135
1.1 Contexte et justification
Le Port Autonome de Cotonou est une entreprise certifiée ISO 9001 ; 14001 et
4500 à leur dernière version. La norme ISO27001 sera mise en œuvre fin 2024
début 2025.
Il existe actuellement une plateforme administrative intégrée (Sharepoint),
mais sa gestion n'est pas aisée et, en raison des nombreuses interventions
manuelles, le risque d'erreurs est élevé.
Les normes ISO étant gérées par différents services, la dispersion des
données est également un problème pour l'établissement de rapports et de
statistiques corrects.
C'est pourquoi le PAC a mis en place un système de management intégré
(SMI) qui consolide les exigences des normes ISO 9001 (gestion de la qualité),
ISO 14001 (gestion de l'environnement), ISO 45001 (gestion de la santé et de la
sécurité au travail) et qui s'élargira à ISO 27001 (gestion de la sécurité de
l'information).
Ce SMI permettra de:
• D'avoir une vision à 360° de la gestion. de ses systèmes de gestion de
RSE & SI et de la p,er' &rm~~cë• çip niyeaü du PAC, des opérations et
ProJ·ets; .
1 s 1 1
• De répondre à toute ; les3 x.!._g ent·ei$ l~ga·[Link];et r glementaires;
• De prendre les bonnes aêcisions commerciales;
• Faciliter la création d'un plan de mise en œuvre efficace répondant à
nos objectifs RSE et SI et de les faire progresser;
• Traiter des problèmes de sécurité et de durabilité avant même qu'ils ne
surviennent ;
• De donner au PAC les moyens d'obtenir des résultats concrets et
mesurables, ainsi que de donner une vue d'ensemble des
performances RSE & de la Sécurité de l'information ;
• Rationaliser les opérations;
• Harmoniser la gestion documentaire, réduire les coûts de gestion des
systèmes de management ;
• Améliorer l'efficacité et garantir la conformité de toutes les exigences
légales et réglementaires des normes nationales et internationales.
Dans le but d'améliorer le dispositif de management intégré en allant d'un
système basé sur la gestion physique à un système électronique avec les
même fonctions à savoir: la planification des inspections, des ressources, les
135
Section II: Modèles de formulaires 136
revues du système, les audits, la gestion des non conformités, des incidents,
des changements etc dans une logique d'amélioration continue, le PAC
sollicite des offres sous plis fermés de la part des candidats éligibles et
répondants aux qualifications requises pour la fourniture, l'installation et la
configuration d'un progiciel web sur trois ans pour la gestion de son
Système de Management Intégré ainsi que la formation des acteurs à son
appropriation.
2 Objectif -Attendu du Progiciel
L'objectif visé est de doter les acteurs en charge du SMI au PAC et ce, sur trois
ans, d'un progiciel web de développement durable, collaboratif et dédié au
pilotage du SMI afin d'améliorer les performances en matière de durabilité et
de sécurité et pour produire des rapports RSE & SI mesurables, exploitables et
vérifiables.
Spécifiquement, le progiciel doit pouvoir:
• Gestion des documents
1
: }
o création et .codificatton (identificatiôp, description, format ,
support);
o Gestion des versions : suivre les modifications apportées aux
documents et veiller à ce que seule la dernière version soit
utilisée;
o Gestion de l'accès : gérer les personnes autorisées à consulter,
modifier et approuver les documents ;
o Stockage, protection et récupération : Stockage et récupération
aisés des documents.
• Gestion de l'audit:
o Programme d'audit (il peut être annuel, ou sur trois ans)
o Planifier et réaliser les audits individuels: planifier et réaliser des
audits internes et externes conformément aux normes ;
o Piste d'audit : tenir un registre détaillé de toutes les activités
d'audit:
o Actions de suivi : Maintenir et suivre les actions correctives et
préventives résultant des audits.
136
Section II : Modèles de formulaires 137
• Gestion des risques et aspects environnementaux et sociaux:
o Identification des risques/ AES : Identification et évaluation des
risques susceptibles d'affecter la conformité ;
o Analyse des risques : analyse quantitative et qualitative des
risques;
o Traitement des risques : élaborer et mettre en œuvre des plans
de traitement des risques ;
o Analyse de l'effectivité et de l'efficacité des actions de
traitement du risque.
