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INTRODUCTION A LA NOTION DE TABLEUR
1. Qu'est-ce qu'un tableur ?
Un tableur (ou chiffrier électronique) est un logiciel permettant
de manipuler des données numériques et d'effectuer
automatiquement des calculs sur des nombres stockés dans un
tableau. Il est ainsi possible d'automatiser des calculs
complexes mettant en jeu un grand nombre de paramètres en
créant des tableaux appelés feuilles de calcul.
De plus les tableurs permettent également de créer facilement
des représentations graphiques à partir des données saisies :
• Histogrammes
• Courbes
• Diagrammes à secteurs
Ainsi le tableur est un outil pouvant servir aussi bien pour des
activités de secrétariat afin de saisir et d'organiser de
nombreuses données, mais aussi à un niveau stratégique et
décisionnel en permettant de créer des représentations
graphiques synthétisant les informations.
2. Les principaux tableurs
Il existe de nombreux tableurs développés par
les grands éditeurs. Les principaux tableurs
sont :
• Microsoft Excel, de la suite bureautique Microsoft Office
• Sun StarOffice Calc, de la suite StarOffice
• OpenCalc, de la suite OpenOffice
• IBM/Lotus 1-2-3 de la suite SmartSuite
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• Corel Quattro Pro de la suite WordPerfect
• KSpread de la suite libre KOffice sous Linux
Les exemples des articles suivants s'appuient sur le tableur
Microsoft Excel, pour autant les autres tableurs possèdent les
mêmes fonctionnalités.
Premier chapitre : L'INTERFACE D'EXCEL
I.1 PRESENTATION D'EXCEL
Microsoft Excel est le tableur de la suite bureautique Microsoft
Office. Pour le lancer il suffit de cliquer sur l'icône appropriée
de votre menu Démarrer (sous Windows) ou bien de cliquer sur
un fichier Excel (dont l'extension est .xls).
Un document Excel est appelé classeur, il contient une ou
plusieurs feuilles de calcul, présentes sous formes d'onglets en
bas de page.
I.2 PRESENTATION DE L'INTERFACE
L'interface de Microsoft Excel est présentée ci-dessous :
Elle est composée de divers éléments :
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1. Une barre de titre indiquant le nom de l'application ainsi
que le nom du classeur ouvert.
2. Une barre de menu permettant d'accéder aux différentes
fonctions du tableur.
3. Une barre d'outils proposant sous forme d'icônes des
accès direct aux principales fonctionnalités. Il est
intéressant de noter que cette barre peut-être
personnalisée afin de vous permettre de mettre des
raccourcis vers les fonctionnalités que vous utilisez le
plus.
4. Une barre de formules donnant l'adresse de la cellule
sélectionnée et indiquant son contenu. La barre de
formule vous permet ainsi de saisir les données à insérer
dans les cellules.
5. La feuille de calcul est l'élément clé du tableur, c'est le
tableau contenant toutes les cellules. En bas de la feuille
de calcul affichée se trouvent des onglets permettant de
passer d'une feuille de calcul à une autre.
6. La barre d'état donne des informations sur les actions à
entreprendre. Par défaut le message prêt est affiché dans
la barre d'état.
I.2.1 Les feuilles de calcul
Un tableur présente les données et les formules sous forme d'un
tableau (lignes et colonnes) appelé feuille de calcul.
Une feuille de calcul est constituée de lignes (numérotées à
l'aide de chiffres) et de colonnes (numérotées à l'aide de lettres).
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Le croisement d'une ligne et d'une colonne est appelé cellule.
Une cellule est donc repérée par un nombre et une lettre.
Une feuille de calcul peut ainsi contenir jusqu'à 65536 lignes et
256 colonnes, soit plus de 16 millions de cellules.
Chacune des cellules de la feuille de calcul peut contenir des
valeurs. Ces valeurs sont soit saisies directement (nombres,
texte, date, ...) ou bien calculées automatiquement; par le
tableur on parle alors de formules, c'est-à-dire des expressions
permettant de calculer une valeur, éventuellement en fonction
des valeurs d'une ou plusieurs autres cellules de la feuille de
calcul.
Le tableur possède ainsi un grand nombre de fonctions intégrées
permettant d'effectuer des calculs mathématiques, statistiques,
...
