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West Africa and Sahel Harmonised Phytosanitary

and Inspection and Decision-Making Guide
March 2023

With financial support of

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West Africa and Sahel Harmonised Phytosanitary

and Inspection and Decision-Making Guide

Contact info:
Website: [Link]
Email: agric_ruraldev@[Link]
Address: River Plaza Annex,
496 Abogo Largema Street,
Central Business District,
PMB 401 Abuja, Nigeria
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Executive Summary / Résumé

Phytosanitary certification is used to attest that consignments meet phytosanitary import/export requirements and is applied to most plants, plant products
and other regulated articles that are traded at regional and international levels. Phytosanitary certification contributes to the protection of plants, including
cultivated and uncultivated/unmanaged plants and wild flora (including aquatic plants), habitats and ecosystems in the importing countries. Phytosanitary
certification also facilitates regional and international trade in plants, plant products and other regulated articles by providing a regionally or internationally
agreed document and related procedures, in the context of boosting intra-regional safe trade contributing to the Africa Continental Free Trade Agreement
(AfCFTA) and consistent with international standards.
Prior to issuing the phytosanitary certificates, inspection and other related activities leading to issuance of phytosanitary certificates shall be carried out only
by or under the authority of the official national plant protection organization (NPPO). The issuance of phytosanitary certificates shall be carried out by public
officers who are technically qualified and duly authorized by the official national plant protection organization to act on its behalf and under its control with
such knowledge and information available to those officers that the authorities of importing contracting parties or country may accept the phytosanitary
certificates with confidence as dependable documents. This ECOWAS regional harmonized inspection and decision-making guide was developed to serve that
purpose. Phytosanitary inspectors in the region have been trained on its practical use.

La certification phytosanitaire est utilisée pour attester que les envois satisfont aux exigences phytosanitaires d'importation/exportation et est appliquée à la
plupart des végétaux, produits végétaux et autres articles réglementés qui sont commercialisés aux niveaux régional et international. La certification
phytosanitaire contribue à la protection des végétaux, y compris les plantes cultivées et non cultivées/non gérées et la flore sauvage (y compris les plantes
aquatiques), les habitats et les écosystèmes dans les pays importateurs. La certification phytosanitaire facilite également le commerce régional et international
des végétaux, produits végétaux et autres articles réglementés en fournissant un document convenu au niveau régional ou international et les procédures
connexes, dans le contexte de la stimulation du commerce intra-régional sûr contribuant à l'Accord de libre-échange continental africain (ZLECAF) et conforme
aux normes internationales.

Avant la délivrance des certificats phytosanitaires, l'inspection et les autres activités connexes menant à la délivrance des certificats phytosanitaires doivent
être effectuées uniquement par ou sous l'autorité de l'organisation nationale officielle de la protection des végétaux (ONPV). La délivrance des certificats
phytosanitaires est effectuée par des agents publics qui sont techniquement qualifiés et dûment autorisés par l'organisation nationale officielle de la
protection des végétaux à agir en son nom et sous son contrôle, avec des connaissances et des informations telles que ces agents disposent de telles
connaissances et informations que les autorités des parties contractantes importatrices ou le pays peuvent accepter les certificats phytosanitaires en toute
confiance en tant que documents fiables. Ce guide régional harmonisé d'inspection et de prise de décision de la CEDEAO a été élaboré à cette fin. Les
inspecteurs phytosanitaires de la région ont été formés à son utilisation pratique.
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PHYTOSANITARY INSPECTION AND DECISION-MAKING GUIDE FOR ECONOMIC GUIDE POUR L’INSPECTION PHYTOSANITAIRE ET LA PRISE DE DECISIONS POUR
COMMUNITY OF WEST AFRICAN STATES (ECOWAS) and Sahel LES ETATS DE LA COMMUNAUTE ECONOMIQUE DE L’AFRIQUE DE L’OUEST
--------------- (CEDEAO) et Sahel
---------------
Summary Sommaire

− Purpose of the guide − But du guide

− Scope − Portée
− Regulatory Authority − Autorité de régulation
− Basic requirement for inspectors − Exigence de base pour les inspecteurs
− Phytosanitary inspection − Inspection Phytosanitaire
o Document collection and examination o Collecte et examen de documents
o Consignment verification o Vérification de l'envoi
o Sampling and Inspection methods o Méthodes d'échantillonnage et d'inspection
o Visual inspection o Inspection visuelle
o Submission for laboratory testing o Soumission pour test de laboratoire
o Outcome and decisions after inspection o Résultat et décisions après inspection

I. Purpose I. But du guide

This guide describes procedures to carry out phytosanitary inspection and to Ce guide décrit les procédures de réalisation de l’inspection phytosanitaire et de
make decisions on import and export of plants, plant products and other prises de décisions dans le cadre de l’importation et de l’exportation des
regulated articles. végétaux, produits végétaux et autres articles réglementés. Les organisations
National Plant Protection Organizations (NPPOs) are responsible for inspecting nationales de la protection des végétaux (ONPVs) ont la responsabilité d’inspecter
consignments of plants, plant products and other regulated articles in les végétaux et produits végétaux et d’autres articles réglementés qui circulent au
international traffic to prevent the introduction and spread of pests. niveau international pour prévenir l’introduction et la propagation des nuisibles.
L’inspection phytosanitaire a pour objectif de vérifier le respect des
The objective of the phytosanitary inspection is to verify phytosanitary réglementations phytosanitaires en matière d’importation et d’exportation, afin
compliance with imports and exports regulations, in order to prevent the
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introduction and spread of harmful organisms in plants, plant products and de prévenir l’introduction et la propagation d’organismes nuisibles dans les
regulated articles. végétaux, les produits végétaux et autres articles réglementés.
Les inspecteurs inspectent les envois pour vérifier leur conformité aux exigences
Plant health officials inspect consignment(s) for compliance with imports and d'importation et d'exportation en utilisant différentes méthodes pour détecter les
exports requirements using different methodologies to detect regulated pests nuisibles réglementés et les organismes dont les risques phytosanitaires n'ont pas
and organisms for which phytosanitary risks have not yet been determined. encore été déterminés.
Ce guide vise donc à harmoniser les procédures afin de rendre l'inspection
The objective of this guide is to harmonize the inspection procedures to make it phytosanitaire simple mais efficace pour les inspecteurs de la sous-région
simple but effective for phytosanitary inspectors in the West African sub-region. d'Afrique de l'Ouest.

II. Scope II. Portée

The scope of the guide covers inspection procedures for consignments of plant, Le guide couvre les procédures d'inspection des envois de végétaux, produits
plant products and other regulated articles which are imported or exported végétaux et autres articles réglementés importés ou exportés via les points
through entry and exit points (seaports, airports & land border posts). It explains d'entrée et de sortie (Ports, Aéroports & Frontières terrestres). Il explique
how to determine compliance based on phytosanitary requirements. comment déterminer la conformité sur la base des exigences phytosanitaires.

