Module 14, section 2 :

Partenariats et
coopération, notions
de base.

version 1

MARCEL CAYA
JEAN-PIERRE DEFRANCE
CHRISTINE MARTINEZ

14 novembre 2011
 Table des matières

Objectifs 3

Introduction 4

1. Quels sont les partenaires de l'archiviste dans le cadre local et national ? 5

1.1. Les partenaires politiques et administratifs.................................................................................................. 5

1.1.1. Les responsables politiques................................................................................................................................................... 5
1.1.2. Les responsables administratifs............................................................................................................................................. 5

1.2. Les partenaires professionnels................................................................................................................... 5

1.2.1. Les services d'archives......................................................................................................................................................... 6
1.2.2. Les associations professionnelles........................................................................................................................................... 6
1.2.3. Les autres services liés à l'information et au patrimoine ........................................................................................................... 6

1.3. Les partenaires spécialistes....................................................................................................................... 7

2. Quels sont les partenaires possibles de l'archiviste dans le cadre international ? 8

2.1. La coopération archivistique bilatérale........................................................................................................ 8

2.2. La coopération archivistique multilatérale.................................................................................................... 9

2.2.1. Les organisations internationales........................................................................................................................................... 9
2.2.2. La coopération régionale..................................................................................................................................................... 10
2.2.3. Les programmes internationaux...........................................................................................................................................10

3. Partenariats et coopération, pour quoi faire ? 11

3.1. La coopération technique et scientifique.................................................................................................... 11

3.2. La formation professionnelle.................................................................................................................... 11

3.3. L'aide au financement............................................................................................................................. 12

4. Évaluation des connaissances 13

Conclusion 14

Solution des exercices 15

Bibliographie 16

2
Objectifs

Description du module :
Vous allez maintenant aborder le dernier module du parcours. Il est un peu différent des autres,
en ce sens qu’il ne porte pas sur les difficultés techniques et les solutions propres à nos activités
d’archiviste. Mais il résume dans son contenu la philosophie portée par cette expérience
d’enseignement en ligne.
S’interroger sur la coopération et le partenariat, c’est en effet chercher les moyens de briser
l’isolement dans lequel certains d’entre nous –nombre d’entre vous- travaillent au quotidien.
C’est aussi leur donner quelques clefs à la recherche d’aide ou d’informations pour mettre en
œuvre les enseignements des précédentes leçons.
Plus concrètement, nous cherchons dans ce module à cerner les notions de coopération et de
partenariat pertinentes au domaine des archives, à vous faire découvrir à quels types d’actions
elles peuvent s’appliquer dans votre propre milieu. Nous vous aiderons à vous poser les bonnes
questions, à regarder autour de vous pour repérer les ressources disponibles, et, le cas échéant,
à chercher la réponse plus loin.
Ainsi vous seront présentés les partenaires possibles de vos projets ; ainsi vous seront proposées
aussi des modalités de conception et de réalisation de ces projets. Nous nous intéressons
également aux " lieux de rencontre ", où vous pourrez recueillir des informations et échanger
avec d’autres collègues, en particulier les associations professionnelles et les lieux virtuels.
Vous aider à surmonter un découragement souvent bien naturel face aux difficultés quotidiennes
de notre profession ; vous convaincre que la communauté archivistique, ou plus largement le
monde des sciences de l’information est bien vivant, actif, à votre portée ; plus simplement enfin,
vous montrer que la solution est parfois toute proche, pour peu qu’on se donne la peine de
connaître son environnement et de reconnaître les outils qu’il nous offre….tels sont nos objectifs.
La question est vaste, nous ne pouvons qu’ouvrir quelques portes à la fois. Mais sachez dès à
présent que vous n’êtes pas seul, que d’autres se posent les mêmes questions que vous,
partagent les mêmes problèmes que vous, à Bamako, Beyrouth, Montargis, Lausanne, Laval ou
ailleurs !
Si grâce à ce module, nous parvenons à établir le contact entre vous tous, alors nous aurons
réussi notre pari.
Le but du module est de :
 Faire prendre conscience de la nécessité du travail en réseau
 Présenter les ressources existantes et les partenariats possibles
 Expliquer comment mettre en œuvre un projet de partenariat
L'apprenant doit être en mesure de :
 Connaître son environnement professionnel et s'y insérer
 Améliorer et consolider ses pratiques et compétences professionnelles
 Choisir son partenaire et mettre en œuvre un projet de partenariat
Positionnement :
 Comme le suggère son positionnement à la fin de l'ensemble des cours, vous devriez
aborder ce module après tous les autres puisqu'il fait appel à des connaissances de
toute la matière abordée dans les modules.
Conseils d'apprentissage :
 Plusieurs des chapitres de ce module requiert la consultation de sites externes; si vous
êtes capable de le faire, il est donc utile de les aborder en restant en ligne. À défaut de
pouvoir demeurer en ligne, vous pourriez noter les adresses des sites et les consulter
plus tard.

