Module 11, section 1 : La
communication, ses méthodes,
ses publics
Jeanne MALLET
Bruno RICARD
Élisabeth VERRY
7/10/2019 28/12/2024
Table des matières
Objectifs 3
1. La communication et la réutilisation des archives : définition 5
2. La communication et la réutilisation : des règles et des pratiques 7
3. La communication : des demandes, des publics 8
4. La communication : présentation du plan 9
Mentions légales 10
2
Objectifs
Description du module :
Conserver les archives n'aurait pas de sens si celles-ci n'étaient pas destinées à être utilisées, soit pour les
besoins de la recherche dans toutes les disciplines et notamment l'histoire, soit pour l'enrichissement de
la vie culturelle, soit pour fournir matière de preuve du droit des personnes et des biens.
En archivistique, le terme communication regroupe l'ensemble des données et actions qui permettent
aux archives d'être consultées. Il s'agit à la fois de données théoriques, telles que la connaissance des
délais réglementaires qui régissent la communicabilité des documents, des procédures qui assurent leur
protection lors de leur consultation et des principes juridiques attachés à leur communication et à leur
réutilisation numériques. Mais il s'agit aussi de considérations pratiques telles que l'aménagement des
espaces de travail, l'organisation de l'information du public, de la délivrance des documents et de la
surveillance de leur utilisation.
Après une première section d'introduction posant les principes généraux de la communication des
documents, ce module se décompose donc en trois groupes de sections : le premier groupe explore
l'environnement théorique de la communication : les droits du service producteur (communication au
service versant), les droits du public (en tant que citoyen, en tant que chercheur avec une approche
comparée de la législation de plusieurs pays francophones), l'encadrement humain d'information et de
conseil. Le deuxième groupe s'attache aux conditions matérielles de la communication : l'organisation
des espaces et leur aménagement, le circuit du document déplacé de son lieu de rangement à la table du
chercheur, les services, notamment ceux de reproduction, qui prolongent et facilitent la consultation.
Une dernière section est enfin consacrée à la consultation en ligne, mode de communication essentiel
dans les sociétés contemporaines qui ne cesse de connaître de nombreux et importants développements,
de même que la réutilisation numérique des archives dont l'encadrement juridique a fait l'objet
d'importantes et récentes réflexions consignées de façon détaillée en conclusion de ce module.
Le but du module est de :
Présenter l'enjeu majeur que représentent la communication et la réutilisation des archives dans la
démarche archivistique.
Faire connaître les principes et règles à respecter pour que la communication et la réutilisation des
archives soient efficaces, transparentes, respectueuses des droits des différentes parties et
assurent à tous un égal accès aux archives.
Exposer les conditions d'une bonne organisation matérielle et humaine
L'apprenant doit être en mesure de :
Comprendre et appliquer les règles de la communication et de la réutilisation des documents
Dispenser au public une information la plus complète possible sur les ressources documentaires
conservées et les conditions de leur accès et de leur exploitation.
Mettre en place une organisation matérielle adéquate, adaptée à la taille de son service et à la
nature des documents communiqués
Optimiser la gestion humaine des personnels affectés à cette mission
3
Objectifs
Positionnement :
Ce module consacré à la communication et à la réutilisation, quatrième maillon de la chaîne
archivistique, se situe dans le plan général après les modules dédiés à la collecte, à la conservation et au
traitement des documents. Il est préférable de l'étudier après avoir pris connaissance du module sur la
législation. Il doit naturellement être prolongé par le module consacré à la valorisation et à l'exploitation
culturelle des documents.
Conseils d'apprentissage :
L'apprenant s'efforcera de progresser de manière régulière, en assimilant les prescriptions indiquées
comme essentielles. Dans les chapitres pratiques, il retiendra les suggestions qui lui paraissent
conformes aux possibilités de sa situation vécue, les modes d'organisation pouvant varier selon les
circonstances locales et les moyens mis à la disposition de l'archiviste. Il veillera toutefois à faire la
différence entre les règles de fonctionnement qui s'imposent en toute circonstance pour garantir
efficacité et transparence dans la communication et la réutilisation des archives, et les possibilités
optionnelles d'organisation décrites.