Phytosanitary inspection does not cover requirements related to human or L’inspection phytosanitaire ne couvre pas les exigences liées à la santé humaine
animal health, pesticide residues, radioactivity or quality. ou animale, aux résidus de pesticides, à la radioactivité ou à la qualité.

The users of this guide are the phytosanitary inspectors of the NPPOs. Les utilisateurs de ce guide sont les inspecteurs phytosanitaires des ONPVs.

III. Regulatory Authority III. Autorité de Régulation

NPPOs are responsible for the implementation and revision of phytosanitary Les ONPVs sont chargées de la mise en œuvre et de la révision des procédures
inspection procedures. d’inspections phytosanitaires.
This guide is prepared for all inspectors of NPPOs in the West African sub region Ce guide est destiné à tous les inspecteurs des ONPV de la sous-région de l'Afrique
in charge of its application to plants, plant products and other regulated articles de l'Ouest qui sont chargés de son application aux végétaux, produits végétaux et
and in cooperation with exporters, importers and all relevant border agencies and autres articles réglementés, en collaboration avec les exportateurs et
authorities. importateurs et les agences et autorités frontalières compétentes.

The responsibilities of NPPO include but are not limited to ‘the inspection of Les responsabilités d'une organisation nationale de la protection des végétaux
consignments of plants and plant products moving in international traffic and comprennent, entre autres, « l’inspection des envois de végétaux et de produits
where appropriate, the inspection of other regulated articles particularly with the végétaux faisant l'objet d'un trafic international et, le cas échéant, l'inspection
object of preventing the introduction and spread of pests (Article iv.2(c) of the d'autres articles réglementés, notamment dans le but d'empêcher l'introduction
IPPC), International Standards for Phytosanitary Measures 23 (ISPM23). et la propagation d'organismes nuisibles (Article iv.2.c) de la CIPV), Norme
internationale pour les mesures phytosanitaires 23 (NIMP23).
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Phytosanitary procedures or inspection requirements to determine compliance Les procédures phytosanitaires ou les exigences d'inspection permettant de
at entry and exit points include: déterminer la conformité aux points d'entrée et de sortie comprennent :
− Documentary checks − Le contrôle documentaire
− Identity and integrity checks − Les contrôles d'identité et d'intégrité
− Visual inspection − L’Inspection visuelle
− Physical examination − L’examen physique
− Scientific testing − Les tests de laboratoire
− Record keeping − Archivage de tous les documents

IV. Basic requirements for inspection IV. Exigences de base pour l'inspection

The inspection area should be neat and spacious enough to allow the inspector La zone d’inspection doit être propre et suffisamment spacieuse pour permettre
to carry out his or her duty freely and safely. à l’inspecteur/inspectrice de s’acquitter de sa tâche librement et en toute
sécurité.
Therefore, it is recommended to inspectors to observe the greatest vigilance:
Il est donc recommandé aux inspecteurs d’observer la plus grande vigilance :
• Avoid accidents including: Eviter les accidents, notamment :
− Lors du déplacement au sein des terminaux portuaires, des entrepôts,
− When moving into port terminals, warehouses, roadside docks, where des quais où des engins lourds de manutention interviennent
heavy handling equipment operate. − Lors de l'inspection dans des endroits inappropriés (par exemple,
− When inspecting at inappropriate places (e.g control of trailers in the contrôle des camions en l'absence de quai de déchargement).
absence of unloading platform). − Lors de l'inspection des conteneurs, les chutes de cartons ou l’inhalation
− falls of boxes, when inspecting containers. de gaz toxiques provenant de la fumigation.
− Inhaling of toxic gas from containers containing fumigated articles. − Lors d'utilisation d'outils tranchants pour l’inspection et
− When using sharp tools for sampling and inspection. ... l'échantillonnage
− When opening containers, boxes, parcels − Demander de l'aide lors de l'ouverture de conteneurs, boîtes, colis

• To avoid the risk of contaminating other consignments after sampling and Pour éviter le risque de contamination du matériel lors de l'inspection et de
inspection clean and disinfect any material and hands in contact with the l'échantillonnage, nettoyer et désinfecter tout matériel et les mains en contact
infected or infested plants, planting materials and plant products. avec les plantes, matériels de plantation ou produits infectées ou infestées.

• Separate the items or articles already inspected and certified from the − Séparer les articles déjà inspectés et certifiés des autres pour empêcher
uninspected commodities to prevent cross contamination and contraband. l’exportateur de faire passer en contrebande les marchandises non
inspectées et pour empêcher la contamination croisée.
• Designate a quarantine holding area (container, reefer, covering
consignment with tarpaulin etc) for infested, contaminated or prohibited
commodities
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• To reduce the risk of spread of harmful organisms when sampling, handling, − Disposer d’une zone de quarantaine (conteneur, chambre froide, couvrir
packaging or transporting samples. les produits avec les bâches, etc.) pour les produits infestés, contaminés
ou prohibés
Tools and supplies for inspection
− Réduire le risque de propagation d'organismes nuisibles lors de
Table with a white, clean and smooth White paper/Black paper sheet
prélèvement, manipulation, emballage et transport des échantillons.
surface and/or heated Note pads
Inspection kit, Computer with internet connectivity
Camel hair brush (small/medium) Pens Liste des fournitures et équipements pour l’inspecteur
A good lighting system Polystyrene bags
Scissors Needle Table d’inspection à surface blanche, Papier blanc / Feuille de papier noir
Hand Lens, Visors Aprons propre et lisse et/ou chauffante Blocs-notes
Forceps Calculator Trousse d’inspection Ordinateur avec Internet
Microscopes (various) Tissue paper (Box) Brosse à poils de chameau Stylos ou crayons
Marker pens- (red and Black) White enameled tray Un bon système d'éclairage Sac en polystyrène
Knives (pointed) Dust Bins Ciseaux Aiguille
Pencil and Sharpener, Sweep nets Lentille De Main, Visières Tabliers
Ruler Plastic bags Forceps Calculatrice
Torch light with cells Alcohol 70% Microscopes (divers) Mouchoir en papier (boîte)
Stapler with pins Swab Marqueurs - (rouge et noir) Plateau émaillé blanc
Hand Gloves (Packs) Ice chest Couteaux (pointus) Poubelles
Cello tape, Camera Crayon et Taille-crayon Balaies
Nose mask and eye cover Probes Règle Sacs en plastique
Specimen Vials Sampling plan Lampe torche à cellules Alcool 70%
Inspectors’ clothing A form of the inspection report Agrafeuse avec des recharges Écouvillon
Adapted shoes List of quarantine pests Gants (boites) Glacière
Dropper Ruban adhésif Appareil photo
Sieves with differentiated mesh Etc. Masques pour le nez et les yeux Sondes
Flacons de spécimens Plan d’échantillonnage
Tenue de l’inspecteur Formulaire du rapport d’inspection
Chaussures adaptées Liste des nuisibles de quarantaine
Compte-gouttes
Tamis à maille différenciée Etc.

