FONCTIONNEMENT CHALLENGE IA
1 Phase de Préparation
1.1 Cadrage et Validation
Définition des objectifs et du périmètre du Challenge
1. Le Challenge IA est un évènement interne au cabinet Argain
Consulting. Il est ouvert à l’ensemble de ses salariés, hors membres du
Comité de Direction ou de l’équipe cœur du Chapitre IA et a pour
objectif de développer de cas d’usages proposés en utilisant l’IA
générative comme facteur d’innovation.
2. L’objectif du Challenge IA est d’intégrer les consultants dans un
concours interne favorisant la culture de l’innovation et permettant à
chaque participant d’apporter sa pierre dans le développement de la
stratégie du cabinet vis-à-vis de l’IA, innovation majeure qui impacte les
métiers du cabinet.
3. Le Challenge se déroule sous formes d’épreuves successives et
indépendantes, à un rythme mensuel ou bimestriel. Il prend la forme
d’une compétition par équipe, avec un prix par épreuve et un prix
annuel.
4. Le périmètre du Challenge est imposé par les cas d’usages et besoins
sélectionnés et exposés aux participants
Planning et étapes clés.
1. L’équipe Cœur du Chapitre IA est en charge de formaliser le planning
et les étapes clés du Challenge IA.
2. Cette proposition est ensuite soumise à validation par les membres du
Comité de Direction.
Identification des outils et ressources à disposition.
1. Les outils et ressources mises à disposition sont de deux ordres :
a. Toutes les solutions et ressources mises à disposition ou
identifiées dans le Sharepoint IA sont considérées comme
éligibles
b. Toutes les solutions et ressources autres doivent être conformes
avec le règlement du Challenge IA
Sélection du jury
1. La sélection du jury est faite par le Comité de Direction du cabinet.
2. Le challenge IA étant construit autour de 9 sessions de jeux allant d’un
mois à deux mois, le jury peut évoluer dans sa composition.
3. Au plus tard, le jury de la session N+1 doit être défini avant le 20 du mois
N.
Sélection du cas d’usages
1. La sélection du cas d’usage du mois est de la responsabilité du Comité
de Direction.
2. L’équipe cœur établit un backlog de cas d’usages et l’enrichit des
propositions émises par les bénéficiaires des cas d’usage ou par le
Comité de Direction
3. La sélection du cas d’usage N doit être réalisé avant le 20 du mois N-1.
4. Le cas d’usage N doit être présenté aux concurrents lors de la réunion
de lancement de la session.
1.2 Communication et Engagement
1. Tout au long du Challenge IA, l’équipe Cœur utilisera l’ensemble des
canaux de communication disponible au sein du cabinet pour
promouvoir le Challenge.
2. Les supports de communication sont élaborés conjointement par
l’initiative IA et les équipes de communications.
3. L’initiative IA reste le seul valideur des supports de communication
4. Les supports de communication pourront être soumis à validation par
le Comité de Direction
Annonce officielle du concours et ouverture des inscriptions (uniquement
pour le lancement).
5. Une annonce officielle doit être faite par le dirigeant du cabinet afin de
formaliser le sponsoring du Comité de Direction et ainsi garantir une
dynamique et un engouement vis-à-vis du Challenge IA
6. Un formulaire d’inscription doit être mis à disposition pour enregistrer
les inscriptions des participants
2 Phase d’Inscription et Constitution des Équipes
2.1 Inscription des Participants
Mise en place d’une plateforme ou d’un formulaire d’inscription.
1. La mise en place d’un formulaire doit être prévue pour enregistrer
l’inscription des participants tout au long du Challenge IA
2. Le formulaire doit contenir les informations suivantes :
a. Nom
b. Prénom
c. Adresse e-mail
d. Entité de rattachement
e. Inscription individuelle ou en équipeSi inscription individuelle :
obtenir l’autorisation de l’affecter à une équipe
f. Si inscription par équipe, renseigner les autres membres de
l’équipe
Constitution des équipes (nombre de participants défini, équilibre des
compétences)
1. Une communication doit être envoyé afin de sensibiliser les équipes au
fait d’avoir des compétences multiples dans les équipes.
