Voici une explication détaillée de chaque étape d'un cahier des charges :
1. Objet du cahier des charges
Cette section définit clairement l'objectif du projet ou de la prestation demandée. Elle décrit le
besoin spécifique du client, les attentes et les résultats à atteindre. Il s'agit de la première étape
pour établir un cadre commun entre le client et le fournisseur, afin que ce dernier comprenne
précisément ce qui est demandé.
Exemple : "Fourniture et installation d'un système de gestion électronique des documents
pour l'entreprise X."
2. Périmètre de la consultation
Le périmètre définit la portée du projet ou de la prestation en termes de géographie, de
services ou de produits concernés, ainsi que les éventuelles exclusions. Cela permet de
délimiter les attentes et d'éviter des malentendus sur ce qui est inclus ou non dans le projet.
Exemple : "Le projet concerne la fourniture du logiciel et l'intégration dans les bureaux de
l'entreprise, à l'exclusion de la formation des utilisateurs."
3. Durée et planning associé du projet
Cette section précise la durée totale du projet ainsi que le calendrier des principales étapes et
livrables. Elle permet de clarifier les délais de réalisation, les jalons à respecter et les périodes
de contrôle.
Exemple : "Le projet doit être terminé dans un délai de six mois, avec une phase de validation
des exigences à la fin du premier mois, une phase de test à la fin du quatrième mois et la
livraison finale au sixième mois."
4. Description technique ou fonctionnelle du besoin
Cette partie décrit les caractéristiques détaillées du besoin, tant au niveau fonctionnel que
technique. Elle est essentielle pour aider le fournisseur à comprendre les spécifications
exactes du projet.
Exemple : "Le système doit permettre la gestion de documents de manière sécurisée, avec des
fonctionnalités de recherche avancée, de versioning, et de gestion des accès par rôles."
5. Possibilité ou non de variantes techniques
Il s'agit de préciser si le fournisseur peut proposer des variantes techniques, c'est-à-dire des
solutions alternatives à celles décrites dans le cahier des charges. Si des variantes sont
autorisées, des critères d'évaluation doivent être précisés pour évaluer ces alternatives.
Exemple : "Les variantes techniques sont autorisées, sous réserve qu'elles respectent les
spécifications de sécurité et d'ergonomie."
6. Démarches impératives à respecter (clauses non négociables)
Certaines conditions ou obligations doivent être impérativement respectées, sans possibilité de
modification. Cela peut inclure des exigences légales, des normes de sécurité, ou des critères
spécifiques définis par l'entreprise.
Exemple : "Le fournisseur devra respecter les normes ISO 27001 en matière de sécurité des
données. Aucune exception ne sera tolérée."
7. Structure et suivi du contrat chez le fournisseur
Cette section définit la manière dont le contrat sera structuré et suivi par le fournisseur. Elle
décrit la répartition des responsabilités, les personnes impliquées, et les mécanismes de suivi
de la progression du projet.
Exemple : "Le fournisseur devra désigner un chef de projet pour assurer le suivi du
développement, et des réunions mensuelles de suivi seront organisées avec le client."
8. Confidentialité
Il s'agit de préciser les obligations de confidentialité concernant les informations échangées
pendant le projet. Cela peut inclure des clauses sur le respect de la confidentialité des données
sensibles ou des technologies utilisées.
Exemple : "Le fournisseur devra signer un accord de confidentialité et ne pourra en aucun cas
divulguer les informations relatives à ce projet sans autorisation préalable."
9. Personnes à contacter
Cette section liste les personnes principales à contacter pour les différentes étapes du projet,
tant du côté du client que du fournisseur. Cela permet de centraliser les communications et
d'éviter les confusions.
Exemple : "Pour toute question technique, contacter M. Dupont, chef de projet chez le
fournisseur. Pour les aspects contractuels, contacter Mme Martin, responsable des achats chez
le client."
10. Principaux critères d’évaluation (qualité, délai, etc.)
Les critères d'évaluation permettent de juger les offres des fournisseurs en fonction des
exigences du cahier des charges. Ces critères peuvent inclure la qualité des propositions, les
délais de livraison, le coût, l'innovation, etc.
Exemple : "Les offres seront évaluées selon les critères suivants : qualité de la solution (40
%), respect du délai de livraison (30 %), coût (20 %), et conformité aux normes de sécurité
(10 %)."
11. Annexes techniques
Cette section inclut toutes les informations complémentaires qui sont nécessaires pour
comprendre pleinement le besoin. Cela peut inclure des plans, des schémas, des spécifications
techniques détaillées ou des documents de référence.
Exemple : "Annexe 1 : Schémas du réseau informatique de l'entreprise. Annexe 2 : Détail des
spécifications du logiciel de gestion documentaire."
Ces étapes forment un cahier des charges complet, clair et structuré, assurant une bonne
communication entre le client et le fournisseur tout au long du projet.