GUIDE DE L’UTILISATEUR – JUILLET 2025
GUIDE DE L’UTILISATEUR
TRAFICS 2024-2025
Ce guide documente l’essentiel des renseignements nécessaires pour la production du rapport
financier TRAFICS 2024-2025.
IMPORTANT
Le rapport financier TRAFICS ne doit pas être copié en nuage, Sharepoint ou autres, car les
hyperliens peuvent être corrompus.
ENVIRONNEMENT INFORMATIQUE
La programmation du rapport financier TRAFICS 2024-2025 a été effectuée sous Windows 10,
avec Excel pour Office 365.
Important
L’application n’a pas été développée pour une utilisation multi-usager. Si plusieurs personnes
utilisent TRAFICS en même temps cela pourrait entraîner un mauvais fonctionnement du système,
voire la perte des données. Vous ne pouvez ouvrir le tableur [Link] préparé avec une
version inférieure à Excel 2007 sinon vous allez corrompre ce fichier. Vous devez fermer tous les
fichiers Excel avant d’ouvrir le tableur personnalisé.
DISTRIBUTION PAR INTERNET
La distribution des fichiers et des documents nécessaires à la préparation du rapport financier
TRAFICS 2024-2025 se fait par le site Web du ministère de l’Éducation
[Link] à la section Productions.
1. Lorsque la fenêtre apparaît,
cliquer sur le lien Productions en bas
pour vous identifier par le code
d’usager et le mot de passe qui vous
ont été attribués.
2. La liste des productions de la DGF
que vous êtes autorisés à utiliser est
alors affichée.
3. Sélectionner la production
Rapport financier des organismes
scolaires.
4. Sélectionner l’option Rapport
financier 2024-2025.
5. Sélectionner l’option Instrumentation
du rapport financier.
6. Une boîte de téléchargement apparaît alors.
7. Sélectionner de préférence le bouton Enregistrer, puis Enregistrer sous, qui sauvegarde le
fichier ZIP sur votre ordinateur ou sur votre réseau.
8. Vous devez ensuite créer un répertoire pour extraire le contenu du fichier ZIP. Nous vous
suggérons TRAFICS 2024-2025.
9. Vous pouvez créer un raccourci permettant d’accéder à tous les fichiers du rapport TRAFICS
2024-2025, y compris les divers fichiers de documentation.
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La distribution des fichiers relatifs aux obligations liées à la mise hors service d’immobilisations
(OMHS) se fait par l’entremise de la plateforme TEAMS.
Vous devez accéder à l’équipe Teams portant le numéro de votre organisme scolaire :
1. Sélectionner le dossier OMHS 2024-2025.
2. Sélectionner le fichier OMHS_2024-2025_ccc.zip et cliquer sur charger.
FICHIERS CONTENUS DANS LE RÉPERTOIRE TRAFICS
Le répertoire du rapport financier TRAFICS 2024-2025 contient les fichiers suivants :
• Nom du fichier Description
• Rapport financier TRAFICS
• [Link] Tableur préparé
• CSaa_DOCU_A.PDF Annexe A — Documentation des pages du rapport
financier des organismes scolaires
• CSaa_DOCU_B.PDF Annexe B —Précisions concernant la déclaration des
opérations entre les entités du périmètre comptable
du gouvernement
• CSaa_DOCU_C.PDF Annexe C — Reports entre les pages du rapport
financier
• CSaa_DOCU_D.PDF Annexe D — Documentation sur l’ordre de saisie des
pages du rapport financier TRAFICS
• CSaa_DOCU_E.PDF Annexe E – Documentation des données
personnalisées
• CSaa_DOCU_F.PDF Annexe F – Documentation sur l’application de la
norme sur les obligations liées à la mise hors service
d’immobilisations
• CSaa_VERSE_ccc.PDF Confirmation des versements de subventions
• DETTEccc_date.pdf Service de la dette
• DETTEIC_ccc_date.PDF Service de la dette - Intérêts courus
• Charte_comptable_OS_2024.xlsx Charte comptable
• TR_ANA_22_ccc.PDF Document permettant de constater les ajustements
du MEQ lors de l’analyse du TRAFICS 2023-2024
• RAP_DG_2223_ccc.PDF Rapport utilisé afin d’effectuer les écritures
d’ajustement et confirmation des soldes transférables
pour l’année scolaire 2024-2025
• Apparentes_Questionnaire et Questionnaire que doivent remplir les membres du
conseil d’administration ou les commissaires
• Apparentes_Guide_Avril_2024
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• Nom du fichier Description
OMHS 2024-2025
• OMHS_AMIANTE_JUIN_2025_ccc Outils d’aide à la comptabilisation préremplis par
le MEQ pour les OMHS liés à l’amiante 2024-
2025.
