L'année dernière, la Diamond Manufacturing Company a acheté pour plus de 10 millions de dollars de

équipement de bureau sous son système de « commande spéciale », avec des commandes individuelles variant de
5 000 $ à 30 000 $. Les commandes spéciales concernent des articles en faible volume qui ont été inclus dans un
budget du responsable de département. Le budget, qui limite les types et les montants en dollars de
le matériel de bureau qu'un chef de département peut demander est approuvé au début de la
année par le conseil d'administration. Le système de commande spécial fonctionne comme suit :

Un bon de commande est préparé et envoyé au service des achats.

département. Dès la réception d'une demande d'achat, l'un des cinq agents d'achat
(acheteurs) vérifie que le demandeur est bien un responsable de département. L'acheteur sélectionne ensuite
le fournisseur approprié en recherchant dans les différents catalogues enregistrés. L'acheteur appelle ensuite
le fournisseur, demande un devis, et passe une commande verbale. Un bon de commande pré-numéroté
la commande est traitée, avec l'original envoyé au fournisseur et des copies au département
tête, réception et comptes fournisseurs. Une copie est également arquivée dans le fichier des demandes ouvertes.
Lorsque le département de réception informe verbalement l'acheteur que l'article a été
reçu, le bon de commande est transféré du fichier ouvert au fichier rempli. Une fois par mois,
l'acheteur examine le dossier non rempli pour faire le suivi des commandes ouvertes.

Réception Le service de réception obtient une copie de chaque bon de commande. Quand
équipement est reçu, que la copie du bon de commande est revêtue de la date et, si
applicable, toutes différences entre la quantité commandée et la quantité reçue sont
noté à l'encre rouge. Le commis de réception transmet ensuite le bon de commande tamponné et
équipement au responsable du service des réquisitions et informe verbalement les achats
département dans lequel les marchandises ont été reçues.

Comptes fournisseurs À la réception d'un bon de commande, le comptable des comptes fournisseurs l'archive dans
le fichier de bon de commande ouvert. Lorsqu'une facture de fournisseur est reçue, elle est assortie de
commande d'achat applicable, et une facture à payer est créée en débitant la demande d'achat
le compte d'équipement du département. Les factures impayées sont classées par date d'échéance. À la date d'échéance,
un chèque est préparé et transmis au trésorier pour signature. La facture et
Les bons de commande sont ensuite classés par numéro de bon de commande dans le fichier des factures payées.

Trésorier Les chèques reçus quotidiennement du département des comptes fournisseurs sont triés en
deux groupes : ceux de plus de 10 000 $ et ceux de moins de 10 000 $. Les chèques de moins de 10 000 $ sont traités par machine
signé. Le caissier conserve la clé de la machine à signer les chèques et la plaque de signature et
surveille son utilisation. Tanto le caissier que le trésorier signent tous les chèques de plus de 10 000 $.

a. Décrivez les faiblesses liées aux achats et paiements des "commandes spéciales" par le
Société de fabrication de diamants.
b. Recommander des procédures de contrôle qui doivent être ajoutées pour surmonter les faiblesses identifiées
dans la partie a.
c. Décrivez comment les procédures de contrôle que vous avez recommandées dans la partie b devraient être modifiées si
Diamond a reconfiguré ses activités de cycle de dépenses pour tirer le meilleur parti de
TI actuel (par exemple, EDI, EFT, numérisation de codes-barres et formulaires électroniques à la place du papier)
documents). (Examen CPA, adapté)

