Module 11, section 5 : Le circuit

du document : du magasin
d'archives à la table du
chercheur

Jeanne MALLET
Bruno RICARD
Élisabeth VERRY
07/10/12019 28/12/2024
Table des matières

Objectifs 3
1. Principes généraux 5
2. L'inscription des lecteurs 6
2.1. Où s'inscrire ? ......................................................................................................6
2.2. Quand s'inscrire ? ................................................................................................6
2.3. Comment s'inscrire ? ..........................................................................................7
2.3.1. Les éléments d'identification de la personne ........................................................................7
2.3.2. La description de la recherche ................................................................................................7
2.3.3. Une sécurité réciproque : fichier des lecteurs, carte de lecteur ............................................8

2.4. Inscription manuelle ou informatisée ................................................................8

3. La communication des documents 9
3.1. L'attribution des places ......................................................................................9
3.2. La commande des documents ...........................................................................9
3.2.1. La fiche de commande manuelle .........................................................................................10
3.2.2. La commande informatisée ..................................................................................................10

3.3. Le suivi des mouvements .................................................................................11

3.3.1. La sortie du document ..........................................................................................................11
3.3.2. La délivrance et la consultation ............................................................................................11
3.3.3. La restitution ou la prolongation ..........................................................................................12
3.3.4. La réintégration .....................................................................................................................13

4. Précaution, contrôle, évaluation 14

4.1. La préservation matérielle des documents .....................................................14
4.1.1. Interdire la consultation .......................................................................................................15
4.1.2. Manipuler avec précaution ...................................................................................................15
4.1.3. Transporter sans abîmer .......................................................................................................16

4.2. Le contrôle .........................................................................................................16

4.2.1. Les outils de contrôle ............................................................................................................17
4.2.2. La lutte contre le vol ..............................................................................................................17

4.3. L'évaluation .......................................................................................................18

4.3.1. Les flux de communications .................................................................................................18
4.3.2. La nature des publics ............................................................................................................18
4.3.3. La nature des recherches ......................................................................................................18

5. Conclusion 19
6. Evaluation des connaissances 20
Mentions légales 22

2
Objectifs

Description du module :
Conserver les archives n'aurait pas de sens si celles-ci n'étaient pas destinées à être utilisées, soit pour les
besoins de la recherche dans toutes les disciplines et notamment l'histoire, soit pour l'enrichissement de
la vie culturelle, soit pour fournir matière de preuve du droit des personnes et des biens.
En archivistique, le terme communication regroupe l'ensemble des données et actions qui permettent
aux archives d'être consultées. Il s'agit à la fois de données théoriques, telles que la connaissance des
délais réglementaires qui régissent la communicabilité des documents, des procédures qui assurent leur
protection lors de leur consultation et des principes juridiques attachés à leur communication et à leur
réutilisation numériques. Mais il s'agit aussi de considérations pratiques telles que l'aménagement des
espaces de travail, l'organisation de l'information du public, de la délivrance des documents et de la
surveillance de leur utilisation.
Après une première section d'introduction posant les principes généraux de la communication des
documents, ce module se décompose donc en trois groupes de sections : le premier groupe explore
l'environnement théorique de la communication : les droits du service producteur (communication au
service versant), les droits du public (en tant que citoyen, en tant que chercheur avec une approche
comparée de la législation de plusieurs pays francophones), l'encadrement humain d'information et de
conseil. Le deuxième groupe s'attache aux conditions matérielles de la communication : l'organisation
des espaces et leur aménagement, le circuit du document déplacé de son lieu de rangement à la table du
chercheur, les services, notamment ceux de reproduction, qui prolongent et facilitent la consultation.
Une dernière section est enfin consacrée à la consultation en ligne, mode de communication essentiel
dans les sociétés contemporaines qui ne cesse de connaître de nombreux et importants développements,
de même que la réutilisation numérique des archives dont l'encadrement juridique a fait l'objet
d'importantes et récentes réflexions consignées de façon détaillée en conclusion de ce module.
Le but du module est de :
Présenter l'enjeu majeur que représentent la communication et la réutilisation des archives dans la
démarche archivistique.
Faire connaître les principes et règles à respecter pour que la communication et la réutilisation des
archives soient efficaces, transparentes, respectueuses des droits des différentes parties et
assurent à tous un égal accès aux archives.
Exposer les conditions d'une bonne organisation matérielle et humaine
L'apprenant doit être en mesure de :
Comprendre et appliquer les règles de la communication et de la réutilisation des documents
Dispenser au public une information la plus complète possible sur les ressources documentaires
conservées et les conditions de leur accès et de leur exploitation.
Mettre en place une organisation matérielle adéquate, adaptée à la taille de son service et à la
nature des documents communiqués
Optimiser la gestion humaine des personnels affectés à cette mission

