Optimisation des Processus d'Archives
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Définition.
Un processus est un ensemble d'activités planifiées impliquant la participation de
un nombre de personnes et de ressources matérielles coordonnées pour atteindre un objectif
préalablement identifié. On étudie la manière dont le Service conçoit, gère et
améliore ses processus (actions) pour soutenir sa politique et sa stratégie et pour satisfaire
pleinement à ses clients et d'autres groupes d'intérêt.
Sous-critère 1. Identification des processus clés
Les processus clés sont ceux qui produisent des biens ou des services destinés aux clients internes.
et externes de l'institution. Nous considérons que dans un modèle de qualité totale, ce sont les
principales.
La carte des processus a commencé à être conçue avant la création du Service (Preuve
nº 39). Pour son élaboration, l'Archive Général a d'abord compté sur le
conseil du chef du service d'évaluation et ensuite, une fois créé le
Le service a été convenu par son Groupe de Qualité, composé du personnel qui dans
ce moment faisait partie des archives. Actuellement, le Groupe de Qualité de
Le service participe à toutes les propositions d'amélioration qui sont faites dans les différents
processus et sous-processus.
Le Mapa de procesos défini par le Service d'Archives Générales est celui qui est joint à
fin de ce document.
En ce qui concerne la méthodologie utilisée, les expériences d'Albert ont été prises en compte.
Rouge1en relation avec l'évaluation de la qualité dans la Gestion Documentaire.
La plupart des processus clés sont documentés (Preuve n° 82), ce qui
incluent : objectifs, considérations générales, procédure à suivre, responsabilité
du processus, évolution, forces, faiblesses et proposition d'amélioration (POINT
FORT). Cependant, nous considérons que pour la cristallisation des processus de
il est préférable de transférer toutes les informations de chaque processus à
une fiche pour une meilleure visibilité des utilisateurs internes et externes et du personnel
du Service.(POINT FAIBLE) La fiche aura le format suivant :
-En-tête : représentation graphique du processus décrit, dans le groupe de processus qui
affectent la section.
-Objectif : Décrire de manière concise la finalité du processus.
-Propriétaire : La personne ou les personnes responsables des processus.
-Champ: dans lequel seront affichés l'entrée et la sortie des processus.
-Procédure : démarches ou étapes à suivre dans le processus
-Indicateurs : caractéristique ou trait quantifiable.
1
ROIG, Albert, "L'évaluation de la qualité dans la Gestion Documentaire", Lligall. Revue catalane
d’arxivistique, Barcelone, 1998, n° 12 pp. 219-229.
Le service favorise la participation et l'implication du personnel tant interne que
externe dans l'identification des processus clés, à travers les cours de formation
sur les techniques de gestion des fichiers (Preuve n° 65) destinées à toutes les unités
productrices de documents et au personnel qui rejoint le Service de
Fichier.(POINT FORT)
Le personnel qui arrive nouvellement aux archives reçoit des sessions de formation sur ce qui est
les activités qu'il doit réaliser et quels sont les procédés à suivre, ainsi que
informations sur toutes les actions ou étapes qui seront réalisées, visant à créer une valeur
ajout ou entrée. Ce sont des entrées : les documents qui arrivent dans le fichier, les besoins
de consultations internes et externes des dossiers clôturés, le besoin de
respect des dispositions légales, à n'importe quelle étape de la procédure des
affaires.
L'objectif est d'obtenir un résultat (sortie) qui satisfasse pleinement le client, comme
conséquence des activités réalisées. Dans notre cas, les sorties sont : les
documents ou dossiers actifs ou semi-actifs, selon ce que stipulent les dispositions
légales, dûment traitées et accessibles, les réponses aux demandes de
informations contenues dans les documents, les transferts, etc. (Évidences nº
21,22,42,44,51.
Sous-critère 2. Suivi et contrôle des processus
Le Service des Archives Générales, depuis sa création, effectue un suivi et un contrôle
périodique de ces processus et procédures (Preuve n° 61) qu'il a déjà en place
en marche par le biais de la collecte de données liées aux activités de chacun
des processus.
Ce sont des données statistiques quantifiables, qui nous fournissent des informations pour mener à
Nous avons terminé une étude comparative par rapport aux années précédentes qui nous aide à mesurer le
degré d'efficacité et d'efficience de ces processus et procédures : Degré de
implantation du système de gestion documentaire, degré d'implantation des applications
informatiques, volume total de fichier en mètres linéaires, augmentation annuelle du
volume d'occupation et de création tant dans les Archives de gestion ou de bureau que
dans le fichier général, nombre de dossiers décrits de manière normalisée, nombre
de dossiers prêtés ou consultés, nombre de demandes traitées, temps moyen
de réponse aux demandes d'information, nombre de dossiers localisés, nº de
dossiers non localisés, plaintes et réclamations reçues, degré de satisfaction de
les clients, etc.(POINT FORT)(Évidences n ° 22,42,44,48-51, ).