Voici un exemple de feuille de calcul contenant des notes
d'élèves et dont les moyennes sont calculées automatiquement
par le tableur :
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I.2.2 LES CELLULES
I.2.2.1 La notion de cellule
On appelle "cellule" l'intersection entre une ligne (horizontale)
et une colonne (verticale) de la feuille de calcul. Ainsi le nom
de la ligne combiné au nom de la colonne donne les
coordonnées d'une cellule (le terme d'adresse est parfois
également utilisé).
On distingue généralement deux types de coordonnées (appelés
styles de référence) selon les tableurs :
• Le mode dit L1C1 (Ligne 1, Colonne 1) où la cellule est
repérée par le numéro de ligne précédé de la lettre L et le
numéro de la colonne précédé de la lettre C. L12C34
désignera ainsi la cellule à l'intersection de la 12ème ligne
et la 34ème colonne.
• Le mode dit A1 où les numéros de ligne sont repérés par
des chiffres et les colonnes par des lettres. Ainsi AA17
désigne la cellule à l'intersection de la 27ème colonne et la
17ème ligne.
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La plupart des tableurs proposent de passer d'un mode à
l'autre dans leurs options. Sous Excel et StarOffice, il
suffit d'aller dans Outils > Options > Général et de cocher la
case "Style de référence L1C1".
I.2.2.2 Références à une cellule
Afin de pouvoir manipuler des données provenant de
différentes cellules dans des calculs, il est nécessaire de pouvoir
y faire référence. Il existe plusieurs façons de faire référence à
une cellule :
Référence absolue
Référence relative
Référence mixte
Référence nommée
Référence absolue
La référence absolue représente le moyen de désigner une
cellule de façon unique dans une feuille de calcul. Selon le
mode de référence (L1C1 ou A1) la référence absolue sera notée
différemment :
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• En mode L1C1: la référence absolue à une cellule se fait
en précédant le numéro de ligne par la lettre L et le numéro
de la colonne par la lettre C.
LNumeroLigneCNumeroColonne
Par exemple L12C24 pour la cellule située à l'intersection
de la ligne 12 et de la colonne 24.
• En mode A1: la référence absolue à une cellule se fait en
précédant le numéro de ligne et le numéro de la colonne
par le signe $.
$LettreColonne$NumeroLigne
Par exemple $AC$34 pour la cellule située à l'intersection
de la colonne notée AC et de la ligne 34.
Référence relative
La référence relative d'une cellule est l'expression de sa position
par rapport à une autre cellule. Ainsi, une référence relative
donne le décalage (en terme de nombre de lignes et de colonnes)
entre la cellule (dîte de référence) et une cellule pointée (dîte
cellule référencée). Par convention on note négativement un
décalage vers le haut pour l'axe vertical et un décalage vers la
gauche pour l'axe horizontal.
• En mode L1C1: la référence
relative à une cellule se fait en
indiquant les coordonnées de
la cellule entre parenthèses :
L(NuméroDeLigne)C(NuméroDeColonne)
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Par exemple L(3)C(-2) pour la cellule situé 3 lignes plus
bas et 2 colonnes à gauche par rapport à la cellule de
référence :
Lorsque le décalage est nul il n'est pas nécessaire de noter
un zéro entre parenthèse. Ainsi L(0)C(12) peut être noté
LC(12).
• En mode A1 l'expression du décalage entre les cellules est
masqué. En effet une référence relative en mode A1 est
implicite : il suffit d'indiquer les coordonnées de la cellule
pointée (référencée) sans indiquer de signe $ :
Référence mixte
On appelle référence mixte, une référence dans laquelle la
position horizontale de la cellule est exprimée de manière
absolue et la position verticale de façon relative, ou
inversement.
• En notation L1C1 une référence mixte sera de la forme
L2C(3) ou L(4)C17.
• En notation A1 une référence mixte sera de la forme $C5
ou F$18.
Référence nommée
Il est possible de donner un nom à une cellule ou un
groupe de cellule.
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Pour nommer une cellule sous Excel il suffit de sélectionner la
cellule ou la plage de cellules à nommer puis d'aller dans
Insertion > Nom > Définir
Ainsi lorsqu'une cellule ou une plage de cellule possède un nom
(le terme d'étiquette est parfois utilisé), il est possible d'y faire
référence via le nom. Cette fonctionnalité est particulièrement
utile lorsque certaines cellules ou plages de cellules contiennent
des données caractéristiques, car il est possible d'y faire
référence via le nom même si la cellule ou le groupe de cellules
a été déplacé.
