Concept de la Fonction d'Achat Approvisionnement et finances

Le paiement rapide aux fournisseurs est un facteur clé de la bonne

relations avec les fournisseurs. Pendant les périodes de pénurie de matériel, un
Le département des achats est le bureau responsable de la
une organisation avec un statut de client privilégié a une bien plus grande
acquisition de fournitures, de services et de construction en soutien du
Affaires de l'autorité. Elle émet des bons de commande, développe des conditions. meilleure chance d'éviter les problèmes de pénurie rencontrés par
la plupart des autres. Par conséquent, une relation de coopération entre
contrats, et acquiert des fournitures et des services. L'achat
Le département dispose également de tous les biens et équipements excédentaires. L'approvisionnement et les finances peuvent clairement avoir un impact sur le développement
de bonnes relations avec les fournisseurs.

Organigramme
Flux de processus du processus d'approvisionnement

Cycle d'approvisionnement

Relations avec d'autres fonctions commerciales

Diagramme de flux d'achat

Approvisionnement et Production
La relation entre l'approvisionnement et la production commence lorsque le
La fonction de production transmet son calendrier de fabrication ou
demandes de matériaux à la fonction Achats.
L'approvisionnement traduit ensuite ces documents en un
horaire d'approvisionnement.
Approvisionnement et ingénierie de conception
L'ingénierie a généralement la responsabilité initiale de préparer
les spécifications techniques des produits d'une organisation et
les matériaux qui les composent. Pour exercer cette responsabilité
effectivement, l'ingénierie doit avoir l'aide constante de
Achats et Production.
Approvisionnement et Ventes
Les changements dans les horaires de production doivent être communiqués.
immédiatement aux ventes. Cette action permet aux ventes de modifier son
un calendrier de distribution de manière à ne pas aliéner Étapes du processus d'approvisionnement
les clients. L'approvisionnement doit immédiatement transmettre à Ventes, comme
Eh bien, en ce qui concerne d'autres groupes de gestion, des informations concernant Étape 1 : Reconnaissance du besoin - Un propriétaire d'entreprise (ou approvisionnement

augmentation des prix des matériaux. Le département doit reconnaître qu'un produit est nécessaire pour l'acheter.

