INTRODUCTION
1. Contexte et justification
Le développement d'une entreprise privée ou publique passe d'abord par la
performance de son administration. Selon la conception managériale, l’administration cherche
à découvrir et à mettre en œuvre les méthodes les plus rationnelles et les plus efficaces
d'organisation. C'est à la poursuite de cet objectif que les gestionnaires des administrations ont
mis en place un service chargé des opérations courantes. Ce service, c'est le secrétariat. C’est
un service central qui s'occupe de la saisie, de la gestion des correspondances et du classement
des documents (source).
Notons que le secrétariat a été depuis longtemps considéré comme un poste
d'exécution a connu d'évolution et cède le pas à une nouvelle génération de secrétaire-
assistant, mieux équipé et plus dynamique. Ce nouveau rôle lui permet désormais d'être mêlé
de tout corps dans le travail administratif et d'accomplir les tâches de communication et
d'organisation de l'entreprise. Le secrétaire est devenu alors le miroir à travers lequel le public
regarde l'image de l'entreprise et reconnaît sa notoriété.
A cet effet, il est permis de constater que certains gestionnaires ne connaissent
pas la valeur et les capacités du secrétaire actuel et continuent de le considérer comme un
simple exécutant incapable de réfléchir et d'innover.
Le métier de secrétaire, revient à évoquer, pour une certaine opinion simpliste,
les vieilles considérations qui limitaient ce métier à un simple dactylographe ou
sténodactylographe. Ainsi ce métier se voyait diminué et était même prévu pour la disparition
avec l’avènement des technologies de l’information et de la communication.
De nos jours, le service ou le poste de secrétariat a été longtemps considéré
comme un poste d’exécution, a connu une évolution depuis l’avènement de nouvelles
technologies de l’information et de la communication, et, dès lors, cela cède le pas à une
nouvelle génération de secrétariat, mieux équipé.
Puisque le secrétariat est vraiment l’axe pivotante de l’administration d’une
entreprise, un cerveau moteur, voir son miroir. En effet, toutes les entrées et les sorties passent
par le secrétariat. Son efficacité serait donc souhaitée dans l’exercice de ses fonctions pour
que son impact à la gestion de la communication soit démontré.
L’évolution technologique enregistrée au cours des quatre dernières décennies
connaît un essor prodigieux dans tous les domaines de la société en général et
particulièrement celui du secrétariat en particulier.
En effet, le Ministère des Hydrocarbures est doté d’un Secrétariat Général qui
est l’organe technique qui assiste le Ministre dans l’exercice de ses fonctions. Il est chargé
essentiellement de gérer le patrimoine national en matière d’Hydrocarbures, veiller à
l’application des lois et règlements signés par les autorités, assurer le contrôle technique des
installations et équipements pétroliers et aussi d’assurer la promotion des blocs pétroliers
dans les bassins sédimentaires non encore attribués en vue de l’octroi d’un permis de
recherche.
Car, la mission principale du Secrétariat Général aux Hydrocarbures (SGH en
sigle) est l'élaboration et la mise en oeuvre de la politique gouvernementale en matière des
Hydrocarbures sur toute l'étendue du territoire national.
En tant que tel, la gestion des documents administratifs correspond à une
procédure qui peut s’avérer vite complexe s’il y a les règles et les bonnes pratiques, si elles
ne sont pas respectées, tant sur le plan du classement que du stockage. Quelle que soit la
forme ou l’activité de l’entreprise, la gestion des documents est une nécessité qui préoccupe
la présence d’un secrétaire.
Au-delà de cette description au niveau nationale, la réalité est vécue au services
des Hydrocarbures en province où en sa qualité d’expert administratif décharge le Chef de
Division non seulement des prérogatives bureaucratiques mais aussi des autres tâches
administratives.
Cette réalité n’échappe pas la Division Province des Hydrocarbures du Kongo
Central, à introduire dans son sein l’implication du secrétaire pour l’exécution et l’organisation
de ses activités.
La Division Provinciale des Hydrocarbures national en général et du Kongo
Central veille à la promotion de la mise en valeur des ressources pétrolières, suivi et contrôle
technique des activités de prospection de recherche et d'exploitation des ressources pétrolières,
des activités de raffinage, de transport et de stockage des produits pétroliers, ainsi que des
activités connexes ; etc.
Dans cette perspective, notre sujet de mémoire porte sur les facteurs explicatifs de
l’implication du secrétaire de direction dans l’exécution des activités administratives. Le
développement d’une entreprise privée ou publique passe d’abord par la performance de son
administration et pour cela son bien être doit être assuré au travers des conditions de travail biens
définies.
