1.1.

2 NOTIONS SUR LE SECRETARIAT

2.1. Genèse sur le secrétariat

Le secrétariat est un métier de bureau qui consiste à s'occuper, pour

le compte d'un autre employé ou agent, de son courrier, de ses
communications téléphoniques, de la rédaction des comptes rendus de réunions, de la
gestion de son emploi du temps. Il allège de certaines activités notamment en
contribuant à l'organisation de ses actions, etc.

Un secrétaire de direction assiste une direction, un supérieur

hiérarchique ou un Procureur au sein d'un Parquet.

Les termes de "premier secrétaire", de "secrétaire général" ou

de Secrétaire d'État désignent une toute autre fonction : cela désigne une personne (ou
un organisme) haut placé dans la hiérarchie.

Historiquement, le travail de secrétariat a beaucoup changé.

Autrefois, c'était la personne sachant taper à la machine à écrire rapidement (et
éventuellement connaissant la sténographie). Avec le développement des ordinateurs
personnels, le travail de la secrétaire a beaucoup changé : les personnes tapent eux-
mêmes leurs textes et les secrétaires assurent d'autres fonctions très diverses.

Depuis la Renaissance jusqu'à la fin du xixe siècle, certains hommes

qui prennent le titre de secrétaire sont engagés pour tenir la correspondance quotidienne
et les activités de personnages de haute stature sociale.

Progressivement le terme s'applique à des fonctions plus

nombreuses et variées, ce qui conduit à donner des titres composés afin de spécifier
divers travaux de secrétariat, tels que Secrétaire général ou secrétaire financier (en). Le
terme simple de « secrétaire » reste alors en usage, soit comme abréviation lorsque le
contexte de la fonction est sans ambiguïté, soit pour désigner un poste relativement
modeste.

À la fin du xixe siècle, le capitalisme se développe : les industries

grandissent en taille, les boutiques deviennent des grands magasins, les grandes
compagnies bancaires et d'assurance se développent, ce qui nécessite des bureaux
administratifs plus importants avec notamment le secrétariat qui est assuré par des
hommes1.

1
Delphine Gardey, La dactylographe et l'expéditionnaire. Histoire des employés de
bureau 1890-1930, Belin, 2002, P.336.
 En Grande-Bretagne, Sir Isaac Pitman invente en 1837 une
sténographie phonétique qui vise initialement à des objectifs d'éducation des masses. La
sténographie vulgarisée vers 1870 a pour objectif d'apprendre à lire et écrire. Se
généralisant pendant la Belle Époque, elle devient une technique de prise de notes, se
diffusant dans le monde commercial. Au même moment, le métier de sténographe
se féminise2.

Avec la diffusion de la machine à écrire, la sténographie se voit

concurrencée par la sténotypie. La dactylographie devient ainsi l'apanage des femmes,
veuves ou jeunes filles bien élevées, issues à l'origine de la classe moyenne ou de la
petite bourgeoisie puis de milieu populaire avec l'essor de la profession entre les deux
grandes guerres qui voit les femmes se saisir de ces innovations1.

2.2. Historique de la fonction secrétaire

La fonction de secrétaire remonte aux temps des pharaons. A cette

époque, on trouvait déjà des secrétaires : c’étaient des scribes instruits et sachant
écrire3.

L’enseignement était basé sur l’humilité, et le respect de l’ordre

établi. Pour les Egyptiens posséder la sagesse et la connaissance était un grand
honneur. En effet, la connaissance apparaissait comme le bien le plus précieux. Le
métier de scribe était donc considéré comme le meilleur de tous. Ainsi le scribe occupait
un poste envié et privilégié dans la société égyptienne.

Entre le XIXe siècle, Les employés de bureau ont alors en commun

d’être des hommes, de n’être pas ouvriers et de travailler dans un bureau. Ils ont le plus
souvent un bon niveau d’instruction. Les fonctionnaires sont, à l’époque, le type même
de l’employé de bureau. Ce sont tous des hommes. Ils bénéficient d’une relative sécurité
d’emploi, d’une retraite. Ils jouissent d’une certaine considération sociale, même si
certains auteurs, tels que Georges Courteline, se moquent de « Messieurs les-ronds-de-
cuir ».

