Situation 1 : "Communiquer les nouveaux horaires à l’ensemble du

personnel de l’atelier"
1. Type de communication
- Communication verticale descendante : L’information est transmise d’un
niveau hiérarchique supérieur (direction, management) vers les subordonnés
(personnel de l’atelier).
- Communication interne et formelle : Elle est structurée, officielle et liée à
l’organisation du travail (changement d’horaire).
- *Optionnel* : Si des échanges ou des clarifications sont nécessaires, une
**communication ascendante** (retour du personnel vers la hiérarchie) ou
**horizontale** (entre collègues) pourrait compléter le processus.
2. Flux de l’information
- **Unidirectionnel** (si l’objectif est uniquement d’informer sans attente de
retour immédiat).
- **Bidirectionnel** (si un feedback est demandé, par exemple pour
confirmation de compréhension ou ajustements).
- Le flux est **descendant** : l’émetteur est l’autorité (manager, RH), le
récepteur est le personnel.
3. Composantes formelles de la communication
Selon le modèle de **Roman Jakobson** (ou d'autres théories comme celle de
Shannon et Weaver), les composantes sont :
| **Émetteur (Destinateur)** | La personne ou l’entité qui transmet le message
(ex. : manager, service RH, responsable d’atelier). |
| **Récepteur (Destinataire)** | Le personnel de l’atelier (groupe cible).
| **Message** | Le contenu informatif : "Les nouveaux horaires de
travail sont X, applicables à partir de la date Y." |
| **Code** | Le langage utilisé : **écrit** (e-mail, affichage, note
de service) ou **oral** (réunion, annonce). |
| **Canal (Support)** | Moyen de transmission : e-mail interne, affiche
dans l’atelier, réunion, SMS, intranet, etc. |

1
| **Contexte** | La situation organisationnelle : besoin de mettre à
jour les horaires pour adapter la production. |
| **Feedback (Rétroaction)** | Réactions du personnel (ex. : questions,
confirmation de réception, contestations éventuelles). |
| **Bruit (Perturbations)** | Exemples : incompréhension des horaires,
absence de clarté dans le message, problème technique (e-mail non reçu). |

4. Autres éléments à considérer

- Objectif** : Informer, organiser le travail, éviter les retards.
- Ton: Professionnel, clair et direct (éviter l’ambiguïté).
- Support adapté : Privilégier un canal **fiable et accessible** (ex. : affichage
physique dans l’atelier + e-mail pour traçabilité).
- **Formalisme** : Selon la culture de l’entreprise (note signée par la direction,
message informel via un responsable, etc.).

Synthèse
Pour réussir cette communication :
1. Utiliser un **code clair** (dates/heures précises, tableau visuel si possible).
2. Choisir un **canal adapté** au public (ex. : affichage dans l’atelier pour
toucher tout le monde).
3. Prévoir un **mécanisme de feedback** (ex. : "Merci de confirmer réception
par retour de mail" ou désigner un référent pour les questions).

2
Situation 2 :
"Rédiger un message annonçant la mise en œuvre du système de gestion des
congés au personnel"

1. Type de communication
 Communication verticale descendante : L’information émane de la
direction (émetteur hiérarchique) vers les employés (destinataires). Vous
agissez comme intermédiaire (rédacteur du message) pour le directeur.
 Communication formelle : Le message porte sur une décision
organisationnelle officielle (nouveau système de gestion des congés).
 Potentiellement interpersonnelle : Si le message invite à des retours
(questions, feedback), une communication ascendante (des employés vers
la direction) ou horizontale (entre services) pourrait suivre.

2. Flux de l’information
 Descendant : Le flux part du directeur (autorité décisionnelle) vers le
personnel, via vous (rédacteur).
 Unidirectionnel ou bidirectionnel :
o Unidirectionnel : Si le message se limite à une annonce sans
demande de réaction.
o Bidirectionnel : Si une confirmation de compréhension, une
formation ou un feedback est prévu (ex. : formulaire de questions,
réunion explicative).

