SOMMAIRE Page
I - OBJET …………………………………………………...……………………………..……........… 4
II - CONDITIONS GENERALES ………………………………………………………….......... 4
1 - Date et champ d’application …………………………........……………………………………… 4
2 - Principaux intervenants …………………………………............………………………………… 4
3 - Documents et logiciels utilisés ………………………………...........…………………………… 4
3.1 – Formulaires internes ………….…………………………………...........…….………………… 4
3.2 – Formulaires externes ………………………………….…………………...........…….…...…… 4
3.3 – Logiciels …………………………………….…………………...........…….………................. 4
4 - Abréviations ………………………………...........…………………………………………….…… 5
III - FONCTIONNEMENT ………………………………..........……………………………..…… 5
1 - Définitions .…………………………………………………….…..........………………………..…. 5
1.1 - Livraison.………………..…………………………………………........………………….…… 5
1.2 - Expédition ….………………..………………………………..…………........………………… 5
1.3 - Mode de transport …………………………………..………………………….........…..……… 5
2 - Gestion des livraisons .………………...…………......…………………………………………… 5
2.1 - Planification des expéditions .………………..……........………………………………….…… 5
2.2 - Réservation du moyen de transport ….….……………..........……..…………………………… 6
2.3 - Préparation de la facture proforma .…………………………........……………………..……… 6
2.4 - Préparation du dossier transit ……………………….………..…..........…………..…………… 6
2.5 – Réservation de l’export ……………………….………..…..........…………..…………………..6
2.6 - Demande d’autorisation d’enlèvement « DAE ».….……..……………........…..……………… 7
3 - Déclenchement de l'export .………………………………………………………….......…….…. 7
3.1 - Préparation de la livraison ………………………..………………………………..…........…… 7
3.2 - Chargement camion et établissement bon de livraison ……………………………………........ 7
3.3 - Etablissement de la note d’envoi ………………........…………………………………..……… 7
3.4 - Préparation du pli cartable ……..……………………........…….…………….………………… 8
3.5 - Enlèvement de la marchandise et preuve de livraison …….......……...…….……..……….…… 8
4 - Clôture de l'export .……………………………...………………….......………………………..… 8
4.1 - Confirmation de l’export …….…….………………………...……….......…………………..… 8
4.2 - Remise dossier livraison ……………………………………….………….......……..……...… 8
4.3 – Bon de commande de transport ………..……………………….…………....……..……...… 9
5 - Apurement de l'export .……………………………...………........……………………………..… 9
5.1 - Facture récapitulative …….…….…………………………....….......………………………..… 9
5.2 – Facture de transport……………………………………………………………………..……… 9
5.3 - Remise dossier comptable à la comptabilité client …………………........…………….………. 9
6 - Suivi et résolution des litiges quantitatifs avec le client …………………….………........…. 9
6.1 - Suivi d’une livraison …….…….…………………………....…………………………..…........ 9
6.2 - Litiges livraisons ……………………………………………………….…………………......... 10
7 - Spécificités Facturation ……………...................................................................…. 10
7.1 - Introduction et Mise à jour des Prix de Vente …………….…………………………..….......... 10
7.2 - Facturation……………………….………………….................................................................... 10
7.3 – Remise du Dossier Facturation à la Comptabilité et au Contrôle de Gestion .............................. 10
8 - Check-list d’audit ……………………………………….…………………………………..........… 10
9 - Fluxogramme ……………………………………….………………………………………..…....... 11
IV - HISTORIQUE DES MISES A JOUR …….…….................….................…........….….….......... 14
I - OBJET
La présente procédure définit les règles de fonctionnement, la démarche à suivre et les contrôles nécessaires
pour maîtriser la facturation et la livraison.
II - CONDITIONS GENERALES
1 - Date et champ d’application
La présente procédure est applicable à toutes les usines qui livrent directement aux clients par contre pour les
livraisons aux clients à partir d’un MAF il faut voir la procédure gestion d’un magasin avancé fournisseur.
Elle est applicable 1 mois à partir de sa date de mise à jour.
