Ecole Supérieure: INSG

Année académique: 2025

Niveau: L1 ALT
Module: Outil informatique pour la gestion des achats
et appro.
Volume Horaire: 20 Heures.
Enseignant: M. Rodrigue RAGOUGUE O. MANAGER DE
BANQUE.
OBJECTIF DU COURS :

Permettre aux étudiants de maitriser les concepts fondamentaux, et les

outils de la gestion de stock afin de les rendre capables d’analyser tous les
éléments clés de la gestion d’approvisionnement.
Connaitre les fondamentaux de la gestion d’achat et d’approvisionnement;
Comprendre la démarche scientifique au tour l’analyse des documents
d’achat et vente ;
Maitriser l’ensemble des éléments de la boîte à outils
d’approvisionnement…
PLAN DETAILLÉ DU COURS
INTRODUCTION GENERALE:

CHAPITRE I : GESTION DES ACHATS

Section 1: Processus d’achat
Section 2: Gérer efficacement les achats

CHAPITRE II :GESTION DES APPROVISIONNEMENTS

Section 1 : Les approvisionnements
Section 2: Méthodes d’approvisionnement

CHAPITRE III :OUTIL INFORMATIQUE DE GESTION DES ACHATS ET APPROVISIONNEMENT

Section 1: Logiciels de gestion
Section 2: Système de suivi et reporting

CONCLUSION GÉNÉRALE
PRESENTATION DU DEROULÉ DU COURS :

• Exposé Powerpoint suivi d’échanges interactifs

professeur-étudiants
• Etude cas et Simulations
• Recherches à effectuer par les étudiants
 BIBLIOGRAPHIE :

• La SYNTHESE: L’Analyse financière, 2ème Edition 2017

• La boîte à outils du pilotage financier de l’entreprise,
Publication Septembre 2017
• Gestion financière Manuel et Applications ; Jean Barreau
et Jacqueline DELAHAYE 12e édition DUNOD
• Gestion financière, Charreaux G. édition LITEC
• Fondements de gestion financière, Manuel et
Applications, Albert CORHAY et MAPAPA MBANGALA
édition ULG
Introduction Générale

Dans un environnement économique de plus en plus compétitif, la

gestion efficace des approvisionnements est devenue une priorité
stratégique pour les entreprises. C’est la promesse de livrer ses
produits de façon rapide et efficace aux clients, tout en préservant
sa propre rentabilité. Pour y parvenir, il existe des leviers
incontournables de l’approvisionnement que les entreprises
doivent activer à leur façon. Ainsi, une maîtrise avérée des outils
de gestion des achats et approvisionnements est plus qu’important
et ceci, passe par une bonne formation en la matière.
 CHAPITRE I: GESTION DES ACHATS

Section 1: Processus d’achat

Section 2: Gérer efficacement

les achats
 La gestion des achats désigne
l’ensemble du processus
permettant à l’entreprise
Section 1: d’acquérir les produits ou les
Processus services utiles à son bon
fonctionnement, qu’il s’agisse :
d’achat • d’achats directs, comme les matières
achats indirects

premières, indispensables à la production,

• d’achats indirects, hors production, tels
les fournitures de bureau par exemple etc.
 Les différentes étapes du processus
d’achat

Le processus de gestion des achats se

Section 1: compose de différentes étapes clés :
Processus • l’identification du besoin,
facturation

• la recherche de fournisseurs (sourcing),

sourcing

d’achat •
•
la demande de devis, ou le lancement d’appel d’offres,
l’analyse des offres selon plusieurs critères :
• qualité des produits,
suite • coûts d’acquisition,
• délai de livraison,
• la négociation avec les fournisseurs,
• la contractualisation,
• la facturation.
 Réception de la marchandise et contrôle de
qualité : Lorsque la marchandise est livrée,
Section 1: l’entreprise s’assure qu’elle correspond aux
spécifications et normes de qualité requises.
Processus Rapprochement de la facture fournisseur reçue
d’achat avec le bon de commande émis : Une fois la
facture reçue, elle est comparée au bon de
suite commande émis pour s’assurer de l’exactitude
des informations et du montant facturé.
L’importance de la
gestion des achats
 Longtemps considérée comme un service support dans
l’entreprise, la fonction achat devient de plus en plus
stratégique pour la compétitivité et le développement d’une
entreprise.