V. Phytosanitary inspection

Inspection procedures include: V. L’inspection Phytosanitaire

− Examination of documents associated with the consignment Les procédures d’inspection comprennent :
− Verification of consignment identity and integrity − Examen des documents associés à l'envoi
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− Visual examination for pests and other phytosanitary requirements − Vérification de l'identité et de l’intégrité du lot
(such as free from soil) − Contrôle phytosanitaire : Examen visuel des organismes nuisibles et
− Laboratory testing if necessary. autres exigences phytosanitaires (telles que l'absence de terre)
− Test de laboratoire si nécessaire
a. Progress of the Phytosanitary Inspection
a. Déroulement de l’inspection Phytosanitaire
Step 1: Preparation for the inspection
Etape 1 : Préparation de l’inspection
For a good organization to facilitate the normal flow of commodity movement
procedures, the client must give a 48-hour advance notice to the NPPO/the Plant Pour une bonne organisation des contrôles et pour faciliter les flux du traitement
Quarantine office prior to the arrival of the consignment. The Office registers the des marchandises, l’opérateur doit notifier à l’ONPV (demande de contrôle) 48
request beforehand and assigns it to an inspector. heures avant l’arrivée des marchandises. Le Service enregistre la demande
préalablement et l’assigne à un inspecteur.
The officer–in-charge then assigns the request to a competent and authorized
officer for verification and further action. L’inspecteur vérifie l’exactitude de toutes les informations renseignées par
l’opérateur.
Step 2: Document collection and examination
Etape 2 : Collecte et examen des documents
The documentary controls/checks are carried out by the phytosanitary inspector
at Approved National Entry/Exit Points to ensure it meets the technical Le contrôle documentaire est systématique et nécessairement réalisé par
requirement of the consignment. l’inspecteur phytosanitaire dans un Point d’Entrée Nationale (PEN) officiel pour
passer en revue les exigences techniques de l'envoi.
Check whether the consignment or lot is accompanied by the required
certificates, other documents or alternative marks to ensure that they are: Vérifier si l’envoi/ le lot est accompagné des certificats, documents ou marques
− Complete alternatifs requis et examiner les documents pour s’assurer qu'ils sont :
− Consistent − complets
− Accurate − cohérents
− Valid and not fraudulent (ISPM 12) − précis
− valide et non frauduleux (NIMP 12)
Directory of documents that an inspector must review to verify the identity and
integrity of the commodity: Le répertoire des documents qu'un inspecteur doit examiner pour vérifier
l’identité et l’intégrité de la marchandise :
− Declaration form
− Import permit − La déclaration en douane,
− Certificate of origin − l’autorisation préalable d’importation ou permis d’importation,
− Laboratory report − le certificat d’origine,
− Treatment report (fumigation) − le certificat d’analyse de laboratoire
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− Phytosanitary certificate − le certificat de traitement (fumigation)

− Way bills with traceability codes where applicable / Bill of lading /Cargo − le certificat phytosanitaire,
manifest − la lettre de transport / connaissement avec codes de traçabilité, le cas
− Invoice échéant (BL, LTA, feuille de route)
− Packing lists with traceability codes − La facture
− Indications on how to review and compare documents including: − Listes de colisage avec codes de traçabilité
o The identity of the commodity (nature, packaging, brand) − Indications sur la façon d'examiner et de comparer les documents :
o The origin of the product o L’identité de la marchandise (nature, emballage, marque)
o Point of entry o L’origine du produit ou de la provenance
o Suppliers/exporter o Poste frontalier d’entrée
o Importer/Customer o Fournisseurs / exportateur
o Means of transport o Importateur / client
o Quantities o Moyen de transport
o No. of containers o Les quantités
o N° des conteneurs.
The client must be registered as an importer or exporter with the NPPO.
L'importateur ou l’exportateur doit être enregistré auprès de l'ONPV
Step 3: Consignment Verification
Etape 3 : Contrôle de Vérification de la marchandise
Process for determining whether the quantities and types of plant products found
in the consignment match those described in the shipping documents and the C’est le processus permettant de déterminer si les quantités et les types de
phytosanitary certificate. The inspector visits the storage places and containers produits végétaux trouvés dans l'envoi correspondent à ceux décrits dans les
or boards ships/vessels to identify the commodity as described in the documents d'expédition et dans le certificat phytosanitaire. L’inspecteur se rend
documentary package. sur le lieu de stockage ou de livraison des conteneurs ou à bord des navires pour
faire la reconnaissance des produits décrits dans la liste documentaire.
Thus, he /she has to:
Il s’agit :
− Inspect for identity to ensure that the consignment is accurately described
by its documents. − de vérifier l'identité pour s’assurer que l'envoi est décrit avec précision dans
− Do integrity check to verify if the consignment, quantity and status is as ses documents.
declared in the phytosanitary certificate received or to be issued. − de faire un contrôle d'intégrité pour vérifier si le lot, la quantité et le statut
− Conduct physical examination of the consignment to confirm the identity sont tels que déclarés dans le certificat phytosanitaire reçu ou à émettre.
and integrity. − d’effectuer un examen physique de l'envoi pour confirmer l'identité et
l'intégrité.
Action taken after inspection base on results will depend on the extent and nature
of the problem encountered. Les mesures prises après inspection sur la base des résultats dépendront de
l’ampleur et de la nature du problème rencontré.
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Step 4: Consignment Inspection and Sampling

Etape 4 : Contrôle phytosanitaire et Echantillonnage
The inspector carries out the identity check. The main objective of inspections of
plants, plant products and other regulated articles moving in international traffic L’inspecteur réalise le contrôle d’identité. Le principal objectif des inspections de
is: végétaux, produits végétaux et autres articles réglementés circulant en trafic
international est :
− to confirm compliance of consignments with imports or exports − de vérifier la conformité des envois aux exigences d'importation ou
requirements relating to quarantine pests or regulated non-quarantine pests d'exportation relatives aux organismes de quarantaine ou aux organismes
− Verify effectiveness of phytosanitary measures applied to the commodity at réglementés non de quarantaine
a previous time. − de vérifier l'efficacité des mesures phytosanitaires appliquées au produit à
un moment antérieur.
AT EXPORT: ensure the commodity meets the phytosanitary requirements of
the importing country before issuing a phytosanitary certificate À L'EXPORTATION : vérifier que le produit respecte les exigences phytosanitaires
du pays importateur avant de délivrer un certificat phytosanitaire
AT IMPORT: ensure the consignment meets the phytosanitary requirement of
your country À L'IMPORTATION : s’assurer que l'envoi satisfait aux exigences phytosanitaires
de votre pays.
Inspection procedures may include the collection of samples for further
Les procédures d'inspection peuvent inclure la collecte d'échantillons pour des
laboratory testing and/or for the identification of pests detected during
tests de laboratoire et/ou pour l'identification des organismes nuisibles détectés
inspection.
lors de l'inspection.
b. Definition of Lot
b. Définition du lot
A number of units of a single commodity and shipment identified by its
Ensemble d’unités provenant d’une même marchandise et d’un même envoi,
homogeneity of composition such as:
identifiable par son homogénéité de composition telle que :
− Origin
− Origine
− Grower
− Producteur
− Packing facility
− Species − Installation d'emballage
− Variety − Espèces
− Degree of maturity − Variété
− Exporter − Degré de maturité
− Area of production − Exportateur
− Regulated pests − Zone de production
− Treatment − Organismes nuisibles réglementés
− Type of processing − Traitement
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− Type de préparation / transformation