3
 Introduction

Coopération et partenariat : que recouvrent ces notions appliquées aux contextes de la pratique archivistique ?
Le métier d'archiviste que vous pratiquez s'inscrit dans un environnement administratif, politique, professionnel,
culturel qui vous conduit à travailler en lien avec de nombreux partenaires.
Archiviste, donc professionnel de l'information, vous assurez, comme cela a déjà été souligné dans la précédente section, la
médiation technique et intellectuelle entre le producteur d'archives et l'utilisateur.
Pour assurer vos missions d'archiviste, vous êtes confronté à des enjeux politiques, juridiques, socio-culturels scientifiques
complexes qui vous amènent à rechercher appui, aide et conseil auprès de multiples acteurs.
Cette section a pour objet de définir ces notions de partenariat et de coopération que l'archiviste est amené à entretenir
a u x différents niveaux d'action, depuis l'échelon local, dans votre propre organisme, jusqu'à l'échelon
international.
En proposant des définitions aux principaux termes utilisés, cette leçon vous fera aussi découvrir :
 dans quels domaines ils s'appliquent,
 quels types d'actions, de projets peuvent être développés,
 quels types de partenaires s'y retrouvent habituellement.

4
1. Quels sont les partenaires de l'archiviste
1 -

dans le cadre local et national ?

Le partenariat vous permet de partager vos connaissances, vos préoccupations et vos expériences ; il vous permet de
rompre votre isolement pour mieux échanger, confronter, dialoguer avec des acteurs ou partenaires extérieurs à votre
service.
Il y a partenariat dès qu'au niveau local, régional ou national, vous entretenez un dialogue avec des
personnes ou institutions utiles à la compréhension ou à la réalisation de votre action .
Ainsi, dans le cours de son travail, l’archiviste s’inscrit dans des réseaux locaux multiples et variés qui vont des
autorités politiques et administratives jusqu’aux citoyens utilisateurs des documents en passant par les
experts.

1.1. Les partenaires politiques et administratifs

Les premiers partenaires de l'archiviste sont les responsables politiques et/ou administratifs .
Quel archiviste ne connaît l'obligation de sensibiliser les autorités politiques nationales ou locales à la connaissance et
la prise en compte de la gestion des archives, gages d'une bonne gestion de l'administration avant d'être celle de la
constitution de la mémoire?
Qui sont-ils ? En quoi peuvent-ils aider ?

1.1.1. Les responsables politiques

L e s responsables et décideurs, politiques ou administrateurs, détiennent l’appui indispensable à

l’archiviste pour la mise en œuvre de toutes les politiques qui influent sur sa pratique . Partenaires premiers,
ils lui apportent une aide décisive.
Ils sont les interlocuteurs indispensables pour appuyer une politique globale d’archivage, faire voter des textes
réglementaires…
Ces partenaires obligés de l’archiviste se situent aussi bien à l’échelon de votre milieu immédiat que de votre
environnement local, régional, départemental, communal.

1.1.2. Les responsables administratifs

Interlocuteurs tout aussi obligés de l'archiviste, les responsables administratifs sont des producteurs et, parfois,
des utilisateurs assidus des archives.
Puisque la collecte d'archives passe par une connaissance des modes de création des documents, l'archiviste se doit
d e connaître l'environnement de production et d'utilisation des archives. Il doit compter sur l'aide des
responsables, les agents qui produisent et utilisent l'information, pour les aider à en faire l'expertise administrative
et patrimoniale.
Leur aide conditionne l'expertise ultérieure apportée par l'archiviste à ces mêmes producteurs pour la gestion et la
conservation de leurs archives.

