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Optimisation des Processus de Commande et Logistique

Le document identifie plusieurs lacunes dans les processus de gestion des commandes, de préparation des stocks, de livraison et de comptabilité clients, entraînant des risques tels que des erreurs, des litiges et des créances douteuses. Il propose des recommandations pour améliorer le contrôle, comme la validation des commandes, la séparation des tâches, et l'automatisation des processus de retour et de relance. Ces mesures visent à renforcer l'intégrité des opérations et à réduire les risques financiers.

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Le document identifie plusieurs lacunes dans les processus de gestion des commandes, de préparation des stocks, de livraison et de comptabilité clients, entraînant des risques tels que des erreurs, des litiges et des créances douteuses. Il propose des recommandations pour améliorer le contrôle, comme la validation des commandes, la séparation des tâches, et l'automatisation des processus de retour et de relance. Ces mesures visent à renforcer l'intégrité des opérations et à réduire les risques financiers.

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VC

Lacunes Services Recommandations (activités de


Processus Risques encourus
identifiées concernés contrôle)

- Mettre en place une validation


- Absence de
des commandes par un
validation formelle - Commandes erronées
Service responsable- Contrôle des bons
Commandes des commandes- ou frauduleuses- Litiges
commercial de commande (intégrité,
Pas de contrôle sur clients
séquence)- Suivi des
les représentants
représentants

- Mise en place d’un double


- Aucune séparation
contrôle (préparateur +
entre préparation et
Préparation - Erreurs de préparation- Magasin / vérificateur)- Utilisation de
contrôle-
des stocks Vols ou pertes d’articles Logistique scanners et d'étiquettes code-
Vérification
barres- Journalisation des
visuelle non tracée
anomalies

- Écarts fréquents - Réconciliation hebdomadaire


- Mauvaise évaluation du Magasin /
Stock entre stock des stocks- Mise à jour
stock- Mauvaise gestion Service
comptable physique et stock automatique des ruptures de
des approvisionnements commercial
comptable stock- Audit interne périodique

- Retour non - Imposer le retour des bons de


systématique des - Non-livraison non Logistique / livraison signés- Mise en place
Livraison bons de livraison- détectée- Difficultés en Service de preuves de livraison
Absence de preuve cas de litige commercial numériques (photo ou scan du
de livraison bordereau signé)

- Retards dans le - Émettre les avoirs à la réception


traitement des - Comptabilité clients Service des retours- Automatiser le
Retours /
retours et erronée- Clients commercial / processus de retour / avoir- Mise
Avoirs
l’émission des insatisfaits et litiges Magasin à jour quotidienne du stock et des
avoirs comptes clients

- Mettre en place des relances


- Retards dans la - Créances douteuses- automatiques à 30 jours-
Comptabilité relance- Clients se Baisse de trésorerie- Service clients Segmentation et hiérarchisation
clients déduisent eux- Perte de contrôle sur les / Comptabilité des relances- Blocage
mêmes les avoirs soldes automatique des comptes
dépassant les seuils d’impayés

VC : Prospection clt, etablir devis, validation, etablir bc, valid vc, preparat des c, Etabl bl, livraison, confir
recept, factur, verif fact, devis, bc ,br, bl ,br, enregistre, verificat, recouvrement, reclamati

AF : Expression, choix frs, prepar c, select , envoie c, recept mds, contrôle mds, recept fact frs, enregistrement
l’achat, règlment

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