2. Problématique
Les conditions de travail sont des aspects très importants au sein d’une
institution qui veut réussir dans son environnement concurrentiel. Elles désignent un
ensemble de facteurs qui influencent les caractéristiques internes et externes dans lequel
s’inscrit son travail. Pour cela les conditions de travail sont des outils de gestion de ressources
humaines qu’utilise l’institution au niveau stratégique et qui permettent de contribuer à
l’évaluation qu’elle s’est fixé c’est le cas des secrétaires de direction 1.
Le secrétaire est, comme son nom l'indique, le véritable collaborateur d'un
manager, chef de service ou d'entreprise. Grâce à son travail en matière de communication et
de documentation, le secrétaire facilite le travail de son supérieur hiérarchique. Il le décharge
des tâches administratives et joue le rôle d'interface entre l'entreprise qui l'emploie et les
divers interlocuteurs de celle-ci.
Ses activités sont variées : il réceptionne et trie les correspondances, il
réceptionne et filtre également les appels téléphoniques. Il prépare voire rédige le courrier
émanant de son supérieur interne et externe. Ainsi, il entretient de fréquents contacts tant avec
l'intérieur qu'avec l'extérieur de l'entreprise.
Par ailleurs, lorsque l’entreprise opte pour une gestion décentralisée, il est
possible que le secrétaire s’occupe non seulement de ses taches quotidien (des prérogatives
bureaucratiques) mais aussi décharger son supérieur hiérarchique aux autres tâches
administratives telle que la gestion du personnel, gestion de stocks, gestion de petite
information interne liée aux dépenses, la logistique, etc... Ce qui nous amène à considérer le«
la Secrétaire comme étant un maillon indispensable dans la vie de l’entreprise, interface entre
1
OUARET Abdelhamid, comment assurer la performance de l’entreprise
Algérien en économie de marché,Alger, 2002, p. 23.
l’entreprise et l’extérieur, courroie de transmission, assistante ou manager du patron,
collaboratrice privilégiée, corrective naturelle confidente et conseillère du supérieur
hiérarchique2.
La Division Provinciale des Hydrocarbures du Kongo Central, une institution
publique, qui regorge à son sein le secrétaire de direction n’est pas épargnée de cette réalité.
Sous la direction d’un chef de division, il y a lieu de constaté un relâchement dans l’exercice
de certaines de ses fonctions du à l’insuffisance en nombre de salarié qualifié, à l’absence des
outils adéquats pour s’acquitter de ses missions, mais aussi et surtout le manque la non
régularité des frais de fonctionnement.
C’est dans cette optique que le service secrétariat tel que présenté dans cette
division constitue vraiment l’axe pivotante dans l’administration, un cerveau moteur, voir son
miroir, car toutes les entrées et les sorties en termes d’informations passent par ce dernier. Ce
service jouerait donc un rôle important en tant qu’appui au chef de division provincial des
Hydrocarbures du Kongo Central de par l’exécution de ses tâches qui sont pour la plupart
administratives
Des lors, la présente étude est menée dans le but d’investiguer et extrapoler les
facteurs qui expliquent l’implication du secrétaire de direction dans l’exécution des activités
administratives. De manière pragmatique, nous allons répondre à la problématique suivante :
Quels sont les facteurs qui expliquent l’implication du secrétaire direction dans l’exécution
des tâches administratives au sein de la division urbaine des Hydrocarbure du KC ?
De cette question principale découle les interrogations auxiliaires ci-dessous :
Comment s’organise le secrétariat de direction au sein de la division provinciale de
l’Hydro carbure ?
Quelle est la place du secrétariat de direction dans l’exécution des tâches
administratives et quel est son niveau d’implication?
Quel est le niveau de l’appréciation en impliquant le secrétaire de direction dans
l’exécution des activités administratives au sein de la Division Provinciale des
Hydrocarbures?
Ainsi, ce questionnement va nous permettre de développer le sujet avec
méthode. Mais la rigueur de la science nous demande de proposer déjà quelques réponses
provisoires avant de poursuivre cet exercice.
3. HYPOTHÈSES
Selon KUYUNSA B et SHOMBA K affirment que l’hypothèse doit être comprise comme
étant « une série de réponses supposées ou provisoires mais vraisemblables au regard des
questions soulevées par la problématique»3.
2
Louise Badjo Ngondjé-Lobé, La Secrétaire dans une entreprise moderne :
emplois, compétences et profil de Carrière, Université Charles-Louis de Montesquieu
Abidjan-Côte d’Ivoire, Synergies Afrique Centrale et de l’Ouest n° 3 - 2009 pp. 127-135.