La fréquence de révision de ces indicateurs est annuelle. Au début de l'évaluation
Un sondage de satisfaction de nos utilisateurs est en cours dans le cadre du Service.
À partir de maintenant, il est prévu d'établir des mécanismes de suivi, de contrôle et d'analyse.
des processus et faire des propositions d'amélioration. Pour cela, nous considérons qu'il est très important
importance de l'opinion des clients (internes pour l'instant) et, au fur et à mesure que nous allons
en développant certains processus, il faudra également tenir compte de l'avis des
futurs clients externes.
On observe que certains des processus (transfert, installation, description et
l'accès : consultation, prêt, récupération) s'est sensiblement amélioré depuis le
création du service, car les données statistiques mentionnées ci-dessus le confirment. Cela
c'est également dû aux processus stratégiques chargés de générer les directives
nécessaires aux processus clés dont dispose l'Archive Générale : le
Règlement, Instructions de caractère technique et Manuel de Gestion et d'Archives
(Evidences n° 21,44).
Le Mapa des processus recueille également les processus de support qui sont chargés de
générer des ressources dans le but de soutenir les processus clés, afin que ceux-ci
puissent réaliser leurs activités. Au moment de les élaborer, la participation de
autres services
- Enquête initiale auprès des unités productrices de documents (Preuve n° 47) : c'est
fondamental pour le processus d'identification initiale des séries et dossiers, recueillir
information sur l'institution, recueillir des informations sur les documents
(organigramme du service, attributions exclusives et partagées, identification de
séries qui génèrent et qui reçoivent, support, volume de documentation, besoins des
unités productrices en matière documentaire et d'information.
Tableau de classement.
-Tableaux d'identification et d'évaluation.
-Ressources matérielles.
Ressources humaines.
-Ressources d'information.
Cependant, si nous exceptons le premier processus, l'enquête initiale, nous considérons que la
l'efficacité et l'efficience des processus clés s'amélioreraient considérablement, si nous disposions de
des processus de soutien appropriés (POINT FAIBLE).
Sous-critère 3. Développement de nouveaux services
Pour la modification des processus, nous devrons d'abord analyser les résultats.
obtenus, pour ce faire nous pensons qu'il est important d'avoir l'avis de nos
clients actuels. Pendant la phase d'auto-évaluation, une enquête est en cours.
de satisfaction de nos clients (Preuve n° 75), que nous considérons approprié
réaliser à partir de maintenant de manière périodique. Ainsi, nous obtiendrons des données mises à jour pour
pouvoir évaluer les processus actuels et voir la possibilité d'établir un autre processus
nouvelle demande par les utilisateurs.
Le Service des Archives Générales tire parti des expériences d'autres Services de
Fichier (Preuve n° 66) pour anticiper les opportunités et les produits et services dans
relation avec les besoins et attentes possibles des clients. (POINT FORT)
Ces expériences contribuent à l'amélioration de certains processus et à la mise en œuvre
marche du développement de ses valeurs (Évidence n° 38, 45) :
• Orientation au client, Le système de gestion de la documentation dans les Archives
L'objectif général est de faciliter aux utilisateurs internes le traitement
archivistique de la documentation administrative dans tout son cycle de vie.
• Orientation à la formation et à l'auto-apprentissage, elle se réalise à travers
cours de formation du personnel.
• Capacité de travail en équipe, indispensable pour les services qui
demandent des solutions dans les processus (exemple Service des Affaires
Économiques, Gestion Académique, Attention et Aide à l'Étudiant.
• Orientation vers l'innovation et l'amélioration continue, (Service des affaires
Économiques : attribution des signatures dès le moment où cela commence
expedient.
Dans notre service, une expérience pilote est en cours décrivant
une série documentaire de forme normalisée utilisant un support informatique (Evidencia
nº 99).
Sous-critère 4. Audits et évaluation des systèmes de gestion
Depuis fin 2006, le Service des Archives est en cours de mise en œuvre de
système de gestion de la qualité basé sur le modèle EFQM, car nous considérons que la
la gestion de la qualité crée une orientation dans le fonctionnement du service qui
impulsera son amélioration et consolidera son progrès. Pour cela, nous pensons qu'il serait souhaitable
fixer une procédure d'évaluation des systèmes utilisés dans la gestion de notre
service. Actuellement, nous n'en disposons pas. (POINT FAIBLE)
Depuis que nous avons commencé l'autoévaluation, il est apparu nécessaire d'améliorer certains aspects.
processus. Toutes les améliorations proposées sont en cours d'exécution avec les ressources
matériaux, humains et d'informations disponibles (Évidences n° 37,83,84,99)