LES PROCEDURES ADMINISTRATIVES

Gestion du personnel

Du contrat de travail
De manière générale, le personnel est lié à l’institution par un contrat de travail dûment signé par
son Directeur Exécutif et/ou par le Président de son Conseil d’Administration. Il doit être établi
dans le respect de la législation du travail en vigueur en Haïti. Le contrat doit contenir les
énonciations suivantes :

a) Les noms, prénoms, nationalité, âge, sexe, profession, état civil, demeure, domicile,
numéro de la carte d’identité de chacun des contractants ;
b) La durée du contrat, lieu de travail, rémunération ;
c) L’obligation de l’employé, obligation de l’employeur ;
d) Les absences et maladies, congés ;
e) La cessation du contrat ;
f) Le règlement des conflits ;
g) La durée de la journée de travail et les heures pendant lesquelles il sera exécuté.
Du recrutement
Pour recruter le personnel nécessaire à la gestion des activités et des ressources dans le respect des
dispositions de la législation du travail en vigueur dans le pays, il faut suivre les règles de gestion
suivantes :

 Le recrutement du personnel d’appui doit être planifié et budgétisé ;

 Le dossier de recrutement (TDR, méthodologie, etc.) doit être soumis à l’avis préalable du
Directeur Exécutif et du responsable des ressources humaines ou du partenaire en
développement au besoin ;
 Le processus de recrutement comprendra une phase de présélection et une phase de
sélection organisée par une commission mise en place à cet effet et comprenant au moins
le Directeur Exécutif, le Responsable des Ressources Humaines et les Responsables du
programme pour lequel le candidat a postulé ;
 Les contrats signés avec le personnel sont des contrats de prestation de services et doivent
être rédigés en deux exemplaires au moins.
 Toute embauche doit être soumise à une période d’essai dont la durée varie d’un (1) à trois
(3) mois à l’exception des contrats de courte durée.
Des salaires
Chaque membre du personnel perçoit un salaire mensuellement. Ce salaire est calculé à partir de
la Grille salariale qui est élaborée par l’équipe directive (Directeur Exécutif – Coordonnateur
Technique, Responsable des Ressources Humaines et le RAF).
La procédure qui s’applique pour les salaires à payer au personnel suit les règles de gestion
suivantes :

 La procédure est mise en œuvre au terme de chaque mois par l’assistant comptable ou à
défaut par le RAF.
 Les salaires sont payés à la fin du mois. Le paiement est constaté par un Etat de salaires et
un bulletin individuel de paie.
 La rémunération peut être versée par chèque bancaire ou virement bancaire
Cotisations sociales
Au moment du calcul des salaires, l’assistant comptable précompte les cotisations sociales y
relatives en vue de leur reversement aux Organismes Sociaux concernés le 10 du mois suivant au
plus tard. Ces cotisations sociales concernent l'ONA et l’OFATMA.

Au moment du reversement, l’Assistant comptable prépare un état exhaustif des cotisations qu'il
soumet au visa du RAF. Ce dernier est tenu d'opérer un contrôle de conformité dans les 24 heures
qui suivent la réception de l'état avant de le lui retourner.

Impôts directs et Impôts indirects

Au moment du paiement des salaires et des prestations de service, l’Assistant Comptable prélève
les retenues à la source au titre des Impôts Directs et Indirects en vue de leur reversement.

Les prestataires de service sont redevables de l’impôt sur les sommes qui leur sont versées (2%).
à payer au plus tard le 15 du mois.

Prélèvements fiscaux et sociaux

Les prélèvements sont l’ensemble des taxes et impôts fixés par les lois fiscales ainsi que des
contributions aux caisses d’assistance sociale et assurances sociales. Ils sont au nombre de six :

Institutions et impôts Obligations

Concernés
1.- Le Fond d’Urgence (FDU) 1% du salaire brut
2.- Caisse d’Assistance Sociale (CAS) 1% du salaire brut
3.- Contribution au Fond de Gestion et de Développement des 1% du salaire brut
Collectivités Territoriales (CFGDCT)
4.- Impôt sur le Revenu Imposable (IRI) Barème
5.- Office d’Accident de Travail, Maladie et Maternité (OFATMA) 3% du salaire brut
6.- Office Nationale d’Assurance-Vieillesse (ONA) 6% du salaire brut

