Procédures Administratives de Bureau
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INTRODUCTION AUX PROCÉDURES ADMINISTRATIVES DE BUREAU &
GESTION
APERÇU :
Les procédures administratives sont un ensemble de règles formelles objectives édictées par un privé ou
organisation gouvernementale qui gouverne la prise de décision en matière de gestion. Ils aident à établir
le
légitimité de l'action de gestion en veillant à ce que les décisions de gestion soient objectives, équitables,
et
cohérent.
Les procédures administratives de bureau et la gestion sont une application sur la façon de développer
techniques de gestion du temps, démontrer des compétences en communication et identifier les compétences de base de
un professionnel administratif. Cela couvre les traits de personnalité, les habitudes de travail, les attitudes, les valeurs,
compétences en communication, compétences en relations humaines, ainsi que l'éthique des affaires qui les préparent
pour répondre aux besoins du bureau contemporain.
RESULTATS D'APPRENTISSAGE
Après avoir réussi ce module, vous devriez être capable :
A. Identifiez la différence entre les procédures de bureau administratives et la gestion.
B. Décrire les administrateurs de bureau
C. Expliquer les attentes de l'employeur
D. Identifier les responsabilités de l'employeur et de l'employé
MATÉRIAUX DE COURS
LES PROCÉDURES ADMINISTRATIVES sont importantes car elles fournissent un ensemble de règles objectives
par lequel une organisation est gouvernée.
DÉFINITION DE LA GESTION DU BUREAU ADMINISTRATIF
La gestion du bureau administratif est la manière de traiter les affaires au bureau.
manière efficace. Gérer l'entreprise en effectuant des tâches administratives est une forme de bureau
gestion
FONCTIONS DE GESTION DE BUREAU ADMINISTRATIF
a. Organiser le bureau,
b. Mettre en place des routines et des systèmes de bureau,
c. Conception et contrôle des formulaires, Approvisionnement
d. Fourniture de papeterie, Sélection
e. Achat d'appareils et d'équipements de bureau.
TÂCHES ET RESPONSABILITÉS ADMINISTRATIVES.
Un administrateur fournit un soutien de bureau et administratif à une équipe ou à un individu.
Ce rôle est essentiel au bon fonctionnement d'une entreprise.
Les tâches peuvent inclure : répondre aux appels téléphoniques, accueillir et orienter les visiteurs, traiter des documents.
traitement, création de tableaux et de présentations, remplissage
Compétences administratives de base ?
Le but de cet article a été de montrer que l'administration efficace dépend de
trois compétences personnelles de base, qui ont été appelées techniques, humaines et conceptuelles.
a. Compétence technique - Les compétences techniques sont les capacités et le savoir-faire nécessaires pour fonctionner
logiciels spécialisés, outils ou équipements. La compétence technique est généralement liée au domaine mécanique,
technologie de l'information, ingénierie ou domaines scientifiques. Les compétences techniques typiques sont pratiques
et exigent une formation approfondie.
Quelques exemples spécifiques de compétences techniques peuvent inclure : les langages de programmation,
Common operating systems. Software proficiency,Technical writing, Project management
Analyse des données.
b. Les compétences humaines sont les compétences que nous utilisons pour interagir les uns avec les autres. Quelqu'un
celui qui possède de fortes compétences humaines est probablement très habile dans les médias sociaux pour les affaires
objectifs. Une personne ayant de fortes compétences humaines engage facilement l'audience, les potentiels
client ou client actuel. Ils sont capables de se connecter avec des personnes et ces personnes se sentent
comme s'ils connaissaient personnellement l'individu. Exemple de compétences interpersonnelles :
fiabilité, adaptabilité, motivation, résolution de problèmes et compétences analytiques.
c. Les compétences conceptuelles sont des capacités qui permettent à un individu de comprendre des concepts complexes
situations pour développer des solutions créatives et réussies. En d'autres termes, c'est un talent naturel
qui aborde des scénarios difficiles avec une approche innovante.