2
[Link] Consulté le 30 janvier 2025
3
[Link] Consulté le
31 Janvier 2025
 En France, dès le début du XXe siècle, le métier de
sténodactylographe se féminise. De nombreuses « dames dactylographes » travaillent
dans des entreprises de commerce ou d’industrie, avant même que la fonction publique
ne fasse appel à elles. Ces pionnières sont généralement des femmes de la moyenne
bourgeoisie, d’un bon niveau d’instruction, ayant suivi des cours de sténographie et de
dactylographie. Les fabricants de machines à écrire font remarquer que l’étude du piano,
indispensable à toute bonne éducation féminine, prédispose à la pratique de la
dactylographie. Les fonctionnaires masculins protestent contre cette concurrence qui
vient troubler la vie des bureaux. Les femmes vont peu à peu occuper tous les emplois
liés aux nouvelles machines utilisées dans les bureaux. La première guerre mondiale,
qui voit le départ des hommes pour le front, renforce la féminisation de ces emplois.

2.3. Définition de la fonction secrétaire

D’après le dictionnaire « Le Petit Robert », le mot secrétaire signifie4 :

 Personne qui rédige certaines pièces, s’occupe de l’organisation et du

fonctionnement d’une assemblée, d’une société ou d’un service administratif ;
 Personne qui écrit, rédige pour le compte de quelqu’un ;
 Employé chargé d’assurer la rédaction du courrier, de répondre aux
communications téléphoniques pour le compte d’un employeur.

J. MAVAMBU définit le secrétaire comme une personne chargée de

l’organisation du fonctionnement administratif d’un service du secrétariat d’une entreprise
ou d’une organisation quelconque et qui assume toutes les tâches dévolues à un tel
service lié à la gestion de la correspondance, de l’information et des actes administratifs,
des relations internes et externes5.

On peut trouver plusieurs types de secrétaires, selon la spécificité des

services, à savoir :

- le secrétaire comptable : Il est chargé d’effectuer les travaux administratifs du

service ainsi que des travaux de comptabilité générale, comptabilisation des
achats, des ventes, de la paie, établissement des déclarations à la sécurité

4
Le Petit Robert, Dictionnaire français, 2015
5
J. MAVAMBU, Cours d’organisation et technique de secrétariat de
direction, I.S.C/Matadi, G1 Secrétariat de direction, 2021 – 2022.
 sociale et aux impôts, réalisation des bilans. Il peut aussi être chargé sous la
responsabilité de l’entreprise à mettre au point une comptabilité analytique, il
participe aux travaux de collecte des différentes données chiffrées qui permettront
de déterminer le coût de revient d’un produit ou d’un service de l’entreprise.
- le secrétaire particulier : c’est celui qui agit pour le compte d’une seule personne
(patron) ;
- le secrétaire médical : c’est celui qui gère un cabinet médical et veille à son bon
fonctionnement ;
- le secrétaire généraliste ou polyvalent : c’est celui qui exerce toutes les tâches
dites classiques dans une entreprise ou une organisation donnée ;
- le secrétaire juridique : c’est le collaborateur des avocats, des magistrats ou des
huissiers de justice ;
- le secrétaire bureautique : celui-ci se caractérise par sa maîtrise des logiciels ;
- le télésecrétaire appelé aussi secrétaire à distance, c’est celui qui gère à distance
le secrétariat d’une personne ou d’une entreprise et contribue à l’organisation et à
la gestion du secrétariat d’une ou plusieurs personnes ou entreprises.

Etre secrétaire, c'est travailler en collaboration avec le responsable

d'un service et/ou d’une hiérarchie, et de son équipe. La polyvalence, le degré
d'autonomie et de responsabilité varient selon l'organisation, la taille et le domaine
d'activité de l'entreprise.

Dans tous les cas, l'aspect communication (écrite et orale) est

prépondérant. Micro-ordinateur, photocopieur, télécopieur, calculatrice et téléphone sont
les outils de toute secrétaire. La secrétaire bureautique polyvalente exerce son activité
dans tout type d'entreprise des secteurs primaire, secondaire ou tertiaire.

