CE QU’IL FAUT POUR UN SECRETARIAT BUREAUTIQUE
1. Les types de machines (Copieur ou imprimante)
Il existe une panoplie de machines sur le marché qui peuvent être
utilisées dans un secrétariat. Celles-ci varient en fonction des modèles
et des caractéristiques etc. Ainsi, nous avons plusieurs marques de
machines nécessaires à la reprographie (copieur ou imprimante) parmi
lesquelles on peut citer :
Canon (en copieur et imprimante) ;
RICOH ;
Xerox ;
Epson ;
Sharp
HP pour ne citer que cela.
Remarque importante : Les marques les plus utilisées sur le marché
sont Canon et Ricoh et dans une moindre mesure HP. Alors, pourquoi
on dit que ces deux premières marques sont les préférées des
secrétariats bureautiques. Il ne suffit que vous achetiez une machine
parce que vous avez une préférence sur telle machine par rapport à une
autre ; Canon et Ricoh, en cas de panne, peuvent être vite réparées
parce que leurs pièces sont accessibles sur le marché. Il y a des
machines si vous les achetez, il faudra non seulement que la pièce soit
commandée à l’étranger et de plus les techniciens ne sont pas encore
bien outillés sur la réparation de ces nouvelles marques de machines.
Je prends en exemple la machine Ricoh (bien que les pièces soient
1
accessibles sur le marché), ce n’est pas tous les techniciens qui
s’hasardent à réparer cette machine, il faut une expertise avérée dans le
domaine. Il y a beaucoup de bricoleurs là dehors.
Conseil en ce qui concerne les machines :
De prime abord je ne connais pas combien vous voulez investir
dans ce domaine qui nourrit largement son homme au-delà de ce que
les gens peuvent penser (c’est de l’or, le secrétariat, surtout quand les
services sont bien rendus avec qualité et célérité).
Alors je vous conseillerai d’acheter un copieur qui fait
uniquement les copies en noir sur blanc et un autre qui fait les copies
en couleur, et peut être ajouté une petite imprimante couleur du genre
canon Pixma (Comme en image)
Une machine très bonne pour
l’impression sur papier glacé, elle
peut aussi faire des impressions
couleurs sur format (Mais pas très
rapide surtout quand il s’agit des
impressions en couleur)
Copieur laser et très rapide dans la reprographie
(ce qu’il faut pour un travail très rapide et pour un 2
secrétariat moderne)
Alors comme nous le disions plus haut, éviter de faire à la fois les
copies en couleur et noir sur blanc sur un même copieur ; ceci vous
causera des problèmes à la longue.
Un autre aspect très important à ne pas négliger, c’est l’encre des
machines que vous utiliserez ; La mauvaise qualité d’encre constitue
l’une des causes parmi tant d’autres de la défaillance des machines ;
donc il faut toujours acheter les encres d’origine pour vos machines.
NB : Avoir un régulateur de tension, sans régulateur de tension, vos
machines seront toujours exposées à des pannes.
2. Autres gadgets ou matériels nécessaires à un secrétariat
bureautique
Au-delà des machines à impression d’autres éléments viennent se
greffer au fonctionnement d’un secrétariat pour que celui soit optimal
et fonctionner de façon normale voire régulière.
a) La relieuse de document b) La plastifieuse
c) La découpe-papier d) L’agrafeuse grand modèle
3
Autres gadgets :
- Les spirales (pour la reliure des documents) : Elles sont de
plusieurs tailles ;
- Les chemises cartonnées ;
- Les sous-chemises ;
- Les transparents pour la reliure ;
- Les plastiques de plastification (pour la machine du petit b) ;
- Les papiers cartons pour impressions des couvertures de première
page ou pour reliure ;
- En ce qui concerne les cartons, il en existe plusieurs sur le
marché ; cela dépendra de la tâche à effectuer ;
- Les trombones ;
- Les blocs-notes ;
- Les facturiers ;
- Le dateur,
- Encrier rouge et bleu
- Stylos rouge et bleu
- Les cahiers
- Boites académie ;
- Calculatrice ;
- Gomme ; crayons, règles ; la craie
- Les protège-format
- Enveloppes blanches ; enveloppes A4, A3 et A5 (Kaki) ;
- L’agrafeuse (moyenne ou petite taille) ;
- Et sans oublier la matière fondamentale, les formats (A4 ou A3)
4
3. Les programmes utilisés dans la bureautique
Les programmes les plus utilisés, voire les plus récurrents sont le
pack Microsoft (Word pour la saisie des documents de type rapport de
stage, mémoire etc. Excel pour les tableaux, créations de données pour
les étudiants qui auront besoin de faire des analyses des données,
Publisher pour les montages : billets d’anniversaire, programmes
d’obsèques etc. Powerpoint etc.
4. Les services offerts
Plusieurs services sont offerts dans la bureautique. On peut citer
entre autres la saisie ; les impressions, la plastification, la reliure, le
traitement des mémoires et rapports de stage etc.
Alors, vous pouvez étendre vos services en offrant à vos clients
certains services en ligne. Je prends pour exemple la zone dans laquelle
où nous sommes situés ; nous avons ENEO, l’université d’Ebolowa et
la CNPS qui offrent pas mal de service en ligne. Prenons le cas de la
CNPS avec l’établissement du certificat de non perception des
allocations familiales qui se fait uniquement en ligne ; ENEO avec
l’immatriculation qui constitue une pièce maitresse dans la procédure
de branchement électrique. Ces éléments peuvent constituer une plus
value dans le secrétariat.
Bien évidemment avec la concurrence sur le marché et la
recrudescence des besoins nouveaux, les secrétariats s’approprient
d’autre services. Il y a des secrétariats qui font désormais dans
5
l’infographie qui est un aspect très important à ne pas négliger. Alors
cela va nécessiter des compétences et une formation dans le domaine.
5. Où acheter tel ou tel type d’appareils ou de matériel ?
Les pôles par excellence d’achat de matériels informatiques sont
bien évidemment Yaoundé et Douala. Pour votre gouverne, il sera
préférable de vous offrir les services d’un technicien ou de quelqu’un
de sérieux et d’honnête dans l’achat de vos machines. Quand vous êtes
novices dans le domaine, vous risquez d’être abusé. Il sera préférable
d’acheter des machines neuves.
NB : Un autre aspect à prendre en compte ou à ne pas négliger, c’est
l’aspect du secrétariat (c'est-à-dire l’aspect physique), un secrétariat
toujours propre et bien soigné attire de la clientèle. Certains semble
souvent oublié cet aspect des choses ; le secrétariat est un bureau, un
lieu de service avec des règles bien précises.
Alors voilà de façon brève un aperçu modeste de ce qu’il faut pour
entamer l’activité de secrétariat bureautique.
Merci !!!
6
7