En effet, la direction des achats définit et veille au respect

de la procédure de gestion des achats. Plus précisément, il
s’agit d’établir un plan d’action structuré et de recenser les
acteurs et la documentation associés à chaque action.

Elle découle de la politique d’achat de l’entreprise, c’est-à-

dire de sa stratégie relative aux achats et
approvisionnements.
 Parmi les objectifs principaux du service achats, on
compte :

• le contrôle du budget et l’optimisation des coûts

liés à la chaîne d’approvisionnement via plusieurs leviers :

• la maîtrise du portefeuille d’achat de l’entreprise,

Section 2 : Les • la (re) négociation des achats avec les fournisseurs,
• la réévaluation des objectifs de marge, si nécessaire, en collaboration
approvisionnement avec le service commercial ;

la gestion de stocks et des risques en cas de rupture ;

la participation au développement des produits, au

niveau du contrôle de la qualité et des coûts des achats de
production, etc.
Section 2 : Gérer efficacement les achats

Définir cette politique

implique par la suite :
• l’élaboration d’un plan d’action et la
remise à plat des procédures pour
atteindre les objectifs prédéfinis ;
• l’attribution des rôles et des La gestion des achats va de
responsabilités de chacun dans ce pair avec la politique
nouvel écosystème ; d’achat.
• l’analyse de la stratégie déployée par
le suivi d’indicateurs clés de
performance (durée du cycle
d’approvisionnement, coût moyen de
la commande, taux de défaut du
fournisseur, etc.).

Plus concrètement, cette

dernière se définit comme la
stratégie déployée :
• pour servir les objectifs de
l’entreprise (réduction des coûts,
diminution de l’empreinte carbone,
etc.) ;
• en accord avec les spécificités de sa
structure, de son marché, ainsi
qu’avec les tendances en matière
d’achats.
Comprendre le rôle clé détenu par le service gestion des achats,
c’est définir puis tester des processus tournés vers la
performance.
• Découlant de la politique évoquée précédemment, ils doivent être
simples et impliquer le moins de personnes possible pour ne pas
devenir une usine à gaz.
il convient de communiquer ces process à l’ensemble des
collaborateurs concernés, afin de gagner en efficacité globale.
La procédure d’achat doit être :
intégrée au système d’information achat de l’entreprise, au
même titre que les données relatives aux fournisseurs, prix et
stocks
• intégrée aux conditions générales et expliquées aux
prestataires pour garantir satisfaction de l’entreprise, transparence
et la meilleure relation fournisseur possible ;
• mentionnée éventuellement dans la politique RSE, pour encourager
des achats responsables et le développement durable en interne.
Il est possible d’optimiser chaque étape de la gestion des achats.
Par exemple, n’oubliez pas la gestion des stocks.
En effet, une bonne gestion des approvisionnements ne se limite
pas à l’achat de biens et de services. Elle implique également
l’entreposage des produits, qui engendre un coût, notamment en
espace de stockage.
• Il s’agit aussi de maîtriser les risques d’obsolescence et de gâchis,
une réelle perte financière pour l’entreprise.
 CHAPITRE II: GESTION DES
APPROVISIONNEMENT

