A Madagascar l’enseignement est un facteur très important pour un développement de
notre pays .Il est reconnu actuellement comme des points méritent d’être privilégié, cependant
l’EMIT est un établissement publique qui gère et s’occupe l’éducation dans chaque secteur.
La Formation Professionnel Management décisionnel est une formation qui est offerte
par l’Ecole de Management d’Innovation Technologique de l’Université de Fianarantsoa.
C’est une formation de niveau universitaire et ouverte aux titulaires de baccalauréat général
toutes séries et de baccalauréat technique secrétariat et comptabilité
Les étudiants de l’école de Management et d’Innovation Technologique de l’Université
de Fianarantsoa doivent effectuer des stages pratiques dans une entreprise ou dans un
établissement public ou privé .Le stage est obligatoire et concerné tous les étudiants en
deuxième année et en troisième année. Le but de ce stage est de renforcer et mettre en
pratique les connaissances acquises et d’avoir des expériences professionnelles.
Pour Master one et two, il est effectué un sortie de promotion et stage a fin d’obtenir le
diplôme
Ici l’Ecole de Management Et d’Innovation Technologique organisé un événement de sortie
de promotion .Il nous demandons de faisions une prévision du budget relatif à cet évènement.
Avant que j’examine leur budget prévisionnel d’abord en doit définir ce quoi un sortie de
promotion ?
Un Sortie de Promotion
Désigne l’ensemble des élèves sortie diplômés d’un même établissement prestigieux la même
année .Une promo est par extension l’ensemble des individus ayant suivi une formation
depuis la premier année jusqu’à la délivrance du diplôme.
Pourquoi doit établir un budget prévisionnel pour un événement ?
Le budget prévisionnel est le reflet de la santé financière d’un événement. Le budget
prévisionnel est la traduction chiffrée du plan d’action annuel établi par la direction exécutive
de la structure. Il est généralement soumis à l’approbation des instances compétentes
(l’Assemblée Générale, le Conseil d’Administration et le Bureau Exécutif) au même titre que
le plan d’action.
C’est le document qui présente les ressources et les dépenses prévues sur une période donnée
(généralement 1 an).
Il doit être établi chaque année pour l’ensemble de la structure et peut ensuite être décliné
pour chaque projet/activité/Bailleur spécifique. C’est avec le plan de trésorerie un outil de
gestion indispensable.
Il est élaboré à partir :
• Des activités prévues et des coûts de structure estimés
• Des ressources attendues (fonds propres, financements acquis, financements demandés…)
OBJECTIFS
Vérifier la viabilité, la performance et la rentabilité de projet à partir de chiffre réels et
projetés. Soit confronté le plan d’action aux ressources prévues afin de mettre en
évidence un éventuel déséquilibre (ressources Insuffisantes par exemple). Dans ce cas,
la structure devra prendre des actions correctives (soit développer la Recherche de
fonds, soit revoir à la baisse les activités prévues, soit réduire les coûts des actions…).
Et quelque soit Justifier les demandes de financement : le BP de la structure vient compléter
et justifier la demande de financement; C’est un document systématiquement demandé lors
d’une requête de financement.
Donc une fois les activités commencées, permettre le suivi budgétaire, c’est-à-dire comparer
à une date donnée le budget prévisionnel aux dépenses réalisées Il exige une condition pour
être au clair sur le projet de la structure (avoir un plan d’action détaillé) et sur les moyens à
mettre en œuvre pour le réaliser.
Parfaitement connaître le coût des activités prévues (coûts variables*), mais aussi les coûts
fixes* (frais de fonctionnement, frais bancaire,)
Lorsque l’on établit un budget, il est préférable de commence par la listes toute les dépense
éventuelle qui nous passent par la tête même celle dont on n’est pas certain.
Les catégories des dépenses varient en fonction des types des événements organisé mais
certaines sont des passages oblige et vous devez y porter un attention particuliers.
Elles peuvent être nombreuses vous ne pourrez pas toute les recenser.
Par ailleurs il s’agit d’identification tout ce qui rapporte de l’argent à cet événements .
En revanche, chaque projet ayant sa propre spécificité .Il est compliqué de coller à un modèle
préétabli.
RECOMMANDATIONS
• Commencez, après avoir défini le plus précisément possible vos objectifs, par chiffrer
activité par activité les dépenses que le projet va induire, aussi bien en matériel, qu’en
équipement, en assurance, en frais de personnel, en frais de structure, etc. N’hésitez pas à
vous inspirer des projets similaires réalisés pour être le plus exhaustif possible dans cette
estimation.
Les coûts doivent être estimés de manière aussi précise et réaliste que possible. Dressez une
liste des dépenses la plus détaillée possible pour n’en oublier aucune. Le fait par exemple de
faire appel à des bénévoles induira peut-être des frais de repas ou de déplacement.
Il est néanmoins important de conserver les différentes versions datées pour analyser
l’évolution de l’activité sur plusieurs années.
Pour un événement des sorties de promotions il faut lister en détaille tous ce qu’on a
besoin par exemple :
LE LIEU
Particulièrement au moment de faire un devis pour la location d’un lieu d’un événement, il
faut être vigilant quant aux horaires et à la durée de la location.
Parfois, les tarifs sont affichés à l’heure et des frais supplémentaire sont facturés si vos
événements continuent pendant la nuit.
LA MUSIQUE
Au-delà des frais de cachets facturés par ces prestataires comptez bien les frais de la Société
des Auteurs .Il ne faut surtout pas les oublier car vous risquez une amende en cas de contrôle
des organismes complètements
LE STAFF
Il faut évidemment prendre en compte les salaires, et ne pas oublier les primes auxquelles
Il a droit en cas de travail la nuit ou l’heure supplémentaires .S’il s’agit de bénévoles, les
repas et l’hébergement seront généralement à votre charge
LA RESTAURATION
Les boissons et la nourriture sont trop importante .Soyez cependant prudent sur la date et les
quantités prévues car il s’agit de denrées périssables.
LES IMPREVUE
Prévoir une catégorie « imprévue »pour des dépenses que vous auriez oubliées ou qui seraient
imprévisible. N’hésitez pas à prévoir un montant surévalué afin d’éviter les mauvaises
surprises après l’événement.
TABLEAUX DU BUDGET PREVISIONNEL POUR UN SORTIE DE PROMOTIONS
A mon avis le moyen le plus simple pour établir et suivre l’évolution d’un budget est réaliser
un tableau .En ce qui concerne l’outil adéquat ;(Montant en Ariary)
Nombre Couts unitaire Total Montant
LOCATION DE 4900000
LIEU
Location de la salle 1 4500000 4500000
sécurité 1 250000 250000
ménage 1 150000 150000
MATERIEL 3450000
Tables et chaises 2 1250000 2500000
Matériel 1 950000 950000
informatique wifi
ANNEXES 300000
Réservation de lieu 1 250000 250000
Autre - - -
Tenu 1 50000 50000
RESTAURATION 1124000
Boissons 2 220000 44000
Nourriture 2 540000 1080000
PUBLICITÉ 50000
Télévision 1 30000 30000
Radio 1 20000 20000
TOTAL 9824000
Le total de notre devis pour un sorti de promotion est égal a Neuf millions huit cent vingt
quatre mille Ariary
Lorsque vous organisez un évenement, il y a beaucoup d’éléments à surveiller .Le budget fait
partie des aspects les plus importante de la planification et de la gestion d’un événement
.Qu’il s’agisse d’un grand concert ou d’un événement plus modestes de collecte de fonds, il y
a un large éventail de dépense et de recette à gérer.
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