2 - Principaux intervenants
- Administration des ventes
- Contrôle production
- Service export
- Magasin produits finis
- Service transit
- Comptabilité
- Douanier
3 - Documents et logiciels utilisés
3.1 - Formulaires internes
- Demande d'export
- Facture proforma
- Bon de livraison
- Facture client
- Facture récapitulative
- Bon de commande transport
3.2 - Formulaires externes
- Certificat de circulation des marchandises (CMR)
- Déclaration douanière provisoire (DAE)
- Fiche de réservation export
3.3 - Logiciels
- ERP (Gestion magasin produits finis – facturation)
- TTN: Tunisian Trade Network
- MRN: Movement Reference Number
- ENS: Entry Summary declaration
4 - Abréviations
BL : Bon de livraison
ADV : Administration des vents
DE : Demande export
PF : Produit fini
DAE : Demande autorisation d’enlèvement
LTA : Lettre de transport aérien
III - FONCTIONNEMENT
1 - Définitions
1.1 - Livraison
Une livraison correspond à un lot de marchandise destiné à un client. Une livraison est identifiée par le
nombre de colis, le poids, le volume et la valeur de cette marchandise.
1.2 - Expédition
Une expédition est l’envoi d’un lot de marchandise à partir d’un même site. Une expédition peut contenir
plusieurs livraisons avec des destinations différentes.
1.3 - Mode de transport
Le type de transport ordinaire employé à Cofat pour livrer les marchandises aux clients est le transport
maritime. La marchandise est chargée au bord d’une remorque et confiée au transporteur qui est chargé de
la remettre au client. Après chargement, trois types de remorques peuvent se présenter :
- La remorque complète : la remorque chargée peut contenir une ou plusieurs livraisons avec
Des destinations différentes. Les destinations doivent être sur le même itinéraire de façon que les
livraisons ne changent pas de remorque durant le transport
- La remorque combinée : la remorque chargée peut contenir une ou plusieurs livraisons avec des
destinations différentes. Après débarquement dans le port de destination, la remorque passe par une plate-
forme du transporteur pour le dispatching des différentes livraisons vers les destinations correspondantes.
- La remorque avec groupage : les livraisons subissent un dispatching dans la plate-forme du transporteur
avant passage au port d’embarquement.
2 - Gestion des livraisons
2.1 - Planification des expéditions
Les contrôleurs de production définissent les données dans le cadre de l’analyse, de la planification et du
suivi des commandes clients.
Le responsable ADV pilote la planification des expéditions de la semaine. Cette opération se déroule en
deux étapes et a pour objectif l’élaboration du planning hebdomadaire des expéditions.
- Première étape,
Il prépare et regroupe les données prévisionnelles des différentes livraisons de la semaine :
- La destination,
- Le nombre de colis,
- Le volume
- Le jour d’expédition.
- Deuxième étape
Cette étape consiste à la formation des remorques :
- Les livraisons qui débarquent dans le même port sont chargées ensemble tout en tenant compte des
volumes et des délais des différentes livraisons.
- Les dates des enlèvements des remorques sont ainsi définies.
Dans la planification il faut tenir compte de l’aspect économique du transport. La formation des
remorques complètes doit être un objectif. Dans certains cas une combinaison des livraisons entre les
deux usines est avantageuse. Les responsables ADV doivent assurer la coordination nécessaire pour
optimiser les transports.
2.2 - Réservation du moyen de transport
Suite à cette planification l’agent export procède à la réservation des remorques auprès du transporteur. Il
lui communique la date et heure prévue d’enlèvement ainsi que le volume prévisionnel de la marchandise à
expédier.
2.3 - Préparation de la facture proforma
Le service export demande à la facturation de préparer une facture proforma en nombre de colis, par
mode de livraison (aérien ou maritime) et par devise pour la semaine sur la base de la planification
faite par le responsable ADV.
2.4 - Préparation du dossier transit
Après réception de la facture proforma, le service export la transmet au service transit pour préparer
les demandes d’autorisation d’enlèvement (DAE) globales pour la semaine.
2.5 – Réservation de l’export
Le service export prépare la fiche de réservation export et l’envoie au transporteur, en vue d’établir la
déclaration sommaire d’entrée (ENS) au plus tard 24H avant l’export.
Le transporteur doit déposer la déclaration ENS au premier bureau de douane situé au premier point
d’entrée dans le territoire de l’UE, à partir de la transmission anticipé par voie électronique des
données logistiques commerciales, à travers d’une interface TTN.