Section 3 : SECRETAIRE DE DIRECTION

3.1. Notions et définition

Bien qu’il/elle soit parfois appelé(e) secrétaire de direction,

l'assistant(e) de direction joue en réalité un rôle plus important. Véritable bras droit d’un
directeur, sa mission est de le décharger de toutes les préoccupations administratives et
de manière générale, de l’assister dans tous les aspects de son travail pour lui faire
gagner en temps et en efficacité.

Dans tous les secteurs et types d’organisations, depuis les PME-PMI,

en passant par les institutions publiques et collectivités locales, les associations et les
multinationales, l’assistant(e) de direction joue le rôle d’interface avec tous les
interlocuteurs de son supérieur.
 Elle effectue toutes les tâches traditionnelles d’un(e) secrétaire, à
savoir la tenue de son agenda, le traitement du courrier, la rédaction de comptes-rendus
de réunions auxquels il/elle assiste généralement, la préparation de dossiers et
présentations, l’organisation de réunions, de déplacements et voyages, l’archivage de
tous ses documents.

Mais d'autres missions peuvent lui incomber : recherches de

fournisseurs et premières négociations, préparation d’un budget... Dans ce cas, et si la
structure le permet, l’aspect administratif est confié à un(e) secrétaire qu’il/elle supervise.

La maîtrise des outils bureautiques et d’Internet est exigée. Un bon

niveau d’anglais, ainsi que d’autres langues, en fonctions des activités et de
l’implantation géographique de l’entreprise est indispensable.

Nous pensons qu’un secrétaire de direction est le collaborateur direct

d’un chef d’entreprise. Il est chargé de gérer les services du secrétariat de direction et
qui l’assiste dans ses tâches de direction. Sa position est invariable ou il doit à la fois
obéir et commander.

Il participe indirectement à la fonction administrative de l’entreprise

au niveau de la direction. Il se distingue aussi par la nature des documents traités et par
leur confidentialité. Il doit avoir une solide expérience professionnelle sur la marche de
l’entreprise. Il est pour le chef d’entreprise un véritable confident du chef.

Il joue un rôle exécutif, participatif et d’interface, alors qu’un

secrétaire simple ne joue qu’un double rôle c’est – à – dire exécutif et d’interface

3.2. Les facteurs d’un secrétaire de direction

Les facteurs que doivent avoir les secrétaires de direction sont entre
autre :

a) Avoir les qualités physiques : il doit rendre son physique agréable pour donner
une bonne impression au visiteur, être également propre et soigne et, pourquoi
pas s’habiller d’une manière descente, s’exprimer correctement sans affectation, ni
vulgarité d’une voix posée et claire. Il doit se montrer courtois. Il doit se maintenir
en bonne santé et se comporter avec aisance dans n’importe quelle circonstance
indispensable à ses lourdes tâches.

b) Avoir les qualités intellectuelles : les qualités intellectuelles sont liées à

l’intelligence, à la mémoire, à l’attention, à l’esprit d’initiative et à l’ordre.
c) Avoir les qualités morales : comme qualités morales, le secrétaire de direction
doit se doter de :

 L’honnêteté

Qui se traduit par la ponctualité, l’assiduité, être tous les jours présent
au service, ne s’absenter que pour des raisons valables, la volonté de bien faire et de
collaborer, la sincérité et la franchise, la loyauté (ne rien faire qui puisse attirer des
désagréments à l’entreprise ni la placer dans des situations difficiles), la lutte contre le
gaspillage (ne gaspille ni le temps ni les fournitures de bureau).

 La discrétion

Le secrétaire de direction ne doit pas parler à tort et à travers et

vouloir paraitre bien renseigné.

Il ne divulgue pas les faits confidentiels appris en lisant les lettres ou

autres documents, ou en assistant à des conversations, ni vouloir assister aux
conversations du chef dans son bureau s’il n’y est pas invité.

Il doit agir avec prudence lorsqu’il parle au téléphone, devant les

visiteurs ou devant les autres membres du personnel de l’entreprise.