Faiblesse Contrôle Effet des nouvelles technologies de l'information

1. L'acheteur ne vérifie pas que Comparer les montants demandés Le système peut comparer automatiquement le
la demande du chef de département concernant le budget total et l'année à ce jour montant demandé au reste
est dans le budget. dépenses. budget.
2. Aucune procédure établie Demander des devis/offres pour de grandes L'EDI et Internet peuvent être utilisés pour solliciter
pour garantir le meilleur prix est commandes. offres.
obtenu.
3. L'acheteur ne vérifie pas Préparez une évaluation de la performance des fournisseurs Les évaluations de performance des fournisseurs peuvent être
performance passée du fournisseur. signaler et l'utiliser quand mis à jour automatiquement et créé
sélection des fournisseurs. disponible pour l'acheteur.
4. Comptages à l'aveugle non effectués par Quantités commandées en noir Ne permettez pas aux commis de réception d'accéder
recevoir. sur une copie de bon de commande quantités sur les bons de commande.
envoyé à la réception Demander le marquage à code-barres ou l'étiquetage RFID de
Fournissez des incitations si tous les articles et utiliser des lecteurs pour vérifier tout
écarts entre livraisons.
bon de livraison et réel Continuez à offrir des incitations pour détecter
des livraisons sont détectées.
écarts.
5. Avis écrit de Envoyer un avis écrit de Réception des données et des commentaires saisis
reçu d'équipement non envoyé à réception d'équipement à via des terminaux en ligne et acheminé vers
achat. achat. achat.
6. Avis écrit de Envoyez un avis écrit de Configurer le système pour notifier les comptes
réception de l'équipement non envoyée à réception d'équipement aux comptes fournisseurs automatiquement de l'équipement
comptes fournisseurs payable recevoir.
7. Précision mathématique de Vérifier l'exactitude mathématique Vérification automatique des mathématiques
la facture du vendeur n'est pas vérifiée. de la facture du vendeur. exactitude de la facture du fournisseur.

8. Quantité de facture non Comparer/vérifier la facturation Le système vérifie la quantité de la facture avec
comparé à la réception du rapport quantité avec quantité quantité reçue.
quantité. reçu.
9. Notification de Obtenez une confirmation de Configurer le système pour exiger une confirmation
acceptabilité de l'équipement demandeur de la de l'acceptabilité de l'équipement avant
du département demandeur acceptabilité de l'équipement approbation de la facture pour paiement.
non obtenu avant commandé avant l'enregistrement
enregistrement des comptes à payer.
payable.
10. Paquet de bons non envoyé Envoyer le colis de bon Configurer le système pour faire correspondre les factures

au Trésorier. (commande d'achat et réception automatiquement avec soutien

rapport) au Trésorier le long documents.
avec facture approuvée.
11. Le paquet de bons n'est pas Le trésorier doit marquer Configurer le système pour marquer le support
annulé lorsque la facture est payée. forfait de bon comme PAYÉ documents utilisés lors du paiement de la facture.
lorsque le chèque est signé.
12. Pas de mention de la banque Le compte bancaire doit être Le compte bancaire doit être rapproché par
réconciliation. réconcilié par quelqu'un d'autre quelqu'un d'autre que le service des comptes fournisseurs ou

que les comptes à payer ou le le trésorier.

trésorier.
10.8 (Examen CMA, adapté)

a. O'Brien Corporation : Faiblesses du contrôle interne et améliorations recommandées :

Faiblesses et problèmes potentiels Recommandation(s) pour corriger les faiblesses

1. Les commandes reçues par téléphone sont Exiger un bon de commande client écrit
pas confirmé par les clients par écrit. comme confirmation des commandes par téléphone.
Cela pourrait entraîner des erreurs ou un remplissage
commandes trompeuses.

2. Les historiques de crédit des clients ne sont pas Le crédit des clients doit être vérifié et
vérifié avant d'approuver les commandes. Ceci est aucune vente ne devrait être faite à ceux qui le font
ce qui entraîne des recouvrements tardifs excessifs et ne répond pas aux normes de crédit.
comptes irrécouvrables.

Les commandes sont classées par date dans le Établir des dossiers clients et classer les ventes
Department de Marketing. Cela conduit à commandes des clients.
difficulté à gérer les questions des clients
et plaintes.

4. Seules deux copies des bons de commande sont Préparez, au minimum, une vente en trois parties.
préparé. Cela ne suffit pas à garantir un commande, en envoyant un à l'expédition et un à
correspondance appropriée dans le département de facturation. Facturation. La facturation doit correspondre à sa copie avec
une copie signée de l'expédition avant
préparation d'une facture de vente.