Fonction d'approvisionnement 1 Groupe I–IA401

Étape 2 : Besoin spécifique – Votre secteur a-t-il des exigences spécifiques les employés et devraient inclure les conditions et les termes spécifiques sous
pour divers produits. Si c'est le cas dans votre secteur, assurez-vous que vous êtes quelles autorisations doivent être faites.
à jour sur ces exigences et commander en conséquence.
Meilleures pratiques :
Étape 3 : Sourcer/Examiner les options de fournisseur – Chaque entreprise a besoin de Conformez-vous aux pratiques et politiques d'achat éthiques.
déterminer où obtenir leurs marchandises. Une fois un fournisseur choisi, Examinez et mettez à jour les autorisations de signature régulièrement.
les entreprises devraient maintenir cette relation et essayer d'établir Obtenez une pré-approbation des contrats de consultants par le service des achats.
tarification préférentielle. Vérifiez la réception des biens et des services par rapport au contrat/achat
informations de commande et de facture.
Étape 4 : Prix et conditions – Une fois un fournisseur choisi, les entreprises devraient Rapprochez les livres comptables pour vérifier l'exactitude des transactions enregistrées.
restez avec cette relation et essayez d'établir des prix préférentiels et Surveillez pour vous assurer que les factures sont payées en temps utile.
termes spécifiques (c'est-à-dire livraison). Conséquences potentielles si la responsabilité n'existe pas :
Achats non autorisés, inutiles ou frauduleux
Étape 5 : Bon de commande – Lebon de commandeest utilisé le contrat formel Travail non autorisé effectué par des fournisseurs
achetait le produit. Le bon de commande décrit le prix, Perte de remises fournisseurs en raison de paiements tardifs
spécifications et conditions générales du produit ou du service et Frais incorrects portés à un compte/fonds incorrect entraînant un
toute autre obligation supplémentaire. détournement de fonds
Conflit d'intérêt lors du paiement d'un employé de l'UCSD pour
Étape 6 : Livraison - Le transfert du bon de commande par e-mail, par courrier ou travail non autorisé à l'extérieur
fax (l'email est fortement recommandé).
Sécurité des actifs
Étape 7 : Accélération - Cette étape concerne la ponctualité du service ou Une fois que vous avez reçu vos biens achetés, sécurisez les matériaux dans
matériaux livrés. un endroit sûr. Pour vous assurer que vos ressources sont prises en compte,
Comptez périodiquement votre inventaire et comparez les résultats avec
Étape 8 : Réception et inspection – Une fois livré, la réception montants indiqués sur les dossiers de contrôle.
l'entreprise inspecte et, par la suite, accepte ou rejette le produit.
Le rejet est presque toujours dû à un produit endommagé. Meilleures pratiques :
Sécurisez les marchandises reçues dans une zone restreinte.
Étape 9 : Approbation et paiement de la facture - À ce stade, trois documents Restreindre l'accès à l'inventaire au personnel approprié.
doit correspondre lorsque le vendeur souhaite le paiement - la facture, la réception Verrouillez les marchandises et les matériaux, et fournissez la clé ou la combinaison à comme
document (joint au produit) et le bon de commande original. le moins de personnes possible.
Tenez des registres d'inventaire et calculez périodiquement le début et
Étape 10 : Tenue des registres - L'entreprise réceptrice (acheteuse) doit conserver montants d'inventaire final.
bons dossiers. Conséquences potentielles si vos actifs n'ont pas été sécurisés :
Vol de marchandises
Contrôles internes dans les achats Pénuries de stock
Coûts supplémentaires engagés pour le remplacement des biens
Séparation des tâches
Pour assurer une séparation appropriée des tâches, attribuez des achats liés Examen et rapprochement
Pratiquez l'examen en temps opportun des factures des fournisseurs, des bordereaux d'expédition, et
fonctions à différentes personnes. Avec une bonne séparation, aucune personne seule
commandes d'achat. Vérifiez l'exactitude des informations pour le paiement précédent,
la personne a un contrôle total sur toutes les activités d'achat. Département
les responsables et les employés n'ont aucune autorité directe, apparente ou implicite pour quantité correcte commandée et prix facturé. Grand livre mensuel
contrat avec des fournisseurs pour la livraison de biens et de services. la réconciliation vous permet de trouver des charges incorrectes et de valider
transactions financières appropriées.
Commandes d'achat / Amendements de contrat / Modifications :
Meilleures pratiques :
Seul le directeur des achats ou son représentant, en consultation avec le
le département d'origine est autorisé à modifier ou à amender de quelque manière que ce soit Vérifiez l'exactitude des factures des fournisseurs en comparant les charges à

ou former (prix, services supplémentaires, quantités, etc.) un achat existant commandes d'achat.
commande ou contrat dûment exécuté à un fournisseur. Vérifiez que les biens et services achetés ont été
reçu.
La meilleure pratique est d'avoir des personnes différentes : Effectuer des rapprochements mensuels des livres de comptes d'exploitation pour garantir

Approuver les achats précision et ponctualité des dépenses.

