Exercice

Exercice 1 – Identification des voleurs de temps

Durée totale : 60 minutes

Objectif pédagogique :

Faire émerger les principales sources de perte de temps vécues au quotidien, en les classant selon leur
origine (interne/externe) et leur degré de maîtrise (évitables/inévitables).

Étapes de l’activité
Introduction
 Définir le concept :
"Un voleur de temps est toute situation, personne, habitude ou contrainte qui réduit notre
efficacité ou nous détourne de nos priorités."
 Donner quelques exemples types pour illustrer :
o Interne évitable : procrastination, perfectionnisme
o Externe évitable : réunions sans ordre du jour
o Interne inévitable : fatigue passagère
o Externe inévitable : exigences réglementaires

2. Phase individuelle – Writestorming

Consigne :
Chacun écrit sur des post-it au moins 5 voleurs de temps qu’il vit dans son quotidien
professionnel.
→ 1 post-it = 1 idée.

Variante : Si vous avez des participants de services différents, proposez de penser dans leur
rôle.

Mise en commun par petits groupes

 Former des groupes de 3 à 5 personnes.

 Regrouper les post-it similaires.
 Classer chaque voleur de temps dans la grille à 4 cases suivante (sur feuille A3 ou
paperboard) :

Origine / Maîtrise Évitable (je peux agir dessus) Inévitable (je dois composer avec)

Interne (lié à moi) Exemple : manque d’anticipation Exemple : coup de fatigue ponctuel

Externe (lié à l’environnement) Exemple : interruption téléphonique Exemple : audits externes surprises

Synthèse collective (10 min)

1 [Link]
 Exercice

 Chaque groupe présente 1 ou 2 voleurs de temps par case.

 L’animateur note au tableau pour constituer une cartographie commune.

Exercice 2 – Identification des comportements chronophages

Durée totale : 45 minutes

Objectif pédagogique :

Faire prendre conscience des attitudes, réactions et habitudes personnelles qui contribuent à la perte de
temps, afin d’initier un changement comportemental durable.

Matériel nécessaire :
 Grille des comportements chronophages (vierge et exemple rempli)
 Post-it ou fiches comportement types (pré-imprimées ou à écrire)
 Paperboard ou tableau
 Marqueurs
Étapes de l’activité
Introduction et distinction (5 min)
Objectif : Clarifier la différence entre voleurs de temps et comportements chronophages
"Les voleurs de temps sont souvent externes ou conjoncturels.

Les comportements chronophages, eux, sont internes, durables, souvent automatiques.

Ils sont liés à notre manière d’agir, de décider, de communiquer, voire à notre rapport au stress
ou au contrôle."
Exemples pour illustrer :
 Dire oui à tout sans prioriser
 Trop détailler les mails
 Vouloir tout contrôler
 Remettre au lendemain les tâches importantes

. Brainstorming guidé en sous-groupes (15-20 min)

Consigne :
En groupe de 3 à 5 personnes, identifiez les comportements qui vous font perdre du temps au
quotidien, à cause de votre manière de fonctionner, même si les intentions sont bonnes.

Animation possible : Tirage de cartes comportements types pour enrichir la réflexion.

Classification collective – Grille des comportements chronophages (15 min)

2 [Link]
 Exercice

Présenter une grille à 4 catégories (peut être projetée, affichée ou distribuée) :

Catégorie comportementale Exemple typique en pharma

Perfectionnisme Réécrire 5 fois un rapport qualité non critique
Besoin de contrôle Ne pas déléguer les CAPA, tout vérifier soi-même
Procrastination / Évitement Retarder les tâches difficiles (deviations, audits)
Hyper-réactivité / Dispersion Répondre à tous les mails dans l’instant

Travail en groupe :
→ Chacun place ses idées dans la grille.
→ Discuter : Pourquoi ce comportement existe ? Quelle est son intention positive ?

Débriefing et ancrage (10-15 min)

 Mise en commun : chaque groupe partage 1 ou 2 comportements-clés par catégorie.

 Animation : créer un tableau vivant des "Top comportements à dompter".
 Question de bascule :

"Par quoi pourrait-on remplacer ce comportement pour gagner en efficacité ?"