• CSaa_DOCU_F.PDF Annexe F – Documentation sur l’application de la
norme sur les obligations liées à la mise hors
service d’immobilisations
• FAQ_MEQ.pdf Foire aux questions relatives aux OMHS
• OMHS_Source_info_2025.xlsx Documentation précisant la source des données à
inscrire au TRAFICS en lien avec les OMHS.
• OMHS_2025_Autres_OMHS.xlsx Outil d’aide à la comptabilisation modèle pour les
OMHS autre que celles liées à l’amiante 2024-
2025
• OMHS_Guide_application_CF.pdf Guide d’application des OMHS préparé par le
Contrôleur des finances
• OMHS_Constatation.doc Outil pour évaluer s’il y a présence d’une OMHS
DONNÉES COMPARATIVES
Le formulaire du rapport financier TRAFICS 2024-2025 comprend les données comparatives du
BUDGET 2024-2025 et les données comparatives du rapport financier TRAFICS 2023-2024.
DONNÉES PERSONNALISÉES
Le rapport financier comporte un certain nombre de données personnalisées. Ces données
proviennent essentiellement de sources d’information que le Ministère possède. Veuillez consulter
la Partie E de la documentation pour connaître la description de ces données.
CERTIFICATION DE SEPTEMBRE
L’intégration des données de la certification dans le rapport financier s’effectue de manière
automatique. La présence, dans le répertoire de TRAFICS, du vecteur 2 (nom de fichier
[Link]) qui présente les données de la certification des allocations effectuée en septembre
2025 permet ce transfert au moment du prochain chargement du tableur personnalisé. Ce vecteur
est créé et transmis par le Ministère.
DONNÉES DU SYSTÈME COMPTABLE
Le transfert de données depuis le système comptable vers le rapport financier, est assuré avec la
collaboration active de la société GRICS et du Ministère.
En d’autres termes, le Ministère fournit à l’intérieur de TRAFICS les procédures et les fichiers
nécessaires pour que l’organisme scolaire effectue lui-même le transfert de ses données de
revenus et de dépenses. Toutefois, les conditions suivantes doivent être observées:
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• L’organisme et son fournisseur de système comptable doivent respecter la codification de la
charte comptable. Les revenus et les dépenses pour toute l’année scolaire 2024-2025
devront avoir été codés en conséquence.
• Le fournisseur de système comptable doit procurer à l’organisme son propre utilitaire
permettant d’organiser les données de revenus et de dépenses sous la forme d’un vecteur
externe de format compatible avec les procédures du TRAFICS.
L’intégration de ces données dans TRAFICS s’effectue de manière automatique. La présence,
dans le répertoire de TRAFICS, d’un vecteur externe (nom de fichier [Link]) contenant
les données de revenus et de dépenses permet ce transfert lors du prochain chargement du tableur
personnalisé. Ce vecteur est créé par un utilitaire du système comptable.
Subséquemment, l’organisme scolaire peut toujours modifier les données externes qui sont
transférées au tableur du rapport financier par la saisie d’une donnée différente.
L’organisme scolaire peut reprendre l’intégration des données externes aussi souvent que
nécessaire. Ceci peut s’avérer utile lorsque des données du système comptable sont modifiées en
cours de réalisation du rapport financier. Lors d’un transfert ultérieur, TRAFICS s’assure que les
saisies et les transferts déjà effectués au rapport financier sont respectés.
UTILISATION
La procédure d’utilisation du rapport financier permet toutes les opérations nécessaires à la
réalisation du TRAFICS, depuis la saisie de données jusqu’à l’impression officielle, en passant par
la validation des données.
À l’ouverture, le message de sécurité suivant apparaît :
Cliquez sur le bouton Activer le contenu pour activer le menu.
MENU D’UTILISATION
Le tableur comporte un menu d’utilisation dans le ruban situé au haut de l’écran.
SAISIE
Il y a une différence entre les cellules où une saisie de données est possible (cellules déprotégées,
affichage en caractères bleus) et les cellules où une saisie est impossible soit en raison d’une
formule ou d’un report (cellules protégées, affichage en caractères noirs), soit en raison d’une
donnée personnalisée (cellules protégées, affichage en caractères verts).
Certaines exceptions existent, mais les données sont presque toutes de format numérique et le
plus souvent affiché à deux décimales. Toute donnée saisie avec un nombre de décimales
supérieur au format spécifié sera arrondie par Excel.
MODIFCATIONS
Le contenu d’une cellule déjà saisie peut être remplacé en effectuant une nouvelle saisie.
L’effacement d’une donnée saisie peut être obtenu en saisissant le chiffre zéro.
