UNIVERSITE CATHOLIQUE DE L’AFRIQUE DE L’OUEST
------------------
UNITE UNIVERSITAIRE AU TOGO (UCAO-UUT)
------------------
Gestion du temps, processus et dimensions du
management liés au temps.
Présenté par : Licence III
.LARE Kandi Salman
.AMEGEE Bénédicta
.ANAYAWO Assoriki
.ALITI Carlos Sous la supervision de : Mr ADELA
.EGBIDI Reine
.KONOU Luc
.DJEKOURMAN Mike
.KANSSOUGUIBA Odette
.AMETOWOSI Gods-will A.
Sommaire
1. Introduction à la gestion du temps . LARE Kandi Salman
→ Importance de la planification et des priorités pour la performance et le bien-être.
2. Les grands principes de la gestion du temps . ANAYAWO Assoriki
→ Priorisation, planification, délégation, et gestion par plages fixes (time-boxing).
3. Outils et techniques de gestion du temps .DJEKOURMAN Mike
→ Agenda, to-do lists, matrice d’Eisenhower, méthode Pomodoro, outils numériques
(Trello, Kanban).
4. Processus de gestion du temps en entreprise .KANSSOUGUIBA Odette
→ Étapes clés : planification, exécution, suivi, ajustement.
5. Dimensions managériales liées au temps .KONOU Luc
→ Organisationnelle, stratégique, opérationnelle, relationnelle et décisionnelle.
6. Lien entre gestion du temps et méthodes agiles .ALITI Carlos
→ Intégration du timeboxing, sprints et feedback continu (Scrum, RAD).
7. Enjeux et défis de la gestion du temps .AMETOWOSI Gods-will A.
→ Stress, procrastination, interruptions, réunions improductives.
8. Bonnes pratiques managériales .AMEGEE Bénédicta
→ Objectifs SMART, réunions efficaces, délégation, autonomie et responsabilisation.
9. Cas pratiques et exemples d’entreprises .EGBIDI Reine
→ Succès (Microsoft Japon, Google) et échecs (réunionite).
10. Conclusion et synthèse .LARE Kandi Salman
→ Clés du succès : priorisation, outils adaptés, suivi régulier et culture d’amélioration
continue.
1. Introduction à la gestion du temps .LARE Kandi Salman
La gestion du temps consiste à planifier et organiser ses tâches de façon à atteindre ses objectifs
efficacement. Elle vise à planifier des actions dans le temps, hiérarchiser les priorités et se fixer
des objectifs. En entreprise, c’est un enjeu majeur de performance collective : « la gestion du
temps en entreprise est un enjeu crucial pour la performance et le bien-être des employés ». Une
bonne gestion du temps améliore la productivité tout en réduisant le stress et l’épuisement
professionnel. À l’inverse, un mauvais découpage des tâches entraîne surcharge, frustration et
chute d’efficacité. Le temps étant « de l’argent », mieux le maîtriser profite à la fois au salarié
(qualité de vie) et à l’organisation (meilleure compétitivité).
2. Les grands principes de la gestion du temps .ANAYAWO Assoriki
• Priorisation. Il faut distinguer l’urgent de l’important pour orienter ses efforts sur les
tâches à forte valeur ajoutée. La matrice d’Eisenhower, par exemple, classe les tâches
selon leur importance et urgence pour définir l’ordre de traitement. Elle aide à se
focaliser sur l’essentiel et à déléguer ou reporter le reste.
• Planification. L’action commence par un calendrier structuré (agenda, planning) et une
liste de tâches hiérarchisées. Un agenda bien tenu donne une vision claire des échéances.
Ensuite, on affecte chaque tâche à une plage horaire réaliste (time blocking). Cette
approche clarifie comment chaque heure contribue aux objectifs, et réduit les surprises.
• Délégation. Confier certaines tâches à des collaborateurs compétents libère du temps
pour les priorités du manager. Par exemple, la matrice d’Eisenhower sert à « définir les
tâches à déléguer » afin que chacun reste concentré sur son cœur de valeur. Bien
déléguer implique de fixer des consignes claires et de choisir le bon interlocuteur.
