COMMUNICATION FONCTIONNELLE (6)

MODES ÉCRITS DE COMMUNICATION PROFESSIONNELLE

Genres à travers les professions
Différentes professions utilisent différents genres. Cependant, vous remarquerez qu'il existe des matériaux de communication qui
traversent les professions. Ils communiquent des informations importantes sur une certaine organisation, un événement ou un individu.
Certains de ces documents de communication sont les mémorandums, les procès-verbaux de réunions, les lettres d'affaires et
propositions commerciales. De plus, avec l'avènement de la technologie, il existe désormais de nouvelles formes de matériel de communication.
utilisant des canaux de médias sociaux tels que Facebook, Twitter et LinkedIn. Tous ces matériaux de communication sont considérés comme
genres et ils traversent différentes professions et/ou disciplines.

LETTERS D'ENTREPRISE, MÉMOIRES, PROCÈS-VERBAUX DE RÉUNIONS

Les lettres d'affaires sont une forme courante d'écriture dans toute organisation. Les parties traditionnelles d'une lettre d'affaires sont :
a. Titre
b. Adresse intérieure
c. Salutation
d. Corps
e. Formule de politesse
f. Signature
En général, la lettre d'affaires suit un certain format. Lorsque du papier à lettres ordinaire est utilisé, le conventionnel
L'en-tête comprend l'adresse de l'expéditeur et la date à laquelle la lettre est écrite. Un en-tête moderne utilise le
papeterie de l'entreprise qui porte le logo de l'entreprise, l'adresse, le numéro de téléphone et les informations. La date
lorsque la lettre est écrite, elle est simplement indiquée. L'en-tête est suivi de l'adresse à l'intérieur qui indique le nom de
le destinataire de la lettre, son titre/position dans une entreprise ou organisation, et l'adresse de l'entreprise. C'est
il est également possible que le destinataire n'ait aucune affiliation à une entreprise ou à une société. Dans ce cas, l'auteur de la lettre indique simplement
l'adresse du destinataire. Cette partie est suivie de la salutation et du corps de la lettre qui est clair.
simple et concentré. Le corps comporte normalement trois paragraphes, dont le premier fournit la raison de l'écriture. Le
Le deuxième paragraphe donne des détails plus spécifiques sur les informations fournies dans le premier paragraphe, tandis que le dernier.
Ce paragraphe souligne la raison de l'écriture ou exprime de la gratitude au lecteur pour avoir pris le temps de lire/revoir.
la lettre. La prochaine partie est la formule de politesse et la dernière est la signature.

Notez qu'il est nécessaire d'ajuster le contenu de votre lettre en fonction de l'objectif de l'écriture. Comme cela
Il existe différents types de lettres d'affaires : lettre de candidature, lettre de démission, lettre d'acceptation, suivi-
lettre de motivation, et lettre d'appréciation, entre autres.
Il est également possible que vous rédigiez des e-mails professionnels lorsque vous postulez pour un emploi ou pour d'autres raisons professionnelles.
Souvenez-vous que lorsque vous rédigez un e-mail professionnel, vous l'écrivez de la même manière que vous rédigez tout autre document professionnel.
correspondance. Il est important que vous remplissiez toujours la ligne d'objet afin de ne pas laisser le destinataire du message
deviner de quoi parle le message. Ensuite, commencez votre e-mail par une salutation professionnelle, suivie de la
corps, fermeture et signature. Incluez votre nom complet et vos coordonnées telles que l'adresse e-mail et le numéro de téléphone.
numéro.

Un autre matériel de communication est le mémorandum. Le terme mémorandum peut être abrégé ou
abrégé en l'appelant un mémo. Un terme latin qui signifie "il doit être rappelé", le mémo est généralement émis
et diffusé par ceux occupant des postes de niveau intermédiaire et supérieur dans une organisation. Il est écrit pour servir de
rappel à ses électeurs qui doivent faire ou agir sur quelque chose. Cela est fait afin que les concernés
Les constituants seront correctement guidés sur la suite à donner afin que les erreurs dans le système ou le processus organisationnel puissent
être évité ou si déjà fait ou engagé, cela peut ou ne se reproduira pas.

Comment construire un mémorandum efficace ?