Du congé
La procédure de congé qui s’applique au personnel recruté suit généralement les règles de gestion
suivantes :
  Après une durée effective de travail de douze (12) mois un droit aux congés est acquis
selon le code du travail de la République d’Haïti. L’institution doit accorder à son personnel
qui se trouve dans cette situation un congé payé de 20 jours ouvrables.
 Les congés annuels doivent être planifiés après la planification des activités pour l’année
suivante. Le planning annuel des congés doit être validé en réunion d’équipe présidée par
le Directeur Exécutif ou le Responsable des RH ou en leur absence par le Responsable
d’Administration et Finances.
 En dehors des cas de rupture ou d’expiration de contrat, aucune indemnité compensatrice
en lieu et place du congé ne peut être octroyée à l’employé.
 Exceptionnellement, le congé annuel, peut être accordé par tranches de jours lorsque les
nécessités de service l’exigent. De même, le travailleur en congé peut être rappelé pour les
mêmes motifs.
 L’agent en congé doit, avant son départ, procéder à une passation de services avec son
intérimaire à qui, il doit remettre une fiche d’intérim.
 A la fin des congés, l’employé doit impérativement reprendre le service aux dates indiquées
sur sa décision sauf en cas de force majeure, dûment rapporté à son supérieur hiérarchique.
La procédure qui s’applique aux demandes du personnel devant s’absenter pour diverses causes
suit les règles de gestion suivantes :

Les autorisations d’absences légales sont basées sur la réglementation en vigueur, notamment en
ce qui concerne les jours à accorder à l’occasion d’événements familiaux :

 Décès d’un conjoint, du père, de la mère ou d’un enfant du travailleur : huit (8) jours ;
 Mariage du travailleur : cinq (5) jours ;
 Hospitalisation du conjoint(e), d’un enfant, d’un père, d’une mère : cinq (5) jours ;
 Congé de maternité : accordé pour une période de douze (12) semaines moyennant 6
semaines payantes ;
 Congé de paternité : Un congé de paternité de cinq (5) jours ouvrables est accordé à l'issue
de l'accouchement de l’épouse ou de la compagne vivant maritalement avec l’employé.
La durée du congé de maladie, du congé de maternité et de paternité et du congé de présence
parentale (Hospitalisation du conjoint) n'est pas imputable sur la durée du congé annuel. En dehors
des cas ci-dessus énumérés, l’employé ne peut bénéficier d’aucune autre autorisation d’absence
pour convenances personnelles.

A retenir

 Toute absence doit être justifiée et autorisée par le supérieur hiérarchique.

 Toute absence non autorisée entraine systématiquement des sanctions disciplinaires selon
les textes en vigueur.
Les autorisations d’absence sont accordées au travailleur sans retenue sur salaire ou sans déduction
du congé annuel dans une limite de dix (10) jours.
 Rupture du contrat de travail
La procédure qui s’applique en cas de rupture du contrat de travail d’un employé directement
recruté par une institution suit généralement les règles de gestion suivantes :

 Résiliation pour non confirmation en période d’essai

 Expiration du terme du contrat
 Décès du travailleur
 Démission ou abandon de poste
 En cas de force majeure (problème de financement)
Sauf en cas de décès de l’Employé, la partie qui prend l’initiative de la rupture, doit aviser le
cocontractant par une lettre précisant les motifs de la rupture, conformément aux clauses de
résiliation du contrat.

Au moment de son départ, l’employé doit remettre à l’institution tous les biens et matériels qui ont
été mis à sa disposition.

En tout état de cause, l’employé ne sera libre de tout engagement vis-à-vis de l’institution qu’au
moment où il lui sera remis son certificat de travail et aura reçu pour solde de tout compte les
indemnités auxquelles il aura droit.

Le contrat peut être résilié sur l’initiative de chacune des parties au contrat.

Expiration du contrat

Les contrats à durée déterminée prennent fin à l’arrivée du terme convenu au moment de leur
signature.

Un mois avant le terme, le RAF ou le Responsable des RH enverra une lettre à l’agent lui rappelant
que son contrat arrive à échéance. Il lui précisera également si son contrat sera renouvelé ou pas.

Le licenciement

Les droits de licenciement pour les contractuels seront calculés conformément aux dispositions du
code du travail lorsque le licenciement est du fait de l’employeur.

Le décès de l’employé

En cas de décès d’un employé, le salaire de présence, et les indemnités de toutes natures acquises
à la date du décès seront liquidés conformément aux textes en vigueur.

La démission ou l’abandon de poste

Toute absence non justifiée d’une durée de 10 jours est assimilée à un abandon de poste.
L’employé a la possibilité de donner sa démission sous réserve du respect de l’obligation du
préavis, tel que prévu par le code du travail.

