GROUPES DE TRAVAIL
ORGANISATION - FONCTIONNEMENT
Auteur : Didier DUBAN
Modification par rapport à la précédente édition de décembre 1993 : modifications de forme uniquement.
A QUOI SERVENT LES GROUPES DE TRAVAIL ? en début de réunion, blocages ou conflits ouverts entre
participants, etc.) qui nuiront rapidement à l'efficacité
Les défauts, les pannes, les réparations... coûtent à l'en- du groupe.
treprise. Pour éliminer ces problèmes, il faut :
- les identifier et les hiérarchiser, c'est le rôle confié aux
relevés ;
- trouver la (ou les) cause (s) et rechercher des solutions, LE RÔLE DE CHACUN DANS UNE RÉUNION
c'est le but des groupes de travail.
Il n'y a pas de conduite type de réunion, cependant, que
l'on soit animateur ou participant, certaines «règles»
doivent être respectées.
QU'EST-CE QU'UN GROUPE DE TRAVAIL ?
L'animateur
C'est un ensemble de personnes directement concer-
nées par le problème traité. En s'appuyant sur la méthode Ce rôle souvent confié à la personne du groupe hiérar-
de résolution des problèmes et grâce au partage de chiquement la plus élevée et ayant une aptitude à
l'expérience, le groupe va rechercher la (ou les) vraie (s) l'animation, impose :
cause (s) du problème et proposer des solutions. Le - de connaître le sujet et de pouvoir en situer le contexte,
tableau 1 présente les trois types de groupes de travail - de savoir où chaque participant se situe par rapport à
que l'on rencontre le plus souvent. l'objectif fixé et vis-à-vis du groupe ;
- d'adopter des techniques qui permettent à chacun de
participer ;
QUI PARTICIPE A UN GROUPE DE TRAVAIL ? - d'aider le groupe en vue de le faire progresser.
Selon la nature et les implications du problème posé, Les participants
toutes les fonctions de l'entreprise (bureau d'études,
Ils doivent :
commercial, gestion, production, maintenance, labora-
toire, etc.) peuvent être amenées à participer à un groupe - être directement concernés ou avoir des compétences
de travail. utiles à l'avancement des travaux ;
- connaître et admettre l'objectif commun ;
Le nombre de participants varie selon la taille de l'en-
- venir à la réunion avec la volonté de participer ;
treprise ; toutefois, pour une efficacité optimale, l'idéal
paraît se situer entre 6 et 8 personnes, y compris l'ani- - travailler ensemble sans préjugé ni rejet à l'encontre
mateur. d'autres participants.
Pour un sujet donné, la durée de vie du groupe ne doit
pas excéder quelques mois (sauf pour les cercles de qualité). Le tableau ci-après résume, à travers le déroulement
Enfin, l'expérience montre que la réussite d'un groupe chronologique d'une réunion :
passe nécessairement par un esprit d'équipe ; car si l'on - le comportement de l'animateur vis-à-vis de la tâche et
porte une attention trop particulière à certains partici- vis-à-vis du groupe,
pants, il risque de se produire des phénomènes (malaises - le rôle du participant.
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Fiche 112 Mai 1999
L’ANIMATEUR
LA RÉUNION LE PARTICIPANT
Son comportement
Son rôle vis-à-vis de la tâche
vis-à-vis du groupe
• Informe suffisamment à l’avance - S’assure de la disponibilité de - Prend connaissance de l’ordre du
l’ensemble du groupe, du lieu, de chacun. jour.
AVANT
l’heure et de l’ordre du jour de la - Prépare sa réunion.
LA RÉUNION
réunion (convocation).
• Prépare sa réunion.
• Indique la direction à suivre en - Veille au consensus et règle les - Arrive à l’heure.
précisant l’objectif poursuivi. oppositions personnelles. - Participe activement aux travaux
• S’assure que chacun a compris. - Fait appel aux expériences. du groupe.
• Incite à donner des avis. Facilite les - Fait s’exprimer les «timides», calme - Présente des faits évalués et non
échanges. les «bavards» et veille à un enchaî- des impressions.
• Veille à ce que la discussion soit nement logique entre les inter- - Ne critique pas systématiquement.
ouverte, que chacun s’exprime à ventions. - S’en tient au sujet de la réunion.
son tour et que tous les points de - Souligne les points d’accord et fait - Évite les discussions séparées.
PENDANT vue soient encouragés. le constat des désaccords. - Respecte le temps de parole.
LA RÉUNION • Met en lumière certaines idées en - Rappelle les succès passés ; - Veille à être compris de tous.
reformulant ce qui vient d’être procure un plaisir à travers l’effica- - Respecte la méthode de travail.
exprimé. cité mise en évidence. - Aide l’animateur à trouver «la
• Prend des notes sur ce qui est dit - Soutient les idées originales en bonne carburation».
et fait. veillant à ce que le groupe reste
• Suscite l’imagination. réaliste.