Par conséquent le transporteur reçoit le MRN qui l’informe de la situation des marchandises au regard
de la sécurité et informe le service export pour le chargement et l’expédition.
Par contre, les rectifications doivent être adressées au plus tard 1 h après le départ de la remorque de
l'usine.
2.6 - Demande d'autorisation d'enlèvement "DAE"
Le service transit prépare la DAE globale pour la semaine et la transmet au responsable export. La
déclaration se compose de 2 copies DAE qui seront diffusées comme suit :
- 1 Copie sera classée chez l’ADV
- 1 Copie sera communiquée au douanier pour enregistrement puis retour au service export
La DAE sera classée chez l’agent export jusqu’à apurement dans les huit jours qui suivent
3 - Déclenchement de l'export
3.1 - Préparation de la livraison
La préparation de la livraison et la facturation pour les produits finis (câblages) sont gérées par ERP.
Ci dessous une description des étapes (fluxogramme dans le paragraphe 5.2) :
- Le contrôleur de production établit une commande sur l’ERP et édite le bon de préparation qui
correspond au listing des références câblages à livrer au client. Le bon de préparation est
communiqué au responsable du magasin produit fini.
- Sur la base du bon de préparation, le responsable du magasin produit finis constitue le lot des
câblages à livrer et le place dans la zone d’expédition : prélèvement et emballage. Le responsable du
magasin produit fini note les quantités prélevées ainsi que le détail des colis sur le bon de
préparation. L’emballage de la marchandise se fait conformément aux instructions d’emballage
auparavant définies.
- Si les quantités demandées ne sont pas disponibles au magasin PF, ce dernier doit informer le
contrôleur de production des quantités manquantes. Le contrôleur de production entreprend les
démarches nécessaires auprès de la production d’abord et si nécessaires auprès du client pour fixer
les quantités à livrer ainsi que les délais correspondants.
- Après consolidation de la livraison, le responsable du magasin produit fini valide le bon de
préparation et édite le bon de livraison.
- Après vérification du bon de livraison, le responsable du magasin produit fini valide le bon de
livraison sur ERP et le vise. Le bon de livraison est associé au bon de préparation et sera
communiqué à l’agent facturation.
3.2 - Chargement camion et établissement du Bon de livraison
Parallèlement, le magasinier produit fini effectue le chargement conformément au bon de livraison.
3.3 - Etablissement de la note d’envoi
Le service export remet le bon de livraison à la facturation pour préparation de la facture client. Suite à
l’impression des factures, l'agent export édite la note d’envoi en 5 exemplaires et la vise, elle sera
dispatchée de la manière suivante :
- 3 exemplaires à la douane : le 1er accompagnera l’export, le 2 ème et 3ème doivent retourner à la société
(Copie N°2 à l’ADV pour apurement de la DAE en fin de semaine
- Copie N° 3 au douanier).
- 1 exemplaire sera classé à l’ADV
- 1 exemplaire considéré comme souche chez le douanier
Le service export, étant en possession de la déclaration DAE et de la note d’envoi, établit le CMR et
remet au douanier les documents suivants :
- Facture client
- Note d’envoi.
- CMR
L’agent douanier vérifie la conformité de la note d’envoi par rapport aux marchandises chargées, si
ces dernières sont conformes il appose la mention « conforme » et vise les 5 copies de la Note d’envoi,
sinon il précise la différence sur la facture, appose le cachet de la douane sur les 5 copies de la Note
d’envoi et les vise.
Ensuite il effectue le plombage du chargement pour autoriser la sortie de la marchandise de l'usine et
remet tous les documents au service export.
3.4 - Préparation du pli cartable
Le service export prépare le pli cartable qui contient les documents suivants :
- Facture Client portant la mention indiquant l’origine préférentielle de la marchandise, le numéro
d’agrément. Elle est signée par le responsable dont la signature est déposée auprès de la douane
- Note d’envoi. (3exemplaires)
- CMR
Avant de remettre le pli cartable au transporteur, l'agent export fait signer les deux copies du CMR par
le transporteur, la copie qui reste dans le dossier livraison et l'original qui se trouve dans le pli cartable.