• Time-boxing (gestions par plages fixes). On attribue un temps prédéfini à chaque tâche
ou projet. Passé ce temps (même si la tâche n’est pas terminée), on passe à la suivante.
Cette méthode (venue des méthodes agiles) impose un rythme soutenu et prévient la
procrastination. Elle pousse à être réaliste dans ses estimations et à inclure des marges
pour pauses et imprévus.
3. Outils et techniques de gestion du temps .DJEKOURMAN Mike
• Agenda / calendrier. L’outil de base est un agenda (papier ou numérique) tenu
quotidiennement. Il permet d’avoir « une vision rapide de ce que tu as à faire dans les
jours à venir » et de répartir son travail. Il faut y inscrire toutes les échéances dès qu’elles
sont connues (rendez-vous, réunions, deadlines).
• To-do lists. Tenir une liste de tâches (« to-do list ») offre une vue d’ensemble et réduit
l’oubli. On y note toutes les actions à réaliser (quotidiennes, hebdomadaires) et on les
raye au fur et à mesure. Cela clarifie l’état d’avancement et évite de se sentir submergé.
• Matrice d’Eisenhower. Ce tableau à 4 cases (Urgent/Important) aide à classer et
prioriser rapidement ses tâches. Les tâches « Urgentes et importantes » sont traitées en
premier, celles « Pas urgentes, importantes » sont planifiées, les tâches secondaires sont
déléguées ou abandonnées. Cette visualisation force à dire non aux interruptions et
voleurs de temps.
• Méthode Pomodoro. Technique de travail en intervalles courts (typiquement 25
minutes) séparés par de brèves pauses. On règle un minuteur, on travaille intensément
pendant 25 min, puis on fait 5 min de pause. Au bout de 4 sessions, on prend une pause
plus longue (15-30 min). Ce découpage améliore la concentration en limitant l’effet
tunnel.
• Outils numériques (Trello, Kanban, etc.). Les logiciels de gestion de tâches exploitent
souvent le Kanban (tableaux visuels avec cartes). Par exemple, Trello permet de
visualiser le flux de travail (colonnes « À faire », « En cours », « Terminé »). Selon
Atlassian, un tableau Kanban « aide à visualiser le travail, limiter le travail en cours et
maximiser l’efficacité ». Des gestionnaires de projet comme Asana ou Jira offrent les
mêmes fonctionnalités (plannings partagés, rapports d’avancement).
• Autres techniques. On peut aussi utiliser des outils de suivi de temps (time-tracking),
des alertes « pomodoro », ou des applications d’agenda avancées. L’essentiel est de
choisir les outils adaptés à ses besoins et de les utiliser avec rigueur.
4. Processus de gestion du temps en entreprise .KANSSOUGUIBA Odette
Le processus se décline en quatre phases clés :
1. Planification. Définir ses objectifs et établir un plan d’action. Comme le souligne
TimeCamp, « la maîtrise de son emploi du temps » repose sur une planification éclairée.
On commence par lister et prioriser toutes les tâches (objectifs à court et long terme),
puis on répartit ces tâches dans un calendrier général (emplois du temps, sprints,
plannings). Des techniques comme le time blocking ou la création d’un backlog agile
permettent de visualiser « comment chaque heure de notre journée contribue à
l’avancement de nos projets ». Des outils (calendriers partagés, agendas numériques,
outils de gestion de tâches) assurent la visibilité du plan.
2. Exécution. Réaliser les tâches planifiées en se concentrant sur l’ordonnancement défini
(éviter le multitâche). On suit le planning établi : par exemple, chaque équipe effectue
ses sprints ou créneaux « timeboxés » en mode agile. La discipline (respect du timing,
pauses) est primordiale.
3. Suivi. Contrôler l’avancement par rapport au plan. Comme l’indique TimeCamp, le
suivi régulier est « la clé de l’accomplissement et de l’amélioration continue ». On
mesure les progrès (via rapports, indicateurs, tableaux de bord), on identifie les écarts
ou blocages, et on note les leçons apprises. Le suivi peut prendre la forme de revues
quotidiennes (daily meetings), bilans hebdomadaires ou tableaux de pilotage.