Lorsqu’un employé démissionne de son emploi sans respect du préavis ou abandonne son poste
de travail, l’employeur se réserve le droit de réclamer à l’intéressé l’indemnité compensatrice de
préavis ou de l’assigner en justice pour réparation du préjudice qui résulterait de cette démission
ou de cet abandon de poste en se référant au Code du Travail.

Gestion des courriers

Deux types de courrier peuvent être pris en compte dans la gestion du bureau d’une organisation :
les courriers administratifs et les courriers relatifs à la mise en œuvre des activités. Ils sont alors
classés et archivés selon leur type.

Toutefois, les procédures de gestion restent les mêmes :

 Courriers reçus : enregistrement (avec un numéro d’enregistrement et la date d’arrivée) et

dispatching.
 Courriers départ : référencement, signature, enregistrement au cahier de transmission.
On doit enregistrer tout courrier à transmettre dans le Registre « Courrier Départ » avant sa
transmission. Les courriers départ doivent ainsi porter les mentions ci-dessous :

 Date de départ,
 Numéro attribué au départ,
 L’objet
 Le destinataire
 Les observations éventuelles.
Tout courrier départ (physique ou électronique) doit être copié, classé et archivé, ainsi que les
documents annexés à ces courriers.

Les courriers administratifs courants sont signés par le RAF ou le RP. Par ailleurs, les documents
engageant les responsabilités de l’organisation étant signé par le Directeur Exécutif, les courriers
en annexe sont également signés par le Directeur Exécutif.

Gestion du téléphone et de l’internet

Le bureau dispose des moyens téléphoniques suivants :

- Une ligne fixe destinée aux communications locales avec les partenaires de travail. Le personnel
est invité à l’utiliser de manière raisonnée pour les besoins stricts du bureau et le Responsable
Logistique est tenu de veiller à cette utilisation raisonnable.

- A l’occasion et en fonction des besoins de communication du bureau ou d’un programme, des

lignes mobiles peuvent être affectées au personnel cible. Ce réseau de communication doit être
établi en fonction de la meilleure offre disponible sur le marché de la téléphonie mobile dans le
pays.

- Le bureau doit être doté d’un service d’internet qui est en mesure de connecter la totalité du
personnel de bureau avec un débit acceptable. La connexion peut se faire par câble ou par Wifi.
Le mot de passe du réseau ne devra en aucun cas être rendu public. Le Responsable Logistique a
la responsabilité de la gestion du réseau d’internet dans le bureau.

Mission de terrain
Les conditions applicables à l’équipe opérationnelle pour les missions sont décrites ci-dessous :

- Préparation de la mission : chaque personne en déplacement sur le terrain remplit une feuille
de mission indiquant la destination, la mission à effectuer, la durée, le moyen de déplacement ;

- Moyens de déplacement : véhicule de l’organisation ou tout autre véhicule mis à sa disposition.

Le missionnaire fait un budget estimatif du carburant et le transmet au Responsable Logistique par
l’intermédiaire de la feuille de mission.

- Indemnités/Perdiems :

 Indemnités d’hébergement : selon les prévisions budgétaires/nuitée.

 Indemnités de restauration : selon les prévisions budgétaires/journée.
- Rapport de mission : les rapports de mission doivent être rendus 5 jours au maximum après
l’arrivée de mission.

- Ordre de mission : un ordre de mission est établi pour le déplacement sur le terrain de chaque
membre de l’équipe opérationnelle et de l’équipe administrative et financière. L’ordre de mission
doit être visé par le responsable hiérarchique du missionnaire.

Pour les déplacements à l’intérieur du lieu où se trouve l’organisation, l’équipe opérationnelle et

administrative, en cas de non disponibilité de véhicule du bureau, peut utiliser soit le taxi ou la
voiture d’un projet mis à disposition du bureau.

Gestion des stocks et immobilisations

Il est attendu de chaque membre du personnel une utilisation soigneuse et respectueuse des biens
et équipement appartenant à l’institution. Leur utilisation à de fins personnelles est strictement
interdite, sauf en cas d’urgence et avec l’autorisation expresse du Directeur Exécutif.

Gestion des stocks

Les stocks d’une organisation sont constitués d’une part de fournitures, matériels et équipements
pour le fonctionnement de son bureau central et d’autre part de tous autres objets dédiés à la mise
en œuvre de ses projets sur le terrain. Dans le cas de la mise en place d’un projet humanitaire ou
de développement exigeant des stocks importants de marchandises comme des kits d’hygiène ou
des kits alimentaires, des outils d’entrée et de sortie doivent être établis.
Les stocks sont sous le contrôle exclusif du Responsable Logistique. Le mouvement des
fournitures est enregistré sur des fiches de stocks par l’assistant comptable (teneur de livres). Le
récipiendaire signe les fiches de fournitures reçues.