1.2. Les partenaires professionnels

Les professionnels de l'information au sens large constituent une autre catégorie de partenaires potentiels de
l'action de l'archiviste. Ils représentent ceux qui par leurs connaissances et leur expérience peuvent vous apporter
une aide de conseil, d'expertise ou autre. 5
1. Quels sont les partenaires de l'archiviste dans le cadre local et national ?

Ces professionnels de l'information contribuent au développement général des pratiques des sciences de l'information
; ils exercent dans des métiers divers que l'archiviste reconnaît comme proches de son action propre. Ils peuvent
prêter aide, conseil, expertise ou tout simplement connaissance de procédures utiles ou innovantes, adaptables à sa
situation.
L'archiviste trouvera dans les activités des associations professionnelles, un lieu intéressant d'échanges et
d'informations.

1.2.1. Les services d'archives

Les services d'archives constituent des partenaires privilégiés à plusieurs niveaux.

 À l'échelon local, il peut s'agir :
- d'un service d'archives qui travaille dans la même circonscription géographique ou dans le même
domaine ;
- d'un service d'archives privé ;
- d'un service d'archives régional qui aura une expérience pertinente.
 À l'échelon national, il s'agira :
- du service de la direction des Archives nationales, ayant compétence sur le réseau des Archives ou au
moins sur la définition de son cadre d'action ;
- du service du siège d'une organisation multi-régionale ou multi-nationale.
Les services partenaires sont aussi bien les services d'archives publiques que privées.
Il peut en effet s'avérer très intéressant pour un service public de connaître les méthodes de travail mises en œuvre
dans un service privé d'archives (banque, entreprise, compagnie industrielle...) concernant la gestion des documents
courants ou le traitement des supports informatiques.
L'inverse s'applique tout autant.

1.2.2. Les associations professionnelles

Les associations professionnelles des archivistes sont les outils privilégiés de partenariat de l'archiviste.
Elles regroupent les membres de la profession
 pour la formation continue,
 l'amélioration de la pratique professionnelle,
 la promotion de l'archivistique aussi bien que
 la défense des intérêts professionnels.
Quelle que soit leur organisation, les associations professionnelles d'archivistes s'appuient sur des valeurs identiques
et développent des missions et activités comparables (une description plus détaillée de ces éléments est fournie dans
la section 5 de ce module : " Des lieux de rencontre : les associations professionnelles ").
Tout archiviste a intérêt à connaître et participer à son association professionnelle , lieu par excellence
d'échanges d'expériences, de pratiques mais aussi de réflexion sur la profession, son rôle, ses enjeux contemporains
et futurs.
Cette connaissance ne doit pas se limiter à l'association d'archivistes.
Il est bon de se tenir au courant des travaux des associations des professions voisines, bibliothécaires,
muséologues, documentalistes.
Dans certains pays, plusieurs types de professionnels des domaines reliés à la gestion de l'information et du
patrimoine sont regroupés dans une seule et même association professionnelle.

1.2.3. Les autres services liés à l'information et au patrimoine

Les autres services liés à l'information et au patrimoine sont autant de partenaires naturels des
archivistes ; ils incluent :
 bibliothèques,
 musées,
 services de documentation.
Il est évident qu’avec le développement des technologies de l’information, les métiers se sont rapprochés, sans
perdre leur spécificité. Un service d’archives communal par exemple a tout intérêt à savoir ce qui se fait à la
bibliothèque municipale ou au musée local, pour la conservation de manuscrits anciens ou la mise en ligne des
ressources documentaires.
Dans certaines régions, on trouve des agences de coopération entre services d’archives, de documentation et
bibliothèques. Ces agences permettent de regrouper les efforts et les moyens pour réaliser des plans de travail
communs (conservation…), des guides de ressources, des fiches techniques, des produits communs transversaux
comme des cédéroms ou des expositions…
6
1. Quels sont les partenaires de l'archiviste dans le cadre local et national ?

