WORKFLOW
Table des matières
Introduction...............................................................................................................................2
I- Composants et Architectures d’un WF...........................................................................3
a) Composants....................................................................................................................3
b) Architecture....................................................................................................................4
II- TYPES DE WORFLOW...............................................................................................5
III- METHODES ET LANGAGES DE MODELISATION D’UN WORKFLOW........6
A- Méthodes.....................................................................................................................6
B- Langages de modélisation d’un Workflow...............................................................7
IV- Principes de WF.............................................................................................................7
V- Projet de WF (phase/démarche)...................................................................................7
a) L'ETAPE 1 : LE CONTEXTE EST-IL FAVORABLE ? PRAGMATISME DE
RIGUEUR !.............................................................................................................................7
b) L'ETAPE 2 : LE CHOIX DU BON OUTIL DEMARCHE PRECONISEE...................7
VI- A quel moment/pourquoi proposer cette technologie.................................................8
CONCLUSION...........................................................................................................................9
Définitions des sigles...............................................................................................................10
Sous la supervision de madame NGO NDOUM enseignante à L’IAI-CAMEROUN
WORKFLOW
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Introduction
Un Groupware ou collecticiels est une méthode, techniques et outils permettant aux individus
de travailler ensemble en facilitant la communication, la collaboration et /ou la coordination.
De ce fait nous nous attarderons sur le processus Workflow, qui est une série d’étapes liées au
traitement des données. De plus le Workflow est la modélisation des processus métiers et la
gestion des processus métiers. Dans sa définition la plus simple, le flux de travail est la
modélisation des tâches à accomplir et des différents acteurs impliqués dans la réalisation
d’un processus métier ou processus opérationnel. Cependant, les flux de travaux se
concentrent spécifiquement sur les données et souvent pilotés par des documents et des
rapports. En outre, contrairement au processus, les flux de travaux peuvent ne pas être
répétables, les flux de travaux peuvent être entièrement humain, principalement pilotés par
des systèmes ou quelque part entre les deux. Chaque fois que les données transitent entre les
deux entités, il s’agit probablement d’un flux de travail. Le workflow se voit donc comme un
processus qui consiste à fournir à chacun des acteurs des informations nécessaires, les modes
de validations, les processus, les délais et même les règles métiers.
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I- Composants et Architectures d’un WF
a) Composants
Composants d’un Système de Gestion de Workflow (SGWf/WfMS) :
Outil de définition
Génère Référence
Peut référer
Définition processus
Interprétée par
Donnée de
l’organisation Maintien
Donnée de
modèle de rôle t
Moteur contrôle Invoque
d’execution Applications(s)
Utilise
Peut référer Manipule
Données Update
Corbeille de bon de pertinentes
travail
Service
Données
d’exécution
Interagit avec d’applications
Gestionnaire de bons de
travail
Administration
& Contrôle
Interface d’utilisateur Invoque Applications(s)
(Superviseur)
Composants logiciels
Donnée contrôle
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Donnée externes
Plusieurs composants sont présents dans la conception d’un Workflow, nous pouvons citer :
Les acteurs et rôles : toutes personnes intervenantes dans la validation d’un document
dans un Workflow sont considérées comme des acteurs
Opération : traitement des données
Règles : procédures programmées d'enchaînements des traitements de données
Circulation : position des étapes physiques ou logiques dans les transferts
interopérations
Information : données nécessaires à l'exécution d'une opération
b) Architecture
Architecture de référence d’un SGWf proposé par la WfMC (Workflow Management
Coalition) :
Outils de définition de
processus
Interface 1
Interface 5
Interface 4
Outils de API et format d’echange Autres services
supervision et
d’exécution
d’audit
Service d’exécution de
procédés Moteur de
Moteur de processus
processus
Interface 2 Interface 3
Applications clientes
Applications invoquées
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Ces éléments sont liés au service d'exécution de Workflow via l'incorporation d'interfaces, qui
sont assurées par une série d'appels à des API (Workflow Application Programming Interface
WAPI). Nous décrivons dans les points qui suivent ces cinq interfaces.
Interface 1 : Outils de définition de procédures Les outils de définition de processus sont
utilisés pour spécifier et analyser les définitions des processus workflow et/ou les
classifications des ressources. La plupart des systèmes de gestion de workflow fournissent
trois outils de définition des processus : un outil avec une interface graphique pour définir les
processus workflow, un outil pour spécifier les classes de ressources (modèle d'organisation),
et un outil de simulation pour analyser un workflow spécifié.