5. Les articles qui sont en rupture de stock ne sont que Établir des procédures pour planifier
noté. L'inaction dans ces cas pourrait causer production pour les commandes en attente et à expédier
ventes perdues. facturez le produit une fois qu'il est disponible.

6. Il n'y a pas de réconciliation des stocks Les dossiers de facturation et d'expédition doivent être
montants expédiés avec les factures. Cela pourrait intégré au système informatique pour
résultat en sous-facturation non détectée. prévoir la réconciliation des stocks
montants expédiés et facturés.
7. Le département de réception et le Chaque département devrait avoir le sien
Le département des expéditions partage un ordinateur terminal et les terminaux devraient être pour
terminal. De plus, le personnel aux deux fins d'enquête uniquement. Le physique
les départements ont accès au physique garde et tenue de dossiers de l'inventaire
inventaire et peut mettre à jour le perpétuel devrait être séparé (enregistrements perpétuels
enregistrements d'inventaire via le terminal. devrait être mis à jour sur l'ordinateur par
Cela pourrait entraîner le vol d'inventaire avec Achats/Comptabilité fournisseurs et Facturation.
aucun moyen de tracer le vol. L'accès à l'inventaire physique devrait être
limité à la réception ; cela ajouterait
marchandises entrantes dans l'inventaire physique
et sélectionner les marchandises dans l'entrepôt
pour l'expédition.

8. Le service de réception ne Copies des bons de commande sans quantité

comparer les livraisons entrantes aux achats les informations doivent être envoyées à la réception.
commandes. Cela peut conduire à l'acceptation de La réception doit correspondre à l'expédition.
marchandises non commandées. bon de commande et indiquer la quantité
reçu.

9. Un inventaire complet est imprimé Les listes d'inventaire doivent être imprimées
une seule fois par an. Erreurs dans le perpétuel périodiquement tout au long de l'année, et
les enregistrements d'inventaire peuvent rester non détectés comptes physiques par rapport à la liste sur
pendant trop longtemps. une base de cycle.

b. Comment la société O'Brien pourrait utiliser son nouveau système informatique pour améliorer le contrôle et
efficacité
Maintenez un fichier maître en ligne pour les données de compte client et de crédit en plus de
données d'inventaire.

Utilisez des terminaux en ligne pour entrer les données des commandes de vente dans le système au fur et à mesure que les commandes sont reçues.

Faites en sorte que le système vérifie la disponibilité des stocks lors de l'entrée des données de commande ; si le client est
au téléphone à ce moment, la disponibilité des stocks peut être confirmée directement au
client
Faites effectuer une vérification de crédit par le système au fur et à mesure que les données de commande sont saisies, et rejetez les commandes de
clients qui n'ont pas de capacité de crédit.

Immédiatement après l'approbation d'une commande de vente, faire en sorte que le système (1) imprime ou affiche un
bon de commande pour le service expédition, (2) imprimer un bon d'emballage et une étiquette d'expédition
pour l'utilisation dans l'expédition des marchandises au client.

Une fois la commande expédiée, le système doit générer une facture pour le client.
Maintenir les données de commande en ligne pour faciliter les réponses aux demandes des clients concernant l'état de la commande.

Utilisez des contrôles d'accès par mot de passe pour restreindre l'accès aux fichiers clients et d'inventaire, et le
opérations qui peuvent être effectuées sur ces fichiers, au personnel approprié.
12.7 La société O’Brien est un fabricant d'instruments industriels de taille moyenne, détenue en privé.
fournir des équipements de précision aux fabricants du Midwest. La société est 10
âgés de et utilisent un système ERP intégré. Les bureaux administratifs sont situés dans un
Le bâtiment du centre-ville et les départements de production, d'expédition et de réception sont logés
dans un entrepôt rénové à quelques rues de là.