Dans une facture par exemple il est judicieux de donner un nom
comme total_ht à la cellule donnant le total hors taxe des
commandes. Vous pouvez également créer une cellule nommée
TVA contenant l'indice de la TVA, ainsi lorsque vous déciderez
de calculer le montant TTC, il suffira de faire le produit de la
cellule nommé total_ht par la cellule nommée TVA.
I.2.2.3 Commentaire
Il est possible d'ajouter un commentaire (parfois appelé
annotation) à une cellule afin de fournir des informations
additionnelles que l'on ne souhaite pas (ou que l'on ne peut pas)
voir figurer dans la feuille de calcul.
Pour ajouter un commentaire à une cellule sous Excel il suffit
de sélectionner la cellule ou la plage de cellules à nommer puis
d'aller dans Insertion > Commentaire ou bien de cliquer dessus
avec le bouton droit et de choisir insérer un commentaire.
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Notez la présence d'un petit triangle rouge en haut à
droite de la cellule D5 indiquant que la cellule possède un
commentaire, invitant l'utilisateur à survoler la cellule avec sa
souris pour en voir le contenu.
I.2.3 La sélection des cellules
I.2.3.1 Sélection de cellules
Le tableur est un formidable outil pour manipuler des données.
Ainsi, pour pouvoir manipuler les données il est nécessaire de
disposer d'outils permettant de sélectionner rapidement toutes
les cellules dont on a besoin.
I.2.3.2 Sélection de lignes
Il est possible de sélectionner une ligne entière en cliquant
directement sur l'en-tête de ligne :
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Il est également possible de sélectionner une ligne avec le
clavier en se positionnant sur une cellule située sur la ligne à
sélectionner puis en appuyant simultanément sur
<Majuscule>+<Espace>.
La référence à une ligne dans une formule se fait en précisant
tout simplement le nom de la ligne.
I.2.3.3 Sélection de colonnes
De la même façon que pour la sélection de lignes, il est possible
de sélectionner une colonne entière en cliquant directement sur
l'en-tête de colonne :
Il est également possible de sélectionner une colonne avec le
clavier en se positionnant sur une cellule située sur la colonne à
sélectionner puis en appuyant simultanément sur « CTRL »
« Espace ».
La référence à une colonne dans une formule se fait en précisant
tout simplement le nom de la colonne.
I.2.3.4 Sélection d'une plage de cellules
Pour sélectionner une plage de cellules (appelée aussi bloc de
cellules), il suffit de cliquer sur une cellule (cellule de début) et
de déplacer la souris tout en maintenant le bouton gauche
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appuyé afin de faire un rectangle de sélection jusqu'à la cellule
de fin :
On notera que la zone de nom (en haut à gauche) indique le
nombre de lignes et de colonnes présentes dans la sélection.
La cellule de début s'affiche d'une couleur différente (en blanc).
Pour autant elle fait partie de la sélection au même titre que les
autres cellules du cadre !
Il est également possible de sélectionner une plage de cellules
en cliquant sur la cellule de début, puis en cliquant sur la
cellule de fin en maintenant la touche MAJuscule
(<SHIFT>) appuyée.
Dans les formules, une plage de cellules se note en indiquant les
références de la cellule de début et de fin séparées par le
caractère ":" :
Reference_Cellule_Debut:Reference_Cellule_Fin
Dans l'exemple ci-dessus, la plage de cellules sera notée comme
suit : D16:F21
I.2.3.5 Sélection de cellules disjointes
Il est possible dans une même sélection d'avoir des cellules
disjointes (non contiguës), c'est-àdire non collées les unes aux
autres. Pour ce faire il suffit de sélectionner les cellules ou les
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plages de cellules en maintenant la touche Contrôle (<CTRL>)
appuyée.