Afin d’éviter tout risque de rupture, l’assistant comptable et administratif réalise un inventaire
physique régulièrement et définit un seuil minimum d’approvisionnement (point de commande).

Le processus de gestion des stocks fait appel à une procédure qui identifie toutes les opérations à
effectuer lors de l’achat de matériaux, de fournitures de bureau ou de pièces détachées pour les
équipements. Elle doit suivre les étapes suivantes :

Etape 1 : Saisie des entrées sur fiche de stock

Tous les matériaux et les pièces détachées achetés pour le fonctionnement de l’institution doivent
faire l’objet d’une entrée sur une fiche de stock sur la base d’un bon de réception par le
Responsable Logistique. Il faut y mentionner la date d’entrée en stock, la quantité et le projet
Bénéficiaire.

Etape 2 : Saisie des sorties du stock

Lorsque le Responsable Logistique reçoit une demande de sortie de matériaux, de pièces

détachées, approuvé par le RAF, il sort les biens demandés, effectue la sortie sur la fiche de stock
en mentionnant la date de sortie, le code budgétaire (Projet ou Frais Généraux) le nom du
bénéficiaire et sa signature.

Etape 3 : Actualisation du stock

Après chaque entrée ou sortie du stock, la colonne balance de la fiche de stock doit être actualisée
de manière à toujours savoir exactement le nombre de pièces de chaque article en stock.

Etape 4 : Réapprovisionnement éventuel

Il appartient au Responsable Logistique de gérer ses stocks de manière à ne pas avoir de rupture
pour les articles couramment utilisés. Avant de procéder au réapprovisionnement, il doit :

 Définir et demander les besoins au personnel ;

 Dresser la liste de ces besoins ;
 Faire une demande de réapprovisionnement conformément aux procédures d’achat.

Etape 5 : Inventaire

Tous les trois (3) mois, le Responsable Logistique sous contrôle du Responsable d’Administration
et de Finances, est tenu de fournir un inventaire des stocks au Directeur Exécutif.
Etape 6 : Classement des documents

Les fiches de demande de matériaux, de fournitures et pièces doivent comporter la date de livraison
des articles demandés et être classées par ordre chronologique. Les fiches de stock seront classées
dans un classeur par ordre alphabétique en séparant les matériaux, des fournitures et des pièces de
rechange.

Les Fiches de suivi de livraison seront classées suivant les codes budgétaires de chaque
Programme ou Projet.

Gestion des mobiliers

Tous les biens d’équipement et de mobilier acquis dans le cadre de l’exécution des activités de
sont listés sur un inventaire. Dès réception des biens, on leur attribue un numéro d’inventaire. Les
étapes à suivre sont les suivantes :

Etape 1 : Attribution d’un numéro d’inventaire

A la réception de chaque bien d’équipement ou de mobilier, il est identifié en lui attribuant un

numéro d’inventaire (sticker) qui permet de le localiser. Ce numéro d’inventaire est apposé sur le
bien d’équipement ou le mobilier de manière à ce qu’il soit facilement décelable tout en essayant
de rester discret. Il doit aussi mentionner que si le bien en question est un don ou un prêt qui devra
être retourné au bailleur en fin de projet.

Etape 2 : Ouverture d’une fiche individuelle d’inventaire/mouvement

Le Responsable Logistique ouvre ensuite une fiche individuelle d’inventaire/mouvement qui

mentionne le numéro d’inventaire, la marque, le type, le numéro de série et le nom de la personne
utilisant le bien d’équipement ou mobilier et sa localisation ou magasin si le bien reste en magasin.
On y mentionne aussi les changements d’utilisateur ou de localisation.

Cette fiche est signée par l’utilisateur qui devient ainsi responsable du bien mis à sa disposition.

Etape 3 : Etablissement de l’inventaire

Tous les biens d’équipement et de mobilier devront être listés sur cet inventaire.

Il doit comporter les colonnes suivantes :

 Numéro d’inventaire,
 Description,
 Marque,
 Numéro de série,
 Prix d’achat,
 Date d’acquisition,
 Localisation,
  Date du dernier inventaire,
 Condition.
Cet inventaire doit être mis à jour tous les trois mois par le Responsable Logistique et vérifié par
le Responsable d’Administration et des Finances. Tout bien manquant doit être signalé
immédiatement et faire l’objet d’un rapport détaillé sur les conditions de la disparition.