3
Objectifs

Positionnement :
Ce module consacré à la communication et à la réutilisation, quatrième maillon de la chaîne
archivistique, se situe dans le plan général après les modules dédiés à la collecte, à la conservation et au
traitement des documents. Il est préférable de l'étudier après avoir pris connaissance du module sur la
législation. Il doit naturellement être prolongé par le module consacré à la valorisation et à l'exploitation
culturelle des documents.
Conseils d'apprentissage :
L'apprenant s'efforcera de progresser de manière régulière, en assimilant les prescriptions indiquées
comme essentielles. Dans les chapitres pratiques, il retiendra les suggestions qui lui paraissent
conformes aux possibilités de sa situation vécue, les modes d'organisation pouvant varier selon les
circonstances locales et les moyens mis à la disposition de l'archiviste. Il veillera toutefois à faire la
différence entre les règles de fonctionnement qui s'imposent en toute circonstance pour garantir
efficacité et transparence dans la communication et de la réutilisation des archives, et les possibilités
optionnelles d'organisation décrites.

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1. Principes généraux I

Du magasin d’archives où il est rangé, à la table du chercheur où il est consulté, puis en retour à son
emplacement initial, le document d’archives effectue un circuit qui doit toujours répondre à des
procédures précises encadrant l’ensemble du processus de communication qui peut ainsi se dérouler
en toute sécurité.
Ces procédures s’appuient sur un certain nombre de principes qui peuvent être résumés ainsi :
une demande pour chaque document
Chaque document consulté doit faire l’objet, de la part du chercheur, d’une demande
particulière; ainsi chaque document bénéficiera d’un suivi individualisé depuis la commande
initiale jusqu’à la réintégration finale.
un demandeur, une identité
Lorsqu’un chercheur souhaite consulter un document d’archives, il doit avoir accompli des
formalités d’inscription qui doivent permettre son identification précise ; il deviendra ainsi
responsable du document consulté pendant la durée de la consultation.
un mouvement, une trace
Chaque mouvement imposé au document (transfert dans la salle de lecture, délivrance au
chercheur, consultation, retour) doit faire l’objet d’une trace écrite ou informatisée ; cette
"traçabilité" permettra de le localiser à tout moment et de rectifier les anomalies éventuelles qui
auraient pu intervenir dans le déroulement du circuit.
des outils d'évaluation
Au final, le suivi des lecteurs et des consultations permet de disposer de statistiques et listes
pour connaître le public et ses attentes et d’améliorer les réponses, que ce soit par une plus
grande fluidité des communications ou un meilleur conseil.

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2. L'inscription des lecteurs II

Introduction

Si tout citoyen peut, sans avoir à décliner son identité,

assister à un spectacle, visiter un musée ou un monument,
en revanche, la consultation d'un document d'archives,
tout comme l'emprunt de livres dans une bibliothèque, est
une démarche d'une autre nature : elle engage la
responsabilité de la personne qui doit accepter de livrer
en toute transparence les éléments de son identité.

2.1. Où s'inscrire ?
Sur place
L’inscription s’effectue, dans le cas le plus général, sur place à la banque centrale de la salle de lecture.
Dans les services d’archives dont la fréquentation est importante, cette inscription peut s’effectuer :
soit à un guichet spécifique,
soit dans un bureau d’accueil situé dans ou hors des locaux de la salle de lecture.
Quelle que soit l’organisation adoptée, celle-ci doit permettre de recueillir les données en préservant la
confidentialité des échanges.

À distance
Lorsque le service dispose d’un système de communication à distance, par exemple d’un site Internet,
la fiche d’inscription peut alors être pré remplie.
Elle devra néanmoins être définitivement validée lors du premier déplacement par la présentation
d’une pièce d’identité.

