ONG AKWADA
BP 30 Bongor- Tchad
Tel : +235 66 35 08 63 Formation Culture Développement
Tel : +235 99 38 26 76
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Guide d’organisation
Cette fiche aide à penser aux étapes de l’organisation des Ateliers et Formations, elle protège et assiste
de faire de travail de qualité pour une pérennisation.
Priorité Description de Objective Concerné
l’action
Analyse de problème Défis à soulever dans la Communauté, Animateur
Établissements
Occasions ludique ou sportive etc.
Montage de projet Objective de l’évènement, justification de Organisation
l’organisation
Budget de Elaborer le besoin en Ressources Humaines Organisateur,
l’évènement Matériels et financièrement pour Comptable
l’organisation de l’évènement
Recherche de finance Trouver la ligne budgétaire ou organisation Organisateur et
qui soutien cette initiative, participation Comptable
local, organisation partenaires
Visite des Autorités, Information, collaboration pour assister Autorité administrative
d’un besoin de la localité. et traditionnelles
Partenaires, Information, collaboration et Centres, église,
Organisation, communication des objectifs groupement, OCB
Personnes ressources institution scolaires
Autorisation de Lettre officiel qui couvre l’organisation Administration,
manifestation Direction
Terme de révérence Partager les objectifs, la responsabilité, les Organisation
(TDR) de l’activité attentes et taches, informations transparent. partenaires,
collaborateurs
Lettre d’invitation Préciser les participants cibles, le nombres, Organisation
et mobilisation, date et heures. partenaires, personne
Communiqué (Établissement ou publique) de relais, OCB
Organisation de pris Inspection des hôtes, logements et lieux de Centre d’accueil, hôtel,
en charge restauration et transport école
Confirmation de Communication régulière, contrôler les Organisation, autorité,
l’avancé avancement et prise de conscience de la Orateur, Commission,
responsabilité Partenaires, Personne de
relais, OCB
Préparation de Commande de fourniture, contrôle de Organisateur,
Matériaux matériaux techniques (sonorisation) technicien
Préparation de Corriger, copier les soutien de cours, Organisateur
Documents Programme, liste de présence
Information des Lettre d’information avec les objectifs, Medias étatique, privé et
Medias cible, lieu et heure de l’activité correspondants
Confirmer la Mis à disposition de fond, confirmer les Equipe de restauration
restauration heures et lieux de restauration et protocole
Mis en place de lieux Les chaises et matériaux disponible Organisateur
Rencontre d’équipe Sur place un temps d’échange et Tous l’équipe
d’organisation de taches concrets
(secrétariat, accueil, sécurité …)
Encouragement de Voir l’équipe de restauration, le partenaire, Organisateur
partenaires orateur et personnes de relais pour le
remercier et répondre à l’activité.
Accueil d’équipe et Accueille chaleureux de l’équipe et Commission
participants participants, badges, dossiers, transport
Gestion matériels et Assurer la sécurité des matériaux (sono, Organisateur
financière chaises), paiement de déplacement,
communication et de primes de l’orateur
Rapporte journalier Prise de Photos, prise de notes des Organisateur
interventions pour faciliter les rapports
Rangement Mise en ordre les lieux de l’événement, Organisateur
salubrité, déchets
Évaluation à chaud Clôturer l’évènement en paix, clarifier de Organisateur
manquements et recommandations,
Compte rendu financier
Remerciement Exprimer orale ou écrite, reconnaissance de Organisation
la bonne collaboration, Photo d’équipe
Rapports et Clôturer la comptabilité avec les pièces Organisateur et
justification justification, Rapport de fin de l’activité Comptable
Remerciement des Contre rendu et Rapports pour les payeurs Organisation et
Bayeurs et partenaires, recommandation projection Partenaires
pour la suite du projet
Suivi et évaluation Suivi des organisations partenaires et Organisation et
Bénéficiaires, évaluation d’impact Partenaires