COHÉRENCE
Le formulaire présente, en outre, un certain nombre de tests de cohérence destinés à assurer la
cohérence des données saisies. Ces tests peuvent être affichés à l’écran ou imprimés.
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SAUVEGARDE
La sauvegarde du fichier s’effectue en sélectionnant la fonction Sauvegarde du menu d’utilisation.
Le tableur est sauvegardé sous le nom de fichier par défaut qui lui a été donné lors de la préparation
sous la forme [Link].
IMPRESSION
L’impression des pages du rapport financier peut s’effectuer de deux manières:
IMPRESSION COURANTE
L’impression courante des pages du rapport financier s’effectue grâce à la fonction Impression du
menu d’utilisation. Cette fonction permet:
• l’impression de la page en cours;
• l’impression d’une page individuelle;
• l’impression d’une série de pages;
• l’impression de toutes les pages.
Selon que cette impression est effectuée avant ou après l’impression officielle, l’en-tête de chacune
des pages porte la mention Document de travail ou Document officiel.
IMPRESSION OFFICIELLE
Une fois le rapport financier terminé, l’organisme scolaire doit officialiser celui-ci par le biais de
l’impression officielle. Cette opération vise la transmission du rapport au Ministère en produisant :
• une version en format PDF du rapport financier TRAFICS;
• deux fichiers, appelés vecteurs, regroupant toutes les données contenues dans le rapport.
L’impression officielle s’effectue grâce à la fonction Impression – Impression officielle du menu
d’utilisation. Cette procédure est entièrement automatisée et doit se faire à partir du répertoire créé
au début.
L’impression officielle est une opération importante. Elle permet à l’organisme scolaire de signifier
que son rapport financier est terminé. Elle assure que la version officielle demeure protégée contre
toute modification, autant volontaire qu’accidentelle.
Une fois l’impression officielle effectuée, il est impossible de modifier le rapport financier, sans que
son statut de rapport officiel ne soit annulé.
En fait, toute tentative de nouvelle saisie (ou de modification) entraîne l’affichage d’un message
explicite d’avertissement. Ce message permet à l’utilisateur soit d’annuler la tentative de
modification, soit de procéder à la modification en supprimant le statut officiel du rapport financier.
Il demeure toujours possible de reprendre l’impression officielle aussi souvent que nécessaire,
chaque nouvelle impression officielle annulant et remplaçant l’impression officielle précédente.
Lors de l’impression officielle, deux vecteurs sont produits automatiquement ([Link] et
[Link]). Ces fichiers contiennent toutes les données du rapport financier officiel et ils sont
destinés à la transmission.
COPIE DU RAPPORT OFFICIEL
Toute impression réalisée après l’officialisation permet soit l’impression de pages individuelles, soit
l’impression d’une série de pages, soit l’impression de toutes les pages, avec l’en-tête de chacune
des pages portant la mention Document officiel.
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TRANSMISSION
La transmission au Ministère du rapport financier doit inclure les deux vecteurs produits lors de
l’impression officielle du rapport financier TRAFICS 2024-2025 ([Link] et [Link]) et
doivent être transmis via l’application TEAMS dans le dossier TRAFICS 2024-2025.
Les fichiers à l’égard des OMHS devront être transmis également par l’application TEAMS dans le
répertoire OMHS_2024-2025.
BESOIN D’AIDE
trafics@[Link]
CRÉATION D’UN EMPLACEMENT APPROUVÉ
L’utilisation de tous les programmes de la suite Office (en particulier au niveau des contrôles de
sécurité) est plus souple lorsque l’usager définit ce qui est appelé un emplacement approuvé en
utilisant la procédure suivante :
1. Démarrer Excel (il n’est pas nécessaire d’ouvrir un fichier pour effectuer ces étapes).
2. Cliquer sur le Bouton Microsoft Office, puis sur Options Excel. La boîte de dialogue Options
Excel s’affiche.
3. Dans le volet gauche de la boîte de dialogue, cliquer sur Centre de gestion de la confidentialité,
puis cliquer sur Paramètres du Centre de gestion de la confidentialité dans le volet droit. La boîte
de dialogue Centre de gestion de la confidentialité s’affiche.
4. Dans le volet gauche, cliquer sur Emplacements approuvés.
5. Cliquer sur Ajouter un nouvel emplacement. La boîte de dialogue Emplacement de Microsoft
Office approuvé s’affiche.
6. Dans la zone Chemin d’accès, taper le chemin d’accès du répertoire TRAFICS ou cliquer sur
Parcourir pour rechercher le dossier du TRAFICS. Par défaut, le dossier doit résider sur un
disque local.
Remarque : Si vous souhaitez autoriser les emplacements réseau approuvés, cliquez sur
Autoriser les emplacements approuvés sur mon réseau (non recommandé).
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