MAITRISE DE LA LANGUE FRANÇAISE

PLANIFICATION ET ADMINISTRATION DES SERVICES INFIRMIERS /

OBSTETRICAUX ET DES PROGRAMMES DE SANTE

TITRE DU COURS : REDACTION ADMINISTRATIVE

OBJECTIF GENERAL : A la fin du cours, l’étudiant doit être capable de maitriser les
techniques de la Rédaction Administrative.
OBJECTIFS SPECIFIQUES : Plus spécifiquement, il doit être capable de :
- Rédiger les documents de communications courants du service, compte tenu
des Postes de travail
-Organiser le service de courrier du service dans lequel il évolue.

CONTENU DU COURS
-Généralités
-Note de Service
-Note
-Compte-rendu
-Procès-Verbal
-Rapport
-Lettres Administratives
-Préparation du Courrier
-Expédition du Courrier
-Classement du Courrier

INFAS – Antenne d’Aboisso – B.P. 1056 Aboisso – Tél/Fax (225) 21 30 60 43 / 21 30 61 07 /

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 CORRESPONDANCE ADMINISTRATIVE

GENERALITES SUR LE TRAVAIL DE REDACTION ADMINISTRATIVE

ET SUR L’UTILISATION DES SUPPORTS

CHAPITRE 1 - LES IMPERATIFS DE LA FONCTION ADMINISTRATIVE

I. LE PRINCIPE
Dans les administrations publiques ou privées, la capacité principale des agents subalternes
est la capacité technique et professionnelle caractéristique à l’emploi.
La capacité principale des agents des hiérarchies supérieures est la capacité administrative.

II. LES IMPERATIFS

Toute entreprise ou organisation industrielle, commerciale ou administrative accomplit
plusieurs fonctions (approvisionnement, production, vente, prestation de services, recherche de
capitaux, gestion des moyens humains, matériels, financiers, etc. …).
La fonction administrative a des rôles d’ordre essentiellement intellectuel :
Assurer l’orientation, l’impulsion et la coordination de tous les efforts.
Il s’agit de  prévoir, organiser, commander, coordonner, contrôler.
Tous les cadres responsables, quel que soit leur niveau d’intervention participent donc plus ou
moins à cette fonction.
a) Prévoir : supputer l’avenir, le préparer en précisant le but à atteindre et en programmant
les moyens à utiliser.
b) Organiser : répartir les moyens et les tâches.
c) Commander : donner des directives et instructions pour la bonne exécution du travail en
vue d’atteindre l’objectif fixé.
d) Coordonner : créer, maintenir les liaisons harmonieuses entre les différents services pour
assurer l’unité globale d’action.
e) Contrôler : vérifier que les ordres donnés ont été correctement exécutés et que les
réalisations sont conformes aux prévisions.
En cas d’écarts, d’erreurs ou de fautes, il faudra situer les responsabilités et prendre les mesures
correctives appropriées.
N.B : Ces impératifs existent à tous les niveaux d’emploi mais leur poids global est plus
important à mesure que l’on gravit la hiérarchie des responsabilités administratives.

CHAPITRE 2 - ANALYSE DES TACHES ADMINISTRATIVES

I. ANALYSE
L’activité d’un service administratif consiste essentiellement à :
- recevoir des informations ;
- rassembler ces informations, les classer de manière appropriée et éventuellement les mettre à la
disposition des utilisateurs en les faisant circuler sous des formes et supports convenables.

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- exécuter des opérations avec ces informations ou à partir de leur combinaison avec d’autres
informations.
-émettre d’autres informations.
II. NATURE DES INFORMATIONS

Les informations utilisées dans le travail administratif sont surtout des informations écrites
complétées ou corroborées (confirmées) par celles orales.

CHAPITRE 3 - IMPORTANCE DU DOCUMENT ECRIT DANS LE TRAVAIL

ADMINISTRATIF

I. MOYEN D’INFORMATION

HISTORIQUE
Les documents constituent la mémoire de l’organisation. Ils permettent d’avoir à posteriori
une idée précise entre autres sur les objectifs et dates de création, l’évolution des structures, des
moyens, des résultats des conflits internes etc. …

II. MOYEN D’INFORMATION SUR LA NATURE ET L’EVOLUTION DES

RELATIONS AVEC LES AUTRES SERVICES OU ADMINISTRATIONS
L’analyse des documents (lettres, rapports, comptes rendus, factures…) éclaire sur les
correspondants de l’organisation, la nature, l’ancienneté, la fréquence des relations, l’évolution
positive ou négative de ces relations, leurs causes, leurs conséquences…

III. MOYEN D’INFORMATION GENERALE ET PROFESSIONNELLE

La bonne circulation des informations d’origine interne et celles d’origine externe permet
aux agents de mieux connaitre les problèmes de leur institution et d’élargir leur culture générale
ainsi que leurs compétences techniques et professionnelles, compte tenu des modifications rapides
de l’environnement technologique d’une part, des exigences sociales d’autre part
(perfectionnement, recyclage, amélioration des conditions de travail, modification de la législation
du travail ou de la sécurité sociale…)

IV. MOYEN D’INFORMATION DECISIONNELLE

Pour fonder leurs choix et décisions, les responsables ont besoin de procéder à la lecture,
l’analyse, la confrontation de nombreux documents. Ces dirigeants utilisent aussi diverses formes
de documents (lettres, notes de service, instructions, rapports) pour ordonner la mise en place des
moyens, assurer le contrôle d’exécution et faire procéder aux réajustements utiles.

V. MOYEN DE PREUVE
L’écrit figure comme un des modes de preuve les plus utilisés en droit des affaires rt pour le
contentieux administratif notamment.

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CHAPITRE 4 - LES PREALABLES A LA REDACTION ADMINISTRATIVE

I. CONNAISSANCES GENERALES ET PROFESSIONNNELLES REQUISES

I -1. Pour comprendre le travail demandé :

A cet effet, il faut pouvoir :
- Lire et décripter les documents, tableaux, schémas, vecteurs d’instructions, données
complémentaires, orientations de recherches …
- Comprendre la nature du travail demandé, ses différentes phases, les moyens et délais
nécessaires.

I -2. Par la nature du travail à effectuer :

Tout travail administratif se doit d’être réalisé dans le souci de l’efficacité et du respect des
normes générales ou contractuelles (quantité, qualité, délai …). Il s’agira, dans cet esprit :

- de réunir à temps les moyens matériels, humains, financiers, juridiques

- d’organiser méthodiquement ces moyens
- de s’assurer de la bonne exécution des différentes phases opératoires
- de procéder opportunément aux réajustements utiles.

II. ANALYSE DES DOCUMENTS

Cette analyse repose notamment sur :
II -1. Le tri, le classement des documents dont on dispose.
II -2. La réflexion poussée en vue d’une connaissance approfondie du ou des problèmes à
résoudre
II -3. L’inventaire de ce qui existe c'est-à-dire la somme :
- des informations
- des faits
- des idées
- des arguments.
II -4. L’inventaire de ce qui n’existe pas, dans le sens d’une disponibilité immédiate :
- aspects non traités du ou des problèmes
- documents et informations manquants entrainant des recherches complémentaires internes
ou externes.
III. LA SYNTHESE
Cette phase nécessite, après sélection préalable de procéder à un regroupement des
informations par sujet, par problème et selon leur signification, leur poids (importance, sérieux)
compte tenu de la nature du travail à effectuer (analyse critique en vue de proposer des solutions,
rapport, note technique…)
Le travail de synthèse reflète :
- les éléments du dossier, classés par problème, en éléments positifs, négatifs ou essentiels
(méritant d’être relatés pour une prise en compte éventuelle) et selon leur pertinence

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 - les connaissances générales professionnelles ainsi que l’expérience personnelle du
rédacteur.
IV. PLAN DE REDACTION
Il s’agit de mettre dans un certain ordre choisi, l’ensemble des informations, faits, idées,
arguments, solutions que l’on souhaite retenir dans le texte final.
La logique du raisonnement est, ici d’importance capitale.

V. VOCABULAIRE ET STYLE ADMINISTRATIFS

Nous retiendrons quelques points essentiels sur lesquels nous reviendrons dans la théorie et
dans la pratique.
V -1. La précision: emploi des termes appropriés.
V -2. La concision: éviter les détails superflus ou les emphases, mais aussi, ne pas
procéder à des oublis ou omissions susceptibles de rendre difficile la bonne compréhension et
exploitation du document.
V -3. La correction: respect des règles orthographiques, grammaticales syntaxiques.
V -4. La courtoisie: règles communes de politesse, de civilité, d’éducation, étant
entendu que les relations d’affaires entrent dans le cadre des relations humaines.
V -5. La persuasivité: compte tenu de sa nature et de son objet, le document doit
intéresser, informer, prévenir ou satisfaire de manière convaincante.

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Exemple

MINISTERE DE LA SANTE REPUBLIQUE DE COTE D’IVOIRE

ET DE L’HYGIENE PUBLIQUE Union – Discipline - Travail
-------------- ------------
Institut National de Formation
des Agents de Santé
----------
ANTENNE D’ABOISSO
-------------
Aboisso, le 18 octobre 2020
N°………….. MSHP/INFAS/Ant-Abso

A
-MESSIEURS LES CHEFS DE SERVICE

Objet : Circulaire sur l’utilisation du téléphone.

L’exploitation des factures de consommation téléphonique a permis de constater un usage

abusif du téléphone au sein de plusieurs services relevant de l’antenne de l’INFAS d’Aboisso.
Le montant excessif de ces factures grève très lourdement notre budget alloué aux dépenses
permanentes ;
La régulation de ces dépenses constitue actuellement une priorité dans tous les secteurs de
l’Administration.
En conséquence je vous demande de prendre toutes les dispositions pratiques en vue d’utiliser
le téléphone pour les besoins exclusifs de vos services et seulement en cas de nécessité.
En tout état de cause, j’ai donné comme instruction de faire suspendre d’office, toute ligne
téléphonique dont la facture s’avérerait excessive, sans préjudice des sanctions que l’Inspection
des soins infirmiers et obstétricaux, chargée de ce dossier au niveau de l’antenne, pourrait prendre
en cas de besoin.

Copie certifiée conforme transmise à tous les

Chefs de service, pour exécution Le Chef d’Antenne.

(Signature et cachet)
(Signature et cachet)

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 TRAVAUX PRATIQUES
TRAVAUX PRATIQUES N° 1

 CIRCULAIRE SUR L’UTILISATION DU TELEPHONE

AXES DE REFLEXION
1. Qui a écrit cette lettre =(qui en est le signataire)
2. Comment le savez-vous ?
3. A qui cette lettre est-elle destinée à l’origine ?
4. Quelles instructions fondamentales contient cette lettre ?
5. Si vous étiez chef des services administratifs d’un établissement relevant de l’antenne, que
feriez-vous pour informer vos agents et les amener à une application correcte des instructions ?

TRAVAUX PRATIQUES N° 2
Le Directeur du centre dans lequel vous êtes en stage à Abidjan doit, dans deux jours,
participer à un séminaire régional d’une journée, sur la consolidation des acquis du programme
élargi de vaccination (P.E.V.).
Le Directeur vous demande de lui proposer une note technique susceptible de lui servir de
document de base sur la place de l’hygiène domestique et de la prévention sanitaire dans les
émissions télévisuelles.
1er TRAVAIL: Pourquoi le Directeur ne vous a-t-il pas demandé une note de synthèse ?
2eme TRAVAIL : Rédigez la note technique

TRAVAUX PRATIQUES N° 3
Le Centre d’Assistance Médicale Sociale et Professionnelle pour Jeunes Handicapés dans
lequel vous êtes en service est situé en bordure d’avenues et de rues où la circulation automobile
est intense toute la journée et surtout aux heures de pointe.
Les accidents antérieurs sont importants et les risques restent très élevés. Les parents s’en
inquiètent de plus en plus et ont saisi la Direction pour que des mesures efficaces soient prises.
Le Directeur vous demande d’étudier le problème et de lui proposer une note de synthèse dans
laquelle vous lui ferez le point et lui indiquerez les mesures et démarches aptes à sauvegarder la
sécurité de ces usagers du Centre.
N.B : AXES DE REFLEXION
1.-Les informations internes à collecter = à partir de quels documents ?
2.-Les avis et suggestions à réunir : selon quelles méthodes ?
3.-Comment exploiter toutes ces informations à l’effet de pouvoir proposer au Directeur des
mesures et démarches efficaces.

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 CORRESPONDANCE ADMINISTRATIVE

LA NOTE DE SERVICE

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CHAPITRE 1 - OBJET DE LA NOTE DE SERVICE

La note de service est un document de communication interne à une entreprise, une

administration, une direction ou un service. Elle suit une ligne hiérarchique descendante, allant de
l’autorité vers les niveaux hiérarchiques inférieurs.
C’est un document
On distingue en principe deux catégories de note de service :
- la note d’informations
- la note d’instruction

CHAPITRE 2 - LA NOTE D’INFORMATIONS

I. APPLICATION : CAS N° 1

-A – LA SITUATION
Des négligences concernent le port de masque de protection ont été constatées dans
les différents salles de classes
Le Surveillant Général rappelle les obligations légales de protection en la matière.

-B – LE TEXTE
NOTE DE SERVICE N° 20
OBJET : PORT DE MASQUE DE PROTECTION
Je vous rappelle les dispositions PRISES PAR LE GOUVERNEMANT CONCERNANT
le port de masque de protection contre la covid 19.
Un masque de protection doit être porte par toute personne accédant dans nos locaux. En tout
état de cause, des étudiants infirmiers et sages-femmes en formation ne peuvent être admis en
classe que si des précautions sont prises pour assurer la sécurité de ceux qui sont autour d’eux.
la négligence ou le refus de porter le masque sont considérés comme des fautes graves
entrainant la responsabilité personnelle de l’usager.
Je vous prie de vouloir bien porter ces mesures à la connaissance des étudiants placés sous
votre autorité et des usagers de l’école.

AMANI GEORGES
AMPLIATIONS
- Direction Générale 2
- Direction Matériel 5
- Chef de chantier 5
- Direction Personnel 4
- Chrono 4
- Archives 2

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 -C – ANALYSE DE CAS
1)- Pourquoi cette note ?
2)- Identification du document
2.1.- Pourquoi un titre et un numéro ?
2.2.- Pourquoi a-t-on indiqué l’objet de la note?
2.3.- Qui est le signataire ?
Les indications concernant le signataire vous semblent-elles complètes ? Pourquoi une signature ?
2.4.- Rappelez la place et les mentions concernant le signataire
2.5.- Tout document circulant doit en principe porter une date et un lieu d’émission
3)- Emetteur - Destinataires
3.1.- De qui émane ce document ? Comment l’indiquerez-vous ?
3.2.- Quels sont les destinataires réels?
Doivent-ils être nommément désignés ? Pourquoi ?
3.3.- Où devrait-on mentionner ces destinataires réels ? Sous quelle forme ?
3.4.- Qu’est-ce que les ampliations doivent faire de ce document ?
3.5.- Compte tenu des questions 2 et 4, rappelez les deux catégories possibles de destinataires
et reprécisez l’utilité de ce document pour chacune de ces catégories.
4)- Forme - Style
Dégager les qualités rédactionnelles.
4.1.- Clarté et précisions : mots, expressions, phrases ne laissant place à aucune
ambigüité, à des possibilités d’interprétation divergentes, ou à des demandes d’explications
complémentaires.
4.2.- Concision: dire ce qu’il faut, juste ce qu’il faut, avec le minimum de mots.
4.3.- Style direct : exemples : - je vous prie - je vous rappelle
4.4.- Courtoisie
4.5.- Pas de formule finale de politesse.
5)- Présentation de la note
Pas de normes précises ou particulières pour la présentation générale de la note de service et pour
la disposition des mentions.
Les mentions sont ramenées à l’essentiel par souci d’efficacité :
- entête
- lieu et date d’émission
- émetteur (fonction)
- destinataire (fonctions)
- titre du document
- objet
- ampliataires
- signature
II. RECAPITULATION
La note d’informations est essentiellement à usage interne. Elle transmet aux salariés des
différents niveaux hiérarchiques des indications nécessaires au bon fonctionnement des services, à
la bonne application des dispositions législatives et réglementaires, à la bonne utilisation des

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moyens matériels, humains ou financiers, etc.… La note peut aussi simplement informer sur les
évènements internes.
ANNEXE N° 1

PRESENTATION SIMPLIFIEE D’UNE NOTE DE SERVICE

ENTETE

LIEU, DATE

NOTE DE SERVICE N°…

OBJET …………………………………

Corps du texte

AMPLIATIONS Fonction

Signature

Prénoms et nom
( )
( )
( )
( )
Chrono

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 ANNEXE N° 2

NOTIONS SUR LES MENTIONS D’IDENTIFICATION DE LA NOTE DE SERVICE

1) – L’ENTETE OU TIMBRE
Permet d’identifier le service émetteur du document.
Situe la place de ce service dans l’organigramme, compte tenu du respect de la hiérarchie des
services, du haut vers le bas.
En conséquence, l’entête est plus ou moins complexe selon que le service émetteur est plus ou
moins placé dans l’organigramme.