• Gestion des incidents :
o Rapports: Enregistrement et rapport simples des incidents;
o Identification : Identification et analyse des dangers et risques
o Enquête et analyse : enquête sur les causes des incidents et
analyse des tendances;
o Actions correctives : Mise en œuvre et suivi des mesures
d'atténuation correctives afin de limiter la perturbation des
opérations dues aux incidents, lim_iter l'impact négatif et d'éviter
que l'incident n - =·r 'fproduise ; .
o Tableau de bo ., . ~-~ _ ..gestion_des inéide"'ts, non-conformité et
évènement dés1fabt ~J:làrïit~ëation,. [Link], mesure d'efficacité des
actions.
• Gestion de la Conformité :
o Gestion de la réglementation : assurer le suivi des lois et
règlements pertinents ;
o Contrôle de la conformité : veiller à ce que les processus et les
procédures soient conformes aux exigences et aux normes
légales;
o Rapports : produire des rapports de conformité pour les parties
prenantes internes et externes ;
o Gestion de la veille règlementaire
• Indicateurs de performance et rapports:
o Indicateurs clés de performance (KPI) Définir et suivre les
indicateurs clés de performance (ICP) pour chacune des
normes;
o Tableaux de bord : affichage visuel des performances, des
risques et de la conformité en temps réel ;
137
Section II : Modèles de formulaires 138
Rapports : Générer des rapports réguliers mesurables et
o
exploitables pour l'examen de la gestion et l'amélioration
continue (Power BI) ;
o Extraction des rapports: Permettre l'extraction des rapports et
compte rendu au format exploitable ( word, excel ... ).
• Formation et sensibilisation :
o Gestion de la formation : planifier et suivre les activités de
formation des employés ;
o Gestion des compétences : évaluer les compétences des
employés et s'assurer qu'elles sont adaptées à leurs tâches ;
o Programmes de sensibilisation : Mettre en œuvre des
programmes de sensibilisation aux normes et aux exigences.
• Amélioration continue :
o Mécanismes de retour d'information Recueillir les
commentaires des employés et des clients.
o Projets d'amélioration : Lancer et suivre des projets visant à
améliorer les processus et la conformité.
o Suivi et évalua oq ,: . . continus des
performances de l'lilt .-
• Intégration et interopérablltté :
o Intégration avec d'autres-systèmes : Capacité d'intégration avec
d'autres logiciels d'entreprise tels que les systèmes ERP, CRM, RH,
Sharepoint, Power BI, Outlook, ... ;
o API : Disponibilité d'API pour l'échange de données entre les
systèmes.
• Planification et alerter :
o Planification des ressources : planifier les ressources humaines
nécessaires pour répondre aux exigences du SMI. Il s'agit
notamment d'anticiper les besoins futurs en fonction des objectifs
de l'organisation et des changements attendus ( audits,
inspections, formation, actions de suivi dans le but de parvenir à
une amélioration continue).
o Alerter: La possibilité de suivre les tâches programmées grâce à
des outils d'alerte (notification) ;
138
Section II : Modèles de formulaires 139
oGestion des modifications: le système doit prévoir la gestion des
changements, modification, ajouts ........
• Gestion du changement :
o Planification les risques : par suite d'un changement
organisationnel intervenant le PAC procède à des changements
majeurs, qu'il s'agisse de la culture, des technologies ou de
l'infrastructure.
o Gestion des modifications: le système doit prévoir la gestion des
changements, modification, l'évaluation des risques, les mesures
de contrôles, le niveau de validation et d'approbation ....... du
changement opéré.
• Permis de travail :
o Emettre et fermer des permis associés aux travaux : La
possibilité d'émettre des permis de travail en rapport avec les
tâches programmées grâce à des outils
o Vérification des mesures préventives sur le terrain : le système
doit pouvoir générer des checklists de contrôle avant tout
démarrage de travaux
3 Objectif~ AttendufJl-~,F o'iir.n\Ïsse~r. ~, :-1· .
• La fourniture du prog 1c1el wel;) et, rn.oâuJ,air~ e . langue française en
prémisse (EnvironnernenLtesf e p,[Link].o.n.). s · us licence triennale;
• L'installation et la configuration;
• Installer l'application sur un dépôt de données centralisé;
• Gestion des profils d'utilisateurs et d'administrateurs (multi
utilisateurs et multisites);
• Personnaliser le logiciel pour refléter les besoins et les processus
spécifiques de notre organisation ;
• S'assurer que le logiciel dispose d'une interface utilisateur intuitive
permettant un accès et une gestion aisés des composants du SMI;
• Formation des utilisateurs :
o Fournir une formation complète à tous les utilisateurs, environ
cinquante (50), adaptée à leurs rôles et responsabilités
spécifiques ;
o Fournir des supports de formation et des manuels faciles à
comprendre.