Exemple
En France, il existe des agences de coopération régionale qui regroupent les différents acteurs locaux du patrimoine
afin de mutualiser moyens et ressources patrimoniales. Ainsi, dans la région Poitou Charentes, l'Agence de
coopération des bibliothèques, centres de documentation et services d'archives a pour objectif de contribuer à la
promotion du livre et du patrimoine archivistique et documentaire. Parmi ses principales missions on trouve la
promotion du patrimoine écrit, la formation professionnelle continue, la coopération entre services patrimoniaux, le
développement de la lecture et de la connaissance du patrimoine historique régional.

Les problématiques communes de nos métiers (outils réalisés, échanges d'information et de services...)
conduisent de plus en plus à des partenariats renforcés.

1.3. Les partenaires spécialistes

L'environnement administratif, juridique, technique, matériel de la production de l'information se développe de

manière de plus en plus complexe.
L'archiviste a désormais recours à des partenaires spécialistes de leurs domaines, juridique, technique et
autres… pour appréhender la complexité de la collecte, du traitement, de la conservation et de la
communication des archives contemporaines.
Il s'agit par exemple des informaticiens, des juristes, des techniciens de l'information dont les spécialités se déclinent
dans de nouveaux métiers. On peut penser aussi aux métiers liés à la préservation physique des documents, à leur
restauration.

Image 1 Qui va m'aider à identifier ces moisissures... et à m'en débarrasser ?

Tous apportent une expertise indispensable à l'archiviste pour mieux comprendre les procédures nouvelles de
collecte, traitement ou exploitation de l'information.

7
2. Quels sont les partenaires possibles de
2 -

l'archiviste dans le cadre international ?

Au-delà des partenariats locaux et nationaux, vous pouvez dans votre métier d’archiviste trouver une aide scientifique
et matérielle dans le cadre international.
La coopération internationale, individuelle ou institutionnelle, vous permet de trouver un appui technique, scientifique
et matériel non seulement à l'intérieur de la communauté archivistique internationale mais aussi en dehors
de cette communauté professionnelle.
Selon vos besoins, vous rechercherez aussi des conseils ou vous développerez une action de coopération avec des
services d’autres localités, d’autres régions ou d’autres pays, dans un cadre bilatéral ou multilatéral.
Les partenariats possibles sont nombreux et variés.

2.1. La coopération archivistique bilatérale

La coopération archivistique bilatérale permet à des institutions locales ou nationales de deux pays de
développer une action commune.
Elle couvre de nombreux domaines :
 échanges de professionnels,
 partage de connaissances,
 assistance technique,
 missions d’évaluation et de conseil,
 réalisation de programmes communs,
 formation…
La coopération bilatérale intéresse aussi bien les directions et associations nationales d'archives que les divers
organismes, sociétés, associations ou organisations locales.

8
2. Quels sont les partenaires possibles de l'archiviste dans le cadre international ?

Image 2 -
Il suffit que les organismes partenaires partagent des objectifs communs.
Nous verrons plus en détail dans la section 6 de ce module (" Choisir son partenaire ") les modalités de
coopération bilatérale entre deux institutions d'archives étrangères.

2.2. La coopération archivistique multilatérale

La coopération archivistique multilatérale permet aux archives et archivistes de différents types et pays d’échanger et
de confronter leurs expériences professionnelles, au travers d’organismes internationaux, caractérisés par :
 leur objet (culture, patrimoine, archives, archives spécialisées)
 ou par leur circonscription d’action géographique.
Voir aussi : section 6 " Choisir son partenaire ", chapitre 4 "Les partenaires internationaux")

2.2.1. Les organisations internationales

La coopération offerte par les organismes internationaux permet à l'archiviste d'élargir le cadre de ses
connaissances à la dimension internationale.
Ces organismes lui apportent savoirs, échanges, expériences et conseils de professionnels du monde entier,
regroupés au sein de structures internationales qui embrassent la diversité des situations professionnelles.
On peut citer les organisations internationales des archives, du monde de l'éducation et de la science, du patrimoine
culturel, comme :
 l'UNESCO,1
 l'ICA,2
 l’AIAF,3
 l’IFLA,4
 l’ICOMOS,5