2) – LA SUSCRIPTION OU RECLAME
C’est la formule d’envoi qui relie l’expéditeur (es qualités) aux destinataires (es qualités).
Elle comprend deux parties reliées par la préposition à :
- indication de la qualité de l’expéditeur
- indication de la qualité de chacun des destinataires.
Il est à noter que la suscription est peu utilisée dans la note de service, surtout si celle-ci
s’adresse à l’ensemble ou à la plupart du personnel.

3) – L’OBJET
C’est la mention aussi brève que possible du problème traité dans la note de service.
Il a pour but de permettre au lecteur de situer d’un coup d’œil le contenu de la note et de
faciliter le classement du document.

4) –LA SIGNATURE
C’est un élément fondamental dans tout document administratif. Un document non signé peut
être considéré comme inexistant et n’a donc aucune autorité. La signature est une des conditions
fondamentales de validité des actes administratifs.
La signature indique qui assume la responsabilité du document. Il faut donc que la signature
soit celle de l’autorité compétente ou de la personne habilitée par cette autorité ou par une autorité
supérieure.
C’est pourquoi, la signature doit être précédée par l’attache c’est-à-dire par la qualité du
signataire ou éventuellement par la mention de l’autorité ayant donné l’habilitation à signer.
Ainsi donc, une note de service peut être signée non par la personne normalement compétente,
mais par un agent des hiérarchies immédiatement inférieures. Cet agent appelé délégataire aura
préalablement reçu, du responsable du service une habilitation (autorisation formelle écrite)
généralement sous forme de note de service.

Dans le domaine couvert par la délégation, l’agent habilité signera soit par délégation, soit
par intérim.

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 L’autorisation de signer par délégation donnée à un collaborateur permet à un supérieur
surchargé de se libérer de certaines tâches.

 La signature par délégation revêt souvent la forme suivante :

Pour le Directeur administratif
et par délégation
Le chef du service de Personnel
Léonard KOUADIO

La possibilité donnée à un agent de signer par intérim permet de pallier l’absence prolongée
d’un responsable. Dans ce cas, la personne désignée par note de service assure le remplacement
provisoire ou, pour le moins, assure l’expédition des affaires courantes.
 La signature par intérim revêt souvent la forme suivante :

La Directrice p. i.
Nadège Alla Koffi

III. APPLICATION : CAS N° 2

La société nationale dans laquelle vous êtes en service entant qu’infirmier est située dans une
zone mal desservie par les moyens de transport publics. Pour cette raison, les retards sont très
fréquents surtout en début d’après-midi.
Le Directeur général envisage d’instaurer la journée continue et, en même temps de faire
fonctionner un restaurant d’entreprise à des prix sociaux.
Un questionnaire sera diffusé le mois prochain, pour recueillir, au préalable les avis des
agents.

TRAVAIL A FAIRE :
Rédigez pour le Directeur général, un projet de note de service faisant ressortir les motifs et
avantages du système et demandant aux directeurs et chefs de services d’en informer les agents
placés sous leur autorité.

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 Aboisso, le………………….

ENTETE Le Directeur Général

à
Mesdames et Messieurs
Les Directeurs et Chefs de Service

NOTE DE SERVICE N°…….

OBJET : RETARDS

L’examen du relevé des retards révèle, pour les neuf derniers mois, une progression
inquiétante du nombre et des marges de retard de la plupart des agents.

Ces retards concernent surtout les reprises de service de début d’après-midi et, sans contexte,
portent préjudice au fonctionnement normal des services.

Les motifs les plus souvent évoqués sont l’éloignement des lieux de résidence, les difficultés
de transport et les durées des trajets.

Pour atténuer les problèmes de pénibilité de transport et réduire les retards, j’envisage
d’instaurer la journée continue et de faire fonctionner un restaurant d’entreprise à des prix sociaux.

L’étude et la réalisation de ce projet requièrent l’avis et la collaboration de tous.

Je vous demanderais, en conséquence, de remplir et de faire soigneusement remplir, par

chaque agent, le questionnaire qui sera diffusé le mois prochain.

Le Directeur Général

Jules N’GUESSAN

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 CHAPITRE 3 - LA NOTE D’INSTRUCTIONS

I. –APPLICATION : CAS N° 3

-A – LE TEXTE

NOTE DE SERVICE N° 23
OBJET : retards
Les retards enregistrés dans les différents services deviennent de plus en plus nombreux et
amples.

Ces retards perturbent sérieusement le fonctionnement des services et sont, par ailleurs, de
nature à ternir l’image de marque de notre société.

Il n’est donc plus possible de laisser continuer ce laisser-aller. En conséquence, après

consultation des délégués du personnel, les dispositions prévues à l’article 32 du Règlement
d’entreprise seront appliquées à compter du 03 juillet prochain, pour les retards non justifiés par
un motif légitime.

Si pour un agent le nombre de retards enregistrés dans le mois est supérieur à six (6), une
retenue sur salaire sera opérée compte tenu de la durée cumulée des retards de la période.
Ce prélèvement sera assorti d’un avertissement pour retards répétés.

Six (6) avertissements pour retards répétés au cours de la même année ouvrent la possibilité
d’un licenciement.

Je suis persuadé qu’il suffira de faire appel à votre conscience professionnelle pour que les
sanctions susmentionnées n’aient jamais à être appliquées.

Le Directeur Général

Jean Paul N’DRI

Destinataires
- Direction générale
- Direction administrative et financière
-Direction du matériel et de l’équipement
- Direction commerciale
- Direction du personnel
- Affichage

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- Chrono - archives

-B – ANALYSE

1)- Le plan
a) La situation de base, les faits de départ
b) Les conséquences actuelles
c) Les mesures envisagées ou décidées avec indication de la date à partir de laquelle
elles seront applicables
d) Appel à la conscience professionnelle (passage psychologique) pour faire plus
facilement admettre ces mesures
e) Canaux de diffusion

2)- Forme style : nous le verrons dans la section II au Paragraphe II Point 1.

3)- Présentation de la note

Compléter et noter bien les places et formulations des :

- entête
- lieu et date d’émission
- émetteur
- titre n°
- objet
- destinataires (à Mesdames et Messieurs les Directeurs et Chefs de service)

II. RECAPITULATION
Les instructions doivent être argumentées avec pertinence, simplicité et clarté. En principe,
les arguments précèdent les instructions ou les mesures. Au besoin, on indiquera de manière
synthétique, mais claire et précise et complète le contenu des références juridiques.
Les instructions, leurs modalités d’application, date de mise en œuvre, personnes auxquelles
elles sont applicables ainsi que les conditions d’application doivent être mentionnées sans
ambigüité.
Les ampliations sont à indiquer pour qu’ils soient informés afin de contribuer à la bonne
application des instructions et au contrôle de leur application.

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 III. APPLICATION CAS N° 4
Le Directeur de l’établissement dans lequel vous êtes en service s’est rendu compte que la
ligne budgétaire consacrée aux communications téléphoniques a connu un dépassement de 30% à
trois mois de la fin de l’exercice budgétaire.
Les contrôles effectués indiquent que ce dépassement résulte surtout :
- des communications en dehors des zones nationales et étrangères d’intervention courante
de l’établissement
- des durées de ces communications
La Direction envisage, si la situation persiste, de réduire le nombre de postes téléphoniques
raccordés aux réseaux national et international et de mettre en place un système de contrôle
approprié.

TRAVAIL A FAIRE
Le Directeur vous demande de lui proposer une note de service destinée à l’ensemble du
personnel.

Aboisso, le………………….
ENTETE
NOTE DE SERVICE N°12
OBJET : UTILISATION ABUSIVE DU TELEPHONE
Un récent contrôle de routine révèle que la ligne budgétaire consacrée aux communications
téléphoniques a connu un dépassement de 30%, à trois mois de la fin du présent exercice.
Les enquêtes techniques effectuées indiquent que ce dépassement résulte surtout :
- des communications en dehors des zones nationales et étrangères d’intervention
courante de l’établissement ;
- des durées de ces communications.
Cette utilisation immodérée et indue du téléphone entraine des charges financières
exorbitantes. De surcroît, elle bloque couramment certaines lignes et porte préjudice au
fonctionnement normal des services.
Dans l’intérêt général, je vous invite à un usage plus raisonnable du téléphone.
Si la situation actuelle persiste, j’envisage :
- des réduire le nombre de postes téléphonique raccordés aux réseaux national et international ;
- de mettre en place un système de contrôle approprié.
AMPLIATIONS :

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- Direction du personnel 5
- Direction administrative et financière 4

Aboisso, le 15 octobre 2021

N° 2001/ MSHP/infas abso

NOTE DE SERVICE

La date de dépôt des mémoires des étudiants de deuxième année de la promotion

2020 - 2021 est fixée au ……………………. A …….
L’attention des intéressés est particulièrement attirée sur les conséquences des retards de
dépôt de ces travaux.
En effet, aux termes des dispositions du règlement relatif aux évaluations, tout travail
remis avec retard est frappé d’une sanction consistant en un retrait d’un (1) point par jour avec un
maximum tolérable de dix (10) jours. Au-delà du 10 e jour, le travail est frappé d’irrecevabilité.
L’étudiant subit alors un échec au module concerné.

Le Directeur de l’Antenne

KOFFI Brou Pascal

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THEME

La note de service
APPLICATION
Exploitation d’une note de service
AXES DE REFLEXION
1- Quel est l’objet de cette note de service ?
2- Où mentionneriez-vous cet objet ?
Pourquoi ?
3- Dans quelle catégorie classeriez-vous cette note de service : s’agit-il d’une note d’informations
ou d’une note d’instructions ?
4- Dégagez le plan
5- Analyse critique
5.1.- Quelle est l’utilité de l’entête ?
.- L’entête vous paraît-elle complète ?
5.2.- Tel qu’il est indiqué, le N° du document vous semble-t-il apte à faciliter le
Classement ultérieur du document ?
5.3.- Etude des mentions
5.3.1- Distinguez les mentions obligatoires de celles facultatives, en les plaçant dans deux
colonnes séparées
5.3.2- Complétez ces mentions si vous le jugez utile
5.3.2- Améliorez la présentation du document en conséquence
6- Forme et style

Dégagez les qualités rédactionnelles de cette note de service.

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 REDACTION ADMINISTRATIVE

LA NOTE

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 LA NOTE

CHAPITRE 1 - CARACTERISTIQUES

I. – DEFINITION
- Si l’on écarte la note de service, on considère souvent la note comme une lettre courte,
rapide (concise) essentiellement technique, interne à un même service à terminologie floue.
- La note est, en général, établie à la demande du superviseur.
- Toutefois, un subordonné direct peut en prendre l’initiative s’il juge qu’un problème ou
une situation risque, de par ses conséquences actuelles ou prévisibles, de perturber sérieusement le
fonctionnement normal du service.
La note est en principe un document ascendant. Elle peut cependant être transmise, sur le plan
horizontal, pour information, à des responsables du même niveau hiérarchique, à l’intérieur de la
même direction ou structure.
II. – OBJET
Dépend du genre de note :
- note d’informations
- note technique
- note de synthèse encore appelée note-rapport.
1) – Note d’informations
Elle communique ou rappelle une information essentielle.
Elle est donc précise et concise et ne dépasse pas quelques lignes.
2) – La note technique
En général, elle se limite à :
- faire le point sur un problème
ou
- faire le point sur une situation générale.
3) – La note de synthèse ou note-rapport
- étudie, analyse un problème technique déterminé mais relativement complexe,
et
- éventuellement, fait des propositions.
S’il inclut des propositions, alors ce type de note se rapproche de beaucoup du rapport. Il s’en
distingue plus particulièrement parce qu’il est plus court, plus synthétique.
- demande des renseignements complémentaires pour travail approprié.

REMARQUE GENERALE
La terminologie utilisée pour identifier les notes reste assez floue. A titre d’exemple, une
note technique peut, selon les instructions reçues du superviseur, tout simplement faire le point
d’une situation. Il n’est pas formellement interdit qu’elle contienne des éléments de solution
résultant d’une analyse brève mais pertinente. Il s’avère donc utile, pour le collaborateur, de
demander au supérieur des informations précises sur le genre de note souhaitée.

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CHAPITRE 2 - LES CONDITIONS DE FORME

I. – LES MENTIONS

1.1.- Les principes

Les mentions les plus courantes sont les suivantes :
- entête
- lieu, date
- N° du document + sigle du service émetteur
- titre en majuscule
- destinataire

EXEMPLE :

Entête N° …../…../…..

Lieu, date

Titre - Note (relative à l’attention de M. le….)

Objet :

Texte

Ampliataires :

Signature

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 NOTE
A l’intention de …….

- objet
- signature, avec l’attache et les prénoms et nom du signataire

1.2.- Remarques
1.2.1.- Le numéro d’enregistrement du document :

Il respecte l’ordre chronologique général des documents figurant au courrier départ du service
émetteur.
Le numéro d’enregistrement est suivi ; sur la même ligne, par le sigle du service émetteur du
document.
Entre le numéro d’enregistrement et le sigle de ce service, on place, séparés par des barres
obliques et se succèdent dans l’ordre hiérarchique, les sigles des niveaux hiérarchiques supérieurs.

EXEMPLE :

N° 0207/ N° 2001/ MSHP/infas abso

1.2.2.- Formules d’appel et de courtoisie

- Pas de formule d’appel / la manière dont on appelle le destinataire, juste avant le corps du texte
de la NOTE ;
- Pas de formule de politesse à la fin de la note.

II. STYLE ET FORME

- direct
- simple
- clair
- précis
-pertinent
- Persuasif
- correct (orthographe, syntaxe)
- courtois, mais sans formule finale de politesse
N.B : La pertinence et la persuasion du discours résultent en grande partie du sérieux (poids
des arguments et de l’ordonnancement logique du raisonnement.

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CHAPITRE 3 - METHODOLOGIE D’ELABORATION

I. – LA NOTE DE SYNTHESE

-A – L’INTRODUCTION
Son but est de présenter l’affaire, la situation, le problème que l’on va traiter. L’introduction
doit chercher à renseigner de manière complète mais brève et précise sur le problème traité.