Les clients passent des commandes sur le site web de l'entreprise, par fax ou par téléphone. Toutes les ventes sont sur
crédit, FOB destination. Au cours de l'année passée, les ventes ont augmenté de manière spectaculaire, mais de 15%
des ventes à crédit ont dû être radiées comme irrécouvrables, y compris plusieurs grandes en ligne
commandes aux nouveaux clients qui ont nié avoir commandé ou reçu la marchandise.

Les commandes des clients sont préparées et envoyées à l'entrepôt, où elles sont placées près du
quai de chargement par ordre alphabétique selon le nom du client. Le quai de chargement est utilisé à la fois
pour les expéditions sortantes vers les clients et pour recevoir les livraisons entrantes. Il y a dix à
vingt livraisons entrantes chaque jour, provenant de diverses sources.

L'augmentation du volume des ventes a entraîné un certain nombre d'erreurs dans lesquelles les clients étaient
envoyé les mauvais articles. Il y a également eu des retards dans l'expédition en raison d'articles qui
soi-disant en stock n'a pas pu être trouvé dans l'entrepôt. Bien qu'un perpétuel
L'inventaire est maintenu, il n'y a pas eu de comptage physique de l'inventaire depuis deux ans.
Lorsqu'un article est manquant, le personnel de l'entrepôt note l'information dans le livre de bord.
Une fois par semaine, le personnel de l'entrepôt utilise le registre pour mettre à jour les dossiers d'inventaire.

Le système est configuré pour préparer la facture de vente uniquement après que les employés d'expédition aient saisi
les quantités réelles envoyées à un client, garantissant ainsi que les clients ne soient facturés que
pour les articles réellement expédiés et non pour tout ce qui est en rupture de stock.
 Identifiez au moins trois faiblesses dans les activités du cycle de revenus de la société O’Brien.
Décrivez le problème résultant de chaque faiblesse. Recommandez des procédures de contrôle qui
devrait être ajouté au système pour corriger la faiblesse.
(Examen CMA, adapté)

Faiblesses et problèmes potentiels Recommandation(s) pour Corriger les Faiblesses

1. Les commandes des nouveaux clients ne Exiger des signatures numériques sur tous les documents en ligne

nécessitent une forme de validation, entraînant commandes de nouveaux clients.

plusieurs grands envois étant envoyés et Exiger un bon de commande client écrit
jamais payé pour. en confirmation de téléphone et de fax
commandes.
2. Les historiques de crédit des clients ne sont pas Le crédit des clients doit être vérifié et
vérifié avant d'approuver les commandes, résultant aucune vente ne doit être effectuée à ceux qui le font
dans des comptes irrécouvrables excessifs. ne répond pas aux normes de crédit.

3. Les expéditions sortantes sont placées près du Séparez les quais d'expédition et de réception.
porte de quai sans aucune physique Restreindre physiquement l'accès au chargement
sécurité. Le quai de chargement est également utilisé pour
zone de quai où se trouvent les commandes des clients
recevoir des livraisons entrantes. Cela augmente
placé.
le risque de vol, qui peut représenter le
pénuries inexpliquées dans l'inventaire.
4. Les comptages physiques des stocks ne sont pas Les comptages physiques d'inventaire devraient être
faits au moins annuellement. Cela probablement fait au moins une fois par an.
comptabilise les inexactitudes dans le Les écarts dans les dossiers d'inventaire doivent être
enregistrements d'inventaire perpétuels et peuvent également
corrigé et enquêté.
prévenir la détection rapide du vol.
Les expéditions ne sont pas reconciliées avec les ventes Le système doit être configuré pour correspondre
commandes, entraînant l'envoi aux clients de la informations d'expédition pour les commandes de vente et
articles incorrects. alerter les employés de l'expédition de tout
écarts.
6. Les registres d'inventaire permanent ne sont que le personnel d'entrepôt devrait entrer
mis à jour hebdomadairement. Cela contribue au informations sur les pénuries dès que
des pénuries imprévues qui entraînent ils sont découverts.
retards dans le traitement des commandes des clients.