Procédures d’approvisionnement : les supports de gestion

Parmi les stratégies de mise en œuvre de la politique de sante figure en bonne

santé place l’approvisionnement en médicaments essentiels.
Définition d’un médicament essentiel : ce sont des produits indispensables les
plus efficaces pour assurer les soins de santé de base à titre préventif et curatif.
Le schéma directeur d’approvisionnement et de distribution des médicaments
essentiels:
Le système national d’approvisionnent et de distribution des médicaments
dans les fournisseurs national: la pharmacie populaire du Mali (PPM).
De cette PPM, les médicaments sont distribués aux dépôts répartiteurs de
cercle ( DRC), puis au dépôt de vente (DV).
1 – le fournisseur national : PPM :
La PPM est désignée par l’ Etat malien a travers le 3e contrat plan pour l’
approvisionnement en médicaments essentiels des établissements publics
( centres de santé) et parapublics( communautaires).
Dans le cadre de l’accessibilité géographique, la PPM utilise un réseau de
distribution constitue de magasins régionaux. Ces derniers approvisionnements
les DRC de leur ressort administratif.
Les grossistes prives sont charges d’approvisionner en médicaments essentiels
a travers les officines privées.
2- les dépôts répartiteurs de cercle : ( DRC)
Ils fonctionnent dans les centres de santé de référence ( CS Réf) de l’ intérieur
et des communes du districts de Bamako.
Ils approvisionnent les DV des établissements de santé publics et des CSCOM.
Ils ne vendent pas de médicaments aux patients.
Pour assurer le recouvrement des couts des médicaments, ils appliquent un
coefficient de vente (fixe par plus souvent au niveau national) sur le prix
d’achat de la PPM. Le prix de vente ainsi obtenu doit suffire pour permettre le
recouvrement des couts.
Les populations à travers le comite de gestion sont impliqués dans le contrôle
de la gestion des ressources financières et matérielles du dépôt.
Sur le plan technique, les activités de ses dépôts font l’objet d’un suivi à la fois
par l’équipe du centre de santé de référence et par la région à travers la
supervision.
3- les dépôts de vente : DV:
Ce sont des dépôts qui cèdent les médicaments directement aux patients dans
les établissements publics et communautaires.
Les prix de cession sont obtenus par l’application d’un coefficient de vente au
prix d’achat pratique par les DRC de leur ressort. Ce prix de vente doit être
suffisant pour recouvrir le cout. Ces dépôts sont également gérés par la
population à travers les comités de gestion.
II- Les procédures d’approvisionnement :
1- les objectifs de contrôle interne :
Le système de contrôle sur l’approvisionnent en ME par les DRC et les DV vise
les fournitures de ces produits sous les conditions les plus favorable et ce dans
le meilleur intérêt des populations eu égard aux formes et règlement sanitaires
en vigueur. A travers les procédures, l’approvisionnement en médicaments, il
s’agit de s’assurer que :
Les séparations de fonctions de fonction sont suffisantes pour éviter tout cumul
de taches incompatibles préjudiciables au patrimoine de dépôt ;
Toutes les commandes de médicaments de médicaments sont autorisées par
les personnes habilitées et ses commandes sont engagés auprès du fournisseur
offrant les meilleures conditions dans le respect de la liste des ME et des
normes de prescriptions ;
Les médicaments reçus sont conformes aux commandes quant à leur quantité
et leur prix et qu’ils sont enregistrés sans délais.
2- les supports de gestion des médicaments et du processus :
L’ordonnance:
C’est un document qui permet l’utilisation des médicaments prescrits. Elle
comporte deux volets dont :
L’un est remis au patient
L’autre reste au dépôt : il doit être conserve et classe par ordre numérotation.
Il a pour but de faire la situation journalière des produits sortis et des recettes
du dépôt.
Le livre journal de vente des médicaments pour le DRC: c’est le support de base
du DRC dans lequel sont enregistrés tous les bons de livraison fait au dépôt de
vente. Ce document permet également de faire l’état des recettes.
Les bons (bordereau) de livraison : lors de l’arrivée d’une commande, il est
nécessaire de remplir un formulaire permettant de faire le point sur ce qui
rentre en stock. Ce document s’appelle bordereau de livraison. Ils
accompagnent les produits constituant ainsi les traces de livraison. Il permet de
mettre à jour les fiches de stock et sera la preuve tangible de la mise en stock
des médicaments commandés. De plus, il permettra de comparer ce qui a été
commandé et réellement acheté et livré dans le dépôt.
Le bon de commande : il permet l’enregistrement des besoins de médicaments
des dépôts.