Il doit donc être modéré dans son langage, sans excès ni passion
difficile et fastidieuse.

d) Qualités humaines : le secrétaire de direction doit toujours créer et maintenir un

climat de sociabilité indispensable détendue. Cette sociabilité se manifeste par la
bonne humeur la sympathie, la compréhension et la confiance mutuelle, la
souplesse de caractère qui évite les conflits, la serviabilité et la gentillesse.

e) Qualités professionnelles : les qualités font que le secrétaire de direction exerce

son travail, selon les normes professionnelles requises. Les qualités se résument
par :

 La conscience professionnelle : par le soin que l’on donne à son travail, en

l’exécutant correctement ;
 Les connaissances techniques en secrétariat de direction y compris les
connaissances générales, une connaissance approfondie de la langue française
en sachant bien rédiger et s’exprimer avec précision et clarté avec les visiteurs,
les responsables de l’entreprise et les collègues de service.

Le secrétaire de direction doit faire un effort pour étendre davantage

sa culture. Il lui est aussi recommandé d’avoir des connaissances en marketing, en
communication, en bureautique et en informatique, connaitre les principaux logiciels,
savoir gérer les fichiers ainsi que la connaissance à la mondialisation pour faciliter
certains contacts avec des partenaires extérieurs.

Il ne serait pas mal qu’en dehors du français et de l’anglais, qu’il

connaisse une autre langue étrangère. Le secrétaire de direction doit avoir une vue
générale et approfondie de la spécialité de l’entreprise. Il s’agit notamment :

 Du tact et la diplomatie : le tact, c’est juste d’éviter ou de faire dans les relations
professionnelles, les gestes permis, les propos possibles, l’attitude à prendre en
face de telle ou telle personne, de tel ou tel évènement. La diplomatie est proche
du tact, c’est l’habilité dans la conduite de son proche du tact, c’est l’habilité dans
la conduite de son travail, surtout dans les relations avec les collègues de service
et des tiers pour éviter les frustrations, l’insatisfaction et l’incompréhension.
 De l’habilité relationnelle : le fait de savoir soigner les relations de l’entreprise
avec les tiers pour les perpétuer et les rendre plus profitables. Le secrétaire de
direction doit aussi favoriser les relations internes, par une attitude de conciliation.
Il doit travailler à la consolidation de ces relations pour permettre l’éclosion d’une
solidarité professionnelle.

3.3. Les tâches du secrétaire de direction

Les tâches d’un secrétaire de direction sont multiples, toutefois nous

reprenons ci–après ses principales tâches :

- Il assure la permanence du service de direction en absence du directeur ou du

directeur adjoint, afin de préparer et d’allier au maximum le travail de ceux – ci ;
- Il peut fournir des réponses directement à partir des éléments dont il a connaissance ;
- Il peut encadrer un personnel de secrétariat ;
- Il rédige des notes des services internes à partir d’instruction orale, les met au
manuscrit, les soumet au contrôle et à la signature du directeur, les reproduit avant
de les dessuer;
- Il prend en charge l’organisation matérielle des diverses relations qu’entretient la
direction avec les services internes et organismes externes ;
- Il assure le planning des rendez-vous et de la réunion de travail, prépare et organise
les différentes réunions institutionnelles, prépare des dossiers préalables, réservation
des salles de réception des participants, prend note au cours de la réunion pour
assemblées et réunions ;
- Il peut recevoir le visiteur à la place du chef ;
- Il transmet des ordres et donne des instructions au personnel subalterne ;
- Il contrôle le travail confié à certains agents secondaires ;
- Il participe à la collecte, à la mise en forme, à la circulation des informations
nécessaires, au suivi et au bilan des activités dans l’organisme. Il rassemble des
états récapitulatifs émanant des différents services, les met en forme avec le
comptable sous forme de tableaux, graphiques, ou tableaux de bord (mise en forme
du budget et des prévisions, rapports d’activités annuel, ces informations sont
susceptibles d’orienter l’action de l’entreprise ;
- Il effectue l’interface entre l’entreprise et l’extérieur et l’interface interne;
- Il assiste le chef dans la gestion de l’entreprise, discute avec lui sur la marche de
celle-ci et conseille, il lui fait des propositions et des suggestions.