Dans les formules, une sélection de cellules ou de plages de
cellules disjointes se note en indiquant les références des
cellules ou plages de cellules séparées par des points-virgules :
Ref_Cellule1;Ref_Cellule2;Ref_Cellule_Debut_Plage1:Ref_C
ellule_Fin_Plage1
Dans l'exemple ci-dessus, la sélection de cellules sera notée
comme suit : D6;D8;D9
I.2.3.6 Sélection de lignes contiguës
Au même titre qu'il est possible de sélectionner plusieurs
cellules côte-à-côte, il est également possible de sélectionner
plusieurs lignes contiguës. Pour ce faire il suffit de sélectionner
la ligne de début, puis de cliquer sur la ligne de fin en
maintenant la touche Majuscule (<SHIFT>) enfoncée :
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I.2.3.7 Sélection de lignes disjointes
Pour sélectionner des lignes non contigües il suffit de cliquer
successivement sur les en-têtes des lignes à sélectionner en
maintenant la touche contrôle (<CTRL>) appuyée :
Dans les formules, une sélection de lignes disjointes se note en
indiquant les références des lignes séparées par des points-
virgules :
Ref_Ligne1;Ref_Ligne2;...
Dans l'exemple ci-dessus par exemple, la sélection de lignes
sera notée comme suit : 6;8;9
I.2.3.8 Sélection de la feuille de calcul
Il est possible de sélectionner la totalité des cellules de la feuille
de calcul en cliquant sur le carré vide présent en haut à gauche
de la feuille de calcul :
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Chapitre deuxième : LA SAISIE DE DONNEES
II.1 CONTENU D'UNE CELLULE
Une cellule d'une feuille de calcul peut contenir une valeur ou
bien être vide. La valeur d'une cellule possède deux
caractéristiques essentielles :
un type, c'est-à-dire le type intrinsèque de la donnée. On
distingue généralement trois types de valeurs :
o des valeurs numériques, par exemple
3,1415927, 58%, ou 1984. o des valeurs
alphanumériques, par exemple Tableau2,
Titre ou Nom.
o des formules, c'est-à-dire une expression
représentant un calcul en fonction de données,
évaluée par le tableur.
un format représentant la façon dont le tableur va afficher
la donnée. Par exemple s'il s'agit d'un nombre, il est
possible de choisir si le tableur l'affiche en tant qu'entier,
en tant que nombre à virgule (et le nombre de chiffres après
la virgule qui vont être affichés), ...
La cellule peut posséder un style, c'est-à-dire une apparence
visuelle particulière (police, taille, couleur, bordure, ...),
indépendamment de la valeur qu'elle contient.
II.2. SAISIR DES DONNEES NUMERIQUES
Lorsque vous saisissez des nombres dans une cellule
(éventuellement des signes monétaires, des pourcentages,
...), le tableur interprète les données en tant que nombre, c'est-
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à-dire qu'il rend possible l'utilisation de formules
mathématiques sur les données. Par défaut (c'est-à-dire sans
action contraire de votre part) les données reconnues comme
des nombres sont alignées à droite dans la cellule.
II.2.1 Saisir des données alphanumériques
Lorsque vous saisissez des lettres
dans une cellule, le tableur
interprète les données en tant que
donnée alphanumérique, il n'est
donc plus possible d'utiliser des
outils mathématiques sur ces
données. Par défaut (c'est-à-dire
sans action contraire de votre part) les données reconnues
comme alphanumériques sont alignées à gauche dans la cellule.
II.2.2 Saisir des formules
Les formules sont des expressions, qui, lorsqu'elles sont
interprétées par le tableur, permettent d'effectuer des calculs en
utilisant les données présentes dans d'autres cellules.
Pour saisir une formule dans une cellule, il suffit de
sélectionner la cellule puis de commencer la saisie en entrant le
signe "égal" (=) !
Si la formule saisie après le signe égal (=) ne possède pas une
syntaxe correcte, le tableur affichera un message d'erreur
précédé du caractère # ! Ainsi, en cas de
référence à une cellule invalide, le tableur affichera la
valeur #REF!.
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Une formule peut contenir des références à d'autres cellules,
des expressions, c'est-à-dire des opérateurs permettant
d'effectuer des opérations simples sur les valeurs de cellules,
ainsi que des fonctions.
Les fonctions intégrées du tableur permettent d'effectuer des
calculs élaborés à partir des données du tableur, comme par
exemple une moyenne, un arrondi, ...