Dans cette optique, elle peut, si elle concerne la réponse à une question fondamentale, mais
complexe, reprendre l’ensemble des éléments nécessaires à la bonne compréhension du
problème posé. Dans ce cas aussi, elle doit être aussi brève que possible.

EXEMPLES
- Vous avez bien voulu attirer mon attention sur………………………………………………..
-J’ai été saisi de……………………………………………………………………………….....
- La question m’a été posée de savoir si………………………………………………………...
- Vous avez bien voulu me transmettre pour étude et avis……………………………………...
- Je viens vous soumettre, ci-après, les résultats de mon étude…………………………………

-B – LE CORPS DU TEXTE
Il constitue l’exposé complet et détaillé notamment :
- des faits observés
- de leurs conséquences actuelles, prévisibles ou probables
- des propositions ou suggestions, des moyens requis pour leur exécution, des modalités
d’exécution et de contrôle éventuellement.

On peut dire qu’il s’agit, dans cette partie, de l’examen de l’affaire quant au fond.

Pour être convaincant, le raisonnement doit s’appuyer sur des faits réels, des textes législatifs ou
réglementaires ou ses usages. A cet égard, certains principes gagneraient à être observés :

- le respect de l’équilibre entre les différentes parties du corps du texte (longueur différente selon
l’importance accordée à telle ou telle partie)

- la loi de l’ordre logique et de l’intérêt croissant qui veut que les faits ou les problèmes soient
évoqués en partant des moins importants pour finir par les faits et arguments qui doivent enlever la
décision. Pour convaincre davantage l’ordre logique du raisonnement peut prévaloir sur l’ordre
chronologique des faits passés
- les parties composant le corps du texte, ne doivent pas être trop nombreuses, ceci pour que
l’enchaînement des faits et arguments s’impose facilement au lecteur.
Nous vous proposons ci-après un type de plan qui n’est en réalité qu’un guide de réflexion.

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 PHASE
D’ANALYSE PLAN
----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
INTRODUCTION 1.1 Présenter le problème de manière brève, précise, mais complète ;
indiquer qui vous a chargé de ce travail et par quel moyen administratif.
----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
2.1 Exposé descriptif succinct des problèmes et faits majeurs de base,
par ordre chronologique ou par ordre d’intérêt croissant :
2-1-1-– Ce qui est : la situation, les faits, les problèmes tels
qu’ils sont actuellement.
2-1-2- – La situation, les faits, les problèmes tels qu’ils auraient dû
être
2.2 Les conséquences
2.2.1. – Les difficultés actuelles
2.2.2– Les difficultés prévisibles à court ou à moyen termes
2.3 Appréciation critique de la situation
2.3.1. – Les avantages : - techniques - juridiques
- économiques- sociaux- moraux etc.
DEVELOPPEMENT 2.3.2. – Les inconvénients : - éventuellement utiliser le même
processus que dessus
II.4 Exposé progressif et critique de ce qu’il vous semble
approprié de proposer vos suggestions
2.4.1. – Solution A possible
- inconvénients - avantages- modalités d’application
2.4.2. – Solution B possible
- inconvénients – avantages - modalités d’application
2.4.3. – Solution C possible
- inconvénients – avantages - modalités d’application
2.4.4. – Solution proposée
Elle est choisie parmi les différentes possibilités annoncées ou
elle résulte d’une combinaison entre ces possibilités.
- l’énoncé
- les inconvénients
- les avantages
- les moyens requis pour son application
- les modalités d’application
- les modalités de contrôle et de réajustement.
----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
C’est le rappel sommaire des principaux aspects de l’affaire et
des solutions que vous jugez devoir proposer. Ces principaux aspects
sont requis ici sans aucune argumentation

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CONCLUSION C’est la conclusion qui édifiera définitivement le lecteur sur votre
réponse affirmative, négative ou d’attente.
Elle peut être suivie d’une demande d’approbation ou d’une demande
d’instructions, en fonction de la formulation des propositions

-C – REMARQUES RELATIVES A LA REDACTION

Nous vous présentons quelques formules d’usage courant. Elles servent soit à avancer, soit à
enchaîner, soit à réfuter des arguments, soit à tirer des conclusions.

1) – Présentation des arguments

- Conformément aux dispositions de ……………………………………………...…
- Je vous rappelle que………………………………………………………………...
- Je note que…………………………………………………………………………..
- Je me dois de préciser que…………………………………………………………..
2) – Enchaînement des arguments
- D’une part………… d’autre part………………………………...…………………
- En premier lieu………………….. en second lieu………………………………...
- Tout d’abord …………………………………………. Ensuite ………………….
- Cependant…………………………………………………………………………...
- Toutefois …………………………………………………………………………...
- Néanmoins…………………………………………………………………………..
- Au demeurant……………………………………………………………………….
3) – Réfutation des arguments
- Je n’ignore pas ……………..cependant…………………………………………..
- Je crois devoir vous faire observer que ……..……………………………………...
- Vous n’êtes pas sans savoir que…..…il ne saurait donc être question de …………
4) – La conclusion ou proposition de solutions
- En conséquence…………………………………………………………………..…
- Dans ces conditions…………………………………………………………………
- Aussi………………………………………………………………………………...
- Il conviendrait de……………………………………………………………………
- Il me parait préférable, souhaitable, opportun, approprié, nécessaire, indispensable, urgent…
- Je vous inviterais donc……………………………………………………………...
- J’estime qu’il vous faudrait…………………………………………………………

N.B : 1. Dans la note de synthèse figure une discussion de faits ou d’arguments

contradictoires. Dans ce cas, il est très fortement recommandé que les arguments
qui précèdent immédiatement la conclusion soient ceux sur lesquels cette
conclusion s’appuie.
Si l’étude de la question conduit à une conclusion favorable, l’enchaînement du raisonnement
devrait être mené comme suit :
- arguments contre………………………..………………………………………...

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 - arguments pour……………………………………………………………………
et réciproquement pour une conclusion défavorable.
2. Si l’étude permet de dégager plusieurs solutions, il conviendrait de citer et d’analyser en
dernier lieu la solution qui mériterait d’être retenue, en mettant l’accent sur les avantages par
rapport aux autres possibilités.

II. LA NOTE TECHNIQUE

Elle comprend en principe et tout au plus :

1. L’introduction, telle qu’indiquée pour la note de synthèse

2. L’exposé descriptif succinct de la situation, des faits majeurs de base, des références de base
2.1 ; ce qui est
2.2 ; ce qui aurait pu être

3. Les conséquences
3.1 ; Les difficultés actuelles
3.2 ; Les difficultés prévisibles
N.B : - La note technique n’inclut en général pas de propositions, ni de demande d’instructions
par rapport à la situation dont traite cette note.
Toutefois, il peut être utile de résumer, à la fin du texte, les idées et faits essentiels que la
note contient, de manière à les replacer globalement sous les yeux du lecteur.
Un tel résumé peut s’énoncer comme suit :
- En résumé, il apparaît nettement que :
a) …………………………………………………………………………..................................
b) ………………………………………………………………………………………………..
c) ……………………………………………………………………………...…………………

III. LA NOTE D’INFORMATION

Elle est échangée entre deux correspondants en relation hiérarchique, fonctionnelle ou de
collaboration, à l’intérieur d’une même structure (administration, direction ou service). Elle sert
surtout à préciser certains points, à transmettre des informations et réponses techniques, à
solliciter des instructions précises, spécifiques, occasionnelles, quand on juge la communication
téléphonique insuffisante ou que l’on veut garder trace de la communication.
Les qualités essentielles sont la clarté, la concision et la précision de l’exposé d’une part, l’utilité
des informations et leur pertinence d’autre part.
Pour toutes ces raisons, le corps de la note d’information ne comprend pas d’introduction. Il se
réduit en général à tout ou partie des points suivants :
- la situation ou le problème
- les difficultés en résultant
- les conséquences prévisibles
- la demande de renseignements complémentaires
- éventuellement, les suggestions et ou sollicitations d’instructions.

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 IV. APPLICATION

Cas1 : Le Directeur Régional de la Santé où vous êtes en période de stage vous demande,
dans le cadre de la rationalisation de l’utilisation des personnels et du renouvellement des effectifs,
de lui transmettre une note technique dans laquelle vous ferez ressortir :
- les éléments fondamentaux de votre profil de formation (cursus et objectifs de
formation)
- les postes les plus courants de première affectation
- les problèmes d’inadéquation (si elle existe) entre l’emploi et la formation.

Cas 2 : Vous êtes à la fin d’une période de stage dans une institution. Ce stage a entre autres
objectifs l’intégration et l’application des connaissances acquis à l’école.
Pour améliorer l’encadrement des futures stagiaires, le Directeur de cet établissement vous
demande de lui soumettre une note technique, dans laquelle vous lui indiquez les problèmes
essentiels que vous avez pu identifier concernant
1-L’accueil ;
2-la perception que les agents du service se font de votre rôle ;
3-l’intégration ;
4-la participation aux activités de l’institution.
Cette note technique devra inclure vos suggestions afin de permettre à l’institution de mieux
répondre aux besoins des futures stagiaires

Cas 3 : A la fin de votre formation, vous êtes recruté dans une société en tant que responsable du
service de santé. Cette société est située dans une zone mal desservie par les moyens de transport
public. Pour cette raison, les retards sont fréquents surtout en début d’après-midi. Le Directeur
Général envisage d’instaurer la journée continue et, en même temps de faire fonctionner un
restaurant d’entreprise à des prix sociaux.
Un questionnaire sera diffusé le mois prochain pour recueillir, au préalable les avis des agents.
Travail à faire
Rédiger pour le Directeur Général un projet de note de service faisant ressortir le motif rt les
avantages du système et demandant au Directeur et Chefs de service d’en informer les agents
placés sous leur autorité.

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 REDACTION ADMINISTRATIVE

LE COMPTE RENDU

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 CHAPITRE 1 - OBJET ET CARACTERISTIQUES DU COMPTE RENDU

– DEFINITION
- Document par lequel un agent subordonné témoigne (= relate, expose, raconte), à l’intention
de ses supérieurs, d’un fait ou d’un problème sur lequel on lui demande (ou il prend l’initiative) de
donner le maximum d’informations, rendant ainsi possible l’exercice du contrôle permanent

- Le compte rendu est donc un document montant.

- Le compte rendu (C.R.) ne suit pas des règles rigides, stéréotypées, normalisées quant à sa
présentation et à sa rédaction.
Il existe cependant des recommandations courantes résultant des pratiques administratives
tournées vers l’efficacité et la rationalité.
- Le C.R. témoigne de façon précise, objective, fidèle d’un problème, d’un évènement ou
d’une situation compte tenu :
- de ce que l’on a vu
- de ce que l’on a entendu, appris
- de ce que l’on sait sur la question
- de ce que l’on a fait.
- Le témoignage peut donc être direct ou indirect (le narrateur a pu ou non vivre
l’évènement ; pensez au C.R. réalisé à partir de l’exploitation de documents ou à partir de
témoignages). Il n’est pas irréfragable, (pas de preuve juridique), il n’est pas irréfutable, n’est pas
une preuve absolue.

I. CAS D’UTILISATION

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 La liste ci-après n’est pas exhaustive ; Il s’agit plutôt de rappeler quelques-uns des cas les plus
courants d’utilisation du C.R.

1) – C.R de mission
Il est établi au retour de mission. Il relate ce qu’on a fait, ou entendu, appris et qui reste
d’importance (déplacements, horaires, contacts, résultats, obstacles divers, problèmes matériels
…)
2) – C.R. D’activité
(Périodiques ou occasionnels) pour faire le point sur le fonctionnement d’un service pendant
une période donnée. Il indique entre autres, s’il en est besoin :
- la mission du service
- la place du service dans l’organigramme
- les moyens matériels, humains, financiers du service
- les prévisions et objectifs
- les tâches effectuées
- les résultats comparés aux prévisions ou aux résultats antérieurs
- les écarts de résultats ou carences
- les causes de ces écarts

3) – Le compte rendu d’accident ou d’incident

Exemples
Cambriolage dans les locaux, actes de contestation collective, abandon de poste,
dégradation volontaire du matériel.
N.B : Si ce type de C.R. émane du chef de service, cette dernière formule souvent dans le C.R. ses
propres propositions de solution après de brèves observations.

4) C.R. de réunion
Il s’agit de réunions, non délibératives, de réunions simplement consultatives
visant seulement à informer l’autorité hiérarchique de manière précise, objective de ce qui s’est
dit, ce qui s’est passé. C’est de ce point de vue UN RESUME INTELLIGENT.

Les participants ont la possibilité d’étudier un problème, d’en discuter, de faire des suggestions.
Mais les participants n’ont ni possibilité délibérative, ni possibilité de décision, sinon, il s’agirait
de conseils, de comités ou de commissions dont les travaux donnent lieu à l’établissement
de PROCES VERBAUX, du fait que ces travaux sont institutionnalisées.

II. LA QUALITE DE DOCUMENT DE TEMOIGNAGE

1) – Principes
Le C.R. ne donne que de simples informations dont les autorités peuvent ou non tenir
compte. Il sert à témoigner sans plus.
Ainsi le C.R. n’a aucune valeur juridique particulière. Il est établi sans aucune solennité et
l’auteur n’a nullement besoin d’être assermenté.

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 2) Conclusion
Le C.R. est utilisé en pratique dans les cas où il s’agit de témoigner sur un problème, un
évènement, une situation qui ne risquent pas d’entraîner des conséquences juridiques, financières
ou qui n’exigent pas de délimiter des responsabilités ou de fixer un inventaire précis.
CHAPITRE 2 - TECHNIQUES D’ELABORATION ET DE REDACTION

I. – REMARQUES PRELIMINAIRES
- Le C.R. est une partie importante d’un travail administratif collectif efficace. Il fait partie
d’une procédure de travail comprenant 3 phases :
- préparation
- conduite de réunions
- exploitation

- Le C.R. doit être bien fait, avec méthode et rigueur, concision, clarté, objectivité,
neutralité.

II. TYPE DE PLAN

Pas de règles rigides

Le C.R. doit en principe permettre de répondre aux questions essentielles suivantes :

ENTETE TITRE EN MAJUSCULES

1
2 Lieu de la réunion Où ?
3 Date de la réunion Quand ?
4 Réunion informelle (occasionnelle) Nature de la réunion
Réunion formelle, périodique
(hebdomadaire, mensuelle …)
5 Présidence Qui ? Fonctions ?
Secrétariat
6 Présents Prénoms, Noms, Fonctions, Service

7 Absents Prénoms, Noms, Fonctions, Service

Excusés Prénoms, Noms, Fonctions, Service.
8 Heure d’ouverture
9 Ordre du jour adopté

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10 Heure de clôture
11 Signature du rédacteur, précédée de sa qualité est souvent placée en fin du C.R. et à
droite, la date de rédaction du C.R. est couramment notée tout juste au-dessus de cette
signature.

N.B : Cette phase d’élaboration du C.R. est préparée en faisant circuler une feuille de présence et
par la prise méthodique de notes au cours de la séance.

III. STYLE ET TECHNIQUE REDACTIONNELS

1) – Le style

- indirect, sauf dans les cas de citations particulières

- neutre (ne pas faire transparaître son jugement, ses sentiments ou opinions personnels)
- objectif
- précis.

2) Technique rédactionnelle
A condition de rester objectif, clair, précis, le rédacteur est maître :
- de ce qu’il juge inutile de relater
- de ce qu’il lui semble important de résumer ou de détailler
- de sa manière de décrire, de relater
- de faire des bilans partiels ou un bilan général des discussions
- des synthèses intelligentes auxquelles il doit procéder.