4. Ajustement. À partir du retour d’expérience, on replanifie et on ajuste les méthodes. Si
des imprévus surviennent ou si les estimations étaient erronées, il faut re-hiérarchiser
les tâches et réaffecter le temps. TimeCamp insiste sur l’auto-réflexion et la mise à jour
des pratiques : analyser ce qui a fonctionné ou non et affiner en continu son organisation.
Ce cycle itératif (similaire au PDCA) garantit que la gestion du temps s’améliore au fil
du projet.
5. Dimensions du management liées au temps .KONOU Luc
La question du temps touche plusieurs dimensions managériales :
• Dimension organisationnelle. Il s’agit de structurer l’entreprise pour optimiser le
temps : processus standardisés, politiques de réunions claires, règles de coordination, et
outils communs (ex. workflow partagés). Une bonne gouvernance temporelle est
devenue « un impératif stratégique pour toute organisation ». À défaut, on observe
souvent un gaspillage (multiplication de réunions inutiles, absence de procédures pour
les tâches récurrentes, mauvaise utilisation des outils collaboratifs).
• Dimension stratégique. Le temps doit être aligné avec les objectifs globaux de
l’entreprise. Cela implique que la direction fixe des priorités claires (ex. projets
stratégiques vs. Opérations courantes) et libère des ressources pour les initiatives clés.
La gestion du temps stratégique garantit que les équipes ne passent pas tout leur temps
sur des tâches administratives sans impact sur la compétitivité. Par exemple, consacrer
du temps à la formation ou à l’innovation fait partie de la stratégie temporelle.
• Dimension opérationnelle. Au quotidien, chaque manager doit veiller à l’efficacité des
opérations : planification des plannings, répartition des effectifs, livraison des services
selon des délais. Cela inclut la supervision de la charge de travail, la prévention de
l’overbooking, et la capacité à réagir rapidement aux imprévus (changement de priorité,
urgence client).
• Dimension relationnelle. La gestion du temps concerne aussi les interactions humaines.
Des réunions fréquentes sans but clair ou un mauvais partage de l’information font
perdre beaucoup de temps (notifications non cadrées, consultations inutiles). Les
managers doivent instaurer une communication efficace : agenda partagé, compte-
rendus synthétiques, canaux appropriés. Par ailleurs, une répartition équitable du travail
et un climat de confiance (favorisant l’autonomie) minimisent les conflits d’emploi du
temps et la microgestion.
• Dimension décisionnelle. Prendre des décisions à bonne échéance est crucial. Cela
implique de planifier quand et comment les décisions seront prises (comités, comités de
pilotage, délais d’escalade). Des processus de décision trop lents ou mal synchronisés
peuvent devenir un goulot d’étranglement temporel. À l’inverse, fixer des deadlines
clairs accélère les projets et responsabilise les acteurs.
6. Lien entre gestion du temps et méthodes agiles (Scrum, RAD) .ALITI Carlos
Les méthodes agiles sont intrinsèquement basées sur une gestion du temps structurée : on
découpe le travail en itérations fixes (« sprints » en Scrum) et on incorpore du feedback
fréquent. La pratique du timeboxing provient du développement rapide (RAD) et a été
popularisée par James Martin dans son ouvrage sur le Rapid Application Development. En
Scrum ou Kanban, chaque itération (généralement 2–4 semaines) se voit attribuer un objectif
précis (backlog ou user stories). Le manager fixe un timebox pour la livraison de
fonctionnalités, et l’équipe s’engage à respecter cette durée. Comme le note Manager-GO, « la
méthode du timeboxing est souvent utilisée dans le cadre des méthodes agiles (Scrum,
Kanban) ». Cette approche assure des points de contrôle réguliers : à la fin de chaque sprint, on
évalue l’avancement, on recueille les retours des utilisateurs (Product Owner) et on ajuste les
priorités pour le sprint suivant. Ainsi, l’itération fixe et le bouclage continu (feedback
utilisateur, révisions rapides) sont deux piliers communs qui relient étroitement gestion du
temps et agilité. RAD préconise également ce prototypage rapide et ces itérations courtes pour
accélérer le développement, mettant l’accent sur l’efficacité temporelle et l’implication précoce
des clients.