1- [Link]
2- [Link]
3- [Link]
4- [Link]
5- [Link] 9
2. Quels sont les partenaires possibles de l'archiviste dans le cadre international ?

 l’ICOM,6
 l'ICCROM,7
 le comité international du Bouclier bleu8
Il ne faut pas oublier non plus les instances politiques internationales qui jouent un rôle dans le domaine de
l'information et des archives, comme :
 les instances communautaires européennes
 ou les institutions francophones

Complément
Pour plus de détails sur plusieurs de ces organismes et les services qu'ils offrent, reportez-vous aux sections 5, 6 et 7
de ce module : " Des lieux de rencontre : les associations professionnelles ", " Choisir son partenaire ", et "
Des lieux de rencontre : les lieux virtuels ".

2.2.2. La coopération régionale

La coopération multilatérale passe aussi par des actions régionales :

 dans le cadre des branches régionales du CIA
 au travers d'actions internationales transfrontalières ou régionales.

Exemple
Coopération menées entre plusieurs pays comme celle pilotée par l'Ecole des bibliothécaires, archivistes et
documentalistes (EBAD) de Dakar (Sénégal) au bénéfice de plusieurs pays africains (programme FORCIIR).
Coopération impliquant des actions entre des régions frontalières de plusieurs pays: la France avec des pays
comme l'Allemagne, la Belgique, la Suisse, l'Italie ou l'Espagne.

2.2.3. Les programmes internationaux

Ce type de coopération passe souvent par l'appui de partenaires nationaux ou internationaux :

 ministères des Affaires étrangères,
 instances politiques régionales.

Exemple
Plusieurs programmes de coopération au niveau européen sont développés en association avec :
 le Conseil de l'Europe (démocratisation des législations archivistiques, ouverture des archives, sauvegarde
du patrimoine) qui est à l'origine de recommandations sur l'accès aux archives et aux documents officiels et
apporte son appui logistique et financier à divers programmes archivistiques;
 l a Commission européenne qui a produit un rapport sur les Archives dans l'Union européenne, une
directive sur la protection des données personnelles…

Des projets communs à plusieurs pays d'une même région permettent de réaliser des outils communs :
 réseau internet d'archives européen,
 programme européen de formation des gestionnaires de documents électroniques…

6 - [Link]
7 - [Link]
8 - [Link] 10
3. Partenariats et coopération, pour quoi
3 -

faire ?

Quels que soient votre situation ou niveau professionnels en matière d'archives, vous disposez de moyens variés et
nombreux pour obtenir de l'aide répondant à vos besoins. Les besoins de ressources matérielles sont certes souvent
les plus invoqués. Mais, ils ne doivent pas précéder, ni remplacer la nécessaire analyse des besoins et le diagnostic
des problèmes. Il ne faut jamais perdre de vue l'objectif principal qui demeure de trouver solution aux
problèmes rencontrés.
Une fois définis les types de partenariat et de coopération nécessaires et possibles, il faut savoir à quel moment, dans
quelle circonstance, dans quel domaine d'activité et à quelle fin, vous pouvez vous engager dans une action de
partenariat.
Vous devez alors savoir quel type d'aide spécifique vous êtes en droit d'attendre de cette action.
Les formes d'aide possibles varient de la coopération technique et scientifique à l'aide au financement.

3.1. La coopération technique et scientifique

Il est possible de faire une recherche :

 d’aide et de conseils pratiques (auprès de partenaires locaux ou nationaux, institutionnels ou associatifs),
 de ressources documentaires sur tel ou tel sujet archivistique,
 d’expertise pour mettre en œuvre un dossier ou un programme de travail,
 d'aide à la mise en œuvre de programmes concrets,
 de renseignements pratiques.

Image 3 Séance de travail sur les sceaux au Centre historique des Archives nationales (Paris), rassemblant des
collègues de différents services d'archives.

3.2. La formation professionnelle

Il est aussi possible de rechercher :

 une aide à la formation des personnels d’archives ou d’étudiants,
 une entente de mentorat,
 des stages pratiques .
11
3. Partenariats et coopération, pour quoi faire ?