2.2. Quand s'inscrire ?

L'inscription se fait dès la première demande de consultation d'un document original.
En revanche, la consultation des instruments de recherche et des copies mises en accès direct
(microfilms, banques de données numérisées) peut être autorisée sans inscription préalable si la
configuration des lieux le permet.

6
 2. L'inscription des lecteurs

Attention

Un renouvellement périodique (éventuellement annuel) de l'inscription est fortement conseillé pour

éviter que les renseignements collectés ne soient périmés.

2.3. Comment s'inscrire ?

Introduction
La formalité d'inscription, qui se concrétise le plus souvent par l'établissement d'une fiche d'inscription,
n'a nul besoin d'être détaillée, mais doit être effectuée avec précision.
Les renseignements collectés sont de deux ordres :
les éléments d'identification de la personne,
la description du cadre de la recherche.

2.3.1. Les éléments d'identification de la personne

Ils sont les suivants :
l'état civil : nom (éventuellement nom de jeune fille et nom d'épouse) et prénoms,
les dates et lieu de naissance,
les coordonnées : adresse permanente, adresse temporaire si le lieu de résidence actuel est
différent de l'adresse permanente, téléphone, e-mail,
la profession ou situation (y compris élève, étudiant).
En revanche, la mention de la nationalité ne fait pas partie des éléments habituellement recueillis.

Attention

Ces éléments doivent être confirmés par la présentation d'une pièce d'identité officielle en cours de
validité, comportant une photographie, dont les références seront portées au dossier d'inscription.

2.3.2. La description de la recherche

Elle doit être suffisamment précise pour pouvoir permettre ensuite le traitement qualitatif des
données.
Seront donc relevés :
le sujet de la recherche (pour les thèses et mémoires d'université, les articles et publications,
faire préciser le titre exact),
la période chronologique concernée,
le cadre de la recherche (universitaire, personnelle, associative, etc.) ; les étudiants ou
enseignants préciseront le nom de leur université ou école et, dans le cas des thèses et
mémoires, le nom de l'enseignant dirigeant les recherches.

Attention

Le lecteur prendra l'engagement de fournir au service un exemplaire de tout travail réalisé qu'il soit
publié ou non.
Il faut tout de même savoir que ce n'est pas très facile à faire appliquer !

7
2. L'inscription des lecteurs

2.3.3. Une sécurité réciproque : fichier des lecteurs, carte de lecteur

Le respect des procédures permet au processus de consultation de se dérouler dans la plus grande
transparence et sécurité pour les deux parties :
le service constitue un fichier des lecteurs qui lui permet de conserver l'historique des
passages des différentes personnes qui s'y sont présentées et des documents qu'elles y ont
consultés ;
le lecteur se voit remettre une carte individuelle comportant un numéro de lecteur qui lui
servira d'identifiant permanent.

2.4. Inscription manuelle ou informatisée

L’inscription informatisée ne diffère de l’inscription manuelle que par la saisie, sur programme
informatique prévoyant une grille adaptée, de la fiche d’inscription remplie par le lecteur.
Cette saisie doit être faite ou vérifiée (cas des inscriptions par Internet), pour en garantir la fiabilité, par
le personnel de service.
Sa bonne réalisation facilite l’utilisation statistique des renseignements collectés, notamment s’il est
prévu une codification typologique de la recherche :
par nature,
par thème,
par période, etc.
La carte de lecteur comportera, en version informatisée, un code d’identification ou un code-barre
donnant accès à la commande des documents.

Attention

La collecte d’informations personnelles sous forme informatisée doit faire l’objet d’un signalement
particulier au lecteur, qui doit pouvoir avoir accès à tout moment, pour rectification, aux informations
qui le concernent.
Dans certains cas, la conservation de fichiers nominatifs n’est possible qu’assortie d’autorisations
spécifiques.
En France, il s’agit d’une déclaration à souscrire auprès de la Commission Nationale de l‘information et
des libertés.

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3. La communication des documents III

Introduction
Le déplacement de l'article depuis le magasin où il est rangé jusqu'à la table du chercheur et sa
réintégration à son emplacement initial après consultation sont des opérations qui doivent faire l'objet
d'un suivi très précis, pour éviter toute erreur ou détecter toute anomalie.
Manuellement ou informatiquement, les opérations seront contrôlées à plusieurs niveaux :
attribution des places de consultation,
commande des documents,
suivi des mouvements.