Comme dans toute forme d'écriture, organisez vos pensées très clairement afin que la clarté soit atteinte dès le premier instant ou à la
début. La première partie devrait contenir les informations les plus importantes. Ainsi, indiquez ce que vous voulez et la raison pour laquelle.
tel que en présentant des informations pertinentes. Les parties suivantes peuvent discuter en termes spécifiques qui ont été
indiqué dans la première partie du mémo. Votre conclusion doit également être claire afin que les lecteurs soient convaincus de
 Agissez en conséquence. Adressez le mémo uniquement à ceux qui sont concernés. Examinez le mémo avant de le publier.
surtout s'il contient des informations confidentielles. N'oubliez pas que les mémos, tout comme toute forme d'écriture, peuvent servir de
registre permanent de tout bureau ou organisation.
Les mémos ont la même structure. Voici le modèle pour un mémorandum.

MÉMORANDUM

À : (Destinataire)
DE : (EXPÉDITEUR)
DATE:
OBJET : (Certains mémos utilisent RE pour signifier concernant)
____________________________________________________
____________________________________________________
____________________________________________________

Envoyer un mémo par courrier électronique est acceptable, mais vous devez toujours suivre le bon format. C'est également mieux.
si le mémo est envoyé en pièce jointe à l'e-mail.

Un troisième matériel de communication important est le procès-verbal d'une réunion. Les organisations, les institutions, les agences,
et même des unités ou bureaux plus petits tiennent des réunions de temps en temps. Il est important que les choses discutées lors de la réunion
sont documentés afin qu'ils puissent toujours y faire référence lorsque des problèmes surviennent à l'avenir. Il est possible que tout
Les clarifications sur les sujets qui ont été traités précédemment se trouvent dans les procès-verbaux des réunions tenues dans le passé.
Ainsi, il est important que les dossiers soient tenus correctement. Des copies papier souples et dures sont fortement recommandées.
Ci-dessous un modèle du procès-verbal d'une réunion :

MINUTES OF THE MEETING

(Nom de l'organisation)
(Date de la réunion)

Liste des participants :

Présent
Absent

I. Approbation de l'ordre du jour

II. Examen et approbation du procès-verbal de la réunion précédente
III. Affaires découlant des procès-verbaux
IV. Nouvelle Agence
V. Ajournement

Signature de celui qui a préparé le procès-verbal/date

Approbation de la personne occupant le poste supérieur dans l'organisation.

PROPOSITION D'AFFAIRES
Lorsque l'entreprise pour laquelle vous travaillez souhaite se lancer dans un projet avec une autre organisation, il se peut qu'on vous demande
rédiger une proposition commerciale. L'objectif d'une proposition commerciale est d'attirer des clients ou de sécuriser le soutien de partenaires potentiels.
investisseurs ou organisations. Vous pouvez également en rédiger un pour votre propre usage si vous êtes freelance. En général, les propositions ont le
même modèle. En raison du grand nombre d'entreprises concurrentes de nos jours, il est important que vous produisiez un bon-
rédiger une proposition afin que vous ayez un avantage sur les autres. Votre objectif est d'obtenir l'approbation de votre
client potentiel donc faites de votre mieux pour atteindre cet objectif. Vous devez connaître et comprendre votre client cible dans
développer une proposition qui a une méthodologie solide, une solution viable au problème auquel l'entreprise est confrontée, une
un calendrier réaliste et un budget raisonnable et justifiable.

Une bonne proposition ne peut pas être préparée du jour au lendemain. Si vous ciblez un client, renseignez-vous sur lui de manière exhaustive.
Comprenez comment cela fonctionne. Concevez une méthode par laquelle vous pouvez surpasser d'autres concurrents qui souhaitent également soumettre un
proposition sur le même terrain. Notez que certains clients potentiels que vous rencontrez au cours de votre carrière peuvent soudainement
demande de proposition à préparer et à soumettre dans un court délai. Lorsque cela se produit et que vous n'êtes pas en mesure de
élaborez une proposition persuasive, ne vous découragez pas car cette expérience ajoutera toujours à votre parcours en tant que
professionnel.