3. Composantes formelles de la communication

Selon le modèle de Roman Jakobson :
Élément Description appliquée à la situation
Émetteur Le directeur (autorité émettrice), mais vous êtes
(Destinateur) le rédacteur (intermédiaire).
Récepteur
Le personnel de l’entreprise (ou un service spécifique).
(Destinataire)

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Élément Description appliquée à la situation
Annonce de la mise en place d’un nouveau système de
Message gestion des congés, avec explications sur son utilisation, sa
date d’application et ses avantages.
Écrit (e-mail, note interne, intranet) pour garantir la
Code traçabilité. Ton professionnel et pédagogique (éviter le
jargon technique si le public n’est pas expert).
- E-mail officiel.
- Intranet de l’entreprise.
Canal (Support)
- Affichage dans les espaces communs.
- Réunion (en complément).
Modernisation des processus RH, besoin de
Contexte
centraliser/digitaliser la gestion des congés.
- Accusés de réception.
Feedback
- Questions via un canal dédié (ex. : adresse e-mail RH).
(Rétroaction)
- Enquête de satisfaction post-mise en œuvre.
- Mauvaise compréhension des nouvelles procédures.
Bruit
- Problèmes techniques (ex. : plateforme non accessible).
(Perturbations)
- Résistance au changement de la part du personnel.

4. Autres éléments à considérer

 Objectif principal : Informer, expliquer les modalités du nouveau
système, et inciter à l’adopter.
 Ton et style :
o Clair : Détails concrets (ex. : dates, étapes, contacts pour l’aide).
o Rassurant : Anticiper les craintes (ex. : "Un accompagnement sera
proposé").
 Supports complémentaires :
o Tutoriels vidéo ou guides PDF en pièce jointe.
o Formation en présentiel ou webinaire.
 Responsabilité : Le message doit être validé par le directeur avant
diffusion pour légitimer l’information.

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5. Stratégies pour optimiser la communication
1. Structure logique :
o Introduction : Raisons du changement (ex. : amélioration du
service RH).
o Détails : Fonctionnalités du système, calendrier, étapes clés.
o Appel à l’action : "Connectez-vous à la plateforme dès le [date]".
2. Visuels : Schémas ou captures d’écran pour illustrer le processus.
3. Personne-ressource : Nommer un référent (ex. : service RH) pour les
questions.

Synthèse
Pour réussir cette communication :
 Cadrer le message : Aligner le contenu sur les directives du directeur.
 Anticiper les besoins du personnel : Répondre aux questions "En quoi
cela me concerne-t-il ?" et "Comment l’utiliser ?".
 Mixer les canaux : Combiner e-mail (formel) et réunion (explicative)
pour toucher tout le monde.
Exemple de phrase clé :
"À partir du [date], vous pourrez gérer vos demandes de congés via notre
nouvelle plateforme [lien]. Une formation sera organisée le [date] pour vous
accompagner."

- Contexte de la situation 3
Un employé du service marketing souhaite proposer une amélioration du
processus de suivi des campagnes publicitaires à son responsable hiérarchique.
Il rédige un email formel pour exposer sa suggestion, accompagnée d’une
analyse des gains potentiels.

Analyse de la communication
1. Type de communication

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  Ascendante : L’information circule d’un subordonné (employé) vers un
supérieur hiérarchique (responsable).
 Formelle : Le message est structuré, rédigé via un canal officiel (email
professionnel), et porte sur un sujet lié à l’organisation du travail.

2. Flux de l’information
 Bidirectionnel : L’employé envoie une proposition (flux ascendant) et
attend une réponse (validation, demande de précisions, ou refus motivé)
de son responsable (flux descendant).

3. Composantes formelles (selon Jakobson)

Élément Description appliquée à la situation
Émetteur L’employé du service marketing.
Récepteur Le responsable hiérarchique (chef d’équipe ou directeur marketing).
Proposition d’amélioration du suivi des campagnes, avec arguments
Message
chiffrés (ex. : gain de temps de 20%).
Langage professionnel, structuré (vocabulaire technique du
Code
marketing), ton respectueux.
Canal Email interne de l’entreprise ou rapport écrit remis en main propre.
Contexte Besoin d’optimiser l’efficacité des processus internes du service.
Réponse du responsable (ex. : "Votre proposition est étudiée" ou
Feedback
"Présentez-la en réunion d’équipe").
Risque de mauvaise interprétation des chiffres, ou manque de clarté
Bruit
dans la proposition.

Exemple concret de message

Objet : Proposition d’optimisation du suivi des campagnes publicitaires
Contenu :
"Madame Dupont,
Suite à l’analyse des processus actuels, je vous propose de mettre en place un
outil de dashboard automatisé (via Logiciel X) pour centraliser les données des

6
campagnes.
Avantages identifiés :
 Réduction du temps de reporting de 30%.
 Diminution des erreurs manuelles.
 Coût estimé : 500 €/an (déjà budgétisé).
Je reste à votre disposition pour en discuter et réaliser une démonstration.
Cordialement,
Jean Martin"

Points clés à retenir

1. Objectif : Influencer une décision managériale en apportant une solution
concrète.
2. Structure formelle :
o Formules de politesse.
o Arguments étayés par des données.
o Proposition claire et actionable.
3. Canal adapté : L’email formel garantit la traçabilité et le sérieux de la
demande.