7. Enjeux et défis de la gestion du temps .AMETOWOSI Gods-will A.
• Stress et surcharge. Une mauvaise répartition du temps génère rapidement du stress.
Comme l’alerte Manager-GO, une gestion défaillante des priorités « provoque du stress,
de l’épuisement, de la frustration ». Qualitemps souligne qu’en entreprise on constate
souvent des « réunionites » et des processus mal organisés qui aggravent le stress au
travail. L’afflux de nouvelles demandes imprévues (urgences, interruptions) peut faire
exploser les plannings.
• Procrastination. Remettre à plus tard les tâches importantes est un piège classique.
Mercuri note que « la procrastination est l’un des principaux ennemis d’une gestion
efficace du temps ». Elle entraîne un cercle vicieux : plus on reporte, plus le travail
s’accumule et plus on stresse. Les techniques comme le Pomodoro ou le « manger son
crapaud » (commencer par la tâche la plus difficile) visent précisément à contrer cette
tendance.
• Interruptions et distractions. Les interruptions fréquentes (appels, emails, collègues)
fragmentent le travail. Asana estime que les employés perdent 60% de leur temps sur
des tâches non planifiées. Manager-GO rappelle que dire non et bloquer des plages sans
dérangement est essentiel pour « mieux maîtriser son temps et gérer les voleurs de temps
comme les notifications ou les sollicitations imprévues ». Ne pas gérer ces interruptions
conduit inévitablement à de la surcharge mentale et à de faibles rendements.
• Multiplication des réunions improductives. Un grand défi pour les managers
modernes est de lutter contre l’« overdose de réunions ». Une étude citée par Pratiques
RH révèle que les cadres passent en moyenne 23 heures par semaine en réunion et
que 65% d’entre eux affirment que ces réunions les empêchent d’accomplir leur travail.
Les réunions sans ordre du jour clair ou avec trop de participants sont un véritable fléau
organisationnel.
Ces enjeux montrent que la gestion du temps est autant un défi personnel
qu’organisationnel. Il faut agir à la source (gestion du stress, bonne délégation) comme
sur l’organisation du travail (procédures, culture d’entreprise).
8. Bonnes pratiques managériales liées au temps .AMEGEE Bénédicta
• Objectifs SMART. Fixer des objectifs clairs et motivants est primordial. On préconise
la méthode SMART (Spécifique, Mesurable, Atteignable, Réaliste, Temporellement
défini). Chaque projet ou tâche est alors découpé en étapes précises avec échéance. Les
critères SMART garantissent que l’équipe sait exactement ce qui est attendu et quand,
ce qui évite de disperser ses efforts. L’évaluation régulière (bilan, auto-évaluation) sur
ces objectifs permet d’ajuster en continu la gestion du temps.
• Réunions efficaces. Le manager doit structurer les réunions pour qu’elles deviennent
productives. Parmi les pratiques recommandées : préparer et diffuser à l’avance un
ordre du jour clair (objectifs, points à traiter), limiter le nombre de participants aux
indispensables, et fixer des rôles (animateur, preneur de notes, gardien du temps). Par
exemple, fermer les portables et demander la participation active évite que des
collaborateurs passent leur temps sur autre chose. Enfin, instaurer des journées sans
réunion ou un temps dédié aux travaux profonds est aussi une bonne pratique pour
préserver la concentration et diminuer le multitâche inutile.
• Délégation structurée. Un bon manager apprend à déléguer intelligemment. Comme
vu plus haut avec l’Eisenhower, il faut identifier clairement les tâches à transférer et
donner des consignes précises. Cela libère du temps de management et responsabilise
les collaborateurs.
• Autonomie et responsabilisation. Encourager l’autonomie est un levier majeur.