Conséquences potentielles si l'examen et la réconciliation ne sont pas effectués
Recevoir les matériaux commandés
Approuver les factures pour paiement exécuté
Examiner et réconcilier les dossiers financiers
Charges inapropiées à vos budgets de département
Effectuer des comptages d'inventaire
Refus résultant de coûts facturés à tort
Conséquences potentielles si les fonctions ne sont pas séparées : comptes/fonds
Paiements effectués pour des articles ou des services non fournis
Achats non autorisés ou inutiles effectués
Des charges inappropriées ont été imputées aux budgets des départements
Coûts excessifs encourus Types de transactions et comptes des états financiers
Biens achetés pour un usage personnel affecté
Comptabilité des Achats
Responsabilité, autorisation et approbation L'achat entraîne une augmentation des dépenses et une diminution des actifs de
Vous maintenez la responsabilité lorsque vous autorisez, examinez et approuvez l'entité, la dépense doit être débitée tandis que les actifs doivent être crédités. A
achats basés sur des accords signés, des termes de contrat et des achats L'achat peut être effectué en espèces ou à crédit.
commandes. Toutes les demandes d'achat doivent être autorisées, approuvées et
signé uniquement par des personnes agissant dans le cadre de cette autorité. Achat comptant
L'autorisation doit être clairement communiquée aux managers et Lorsqu'un achat en espèces est effectué, la double entrée suivante est enregistrée :

Fonction d'approvisionnement 2 Groupe I–IA401

 Composantes de la Fonction d'Achat
Débit Achats (État des résultats)
. Planification des achats - décider quoi acheter et auprès de
Trésorerie (État des résultats financiers quelle source.
Crédit
position) . Réquisition - processus internes pour demander un besoin de
L'achat est débité du compte pour l'augmentation des dépenses. être acquis.
L'argent est crédité au compte pour la diminution de la trésorerie de l'entité. . Approvisionnement – les processus visant à identifier, évaluer,
et engager des fournisseurs / vendeurs de biens et de services.
Achat à crédit . Traitement des commandes d'achat – pour s'engager formellement à
En cas d'achat à crédit, la double entrée suivante est enregistrée : organisation pour l'achat de transaction.
Débit Achats (Compte de résultat) . Réception des marchandises – réception des commandes qui sont passées avec
fournisseurs.
Crédit
À payer (État financier . Traitement des paiements – traitement des paiements pour des articles
position) biens achetés ou services contractés.
L'enregistrement en double est le même que dans le cas d'un achat en espèces, sauf que . Gestion des contrats - exécution des contrats/accords dans
l'entrée de crédit est faite dans le grand livre des créances plutôt que dans la caisse ligne avec des termes convenus.

grand livre. . Gestion de la performance des fournisseurs - un cadre pour

Lorsque le paiement est effectué, le solde des créances sera réduit à zéro. suivre et mesurer efficacement la performance des fournisseurs.
L'entrée double suivante est enregistrée :
Dû (État financier) Rapport d'audit d'approvisionnement - Communication des résultats
Débit
position)
Rapport d'Audit des Achats
Trésorerie (État des flux de trésorerie) Les résultats de l'audit des achats sont communiqués de manière formelle.
Crédit
position) en temps utile aux autorités compétentes dans un rapport.

Traitement comptable des réductions sur les achats Analyser le public :

. Qui devraient être les lecteurs les plus importants du rapport ?
Remise commerciale . Combien en savent-ils sur le sujet ?
Les remises commerciales sont généralement ignorées à des fins comptables en ce sens que . Comment prévoient-ils d'utiliser le rapport ?
ils sont omis des registres comptables. . Quel est leur niveau d'intérêt pour le rapport ?
Par conséquent, les achats, ainsi que les créances en cas de crédit . Comment sont-ils censés réagir au rapport ?
les achats sont enregistrés nets de tous les remises commerciales offertes.
Caractéristiques d'un bon rapport d'audit des achats :
Remise en argent . Précis
Les remises en espèces entraînent une réduction des coûts d'achat pendant la . Objectif
Cependant, tous les achats ne peuvent pas bénéficier de la remise en espèces. . Clair
Il est donc nécessaire d'enregistrer l'achat initial au brut. . Concise
montant (après déduction de tout rabais commercial) et par la suite . Constructif
réduction des achats du montant de la remise qui est effectivement . Complet
reçu. . Opportun
L'écriture comptable suivante est nécessaire pour enregistrer la remise en espèces :
Rapport d'audit des achats - Étapes
Débit Exigible (Bilan) . Documentez les conclusions dans un projet de rapport