4
1. La communication et la réutilisation
des archives : définition I
Le mot "communication" possède un sens premier qui
est pleinement celui qui est utilisé par le monde des
archives : communiquer, c'est en effet "faire passer
quelque chose d'une entité à une autre, transmettre".
Quelle meilleure image trouver que celle de la
transmission pour évoquer le passage du document des
mains de celui qui conserve à celles de celui qui
consulte. Et l'analyse du geste devient complète lorsque
l'on y rajoute le sens second du mot : "donner
connaissance, faire partager". Car cette transmission a
un but, un sens. Elle concerne un contenu, celui que
renferme le document communiqué, qui va désormais
pouvoir être connu de celui qui consulte et
éventuellement partagé avec d'autres.
On le voit, la communication est une dimension
essentielle de la fonction de l'archiviste.
Quant à la réutilisation des informations publiques
- contenues dans les archives, elle consiste en « une
utilisation [par des tiers] à d'autres fins que celles de la
mission de service public pour laquelle les documents ont
été produits ou reçus ». Ainsi, par exemple, la réédition
par un tiers d'affiches ou de cartes postales oula
reproduction d'un plan dans une publication
scientifique sont des réutilisations, de même que
l'exploitation de reproductions d'actes d'état civil par
une société commerciale de généalogie.
À quoi bon donc se donner la peine de collecter, de décrire, d'organiser les fonds d'archives si ce
n'est pour les transmettre et les faire connaître ?
À quoi bon construire ces cathédrales de la mémoire que sont nos centres d'archives si ce n'est
pour y faire entrer la transparence de la consultation ?
Les sept sections qui vont suivre vont s'attacher à décrire les processus de communication et de
réutilisation des documents, tant en théorie qu'en pratique. En effet, communiquer est un geste simple
dans son principe, mais complexe dans sa mise en œuvre. Le document n'est pas présenté sous
vitrine, ni accroché au mur dans son cadre, comme dans un musée. Il possède un contenu et donc
une vie propre, et cette vie fait que chaque communication est un geste différent car elle concerne
des personnes différentes, à des moments différents. Il est remis en mains propres à son utilisateur,
mais il peut également être communiqué et reproduit sous forme matérielle. Il n'a pas seulement une
valeur illustrative, mais aussi souvent une valeur probante et est pour cette raison, tout à fait unique.
5
1. La communication et la réutilisation des archives : définition
Par rapport aux autres champs d'application du patrimoine – les objets, les monuments, les œuvres
d'art – on peut donc parler d'une spécificité du monde des archives due à cette dimension
particulière que constitue la communication.
6
2. La communication et la réutilisation
: des règles et des pratiques II
Communiquer des documents d'archives et permettre
leur réutilisation, c'est à la fois :
respecter des règles
et mettre en place des pratiques.
Respecter les règles
Tout document conservé est ou sera un jour
communiqué. Mais il n'est pas toujours immédiatement
communicable. Selon la réglementation établie dans
chaque pays, des délais sont à observer avant que
certains documents, certains fonds, puissent être
librement portés à la connaissance du public et réutilisé
par ses soins.
Autant la transparence exige que les règles de
conservation (critères de collecte, tri, élimination) ainsi
- que les descriptifs des fonds conservés (instruments de
recherche) soient intégralement publics, autant la
notion de délai de communicabilité est fondamentale
pour le respect des droits et libertés collectives et
individuelles. La loi protège ainsi l'État (sa stabilité, sa
défense) et l'individu (ses droits fondamentaux, sa vie
privée).
L'égalité de tous devant la loi fonde le comportement de l'archiviste. Ainsi, les règles appliquées le
seront-elles sans distinction de la personnalité ou de la motivation des demandeurs et dans le souci de
permettre la plus large application possible des textes.
