S5 Expédition site vers chantier
1. Transférer stock général vers stock projet pour expédition
Intervenant : SLK-….
PAGE IFS : Gestion entrepôt > Quantité en stock > Article en stock
RU : je souhaite transférer le stock général vers le stock dédié au projet afin de préparer
efficacement l’expédition des matériels.
Etapes :
Aller sur la page Gestion entrepôt > Quantité en stock > Article en stock
Sélectionner les marchandises à transférer
Cliquer sur la colonne de 3 points en entête
Cliquer sur projet puis sur Transférer vers stock
Choisir le projet dans la liste déroulante
Choisir le sous-projet correspondant
Choisir l’activité
Définir la quantité à transférer par articles
Cliquer sur Ok
2. Sélectionner les matériels à expédier vers le chantier
Intervenant : SLK-….
PAGE IFS : Gestion entrepôt > Quantité en stock > Article en stock
RU : je souhaite sélectionner les matériels à expédier vers le chantier afin de m’assurer
que seuls les équipements requis soient expédiés.
Etapes :
Cocher les lignes d’articles à envoyer
Choisir Expédier dans la liste déroulante Relocalisation
o Choisir dans la liste déroulante l’ID destinataire
3. Créer commande d’expédition / Choisir l’entrepôt distant
destinataire
Intervenant : SLK-….
PAGE IFS : Gestion entrepôt > Quantité en stock > Article en stock > Expédier des biens et
des actifs
Gestion expéditions > Commande d’expédition > Commande d’expédition
RU : je souhaite créer une commande d’expédition afin de formaliser et planifier le
processus d’envoi vers le chantier.
je souhaite choisir l’entrepôt distant destinataire afin de garantir que la commande soit
acheminée vers la bonne adresse.
Etapes :
Dans la fenêtre Expédier des biens et des actifs :
o Définir le type destinataire : Site ou entrepôt distant
o Saisir la quantité à expédier
o Cliquer sur Ok
4. Libérer la commande d’expédition
Intervenant : SLK-….
PAGE IFS : Gestion expéditions > Commande d’expédition > Commande d’expédition
RU : je souhaite libérer la commande d’expédition afin de valider son passage en
phase de traitement et déclencher le processus d’envoi.
Cliquer sur la liste déroulante de Statut et sélectionner Libérer
Le statut passe à En cours
Cliquer en entête sur le bouton Lignes expédition
Au niveau de la page Lignes d’expédition, cocher au niveau de la ligne
Cliquer sur Détails
5. Constituer les unités de manutention à expédier
Intervenant : SLK-….
PAGE IFS : Gestion expéditions > Expédition sortante > Expédition
RU : je souhaite constituer les unités de manutention (Colis) à expédier afin
d’organiser et regrouper efficacement les matériels pour le transport.
La page Expédition s’ouvre ; on va pouvoir enregistrer dans IFS le colisage du
fournisseur à savoir le type d’unité de manutention, le nombre d’unité de
manutention et le nombre par unité de manutention en cliquant sur Structure
unité manutention expédition
Avant cela on va vérifier au niveau de l’onglet LIGNES EXPEDITION NON JOINTES
le détail d’achat.
Dans la page Structure unité manutention expédition ; choisir Ajouter unité(s)
manutention en entête dans la liste déroulante Contenu et structure
Rester sur Utilisation type unité manutention
Cliquer sur (+) pour spécifier le Type unité manutention venant d’une liste
déroulante
Saisir le Nbre d’unités du fournisseur
Cliquer sur Terminé
Cliquer sur ok pour valider
Le statut de Structure unité de manutention expédition est maintenant
Provisoire
Développer la structure de l’expédition
Cliquer sur un des Types unité de manutention créé
Aller à l’onglet LIGNES EXPEDITION NON JOINTES
Cocher la ligne
Cliquer sur le bouton Joindre pièces
Si l’on joint la totalité, on laisse activer Joindre qté complète
Dans le cas contraire cliquer dans le tableau sur Quantité à joindre.
Valider la quantité avec la coche
Cliquer sur Ok
On revient sur la fenêtre structure unité manutention expédition,
Pour voir le contenu des unités de manutention, soit on visualise à partir du
navigateur, soit au niveau de structure unité manutention expédition aller dans
l’onglet UNITES MANUTENTION
Cliquer en entête sur Expéditions
6. Créer le bon de préparation
Intervenant : SLK-….
PAGE IFS : Gestion expéditions > Commande d’expédition > Commande d’expédition
RU : je souhaite créer le bon de préparation afin de documenter et suivre les opérations de
préparation des matériels avant l’expédition.