. Distribuer le rapport final

Crédit Remise sur achat (Compte de résultat)
. Recommandations de suivi
Le crédit de la remise d'achat a pour effet de réduire les achats bruts . Démarrer le suivi
par le montant de la remise en espèces reçue. Par conséquent, les créances sont . Valider et fermer les actions prises
déduit pour réduire leur solde au montant qui devrait être payé . Réaliser une enquête sur l'efficacité de l'audit
pour eux, c'est-à-dire net de remise en espèces.

Composants significatifs du rapport d'audit des achats

Processus d'approvisionnement illustratif . Résumé Exécutif
. Portée, Objectifs Critiques & Approche de l'Audit
. Critères de classement des résultats
. Constatations et recommandations détaillées
. Annexes

Résumé Exécutif
Couvrez ce qui suit :
. Contexte de la mission
. Approche brève
. Résumé de haut niveau des résultats significatifs avec approprié
classement
. Recommandations

Champ, objectifs critiques et approche de l'audit

Un bon rapport d'audit des achats devrait communiquer les éléments suivants
détails
Une bonne couverture du périmètre
Cycle de vie des achats 2. Objectifs critiques du travail réalisé et ainsi vérifié :

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 l'organisation réalise de la valeur dans ses dépenses
il existe des contrôles adéquats pour atténuer la fraude dans les achats
risque
conformité aux réglementations applicables
3. Approche de l'audit communiquant les éléments suivants, entre autres :
Sources de données utilisées
Procédures effectuées, y compris l'analyse des dépenses
Tailles d'échantillons testées
Entretiens réalisés, etc.

Critères de classement pour les résultats

Un bon audit de la procurement devrait communiquer un
critères appropriés pour classer les résultats. Le
la classification devrait être basée sur la gravité perçue de
constatations sur les opérations des organisations si elles ne sont pas corrigées.

Catégorisation des résultats Évaluation de la priorité d'action

Risque Nature du problème
Mesures correctives immédiates à débuter
Élevé Problème significatif
dans un mois.
Nécessaire. Action corrective à entreprendre
Problème signalable modéré
dans les trois mois.
Recommandé. Action corrective à
Observation faible être considéré pour mise en œuvre
dans six à douze mois.

Critères de classement exemple

Conclusions et recommandations détaillées

Cette section du rapport d'audit communique la nature et la gravité
du rapport d'audit. Il contient également les recommandations de l'auditeur et
parfois, les réponses de la direction aux constatations d'audit.

Annexes
Cette section du rapport d'audit communiquera toute information supplémentaire
informations que l'auditeur estime approprié de porter à
attention des lecteurs.

Faiblesses et lacunes courantes de l'approvisionnement

fonction

Planification des achats

Manque de prise en compte de la viabilité financière du fournisseur dans
critères d'évaluation.
Échec de la demande d'informations adéquates dans la demande de
Proposition (RFP) ou échec de laisser la place à d'autres demandes.
Le défaut de détailler de manière adéquate le processus d'évaluation et
exigences continues pour le fournisseur dans le contrat RFP
Non-respect du processus de probité.
Le manque de contrôles inefficaces qui augmente la probabilité
d'échec de projet ou d'inefficacités

Sélection des fournisseurs et contractualisation (évaluation des offres)

Ne pas comprendre les complexités du fournisseur et comment
interpréter les informations sur l'entreprise du fournisseur.
Impossible de tirer des conclusions sur les profils de risque de la
fournisseur.

Exécution du contrat et suivi des fournisseurs (période d'approvisionnement

Incapacité à déterminer si le fournisseur reste financièrement solvable
livrer selon l'accord.
Ne pas avoir de visibilité sur des événements significatifs avec le
fournisseur qui peut affecter soit l'approvisionnement soit la fourniture
relation.

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