• Fait discuter sur des critères de - Fait constater à chaque fois l’avan-
choix. cement des travaux.
• Propose un bilan.
• Confirme la distribution des tâches - Etablit une synthèse claire et définit - Accepte les décisions prises.
pour la prochaine réunion. des actions à entreprendre. - Procède aux enquêtes et se
• Rédige le compte rendu de la - S’assure du consensus. conforme aux dispositions prises
APRÈS
réunion afin qu’il soit communiqué - Sert d’interlocuteur avec l’extérieur lors de la réunion.
LA RÉUNION
sous huitaine et le diffuse. (Direction, services, etc.). - Prépare une synthèse de ses
• Prépare l’ordre du jour de la résultats.
prochaine réunion.
A QUELLE MÉTHODE LES GROUPES DOIVENT-ILS - la mise à disposition de moyens matériels (audiovisuels,
SE RATTACHER ? tableaux, de quoi écrire, etc.) et d'information (pan-
neaux d'affichage, journal interne, etc.) ;
Le sentiment bien réel que la réunion tourne en rond, - un soutien actif de l'ensemble de l'entreprise (apports
que ça n'avance plus, est un phénomène auquel les d'éléments complémentaires, chiffrage des proposi-
groupes peuvent être confrontés lorsque les problèmes tions d'actions, etc.).
sont attaqués en désordre.
Pour éviter cette dispersion, il est indispensable que le
groupe et son animateur s'obligent à utiliser la méthode
FINALITÉS ET CONSÉQUENCES D'UN GROUPE DE
de traitement des problèmes communément appelée
méthode qualité, dont les étapes sont rattachées à des TRAVAIL
outils de travail en groupe (voir tableau 2).
La mise en place d'un ou plusieurs groupes de travail au
Une formation préalable à l'utilisation de ces outils est sein d'une entreprise ne doit pas être considérée comme
recommandée. Dans ce but le CERIB organise un stage une action «à part».
référencé Q18 Les outils de résolution des problèmes.
Au même titre que l'auto-contrôle et le contrôle interne,
le groupe de travail fait partie intégrante de la démarche
de progrès.
L'ENVIRONNEMENT D'UNE RÉUNION
Par son système participatif, le groupe de travail
Chacun de nous est sensible à ce qui l'entoure. Pour un contribue à :
groupe, l'environnement constitue un facteur supplé- - élever le niveau de compétitivité de l'entreprise ;
mentaire de réussite. - entraîner chaque collaborateur dans un mouvement
Cela peut notamment se traduire par : porteur de progrès ;
- une planification des réunions (limitation à 2 ou 3 réu- - faciliter la disparition progressive des facteurs de résis-
nions par mois, d'une durée de 1 h 30 à 2 h 00 et de tance au changement ;
préférence le matin) ; - créer l'habitude de mieux travailler ensemble.
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LES DIFFÉRENTS TYPES DE GROUPES DE TRAVAIL
Groupe de Travail Groupe d’Amélioration Cercles de Qualité
Exceptionnel (GTE) de la Qualité (GAQ) et (CQ)
(task force) Groupe de Progrès
Objet Correction, à chaud, Prévention, à froid, des Amélioration des
d’un problème problèmes problèmes
Durée de vie Limitée Prolongée Permanente
Calendrier Décision prise par la Contrôlé par la direction Contrôlé par groupe
direction
Participants et leaders Désignés en fonction Désignés volontaires Volontaires dans l’unité
du sujet en fonction du sujet de base
Décisions Leader / Consensus Leader / Consensus Consensus
Méthodes / Outils Libres Disponibles Enseignés systémati-
quement
Mise en œuvre de la Par d’autres, à définir En priorité dans la fonc- Par les membres
solution tion d’appartenance
Source AFCERQ
Tableau 1
LA MÉTHODE QUALITÉ LES OUTILS UTILISÉS
1. Poser le problème • Analyse de la situation existante
2. Quantifier et classer les faits • Les feuilles de relevés
(voir Fiche 128)
3. Déterminer le problème le plus important • Le diagramme de PARETO
(voir Fiche 119)
4. Chercher les causes possibles • Le diagramme d'ISHIKAWA
(voir Fiche 120)
5. Trouver la cause principale • Expérimentations et mesures
6. Rechercher et proposer une action corrective • Brain-storming - Écoute
7. Vérifier la proposition avant d'agir • Expérimentations et mesures
8. Appliquer et mesurer l'effet • Évaluer le résultat (technique et économique)
9. Communiquer le résultat • Circulation de l'information
10. Garder mémoire de l'ensemble des opérations • Plans qualité, fiches, consignes, procédures
et des conditions d'exécution
Tableau 2
Fiche 112 - Mai 1999
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