3.5 - Enlèvement marchandise par le transporteur et preuve de livraison
Le service export remet le pli cartable au transporteur. Lorsque la marchandise arrive chez le client, le
transporteur doit faire signer le CMR original par le client et nous faire retourner le document par fax.
4 - Clôture de l'export
4.1 - Confirmation de l’export
Après le départ de l'expédition, le responsable du service export demande une confirmation de
réception par le client. Dans le cas où le client ne confirme pas la réception dans les 15 jours qui
suivent, la livraison est considérée conforme à notre facture.
4.2 - Remise dossier livraison
La facturation étant en possession de la note d’envoi et du Bon de livraison, Le service export lui
remet le dossier livraison contenant les pièces suivantes :
- Copie marron DAE
- Copie n°2 note d’envoi
- Copie du CMR (signé par le transporteur)
- Détail de livraison
- Réservation transporteur
L'agent facturation classe provisoirement tous ces documents dans un dossier livraison en attendant la
confirmation de réception client.
4.3 - Bon de commande transport
Le service export communique le bon de commande transport signé et visé par le responsable ADV, au
transporteur avec les quantités et le volume réellement envoyés au destinataire.
5 - Apurement de l'export
5.1 - Facture récapitulative
Les 10, 20 et fin du mois, le responsable facturation établit une facture récapitulative par client et par
destination regroupant les notes d’envoi correspondantes aux expéditions effectuées. Il transmet la facture
Récapitulative, la copie marron DAE et toutes les copies n°2 des notes d’envoi relatives aux expéditions
effectuées durant la semaine, au service transit pour apurement et préparation de la déclaration
d'apurement.
5.2 – Facture du transporteur
Le transporteur communique sa facture d’exportation au service comptabilité qui s’occupe de la
vérification des volumes indiqués dans la facture par rapport au bon commande visé s’ils sont conformes il
comptabilise la facture sinon il établit le dossier de litige selon la procédure traitement des litiges.
5.3 - Remise du dossier comptable à la comptabilité client
Le responsable facturation transmet le dossier comptable à la comptabilité contenant les pièces suivantes et
contre décharge
- Les Factures récapitulatives
- Toutes les copies des notes d’envoi.
- Tous les CMR (signé par le transporteur et le client) ou LTA.
- Toutes les confirmations réception client
- Tous les Bons de commande transport
Rapport éventuel envoyé par le client en cas de différence de quantité entre livraison et réception client.
6 - Suivi et résolution des litiges quantitatifs avec le client
6.1 - Suivi d’une livraison
Le suivi consiste à avoir une information sur la position de la marchandise au cours du transport jusqu’à
confirmation de livraison. Chaque contrôleur de production s’assure auprès de son client ou du transporteur
de la réception de la marchandise expédiée.
6.2 - Litiges livraisons
Si le client détecte un écart entre la note d’envoi et la livraison réceptionnée, il adresse une réclamation à
Cofat. Si au bout de 15 jours Cofat ne reçoit pas une notification d’écart, la livraison est considérée conforme
à la facture établie.
Les étapes de traitement de la réclamation de facturation sont :
- Le responsable ADV accuse réception de la réclamation et mentionne son avis sur le litige après avoir
effectué les vérifications nécessaires. Il transmet le dossier de litige au gestionnaire de compte.
- Le gestionnaire de compte décide de l’émission soit d’une note de débit si la quantité est en plus soit d’une
note de crédit si la quantité est en moins.
- Les notes de débit et de crédit sont transmises au responsable comptabilité par l’agent facturation avec les
réclamations correspondantes. Les notes de débit et de crédit doivent mentionner les numéros de factures
clients qu’elles corrigent.
7 - Spécificités de Cofat Brésil
7.1 – Introduction et Mise à jour des prix de vente
Le Service Commercial de Cofat est chargé d’Introduire et de mettre à jour les prix de vente des références
vendues par le Site Cofat Brésil. Périodiquement et à chaque modification du cablâge une mise à jour du prix
de vente est effectuée par le Service Costing sur le système ERP LN.
7.2 - Facturation
Lors de la facturation le responsable facturation doit éditer du système ERP LN un BL valorisé qui lui
permettra de vérifier les prix entre l’ERP LN et le système fédéral. Il établit sa facture sur le système fédéral
du Brésil. Les prix facturés doivent être conformes aux prix sur ERP LN.