c. Routine Sampling and Inspection
c. Échantillonnage de la marchandise et Inspection de routine
After all documentary checks, the officer proceeds to do visual examination of
the consignment or lot. Sampling method used should be consistent with ISPM Après toutes les vérifications documentaires, l'agent procède à un examen visuel
31. de la marchandise ou du lot. La méthode d'échantillonnage utilisée doit être
conforme à la NIMP 31.
Where a consignment includes more than one lot, the inspection to determine
compliance may consist of several separate visual examinations and sampling Lorsqu'un envoi comprend plus d'un lot, l'inspection visant à déterminer la
each lot separately. conformité peut consister en plusieurs examens visuels distincts et en
échantillonnant chaque lot séparément.
Phytosanitary control shall determine whether, on the basis of a complete
examination of one or more representative samples, including packaging and, Le contrôle phytosanitaire permet « de déterminer si, sur la base d’un examen
where appropriate, transport vehicles, the consignment, and/or its wooden complet ou de l’examen d’un ou plusieurs échantillons représentatifs, y compris
packaging material meet the requirements. les emballages et, le cas échéant, des véhicules de transport, l’envoi, le lot et/ou
son matériau d’emballage en bois répondent aux exigences»..
It's about:
− to carry out an at least visual inspection of plants, plant products or regulated Il s’agit :
articles in order to investigate the possible presence of harmful organisms; − de réaliser une inspection au moins visuelle des végétaux, produits végétaux
− to verify the compliance of plants, plant products and regulated articles with ou des articles réglementés, afin de rechercher la présence éventuelle
the requirements of the phytosanitary regulation controllable by simple d’organismes nuisibles;
visual examination (for example, dormancy, the absence of flowers and − De vérifier la conformité des végétaux et produits végétaux par rapport aux
fruits, the absence of leaves and peduncles, presence on the packaging of an exigences de la réglementation phytosanitaire contrôlable par simple
adequate original mark). examen visuel, (par exemple, la dormance, l'absence de fleurs et de fruits,
l'absence de feuilles et de pédoncules, présence sur l'emballage d'une
marque d'origine adéquate).
The inspection of an entire consignment is often not feasible, the phytosanitary L'inspection de l'ensemble d'un envoi n'est souvent pas faisable, l'inspection
inspection is then carried out based on a representative sample of lots covered phytosanitaire est alors réalisée sur la base d’un échantillon représentatif des lots
by the same phytosanitary certificate. couverts par un même certificat phytosanitaire.

The visual inspection is to verify compliance with regulations or permit L’inspection visuelle vise à vérifier la conformité aux réglementations ou aux
requirement such as: exigences en matière d’autorisation, telles que
− Treatment − Le traitement
− Degree of processing − Le degré de transformation
− Freedom from contaminants − L’absence de contaminants
− Absence of unauthorized pests or plants products
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− Origin of consignments or lots. − L’absence de parasites ou de produits végétaux non autorisés

− L’origine des envois ou des lots.
For exports, phytosanitary controls may cover inspections in production, storage,
packaging and processing facilities as well as phytosanitary treatment operations. Pour les exportations, les contrôles phytosanitaires peuvent porter sur des
These checks will be carried out according to the phytosanitary requirements of établissements de production, de stockage, de conditionnement et de
the importing country’s import permits. transformation, et également sur la supervision des opérations de traitement
phytosanitaire. Ces contrôles se font en fonction des exigences phytosanitaires du
pays destinataire établie notamment dans le permis d’importation.
Any technical and phytosanitary control batches intended for export must be
registered. The objective is to justify the possible absence of regulated organisms Tout contrôle technique et phytosanitaire du lot destiné à l’exportation doit être
in case of interception. enregistré. L’objectif est de pouvoir apporter des justifications sur l’absence
éventuelle d’organismes réglementés notamment en cas d’interception.
The inspection and certification files will consist of documents needed to ensure
the traceability of all operations that were performed during the inspection Le dossier d’inspection et de certification est constitué de plusieurs documents
process. These documents include: permettant d'assurer la traçabilité de l'ensemble des opérations qui ont été
− the application for a phytosanitary certificate, effectuées au cours de l'inspection. Ces documents sont entre autres :
− the inspection report with the statement of conformity or non- − la demande de certificat phytosanitaire,
conformity signed by the inspector and, where applicable:
− le rapport d'inspection avec la mention conforme ou non conforme
− Copy of sampling sheets
signée par l’inspecteur et le cas échéant :
− Copy of the import permit,
− les fiches de prélèvements d’échantillons
− Laboratory analysis reports,
− une copie du permis d'importation,
− Certificates of treatment,
− des rapports d'analyses de laboratoire,
− And other relevant documentations
− des attestations de traitement,
− Records of all laboratory reports shall be kept for reference purposes at − Autres documents important
the point of exit and at the regional or national headquarters. − Les mémoires de tous les rapports de laboratoire doivent être conservés
(Electronic and manual files records) à des fins de référence au point de sortie et au siège régional ou national.
(Dossiers de fichiers électroniques et manuels)

d. Méthode d’échantillonnage
d. Sampling Plan

Sampling of a consignment is the random selection of a representative of the L'échantillonnage d'un envoi est la sélection aléatoire d'une partie suffisamment
whole consignment or lot in a particular bill of lading: représentative de la totalité de l’envoi d’un lot :

− Samples to inspect should be sufficiently representative of the overall − Les échantillons à inspecter doivent être suffisamment représentatifs de
lot. l'ensemble du lot.
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− Where the consignment consists of more than one lot, the inspection − Lorsque l’envoi comprend plusieurs lots, l'inspection portera sur
will consist of several visual examinations. plusieurs examens visuels.
− Where multiple commodities are covered in a single consignment each − Lorsque plusieurs produits sont couverts dans un même envoi, chaque
commodity is considered separately. produit est considéré séparément.
− In case a lot is contaminated, it is rejected and the remaining lots − Si un lot est contaminé, il est rejeté et les lots restants sont inspectés
vigorously inspected. vigoureusement.
− If there is no information about the part of consignment which has a − S'il n'existe aucune information sur la partie de l'envoi présentant la plus
higher probability to harbor pests, statistical methodology is used. grande probabilité d'abriter des organismes nuisibles, la méthodologie
statistique est utilisée.

e. Sampling methodology based on high or low risk of the commodity. e. Méthode d'échantillonnage basée sur le risque élevé ou faible du
produit.
Use ISPM 32 as the means for placing commodities into general risk Utiliser la NIMP 32 comme moyen pour classer les produits dans des
categories. catégories générales de risque.
Categorization of plant commodities according to their pest risk: Catégorisation des denrées végétales selon leur risque phytosanitaire :

