décisions.

Tous les rapports ne remplissent pas le même but dans

l'entreprise, mais si le même usage. L'usage sera toujours le même,
aider à la prise de décisions, étant donné que les rapports sont
conditionnés comme mentionné précédemment à la transmission de
une certaine information pour une analyse ultérieure, mais
C'est de là qu'est née la mission de la transmission de l'information.

Comme cela a été indiqué, il existe différents types de

rapports, chacun avec une finalité ou un objectif spécifique,
conçu au moment de la création de sa figure.

Par exemple, l'objectif du rapport de relation revenus-

les dépenses d'une unité d'entreprise étaient explicites au moment de
sa création, puisque les informations qui doivent y être contenues
il doit être en détail, tous les revenus perçus dans le
exercice et l'application respective (dépenses) de ceux-ci dans
cet exercice, bien sûr pour la prise de décision dans
relation au budget de l'exercice suivant, ou pour le
contrôle et évaluation de l'action de cette unité pendant
l'exercice, etc. De manière, qu'un même rapport peut avoir
différents buts au sein de l'entreprise.

Les rapports écrits offrent l'avantage inestimable de

constituer de vrais fichiers, auxquels on peut avoir recours dans
n'importe quel moment, d'autre part, permettent de les voir une fois et
une autre et autant que nécessaire, pour se faire un critère défini
sur son contenu, en vue de prendre une décision.

Les décisions d'aujourd'hui sont prises en fonction de variables plus

complexes et nombreux, sont les rapports, ou mieux dit, les
informateurs, ceux qui ont la responsabilité d'enquêter,
étudier et corréler ces variables pour offrir aux
gerentes, si no las soluciones, por lo menos ideas y elementos
de jugement pour agir avec sensibilité.