Comment développer des compétences conceptuelles
a. Observation
b. Identifier les problèmes au sein de l'organisation et les traiter comme des études de cas.
c. Assister à des séminaires / formations sur la gestion des affaires et établir des contacts avec des personnes de l'intérieur
et en dehors de l'industrie.
d. Lisez sur les entreprises prospères / les nouvelles technologies et processus et comment ils vont
affecter
entreprise future
e. Discutez des idées avec les gens.
f. Trouver un mentor –
g. Des outils simples tels que des dessins, des organigrammes, des cartes mentales, etc. guident la réflexion et aident à
pensée conceptuelle.
h. Faites du bénévolat pour des missions interfonctionnelles ou des rotations de poste pour obtenir une exposition à différents
fonctions au sein d'une organisation
LES PROFESSIONNELS ADMINISTRATIFS DÉFINISSENT
Les professionnels administratifs en tant qu'individus sont responsables des tâches administratives.
tâches
et la coordination des informations en soutien à un environnement de bureau et qui sont
dédié
pour favoriser leur croissance personnelle et professionnelle dans leur profession choisie.
Ils effectuent des travaux qui comprennent : rédiger une correspondance commerciale, développer et maintenir
papier, systèmes de dépôt électroniques, gestion de projets individuels, réalisation de recherches en ligne
et
hors ligne, création et maintenance de bases de données, planification pour les managers et les dirigeants,
maintenir
calendrier.
ADMINISTRATEURS DE BUREAU
Le travail d'un administrateur de bureau est vital pour une organisation en raison des tâches et
responsabilités qui leur sont confiées. Une formation spécialisée et la bonne attitude sont requises pour eux afin de
faire face à une main-d'œuvre diversifiée et travailler efficacement et de manière efficiente.
ATTENTES DE L'EMPLOYEUR.
L'employeur a engagé un employé avec l'attente qu'il possède un ensemble de qualités, d'attributs,
et les compétences qui peuvent contribuer au succès de l'organisation. Les compétences techniques requises
cela dépend du poste, cependant les qualités personnelles et professionnelles peuvent également être
similaire pour tous les employeurs. Comme : Ouverture d'esprit, Flexibilité, Engagement, Fiabilité et
Responsabilité et proactivité.
.
LES RESPONSABILITÉS DE L'EMPLOYEUR.
L'employeur a la responsabilité envers son employé une fois qu'il a été embauché. Ce sont les principales
unes :
1. Une description de poste préparée est déjà élaborée et adaptée au poste et à l'employé. Le
La vision, les objectifs et les buts de l'entreprise doivent être expliqués clairement aux nouveaux
employé
2. Les employeurs doivent s'assurer que l'employé dispose d'un endroit confortable pour travailler.
3. Les employeurs doivent payer leur employé selon le salaire et les avantages sur lesquels ils se sont accordés.
y compris d'autres avantages monétaires tels que les congés de vacances, les jours fériés et d'autres obligations
congés payés.
4. Une condition de travail sûre doit être prise en charge par l'employeur. Une inspection de la
Le travail sur le lieu de travail devrait être effectué chaque année.
5. L'employeur doit donner à l'employé un avis écrit de préoccupation concernant son emploi.
L'employeur doit traiter son employé avec respect.
LES RESPONSABILITÉS DES EMPLOYÉS
La responsabilité fonctionne dans les deux sens, un employé a également une responsabilité envers son
employeur.
Voici les principales responsabilités des employés :
1. Obéissance. Obéir aux règles et politiques de l'entreprise;
2. Traiter honnêtement avec l'employeur, ne pas mentir ni voler l'employeur.
3. Travailler avec soin et compétence raisonnables au poste assigné pendant le temps requis.
autres mots, donnant la pleine valeur du temps pour lequel l'employé est payé.
4. Ne pas divulguer d'informations confidentielles de l'employeur à d'autres.
5. Ne pas divulguer tout conflit d'intérêts possible, tel que travailler pour un concurrent ou
une relation qui pourrait compromettre l'employeur.
6. Prendre soin de la propriété, de l'équipement et des installations de l'employeur.
7. Être fidèle
UN BUREAU est généralement une pièce ou un autre espace où du travail administratif est effectué, mais peut aussi
dénote une position au sein d'une organisation avec des responsabilités spécifiques, comme celle de président,
gestionnaire
superviseur, secrétaire et le personnel.