Section 1: Les
approvisionnements

Section 2: Méthodes
d’approvisionnement
Section 1: Les approvisionnements
La gestion des approvisionnements et des stocks représente un enjeu
central pour optimiser les opérations logistiques. Une gestion
efficace des approvisionnements permet non seulement de réduire les
coûts, mais aussi d’améliorer la réactivité face aux demandes
fluctuantes du marché. La gestion des stocks, quant à elle, est
cruciale pour maintenir l’équilibre entre l’offre et la demande. Un
stock trop élevé peut entraîner des coûts de stockage inutiles, tandis
qu’un stock insuffisant peut causer des ruptures de stock et nuire à la
satisfaction client. Une stratégie de gestion des stocks est
essentielle pour garantir la disponibilité des produits tout en
minimisant les coûts associés.
La gestion des approvisionnements est une composante
fondamentale de la chaîne logistique qui englobe toutes les
activités liées à l’acquisition de matières premières et de
composants nécessaires à la fabrication, à l'achat de produits
finis ou à la revente de produits. Elle implique la coordination et la
collaboration entre plusieurs services de l’entreprise, notamment
les achats, la production, la logistique et la finance, pour garantir
que les matériaux nécessaires sont disponibles au moment et en
quantité voulus, tout en minimisant les coûts et en évitant les
excédents de stock.
Connaître les besoins
La première étape de la gestion de l’approvisionnement consiste à
identifier les besoins de l’entreprise. Cela inclut l’évaluation des
matières premières, des produits finis et des services nécessaires
pour maintenir les opérations. Une bonne gestion des stocks et
une planification précise sont essentielles pour éviter les ruptures
de stock et optimiser les coûts.
Trouver des fournisseurs
• Une fois les besoins identifiés, il est crucial de trouver
des fournisseurs fiables. La sélection des fournisseurs doit se
baser sur des critères tels que la qualité des produits, les délais de
livraison, les coûts et la capacité à répondre aux exigences de
l’entreprise. La gestion des relations avec les fournisseurs est un
élément clé de la chaîne d’approvisionnement.
Planifier et passer les commandes
La planification et la passation des commandes sont des étapes
critiques du processus d’approvisionnement. Utiliser un logiciel de
gestion de la supply chain permet d’automatiser et d’optimiser
ces tâches. La planification doit prendre en compte les délais de
livraison, les quantités nécessaires et les coûts associés.
Recevoir et inspecter les livraisons
• À la réception des livraisons, il est important d’inspecter les
produits pour s’assurer qu’ils répondent aux spécifications et aux
standards de qualité. Cette étape permet de détecter rapidement
les éventuels problèmes et de prendre les mesures correctives
nécessaires.
Payer les factures
Le paiement des factures est une étape administrative essentielle dans la gestion de
l’approvisionnement. Une gestion efficace des paiements contribue à maintenir de
bonnes relations avec les fournisseurs et à assurer la continuité des
approvisionnements.
Suivre et gérer le stock
La gestion des stocks est une composante cruciale de la supply chain. Elle implique
le suivi des niveaux de stock, la rotation des produits et l’optimisation des espaces
de stockage. Un logiciel de gestion des stocks peut aider à automatiser ces
processus et à fournir des données en temps réel pour une meilleure prise de
décision.
Améliorer continuellement
L’amélioration continue est essentielle pour maintenir une chaîne
d’approvisionnement efficace. Cela inclut l’analyse des
performances, l’identification des inefficacités et la mise en œuvre de solutions
pour optimiser les processus. La satisfaction des clients et la réduction des coûts
sont les principaux objectifs de cette démarche.
La gestion des approvisionnements est une
composante fondamentale de la chaîne
logistique qui englobe toutes les activités liées à
l’acquisition de matières premières et de
composants nécessaires à la fabrication, à l'achat
de produits finis ou à la revente de produits. Elle
implique la coordination et la collaboration entre
plusieurs services de l’entreprise, notamment les
achats, la production, la logistique et la finance,
pour garantir que les matériaux nécessaires sont
disponibles au moment et en quantité voulus, tout
en minimisant les coûts et en évitant les
excédents de stock.
Section 2: Méthodes d’approvisionnements.