Si le compte rendu est volumineux (12 pages)

Décisions Délais Personne ou Service Responsable Moyens

1
2
3
4
Litige ou A suivre
Nature Personne ou Service Responsable

CHAPITRE 3- USAGES RELATIFS A LA PRESENTATION DES C.R.

I. – VISUALISATION DES RESULTATS

1) – Objet
Faciliter l’exploitation du C.R. et, éventuellement le suivi de l’exécution de

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certaines tâches ou de la résolution de certaines affaires abordées dans le document.

2) Méthodes
Tableau récapitulatif et de synthèse indiquant à la fin du texte :
- ce qui a été produit par le groupe de travail
- les propositions et suggestions en vue de la réalisation de ce qui a été retenu
- les missions et tâches à effectuer
- les personnes responsables
- les délais requis
- les moyens à mettre en œuvre
- les points de litige ou de désaccord persistant…

II. SIGNATURE ET DIFFUSION

1) – Signature

Le C.R. est signé par le secrétaire de séance. Pour donner au document une plus
grande force morale, il peut aussi être signé par le Président de séance. Des rectifications peuvent
être faites à posteriori, à la demande des intéressés lors des séances ultérieures.
La signature des autres membres n’est pas nécessaire, pour éviter de prolonger les délais
d’élaboration, d’autant que le C.R. n’a pas de force juridique irréfragable.

2) Diffusion
Elle est faite en direction :
- des présents
- des absents
- des services non représentés mais qui peuvent être concernés.
N.B : Pour des raisons de plus grande efficacité, le C.R. a tendance à être remplacé par un
document plus synthétique appelé relevé des conclusions.
Le corps de ce document constitué essentiellement par une synthèse de ce qui a été
retenu, ou proposé, avec l’indication des responsables d’exécution, des moyens,
des délais ainsi que des points de litige ou de désaccord non résolu.

CHAPITRE 4- APPLICATIONS

Voir annexes 1 et 2

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 ANNEXE 1
RELEVE DES CONCLUSIONS DE LA REUNION DES CHEFS
D’UNITE D’ENSEIGNEMENT ET DES RESPONSABLES DE FILIERES.
JEUDI 31 JANVIER 202… à 15 heures

Présents : Brou Pascal KOFFI, Chef de l’Antenne

Mmes GBOKOSSOU née Ahou Odette KOUADIO
GOHORE née Laurenne VOUEBOU
KOUADIO née Aissa OUATTARA
MM. Maurice Kouakou N’DA
Tahouadé Kouadio KRA
Alexandre N’DRI
Siaka OUATTARA

M. KOFFI ouvre la séance en demandant aux Chefs de départements dans lesquels interviennent
des vacataires de procéder à la confection des états de services faits par les vacataires au terme de
chaque trimestre et de les faire parvenir au Coordonnateur des Etudes au plus tard le 05 du mois
suivant le trimestre écoulé.
Après avoir distribué les textes relatifs à la production des dossiers documentaires, il a invité les
participants à examiner l’ordre du jour suivant :
. 1) Planning des partiels
2) Jurys des Diplômes d’Etat et de passage
3) Grille de notation du dossier documentaire
4) Questions diverses : cas de demande d’un candidat libre aux Diplômes d’Etat
Après discussion, les conclusions suivantes ont été retenues :
1) – Planning des partiels
Les partiels de la première période auront lieu du LUNDI 12 au VENDREDI 16 AVRIL 202….
Les chefs de départements en aviseront les professeurs et les étudiants.

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 2) Grille de notation du dossier de scolarité
Il a été laissé à chaque chef de département l’initiative de déterminer une grille de notation
compte tenu de la spécificité de son département.
Cependant, avant que la grille ne soit mise en application, elle devra être soumise à
l’appréciation de la Coordination des Etudes.
Les projets de grille devront être remis au plus tard le 15 Mars 202.. à la Coordination des Etudes.
3) Jurys des DE et de passage en classe supérieure
Les propositions de jurys devront être déposées sur le bureau du Coordonnateur des
Etudes au plus tard le jeudi 1er décembre 202… à 18 heures.
4) Candidature libre aux DE
Pour la prochaine réunion des CHEFS D’UNITE D’ENSEIGNEMENT ET DES
RESPONSABLES DE FILIERES, chacun d’entre eux donnera son sentiment sur ce problème.
La séance est levée à 15h40. Auparavant, les chefs de département ont posé le principe d’une
rencontre mensuelle à la place d’une bihebdomadaire.

ANNEXE 2
RELEVE DES CONCLUSIONS DE LA REUNION DE COORDINATION DES CHEFS
D’UNITE D’ENSEIGNEMENT ET DES RESPONSABLES DE FILIERES.
JEUDI 31 JUIN 202… à 15 heures

Présents : Brou Pascal KOFFI, Directeur de l’Antenne

Mmes GBOKOSSOU née Ahou Odette KOUADIO
GOHORE née Laurenne VOUEBOU
KOUADIO née Aissa OUATTARA
MM. Maurice Kouakou N’DA
Tahouadé Kouadio KRA
Alexandre N’DRI
Siaka OUATTARA
Madame NIANGRA, Scolarité + Secrétaire de séance
Absents :
Excusés :

Ordre du jour : 1) Examens

2) Dossiers de scolarité
3) Problèmes pédagogiques (D.S)
4) Divers - semaine culturelle
- remplacement de …….
- autres.
Heure d’ouverture et de clôture :

A l’issue de la réunion, les conclusions suivantes ont été retenues :

1) – Examens :
Date de début maintenue au 10 AOUT 202…, selon le calendrier proposé.

INFAS – Antenne d’Aboisso – B.P. 1056 Aboisso – Tél/Fax (225) 21 30 60 43 / 21 30 61 07 /

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Le problème d’une éventuelle réforme des examens sera examiné après la session d’OCTOBRE
2021. Le Coordonnateur des Etudes est chargé d’organiser la concertation à ce sujet.

2) Dossiers de scolarité
3) Après avoir constaté le retard dans le dépôt des Dossiers de scolarité
(le lundi 11. 04, date limite, seuls 2 dossiers sur 5 étaient disponibles), il est convenu

a) Que le service de la Scolarité rappellera par une affiche l’urgence du dépôt et pourra
accepter les dossiers jusqu’au Mercredi 05 mai à 10heures.
b) que pour accélérer le tirage des DS, il sera envisagé de faire faire des heures
supplémentaires au personnel du service de reprographie.
3) Devoirs Surveillés (DS)

Après avoir calculé le nombre de semaines de cours effectifs (15.5 semaines à ce jour depuis la
rentrée), la décision est prise de supprimer les DS qui n’ont pas eu lieu du 05 au 11.04. 2… à
cause de la COVID-19
En conséquence, l’année 2…/2… sera découpée en 2 périodes, la 2è allant du 25. 01 au 16. 07 (la
date du 16.07 choisie pour la fin des enseignements permettra de compter 27 semaines de cours en
2…/2...)
Les DS de la 2è période auront lieu du 12 au 17 juillet.

4) Divers
a) La semaine culturelle ne sera pas supprimée mais transformée en week-end culturel
pour maintenir les ….. semaines de cours.
b) Remplacement de …. , démissionnaire :

L’a Direction Générale s’est engagée à assurer son remplacement mais en attendant, le chef de
l’unité d’enseignement de …. proposera au Coordonnateur des Etudes une solution pour la fin de
l’année 2…/2…..

c) Autres : après un échange d’avis à propos des articles parus récemment dans la presse à
propos de l’Antenne d’Aboisso, le Chef d’Antenne s’est informé plus complètement
avant d’envisager quoi que ce soit.

Date de confection du document

Fait à Aboisso le………………..
Fonction

(signature)
Madeleine GORANE.

INFAS – Antenne d’Aboisso – B.P. 1056 Aboisso – Tél/Fax (225) 21 30 60 43 / 21 30 61 07 /

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 INFAS – Antenne d’Aboisso – B.P. 1056 Aboisso – Tél/Fax (225) 21 30 60 43 / 21 30 61 07 /
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 REDACTION ADMINISTRATIVE

LE PROCES VERBAL

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21 30 67 05
 LE PROCES
VERBAL

CHAPITRE 1 - OBJET ET CARACTERISTIQUES

I. – DEFINITION
- Document écrit qui fait foi, autorité jusqu’à ‟inscription en faux” et/ou ‟preuve du
contraire”, ce qui lui donne une force juridique (irréfragable) que le C.R. n’a pas.
- Donne des témoignages qui, signés par les parties concernées sont incontestables et
rarement contestés.

II. CAS D’UTILISATION COURANTE

1) –Les P.V. Généraux

- Sont établis au cours du fonctionnement normal des administrations et institutions
publiques ou privées pour, sur certains faits ou évènements, avoir un témoignage
empêchant toute contestation ultérieure, surtout si ces évènements peuvent comporter
des conséquences juridiques ou financières importantes non encore maîtrisées.
Peuvent être classés dans cette catégorie, les P.V. relatifs à :

a) Des réunions institutionnalisées

(Assemblées, conseils…) débouchant sur des décisions
Ex : conseils municipaux – conseils d’administration – jurys d’examens…

b) Des évènements majeurs de la vie d’un service

Ex : élections de membres d’organes délibérants ; passation de service ; réception
provisoire ou définitive de matériel.

2) Les P.V. techniques

a) Origines
Leur diversité s’explique par le fait qu’ils sont établis pour le compte de bon nombre
d’administrations et de services techniques spécialisés. (Autorisé de par ses fonctions)
Ex : Contrôle économique – Justice – Eaux et forêts – Douane – Police – Hygiène – Trésor…

b) Caractéristiques

-Ces P.V. sont le fait d’agents habilités, en uniforme, ou portant des signes professionnels
distinctifs.

- Ces documents entrent en principe dans le cadre d’une procédure administrative ou

judiciaire qu’ils déclenchent ou dont ils sont une des conséquences.

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 CHAPITRE 2 : TECHNIQUE D’ELABORATION ET DE PRESENTATION :
CONTENU

I. –PLAN
Pour le témoignage (corps du texte), il s’agira essentiellement de :
- décrire fidèlement les situations
- raconter exactement
- reproduire intégralement les paroles, autant que faire se peut
Il en résulte que le rédacteur n’est que très faiblement ‟maître de la forme”.

II. LE STYLE
- Direct, précis ; clair, objectif
- Le rédacteur procèdera souvent par citations :
1. Forme
Voir dossier sur le C.R. mais, noter que le tableau récapitulatif et de synthèse peut
difficilement trouver sa place dans un P.V.

2. Signature

Sauf s’il s’agit d’un collège particulièrement nombreux, les signatures des parties concernées
sont indispensables pour consacrer les points d’accord ou de désaccord et éliminer les risques de
contestation.
Le P.V. de réunion peut se contenter des signatures des membres de l’organe délibérant,
lesquels membres sont solidairement responsables de la décision.

CHAPITRE 3 : APPLICATIONS

VOIR EN ANNEXES : EXEMPLES DE P.V. PROPOSES POUR ALIMENTER DES

ANALYSES CRITIQUES.
Aboisso, le …………………….
PROCES VERBAL DE REUNION sur la mise en position de stage à l’Antenne d’Aboisso (ceci
est fictif)
La commission consultative ad hoc devant procéder à la mise en position de stage à l’Antenne
d’Aboisso pendant la présente année académique s’est réunie le 31 décembre 202…. à 14h 30 à la
salle des professeurs de l’Antenne, sous la présidence du secrétaire général dudit département.
Etaient présents :
1 ……………………………………………………………… MEN/ SG (Président)
2 …………………………………………………… ………. INFAS /ABIDJAN
3………………………………………… ………………….. MEN / D. PER/E1
4. ……………………………………… ……………… ……. MEN/D. PER / ADM
5. ………………………… …………………………… …. MEN/DFP
6. …………… …………………………………………….. MEN/ D. PER/ ET
7. ………………………… ………………………………… MEN/D. PER
8. ………………………………………………………… ….. MEN/ DEST
9. ……………………………… …………………………. MEN/ DEMSG
10. …………………………………………………………… CM. 1/CAB

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 Le président ouvre la séance en demandant à l’assistance de dégager d’abord des critères
d’entrée à l’INFAS pour les agents de l’état en service à l’instar de ceux qui existent pour l’Ecole
Normale Supérieur (ENS). Les demandes de mise en position de stage déjà reçues seront
examinées après.
Le Coordonnateur des Etudes de l’INFAS rappelle que les textes organisant cette école sont
muets sur les mises en position de stage. Il pense par ailleurs que la durée de la formation à
l’INFAS est fonction du niveau d’étude du stagiaire et de sa section.
- Après discussions, les propositions suivantes ont été retenues :
- POUR L’ENTREE EN PREMIERE ANNEE
1) agents titulaires du baccalauréat : sur concours professionnel
2) moniteurs d’enseignement titulaire du CAP sanitaire : concours professionnel.
- POUR L’ENTREE EN 3e, 4e et 5e ANNEE
1) agents titulaires du BTS ou du DUT : test de présélection pour l’entrée en 3e année
2) agents titulaires d’une Licence/ et Ingénieurs A3 : mise en position de stage en 4e année.
3) agents titulaires de la Maîtrise/ et Ingénieurs A2 : mise en position de stage en 5e année.
Les mises en position de stage se feraient hors quota fixé par la Cellule de Contrôle des
Effectifs et de la Masse Salariale.
La commission a ensuite examiné les demandes de mise en position de stage pour l’année
Universitaire en cours. Les postulants, tous titulaires d’une licence ou d’une maîtrise en Sciences
juridiques ou économiques, sont de deux catégories : dix-neuf (19) qui tiennent actuellement des
classes et qu’on ne peut plus remplacer en pleine année scolaire et trois (3) agents en formation au
CAMPC ne tenant pas de classes, soit qu’ils occupent des postes sédentaires dans les services
centraux, soit qu’ils reviennent de stage et sont en cours d’affectation.
Bien que le problème du remplacement de ces trois derniers agents ne se pose pas avec
acuité, la commission estime néanmoins qu’il serait injuste de le mettre en stage au détriment de
leurs collègues qui sont dans les classes.
Par ailleurs, le Directeur des Etudes de l’INFAS attire l’attention de la Commission sur le fait
que les stagiaires en master de pédagogique qui sont actuellement en formation en 2ème année
sollicitées par les antennes pourront couvrir tous les besoins en enseignants techniques prévus
l’année prochaine.
Ce que confirme le Directeur de la formation des masters qui précise d’ailleurs que rien qu’en
temps plein il y a 14 étudiants en master ivoiriens.
Compte tenu des éléments que voilà, la Commission recommande :
1) de surseoir à toute mise en position de stage au titre de l’année universitaire en cours
(202…- 202…)
2) de porter à la connaissance des postulants qui occupent des postes sédentaires, qu’ils
doivent obligatoirement être affectés dans les classes avant d’avoir droit à compétir pour la
mise en position de stage.
3) D’adresser aux chefs d’établissement concernés, en temps opportun, une circulaire relative
à la mise en position de stage à l’INFAS avec indication des critères pour une large
diffusion auprès des enseignants.
Tous les points inscrits à l’ordre du jour étant épuisés, le Président lève la séance en
demandant que les services compétents assurent le suivi des dispositions qui auront été
définitivement arrêtées après que Madame la DIRECTRICE se sera prononcé sur les propositions
ci-dessus formulées.
Le Président de séance Le Rapporteur