3.1. L'attribution des places

Lors de son arrivée dans la salle de lecture, le chercheur, dûment inscrit, prend place à une table de
consultation.
Selon les dispositions prévues pour le fonctionnement de la salle, il peut :
choisir librement sa table de travail,
demander l’attribution d’une place au guichet de la salle de lecture.

Attention

Certaines places doivent être réservées à la consultation de documents sensibles ou de grand format.

De plus en plus, notamment dans les services d'archives à fréquentation importante (plus de 50
places), la gestion des places est informatisée et l'attribution d'une place est un préalable
indispensable à toute commande.

Attention

Un seul lecteur par place

La consultation des documents est une activité personnelle et individuelle.
Plusieurs personnes ne peuvent :
occuper le même poste de travail,
ni consulter simultanément le même document.

3.2. La commande des documents

Introduction
Après avoir consulté inventaires et répertoires, le chercheur a identifié le document faisant l'objet de sa
recherche.

9
3. La communication des documents

Il en relève la cote, élément-clé d'identification de sa commande.

Puis il procède à la commande du document :
soit manuellement, en remplissant une fiche de commande qu'il remet ensuite au guichet de la
salle de lecture
soit informatiquement, en exécutant la procédure de commande informatisée sur l'un des
appareils mis à sa disposition dans cette même salle.
Dans tous les cas, il ne sera pris en compte qu'un seul article par commande : le lecteur devra exécuter
autant de fois la procédure qu'il souhaitera consulter d'articles, dans les limites autorisées par le
règlement de la salle de lecture.

3.2.1. La fiche de commande manuelle

Elle est divisée en deux volets identiques qui sont à remplir tous les deux par le demandeur.
Ces deux volets doivent comporter chacun les renseignements suivants :
nom et prénom du lecteur (pour permettre son identification),
date de la commande,
numéro de place attribuée au lecteur (si le fonctionnement de la salle le prévoit),
cote exacte (et éventuellement intitulé) de l'article demandé.
Une fois remplie, la fiche sera remise au guichet de la salle de lecteur :
le premier volet y demeurera conservé comme témoin de la commande du document qui sera
reportée
sur le registre journalier
et sur le dossier du lecteur ;
le second volet servira de témoin physique du déplacement et sera déposé à l'emplacement du
document pendant le temps de la consultation.

3.2.2. La commande informatisée

Elle répond exactement aux mêmes principes que la commande manuelle : le lecteur s’identifie sur
l‘écran de commande, soit par la saisie de son identité, soit par le numéro inscrit sur sa carte de lecteur,
soit par son numéro de place (le "bipage" d’un code-barre peut remplacer la saisie directe manuelle).
Puis il inscrit, à l’emplacement qui apparaît sur l’écran, la cote du document demandé et valide la
commande qui génère alors automatiquement les fiches de déplacement sur une imprimante (souvent
située à la banque d'accueil) ; la commande peut être refusée pour diverses raisons (document non
communicable ou indisponible temporairement). Le lecteur en est alors informé immédiatement par
un message apparaissant sur l’écran.

Attention

L’adoption d’un système de commande informatisé accentue l’exigence de normalisation de la

cotation des documents.
Ainsi, les cotations complexes (nombres longs, subdivisions alphanumériques à plusieurs éléments,
cotes "bis" ou "ter") risqueront de poser problème et de conduire à des révisions et simplification des
systèmes de cotation.

10
 3. La communication des documents

3.3. Le suivi des mouvements

Introduction
Lorsque la commande d'un document a été validée, celui-ci va effectuer un mouvement d'aller et retour
qui se décompose en plusieurs phases :
une phase de sortie,
une phase de délivrance pour consultation, le jour même ou les jours suivants s'il y a prolongation,
une phase de retour ou réintégration.
Le système de suivi, qu'il soit manuel ou informatisé, doit prévoir un strict contrôle de ces différentes
phases.

3.3.1. La sortie du document

La sortie des documents est une procédure manuelle qui consiste à aller chercher le document dans le
magasin où il se trouve, à l’extraire et à le rapporter au guichet où il pourra être délivré au demandeur.
Cette manipulation de sortie ne peut être bien sûr effectuée que par le personnel du service,
aucune présence étrangère ne pouvant être acceptée dans les magasins.