− Category 1 (no risk) – fully processed plant materials that, in most − Catégorie 1 (aucun risque) – matières végétales entièrement
situations, should not be regulated transformées qui, dans la plupart des cas, ne devraient pas être
− Category 2 (low risk) – plant materials that have undergone some réglementées ;
level of processing, but remain capable of being infested by − Catégorie 2 (faible risque) – matières végétales qui ont subi une
harmful pests certaine transformation, mais qui restent susceptibles d'être infestées
− Category 3 (moderate risk) – unprocessed plant materials that may par des organismes nuisibles ;
be consumed or processed further (fruits, vegetables, cut flowers) − Catégorie 3 (risque moyen) – matières végétales non transformées
− Category 4 (high risk) – unprocessed plant materials intended for pouvant être consommées ou transformées ultérieurement (fruits,
planting (plants, seeds, etc.) légumes, fleurs coupées) ;
− Catégorie 4 (risque élévé) – matériels végétaux non transformés
destinés à la plantation (végétaux, semences, etc.)

f. The size of the samples to inspect f. La taille des échantillons à inspecter

The calculation of the sample size for the visual inspection is defined in the Le calcul de la taille des échantillons pour l’inspection visuelle est défini dans le
sampling plan according to ISPM 31. plan d’échantillonnage selon la NIMP 31.

For fruits, vegetables and cut flowers: Pour les fruits, légumes et les fleurs coupées :
At 1% contamination detectable level with 95% confidence level. Taux de contamination détectable 1 %, intervalle de confiance 95 %,
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No. of units in the ≤14 Nb. d’unités ≤14

≤200 ≤500 ≤1000 ≤5000 ≤7000 ≤10 000 ≤ 200 ≤500 ≤1000 ≤5000 ≤7000 ≤10 000
lot 000 dans le lot 000
No. of units to Nb. d’unités à Tout le
all 225 257 289 291 294 298 225 257 289 291 294 298
inspect (sample) inspecter (échantillon) lot

For plant for plantating except seeds (If the lot is homogenous): Pour les végétaux à planter à l’exception des semences (En lot homogène) :
At 0.5% contamination detectable level with 99% confidence level Taux de contamination détectable 0,5 % ; intervalle de confiance 99 %

No. of units in the

≤ 200 ≤500 ≤1000 ≤5000 ≤7000 ≤10 000 ≤14 000 Nbr d’unités
lot ≤ 200 ≤500 ≤1000 ≤5000 ≤7000 ≤10 000 ≤14 000
dans le lot
No. of units to
all 483 745 1200 1250 1290 1310 Nbre d’unités à Tout le
inspect (sample) 483 745 1200 1250 1290 1310
inspecter (échantillon) lot

When a lot is contained in multiple containers (bags, parcels, boxes...) the Lorsqu’un lot est contenu dans de multiples contenants (sacs, colis, caisses,..)
inspection must be carried out on a sample taken from a minimum of 5 l’inspection devra être réalisée sur un échantillon pris sur un minimum de 5
"containers". «contenants».
For products in bulk: Pour produits en vrac:
Le régime d'échantillonnage pour les céréales en vrac ou légumineuses et autres
The sampling regime for bulk grain ou pulses and other grain seeds for graines de céréales destinées à la consummation ou à usage industriel sera le
consumption ou industrial use will be as follows: suivant:

Size No. of primary samples to be drawn Taille Nbr d’échantillons primaires à prélever
Up to 300,000 kg 30 Jusqu'à 300 000 kg 30
300,001 – 1,000,000 kg 50 300 001 – 1 000 000 kg 50
1,000,001 and above 100 ≥ 1 000 001 100

Similarly, for large batches (transported in several containers), the inspection will De même, pour les lots de grande taille (transportés dans plusieurs conteneurs),
be carried out on 1/3 of the containers. The inspector will randomly draw the l’inspection sera réalisée sur 1/3 des conteneurs. L’inspecteur effectuera un
containers to be inspected. tirage aléatoire des conteneurs à inspecter.

The sample to be inspected will then be made on 2 containers taken from each L’échantillon à inspecter sera alors réalisé sur 2 contenants prélevés dans chaque
selected container, insofar as the accumulation of containers taken and inspected conteneur sélectionné, dans la mesure ou le cumul des contenants prélevé et à
remains greater than or equal to 5. inspecter reste supérieur ou égal à 5.

Note: NB :
 15

If an NPPO lacks the resources to provide the inspection levels described above, Si une ONPV n'a pas les ressources nécessaires pour appliquer le plan
the NPPO should select from ISPM 31 the level of inspection it can provide, d’échantillonnage ci-dessus décrit, l'ONPV devra choisir dans la NIMP 31 le
ensuring that the samples drawn and inspected are representative of the lot. niveau d'inspection qu'elle peut fournir et s'assurer que les échantillons
prélevés et inspectés sont représentatifs du lot.

g. Sample collection principle for Laboratory analyzes g. Principe de prélèvements d’échantillon pour analyses de Labo

The control may lead to take samples for analysis, in particular to confirm the Le contrôle peut conduire à réaliser des prélèvements d’échantillons notamment
presence of a pest, or to implement a monitoring or control plan established at pour confirmer la présence d’un organisme nuisible, ou pour mettre en
national level application un plan de surveillance ou de contrôle établi au niveau national.

h. Physical Examination h. Inspection physique

− Random sampling of consignment is done for examination. - Un échantillonnage aléatoire de l'envoi est effectué pour examen.
− Samples are examined with inspection equipment such as hand lens, knife, - Les échantillons sont examinés à l’aide d’équipements tels que la loupe, un
torchlight, probes (grains) for detection of any presence of insect pests and couteau, une torche, des sondes (grains) pour détecter la présence éventuelle
/ or diseases. d’insectes nuisibles et / ou de maladies.

Note: NB :
Include steps and procedures for collecting, documenting and forwarding inclure des étapes et des procédures pour la collecte, la documentation et
an intercepted pest to an entomology laboratory, or other laboratory l'envoi d'un organisme nuisible intercepté à un laboratoire d'entomologie ou un
(for instance, plant disease, nematode, or weed seed), refer to ISPM 27 autre laboratoire (par exemple, une maladie végétale, un nématode ou une
(diagnostic protocols for regulated pest) graine de mauvaise herbe), se référer à la NIMP 27, relative au protocole du
diagnostic des organismes nuisibles réglementés.

Handling of suspected commodities: - Manipulation des produits suspects :

− Harmful organisms if detected shall be collected and sent to the Les organismes nuisibles, s'ils sont détectés, doivent être collectés et envoyés au
entomology lab for further examination and identification. laboratoire pour un examen et une identification plus poussée.

i. Outcome of Inspection i. Résultat de L'inspection

When inspections are completed, the NPPO must properly store and maintain Lorsque les inspections sont terminées, l’ONPV doit correctement enregistrer et
documents, samples, and specimen to: conserver les documents, échantillons et spécimens pour :
− have the capacity to track-back to the consignment or lot when needed, − avoir la capacité de remonter à l'envoi ou au lot si nécessaire,
− facilitate the review of inspection results, if necessary, and − Faciliter la révision des résultats de l'inspection, si nécessaire et
 16

− in case of repeated non-compliance, to intensify and increase the frequency − En cas de non-conformité répétée, augmenter l'intensité et la fréquence
of inspections for consignments or lots from the non-compliance source. des inspections pour les envois ou lots provenant de la source
incriminée.