Image 4 Une séance de travail au stage technique international d'archives 2004 (Paris)

3.3. L'aide au financement

Il est encore envisageable de rechercher des subventions/financements pour des actions de coopération, surtout
celles qui impliquent des initiatives bien définies dans l’espace et le temps.
Plusieurs questions se posent alors:
 Quelles institutions nationales, étrangères ou internationales sont susceptibles de financer des projets
d’aide, échanges, formation…? (voir section 3 : " Connaître son environnement et ses besoins ")
 Où s’adresser ?
 Comment monter un dossier de demande subvention ou de participation à un programme
international ? (voir section 4 : " Présenter son projet ")
 Quels sont les principaux programmes de recherche / financement culturels et archivistiques menés
au niveau international (CIA, UNESCO, Europe) ? (voir section 6 : " Choisir son partenaire ", chapitre 4 :
"Les partenaires internationaux")

12
4 - 4. Évaluation des connaissances

Objectifs
Avez-vous bien compris tout ce qui vient de vous être enseigné ?
Si vous voulez le vérifier, faites les exercices proposés ci-dessous.
Si vous ne savez pas répondre, ne regardez pas trop vite le corrigé, travaillez à
nouveau la (les) section(s) précédente(s) où vous découvrirez les solutions.
Bien sûr, si vous n'y arrivez vraiment pas, vous pouvez consulter les réponses.
Ne les lisez pas avec précipitation mais avec une grande attention et surtout
essayez de comprendre.
À vous de jouer...

Exercice 1
[Solution n°1 p 15]
Les partenaires de l'archiviste - Questionnaire à choix multiples
Parmi les individus suivants, quels sont ceux que vous devriez d'abord solliciter afin d'établir
un dialogue ? Cocher toutes les réponses pertinentes.

a. des politiciens locaux et régionaux

b. les responsables administratifs de votre institution

c. les directeurs des principaux organismes d'assistance financière

d. les archivistes de services privés situés dans les régions voisines

e. un dirigeant d'organisme international

f. les archivistes des services publics de votre ville

g. une association de bibliothécaires

13
 Conclusion

Cette section visait surtout à vous fournir des renseignements d’ordre général sur le partenariat et la coopération.
La suite du module vous aidera à mieux préparer cette dimension importante de votre travail d’archiviste.
Vous y verrez :
 comment évaluer votre situation ainsi que votre environnement professionnel,
 comment procéder à l’analyse de vos besoins,
 comment présenter votre projet,
 comment trouver les partenaires compétents.

14
 Solution des exercices

> Solution n°1 (exercice p. 13)

a. des politiciens locaux et régionaux

Il est utile de connaître et de vous faire connaître des dirigeants politiques locaux et
régionaux.
b. les responsables administratifs de votre institution
Il est prioritaire d'établir un lien avec les responsables administratifs de votre
institution.
c. les directeurs des principaux organismes d'assistance financière
Le contact avec les organismes d'assistance financière devrait attendre le moment où
vous avez une bonne connaissance de votre service, votre institution et votre
environnement.
d. les archivistes de services privés situés dans les régions voisines
Les collègues archivistes de votre région peuvent vous aider de diverses façons,
particulièrement pour échanger et tester des idées.
e. un dirigeant d'organisme international
Vos priorités doivent être définies d'abord au niveau de votre service et de votre
environnement immédiat.
f. les archivistes des services publics de votre ville
Les collègues archivistes de votre région peuvent vous aider de diverses façons.
g. une association de bibliothécaires
Les collègues des professions connexes de votre région peuvent vous aider de diverses
façons.

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Bibliographie

[!] Ce module a été essentiellement conçu à partir de l'expérience de ses rédacteurs.

[Association des archivistes italiens.] Association des archivistes italiens. Actes de la VIème conférence européenne des archives, n°2/2001,
9ème année, 240 p. voir "Intégration et coopération: accès aux archives et communication", p. 91-167 et "La formation des archivistes: entre
tradition et modernité", p. 170-226.

[Ministère des Affaires étrangères] Ministère des Affaires étrangères. Les archives au service de la culture, de la recherche, de la bonne
gouvernance et de la démocratie. Paris, 2001, 25 p.

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