Pendant la durée de son absence, le document est remplacé par

son "fantôme", fiche manuelle ou informatisée éditée au
moment de la commande.

Remplacement d'un document par

son fantôme.

3.3.2. La délivrance et la consultation

Lorsque le document sorti est arrivé en salle de lecture, il est prêt à être mis à la disposition du
demandeur.
Selon l’organisation de la salle, le document :
sera remis directement au lecteur, à sa place, par le personnel qui se déplacera alors avec le
document jusqu’à la table du demandeur
(ce système n’est possible que dans les salles comportant un nombre réduit de places et un
personnel suffisant) ;
sera remis au lecteur qui se déplacera lui-même jusqu’à la banque de la salle de lecture pour le
prendre en charge ;
certains systèmes informatisés vont jusqu’à signaler par affichage ou voyant lumineux, l’arrivée
des documents ;

11
3. La communication des documents

dans d’autres cas, l’observation d’un délai d’attente raisonnable (de 5 à 20 minutes) permet
d’évaluer le moment d’arrivée du document.

Attention

Dans tous les cas, la délivrance du document au lecteur doit faire l’objet par celui-ci d’une prise en
charge, matérialisée par une signature apposée sur la fiche de déplacement du document conservée à
la banque.
Cette pratique de la signature est parfois remplacée par un enregistrement manuel ou informatique de
la remise du document au lecteur par le personnel des archives.

Image 1 Remise de document

3.3.3. La restitution ou la prolongation

Lorsqu'il a terminé sa consultation, ou encore à la fin de sa séance de travail, le lecteur restitue le
document consulté à la banque de la salle de lecture.
Il peut s'agir :
soit d'une restitution définitive : le document pourra alors être réintégré à sa place initiale ;
soit d'une restitution provisoire : le lecteur souhaite continuer à consulter le document et
demande la prolongation de sa mise à disposition.
Ces deux opérations sont prises en compte par le système de suivi du mouvement des documents ; le
document restitué est :
dans le premier cas, mis en position de réintégration,
dans le second cas, mis en position de réserve.
Une décharge est donnée à l'emprunteur ou bien enregistrée par le personnel des archives.

Attention

La durée de la prolongation varie selon la politique du service d'archives : elle peut aller en général de
1 à 7 jours.

12
 3. La communication des documents

De même peut varier le nombre de documents qu'un lecteur est autorisé à mettre en réserve (de 1 à 4
en moyenne).
Pour une gestion sécurisée des documents, il est conseillé de ne pas permettre la mise en réserve d'un
trop grand nombre de documents par lecteur pendant un trop long laps de temps.

3.3.4. La réintégration
La réintégration matérielle des documents doit s'effectuer le plus rapidement possible après leur
restitution afin de ne prendre aucun risque et de les rendre à nouveau disponibles pour une nouvelle
communication.
La réintégration s'accompagnera de la reprise du "fantôme" dont le retour à la banque de la salle de
lecture sera suivi immédiatement du signalement, manuel ou informatisé, de la fin de la réintégration.
Ainsi l'ensemble de la chaîne du mouvement des documents aura-t-il été maîtrisé.

13
4. Précaution, contrôle, évaluation IV

Introduction
Un circuit de consultation bien organisé doit apporter le plus grand confort possible :
tant au lecteur qui est en droit d'attendre un service rapide, efficace et de qualité,
qu'au personnel qui doit être à tout moment en mesure d'en maîtriser le flux,
et enfin au document qui, objet unique et souvent fragile, doit être protégé de tout risque de perte,
d'usure, de dégradation ou de vol.

4.1. La préservation matérielle des documents

Introduction
Elle est un perpétuel jeu dʼéquilibre entre la demande du public et lʼexigence de protection du
document.
On prendra, selon lʼétat du document et les moyens du service :
des mesures d’interdiction de communication (accompagnées si possible de moyens de
substitution)
ou des mesures de simple précaution.