…………………………………………………….. ……………………………………………………..
……………………………… ………………………………
……………… ………………

Decisions after Inspection Décisions après L'inspection

Decisions taken after inspection are in compliance with ISPM 20, section 5.1.6 Les décisions prises après l'inspection sont conformes avec la NIMP 20, section
Depending on the outcome of the inspection you issue an inspection report that 5.1.6. Au terme de l'inspection, vous dressez un procès-verbal d'inspection
includes one or more of the following: phytosanitaire qui inclut l’une des décisions ci-dessous :
− Authorise the Immediate release of the consignment to the importer − Procéder à la remise immédiate de la marchandise à l'importateur
− Hold, Treat and release the consignment − Retenir, Traiter et Libérer le lot
− Reject the consignment − Refuser l'envoi
− Re - ship to the country of origin at the expense of the importer − Réexpédier vers le pays d'origine aux frais de l'importateur
− Destroy the consignment at the expense of the import − Détruire l'envoi aux frais de l'importateur
− To Quarantine the consignment. − Mettre le lot en quarantaine
 17

For Imports Pour l’Importation

IF AND THEN SI ET ALORS

A Commodity is All Import Release the consignment Une Toutes les exigences Libérer la Marchandise
presented at the Requirements met Marchandise d'importation respectées
entry points for And est présentée Et
importation No Quarantine and / or au poste Aucun organisme de
regulated pests Found d’entrée pour quarantaine et / ou
All documents verified Reject the consignment importation règlementé trouvé
and are correct. And Tous les documents sont Refuser l’entrée de la
But a. Destroy the shipment at vérifiés et conformes marchandise.
If Quarantine pests the expense of the Mais Et
found importer Si Organismes de a. Organiser la destruction
quarantaine trouvés de l’envoi aux frais de
b. If destruction l’exportateur.
impossible, then reship
the consignment to b. Si destruction impossible,
exporting country at the réexpédier la marchandise,
expenses of the importer vers le pays d'origine aux
frais de l'importateur
c. Notify the exporting
country regarding the c. Rédiger une notification
non-compliance. d’interception au pays
exportateur
 18

Fake and / or illegible Refuse Entry Des documents non Refuser la marchandise
documents detected Or conformes sont trouvés Ou
during verification - Hold the shipment lors de la vérification - Détenir la marchandise,
- Verify with exporting - Vérifier l’origine auprès du
country pays exportateur
- Inspect the shipment and - Inspecter la marchandise
if no quarantine pest et si aucun organisme de
found quarantaine trouvé
- Then Release the - Autoriser l’entrée si
shipment if valid documents valides produits.
documents are presented. − Si aucun document
− if no valid document valide produit, alors
is presented, then appliquer les
take regulatory dispositions
actions based on règlementaires en
country law. vigueur dans le pays.

Absence de : Refuser l'entrée

− No Import Permit Refuse Entry
− Permis Et
− No Phytosanitary And
d'importation Appliquer les dispositions
Certificate Take regulatory actions
− Certificat règlementaires en vigueur
− No Treatment based on country law.
phytosanitaire dans le pays
Certificate − Certificat de
traitement
Phytosanitary Refuse Entry. Or Certificat phytosanitaire Refuser la marchandise
Certificate Not Signed - Hold the shipment non signé par l’autorité Ou
by Competent - Verify with exporting compétente - Détenir la marchandise,
Authority country - Vérifier l’origine auprès du
- Inspect the shipment and pays exportateur
if no quarantine pest - Inspecter la marchandise
found et si aucun organisme de
- Then Release the quarantaine trouvé
shipment if valid - Autoriser l’entrée si
Phytosantary certificate is Certificat phytosanitaire
presented and take valide produit et Pénaliser
regulatory actions based l'importateur en fonction de
on country law. la législation du pays
 19

- Notify the exporting - Rédiger une notification

country regarding the d’interception au pays
non-compliance exportateur
Conflicting figures and Refuse Entry Contenu et déclarations Refuser l'entrée
statements on a Or contradictoires sur un Ou
consignment - Hold the shipment envoi
- Verify the proper - Détenir la marchandise,
designation of the - Vérifier les désignations
shipment and its origin réelles de la totalité de la
with the exporting country marchandise et son origine
- Inspect the shipment and auprès du pays exportateur
if no quarantine pest - Inspecter la marchandise
found et si aucun organisme de
- Then Release the quarantaine trouvé
shipment if valid - Autoriser l’entrée si
documents are presented documents valides produits
and Penalize importer et Pénaliser l'importateur
based on country law. en fonction de la législation.
- Notify the exporting - Rédiger une notification
country regarding the d’interception au pays
non-compliance exportateur

All documents verified. Hold, Treat at the expense Tous les documents Détenir, traiter aux frais de
And of the importer. vérifiés. Et l’importateur. Et
Non-quarantine And Organismes réglementés Libérer la marchandise
regulated pests found Release the shipment non de quarantaine Rédiger une notification
Notify the interception trouvés d’interception
If no treatment is possible, Si le traitement est
then reship or destroy the impossible, alors retourner
consignment. ou détruire la marchandise
 20

For exports Pour l’exportation

When an import permit is issued by the country of destination, its copy and, if Quand un permis d'importation est délivré par le pays destinataire, sa copie et si
necessary, its unofficial translation must be provided to the National Plant besoin sa traduction non officielle doit être fournie à l’organisation nationale de
Protection Organization (NPPO). la protection des végétaux (ONPV).

When a treatment is required by the country of destination, a certificate of Quand un traitement est exigé par le pays destinataire, une attestation de
treatment or fumigation is systematically attached. Documentary facilitation traitement ou de fumigation est systématiquement jointe. Il doit être mis
must be terminated immediately if it turns out that one of the obligations listed immédiatement fin à la facilitation documentaire s'il s'avère qu'une des
above has not been respected by the exporting company. obligations listée ci-dessus n'a pas été respectée par l'entreprise.