II.3 DEFINIR LE FORMAT D'UNE CELLULE
Le format d'une cellule définit la manière dont la valeur va être
représentée par le tableur.
Pour définir le format d'une cellule, il suffit de cliquer sur la
cellule, puis d'aller dans le menu Format > Cellule et de choisir
l'onglet Nombre (ou Nombres sous StarOffice). Le tableur va
ainsi proposer une série de formats classés par catégorie :
Excel StarOffice
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CHAPITRE TROISIEME : LES FORMULES
III.1 INTRODUCTION AUX FORMULES
Le principal intérêt d'un tableur est de permettre d'automatiser
des calculs, c'est-à-dire d'utiliser des cellules pour effectuer des
opérations en fonction des valeurs d'autres cellules. Le tableur
recalcule ainsi toutes les valeurs à chaque changement d'une
valeur d'une cellule.
On parle ainsi de formule pour désigner l'expression, qui, une
fois saisie dans une cellule, permet au tableur d'effectuer
automatiquement un calcul à partir des valeurs d'autres cellules
et d'afficher un résultat.
Les formules peuvent ainsi contenir des références à d'autres
cellules, des expressions, ou bien des fonctions.
III.2 SAISIR UNE FORMULE
La saisie d'une formule se fait en sélectionnant une cellule puis
en utilisant la barre de formules.
Pour entrer une formule il suffit de commencer la saisie par le
signe d'égalité (=) puis d'entrer les références des cellules à
utiliser et éventuellement des opérateurs et/ou fonctions.
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Il est également possible de cliquer sur le bouton Formule de la
barre de formules. Ainsi l'exemple ci-dessous schématise
l'utilisation d'une formule dans la cellule C15 pour effectuer la
somme des cellules D11 et D13.
Lors de l'appui sur le bouton Entrée, le tableur calcule la valeur
de la cellule C15 et en affiche le résultat :
III.3 LA COPIE DE FORMULES
Imaginons désormais que l'on souhaite recopier cette formule
pour l'utiliser sur les autres articles. Il suffit de sélectionner la
formule (cellule E6), de la copier, puis de sélectionner le bloc
de cellules de E7 à E9 (noté E7:E9) et de coller la formule
précédemment copiée. Voici le résultat :
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On peut remarquer que la formule une fois copiée ne donne pas
les bonnes valeurs :
En effet, lorsque l'on clique sur une des cellules, on s'aperçoit
que le tableur fait référence aux prix hors taxe concernant les
bons articles mais que la référence à la cellule donnant la TVA
est erronée (D13 au lieu de D11).
Cela est dû au fait que les références saisies précédemment sont
des références relatives. Le tableur effectue donc
automatiquement le décalage des références aux cellules lors de
la copie. Ainsi, pour éviter que le tableur ne décale la référence
à la cellule indiquant la TVA il est nécessaire d'utiliser une
référence absolue ($D$11). Reprenons la formule :
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Le tableur donne alors un résultat cohérent :
III.4 UTILISATION DE FONCTIONS DANS LES
FORMULES
Il est également possible d'utiliser des fonctions dans les
formules, permettant de faire des calculs avancés. La plupart
des tableurs offrent un grand nombre de fonctions intégrées
(Excel en propose plus de 400).
Reprenons l'exemple ci-dessus. Si nous souhaitons calculer
automatiquement le total HT et TTC des commandes, il est
possible d'utiliser la fonction Somme()). Pour ce faire, il suffit
de sélectionner la cellule dans laquelle on souhaite voir figurer
la somme, de saisir une formule (en la commençant par le signe
=) en utilisant la fonction Somme(). Il existe plusieurs façons de
saisir la fonction Somme() :
• en la saisissant manuellement dans la barre de formule
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• en utilisant le bouton fonction permettant de choisir la
fonction dans une liste :
• en utilisant directement le bouton somme
Quelle que soit la façon choisie, il est essentiel de préciser les
arguments de la fonction Somme(), c'est-à-dire de lui préciser
les cellules dont la somme doit être faite. Deux possibilités
s'offrent à nouveau à l'utilisateur :
• saisir au clavier les références des cellules à sélectionner
• sélectionner les cellules ou les blocs de cellules à
sélectionner
Voici le résultat interprété par le tableur :
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III.5 LES EXPRESSIONS
III.5.1 La notion d'expression
Les expressions permettent au tableur d'effectuer des calculs
simples mettant en jeu des valeurs provenant de plusieurs
cellules. On distingue généralement plusieurs types
d'expressions :
• Les expressions arithmétiques
• Les expressions conditionnelles
• Les expressions texte
III.5.2 Les expressions arithmétiques
Les expressions arithmétiques sont des expressions simples
construites avec des opérateurs arithmétiques et des constantes
ou des références à des cellules. On appelle opérandes les
valeurs sur lesquelles l'opérateur agit. On distingue deux types
d'opérateurs arithmétiques :
• Les opérateurs unaires agissant sur un seul élément;
n'admettant donc qu’un seul opérande, située à droite de
l'opérateur. Par exemple :
=-A6
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• Les opérateurs binaires agissant sur deux éléments
(admettant deux opérandes, situés de part et d'autre de
l'opérateur). Par exemple :
=B4 + A6
De l'utilisation des parenthèses
Les opérateurs arithmétiques possèdent un ordre de priorité.