Image 2 Cotation 1

14
 4. Précaution, contrôle, évaluation

Image 3 Cotation 2

4.1.1. Interdire la consultation

L'archiviste peut, légitimement, interdire au public la consultation de documents dont l'état lui paraît
suffisamment dégradé ou la fragilité suffisamment extrême pour que leur manipulation mette en péril
leur existence même.
Il convient dans ce cas que la mention de non communicabilité (et sa cause) soit portée sur
l'inventaire, à côté de la description du document, afin que le public soit averti de
l'indisponibilité du document et de la raison de cette mesure.
De même, la pression de la demande du public envers certains documents de charge informative très
forte (photographies, plans, état civil, etc.) peut conduire l'archiviste à décider, pour les protéger, d'en
interdire la communication sous forme d'original.
Dans tous ces cas, l'interdiction sera compensée par la mise à disposition de supports de
substitution (photographies, microfilms, images numériques) dont les formes sont aujourd'hui
suffisamment diverses pour correspondre à la plupart des difficultés rencontrées.
Ainsi, le contenu du document demeurera accessible au chercheur et le support original ne lui sera
communiqué par exception que dans les rares cas où son examen apporterait des informations
supplémentaires que ne comporterait pas l'exemplaire de copie.

4.1.2. Manipuler avec précaution

Les précautions de manipulation, bien connues du personnel, doivent être aussi constamment
rappelées aux lecteurs.
Mentionnées dans le règlement de la salle de lecture qui leur est remis dès leur inscription, affichées
dans la salle de lecture, elles doivent faire l’objet de rappels de la part des agents en charge de la
surveillance, chaque fois que nécessaire.
Le lecteur ne consultera qu’une seule liasse ou un seul registre à la fois.
Les registres seront consultés sur des pupitres, les liasses dépouillées à plat.

15
4. Précaution, contrôle, évaluation

L’ordre des pièces dans une liasse, des fiches dans un fichier, etc., sera scrupuleusement
respecté. Un déclassement constaté sera signalé au personnel du service, mais non rectifié par le
lecteur lui-même.
La prise de notes ne s’effectuera pas en prenant appui sur le document, ni le relevé du plan en
prenant appui sur le plan. Dans ce dernier cas, des supports plastiques transparents épais
peuvent être prévus pour permettre le relevé sans abîmer le plan.
Seul sera autorisé l’usage du crayon de bois, à l’exclusion de tous stylos, encre, colle, ciseaux,
etc.
L'utilisation du micro-ordinateur portable est bien entendu possible, ainsi que d'un
appareil photographique dans la mesure où les clichés réalisés demeurent à usage
personnel.
La photocopie sera réalisée à la demande par le personnel du service, dans les seuls cas
où l'état des documents le permet ; elle ne pourra concerner les documents scellés, reliés
ou de grand format, cousus ou attachés, les parchemins et les reliures, les papiers noircis
ou brûlés.
Mais la manipulation du document sera d’autant plus aisée qu’il se présentera dans un
conditionnement adapté.
Ainsi le service devra-t-il faire, dans toute la mesure de ses moyens, des efforts pour améliorer la
présentation matérielle des documents :
cartons en bon état,
liasses bien ficelées,
registres restaurés,
protections spécifiques pour les documents de petit format (diapositives, négatifs, cartes
postales) ou grand format (plans, dessins).

4.1.3. Transporter sans abîmer

Le transport du document, du magasin à la salle de lecture et son retour, est à la charge du personnel
du service.
Il s’effectue dans presque toute la totalité des cas manuellement, même si quelques grands services
disposent de systèmes automatiques (chariots motorisés, tapis roulants).
La conception du bâtiment (largeur des couloirs, implantation des rayonnages) doit prévoir des
espaces suffisamment larges pour ménager sans heurter le passage des chariots ; une trop grande
hauteur des rayonnages rend difficile l’extraction des liasses et registres qui risquent d’être
endommagés lors de chutes ; un rangement peu cohérent, obligeant à des déplacements de masses de
documents pour identifier l’article demandé, est également très préjudiciable.
Des chariots adaptés, des sols à la circulation aisée, des monte-charge aux portes bien sécurisées sont
autant de facteurs qui facilitent un travail délicat et répétitif. Cette phase de transport est un moment
important et sensible dans le circuit de la communication.