IF AND THEN SI ET ALORS

A Commodity is Exporter Registered With Une Exportateur enregistré auprès
presented at the NPPO Marchandise de l'ONPV
exit point for Importing Country’s est présentée Exigences du pays importateur
export Requirement Met, example: au poste remplies, exemple :
- Additional Declaration d’entrée pour - Déclaration supplémentaire
- Import Permit exportation - Permis d'importation
- Bill Of Lading - Connaissement
Issue the
- Treatment Certificate - Certificat de traitement Etablir le Certificat
Phytosanitary
- Invoices - Feuille de route Phytosanitaire
Certificate
- Way bills - Factures
- Traceability Codes, - Codes de traçabilité
- …etc.. ….etc
Inspection Conducted, Inspection effectuée,
And Et
No Pest Found Aucun organisme nuisible
trouvé
All Importing Country’s Reject Consignment Exigences du pays importateur Rejeter l’envoi
Requirements NOT Met. NON remplies.
A Pest is detected during Treat if possible or Organisme nuisible trouvé Traiter si possible ou
Inspection Reject Consignment après Inspection Rejeter l’envoi
 21

- Hold the shipment

and ask for the Retenir l’envoi et
regularization of the demander la
necessary régularisation des
documentation if documents nécessaires, si
Content and declaration of Contenu et déclarations
possible possible
the Consignment Do Not contradictoires sur un envoi
Et
Match
If not possible, reject Si impossible, Rejeter
the consignment and l’envoi et Pénaliser
penalize exporter l'exportateur en fonction
based on country de la législation du pays
law/exporter Pas de formulaire de
No Declaration Form déclaration
No Treatment Certificate Pas de Certificat de traitement Rejeter l’envoi
Reject Consignment
No Way Bills Pas de Feuille de route
No Traceability Codes etc Aucun code de traçabilité, etc.
…………………………………………………….. ……………………………………………………..
……………………………… ………………………………
……………… ………………

GLOSARY
GLOSSAIRE
CONSIGNMENT - A quantity of plants, plant products and/or other articles being moved from one
country to another and covered, when required, by a single phytosanitary certificate. ENVOI - Quantité de végétaux, produits végétaux et / ou autres articles transférés d'un pays à l'autre
et couverts, le cas échéant, par un seul certificat phytosanitaire.
COMPLIANCE - Official procedure used to verify that a consignment complies with stated
phytosanitary requirements. CONFORMITÉ - Procédure officielle utilisée pour vérifier qu'un envoi est conforme aux exigences
phytosanitaires énoncées.
IMPORT REQUIREMENT - Specific phytosanitary measures established by an importing country
concerning consignments moving into that country. EXIGENCES D'IMPORTATION - Mesures phytosanitaires spécifiques établies par un pays importateur
pour les envois entrant dans ce pays.
INTEGRITY CHECKS - Composition of a consignment as described by its phytosanitary certificate or
other officially acceptable document, maintained without loss, addition or substitution, VÉRIFICATION D’INTÉGRITÉ – Vérification de la Composition d’un envoi telle que décrite dans son
certificat phytosanitaire ou un autre document officiellement acceptable, conservée sans perte,
addition ou substitution,
INSPECTOR - Person authorized by a National Plant Protection Organization to discharge its functions.
INSPECTEUR - Personne autorisée par une organisation nationale de la protection des végétaux à
exercer ses fonctions
 22

LOT - A number of units of a single commodity, identifiable by its homogeneity of composition, origin LOT - Un nombre d'unités d'un même produit, identifiables par son homogénéité de composition,
etc., and forming part of a consignment d'origine, etc., et faisant partie d'un envoi

PHYTOSANITARY CERTIFICATE - Certificate patterned after the model certificates of the IPPC. CERTIFICAT PHYTOSANITAIRE - Certificat conforme aux modèles de certificat de la CIPV

REGULATED ARTICLE - Any plant, plant product, storage place, packaging, conveyance, container, soil ARTICLE RÉGLEMENTÉ - Tout végétal, produit végétal, lieu de stockage, emballage, moyen de
and any other organism, object or material capable of harbouring or spreading pests, deemed to transport, contenant, sol et tout autre organisme, objet ou matériel susceptible d’héberger ou de
require phytosanitary measures, particularly where international transportation is involved. propager des parasites, réputé nécessiter des mesures phytosanitaires, en particulier lorsque le
transport international est impliqué.
REGULATED PEST - A quarantine pest or a regulated non-quarantine pest
ORGANISME RÉGLEMENTÉ - Organisme de quarantaine ou organisme réglementé non de quarantaine
REGULATED NON QUARANTINE PEST - A non-quarantine pest whose presence in plants for planting
affects the intended use of those plants with an economically unacceptable impact and which is ORGANISME NON QUARANTAINE RÉGLEMENTÉ - Organisme nuisible non de quarantaine dont la
therefore regulated within the territory of the importing contracting party. présence dans les végétaux destinés à la plantation a une incidence sur l'utilisation prévue de ces
végétaux ayant un impact économique inacceptable et qui est donc réglementée sur le territoire de la
partie contractante importatrice.

QUARANTINE PEST: ORGANISME DE QUARANTAINE :

TREATMENT: Official procedure for the killing, inactivation or removal of pests, or for rendering pests TRAITEMENT : Procédure officielle pour la mise à mort, l'inactivation ou l'élimination d'organismes
infertile or for devitalization. nuisibles, ou pour rendre les organismes nuisibles infertiles ou pour procéder à une dévitalisation.

VISUAL EXAMINATION - The physical examination of plants, plant products, or other regulated EXAMEN VISUEL - L’examen physique de végétaux, produits végétaux ou autres articles réglementés,
articles using the unaided eye, lens, stereoscope or microscope to detect pests or contaminants à l’œil nu, à la loupe, au stéréoscope ou au microscope, afin de détecter les nuisibles ou les
without testing or processing. contaminants sans test ni traitement.

PLANTS : VÉGÉTAUX :
− seeds in the botanical sense of the term, other than seeds not intended for planting; − les semences au sens botanique du terme, autres que les graines non destinées à la
− the fruits in the botanical sense of the term, vegetables plantation;
− tubers, corms, bulbs, rhizomes, roots, rootstocks − les fruits au sens botanique du terme, les légumes
− shoots, stems, stolons, − les tubercules, les cormes, les bulbes, les rhizomes, les racines, les porte-greffes
− branches with or without foliage; cut trees with foliage; leaves, foliage − les pousses, les tiges, les stolons, les coulants,
− plant tissue cultures, including cell cultures, germplasm, meristems, chimeric clones,
− les branches avec ou sans feuillage; les arbres coupés avec feuillage; les feuilles, le feuillage
micro propagative material
− les cultures de tissus végétaux, dont les cultures cellulaires, le germoplasme, les
− Live pollen and spores
méristèmes, les clones chimériques, le matériel de micro-propagation
− the buds, the cuttings, the woods of graft, the grafts, the scions
− Le pollen vivant et les spores
− les bourgeons, les boutures, les bois de greffe, les greffons, les scions
PLANT PRODUCTS:
Non-manufactured products of plant origin as well as manufactured products which, given their PRODUITS VÉGÉTAUX :
nature or that of their processing, may constitute a risk of dissemination of quarantine pests. Les produits non manufacturés d'origine végétale ainsi que les produits manufacturés qui, étant donné
leur nature ou celle de leur transformation, peuvent constituer un risque de dissémination des
organismes de quarantaine.

OTHER REGULATED ARTICLES: AUTRES ARTICLES RÉGLEMENTÉS :

 23

All objects or materials, other than plants or plant products, that can carry or spread pests, including Tous les objets ou matériels, autres que les végétaux ou les produits végétaux, susceptibles de porter
soil or growing media, machinery and vehicles utilized for agriculture or forestry, imported from ou de disséminer des organismes nuisibles, dont le sol et les milieux de culture, les engins et véhicules
third countries. utilisés à des fins agricoles ou forestières importés des pays tiers.