3.4. Rôle du secrétaire de direction

Le rôle du secrétaire de direction est l’ensemble des actes qui

caractérisent son comportement professionnel auprès de son chef en particulier et de
l’entreprise en général. Il s’agit du rôle d’interface, du rôle exécutif et du rôle
participatif.

[Link]. Rôle exécutif

Ce rôle s’explique par le fait que le secrétaire doit d’abord exécuter

les ordres de son chef, se traduisant par les tâches qu’il accomplit ; l’instruction et la
recommandation qu’il applique dans l’exercice de ses fonctions.

[Link]. Rôle participatif

C’est un rôle permanent et indispensable du chef d’entreprise. Le

secrétaire de direction l’aide dans son rôle de direction. Il peut le conseiller, lui faire des
suggestions, des propositions. Il collabore avec son chef à la prise des décisions et
remplace le chef dans certaines circonstances. Il participe donc à la fonction
administrative au niveau de la direction de l’entreprise.

[Link]. Rôle d’interface

C’est le rôle que joue le secrétaire de direction. Il est l’intermédiaire

au niveau interne entre les services et la direction, dans la mesure où tout passe par lui.
Ce rôle se joue aussi lorsque le secrétaire de direction met l’entreprise en contact avec
ses partenaires extérieurs et ceux-ci pour contacter l’entreprise passe par lui. Il est
comme un passage obligé. Le secrétaire de direction occupe un véritable poste
d’interface auprès des interlocuteurs internes et externes de l’entreprise. Il assure la
gestion et le suivi des dossiers administratifs, comptables et commerciaux ainsi que la
coordination entre les différents services de l’entreprise. Cela veut dire que le secrétaire
est au milieu entre deux ou plusieurs parties. Le rôle d’interface se présente sous trois
points de vue relatifs à l’information, relatif aux rapports internes et externes et relatif à la
gestion du courrier.

a. Du point de vue de la gestion de l’information

Sur ce point de vue, nous parlons de l’interface de communication.

Le secrétaire de direction fait l’interface de communication dans la mesure où, il traite
l’information véhiculée dans des supports d’information. Ces supports peuvent être : le
téléphone, une disquette, un flash disc. Par ces supports, l’information qui passe par lui
est dispatchée selon la direction qu’elle doit prendre. Elle est traitée pour en tirer
l’essentiel à la base de changement des décisions des nouvelles instructions, de
nouveaux odores, des recommandations etc. Le secrétaire de direction sélectionne
toutes ces informations pour les proposer à la discussion générale dans l’objectif
d’améliorer un aspect de l’entreprise qui pose problème.

b. Du point de vue des internes et externes

De ce point de vue, l’interface intervient pour faciliter la collaboration

des entités internes d’une entreprise dans leurs activités et dans celles de l’entreprise
avec les partenaires, les fournisseurs et les clients dans les affaires traitées.

Le secrétaire de direction facilite donc les contacts sur le plan interne

où il assure la coordination entre les clients de l’entreprise. Il peut organiser les rendez-
vous de la hiérarchie avec par exemple les chefs des services, lesquels peuvent se
traduire en réunions ou en autre genre de rencontres professionnelles. Il peut mettre en
contribution les services pour des rapports à rendre à la hiérarchie de laquelle ces
services peuvent aussi recevoir des instructions, des recommandations, des directeurs.
Sur le plan externe, le secrétaire de direction assure le relationnel dans la transmission
de l’information avec l’extérieur et vice versa, la réception des visiteurs entre dans ce
cadre.

c. Du point de vue de la gestion du courrier

Dans la gestion du courrier, le secrétaire de direction joue aussi un

rôle d’interface. Il est comme dans un service de dispatching en assurant la réception et
le départ du courrier. Ces deux opérations qui justifient ce rôle d’interface, concerne le
courrier interne relatif aux services de l’entreprise et le courrier externe des personnes
extérieures. Tous les courriers internes et externes passent donc par le secrétaire de
direction qui les traite et en assure la coordination. Il fait de même pour le courrier
électronique qu’il traite comme courrier ordinaire.