4.2. Le contrôle
Introduction
Qu'il soit manuel ou informatisé, le système de suivi du déplacement des documents doit permettre à
tout moment la vérification de chaque situation afin de détecter les anomalies éventuelles ou les actes de
malveillance.

16
 4. Précaution, contrôle, évaluation

4.2.1. Les outils de contrôle

Dans le cas d’une gestion manuelle, les documents produits à l’appui de la communication sont les
suivants :
fiches de déplacement,
registre journalier,
dossier de lecteur.
Ainsi, en reportant les informations portées sur les fiches de déplacement d’une part, sur le dossier de
lecteur (suivi chronologique des documents consultés par le chercheur) et d’autre part dans le registre
journalier (sorties du jour, avec leur réintégration), des contrôles sont possibles :
en fin de journée, des documents sortis non réintégrés ;
en cas de recherche nominative, des documents consultés par un lecteur donné.
Toutefois, ces outils indispensables au quotidien s’avèrent peu souples à utiliser en cas de recherche
rétrospective lorsque les éléments d’identification ou de datation du problème ne sont pas précis.
Dans le cas d’une gestion informatisée, les possibilités d’édition de listes et de croisement de données
sont en général beaucoup plus grandes; peuvent ainsi être être consultées facilement :
les listes des cotes sorties et/ou réintégrées dans la journée, la semaine, le mois, l’année ;
la liste de toutes les cotes consultées par un lecteur et de tous les lecteurs ayant consulté une
cote ;
des listes par typologies documentaires ou par types de chercheur, etc.
En principe, la fiabilité des outils informatiques offre une meilleure garantie contre les "emprunts"
d’étourderie et de malveillance.
Toutefois, la nature particulière des documents d’archives qui fait que l’on communique les
documents par liasses entières identifiées chacune par une seule cote, ne permet pas au seul suivi
informatique de garantir la sécurité de la communication.
Les systèmes de contrôle visuels (caméras), sonores (portiques magnétiques) et individuels
(vigilance du personnel) sont indispensables pour compléter cette dissuasion.

4.2.2. La lutte contre le vol

Le risque que constitue le vol est malheureusement à prendre en compte aujourd'hui. Le vol peut
intervenir pour des raisons de cupidité - le document d'archives possède une certaine valeur
marchande - mais aussi pour des raisons plus personnelles : passion dévoyée du collectionneur,
paresse du chercheur qui préfère s'approprier le document pour l'étudier, sentimentalité du
généalogiste qui veut garder trace de son passé familial, etc.
Dans la plupart des pays, des peines de forte amende ou de prison punissent le vol de documents
d'archives. En France, il est possible de faire assermenter (serment prêté devant le tribunal d'instance)
les agents des services d'archives, afin qu'ils puissent intervenir préventivement en :
procédant à un contrôle de sortie des usagers,
dressant un procès-verbal descriptif,
en cas de flagrant délit, appréhendant l'auteur pour le conduire à la police judiciaire.
Toutefois, l'agent assermenté n'a pas le pouvoir de faire procéder à une fouille corporelle.
Mais les meilleures protections demeurent la surveillance préventive, renforcée dans le cas de la
communication de documents rares ou précieux, et la substitution à l'original de supports tels que le
microfilm ou le document numérique.

17
4. Précaution, contrôle, évaluation

4.3. L'évaluation
Introduction
Pour progresser dans ses méthodes et la connaissance de ses publics, le service d'archives doit disposer
d'un certain nombre de données chiffrées et les examiner régulièrement.
Lorsque le service est informatisé, ces données sont en général faciles à réunir ; lorsque la gestion de la
salle est manuelle, leur compilation est plus longue, mais l'effort mérite d'être conduit pour une meilleure
approche des problèmes de fonctionnement interne.
On pourra examiner :
les flux de communications,
la nature des publics,
la nature des recherches.

4.3.1. Les flux de communications

On peut ainsi comparer, d'un mois à l'autre, d'une année à l'autre, le nombre des articles
communiqués et le nombre des séances de travail (personnes différentes x journées de travail).
On pourra ainsi noter l'évolution de l'intérêt des chercheurs pour tel ou tel type de document, de fonds
d'archives, de période chronologique… et mesurer par exemple l'impact de la mise en service d'un
instrument de recherche. Des courbes mensuelles ou annuelles de fréquentation ou de sorties de
documents par typologie, pourront être dressées.