Les propositions commerciales comprennent généralement trois parties principales : l'énoncé du problème, la solution proposée et le
coût ou tarification. Assurez-vous de commencer par le résumé exécutif qui met en évidence ce que vous ou votre entreprise êtes
tout sur les services qu'il fournit et comment il se différencie des autres. Cela devrait être votre point de vente. Pensez à un ajout
valeur que vous ou votre entreprise pouvez offrir qui la fera surpasser les autres organisations de même nature.

Après le résumé exécutif, passez à l'énoncé du problème ou ce que votre client potentiel est.
rencontrer. Le client doit être convaincu que vous comprenez parfaitement la situation dans laquelle il se trouve. Cela doit être
suivi de la proposition de solution qui explique comment vous pouvez aborder ou résoudre les préoccupations qui affectent le client. Vous
devrait alors offrir une méthode solide par laquelle vous aborderez le problème, en décrivant la procédure étape par étape que
vous aurez également besoin d'un calendrier ou du planning pour l'achèvement du projet. Assurez-vous que votre calendrier est
réaliste. C'est une bonne idée d'impressionner simplement votre client potentiel, mais de ne pas être en mesure de livrer et de répondre aux attentes.
les attentes des clients. Indiquer, un peu de vos qualifications et votre vaste expérience dans le domaine peut être mis en avant dans ceci
partie afin que vous puissiez convaincre le client potentiel que vous êtes le meilleur choix et le plus qualifié pour prendre en charge le
job and bring success to the client. The last major part is [Link] need to state the price of the services you will
rendre si l'occasion se présente. C'est toujours à vous et à votre entreprise de décider si vous souhaitez un paiement unique ou un paiement sur une
sur une base échelonnée en fonction de la nature du projet.

Enfin, il n'y a pas de règles strictes concernant la longueur de la proposition. Ce qui est plus important, c'est qu'elle soit
complétez avec les informations, y compris celles que votre client potentiel pourrait demander. Votre proposition devrait être
accompagné d'une lettre de motivation et doit commencer par une PAGE DE TITRE avec votre nom / nom de la société indiqué, le
société à laquelle la proposition est soumise, ainsi que la date à laquelle elle est soumise.

CANAUX DE MÉDIAS SOCIAUX

À ce jour, Facebook est devenu le site de réseau social le plus populaire. Développé par Mark Zuckerberg dans le
début des années 2000, Facebook vous permet de vous connecter avec des personnes que vous n'avez pas encore rencontrées et de renouer des liens avec la famille, les amis,

et connaissances, et rester en contact avec eux. Vous devez d'abord créer votre propre compte et votre personnel
profil. Vous pouvez inclure des informations que vous souhaitez que d'autres personnes connaissent, soit en privé, soit en public, en fonction de la
le type de statut que vous avez. Vous pouvez télécharger des photos et écrire vos opinions sur le mur de Facebook, ce qui peut ou non être appelé
atenton. Your Facebook friends may like, react, or comment on your post.
Cependant, Facebook n'est pas limité aux individus, car il est également utilisé de nos jours par des organisations et des entreprises.
le moyen le plus rapide de contacter les autres et de diffuser des informations. Si une entreprise va organiser un événement tel que
convention, conférence ou symposium, il utilise Facebook pour diffuser l'information. De nombreux événements deviennent réussis
à cause de la publicité en ligne et des annonces. Les publications en ligne telles que celles sur Facebook et Twitter sont également les
le moyen le moins cher de faire de la publicité pour des événements et d'obtenir des résultats optimaux.
Enfin, LinkedIn en tant que service de réseautage social est utilisé pour le réseautage professionnel. Les employeurs utilisent ce site pour
publier des offres d'emploi pendant que les candidats intéressés postent leur CV ou résumé. LinkedIn est un moyen très efficace de
connectez-vous avec des professionnels et établissez des liens personnels.
Lorsque vous partagez votre curriculum vitae via LinkedIn, il n'est pas nécessaire de publier votre adresse personnelle et d'autres informations.
détails personnels. Vous pouvez simplement limiter votre présentation à vos qualifications professionnelles telles que votre éducation
arrière-plan, expérience professionnelle et réalisations en tant que professionnel. De cette manière, vous pouvez éviter de vous exposer à certains
menaces externes.