L’agent facturation établit la facture fédérale sur la base du BL et transmet la facture fédérale et le BL à
l’ADV qui doit :
- Mettre à jour le BL conforme à la facture fédérale en mentionnant le numéro de la facture officielle sur le BL
- Editer une facture sur ERP LN comportant le numéro du BL et de la facture fédérale.
7.3 - Remise du dossier facturation à la Comptabilité et au Contrôle de Gestion
Le dossier qui doit être remis à la comptabilité et au contrôle de gestion comporte :
- La facture fédérale
- Le BL (ERP LN) comportant le numéro de la facture fédérale
- La Facture ERP LN comportant le numéro du BL et de la facture fédérale
8 - Check-list d’audit
- Les délais de livraison sont-ils définis et communiqués au transporteur.
- L’emballage de la marchandise est-il conforme aux instructions d’emballage.
- Les ordres de livraison sont-ils établis et communiqués au transporteur.
- Le suivi des livraisons jusqu’à confirmation de réception par le client est-il assuré.
- Les dossiers de livraison sont-ils complets, archivés et communiqués au service comptabilité.
- Les bons de commande transport des livraisons sont-ils archivés et communiqués au transporteur et
au service comptabilité.
- Les réclamations clients relatives aux quantités livrées sont-elles traitées et archivées.
9 - Fluxogramme
Etablissement demande
d'export DE
Contrôle Production
Remise DE à la facturation Demande Service Export
pour établissement facture d'export DE
proforma 1 Magasin PF
2
Export
Préparation de la facture
proforma pour la semaine Chargement camion
Facture Facturation Magasinier
Proforma
Export 1
Emet un bon de livraison et
2 Réception facture proforma
Classement le transmet à l'export
Préparation dossier transit et
la fiche réservation export au Magasinier PF
Fiche de transporteur
Transporteur réservation export Export
Dépôt de la déclaration ENS Préparation DAE
Transporteur Transit
Remise DAE au service
export
Transit
- Réception DAE
- Réception BL
- Elaboration CMR
- Remise BL à la facturation
pour préparation facture
client
Export
Préparation facture client et
Facture
Facture
transmission à l'export
Client
définitive Service Export
Facturation @ 11 Comptabilité
Préparation note d’envoi + 2 Classement
3
BL +Facture client au Le transporteur signe le
douanier pour contrôle CMR en sa possession
Export Transporteur
- Vérification conformité facture
par rapport au chargement
- Mention sur la note d’envoi
- Remise de tous les documents à
l'export
- Enregistre la note d’envoi sur un
registre pour suivi des apurements
et des consommations
Douanier
- Le service export remet le pli
Remise du BL au Contrôle cartable au transporteur et garde
la 2ème copie DAE
Production
- Le transporteur signe le CMR
Export que garde le service export
Export
Demande de confirmation
de réception envoyée au Remise dossier livraison à la
facturation
client
Export
Contrôle Production
Etablissement du Bon de commande
Réception confirmation de transport
réception client Export
Contrôle Production
Visa et signature du bon de
commande transport
B Responsable ADV
Emission du Bon de commande
transport au transporteur
Export
C
C
Les 10,20 et fin du mois,
établissement d'une facture
récapitulative par client et par
destination regroupant toutes les
B factures clients. Transmission au
transit pour purement DAE.
Facturation
Remise de la confirmation
client à la facturation Préparation déclaration apurement Remise des engagements de
Contrôle Production des DAE et remise de la rapatriement au service
déclaration à la comptabilité
financier
Transit
Transit
- Réception dossier livraison
- Réception apurement DAE
- Réception confirmation client.
Facturation
Réception et vérification de la Transmission à la comptabilité client
facture du transporteur par rapport au d'un dossier comptable contenant les
bon de commande pièces suivantes:
Service comptabilité - Facture Récapitulative
- Factures clients
- Déclaration d’apurement
- Tous les Bon de livraison
Ecart
- CMR ou LTA (Signé par le client et
Oui Non par le transporteur)
- Confirmation réception client
Application de la procédure Comptabiliser la - Tous les Bons de commande
gestion des litiges facture transport
- Tous les EUR 1.
Facturation