4.3.2. La nature des publics

Grâce aux indications données par la fiche d'inscription, des statistiques pourront être dressées
indiquant les tranches d'âge, professions, motivations des personnes fréquentant la salle de lecture.
D'éventuelles inflexions peuvent alors être données quant à l'élaboration des instruments de
recherche.

4.3. 4.3.3. La nature des recherches

Connaître la nature des recherches effectuées par le public a aussi son intérêt : personnelle ou
universitaire, généalogique, administrative ou historique, la recherche procède de motivations
différentes.
Certains fonds d'archives sont particulièrement sollicités, certaines périodes particulièrement
concernées.
Des bases de données peuvent ainsi être mises à la disposition du public, notamment celle des sujets
de recherche en cours qui permet aux chercheurs d'éviter les doublons et de s'informer mutuellement
de leurs orientations de recherche.

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5. Conclusion V

Raison d'être de la conservation, la communication des documents est toujours un secteur crucial de
l'activité d'un service d'archives.
Il engage des moyens importants, tant en espaces qu'en équipements matériels et en personnel.
Dans cette optique, la maîtrise du circuit du document, du magasin d'archives à la table du chercheur,
est révélatrice de la bonne organisation générale du service. Manuelle ou informatisée, cette gestion
doit être parfaitement rigoureuse, afin de :
limiter au maximum les risques liés à la sortie et à la réintégration des documents consultés,
permettre un flux harmonieux qui satisfasse à la fois le chercheur et le personnel chargé de sa
mise en œuvre.

19
 VI
OK

6. Evaluation des connaissances

Objectifs
Avez-vous bien compris tout ce qui vient de vous être enseigné ?
Si vous voulez le vérifier, faites les exercices proposés ci-dessous.
Si vous ne savez pas répondre, ne regardez pas trop vite le corrigé, travaillez à nouveau la (les) section(s)
précédente(s) où vous découvrirez les solutions.
Bien sûr, si vous n'y arrivez vraiment pas, vous pouvez consulter les réponses. Ne les lisez pas avec
précipitation mais avec une grande attention et surtout essayez de comprendre.
À vous de jouer...

Exercice 1
La consultation d'un document s'effectue selon une procédure précise qui s'appuie sur un certain
nombre de principes. Associer le principe à son explication.

Une demande pour chaque document. Un mouvement, une trace.

Un demandeur, une identité. Des outils d'évaluation

Une trace informatique Chaque document fait L'évaluation des types On doit identifier leur
ou écrite permet de l'objet d'une seule de publics et des demandeur car, lors de
suivre le document pas demande pour recherches effectuées la consultation, il est
à pas dans son permettre un meilleur permet d'améliorer le responsable du
déplacement. suivi. service rendu. document.

Exercice 2
Lors de la consultation des documents d'archives, l'inscription, en ligne ou sur place, nécessite de
relever certaines informations sur le demandeur. Parmi les éléments suivants, lesquels doivent
impérativement être recueillis ?
 Les coordonnées

 Le curriculum vitae

 L'utilisation d'un ordinateur portable

 Les nom et prénom

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 6. Evaluation des connaissances

 La durée prévue de la consultation ne donne aucune information pouvant aider à connaître le public
et ses attentes.

 Le sujet de la recherche

Exercice 3
Mettre en ordre les étapes du cheminement d'un document lors d'une requête de consultation.

1. La restitution ou la prolongation de sortie du document.

2. La réintégration du document dans les magasins.

3. L'extraction du document des magasins.

4. La recherche du numéro de la cote.

5. La commande d'un document.

6. La livraison du document dans la salle de lecture.

7. La consultation des inventaires et répertoires.

Réponse :

Exercice 4
Parmi les énoncés suivants, cochez les affirmations exactes.
 Vous faites une requête pour consulter un document. On vous la refuse en vous donnant comme
raison la fragilité et l'état dégradé du document. Vous ne pourrez donc jamais avoir accès à
l'information contenue dans ce document.

 Les outils de contrôle d'une gestion informatisée sont suffisants comme garantie contre les
"emprunts" d'étourderie et de malveillance.

 L'évaluation des usagers permet de déterminer les flux de communication, la nature des publics et
la nature des recherches.

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Mentions légales

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