Interface 2 : Applications clientes workflow L'utilisateur final communique avec le système
workflow via les applications clientes. Un exemple d'application cliente workflow est la liste
d'éléments de travail ou encore la corbeille. Via une telle corbeille les éléments de travail sont
offerts à l'utilisateur final. En sélectionnant un élément de travail, l'utilisateur peut exécuter
une tâche pour un cas spécifique.
Interface 3 : Applications invoquées L'interface 3 permet à un système workflow
l'invocation d'applications si nécessaire. Par exemple, dans le cas des applications manipulant
des données fortement typées, un composant externe, supplémentaire, est ajouté. Ce
composant, dit agent d'appli
Interface 4 : Autres services d'exécution de workflows Via l'interface 4, un système
workflow peut échanger des informations avec d'autres moteurs de workflow. Cette interface
assure par exemple les fonctions de manipulation des éléments de travail ou des listes
d'éléments de travail et de leur transmission entre deux systèmes workflow.
Interface 5 : Outils d'administration et de contrôle Les outils d'administration et de contrôle
sont utilisés pour surveiller et contrôler le workflow. Ces outils sont utilisés pour enregistrer
l'avancement des cas et pour détecter les exceptions. En outre, ces outils sont utilisés pour
définir les paramètres, allouer les ressources et gérer les anomalies.
II- TYPES DE WORFLOW
Nous retrouvons plusieurs types de Workflow, parmi lesquels :
Le Workflow de production, qui correspond à la gestion des processus de base de
l'entreprise. Les procédures supportent peu de changements dans le temps, et les transactions
sont répétitives (ex : contrats d'assurance, gestion de litiges, de réclamations clients, etc.),
Le Workflow Administratif, qui correspond à tout ce qui est routage de formulaires,
Le Workflow Ad-Hoc pour la gestion des procédures non déterminées, ou mouvantes,
Le Workflow Coopératif, gérant des procédures évoluant assez fréquemment, et liées à un
groupe de travail restreint dans l'entreprise.
Les workflows documentaires (rédaction, validation, traduction de documents),
Les workflows métiers, représentant un processus transverse à l'entreprise (concerne
plusieurs entités organisationnelles). Il s'agit le plus souvent de procédures rattachées à une
division opérationnelle de l'entreprise. Cette procédure peut être qualifiée de procédure
métier, processus métier, procédure opérationnelle ou Business Process. Cela désigne un
ensemble d'activités qui s'enchaînent de manière chronologique pour atteindre un objectif,
généralement délivrer un produit ou un service, dans le contexte d'une organisation de travail
(ex : une entreprise, administration, etc.).
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Les Workflow Organisationnels
Critères De production Administratif Ad-hoc Collaboratif
Capacité de Haute capacité Capacité de Facilite Capacité de
traitement de traitement traitement d'utilisation et changer
Temps de inferieure (10 à d'apprentissage dynamiquement
réponse rapide. 100 fois moins sont très la définition
Le but est la que pour un importantes. d’un processus
productivité workflow de est essentielle
production
Utilisation Employés Un grand La modification Fournir une
travaillant à nombre dynamique et voie structurée
plein temps sur d'employés rapide des pour travailler
des activités peuvent être processus est ensemble
courtes impliqués essentielle.
Nature des Processus Une variété de Facilité de Les processus
processus formels avec processus pout déploiement sont moins
peu de exister dans le rigides
variation Les même système.
processus Les processus
peuvent être peuvent être
très complexes bien définis,
mais requièrent
moins
d'exigence
Spécificités Requiert une Utilise souvent Le but est de La capacité de
intégration des documents zéro coût traitement est
serrée avec les attaches d’administration de moindre
systèmes de importance
bases.
III- METHODES ET LANGAGES DE MODELISATION
D’UN WORKFLOW
A- Méthodes
Réaliser un Workflow nécessite plusieurs étapes qui peuvent être complexes ou non,
nous avons :
Donner un titre à son Workflow
Définir des déclencheurs
Ajouter une ou plusieurs actions
Régler les paramètres
Vérifier et valider son Workflow
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B- Langages de modélisation d’un Workflow
Il existe plusieurs langages permettant de modéliser un Workflow :
Le langage de modélisation UML (unified modeling language) permettant de
représenter graphiquement un Workflow
YAWL (Yet Another Workflow Language) il est base sur le RdPs avec des
caractéristiques additionnelles pour faciliter la modélisation des workflows
complexes
IV- Principes de WF
Les 3R « rôles, règles, routes » (Marshak) :
- Rôles : gestion des Ressources - classification des ressources à utiliser et règles
d’allocation !