Enjeux/potentiels obstacles
 Perturbations (bruit) :
o Le responsable pourrait manquer de temps pour étudier la
proposition.
o Résistance au changement ("Si l’ancien système fonctionne,
pourquoi modifier ?").
 Solutions :
o Relance courtoise si pas de réponse sous 48h.
o Préparer un support visuel (ex. : PowerPoint) pour appuyer la
demande en réunion.

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Cette situation illustre comment une communication ascendante formelle peut
favoriser l’innovation en entreprise, tout en respectant les codes hiérarchiques.
😊

Situation de Communication 4 :
situation de communication formelle latérale (entre pairs de même niveau
hiérarchique), analysée selon les composantes de la communication :

Contexte de la situation
Le responsable du service financier et le responsable du service des ressources
humaines d’une entreprise doivent collaborer pour harmoniser le processus de
paiement des primes annuelles. Ils échangent un email formel pour valider les
données et les modalités de versement, en copiant leurs équipes respectives.

Analyse de la communication
1. Type de communication
 Latérale (horizontale) : Les émetteurs et récepteurs sont de même niveau
hiérarchique (responsables de services différents).
 Formelle : L’échange est structuré, officiel, et porte sur un sujet
organisationnel nécessitant une coordination inter-services.

2. Flux de l’information
 Bidirectionnel : Les deux parties partagent des informations, posent des
questions, et ajustent leurs actions en fonction des réponses.
 Objectif : Collaborer pour résoudre un problème commun (ex. : éviter les
erreurs de paiement).

3. Composantes formelles (selon Jakobson)

Élément Description appliquée à la situation
Émetteur Le responsable du service financier.
Récepteur Le responsable des ressources humaines.

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Élément Description appliquée à la situation
Proposition de calendrier de paiement des primes, liste des employés
Message éligibles, et demande de validation des données RH (ex. : statuts
contractuels).
Langage professionnel, utilisation de termes techniques (ex. :
Code
"plafond fiscal", "MASSE SALARIALE"), ton courtois.
Email professionnel, avec pièces jointes (fichiers Excel, PDF de
Canal
procédures).
Besoin de coordination entre services pour respecter les délais légaux
Contexte
et éviter les litiges.
Réponse du responsable RH avec corrections ou validations, suivi
Feedback
d’un échange pour finaliser les détails.
Risque d’incompatibilité entre les fichiers financiers et RH (ex. :
Bruit
différences dans les listes d’employés).

Exemple concret de message

Objet : Coordination paiement des primes 2024 – Validation des données RH
Contenu :
"Bonjour Monsieur Leroy,
Conformément à notre échange en réunion, je vous transmets en pièce jointe la
liste prévisionnelle des primes 2024, basée sur les critères validés par la
direction.
Points à valider de votre côté :
1. Vérification des statuts contractuels (CDI/CDD) pour les employés listés.
2. Confirmation des dates d’ancienneté pour le calcul des primes.
3. Délai de transmission des données finales : 15 novembre 2024.
Je reste disponible pour un point téléphonique si nécessaire.
Cordialement,
Sophie Martin
Responsable Service Financier"

Points clés à retenir

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 1. Objectif : Coordonner une action transversale tout en respectant les
procédures formelles.
2. Structure formelle :
o Clarté des attentes (liste numérotée).
o Pièces jointes pour appuyer les demandes.
o Respect des délais et référence aux décisions communes (ex. :
"critères validés en réunion").
3. Canal adapté : L’email permet une traçabilité écrite, essentielle pour les
sujets sensibles (paiements).

Enjeux/potentiels obstacles
 Perturbations (bruit) :
o Données incomplètes ou contradictoires entre les services.
o Retard dans les validations, risquant de reporter les paiements.
 Solutions :
o Organiser une réunion de synchronisation en cas de désaccord.
o Utiliser un outil collaboratif (ex. : tableau partagé) pour mettre à
jour les données en temps réel.
Synthèse
Cette situation illustre une communication latérale formelle efficace, où deux
services de même niveau hiérarchique collaborent pour atteindre un objectif
commun, en utilisant des canaux et codes adaptés à un cadre professionnel. La
formalité garantit la précision et la responsabilisation des acteurs.
Besoin d’un autre exemple ou de précisions ? 😊

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