Jules DAGO Julie LOKPO

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PROCES VERBAL DE LA RENCONTRE ENTRE LES RESPONSABLES DES
BIBLIOTHEQUES DES ANTENNES DE L’INFAS D’ABOISSO ET DE L’INFAS D’ABOISSO
Etaient présents : INFAS ABENGOUROU : Laurent KOUAKOU et Coura DIALLO
INFAS ABOISSO : Fatoumata DOUMBIA
Séance ouverte à 15h 30.
Après avoir pris connaissance de la lettre n° 0521/ENSETP/Dir du 4 décembre 2020 du
Directeur de l’INFAS ABENGOUROU portant sur une demande de coopération
interbibliothèques et de la réponse du Directeur de l’INFAS ABOISSO par la lettre n° 142/
INFAS ABOISSO demandant que ce problème soit résolu par les techniques des deux
bibliothèques, ces derniers ont retenu la date du 30/01/2021 avec l’ordre du jour suivant :
1) – Modalités pratiques de la coopération interbibliothèques INFAS ABOISSO / INFAS
ABENGOUROU
2) – Questions diverses.
1-Selon le responsable de la bibliothèque de l’INFAS ABOISSO, les difficultés rencontrées ces
dernières années dans les relations entre les deux bibliothèques sont dues essentiellement au
comportement de l’ancien directeur de l’INFAS ABOISSO, qui jusqu’à ce jour, détient encore 6
livres de l’INFAS ABOISSO malgré les nombreuses lettres de réclamation qui lui ont été
adressées. La nomination de Mr KOUA au poste de Directeur de l’INFAS ABENGOUROU, est la
seule raison de ce déblocage vu le dessein clair qu’il a du fait que nos deux écoles sont intimement
liées. Aussi, nous responsables des deux unités de documentation, nous pensons que la
coopération est une exigence dans l’intérêt de nos utilisateurs réciproques.
 Les deux unités de documentation sont désormais ouvertes aux étudiants régulièrement
inscrits dans les deux établissements.
 Les règlements intérieurs de chaque bibliothèque seront respectés par les utilisateurs.
 Les étudiants en fin de cycle peuvent bénéficier du prêt à domicile.
 Le nombre de livres pouvant être empruntés à domicile s’élève à 2 (1 livre et 1 mémoire)
 Pour les autres étudiants la consultation se fait uniquement sur place.
 Les professeurs permanents des deux établissements auront droit au prêt à domicile (2
ouvrages au maximum sur présentation d’une pièce d’identité)
 Les vacataires devront obligatoirement déposer une pièce officielle d’identité pour pouvoir
bénéficier du prêt à domicile.
La survie de cette coopération interbibliothèques dépend aussi en grande partie de nos
supérieurs hiérarchiques qui doivent faire respecter les règlements intérieurs de nos différentes
unités de documentation.

2-Questions diverses
Les deux bibliothèques doivent :
 Faire des échanges des listes des nouvelles acquisitions
 Faire des échanges des périodiques courants
 Faire des échanges de documents
 Echanger des listes de mémoires soutenus dans les deux établissements.
 Les problèmes qui surgiront dans le cadre de cette coopération seront résolus de façon
pratique par les techniciens.
La séance a été levée à 17h.

Bibliothèque de l’ INFAS ABENGOUROU Bibliothèque de l’ INFAS ABOISSO

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 (signature +, cachet) (signature + cachet)

Le Chef d’Antenne de l’ INFAS ABENGOUROU Le Chef d’Antenne de l’ INFAS ABOISSO

(signature +, cachet) (signature + cachet)

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 REDACTION ADMINISTRATIVE

LE RAPPORT

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CHAPITRE 1 : CARACTERISTIQUES

I. DEFINITION

Document administratif ascendant dans lequel un agent à l’intention de l’autorité :

- donne un témoignage sur un problème déterminé
- procède à l’analyse critique des faits observés et des informations recueillies
- propose des solutions
Le rapport peut être spontané. Mais il est le plus souvent élaboré à la demande d’un
supérieur hiérarchique pour lui servir d’élément d’information critique en vue d’une prise
de décision sur la base de propositions argumentées.
De ce dernier point de vue, le rapport est le plus complexe des documents de témoignage.

Un rapport peut, sur le plan conceptuel, être synthétisé comme suit :

RAPORT = un témoignage + une analyse critique + des propositions

II. OBJET

Le domaine susceptible d’être couvert par le rapport est extrêmement vaste. Un

rapport peut être établi sur toute question concernant la vie de tout ou partie d’une
organisation (problème de réorganisation, d’implantation de structures nouvelles, de
marchés, de choix de fournisseurs, de réseau de distribution…).

1- Cas du rapport spontané

Ce type de rapport est élaboré quand l’agent qui signale un problème :

+ N’est pas habilité à le résoudre dans tous ses aspects
+ Ne détient pas les moyens requis
+ doit avoir l’approbation formelle de l’autorité avant la mise en œuvre des
solutions suggérées comme pertinentes.

2- Cas du rapport provoqué

A son origine dans le fait que l’autorité responsable juge ne pas encore
détenir, concernant un problème donné, suffisamment d’informations pertinentes pour pouvoir
prendre des décisions appropriées. L’autorité demande donc à un collaborateur d’étudier l’affaire
afin de lui proposer des directions, voies, modalités et moyens d’action.

CHAPITRE 2 : TECHNIQUE REDACTIONNELLE ET CONDITIONS DE FORME

I. ARTICULATION DU PLAN

Voir la note de synthèse.

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 Les remarques suivantes méritent d’être notées, eu égard à leur importance :

1-Il n’existe pas de plan ‟passe - partout” valable quel que soit le type de rapport

2-La deuxième partie du plan est capitale. En effet, par l’analyse critique, l’auteur :

a) fait ressortir, en les justifiant, les inconvénients actuels et futurs de la situation

présente ;
b) procède à l’examen critique de solutions existantes et possibles pour être
convaincant, l’auteur gagnera à annoncer et justifier les critères d’évaluation
par rapport à l’objectif global ou à tout sous-objectif de ce dernier.
c)
II. TABLEAU RECAPITULATIF DES DOCUMENTS DE TEMOIGNAGE.

NOTE
LE PLAN C-R. P-V. Info Techn. Note de Rapport
synthèse
= N.R.
1ére partie
Exposé de la situation × × × × × ×
(= témoignage)
2éme partie
Analyse critique × ×
(= appréciation de la
situation et de ses CSQ
actuelles et
prévisibles)
3éme partie
Solutions et modalités × ×
d’application
Sollicitation × × ×
d’instructions

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 III. EXEMPLE D’UN PLAN DE RAPPORT CONCU SOUS FORME D’UN
PROCESSUS D’ANALYSE RATIONNELLE EN VUE D4UNE PRISE DE
DECISION

Phase d’analyse plan

1.. PHASE D’INFORMATION Présentation globale de la situation :

= 1.1 Ce qui est :
INTRODUCTION 1.2 Ce qui aurait dû être :

2.1.-Pourquoi ‟ les choses sont ce qu’elles sont” = quels

changements intervenus dans un passé récent ont pu
2.. PHASE D’ELABORATION DE produire cette situation.
SOLUTIONS
= 2.2.-Inconvénients actuels.

2.3.-Inconvénients prévisibles à court ou moyen termes

ANALYSE CRITIQUE
2.4.- Indication des OJECTIFS qu’il serait souhaitable
d’atteindre.

2.5.- Recherche des OPTIONS, alternatives ou choix

possibles.

2.6.- Indication des CRITERES de décision.

3..PHASE DE CHOIX 3.1.- Evaluation des options

=
SOLUTIONS ET MODALITES 3.2.- Choix de solutions avec indication des moyens et
D’APPLICATION modalités de mise en œuvre et, éventuellement la
mention des résultats attendus.

Rappel sommaire (sans argumentation) des principaux

4..CONCLUSION aspects du rapport et des solutions proposées.
N.B. PAS DE FORMULE FINALE DE POLITESSE.

IV. REMARQUES SUR LE PLAN INDICATIF

1.

1.1.- Il s’agit de présenter la situation d’où émanent les difficultés qui appellent une analyse
critique et des mesures.

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 Cette présentation générale doit reposer sur des informations suffisantes, fiables,
pertinentes.

1.2.- Au besoin, le manque de données jugées fondamentales sera supplée par des hypothèses
convenables fondées sur les usages, l’expérience, des enquêtes, des études comparatives, etc…

2.

2.4.- Les ‟ objectifs” désignent les buts que l’on veut atteindre, les variables que l’on veut
optimiser ou minimiser.
Les objectifs peuvent ne pas tous être conciliables à tous points de vue.
Il faudra, à cet égard, arriver à les classer un à un, par ordre d’importance.
Il conviendrait de combiner certains objectifs et hiérarchiser les combinaisons qui méritent
une prise en considération.

2.5.- Il s’agit d’énumérer ‟les manières” pertinentes de résoudre le(s) problème(s), ou pour le
moins, d’indiquer les palliatifs à mettre en œuvre.
La liste des options doit être suffisamment exhaustive pour éviter les omissions importantes.
Mais toute option doit être réaliste. A cet égard, la connaissance des forces et faiblesses de
l’organisation aidera à choisir les alternatives raisonnables fondées sur des faits et des chiffres
d’origine interne ou externe.

2.6.- Un critère est un instrument de mesure pour un ou des objectifs. Un objectif peut être
apprécié par l’utilisation de critères quantitatifs ou qualitatifs.

3.

3.1.- Cette phase vise à apprécier la valeur relative de chaque option. Les avantages et les
inconvénients de chaque option seront dégagés par rapport aux critères de décision retenus.

Voir la note de synthèse.

3.2.- L’étude serait théorique sinon incomplète si elle n’est pas accompagnée d’un plan d’action (=
de réalisation) indiquant avec précision les actions à mener, par qui, comment, quand, où, avec qui
(planning, programmation avec répartition des tâches, et éventuellement, modalités de contrôles).

V. MENTIONS ET STYLE
1.- Voir la note de synthèse.
2.- Si le rapport est volumineux, on porte souvent le titre et les mentions d’identification sur une
page de couverture. Dans ce cas, le plan détaillé est présenté en page de garde.
Les parties et sous parties seront nettement visualisés dans le corps du texte (titres soulignés et
numérotés par exemple).

Par souci de cohérence, les différentes parties de l’argumentation gagneront à être reliées entre
elles par des paragraphes de transition.

Le rapport peut être suivi d’une partie annexe où seront regroupés des tableaux, graphiques ou
documents d’information susceptibles d’aider à la compréhension du rapport sans qu’il soit
nécessaire de les inclure dans le texte lui-même.

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Application
Le centre national d’éducation pour la santé se propose de tenir prochainement un séminaire national sur
la place et le rôle des émissions radiophoniques et télévisuelles dans l’éducation pour la santé.
Le Directeur du centre Médico-social dans lequel vous êtes en service vous demande pour préparer la
participation à ce séminaire de lui préparer un projet de rapport sur les rôles actuels et souhaitables de
ces moyens audio-visuelles dans le cadre susmentionné.
Travail à faire
Proposer un plan détaillé de ce qui pourrait être le contenu du rapport.

REDACTION ADMINISTRATIVE

Lettres

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 COMPTE TENU DU TEMPS TRES COURT DEVOLU A CETTE SEQUENCE,

CELLE-CI SE LIMITERA ESSENTIELLEMENT A :

- FAIRE MENTION D’INDICATIONS GENERALES ;

-PROCEDER A UNE INITIATION ET A UNE CONSOLIDATION PAR LE

JEU D’UNE BATTERIE D’ILLUSTRATIONS, D’AXES DE REFLEXIONS ET

DE TRAVAUX PRATIQUES.

CHAPITRE 1 : CONSIDERATIONS GENERALES

I. TYPOLOGIE DES LETTRES UTILISEES PAR L’ADMINISTRATION

(classification par destination)

-.Agent de l’Administration s’adressant à un supérieur hiérarchique

pour lui soumettre un problème personnel.
1.
-. Lettre d’une autorité à un subordonné, à propos d’un problème
Lettre à forme personnel

Personnelle
-. Lettre d’un représentant d’une Administration s’adressant à une
personne

-privée (physique) ou au représentant d’une personne morale de droit

privé ou au représentant d’une organisation internationale ou d’une Administration étrangère ou
d’un établissement semi-public.

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 -.Lettre entre services administratifs d’un même pays

2. -. N.B.

-. La correspondance peut être échangée entre :

Lettre
-. services relevant d’une même Administration ;
Administrative
-. services centraux et services régionaux ;

-. services relevant d’administrations différentes.

II. CONSEILS GENERAUX

La lettre est le document le plus courant de la correspondance administrative
(Communication, transmission par écrit de l’information par l’Administration).

La multiplication des rapports entre les administrations d’une part, entre les administrés et les
services publics d’autre part et la complexité croissante des problèmes auxquels les
administrations sont confrontées, entraînent l’extrême variété des informations à transmettre et
plus spécifiquement, la diversité (présentation, contenu, volume) des lettres leur servant de
support.

En tout état de cause, les informations véhiculées dans la lettre doivent être comprises sans
ambiguïté par le (s) destinataire(s). En conséquence, l’émetteur doit avoir une maîtrise certaine
de la langue, pour la ‟manier” aisément, en vue de bien exprimer sa pensée, de décrire les faits,
d’analyser les situations, d’argumenter, de convaincre, d’éviter les tournures confuses.
La rédaction gagnerait donc à tenir le plus grand compte des règles générales dont les plus
courantes sont les suivantes :

2.1– Il faut que le rédacteur ait une connaissance précise et approfondie des informations
à transmettre et de la manière de les formuler (vocabulaire, style, respect des règles
d’orthographe, de grammaire…).

Le rédacteur veillera notamment à ce que l’information soit pertinente c.à.d. tout à la

fois :
-. Utile (= corresponde à un besoin tout à la fois de la part de l’émetteur et de la
part du récepteur) ;
-. Complète : ne rien laisser dans l’ombre certains aspects susceptibles de mieux
aider à comprendre, à prendre des décisions ;
-. exacte : non entachée d’interprétation orientée, subjective, erronées ;
-. actuelle : à jour, non dépassée.

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 II.2 Le texte doit, dans sa globalité, préter une structure logique et être formulé
selon un plan cohérent.

Le plan s’ordonne en principe autour de trois axes :

-. L’introduction
-. Le corps du texte
-. La conclusion.

2.2.1.. L’introduction

C’est la présentation aussi brève que possible (ou le rappel) de l’affaire, de

la question ou du problème que l’on va traiter. Elle peut être conçue comme un résumé (à partir
des idées essentielles) du problème, de la requête soumis à l’Administration.

Dans bien des cas, l’introduction expose rapidement, reprend un ensemble d’éléments nécessaires
à une compréhension globale du problème posé, ainsi que de ses aspects examinés, analysés dans
le corps du texte. Les exemples de formules d’introduction sont fort nombreux. Nous proposons,
ci-après quelques formules courantes permettant d’introduire une lettre-réponse.

-. Par lettre rappelée en référence, vous avez bien voulu (attirer mon attention, soumettre à mon
examen, à mon appréciation, m’inviter à reconsidérer…)

-. Comme suit à votre lettre n°…….…… du ……………..…. Relative à …. , je ………..…

-. En réponse à votre lettre citée en référence, j’ai le regret de vous faire savoir que …………

2.2.2.. Le corps du texte

Sa structure, son volume, son contenu varient avec la nature et la complexité

de l’affaire traitée.
C’est dans cette partie que l’on examine le problème quant au fond, en vue de fonder les
offres ou demandes de services, les requêtes, avis, propositions, agréments, rejets de sollicitation,
etc.…
L’argumentation doit être rigoureuse et logique. Dans cet objectif, le rédacteur
s’attachera à observer :
-.le respect de l’équilibre entre les différentes parties du corps du texte
-. La loi de l’intérêt croissant qui veut que les faits ou arguments soient exposés en
commençant par les moins importants pour finir par ceux qui, de par leur poids, devraient pouvoir
emporter la décision

- la nécessité d’aménager des transitions entre les différentes parties, pour rendre
perceptible l’unité mais aussi, la cohérence et la progression du raisonnement.