2. Nombre de membres par équipe : 3 personnes
3. Durant la phase de constitution des équipes, une ventilation des
inscriptions individuelles dans les équipes sera réalisée.
4. Une équipe souhaitant participer au Challenge IA peut s’inscrire tout
au long du Challenge IA. Toutefois, si son inscription est en cours de
session, cette dernière sera prise en compte pour la nouvelle session.
2.2 Briefing et Cadrage des Cas d’Usage (Jour J)
Session de lancement avec présentation des attentes et des modalités.
1. La réunion de lancement doit exposer clairement le cas d’usage, le
besoin associé ainsi que toutes les informations nécessaires à la bonne
compréhension du sujet.
2. L’équipe cœur s’engage à se rendre disponibilité en cas de sollicitations
des équipes pour répondre à toutes les questions éventuelles.
Clarification des critères d’évaluation et des livrables attendus.
1. Les critères d’évaluations doivent être clairement présentés
Le livrable attendu doit répondre à ces 4 aspects :
1. Innovation
2. Faisabilité
3. Valeur ajoutée
4. Présentation & Démonstration
3 Phase de Développement des Solutions
3.1 Idéation et Expérimentation
1. Analyse des besoins internes et identification des opportunités IA.
2. Sessions de brainstorming
3. Approfondissement des cas d’usage sélectionnés
3.2 Prototypage et Test
1. Développement des premières versions des solutions.
2. Tests et ajustements en fonction des retours des mentors.
3. Sessions de suivi et coaching si besoin
4 Phase de Finalisation et Soumission des Projets
4.1 Préparation des Livrables
1. Documentation détaillée du projet.
2. Réalisation de supports de présentation.
3. Enregistrement des démonstrations si applicable.
5 Phase d’Évaluation et Sélection des Gagnants
5.1 Dépôt des projets
1. Il est demandé aux équipes de déposer leurs projets dans un espace
dédié à chaque équipe avant la réunion de présentation.
2. Ce dépôt en amont doit permettre aux équipes de sécuriser et finaliser
à une date précise le livrable.
5.2 Présentation des Projets
1. Organisation de sessions de pitch devant le jury.
2. Une réunion de restitution sera organisée afin de présenter les livrables
des différentes équipes
3. Démonstration des solutions développées.
5. 3. Analyse et Délibération
1. Évaluation selon les critères définis
2. Sélection de la meilleure solution et classement final.
6 Phase de Clôture et Lancement de la nouvelle session
6.1 Annonce des Résultats
Remise des prix aux équipes gagnantes.
1. Conformément au règlement du Challenge IA, l’équipe désignée
gagnante recevra le nombre de points prévu à répartir entre les
membres de l’équipe.
2. Communication des résultats à l’ensemble des collaborateurs.
3. Un mail émis par l’équipe cœur sera envoyé à l’ensemble des
collaborateurs et aux équipes participantes pour annoncer le résultat
de la session.
6.2. Lancement de la nouvelle session
Période off Challenge IA
1. Par défaut, le lancement de la nouvelle session du challenge IA débute
le lundi.
2. Le déroulé d’une session suivant un nombre de semaines prédéfini, les
jours ouvrés allant jusqu’au prochain lundi sont considérés comme off
3. Par exemple : si le mail de résultat est partagé le mardi, on considère
comme off les journées du mercredi à vendredi. La prochaine session
démarrera le lundi suivant.
Retour d’expérience et amélioration
1. Durant la période off, les équipes et l’organisation peuvent être amenés
à réaliser des phases de REX afin d’améliorer le process du Challenge
IA.
2. Annonce du cas d’usage de la session
3. Lors de la réunion de lancement de la nouvelle session, le cas d’usage
doit être présenté selon les modalités évoqués précédemment.
6.3. Suivi des Projets Lauréats
1. Intégration des solutions retenues dans l’entreprise.
2. Accompagnement des équipes pour la mise en production éventuelle.