Ainsi, si vous souhaitez modifier la priorité par défaut des
opérateurs, il est possible d'utiliser des parenthèses. Voici une
liste présentant la priorité des opérateurs : () % ^ - * / + -
Lorsque deux opérateurs possèdent la même priorité, le calcul
s'effectue de la gauche vers la droite.
III.5.3 Les expressions conditionnelles
Qu'est-ce qu'une structure conditionnelle?
On appelle structure conditionnelle les instructions qui
permettent de tester si une condition est vraie ou non. Les
structures conditionnelles peuvent être associées entre elles.
Pour pouvoir mener à bien ces tests à l'aide de fonctions
logiques, les tableurs proposent des opérateurs permettant de
comparer des valeurs. On appelle ces opérateurs des opérateurs
relationnels.
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Les opérateurs relationnels
Les opérateurs relationnels sont les suivants :
Opérateur Dénomination Description
Opérateur d'égalité Compare deux valeurs et vérifie
=
leur égalité
Opérateur d'infériorité Vérifie qu'une variable est
< stricte strictement inférieure à une
valeur
Vérifie qu'une variable est
<= Opérateur d'infériorité
inférieure ou égale à une valeur
Opérateur de supériorité Vérifie qu'une variable est
> stricte strictement supérieure à une
valeur
Vérifie qu'une variable est
>= Opérateur de supériorité
supérieure ou égale à une valeur
Opérateur de différence Vérifie qu'une variable est
<>
différente d'une valeur
Les opérateurs texte
L'opérateur de concaténation
Les tableurs offrent généralement un opérateur, appelé
opérateur de concaténation, permettant de joindre deux valeurs
textuelles. L'opérateur de concaténation, noté &, s'utilise de la
manière suivante :
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Dans l'exemple ci-dessus, la valeur de la cellule B15 ("Total
TTC") est calculé automatiquement en concaténant la valeur de
la cellule B13 (dont la référence absolue est notée $B$13), une
chaîne composée d'un espace " ", et la valeur de la cellule E5
(dont la référence absolue est notée $E$5), grâce à la formule
suivante : =$B$13 & " " & $E$5
III.6 LES FONCTIONS
III.6.1 La notion de fonction
Les tableurs fournissent généralement un grand nombre de
fonctions intégrées permettant de réaliser des manipulations de
données. Il en existe des centaines, catégorisées de la façon
suivante :
• Les fonctions arithmétiques offrant des outils de base pour
manipuler des données numériques
• Les fonctions statistiques offrant des outils d'analyse, de
moyenne
• Les fonctions de date servant à manipuler et à convertir des
dates
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• Les fonctions logiques, permettant de manipuler des
données logiques (ET, OU, ...)
• Les fonctions financières permettant de manipuler des
données monétaires
III.6.2 La syntaxe d'une fonction
Une fonction est caractérisée par son nom (par convention écrit
en majuscule), suivi de parenthèse. Elle peut éventuellement
contenir des arguments (à l'intérieur des parenthèses), c'est-à-
dire un ensemble de valeurs, séparées par des points-virgules,
auxquelles la fonction s'applique. Ainsi une fonction appelée
FONCTION se notera de la façon suivante :
FONCTION (argument1;
argument2; ...)
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