Font légion les formules utilisables à bon escient pour exposer des faits, souligner l’importance
de certains arguments, donner un avis, prévenir des objections, dégager une cause, renforcer une
affirmation, réfuter des arguments, enchaîne des idées. Elles s’acquièrent progressivement par
l’expérience.
En voici quelques exemples :

INFAS – Antenne d’Aboisso – B.P. 1056 Aboisso – Tél/Fax (225) 21 30 60 43 / 21 30 61 07 /

21 30 67 05
-. Je note, constate, remarque (ou vous fais remarquer), précise (ou crois devoir préciser),
confirme, rappelle, considère, me permets de …, j’estime, j’ajoute …
-. à mon avis…….
-. certes, donc, aussi, par conséquent…
-. par contre, néanmoins, cependant…

2.2.3.. La conclusion

Elle a une importance capitale dans le texte administratif.

En effet elle fait connaître la décision de l’administration, que cette décision soit une réponse
positive, négative ou d’attente.
Il faut y apporter le plus grand soin, pour que cette conclusion puisse, d’une manière précise et
sans ambiguïté, véhiculer la position, la décision de l’Administration.
Si la conclusion fait suite à un corps du texte relativement long, elle devra synthétiser, en quelques
phrases, l’essentiel de ce qui aura été écrit, plus haut.
La finalité de la conclusion est d’éclairer définitivement le lecteur.

Parmi les formules utilisées dans les conclusions, on peut citer :

-. En conséquence…
-. Aussi…
-. Il conviendrait en définitive de …
-. Compte tenu de…, il me semble opportun, nécessaire, souhaitable de …
-. Je vous invite donc à …
-. Je vous engage à …
-. Vous voudrez bien me soumettre pour avis …

II.3La maîtrise de la langue : style

Pour que l’information transmise puisse atteindre son objectif d’efficacité (pour
l’émetteur et pour le récepteur) le style doit faire montre, au moins, des trois qualités suivantes :

2.3.1-. La clarté

Par la recherche de clarté, le rédacteur vise à ce que le destinataire du message ait

facilement une compréhension parfaite des idées, arguments, décisions contenus dans la lettre.

2.3.2.-. La précision
Elle résulte du souci du rédacteur de répondre, à chaque niveau, à une combinaison plus ou moins
large des questions ci-après :

* qui ou quoi ?
* où ?
* quand ?
* comment ?
* pourquoi ?

2.3.3.-. La simplicité

INFAS – Antenne d’Aboisso – B.P. 1056 Aboisso – Tél/Fax (225) 21 30 60 43 / 21 30 61 07 /

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 Elle s’appuie entre autres, sur le recours à la richesse et à la subtilité de la langue pour
utiliser les mots propres, appropriés, corrects et éviter la pédanterie et les emphases.
Il s’agira d’exprimer le plus simplement possible ce que l’on conçoit clairement.

N.B.

1. -. En rédaction administrative, ‟un rédacteur est doué quand il est impossible de l’identifier
à travers les lignes qu’il a écrites”

En effet, votre style ne devra en aucune manière refléter votre personnalité. De fait, la première
qualité du style administratif est d’être impersonnel. Ce n’est pas l’individu qui écrit, c’est le
fonctionnaire. Le rédacteur écrit en raison de la fonction dont il est investi. Donc, le style devra
être courtois, poli, mais ferme au besoin (cas où la lettre inclut des instructions, des décisions).

2.-. La lettre à forme personnelle utilise les marques de courtoisie et de politesse auxquelles les
individus sont accoutumés dans leur propre correspondance. C’est pourquoi, elle contient des
caractéristiques inexistantes dans la lettre administrative :

-. Une formule d’appel placée tout juste avant le corps du texte et variable selon
le rang social, la qualité ou la fonction du destinataire.
Exemple :
Monsieur le Ministre,

Monsieur le Directeur,

-. Une formule de politesse qu’il est beaucoup plus convenable de détacher

nettement des autres parties du corps du texte. Elle doit être en harmonie avec la formule d’appel.
Sa formulation varie donc avec la qualité, la fonction, le rang social du destinataire.
Exemple
‟ Je vous prie de bien vouloir agréer, Monsieur le Ministre l’expression de mes
considérations respectueuses.”

Savoir quoi dire, comment le dire, à qui le dire …

CHAPITRE 2 : LA LETTRE ADMINISTRATIVE

I. ANALYSE GENERALE DE LA STRUCTURE

1 1.1 MENTIONS D’IDENTIFICATION HIERARCHIQUE

1
-Appellation de l’Etat :
ENTETE
-Devise de l’Etat

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 -Timbre du service émetteur : sa place hiérarchique dans
l’organigramme

2 Formule d’envoi au destinataire, avec respect du principe de la

LA SOUSCIPTION transmission hiérarchique. Elle indique :

-la qualité de l’expéditeur (la plus haute autorité du service)

-la qualité du destinataire (la plus haute autorité du service)

3 LE -Fait partie de la souscription, dans le cas où la lettre doit passer par

‟ SOUS-COUVERT” un niveau hiérarchique intermédiaire.

-la mention ‟ sous-couvert” est placée immédiatement après

l’indication du destinataire de la lettre.

4 Comprend les indications suivantes :

LA SIGNATURE
-.L’attache (qualité du signataire et éventuellement, du pouvoir
ayant donné l’habilitation à signer)

-.la signature

-.prénoms

-.Nom en majuscules

1.2. MENTIONS D’IDENTIFICATION DE LA LETTRE

1 N° ENREGISTREMENT - Par ordre chronologique

- n° suivi du sigle du service émetteur replacé

dans l’ordre hiérarchique, les différents niveaux
successifs étant aussi désignés par leurs sigles
respectifs.

2 LE LIEU ET LA DATE D’EMISSION - Cette mention est en général placé en haut de la

feuille et à droite, sous le N° d’enregistrement ;

- le mois en toutes lettres

- l’année en quatre chiffres

INFAS – Antenne d’Aboisso – B.P. 1056 Aboisso – Tél/Fax (225) 21 30 60 43 / 21 30 61 07 /

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3 INITIALES DU REDACTEUR ET DE - Au dessus de l’entête
LA DACTYLOGRAPHE
- Permettent au supérieur hiérarchique direct
d’apprécier la qualité du travail et d’ordonner
des corrections éventuelles (fond, forme, erreurs)
avant signature.

4 L’OBJET - Au dessus et à gauche du corps du texte

- Indique de manière ramassée, concise la

matière ( le problème fondamental) traitée dans
la lettre .

- Permet de classer la lettre selon l’ordre

chronologique et selon l’affaire à laquelle la
lettre est consacrée.

- Placée en dessous de l’objet

5 LA REFERENCE
- Se justifie si le rédacteur juge, pour lui-même
et pour le destinataire, utile de relier cette lettre à
des antécédents qui peuvent être une lettre ou
tout autre document administratif, ou judiciaire,
un texte législatif, ou réglementaire, une pièce
comptable, un fait important …

1.3. MENTIONS OCCASIONNELLES

1 PIECES JOINTES - Mention placée sous la référence ou en bas et à

OU gauche du corps du texte ; si cet endroit n’est pas
P.J. occupé par les ampliataires :

- Indique, éventuellement sous forme de tableau ouvert

la nature, les nombres respectifs ; les intitulés des
documents annexés à la lettre.

2 LES AMPLIATIONS - En bas, à gauche de la dernière page de la lettre et en

regard de la signature.

- Elles indiquent que des copies sont transmises à

d’autres qu’au destinataire principal (pour information,
suivi et participation au contrôle si besoin en était)

- Les ampliataires sont souvent présentés sous forme de

liste ou de tableau ouvert précisant les noms ou sigles
des différents ampliataires ainsi que le nombre
d’exemplaires transmis à chacun d’eux.

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 II. PRESENTATION D’ENSEMBLE

VOIR ANNEXES ET T.P.

CHAPITRE 3 : LA LETTRE PERSONNELLE

I. LA STRUCTURE COURANTE

Une lettre personnelle simple comprend essentiellement et en principe :

- des indications permettant d’identifier l’expéditeur (prénoms, nom, qualité, adresse) :

- le lieu, la date d’émission
- l’objet
- la formule d’appel (lorsque les 2 personnes n’appartiennent pas à la même catégorie
administrative) Administration Entreprise Semi-publique
Nationale
- le corps de la lettre
- une formule finale de politesse qui varie selon les positions hiérarchiques (ou positions
sociales) du rédacteur et du destinataire
- la signature précédée de l’attache et suivie des prénoms et nom.

II. LE CONTENU

Varie selon la nature et la complexité du problème traité. Il doit toutefois, dans sa formulation,
respecter, dans ses différentes parties, les règles de courtoisie et de politesse, être logiquement
ordonné, pertinent, convaincant et facilement compréhensible.

La lettre à forme personnelle se caractérise par deux éléments essentiels qui sont :
- la formule d’appel ;
- la formule de courtoisie ou de politesse.

PARAGRAPHE I : LA FORMULE D’APPEL

La lettre à forme personnelle commence toujours par une formule d’appel, qui est
formée de l’appellation « Monsieur, Madame, Mademoiselle » (en toutes lettres), suivie
de l’indication de leur titre s’il y a lieu.
Exemple
Monsieur le Ministre/ Monsieur le Président/ Madame le Directeur/ Monsieur le Préfet …

INFAS – Antenne d’Aboisso – B.P. 1056 Aboisso – Tél/Fax (225) 21 30 60 43 / 21 30 61 07 /

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 Cependant certaines formules sont appropriées selon la qualité du destinataire.
A- pour les personnes privées
* Présidents des organismes ; Secrétaires Généraux des syndicats... ;
- Monsieur le Président ; Madame le (la) Président(e) ;
- Monsieur le Secrétaire Général ; Madame le (la) Secrétaire Général(e) ;
* Directeurs Généraux ; Directeurs d’écoles ; d’industries, de commerces… ;
- Monsieur le Directeur Général; Madame le Directeur/ la Directrice Générale ;
- Monsieur le Directeur ; Madame le Directeur/ la Directrice.
*Membres des professions judiciaires (avocats, huissiers, notaires)
- Maître.
*Titulaires d’un Doctorat d’Etat
- Monsieur le Docteur ou Docteur.
B- pour les autorités religieuses
*Culte catholique
- Très saint père (pour le pape) ;
- Monsieur le Nonce ;
- Monsieur le cardinal ;
- Monsieur l’Archevêque ;
- Monsieur le curé ;
-Monsieur l’Abbé.
*Culte Protestant
- Monsieur le pasteur ; Madame le pasteur.
*Culte islamique
- Monsieur l’Imam ;
- Monsieur l’Ayatollah.
*Culte Israélite;
- Monsieur le Rabin.
C- pour les autorités politiques
- SIRE (pour le roi ou l’Empereur) ;
- Monsieur le prince ; Madame la princesse ;
- Monsieur le Président de la République ; Madame la Présidente… ;
- Monsieur le Ministre ; Madame le Ministre.
D- pour les autorités diplomatiques et consulaires
- Monsieur l’Ambassadeur ; Madame l’ambassadeur ;
- Monsieur le chargé d’Affaires ; Madame la chargée d’Affaires ;
- Monsieur le Consul Général ; Madame le Consul Général ;
- Monsieur le Conseiller ; Madame le Conseiller.
E- pour les autorités judiciaires et administratives
* Les autorités judiciaires
- Monsieur le Président de la Cour d’Appel ; Madame le Président ;
- Monsieur l’avocat général ; Madame l’avocat(e) général(e) ;
- Monsieur le Procureur Général ; Madame le Procureur Général ;

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- Monsieur le Substitut du Tribunal ; Madame le Substitut du Tribunal ;
- Monsieur le Juge du Tribunal ; Madame le Juge du Tribunal.
*Autorités Administratives
- Monsieur le Préfet ; Madame le préfet ;
- Monsieur le Sous-préfet ; Madame le Sous-préfet.
F- pour les autorités militaires
- Monsieur le maréchal ;
- Mon général ;
- Mon colonel ;
- Mon commandant ;
- Monsieur (pour les officiers subalternes).
N.B

- Pour les autorités militaires, le possessif (mon) ne s’emploie que par les hommes ; les
femmes disent par exemple, Monsieur le Général, Monsieur le Colonel…

- Le féminin des titres et foncions donnent lieu à controverse. Toutefois la forme féminine
n’est adaptée que lorsqu’elle existe réellement ; dans le cas contraire, il convient
d’utiliser la forme masculine pour l’identification des femmes.

- Les honneurs ne se délégant pas, le titre dû à une fonction ne doit pas s’étendre du
mari à la femme et vice-versa. Seules les épouses des maréchaux peuvent bénéficier du
titre de leur mari (madame la maréchale).

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LA FORMULE DE COURTOISIE OU DE POLITESSE

La lettre à forme personnelle se termine par une formule de courtoisie ou de

politesse. Cette formule est la phrase finale de la lettre dans laquelle on exprime ses
sentiments au destinataire. Cette formule doit traduire la déférence, le respect, l’amitié,
l’affection, la considération ou le dévouement que le signataire veut marquer au
destinataire.
Les formules de politesse peuvent varier à l’infini, cependant, un certain nombre
de règles doivent être observées. Ainsi, il doit avoir une corrélation entre la formule
d’appel et la formule de politesse.
Exemples de quelques formules consacrées

Si la formule d’appel est : La formule de politesse doit être :

☻Hommages ou respectueux hommages
Madame Exp : veuillez agréer, madame, l’expression de mes respectueux hommages
☻Salutations distinguées
Monsieur Exp : veuillez croire, monsieur, l’expression
de mes salutations distinguées
Familier ☻Sentiments les meilleurs
☻Cher ami ; monsieur ; Exp : veuillez recevoir, cher ami/ monsieur
camarade l’assurance de mes sentiments les meilleurs
Personnalités ☻Considération distinguée
☻Monsieur le Préfet Exp : veuillez agréer, Monsieur le Président/ Monsieur le Député l’expression
☻Monsieur le Député de ma considération distinguée
☻Monsieur l’Ambassadeur
Autorités supérieures ☻Sentiments respectueux/ sentiments déférents et dévoués
☻Monsieur le Ministre ☻haute considération/ très haute considération
☻Monsieur le Président Exp : veuillez agréer, Monsieur le Président, l’expression de ma très haute
considération

Quoi qu’il en soit, certaines formules principales de politesse sont à retenir.

A- d’un subordonné à un supérieur

- veuillez recevoir ;
- veuillez agréer / je vous prie d’agréer / de bien vouloir agréer monsieur… :
 l’expression de ma considération (très) distinguée ;
 l’expression de ma considération la plus distinguée ;
 l’expression de mon entier dévouement et respectueux.

B- Envers une personne étrangère à l’Administration ou à l’égard des

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 personnes d’un rang égal ou inférieur au signataire de la lettre
- veuillez agréer / je vous prie d’agréer/ je prie de vouloir bien agréer ;
- recevez/ veuillez recevoir ;
- daignez agréer (madame et mademoiselle uniquement) :
 l’assurance de ma considération distinguée ;
 l’assurance de ma considération la plus distinguée ;
 l’assurance de ma très haute considération ;
 l’assurance de ma parfaite considération.