3
KUYUNSA, B, et SHOMBA, K., Méthodologie de la recherche scientifique,
MES, Kinshasa 2007, P. 35.
Selon LOKANGU I4 note que l’hypothèse est entendue comme une supposition explicative
dont la vérification permet de passer de la simple supposition à la vérité socialement établie
ou comme une idée directrice formulée au début de la recherche permet la sélection,
l’interprétation et la signification des faits. C’est elle qui informe le chercheur de la nature des
données qu’il convient de collecter et des techniques appropriées à cette collecte.
En se basant sur la théorie de contingences 5, nous émettons comme hypothèses qu’il y a
plusieurs déterminants qui expliquent l’implication du secrétariat de direction dans
l’exécution de ses tachas administratives et peuvent être regroupés en plusieurs catégories :
- les facteurs liés aux compétences du secrétaire ;
- les facteurs liés à l'organisation de la structure ;
- et les facteurs liés à l'environnement de travail.
4. Etat de la question (Aucune étude au Kongo central ???)
Tout chercheur qui veut s'engager dans une recherche doit prendre connaissance des théories
élaborées et des études techniques publiées ou non dans des pays aussi variés que possibles et
ayant un rapport avec le sujet qu'il se propose d'étudier dans un domaine bien spécifique.
Ainsi, ne prétendant pas être le premier à avoir abordé ce thème de recherche, il existe une
panoplie des travaux de nos prédécesseurs qui ont traité de ce sujet d'étude.
De nos prédécesseurs, nous citons les travaux de MATTHIEU ALIDOR KABEYA et
FREDERIC DADE.
MATTHIEU ALIDOR KABEYA a fait le rapport au sein Rapport de stage effectué à la
division provinciale des hydrocarbures/Lubumbashi. Pendant son stage au sein de ladite
Division, il a constaté que le gouvernement en place fournisse à la division les moyens
importants et nécessaires pour son fonctionnement normale afin qu'elle puisse s'acquitter
convenablement de la mission qui lui assignée ou confiée. Malgré l'insuffisance des
infrastructures, les fonctionnaires et agents essaient de tout faire pour être à la hauteur de leurs
tâches. Peu importe le mauvais encadrement, manque de matériel adéquat donc des matériels
moderne qui répondent aux normes technologiques actuelles, donc des nouvelles
technologies, le travail est fait à l'aide des moyens de bord mis à leur disposition. Malgré le
manque des matériels ou équipement nécessaires par cette Division, les agents et cadres
accomplies normalement leurs tâches avec assiduité.
Comme la rémunération est le moteur du bon fonctionnement de toute administration moteur
même de la bonne gestion des ressources humaines, nous ne pouvons pas passer sous silence
un fait très important, celui de la motivation des fonctionnaires et agents qui survivent
pendant plusieurs mois avec un salaire dérisoire. Pour améliorer le rendement, l'Etat doit
améliorer la situation salariale des agents et cadres de la division des hydrocarbures en
particulier et de l'Administration Publique en général. Elle doit équiper tous les bureaux de
matériels indispensables à l'accomplissement de leurs tâches respectives. La formation des
agents de certains bureaux s'impose avec acuité. Les attributions de la Division exigent le
moyen de transport, Doter aussi d'un bâtiment propre à la Division serait grand-chose car les
hydrocarbures constituent l'un des grands piliers de richesse d'une nation ou d'un Etat.
En définitive, nous estimons que nous avons eu à relever l'essentiel pour constituer notre
rapport de stage et que l'indulgence pour certaines fautes d'orthographes est sollicitée de la
part de ceux qui pourront nous lire, quant à nous nous mettons une préface portant sur le
4
() LOKANGU, I, F., cours d’Initiation à la recherche scientifique. G2 Adm
Rurale, ISDR/KIMVULA, 2012-2013, p.18.
5
Lawrence et Lorsch, Théorie de la partie prenante, 1967
fonctionnement de la Division provinciale des hydrocarbures, au sein des autres qui seront
intéressés d'effectuer leur stage à ladite division.
FREDERIC DADE dans son travail, il a parlé des approches pour une implication effective
des secrétaires de direction dans la gestion des activités administratives: cas de la Direction
Générale de l'Eau. Il a poussé son étude en constatant que la performance d'une organisation
réside non seulement dans la prise en compte des moyens financiers mais aussi et surtout du
capital humain. La gestion des activités administratives sans l'implication des acteurs
concernés et surtout du secrétariat ne ferait que réduire le rendement de l'entreprise.