- Règles : de coordination des tâches (règles de gestion)
- Routes : Routage des documents, des informations et des tâches.
V- Projet de WF (phase/démarche)
a) L'ETAPE 1 : LE CONTEXTE EST-IL FAVORABLE ? PRAGMATISME DE
RIGUEUR !
1- S’assurer de la maîtrise technique (workflow = outil informatique)
2- Disposer d'une infrastructure technologique de base : workflow suppose des postes de
travail avec une interface graphique, reliés entre eux par un réseau local
3- S’est-on posé les bonnes questions :
• le processus choisi permet-il des améliorations quantifiables ?
• une analyse économique prévisionnelle doit faire apparaître des gains quantitatifs
rapides : amélioration des fonctions de recherche et de classement, suppression
d'étapes intermédiaires, ...
• l'organisation en place est-elle flexible ?
• 80% de l'échec de certains projets est imputable à un modèle organisationnel
hiérarchique trop rigide
• le workflow suppose une communication en réseau et un circuit de délégation et de
signature bien défini. Peut-on mettre en place un prototype rapidement ?
• le projet est-il soutenu en interne ?
• l'obtention de gains de productivité nécessite des actions de réorganisation
• le projet doit être accepté par les utilisateurs et soutenu par la direction
• un plan d'extension est-il prévu ?
• sinon le projet restera un prototype dont les effets s'estomperont rapidement
• le workflow doit être un projet d'entreprise
b) L'ETAPE 2 : LE CHOIX DU BON OUTIL DEMARCHE PRECONISEE
• déterminer la finalité de I ‘application
• identifier le support d'information le plus utilisé dans le projet :
La messagerie (étendre si possible au concept d'agent)
Le document : - envisager un couplage avec la GED (Gestion Electronique de
Document) - devra de plus en plus être vu comme un répertoire de pointeurs sur des
objets composites : textes, images, fichiers animés, sons ;
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• identifier la procédure
• privilégier un outil externe, intégrable avec d'autres applications et/ou d'autres
produits, identifier le type d’outil : Ad-hoc, Production, Objet
- A court terme :
Arrivée sur le marché de grands éditeurs avec produits génériques peu onéreux
• mais coût de l'intégration toujours significatif
• enrichissement de compléments comme l'EDI et messagerie X400 • ouverture à une
coopération "inter-workflow" et workflows imbriqués
- A moyen terme le Workflow devrait
• s'enrichir de systèmes à base de connaissances : capable de travailler sur le sens de
l'information (évolution vers l'ingénierie de la connaissance)
• mettre en œuvre le concept du "Bus Applicatif Interactif', véritable colonne
vertébrale applicative des architectures futures
• s'ouvrir en tant qu'outil de conception et de programmation des organisations.
VI- A quel moment/pourquoi proposer cette technologie
C’est l'optimisation des processus informationnels liés à un processus d’affaire :
- Répartir au mieux le travail entre l'homme et les ordinateurs
- Documenter et renforcer la logique gouvernant les transitions entre les tâches d’un
processus d’affaire (contrôle/management)
- Mettre en rapport au bon moment :
Les ressources humaines affectées à un travail avec
L’information nécessaire pour l'accomplir (JIT administratif)
Le workflow permet aux entreprises d’optimiser l’organisation du travail en intégrant
les salariés et les prestataires extérieurs, qu’ils travaillent sur site ou à distance. Véritable
tableau de bord, l’outil de gestion facilite le travail de chaque collaborateur mais aussi des
managers car il offre une vue d’ensemble
Les outils de workflow offrent une bonne traçabilité. Ainsi, en cas de problèmes il est
possible de revenir sur la réalisation d’un projet étape par étape et de définir à quel moment il
y’a eu une défaillance le workflow permet enfin de centraliser tous les documents
indispensables pour mener à bien un projet qu’il s’agisse de données de visuel ou de textes, il
est possible de les télécharger et de les mettre à la disposition de l’ensemble des intervenants
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CONCLUSION
L'automatisation de workflow ou encore « automatisation du flux de travail » assure le suivi
automatique des documents. Elle minimise les pertes de temps, mais aboutit à meilleur
résultat. En bref, cet outil met en place la ligne éditoriale d'une mission.
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Définitions des sigles
WFMC: The Workflow Management Coalition.
SGWF : Système de Gestion de Workflow
UML: Unified Modeling Language
YAWL: Yet Another Workflow Language
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