Ainsi dans les formules de politesse, le terme « l’expression » est utilisé pour
l’autorité d’un rang supérieur ; tandis que « l’assurance » est utilisé pour les autres cas :
personnes étrangères à l’administration, personnes de rang égal ou inférieur au
signataire de la lettre.
Toutefois, il faut noter qu’en principe l’on n’assure pas un camarade ou un
collègue de sa considération ou de son respect ; une personne d’un rang moins que le
sien de ses sentiments respectueux.

En outre, il ne faut jamais terminer une lettre par l’une des formules suivantes :

- dans l’attente d’une suite favorable, je vous prie…

- dans l’espoir que vous voudrez bien réserver une suite favorable à ma demande, je vous prie de
bien…

En effet, la présence de ces expressions peut laisser penser qu’elles ne sont

utilisées que si le signataire obtient satisfaction.

Par contre, on peut dire : « Vous remerciant de (pour) la bienveillance attention

que vous voudrez bien accorder à ma demande, je vous prie de bien vouloir agréer
l’expression de ma considération distinguée ».

PARAGRAPHE III : LE TRAITEMENT

Aux deux éléments principaux cités dans la lettre à forme personnelle, s’ajoute un
troisième, non moins important, qui est le traitement.
Le traitement est la manière dont on traite dans le corps d’une lettre personnelle
ou d’un discours, la personne à qui l’on s’adresse par écrit ou oralement.
Exemples de quelques formules de traitement

Si la formule d’appel est : Le traitement sera :

Souverain = Sire Votre Majesté : votre Majesté a bien voulu honorer de son
auguste présence …

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Prince = Monseigneur Votre Altesse : Au nom du gouvernement ivoirien, j’ai le très
Princesse = Madame grand honneur d’accueillir votre Altesse.
Cardinal = Monsieur le Votre Eminence : j’ai l’agréable plaisir de porter à la connaissance
Cardinal de votre Eminence…

La règle est que le traitement ne doit être employé que dans le corps de la lettre ou du
discours, et non en formule d’appel : il ne faut donc pas confondre la formule d’appel et
le traitement.

Remarque
Pour la lettre adressée par un agent à son supérieur hiérarchique :
- le papier à en-tête du service ne sera pas utilisé ;
- la lettre ne comportera pas le timbre du service : l’agent portera en lieu et place ses prénoms, nom,
qualité (grade et fonction), son lieu d’affectation, son matricule et l’adresse du service.

Exemple de lettre à forme personnelle

DAGO Kriwa Pierre Abidjan, le 24 juillet 2010

Assistant Social
Responsable du Centre
Social d’Attécoubé
Matricule : 075.300 R
à
Monsieur le Directeur des Ressources
Humaines du Ministère de l’Emploi
et de la Protection Sociale
sous couvert de
Madame le Directeur Régional
d’ABIDJAN
Objet : demande de congé annuel

Référence : planning des congés

Monsieur le Directeur,

Par note de service n° 023/MAS/DRH du 18 juillet 2016, vous avez bien voulu demander à chaque
service de vous faire parvenir le planning des congés de l’année.

Conformément au choix que j’ai opéré dans ledit planning,

J’ai l’honneur de solliciter de votre haute bienveillance, l’autorisation de bénéficier de mon congé
pour l’année 2010, allant du 1er au 31 août 2016.

Veuillez agréer, Monsieur le Directeur, l’expression de ma considération distinguée.

(signature)

INFAS – Antenne d’Aboisso – B.P. 1056 Aboisso – Tél/Fax (225) 21 30 60 43 / 21 30 61 07 /

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Règles du langage en quelques points :
- ne pas faire de fautes de français, c'est le plus important.
- poser sa voix afin d'articuler clairement et bien se faire comprendre, cela peut d'ailleurs aider à
clarifier l'esprit.
- ne pas s'emporter sur un sujet sous prétexte que l'on a un point de vue bien arrêté, mieux vaut
tempérer sa passion.
- ne pas couper la parole.
- parler des autres plus que de soi.
- prendre garde à la trop facile médisance.
- éviter les sujets délicats (politique, religion, argent) avec des inconnus.
Dire et ne pas dire
Le français est une langue immensément riche et donc pleine de pièges.
Pour les éviter il faut surveiller à la fois la syntaxe, les liaisons parfois dangereuses, les
expressions communes ou régionales, dont certaines sont impardonnables car de très mauvais goût
:
On ne dit pas… … mais

Bonjour chez vous Transmettez mon meilleur souvenir à votre femme

Enchanté Je suis ravi de vous avoir rencontré
Au plaisir Au revoir
Messieurs-dames Bonjour Monsieur, Bonjour Madame
Votre dame Votre épouse
Votre maman (papa) Votre mère (père)
Mon époux (épouse) Mon mari (ma femme)
Des fois Parfois ou quelquefois
Le sac à ma sœur Le sac de ma sœur
A quelle heure on mange? A quelle heure déjeune (dîne) t-on ?
Ce midi A midi ou A l'heure du déjeuner
Bon appétit - ne rien dire -
Je vous remets bien Je me souviens bien de vous
Elle fréquente Elle a un petit ami
Aller au coiffeur Aller chez le coiffeur
Faites donc Je vous en prie
De rien Je vous en prie
Je m'excuse Je vous prie de m'excuser ou Excusez-moi
Causer Parler
Malgré que Bien que
C'est ma faute C'est de ma faute
Lire sur le journal Lire dans le journal
Monter en haut Monter
Parler à quelqu'un Parler avec quelqu'un
Amener un gâteau Apporter un gâteau
Je me rappelle Je me souviens
Je m'en rappelle Je me le rappelle
Il lui a fait : Il lui a dit :
Quitter (ôter) sa veste Enlever sa veste

INFAS – Antenne d’Aboisso – B.P. 1056 Aboisso – Tél/Fax (225) 21 30 60 43 / 21 30 61 07 /

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Nous avions convenu de Nous étions convenus de
Etre furieux après quelqu'un Etre furieux contre quelqu'un.

CHAPITRE 4 : TRAVAUX PRATIQUES ET AXES DE REFLEXION

Application 1
1-Dans quelle catégorie classez-vous la lettre N°1874/infas du 22-01-2021 et celle N° 364 / MC /
G / SP du 01 02 2021 ?
2-procéder à l’analyse critique de l’existence et de la place des mentions d’identification
hiérarchique de chacun de ces deux lettres ?
3-Laquelle de ces deux lettres vous parait suivre de plus près une disposition normalisée.
4-dégager le plan de la lettre N°1874/infas du 22-01-2021
5-en comparant la lettre N°1874/infas du 22-01-2021 et la lettre N° 364 / MC / G / SP , indiquer
les remarques qu’appelle de votre part du dernier paragraphe du premier document sus mentionné

Application 2 :
Vous assurez l’intérim de la direction d’un centre médico-social abonné au revu de santé de
l’INFAS. Or, depuis quelques mois, ce centre ne reçoit plus certains numéros pourtant largement
diffusé. Des enquêtes effectuées, il ressort qu’aucun agent du centre ne peut être mis en cause.
Travail à faire
Rédiger la lettre à adresser au Directeur de l’imprimerie responsable de l’expédition de la revue de
l’INFAS pour l’informer des faits et l’inviter à prendre les mesures utiles pour vous faire parvenir
les numéros manquants et veillez à la régularisation des livraisons.
NB : dans ce cas d’espèce l’imprimerie pourra être considéré comme un entreprise nationale.

INFAS – Antenne d’Aboisso – B.P. 1056 Aboisso – Tél/Fax (225) 21 30 60 43 / 21 30 61 07 /

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 ANNEXE 1

Etat
Devise
Ministère
OMS
CESSI

Abidjan, le 22 janvier 2021.

N° … 1874/ infas

Objet : Stage hospitalier 2021

Monsieur le Directeur,

Comme les années précédentes, il est prévu pour nos étudiants de deuxième année un stage
hospitalier du 12 Mai au 30 août 202…….

A cet effet, je vous prie de bien vouloir autoriser nos étudiants à effectuer ce stage
dans votre établissement durant la période susmentionnée.

Monsieur Ibrahima KONE responsable du module concerné est, dès à présent, à votre
disposition pour l’organisation pratique de cette activité pédagogique.

Je vous prie d’agréer, Monsieur le Directeur, l’assurance de ma considération distinguée.

Le Directeur de l’Antenne de l’INFAS Aboisso

(signature + cachet)

P.J. : Objectifs du stage

Destinataire : Monsieur le Directeur
de l’Hôpital ……………..

INFAS D’ABOISSO
CC : Surveillant Général

NOM 047

INFAS – Antenne d’Aboisso – B.P. 1056 Aboisso – Tél/Fax (225) 21 30 60 43 / 21 30 61 07 /

21 30 67 05
HOPITAL PRINCIPAL
B.P : … Aboisso Aboisso, le 1er février 2021

LE MEDECIN - CHEF
N° 364 / MC / G / SP

Le Médecin………………………..
Chirurgien des Hôpitaux……………..
Médecin Chef de l’Hôpital …………….
ABOISSO
Suscription
à
Monsieur le Chef d’Antenne de l’INFAS
ABOISSO

O B J E T : Stage hospitalier 2021.

REFERENCE : Lettre n° 1874 / CESSI du 22 Janvier 2021

En réponse à votre lettre citée en référence par laquelle vous me demandez

l’autorisation d’effectuer un stage hospitalier du 04 au 30 Mars 202… au profit de vos étudiants, je
vous suis gré de faire connaître que votre requête rencontre mon agrément.

Monsieur Ibrahima KONE, responsable du module se rapprochera dès réception de la présente

correspondance du Service du Personnel de l’Hôpital pour les modalités pratiques d’exécution du
stage en objet.

Le Médecin Général

INFAS – Antenne d’Aboisso – B.P. 1056 Aboisso – Tél/Fax (225) 21 30 60 43 / 21 30 61 07 /

21 30 67 05
 N° 532 / MC
NOM 047
HOPITAL PRINCIPAL
B.P : … Aboisso Aboisso, le 18 février 2021.

LE MEDECIN - CHEF

NOTE DE SERVICE

Six étudiants (2éme année) du Centre d’Enseignement Supérieur en Soins Infirmiers

(CESSI) effectueront un stage d’administration du 04 au 30 Mars 202...
L’emploi du temps est réparti comme suit :

1° SEMAINE : Visite et entretien avec les responsables des Services suivants :

Lundi 4 Après midi : 15h 00 Cellule Informatique

Mardi 5 Matin : 7h30 Buanderie
Mardi 5 Après midi : 15h 00 Personnel
Mercredi 6 Matin : 10h 00 Surveillant Principal
Mercredi 6 Après-midi 15h 00 service diététique
Jeudi 7 Matin : 8h 00 service d’entrée et consultation
Jeudi 7 Après-midi 15h 00 Soins Externes
Vendredi 8 Matin : 10h 00 Matériel
Vendredi 8 Après-midi 15h 00 Services Financiers

2° et 3° SEMAINE : Intégration dans les Services Techniques.

Un élève par service en doublure avec l’infirmier major du service et l’infirmier soignant.

4° SEMAINE : Préparation de leur rapport de stage.

Les stagiaires devront respecter le règlement intérieur de l’établissement, être

assidus et ponctuels, participer à l’exécution du travail.

Le Médecin Général
Chirurgien des Hôpitaux.
Médecin Chef de l’Hôpital …...

INFAS – Antenne d’Aboisso – B.P. 1056 Aboisso – Tél/Fax (225) 21 30 60 43 / 21 30 61 07 /

21 30 67 05
 ANNEXE 2
Abidjan, le … janvier 2021.

Etat
Devise
Ministère
OMS
CESSI

N° … 1876/ INFAS

Objet : Stage hospitalier 202….

Monsieur le Directeur,

Comme les années précédentes, il est prévu pour nos étudiants de deuxième année un stage
hospitalier du 04 Mars au 30 Mars 202….

A cet effet, je vous prie de bien vouloir autoriser nos étudiants à effectuer ce stage
dans votre établissement durant la période susmentionnée.

Monsieur Ibrahima KONE responsable du module concerné est, dès à présent, à votre
disposition pour l’organisation pratique de cette activité pédagogique.

Je vous prie d’agréer, Monsieur le Directeur, l’assurance de ma considération distinguée.

Le Directeur de l’INFAS
(signature + cachet)
P.J. : Objectifs du stage
Monsieur le Directeur
de l’Hôpital Enfants Malade

ALBERT KOUYATE
CC : Surveillant Général

INFAS – Antenne d’Aboisso – B.P. 1056 Aboisso – Tél/Fax (225) 21 30 60 43 / 21 30 61 07 /

21 30 67 05
 N° 0031 / M.S.P./ H.E.A.R.
REPUBLIQUE DE COTE D’IVOIRE

MINISTERE DE LA SANTE PUBLIQUE ET

DE L’HYGIENE PUBLIQUE

HOPITAL D’ENFANTS
Aboisso, le 31 janvier 2021

Objet : V/ Lettre n° 1876 / CESSI du 22.01.21.

Monsieur le Directeur,

Comme suite à votre lettre citée en référence, je vous prie de trouver ci-joint, la
planification du stage hospitalier établie à l’intention de vos étudiants de 2ème année en ce qui
concerne le module III.

Monsieur Ibrahima KONE, responsable de ce module, prendra naturellement contact avec

notre surveillant général pour toute autre question relative au stage.

Recevez, Monsieur le Directeur, l’assurance de ma considération distinguée.

.

Le Directeur de l’H..
(signature + cachet)

Monsieur le Directeur
de l’INFAS.
ABOISSO
Adama COULIBALY

(Cachet de la décharge)

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HOPITAL D’ENFANTS ….

PLANIFICATION DU STAGE HOSPITALIER DES ETUDIANTS DE l’INFAS

(DU 04 AU 30 MARS 202…)

PERIODE HORAIRE ACTIVITE OBSERVATIONS

1ère SEMAINE 9H - 11H - Accueil, visite des services et

Lundi 4 présentation du personnel.
15H - 17H - Séance de travail avec le Surveillant
Général.

Mardi 5 9H - 11H - Maintenance – Ateliers

15h - 17H - Magasin central

Mercredi 6 9H - 11H - Intendance – Dépense – Mouvement

des malades.
15H - 17H - Direction.

Jeudi 7 9H - 11H - Buanderie – Lingerie.

15H - 17H - Pharmacie.

Vendredi 8 9H - 11H - Service du Personnel

15H - 17H - Mise à jour.

Samedi 9 9H - 11H Mise à jour.

2e et 3e SEMAINES
(Du 11 au 23/03/21) 8H - 14H Stages hospitaliers
(avec les majors des services).
4e SEMAINE
(Du 25 au 28/03/21) 9H - 12H - Initiation à la Surveillance Générale.
(Du 29 au 30/03/21) 9H - 11H - Mise à jour.

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LE BORDEREAU DE TRANSMISSION
Certains documents en dehors des lettres sont également importants dans les rapports
entre les services de l’Administration et entre l’Administration et les services externes.
Le bordereau et le soit transmis, documents de liaison entre services en font
partie.

SECTION I: LE BORDEREAU CLASSIQUE

Le bordereau est un document sommaire dans sa rédaction, dont on se sert pour

transmettre d’autres documents de service en service ou de Ministère en Ministère.
Le bordereau de transmission est utilisé dans les cas suivants :
- lorsque la transmission n’implique pas de commentaire qui justifierait l’emploi
d’une lettre ;
- lorsqu’en raison du rang hiérarchique du destinataire, la forme déférente d’une
lettre ne s’impose pas.
On distingue deux sortes de bordereaux :
- le bordereau de transmission classique ;
- le bordereau de transmission simplifié ou soit transmis

PARAGRAPHE I: PRESENTATION

Il est également appelé bordereau d’envoi ou bordereau récapitulatif des pièces.