139
Section II : Modèles de formulaires 140
• Formation des Techniciens:
o ·La formation de profils techniques quatre ( 04) techniciens au
·,sein du département DSI pour soutenir l'application.
• L'assi~.tance technique assurée sur deux ( 02) ans après la fin de la
période de garantie
•➔
140
Section II : Modèles de formulaires 141
Description technique des fournitures
No , ·
D es1gna t·mn oescnp
· t·ions t ec hmques
· dcman d'ees tDescriptions
h . ,
ec mques proposees
01 Attendu • Gestion des documents :
technique du o Création et codification
Logiciel (identification, description , format
, support);
o Gestion des versions : suivre les
modifications apportées aux
documents et veiller à ce que seule la
dernière version soit utilisée ;
o Gestion de l'accès : gérer les
personnes autorisées à consulter,
modifier et approuver les
documents ;
o Stockage, protection et
récupération Stockage et
récupération aisés des documents.
• Gestion de l'audit :
o Programme A ~;t!:14iJ (U pe_ut être
a-:iïiluel; ou sür trois-~ns)
or 'Planifier ,et . réali~er Jes audits
individuels : planifier 1-réa~i,s er des
audit înternes. · et. externe
êô~fuiînèment aux nor~~s ;
o Piste d'audit : tenir un registre
détaillé de toutes les activités
d'audit:
o Actions de suivi : Maintenir et
suivre les actions correctives et
préventives résultant des audits.
• Gestion des risques et aspects
environnementaux et sociaux :
o Identification des risques/AES :
Identification et évaluation des
risques susceptibles d'affecter la
conformité ;
o Analyse des risques analyse
quantitative et qualitative des
risques;
o Traitement des risques : élaborer et
mettre en œuvre des plans de
traitement des risques ;
141
Section II : Modèles de formulaires 142
o Analyse de l'effectivité et de
l'efficacité des actions de
traitement du risque.
• Gestion des incidents :
o Rapports : Enregistrement et rapport
simples des incidents ;
o Identification : Identification et
analyse des dangers et risques
o Enquête et analyse : enquête sur les
causes des incidents et analyse des
tendances;
o Actions correctives : Mise en œuvre
et suivi des mesures d'atténuation
correctives afin de limiter la
perturbation des opérations dues aux
incidents, limiter l'impact négatif et
d'éviter que l'incident ne se
reproduise ;
o Tableau de bord de gestion des
incidents, non-conformité et
évènement désirable : planification,
su1v1, mesure d'efficacité des
actions.
• Gestion de la Conformité :
o Gestion de la réglementation
..assurer le surv· de , lqis ~t règl rnents
r-~ pertinents ;, · 1
,b_(: Ço_n rôle qeJij .c_onformité: ~eiller à
,\ e 7 què les _-:[Link]· - et les
l"CJG'éa'iJTes soient conformes aux
exigences et aux normes légales ;
o Rapports : produire des rapports de
conformité pour les parties prenantes
internes et externes ;
o Gestion de la veille règlementaire
• lndicateurs de performance et rapports:
o Indicateurs clés de performance
(KPI) Définir et suivre les
indicateurs clés de performance
(ICP) pour chacune des normes ;
o Tableaux de bord : affichage visuel
des performances, des risques et de
la conformité en temps réel ;
o Rapports Générer des rapports
réguliers mesurables et exploitables
pour l'examen de la gestion et
l'amélioration continue (Power BI) ;
142
Section II : Modèles de formulaires 143
o Extraction des rapports : Permettre
l'extraction des rapports et compte
rendu au format exploitable (word,
excel ... ).
• Formation et sensibilisation :
o Gestion de la formation : planifier
et suivre les activités de formation
des employés ;
o Gestion des compétences : évaluer
les compétences des employés et
s'assurer qu'elles sont adaptées à
leurs tâches ;
o Programmes de sensibilisation
Mettre en œuvre des programmes de
sensibilisation aux normes et aux
exigences.