Parvenir à la rentabilité est essentiel pour la survie de toute

entreprise, en particulier les PME et les TPE. Plusieurs facteurs y
contribuent, parmi lesquels le succès commercial. Cependant, un
aspect important à ne pas sous-estimer est la gestion efficace des
approvisionnements.
• Une gestion inadéquate, comme le sur-stockage, peut entraîner
des coûts supplémentaires considérables qui affectent la santé
financière de l'entreprise. De plus, si vous ne parvenez pas à livrer
les produits ou services à temps, cela peut nuire à votre
réputation auprès de vos clients.
La gestion de la chaîne d’approvisionnement englobe plusieurs opérations
stratégiques, notamment :
• Le choix et la négociation avec les fournisseurs, alignés sur la stratégie
d'achat et les exigences spécifiques, incluant les prix, délais de livraison
et paiement ;

• La planification des ressources nécessaires, en utilisant des méthodes

comme MRP ou le JAT ;

• Les tâches administratives et commerciales quotidiennes, telles que la

préparation des demandes d'achat, bons de commande, réception des
marchandises et la facturation, font partie intégrante de ce processus ;

• L'analyse des performances pour réduire les coûts et maîtriser

parfaitement les approvisionnements.
Améliorer la satisfaction client
• La satisfaction client doit toujours être au centre de vos priorités.
Une gestion efficace des approvisionnements et des matériaux vous
permet d'anticiper et d'éviter des problèmes tels que les pénuries
de produits, qui peuvent nuire à la réputation de votre marque et
affecter vos ventes.
il existe diverses approches de gestion des approvisionnements. Votre
choix devra se baser sur une analyse approfondie en tenant compte
des particularités de votre secteur.
On distingue principalement deux catégories de méthodes :
Les méthodes analytiques, qui comprennent :
• La méthode empirique,

• La méthode prévisionnelle.
Les méthodes basées sur la demande, telles que :
• La méthode du “juste-à-temps” (JAT),

• La méthode Kanban,

• La méthode calendaire,

• Le MRP (Material Requirements Planning).

Gérer ses approvisionnements avec la méthode du “Juste-à-Temps”

La méthode du “Juste-à-Temps” (JAT) se focalise sur la demande réelle. Autrement dit,

les marchandises sont acquises uniquement en réponse à une demande spécifique,
évitant ainsi le sur-stockage onéreux. Toutefois, cette approche nécessite des
fournisseurs extrêmement réactifs et flexibles pour être efficace.

La méthode Kanban

Le Kanban, une méthode de gestion à flux tendu, implique le maintien d'un stock
minimal. Vous réapprovisionnez de manière progressive et automatique lorsque c’est
nécessaire pour garder un niveau de stock constant. Les entreprises utilisent
souvent la méthode du point de commande pour déterminer à quel moment passer
une nouvelle commande d'approvisionnement.
• La méthode Kanban est avantageuse en termes de coûts et facile à mettre en œuvre.
Cependant, elle exige une grande réactivité, de la flexibilité et une organisation
impeccable de votre part.
Utiliser la méthode calendaire pour la gestion des
approvisionnements
Cette méthode implique de fixer à l'avance un niveau de stock
minimum, puis de commander les produits manquants à une date
prédéterminée.
• La méthode calendaire nécessite une stabilité dans les ventes et la
rotation des stocks. Attention, une augmentation soudaine de la
demande pourrait entraîner une rupture de stock !
La méthode MRP
• Le MRP, ou Management de Ressources de Production, est une
approche spécialement conçue pour l'acquisition de pièces et de
composants nécessaires à la production. Les réapprovisionnements
sont dictés par les besoins de la fabrication, en se basant sur
diverses données techniques et commerciales.
CHAPITRE III: Outil informatique de gestion
des achats et approvisionnement

Section 1: Logiciels de gestion

Section 2: Système de suivi et

reporting
Section 1 : Logiciels de gestion
Le logiciel de gestion des achats est un outil indispensable pour
optimiser les processus d'achats au sein des entreprises. Il offre une
multitude de fonctionnalités qui permettent de simplifier et
d'automatiser les tâches liées aux achats, depuis la création des
demandes jusqu'au paiement des fournisseurs.