Etabli sous forme d’un tableau, le bordereau d’envoi comporte généralement dans
sa partie imprimée les mentions suivantes.

A- Les mentions habituelles

Ce sont celles que l’on trouve dans les lettres administratives. Ces mentions sont :
- le timbre du service émetteur ;
- l’appellation de l’Etat et sa devise ;
- le numéro d’enregistrement ;
- la date et le lieu d’enregistrement.

B- Le titre du document

C’est le titre « Bordereau d’Envoi ou Bordereau Récapitulatif des pièces

adressées » qui est placé en milieu de page, suivi à gauche et en dessous, de la
préposition « à » définissant la place de la suscription.
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 C- Le cadre de recensement des documents

Ce cadre renferme la liste des pièces à envoyer qui vient en dessous. Il est
généralement divisé en trois colonnes portant :

- à gauche la mention « désignation des pièces »

- au milieu la mention « nombre de pièces » ou « nombre »
- à droite la mention « observations »
Il peut souvent renfermer une quatrième colonne à l’extrême gauche portant la
mention « N° d’ordre ».

PARAGRAPHE II : UTILISATION DU BORDEREAU

- La colonne « n° d’ordre » établit l’ordre de classement des dossiers à envoyer.

- Dans la colonne « désignation des pièces, chaque document transmis sera
identifié sommairement, mais avec précision, surtout lorsque plusieurs documents sont
transmis ensemble ; Ceci afin d’éviter les erreurs d’identification.
- Dans la colonne « nombre de pièces », sera porté en chiffre le nombre
d’exemplaires transmis en regard de chaque document.
- Dans la colonne « observations » seront portée (s) la ou les mentions sommaires
relatives à l’objet de la transmission. Ces mentions correspondent à différentes locutions
ou expressions dont les plus courantes sont les suivantes.

A- Pour attribution

Cette mention est utilisée lorsque la pièce est envoyée à titre définitif au
destinataire, et signifie que celui-ci devra en faire l’usage qui lui parait convenir, car
relevant de sa compétence.

B- Pour information

Elle signifie que la pièce est envoyée à titre indicatif au destinataire, parce que
celle-ci peut présenter un intérêt pour lui.

C- A toutes fins utiles

L’expéditeur suppose que la pièce peut intéresser le destinataire. Il la lui transmet

à titre définitif. Le destinataire en fera l’usage éventuel qu’il jugera utile.

D- Comme suite à votre demande

Ici la pièce est transmise à la suite d’une demande du destinataire

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 E- Pour avis/ étude

La pièce est envoyée pour requérir l’avis du destinataire ou pour une étude du
dossier par celui-ci. Dans ce cas, le dossier devra être renvoyé à l’expéditeur après usage.

F- Pour suite à donner

Elle ressemble à la notion « pour avis », car l’on a besoin de l’appréciation et la

réponse du destinataire. Le dossier devra retourner à l’expéditeur après avoir été traité.
G- Pour éléments de réponse

Le supérieur transmet au subordonné une pièce (généralement une copie de

l’originale), pour étude et lui demande de lui fournir la documentation nécessaire qui lui
permettra de rédiger une réponse.

H- Pour exécution

Le supérieur transmet la pièce à un subordonné avec ordre de faire le nécessaire

pour traiter l’affaire.

D’autres formules sont également utilisées entre autres :

- pour décision
- pour signature
- à titre de renseignement
- à titre de compte rendu
- pour émargement
- pour vérification et mise à jour …

Comme pour tout document, le bordereau doit être signé par l’expéditeur dans les
mêmes normes que pour la lettre. Cette signature doit être apposée au bas de la
colonne « observation ».

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 Exemple de bordereau d’envoi

Timbre du service Appellation deDate

l’Etatetetlieu
Devise

N°d’enregistrement

BORDEREAU D’ENVOI
Des pièces adressées
à ……………………………………………….

N° d’ordre Désignation Nombre de Observations

(nature des pièces pièces

Attache
signature
prénom + nom
(cachet)

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SECTION II: LE BORDEREAU SIMPLIFIE OU SOIT TRANSMIS

PARAGRAPHE I : DEFINITION

Le bordereau prend le titre de « soit transmis » lorsqu’il est utilisé pour les
transmissions de documents au sein d’une même administration.
Habituellement il s’emploie de supérieur à subordonné pour transmettre avec les
pièces, les instructions relatives à leur traitement.
Contrairement au bordereau classique, qui est un document purement technique
qui permet de transmettre simultanément une grande variété de pièces, avec la
possibilité de faire pour chaque série de document, des observations particulières.

Le soit transmis ne doit être préféré dans les échanges que si :

- le nombre de séries de pièces n’excède pas trois (03) ;
- les observations à faire sont valables pour l’ensemble des documents transmis.

PARAGRAPHE II : PRESENTATION

Le soit transmis comporte :

- les mentions habituelles que sont le timbre, le numéro d’enregistrement, le lieu
et la date … ;
- le titre « soit transmis » (invariable quelque soit le nombre de documents
transmis et en majuscule), en milieu de page, suivi en bas à gauche de la préposition
« à », complétée par la désignation du destinataire en guise de suscription ;
- une brève énumération des documents transmis (deux ou trois maximum)
- la mention « observations » (en majuscule) concernant l’objet de la transmission ;
- la signature de l’expéditeur au bas et à droite de l’« observation ».

Remarque :
* Le bordereau peut également comporter un accusé de réception. Cela implique
qu’une copie du bordereau visée par le destinataire doit être retournée au service
expéditeur. Dans ce cas, le bordereau sera envoyé en double exemplaires et portera en
bas de la page à gauche, la mention « reçu le... » ou encore « reçu les pièces énoncées au
présent bordereau le… »

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 Le destinataire complétera (remplira) cette mention sur le second exemplaire et le
renverra signé à l’expéditeur.

* A l’intérieur d’un même service, la transmission des documents administratifs se

fait généralement, selon une pratique qui consiste à utiliser en lieu et place du
bordereau :
- soit un cahier de transmission (à la décharge du destinataire) ;
- soit une fiche d’annotation.
Mais tous les deux n’ont aucune existence légale.

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 Initiales Rédacteur/Dactylographe Appellation de l’Etat et
Devise

Date et lieu
Timbre

N° d’enregistrement

SOIT TRANSMIS
à………………………………………………..

OBSERVATIONS
…………………………………………………………….
……………………………………………………………
……………………………………………………………
……………………………………………………………
……………………………………………………………
……………………………………………………………
……………………………………………………………
……………………………………………………………
……………………………………………………………
……………………………………………………………

signature

Exemple d’un Soit Transmis

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 CHAPITRE V: LA NOTE

Nous avons fait remarquer dans le chapitre concernant la lettre que celle-ci est
échangée entre services distincts et autonomes les uns par rapport aux autres, placés
sous des autorités différentes.
Mais à l’intérieur d’un même ensemble administratif, d’un même service, on
n’échange pas de lettre, mais plutôt des notes.
Ces notes sont de différentes sortes selon le niveau où elles sont échangées et la
portée des informations ou instructions qu’elles donnent.
Aussi a-t-on :
- la note ordinaire ou note d’information ou encore note succincte ;
- la note de service qui fait partie des documents d’injonction ou d’instruction ;
- la note verbale ou note diplomatique (spécifique pour les diplomates).

Ce chapitre traitera des deux (02) premiers types de note : la note d’information
classée parmi les documents d’information et de liaison et la note de service classée
parmi les documents d’injonction.

SECTION I : LA NOTE ORDINAIRE

PARAGRAPHE I: DEFINITION

La note d’information également appelée note ordinaire ou note succincte, est un

document de correspondance interne dont l’objet est selon les cas et le niveau :
- de transmettre des informations, des demandes et envois de renseignements ou de
résultat de recherche ;
- de garder une trace écrite d’un échange verbal antérieur ainsi complété et mis en
forme par la note.

Elle est utilisée au sein d’un même Ministère ou d’une même entité administrative
comme la préfecture, la sous-préfecture, la Mairie, la Direction, le service, l’Etablissement
Public…
La note s’échange indifféremment entre collègues, de supérieur à subordonné, de
subordonné à supérieur, avec toutefois une nuance de forme.

PARAGRAPHE II: PRESENTATION

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 Comme pour les autres documents administratifs, la note comporte les mentions
habituelles, surtout lorsqu’elle est adressée à un supérieur :
- le timbre ;
- le lieu et la date ;
- le numéro d’enregistrement ;
- l’objet ;
- la référence (éventuellement) ;
- la signature avec l’attache suivi des prénom et nom ;
- le titre « Note » et centré.
Il faut remarquer que la note ne comporte ni formule d’appel, ni de formule de
politesse. En outre, l’objet peut être intégré au titre ou être dissocié de celui-ci.

Exemples

* NOTE à l’attention de Monsieur le Ministre de la Fonction Publique et de

l’Emploi relative au recrutement des élèves de la promotion 2007-2010 de l’INFAS.

Ou

* Note
à l’attention de Monsieur le Ministre de la Fonction Publique et de l’Emploi

Objet : recrutement des élèves de la promotion 2007-2010 de l’INFS.

La note adressée au Ministre doit être normalement signée par le responsable du

service (supérieur hiérarchique) du rédacteur. Elle ne sera signée par le rédacteur lui-
même que si cela lui a été expressément demandé par le supérieur hiérarchique. Dans ce
cas, et dans le souci du respect de la hiérarchie, la note sera transmise (sous couvert du
Chef hiérarchique) qui pourra alors y apposer son visa.

Exemples

* Note à l’attention de Monsieur le Ministre

Sous couvert de Monsieur le Directeur …

* Note à l’attention de Monsieur le Directeur de la Pension

Sous couvert de Monsieur le Ministre

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 Le contenu de la Note sera structurée de la même façon que celui de la lettre,
c’est-à-dire avec :
- une introduction
- un développement
- une conclusion

Contrairement à la lettre, dans la note, la formule d’introduction « j’ai l’honneur »

doit être évitée, sauf quand on s’adresse au Ministre.

Selon les interlocuteurs, l’on peut écrire :

 d’un subordonné au supérieur
Note à l’attention de Monsieur le Directeur Général de l’Emploi ;
 d’un supérieur à un subordonné
Note à Monsieur TAHI Boniface ;
 entre collègues
Note pour Monsieur KOUADIO Yao.

Au total on peut faire remarquer que la note d’information est une note brève ou
longue, selon l’importance ou la complexité de la question présentée. Elle sert à exposer
au destinataire une question déterminée dont elle fait l’analyse et pour laquelle elle
propose une solution ou des solutions possibles.

EXEMPLE DE NOTE A L’ATTENTION D’UN MINISTRE

BR/AKS
MINISTERE D’ETAT, REPUBLIQUE DE COTE D’IVOIRE
MINISTERE DE L’INTERIEUR Union-Discipline-Travail
--------
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 CABINET
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N°_________/MEMI/CAB Abidjan, le 14 septembre 2010

NOTE
A l’attention de Monsieur le Ministre
d’Etat, Ministre de l’Intérieur

Objet : plainte du Chef du Village de Bagarkro relative

à un conflit foncier dans ledit village

La présente vise à porter à votre haute attention, la synthèse de la plainte du Chef du Village de
Bagarkro relative au conflit foncier entre les autochtones et les allogènes de son village, contenue dans sa
lettre en date du 25 août 2012.

Ladite lettre indique que depuis de nombreuses décennies, des ressortissants de la sous-région
ont investi le village de Bagarkro, à la suite de la découverte en ces lieux de gisements d’or.
La quête de cette pierre précieuse a ainsi retenue l’attention de tous, autochtones du village,
allochtones venus des autres contrées du pays et allogènes ressortissants des Etats de la CEDEAO.
Cette nouvelle activité tend à fragiliser les relations entre les différentes communautés, dans la
mesure où les personnes étrangères au village foulent au pied les us et coutumes de la localité.
En effet, comme l’explique le Chef du Village, toute activité liée à l’or dans la région nécessite des
offrandes aux ancêtres, d’où l’instauration de sacrifices à des moments précis de l’année.
Malheureusement les allogènes refusent de se conformer à ces traditions, ce qui selon lui est à la
base de nombreux accidents et de plusieurs décès, dont les causes sont restées inexpliquées pour les
populations.
Cette attitude de défiance à leurs traditions irritent les villageois et notamment les jeunes, ce qui
engendre fréquemment des violences verbales et parfois physiques à l’encontre des étrangers, avec de
nombreuses destructions de biens matériels.

Telle est l’économie de ce dont j’ai l’honneur de vous rendre compte, dans l’attente des
instructions qu’il vous plaira de me donner relativement à ce dossier.

Pour le Directeur de Cabinet et par ordre

Le Directeur de Cabinet Adjoint

(Signature)

Sylvain KOMENAN
Préfet hors grade
Exemple d’une lettre-circulaire

REGION DU GOH REPUBLIQUE DE COTE D’IVOIRE

--------------------------
Union-Discipline-Travail
DEPARTEMENT DE GAGNOA
------------------------- ---------------
SOUS –PREFECTURE DE OURAGAHIO

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 ---------------

Abidjan, le 08 juillet 2016

CIRULAIRE

Le Sous-Préfet
à
Mesdames et Messieurs

- les Chefs de Services ;

- les Chefs de Villages ;
- les Chefs de Campements ;
- les Chefs de Communautés ;
- les Opérateurs Economiques ;
- les Présidents des Associations, Mutuelles etONG,
de la Sous-Préfecture
de OURAGAHIO

Objet : Fête de l’Indépendance 2016

Le vendredi 07 août 2016, la Côte d’Ivoire, notre pays, commémorera le 56ème anniversaire de
son accession à la souveraineté nationale.

A la faveur de ce moment fort de cohésion nationale, je vous invite à un élan de générosité et

de solidarité exceptionnel, afin de permettre à tous les fils et toutes les filles de notre Circonscription
Administrative de se retrouver autour des valeurs de fraternité et de partage.

Aussi, voudrais-je vous exhorter à sacrifier à la tradition, en apportant au Comité

d’Organisation mis en place à cet effet, votre participation matérielle et financière, afin de favoriser de
chaleureuses retrouvailles lors de cette cérémonie.

AGNON Kouakou Soualiho

Sous-Préfet

CONCLUSION
Les documents administratifs dans leur ensemble contiennent les mêmes
éléments.

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Toutefois, des caractéristiques particulières spécifient chacun d’eux. Ces particularités
partent de la présentation (forme) au contenu (fond).

En réalité, il y a une multitude de documents administratifs qui sont délivrés par

les services étatiques. Mais ceux étudiés au cours de cette formation sont les plus
appropriés aux fonctions sociales dans leur ensemble.
Ces documents sont indispensables à l’Administration. Car comme il a été indiqué
dans ce cours, l’administration émanant de l’Etat, il lui est fait obligation d’affirmer sa
prééminence et sa suprématie, tout en adoptant la souplesse dans les propos,
caractérisée par la courtoisie, la dignité, la prudence …

La connaissance des différents textes étudiés est donc fondamentale pour le

fonctionnaire et même les agents du secteur privé, dans la mesure où l’Administration ne
s’exprime que par des écrits et s’adresse à toute la société.

Cependant, une chose est d’étudier ces textes et une autre est de les maitriser
véritablement afin de les utiliser aisément.

C’est pourquoi, la pratique régulière reste la principale et fidèle méthode requise

pour aboutir à une maitrise plus ou moins parfaite de ces textes administratifs.

Aussi, tout enseignant ne peut qu’exhorter ses impétrants à l’exercice régulier, par
la rédaction quotidienne d’au moins un document administratif.

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