• Amélioration continue :
o Mécanismes de retour
d'information : Recueillir les
commentaires des employés et des
clients.
o Projets d'amélioration : Lancer et
suivre des projets visant à améliorer
les processus et la conformité.
o tJ.w,·
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• ln tégration et interopér,nbilité : :
o lJitégration .a-yec d 'a_uta:es [Link].tèm s
: Capacité d'intégration avec d'autres
logiciels d'entreprise tels que les
systèmes ERP, CRM, RH,
Sharepoint, Power BI, Outlook, ... ;
o API Disponibilité d'API pour
l'échange de données entre les
systèmes.
• Planification et alerter :
o Planification des ressources :
planifier les ressources humaines
nécessaires pour répondre aux
exigences du SMI. Il s'agit
notamment d'anticiper les besoins
futurs en fonction des objectifs de
l'organisation et des changements
attendus (audits, inspections,
formation, actions de suivi dans le
143
Section II : Modèles de formulaires 144
but de parvenir à une amélioration
continue).
o Alerter : La possibilité de suivre les
tâches programmées grâce à des
outils d'alerte (notification) ;
o Gestion des modifications : le
système doit prévoir la gestion des
changements, modification, ajouts
• Gestion du changement :
o Planification les risques : par suite
d'un changement organisationnel
intervenant le PAC procède à des
changements majeurs, qu'il s'agisse
de la culture, des technologies ou de
l'infrastructure.
o Gestion des modifications : le
système doit prévoir la gestion des
changements, modification,
l'évaluation des risques, les mesures
de contrôles, le niveau de validation
et d'approbation ....... du changement
opéré.
• Permis de travail--~ _ ---
o ~ ~éttrè èt .f~:rmer des per,n is
a1~9e_iés alix travaux: La po?sibi ité
dt én:i, 'ttre dt pë1!flil:i ·dë' ttava i 1\ en
rJ p:pC111-:a e:c: les tâchês prcrgramrfiées
grâce à des outils
o Vérification des mesures
préventives sur le terrain : le
système doit pouvoir générer des
checklists de contrôle avant tout
démarrage de travaux.
o Identification des risques:
Identification et évaluation des
nsques susceptibles d'affecter la
conformité ;
o Analyse des risques analyse
quantitative et quai itative des
nsques;
o Traitement des risques : élaborer et
mettre en œuvre des plans de
traitement des risques.
• Gestion des incidents:
o Rapports : Enregistrement et rapport
simples des incidents ;
144
Section II : Modèles de formulaires 145
o Enquête et analyse : enquête sur les
causes des incidents et analyse des
tendances, identifications des
dangers et risques ;
o Actions correctives : Mise en œuvre
et suivi des mesures correctives afin
d'éviter que l'incident ne se
reproduise.
• Gestion de la Conformité :
o Gestion de la réglementation
assurer le suivi des lois et règlements
pertinents ;
o Contrôle de la conformité : veiller à
ce que les processus et les
procédures soient conformes aux
exigences et aux normes légales ;
o Rapports : produire des rapports de
conformité pour les parties prenantes
internes et externes.
• Indicateurs de performance et rapports :
o Indicateurs clés de performance
(KPI) Définir et smvre les
indicateurs clés de performance
(ICP) pour chacune des no_rmes ;
o TabJ.eaux_de .boi-d : atlicb!=lge vi ue l
d ' p -rforman·ce e't de la conform'ité
'
e11 temp. ' ;
reel ,.
o R4ppôrts' énér t des t:[Link]
ré uüer :-p0'L1r l'e am-en de la gestion
et l'amélioration continue (Power
BI).
• Formation et sensibilisation :
o Gestion de la formation : planifier
et suivre les activités de formation
des employés ;
o Gestion des compétences : évaluer
les compétences des employés et
s'assurer qu'elles sont adaptées à
leurs tâches ;
o Programmes de sensibilisation
Mettre en œuvre des programmes de
sensibilisation aux normes et aux
exigences.
• Amélioration continue :
o Mécanismes de retour
d'information : Recueillir les
commentaires des employés et des
145
Section II : Modèles de formulaires 146
clients.
0 Projets d'amélioration : Lancer et
suivre des projets visant à améliorer
les processus et la conformité.
0 Suivi et évaluation Suivi et
évaluations continues des
performances de l'IMS.
146