Ces logiciels sont particulièrement utiles pour assurer une gestion

rigoureuse des dépenses en entreprise. Ils permettent de suivre en
temps réel l'état des stocks, de gérer les relations avec les
fournisseurs et de maintenir une base de données centralisée des
produits et des prix. L'automatisation de ces processus réduit les
erreurs humaines et améliore l'efficacité globale.
Section 1 : Logiciels de gestion suite
Les fonctionnalités de ces outils incluent généralement la création
de catalogues de produits, la gestion des contrats d'achat, et
le contrôle des budgets. Certains logiciels offrent également des
capacités d'analyse des dépenses, ce qui permet aux entreprises
d'identifier les opportunités de réduction des coûts et d'optimiser
leurs achats.
L'utilisation de ces logiciels simplifie également le travail du service
comptabilité en automatisant la facturation et en intégrant les
données d'achat directement dans les systèmes de gestion
comptable de l'entreprise. Cette intégration peut significativement
diminuer l'utilisation du papier et contribuer à une
meilleure dématérialisation du cycle d'achat.
• En somme, le logiciel de gestion des achats se révèle être un allié
précieux pour toutes les entreprises cherchant à moderniser et à
rationaliser leurs processus d'achats.
EXEMPLE DE LOGICIEL DE GESTION D’ACHAT
• Odoo.
• Zoho Inventory.
• Lengow.
• EBP Gestion Commerciale.
• Sage 100cloud Gestion Commerciale.
• Cegid Business Retail.
• Microsoft Dynamics 365 Supply Chain Management.
• SAP Business One.
Comment choisir son logiciel de gestion des achats ?
Choisir un logiciel de gestion des achats adapté à votre entreprise nécessite
une évaluation minutieuse de plusieurs critères essentiels. Voici quelques
points clés à considérer :
• Compatibilité avec les systèmes existants : Assurez-vous que le logiciel
peut s'intégrer facilement avec les autres outils que vous utilisez, comme
votre ERP ou votre logiciel de comptabilité. Cela facilite une transition
fluide et une efficience opérationnelle accrue.
• Facilité d'utilisation : Optez pour une interface utilisateur intuitive. Un
logiciel facile à comprendre et à utiliser par tous les membres de votre
équipe accélérera son adoption et réduira le temps de formation
nécessaire.
• Fonctionnalités spécifiques nécessaires : Identifiez les fonctionnalités
essentielles qui répondent aux besoins uniques de votre processus d'achat.
Cela peut inclure la gestion des demandes d'achat, l'approbation des
workflows, ou les analyses de dépenses.
Comment choisir son logiciel de gestion des achats ?
• Scalabilité : Choisissez un logiciel qui peut grandir avec votre entreprise. Il
doit pouvoir s'adapter à des volumes croissants de transactions et à
l'évolution des exigences commerciales sans compromettre les
performances.
• Sécurité et conformité : Vérifiez que le logiciel respecte les normes de
sécurité pertinentes et qu'il assure la protection de vos données sensibles,
particulièrement si vous optez pour une solution cloud.
• Support et service client : Assurez-vous que l'éditeur offre un support
technique fiable et accessible. Un bon support peut grandement diminuer
les interruptions potentielles de service.
• En prenant en compte ces critères, vous serez mieux équipé pour choisir un
logiciel de gestion des achats qui non seulement répond à vos besoins
immédiats mais aussi soutient vos objectifs à long terme.
 Section 2: Système de suivi et reporting.
Avantages et limites des solutions gratuites et open source
Les solutions gratuites et open source de gestion des achats offrent une
série d'avantages non négligeables, mais elles comportent également
certaines limites qu'il est essentiel de considérer.
Avantages :
• Coût initial faible ou nul : L'accès sans frais de licence rend ces outils
particulièrement attrayants pour les petites entreprises ou les startups
qui doivent gérer leurs ressources financières de manière prudente.
• Flexibilité et personnalisation : Le code source ouvert permet aux
utilisateurs de modifier ou d'adapter le logiciel selon leurs besoins
spécifiques, ce qui est un atout majeur pour les entreprises ayant des