Mettre en place des pratiques
La plus grande partie des documents conservés sont, heureusement, communicables.
Il appartient à l'archiviste de savoir créer les conditions d'un accueil et d'un travail confortable et
efficace :
ceci passe par l'attention portée à l'environnement matériel, à la motivation du personnel, aux
outils de connaissance des fonds d'archives ;
mais touche aussi à la sauvegarde et à la sécurité des documents et à l'utilisation de toutes les
techniques de substitution et de reproduction qui peuvent faciliter leur prise de connaissance.
7
3. La communication : des demandes,
des publics III
Nous l'avons dit, aucune communication ne peut être
assimilée à une autre. L'alchimie de la communication
réside dans l'interaction entre le document et la
personne qui le consulte. Or chaque demande est
différente et les publics extrêmement variés.
Des demandes différentes
La demande est différente par sa motivation,
selon qu'il s'agit :
d'une recherche à caractère administratif
ou historique,
d'une curiosité personnelle ou d'une étude
- universitaire,
d'une présence ponctuelle ou d'une
démarche de longue durée.
Des documents différents
Rien n'est plus hétérogène que les fonds conservés au sein d'un service d'archives :
par leur date, d'un éventail souvent très large ;
par leur support, depuis les supports les plus anciens comme le papyrus ou le parchemin
jusqu'aux supports contemporains que sont les bandes magnétiques ou les archives
électroniques en passant bien sûr par le support le plus répandu qui n'est autre que le
papier et toutes ses déclinaisons (calque, pelure, carton, etc.) ;
par leur nature juridique (d'origine publique ou privée) ;
par leur langue ;
matériellement différents par leur épaisseur, leur format.
Toutes ces différences ne manquent pas d'entrer en jeu dans le processus de communication, que ce
soit lors de l'aménagement des locaux de travail ou dans le circuit de la transmission.
Des publics différents
On trouvera dans l'introduction générale aux modules 11 (communication et réutilisation des
archives) et 12 (valorisation des archives) une présentation circonstanciée des différents types
de publics susceptibles de solliciter un accès aux archives et une possibilité de les réutiliser.
À l'archiviste de leur donner satisfaction, de leur fournir information, conseils, services adaptés, à offrir
dans les murs de son service un climat propice à la fois au travail et à la détente et à faciliter par tous
les moyens utiles une accessibilité numérique à distance.
8
4. La communication : présentation du
plan IV
Voici donc dressé le tableau de la communication des archives.
Il montre à quel point est riche le métier d'archiviste et les statistiques de fréquentation des
services d'archives montrent combien la communication des documents relève d'une utilité
sociale et d'une exigence démocratique.
Pour mieux comprendre l'ensemble des notions brièvement exposées ici, sept sections vous sont
proposées :
La communication aux services versants : les conditions du retour au producteur des documents
versés.
La communication au public: les règles générales de la communication physique des documents
conservés dans les services d'archives, avec un développement particulier consacré à la
communication des documents pour motif administratif.
Les espaces de consultation : les conditions matérielles d'un accueil harmonieux du public au
sein des services d'archives.
Le circuit des documents : du magasin d'archives à la table du chercheur, le chemin du
document en toute sécurité.
L'accueil du public : renseigner, orienter, servir : la prise en charge des chercheurs et les missions
du personnel.
Les prestations et services : au-delà de la consultation, les outils et services qui la favorisent et la
développent.
L'accès sécurisé à distance à l'information et l'encadrement de sa réutilisation numérique en
général : les moyens contemporains au service d'une meilleure information du public et de la
diffusion dématérialisée des données, la question des "open data" et de l'accès aux données
personnelles.
Ainsi par une progression régulière, aura-t-on étudié l'ensemble des notions associées au processus de
communication et de réutilisation des archives.
Pour le débutant, ceci est l'occasion d'un apprentissage, pour l'archiviste déjà expérimenté, de la
confirmation de son savoir et sans doute de la réponse à quelques questions.
9
Mentions légales
©AIAF - PIAF
10