Ainsi, son travail qui s'est déroulé au Secrétariat Administratif de la DG-Eau nous a permis
d'être informé sur les problèmes qui entravent le fonctionnement normal du secrétariat et de
remarquer que la méconnaissance du rôle des capacités du secrétaire dans l'accomplissement
du travail administratif et l'ignorance du métier de secrétariat sont à la base de tous ces
problèmes. Aussi, le retard observé dans la mise à disposition du matériel au secrétariat fait
que ce dernier n'arrive pas à atteindre sa mission d'organiser et de communiquer dans la
structure.
Dès lors, il s'avère indispensable pour la DG-Eau de reconnaître les capacités et la valeur du
secrétaire afin qu'une amélioration des prestations de son administration soit effectuée. Pour
cela, nous avons proposé des solutions suivies des recommandations à l'endroit des autorités
et des secrétaires. Mais nous soulignons que ces solutions ne sont pas d'office une condition
obligatoire à laquelle il faut honorer pour résoudre les problèmes.
Toutefois, il a demandé aux responsables de donner un minimum d'intérêt aux solutions et
aux recommandations et à les essayer. Cela pourra profiter à la DG-Eau et lui permettra de
donner une autre image à son administration.
5. OBJECTIF DE L’ÉTUDE
a. Objectif général
L’objectif suprême de la présente recherche est de faire une analyse sur les facteurs qui
expliquent l’implication du secrétaire de direction dans l’exécution des activités
administratives de l’entreprise en question.
b. Objectifs spécifiques de l’étude
Les objectifs spécifiques de cette étude résident entre autre :
De savoir s’il est important pour la Division Provinciale des Hydrocarbures
d’impliquer dans son sein un secrétaire de direction pour l’exécution des activités
administrative ;
D’extrapoler les différents facteurs ou raisons qui expliquent l’implication de
secrétaire dans l’exécution des activités administratives au sein de la Division
Provinciale des Hydrocarbures ;
De connaitre le niveau de l’appréciation en impliquant le secrétaire de direction dans
l’exécution des activités administratives au sein de la Division Provinciale des
Hydrocarbures.
6. CHOIX ET INTÉRÊT
Le choix porté à ce sujet est motivé par le fait que nous avons voulu savoir les facteurs qui
expliquent l’implication du secrétaire dans l’exécution des activités administratives au sein de
la Division Provinciale des Hydrocarbures.
Cette étude nous intéresse dans la mesure où elle nous met dans le bain de notre filière et nous
donne la faveur de proposer quelques solutions aux problèmes qui peuvent se poser par
rapport à l’implication du secrétaire dans l’exécution des activités administratives.
En outre, en abordant ce sujet, notre conviction est que le résultat issu cette investigation
pourra servir d’outil de référence aux autres chercheurs qui seront intéressés par ce sujet et
pourra permettre aux gestionnaires de la Division Provinciale des Hydrocarbures d’avoir une
idée sur l’implication de secrétaire dans l’exécution des activités administratives.
7. Méthodes et techniques
Dans le souci de trouver des réponses aux questions posées dans la problématique, nous nous
sommes appuyé sur la méthode hytopetico déductive qui contient en son sein entre autre :
la méthode descriptive nous a permis de décrire la fonction de secrétaire ;
la méthode comparative nous a permis de comparer les anciennes fonctions avec les
nouvelles fonctions du secrétaire afin d’en tirer les conséquences qui s’imposent ;
Ainsi que la méthode analytique qui nous a permis de procéder à une étude objective
des différents moyens ou facteurs de l’implication du secrétaire de direction dans
l’exécution des activités administratives6.
Ces méthodes ont été soutenues par les techniques documentaires, entretien/interview et
d’observation.
8. DÉLIMITATION DU TRAVAIL
Cette étude possède des repères qui nous servent des bornages dans le temps et
dans l’espace.
Dans l’espace, nous allons nous focaliser sur la Division Provinciale des
Hydrocarbures qui est notre cadre d’étude. Dans l’espace, cette investigation est appesantit
sur la période allant de 2021 à 2024.
9. CANEVAS DU TRAVAIL
Notre travail comporte trois chapitres précédés d’une introduction et d’une
conclusion.
Le premier chapitre, porte sur les cadres théoriques de l’étude
Le second chapitre s’attèlera à la présentation du cadre de l’étude et l’approche
méthodologique
Le troisième va s’appesantir sur la présentation des résultats relatifs aux facteurs
explicatifs de l’implication du secrétaire de direction dans l’amélioration des activités
administratives au sein de la division Provinciale des Hydrocarbures.
6
KAMAVUAKO, exigences méthodologiques d’une recherche en sciences de
gestion, Journée d’encadrement méthodologique des chercheurs en sciences de gestion à
L’Isc Matadi, Juin 2025.