Le bon est rédigé par le gérant et vise par le responsable de l’établissement de
santé. Les bons de commande des dépôts répartiteurs sont adressés au
magasin régional de la PPM (fournisseur national) et à tout autre fournisseur
agrée en cas de rupture de stock à la PPM. Les bons de commande des dépôts
périphériques sont adressés aux dépôts répartiteurs de centre.
Les fiches de stock : ceux sont des supports qui donnent la situation des
entrées et des sorties de médicaments accompagnés de la justification
(situation de stock). C’est l’élément clé de la gestion des médicaments. A partir
du livre – journal des médicaments les fiches de stock du DRC sont
régulièrement mise ajour. Aucune sortie ni entrée ne doit être oublié. Toute
anomalie de mise à jour entraine des erreurs de comptabilité et peut être à l’
origine de rupture de stock ou de perte en cas de sur stockage.
Le bon est rédigé par le gérant et vise par le responsable de l’établissement de
santé. Les bons de commande des dépôts répartiteurs sont adressés au
magasin régional de la PPM (fournisseur national) et à tout autre fournisseur
agrée en cas de rupture de stock à la PPM. Les bons de commande des dépôts
périphériques sont adressés aux dépôts répartiteurs de centre.
Les fiches de stock : ceux sont des supports qui donnent la situation des
entrées et des sorties de médicaments accompagnés de la justification
(situation de stock). C’est l’élément clé de la gestion des médicaments. A partir
du livre – journal des médicaments les fiches de stock du DRC sont
régulièrement mise ajour. Aucune sortie ni entrée ne doit être oublié. Toute
anomalie de mise à jour entraine des erreurs de comptabilité et peut être à l’
origine de rupture de stock ou de perte en cas de sur stockage. (salaire de
personnel, facture d’achat de supports de fonctionnement ou de petites
fournitures, frais d’entretien, achat de médicaments…).
Le livre de banque: en principe toutes les recettes sont encaissées et versées
sur un compte bancaire. Le livre de bande permet le suivi des opérations sur le
compte. Les versements et les retraits sont enregistrés dans le livre de banque,
ainsi que les frais de tenue de compte et les frais d’achats par chèques.
La carte d’approvisionnement : cette carte est exigible de tous les dépôts
acheteurs de médicaments quelques soit sa place dans le circuit de
distribution. Elle est valide pour trois ans à partir de la date de signature par le
directeur régional de la sante.
Ses objectifs sont:
-nationaliser les niveaux d’approvisionnement ;
Normaliser les structures ayant droit d’acheter et de vendre les médicaments
dans le cadre du paquet minimum d’activité( PMA)
Suivre la bonne application du schéma directeur d’approvisionnement en
médicament essentiels, éviter autant que faire ce peut la fuite vers le marché
informel. En d’autres mots, la carte d’approvisionnement est la carte d’identité
du dépôt.

Gestion des stocks de médicaments

I-Notion de stock
Le stock est une quantité variable d’un produit augmente par les entrées,
diminue par les sorties. Les entrées peuvent être des achats ou des fabrications
et les sorties des ventes ou des livraisons.
Le stock est l’ensemble des biens qui interviennent dans le cycle d’exploitation
de l’entreprise pour être vendus (marchandises, produits finis) ou consommes
(matières et fournitures).
II. Les opérations de stockage:
Réception de nouveaux articles
Enregistrement
Contrôle de la qualité et de la quantité des stocks de matériels
Mise à jour des registres et fiches de stock
Stocker le matériel dans le dépôt principal ou réserve puis après sortir pour les
lieux d’utilisation.
Définition des concepts
1. Stock maximum:
C’est la quantité de produits que doit contenir le dépôt après réception d’une
nouvelle commande. C’est le niveau de stock a ne pas dépasser en raison des
aires de stockage insuffisantes, des risques d’invendus et de couts de stockage.
2. Le stock minimum
3. Le stock moyen:
C’est la quantité moyenne de produits consommée entre le stock minimum et
le stock maximum.
Stock moyen: (Stock max + Stock min)/2
4. Stock de sécurité:
C’est le niveau de stock nécessaire pour faire face à une interruption imprévue
de l’approvisionnement et ou augmentation subite de la consommation durant
la période de réapprovisionnement.
Il est encore appelé stock de garantie ou stock tampon ou stock de protection.
Le temps correspondant à la consommation du stock de sécurité est appelle
marge de sécurité.
Dans le modèle sans aléas, on peut dire que le point de commande et égal à la
consommation pendant le délai.