Gestion des matériels informatiques

Objet

Cette procédure indique les consignes à respecter pour assurer la protection et la bonne marche
des matériels informatiques.

Règlements généraux

- Le Responsable d’Administration et des Finances est le premier responsable des matériels

informatiques.

- L’utilisation de ces matériels doit être approuvée par le Responsable d’Administration et des
Finances (RAF).

- Les matériels (desk ou portable) ne devront être déplacés en dehors du bureau qu’avec l’accord
du Directeur Exécutif.

Entretien et sécurité

Les matériels doivent être nettoyés chaque matin avec un chiffon sec ou un peu humide (sécurité
contre la poussière).

Des entretiens périodiques seront effectués par les techniciens du fournisseur. Dans ce cas, ces
techniciens devront avoir l’autorisation du responsable logistique avant d’accéder au matériel
(sous accord du DE).

Les matériels ne doivent être exposés ni au soleil, ni à l’humidité et ni à la poussière. Ils doivent
être placés dans des endroits loin des champs magnétiques.

A chaque arrêt de travail (fin de journée), il faut couvrir les matériels de leurs housses de
protection.

Panne

En cas de panne du matériel, il faut avertir immédiatement le Responsable Logistique.

Une fiche historique du matériel, pour le recensement de toutes pannes ou incidents, ainsi que les
entretiens effectués sur chaque machine, doit être tenu.
 Gestion du parc automobile
La procédure qui s’applique à tous les véhicules et motos acquis par une organisation ou mis à sa
disposition suit les règles de gestion suivantes :

Conformément aux documents de base, les véhicules restent la propriété de l’organisation sauf
dans le cas de la signature d’un protocole spécifique avec un partenaire financier.

Tous les véhicules et motos doivent être assurés au moins contre tiers. Les véhicules dans leurs
premières années doivent être assurés dans une compagnie d’assurance privée.

Les véhicules doivent être utilisés exclusivement dans le cadre strict des activités de l’organisation.

Chaque véhicule est muni d’un carnet de bord permettant de suivre son utilisation, son entretien
et sa consommation en carburant.

Le chauffeur est responsable de la conduite, de la propreté et du bon fonctionnement de son

véhicule.

Les vols et accidents ainsi que les circonstances de leur avènement doivent être portés dans les 24
heures à la connaissance du partenaire en développement.

Mise à disposition du matériel roulant

La mise des véhicules à la disposition des partenaires se fait à travers un procès-verbal de mise à
disposition. Ce PV comporte toutes les informations relatives au matériel livré : désignation, N°
de modèle, N° d’immatriculation, date d’acquisition, date de mise à disposition, réceptionniste,
coût d’acquisition, source de financement, etc. Il précise également que le véhicule reste la
propriété de l’organisation.

Cette mise à disposition se fait en présence des personnes suivantes :

 Le Coordinateur du partenaire ou son représentant,

 Le Spécialiste en approvisionnement du partenaire,
 Le Directeur Exécutif ou le Coordonnateur Technique
Le PV de mise à disposition doit être signé par les personnes ci-dessus indiquées.

Suivi administratif

Les véhicules doivent porter le logo de l’organisation et le sigle du partenaire.

Le Responsable Administratif et Financier veille au respect des dates de renouvellement des

polices d’assurance et visites techniques. A cet effet, il tient un tableau de suivi de ces dates.
Les originaux des documents sont gardés au bureau de l’organisation aux bons soins du RAF. Une
copie des pièces (assurance, carte grise, etc.) des véhicules est conservée par le Responsable
Logistique dans un dossier tenu pour chaque véhicule.

Le Responsable Logistique tient aussi pour chaque véhicule un dossier des copies des pièces de
P a g e | 11dépenses d’entretien et de réparation.

Suivi des consommations de carburant

Avant chaque déplacement, le chauffeur ou l’utilisateur inscrit sur le livret de bord du véhicule :

 La date,
 L’objet du déplacement,
 La quantité de carburant prise,
 Le kilométrage au départ.
 Au retour du déplacement, le chauffeur :
 Inscrit le kilométrage à l’arrivée,
 Signe le livret de bord et le remet dans le véhicule.
Tous les mois, l’assistant comptable relève pour chaque véhicule, le kilométrage ainsi que les
consommations de carburant à partir des livrets de bord des véhicules et du registre des stocks de
carburant. Il devra signaler toutes les anomalies au RAF.