processus uniques.
 Section 2: Système de suivi et reporting.
Limites :
• Support technique limité : Contrairement aux solutions payantes, le
support technique des logiciels gratuits et open source peut être moins
accessible ou réactif, ce qui pourrait poser problème en cas de
dysfonctionnements urgents.
• Mises à jour et sécurité : La responsabilité de maintenir le logiciel à jour
et sécurisé repose souvent sur l'utilisateur, ce qui peut nécessiter des
ressources internes supplémentaires ou des connaissances techniques
approfondies.
• Il est crucial pour les entreprises d'évaluer ces aspects en fonction de
leurs capacités internes et de leurs besoins avant de choisir une solution
gratuite ou open source pour la gestion des achats.
La gestion des achats avec Excel ou Access
Limites et avantages de l'utilisation d'Excel ou Access pour la
gestion des achats
L'utilisation de Microsoft Excel et Access pour la gestion des achats
présente des avantages et des limites distincts. Excel, avec sa
familiarité et sa flexibilité, est excellent pour les analyses rapides et
les calculs complexes grâce à ses puissantes fonctions de tableur. Il
est idéal pour les petites entreprises qui gèrent des volumes de
données modérés et qui requièrent une mise en place rapide et peu
coûteuse.
D'autre part, Access est plus adapté pour gérer de grandes
quantités de données et permettre plusieurs utilisateurs de
travailler simultanément sur la même base de données. Cela le rend
particulièrement utile pour les entreprises qui nécessitent une
gestion des achats plus robuste et structurée, avec des
fonctionnalités de base de données relationnelles, comme la liaison
entre différentes tables et le filtrage avancé des données.
La gestion des achats avec Excel ou Access
Toutefois, ces outils ont leurs limites. Excel peut devenir difficile à
gérer et sujet aux erreurs lorsque les volumes de données
augmentent et que les liens entre les feuilles de calcul deviennent
complexes. Access, bien qu'efficace pour les bases de données plus
importantes, requiert une compréhension plus technique pour la
mise en place et la maintenance, ce qui pourrait nécessiter des
compétences spécialisées que toutes les entreprises n'ont pas en
interne.
• En résumé, le choix entre Excel et Access dépendra largement du
volume de données à gérer, des compétences disponibles au sein
de l'entreprise et des besoins spécifiques en matière de gestion des
achats.
Comment faire un planning d'achats avec Excel ?
Pour concevoir un planning d'achats efficace avec Excel,
commencez par ouvrir une nouvelle feuille de calcul. Créez ensuite
des colonnes pour chaque type d'information pertinente : Date
d'achat, Fournisseur, Article, Quantité, Prix unitaire, et Montant
total. Ajoutez des colonnes supplémentaires pour des détails
comme la Catégorie de dépense et des Notes spécifiques.

Utilisez les formules Excel pour calculer automatiquement

le Montant total en multipliant la Quantité par le Prix unitaire. Cela
permet de maintenir une visibilité claire sur les dépenses engagées.
Comment faire un planning d'achats avec Excel ?
Pour faciliter l'analyse des données, implémentez des tableaux
croisés dynamiques. Ces derniers vous aideront à synthétiser les
informations et à observer les tendances d'achat au fil du temps, ce
qui est crucial pour l'ajustement des stratégies
d'approvisionnement.
Assurez-vous également d'exploiter les fonctions de tri et de filtre
d'Excel pour organiser votre planning par fournisseur, date, ou
catégorie de dépense. Cela simplifie la recherche d'informations
spécifiques et améliore l'efficacité de la gestion des achats.
• Enfin, sécurisez vos données en sauvegardant régulièrement votre
fichier Excel et en limitant l'accès à celui-ci à travers des permissions
si nécessaire. Cela garantit que les informations sensibles restent
protégées et accessibles uniquement aux parties prenantes
autorisées.
Conclusion
Vous l’aurez compris, améliorer la rentabilité d'une
entreprise passe par plusieurs canaux bien distincts :
augmentation des recettes, meilleure efficacité ou
encore réduction des dépenses
Thank
v o u