Mensura rappelle que le besoin d’autonomie est un facteur clé de motivation. Les
employés doivent avoir la liberté (dans le cadre du projet) de choisir quand ils font
certaines tâches ou s’ils assistaient vraiment à une réunion. Selon Leonoor Pietercil, il
faut offrir « la marge nécessaire pour qu’ils prennent eux-mêmes des responsabilités »
et leur laisser la possibilité de ne pas participer à une réunion si ce n’est pas utile pour
eux. Ce degré de liberté responsabilise chacun et réduit les goulots temporels (personne
n’attend un unique manager pour avancer).
En somme, en combinant des objectifs SMART, des réunions bien cadrées, une
délégation réfléchie et un fort esprit d’autonomie, on crée un climat où chaque acteur
gère mieux son temps.
9. Cas pratiques et exemples d’entreprises . EGBIDI Reine
• Succès – Semaine de 4 jours / expérimentation agile. De nombreuses expériences
illustrent l’impact positif d’une bonne gestion du temps. Par exemple, Microsoft Japon
a expérimenté la semaine de 4 jours (avec des sprints de 4 jours puis 3 jours de week-
end) et a constaté une hausse de la productivité de 40 %. Les salariés étaient plus
concentrés et moins stressés grâce aux plages sans réunions et aux objectifs collectifs
bien définis. Plusieurs études internationales confirment que réduire le temps de travail
(sans diminuer le salaire) peut maintenir ou augmenter les résultats économiques. Ces
réussites reposent sur l’engagement de tous (gestion participative, innovation
organisationnelle) et sur un focus renforcé sur les activités à haute valeur.
• Échec – Le piège des réunions sans fin. A l’inverse, certaines entreprises perdent de
précieuses ressources par excès de réunions désorganisées. Une enquête du Harvard
Business Review montre que les cadres passent en moyenne 23 h/semaine en réunion,
et que 65 % d’entre eux estiment que ces réunions les empêchent de faire leur travail.
Résultat : leurs tâches « névralgiques » sont repoussées, l’innovation s’étiole, et la
motivation chute. Par exemple, un service confronté à cette « réunionite » voyait ses
projets systématiquement retardés, car personne ne disposait du temps de réflexion
nécessaire. Dans ce cas, la clé a été de mettre en place des règles de réunion strictes
(ordre du jour, durée limitée) et des plages de travail protégées – ce qui a aussitôt
amélioré la performance.
• Cas Google 20% (temps d’innovation). (Exemple supplémentaire) Google est célèbre
pour sa politique dite du 20% time : un jour par semaine, les employés peuvent travailler
sur des projets personnels innovants. Cela a engendré des produits majeurs (ex. Gmail).
Cette pratique montre qu’allouer du temps libre encadré pour la créativité peut être
extrêmement profitable, tant pour la motivation des équipes que pour l’entreprise.
Ces exemples concrets démontrent que la gestion du temps, lorsqu’elle est bien conduite, peut
être un levier d’efficacité et d’innovation. Inversement, la négliger conduit rapidement à des
pertes économiques et humaines.
10. Conclusion et synthèse LARE Kandi Salman
En synthèse, gérer le temps, c’est maîtriser un enjeu à la fois personnel et organisationnel.
Les principaux enseignements sont les suivants : (1) établir clairement ses priorités et planifier
consciencieusement (objectifs SMART), (2) utiliser des outils et méthodes adaptés (agenda, to-
do lists, Pomodoro, matrices, Kanban…), (3) suivre régulièrement l’avancement et ajuster en
continu, et (4) adopter une culture managériale propice (réunions utiles, délégation, autonomie).
Les défis – stress, interruptions, procrastination – peuvent être surmontés par ces bonnes
pratiques. Il convient enfin d’inscrire la gestion du temps dans une démarche d’amélioration
continue : analyser périodiquement son organisation, former les collaborateurs aux techniques
efficaces, et être prêt à adapter les processus au fur et à mesure. Une culture d’optimisation
temporelle (par exemple via du feedback régulier et des rétrospectives) permet à l’entreprise de
rester agile et performante sur le long terme.