Dans la fenêtre Expédition choisir dans la liste déroulante de Opérations - Créer le
bon de préparation
Rafraichir la page pour accélérer l’opération.
Partager en sélectionnant Imprimer bon de préparation
7. Définir l’emplacement d’expédition
Intervenant : SLK-….
PAGE IFS : Gestion expéditions > Expédition sortante > Expédition
RU : je souhaite définir l’emplacement d’expédition afin de spécifier le point de départ des
matériels et améliorer leur traçabilité.
Dans la liste déroulante de Opération, choisir Saisir préparation
Un pop-up s’ouvre
Les lignes sources réservées connectées à l’expédition seront préparées : cliquer sur
Ok
Si un emplacement d’expédition a déjà été spécifié, N°emplacement
s’autoalimentera ;
Dans le cas contraire, choisir dans la liste déroulante.
Cliquer sur Ok
On peut visualiser les actions suivantes au niveau du champ Etape suivante du flux
expédition
Rafraichir la page
Le statut de l’expédition passe à Terminé
Cliquer sur Terminé
Cliquer sur ok pour valider
8. Imprimer les étiquettes d’emballage
Intervenant : SLK-….
PAGE IFS : Gestion expéditions > Expédition sortante > Structure unité manutention
expédition
RU : je souhaite imprimer les étiquettes d’emballage afin de faciliter l’identification et le
suivi des colis durant le transport.
Développer au niveau du navigateur de gauche
Cliquer sur l’expédition
Aller dans la fenêtre de Structure unité manutention expédition au niveau de l’onglet
Unité manutention
Cocher les lignes d’expédition
Choisir Imprimer cette étiquette unité de manutention
9. Livrer la commande d’expédition
Intervenant : SLK-….
PAGE IFS : Gestion expéditions > Expédition sortante > Expédition
RU : je souhaite livrer la commande d’expédition afin de confirmer l’envoi des matériels
vers le chantier et enregistrer cette opération dans le système.
Au niveau de opération choisir Livrer
Rafraichir la page
Cliquer sur l’onglet GENERAL
Descendre sur la fenêtre Documents de référence et infos diverses
Noter le N° bon de livraison
10. Imprimer bon de livraison
Intervenant : SLK-….
PAGE IFS : Gestion expéditions > Expédition sortante > Expédition
RU : je souhaite imprimer le bon de livraison afin d’obtenir une preuve papier de la
livraison pour archivage et suivi.
En entête de la fenêtre d’expédition, choisir Imp. Bon livraison d’expédition dans la
liste déroulante de Partager.
11. Vérifier que les articles sont en transit
Intervenant : SLK-….
PAGE IFS : Gestion entrepôt > Quantité en stock > Analyse > Article stock dans
commande interne de transit
RU : je souhaite vérifier que les articles sont en transit afin de m’assurer que les matériels
sont correctement en cours de transport.
On filtre en saisissant :
o soit le code projet dans le champ Projet
o soit le site de livraison
L’expédition est visible dans la liste des expéditions en transit.
12. Réceptionner la commande d’expédition sur le chantier
Intervenant : SLK-….
PAGE IFS : Gestion expéditions > Expédition sortante > Expédition
RU : je souhaite réceptionner la commande d’expédition sur le chantier afin de confirmer
l’arrivée des matériels et initier leur utilisation sur site.
On va enregistrer la livraison du fournisseur à l’aide du menu Avis d’expédition
entrant
On va rechercher l’expédition à l’aide du N° bon de livraison noté plus haut
Rechercher
Si l’on réceptionne la totalité des lignes d’expédition, cliquer en entête sur Réception.
Dans ce cas, on considère que tous les articles sont dans les unités de manutention
Dans le cas où l’on constate que des marchandises manquent à la réception, on va à
LIGNES ARTICLES, on coche toutes les lignes
Cliquer sur réception
Référence réception prend le numéro du bon de livraison
Au niveau des lignes, on saisit par ligne la quantité réellement reçue
On spécifie le N° emplacement
Cliquer sur Ok pour valider.
La marchandise est bien arrivée sur le chantier
13. Visualiser les transactions et les pièces générées
Intervenant : SLK-….
PAGE IFS : Gestion d’entrepôt > Historique transactions > Historique transaction de stock
RU : En tant que responsable financier, je souhaite visualiser les transactions pour
s'assurer qu'il n'y a pas d'erreur et que les pièces générées sont conformes.
Vérifier la pièce au niveau des historiques de transaction stock