En réalité le niveau de commande tient compte de stock de sécurité pour les
raisons suivantes;
-la consommation durant le délai peut être plus importante, même si le délai
reste constant,
-le délai peut varier tandis que la consommation reste constante,
-les deux peuvent varier en même temps.
Le but de la constitution d’un stock de sécurité correspond donc au besoin de
se prémunir contre ces aléas.
Ce stock doit être le produit d’un compromis acceptable entre le cout de
stockage supplémentaire et la protection contre éventuelles ruptures.
5. Stock d’alerte: c’est le niveau de stock à partir duquel il est nécessaire de
déclencher une commande pour éviter une rupture
Sa= (marge de sécurité + temps de livraison) X consommation du jour
Stock d’ alerte = stock critique=stock d’ alerte
6. Le stock tournant ou actif
C’est le stock qui évolue entre un maximum pendant la livraison et un
minimum correspondant au stock de protection (sécurité).
7. Stock mort:
C’est le stock d’un article dont les flux d’entrées et de sorties sont nuls.
III. Les principes de gestion des médicaments au milieu communautaire:
Les quatre principes de la gestion des médicaments et leur mise en œuvre:
-le principe de maintien du capital
-le principe de la séparation des circuits des recettes générées par la tarification
des actes et de recettes générées par la vente des médicaments
-le principe de transparence des comptes
- le principe de la participation des communautés a la gestion des centres de
sante
Principe N° 1
Le principe du maintien du capital
Le capital d’un dépôt correspond fondamentalement à son patrimoine.
Le capital du dépôt de médicament est égal à la somme de la valeur monétaire
de ses biens et créances (médicaments en stock, les supports de gestion;
l’argent dans la caisse et ou le compte bancaire ou d’épargne ou sont versées
les recettes des ventes de médicaments du dépôt, les créances à encaisser)
diminuer les dettes à payer.
Ce capital est la vie du dépôt. Il ne peut être diminué qu’en cas de dilapidation
des fonds.
L’application du coefficient de vente permet de couvrir suffisamment le cout de
recouvrement.
Si le capital diminue, on se retrouvera un jour avec une caisse sans argent et un
dépôt sans médicaments.
Dans tous le cas la somme des dépenses doit être toujours inferieures aux
bénéfices bruts
Principe N°2
Le principe de la séparation des circuits de l’argent généré par la tarification
des actes et de l’argent généré par la vente des médicaments :
L’activité vente de médicaments e l’activité prestation de services sont toujours
distinctes. De même, leurs charges et leurs recettes doivent être
obligatoirement distinctes.
Les recettes et les dépenses génères par la vente des médicaments du dépôt
doivent être consignes dans des livres de comptes distinctes.
Les livres de comptes dépôts doivent être distincts de ceux où l’on consigne les
recettes et les dépenses générées par le payement des actes.
La non séparation de ces deux caisses conduira probablement à une mauvaise
répartition des charges de chaque activité et c’est finalement une activité qui
prendra les couts de l’autre.
Ainsi, si vous fusionner l’argent généré par la tarification des actes et celui
généré par la vente des médicaments, vous ne saurez plus ou vous en êtes et
vos bénéfices bruts ne seront plus identifies
Principe N°3
Le principe de transparence des comptes:
Tout ce qui entrera et sortira du dépôt de vente de médicament , que ce soit en
médicament ou en argent devra être consigne immédiatement et exactement.
Les supports sur lesquels seront consignes ces entrées e sorties devront être
conservées pour être consultes à tout moment, par tout représentant du
comite de gestion ou tout responsable sanitaire.
Ils devront également être accessibles aux membres de l’équipe socio sanitaire
de cercle et à l’équipe régionale au moment des supervisions.
Principe N°4
Le principe de la participation de la population a la gestion des dépôts:
Le fonctionnement du dépôt de médicaments au niveau du CSCom fait l’objet
d’une cogestion des populations à travers son comite de gestion. Au niveau du
Cscom, il est sous responsabilité administrative de l’ASACO et sous la
responsabilité technique du personnel, lequel doit toujours requérir l’aval de
l’ASACO pour une prise de décision importante.
La population doit recruter le personnel du dépôt, réfléchir sur les modalités
d’acheminement les produits , informer et sensibiliser la population.
Le médecin chef est responsable de la gestion des caisses. Il a sous sa
responsabilité les gérants du DRC et DV.
Remarque:
Ces principes ne sont pas des principes universels de gestion mais des principes
conçus et appliques par la politique nationale du mali en matière de gestion
des médicaments dans le milieu communautaire.
Ces quatre principes ne sont pas applicables dans la gestion des dépôts publics
de médicaments ( Hôpitaux et PPM)