…………………………………………………….. ……………………………………………………..
……………………………… ………………………………
……………… ………………

English Edition
Edition française
Coordinated by: With the contribution of:
Mr Augustus Fahnbuleh (Liberia) Mrs Mariama S. Barrow (The Gambia) Coordonnée par : Avec les contributions de :
Mr Raymond Etu (Ghana) Mr. Ademu Aminu Ocheje (Nigeria) Mme Yao Amenan Angèle (Cote d’Ivoire) Mr Laurent Kounoutchi (Togo)
Mr Brima Conteh (Sierra Leone) Mlle Safiétou Sabaly (Sénégal) Mr Louis Antonio Tavares (Guinea Bissau)
Finalized by: Mme Leko Hadiza (Niger)
Dr Gbemenou Joselin Benoit Gnonlonfin, PhD Finalisée par : Mr Karifa Yattara (Guinée)
(SPS Lead, ECOWAS) Dr Gbemenou Joselin Benoit Gnonlonfin, PhD Mr Victor Gbogbo (Bénin)
Dr Cheikh Sadibou Fall (Consultant University (SPS Lead, CEDEAO) Mr Pascal Damiba (Burkina Faso)
of Missouri) Dr Cheikh Sadibou Fall (Consultant University Mr Carlos Ramon Dias (Cap Vert)
of Missouri) Mr Lacine Doumbia (Mali)
 24

APPENDIX 1 / ANNEXE 1

ECOWAS-UEMOA harmonized phytosanitary certificate / Certificat phytosanitaire harmonisé CEDEAO-UEMOA

 25

APPENDIX 2A / ANNEXE 2A

COUNTRY
MINISTRY OF
AGRICULTURE
NPPO Phytosanitary Inspection Report I.R.-No: …….…………
 Import Inspection Date: ……..../....……/………..
 Export
 In Transit
A. Phytosanitary Inspector & Border Post Identification
Phytosanitary Inspector Name  Importation Border Post

B. Identification of the Shipment

Country of Origin: Transport Mode
Country of Destination:  Sea Vessel name
Importer:  Air Flight No.
Exporter:  Road Vehicle No.
 Railway Train No.
Description of the shipment
Packaging Product Name
Sea Container No: ………………. In Cartons  In Bags Botanical name
 In Bulk  Others:……………………..………………… Nb of Packages Total Weight

C. Documentation Check

Certificate of Origin……….…  Missing  Provided No : ………………………&  Valid  False

Import Permit…………………..  Missing  Provided No : ……………………… &  Valid  False
Certificate of Treatment…..  Missing  Provided No : ……………………… &  Valid  False
Chemical:

Phytosanitary Certificate  Missing  Provided No : …………… &  Valid  False

Seed Health Test  Missing  Provided No : …………… &  Valid  False
Other documents :…………………………………………………………………………………………………………………

D. Phytosanitary Inspection

 Package : Valid  Yes  No Findings:

 Commodity : Valid  Yes  No

− Statut of the commodity after visual inspection

 Compliant  Non-Compliant
 Not Infested  Infested Level of Infestation:  High  Average  Low

− Pest Identification
Sampling  Yes Sampling Date : ……./……/…... Sample type: ………………………… Quantity:……….………
 No Sample Coding: …………………………………Destination (Laboratoty): …………………..…
Shipping Date to Lab.:……./……/……..Tests requested:………………………………………………
Pest (s) identified:…………………………..……………….…….…………… Date : ……./……/…...

E. Decision-Making

 Free Release Date: ……./……/…...  Phytosanitary Certificate issued. Phytosanitary Certificate No: ………………
 Detained Reason (s) :…………………………………………………………………………….….…Date: ……./……/…....
 Treated Chemical (s): ….…..….….…..….….………………………………………….……………Date: ……./……/…...
 Seised Reason (s):…………………………………………………………… …………….…..…Date: ……./……/……
 Rejected Reason (s):……………………………………………..……… ………… ………….….…. Date: ……./……/….
 Destroyed Méthode : .….……..……………………………………………………………………… Date: ……./……/……

F. Attachements
-
-
-
Signature
-
 26

APPENDIX 2B / ANNEXE 2B

PAYS
MINISTERE DE
L’AGRICULTURE Rapport d’Inspection Phytosanitaire R.I.-No: …….…………
ONPV
 Importation Date de l’Inspection: ……..../....……/………..
 Exportation
 En Transit
F. Identification de l’Inspecteur & Poste Frontière
Nom de l’Inspecteur  Importation Poste Frontière

G. Identification de la Marchandise
Pays d’Origine Mode de Transport
Pays de Destination  Mer Bateau
Importateur  Air No. du Vol
Exportateur  Route No. Voiture
 Rail No. du Train
Description de la Marchandise
Présentation / Emballage Nature
No. Conteneur : ……… En Cartons  En Sacs Nom Botanique
 En Vrac  Autres :………………………… Nbr. de Colis Poids Total

H. Examen de la Documentation

Certificat d’Origine  Absent  Présent No :………………  Valide  Faux

Permit d’Importation  Absent  Présent No :………………  Valide  Faux
Certificat de Traitement Phytosanitaire  Absent  Présent No :………………  Valide  Faux
Produit chimique utilisé :

Certificat Phytosanitaire  Absent  Présent No :………………  Valide  Faux

Test de Santé des Semences  Absent  Présent No :………………  Valide  Faux
Autres documents :……………………………………………………………………………………………………………………

I. Inspection Physique Vérification de l’Identité et de l’Intégrité de la Marchandise

 Emballages : Conforme  Oui  Non Constats :

 Produits : Conforme  Oui  Non

− Etat de la Marchandise

 Conforme  Non Conforme

 Non Infestée  Infestée Niveau d’Infestation :  Elevé  Moyen 
Faible

− Identification des nuisibles

Prélèvement  Oui Date de prélèvement : ……./……/…... Type: …………………………… Quantité:……………
d’échantillons  Non Code de l’échanitllon : …………………… Destination (Labo.): ……………………………..……..…
Date d’envoi au Labo :……./……/…….. Tests demandés : …………………………………………
Nuisible (s) identifiée (s) :………………………………………….…………… Date : ……./……/…...

J. Issue de l’Inspection / Décision Prise

 Autorisation Date: ……./……/…...  Certificat phytosanitaire délivré……….No. du Certificat phytosanitaire : ……………

 Détention Motif (s) :……………………………………………………………………………………………………………………………….…Date: ……./……/…....
 Saisie Motif (s) :……… ………………………………………………………………………………………….………………………….…Date: ……./……/….…
 Traitement Produit (s) utilisé (s) : ….….….….….….…… ………………………………………………………………………………… Date: ……./……/…....
 Refus Motif (s) :……………………………………………………… ………………………………………….……………………………. Date: ……./……/….
 Destruction Méthode : .….……..……………… ………………………………………………………………………….….……………………. Date:
……./……/…….

G. Listes des pièces attachées

-
-
- Signature
-