Exercice 3 : Les bénéfices cachés de ma mauvaise gestion du temps

Objectifs pédagogiques

 Prendre conscience des "récompenses secondaires" que l’on tire inconsciemment d’une
mauvaise gestion du temps.
 Identifier les biais cognitifs associés.
 Construire des antidotes concrets pour favoriser des comportements plus efficaces et
équilibrés.

Modalités

 Durée : 45 à 60 minutes
 Format : Sous-groupes de 4 à 6 personnes
 Matériel :
o Grille papier
o Stylos ou post-it
o Tableau ou paperboard

Étape 1 – Introduction par l’animateur

Étape 2 – Travail individuel

Étape 3 – Partage en sous-groupe

3 [Link]
 Exercice

Étape 4 – Debrief en plénière (15 min)

Chaque groupe partage :

 1 comportement inefficace identifié

 L’avantage perçu et le biais associé
 L’antidote co-construit

Exercice 4 – Prioriser avec la matrice d’Eisenhower

Objectifs pédagogiques

 Comprendre et expérimenter l’utilisation concrète de la matrice d’Eisenhower.

 Savoir différencier urgence et importance dans des situations du quotidien professionnel.
 Renforcer la capacité à prioriser collectivement les tâches et à justifier ses choix.

Durée : 45 à 60 minutes

Format : Travail en binômes ou petits groupes (3-4 personnes)

Matériel nécessaire :

 1 grille vierge de la matrice d’Eisenhower imprimée par groupe (ou en A3)

 1 liste de tâches professionnelles types (fournie ci-dessous)
 Stylos ou post-it
 Tableau ou paperboard pour la restitution collective

Déroulé de l’activité

Étape 1 – Introduction Brief de l’animateur :

Étape 2 – Tri des tâches

Chaque groupe reçoit une liste de tâches types issues du quotidien professionnel

Objectif : classer chaque tâche dans une des 4 cases de la matrice, en justifiant les choix.

Exemples de tâches (modifiables selon le public) :

1. Répondre à une demande client urgente

2. Préparer une présentation stratégique prévue dans 2 semaines
3. Gérer une panne informatique
4. Lire une veille sectorielle hebdomadaire
5. Participer à une réunion sans ordre du jour clair
6. Vérifier ses mails toutes les 10 minutes
7. Former un nouveau collaborateur
8. Finaliser un dossier en retard pour la direction
9. Gérer les appels entrants non filtrés
10. Planifier ses objectifs mensuels

4 [Link]
 Exercice

11. Ranger son bureau

12. Corriger une erreur importante détectée par le client

Consignes :

 Classez chaque tâche dans la matrice.

 Si désaccord : discutez jusqu’à un consensus ou notez les divergences.
 Utilisez des post-it ou écrivez directement dans la grille.

Étape 3 – Débrief collectif animé

Chaque groupe partage :

 Un exemple de tâche qu’il a hésité à classer

 Un exemple de découverte ou prise de conscience

Le formateur :

 Fait émerger les écarts d’interprétation entre urgence perçue et importance réelle
 Souligne les pièges fréquents (ex. : confondre pression sociale et urgence)
 Encourage à se poser des questions de priorisation au quotidien :

"Qu’est-ce qui aurait de vraies conséquences si je ne le fais pas ?"

Activité 5 Engagement écrit sur une action concrète à mettre en place

Fiche d’Engagement Personnel – Mon rapport au temps

5 [Link]
 Exercice

Nom : ...........................................................
Date : ...........................................................

1. Ce que je retiens de plus important pour moi dans cette formation :

(Notez ici une ou deux idées clés qui vous ont marqué ou que vous souhaitez garder en
mémoire)

............................................................................................
............................................................................................
............................................................................................

2. Mon principal défi actuel lié à la gestion du temps / des priorités :

(Décrivez brièvement une difficulté ou un frein que vous souhaitez dépasser)

............................................................................................
............................................................................................

3. Mon engagement concret à mettre en œuvre dès cette semaine :

Je m’engage à :
............................................................................................
............................................................................................

À partir de : ........................................
Pendant : ........................................

4. Indicateurs de réussite :

(Comment saurez-vous que vous avez tenu votre engagement ?)

 Je note mes progrès dans un carnet / outil numérique

 Je fais un point hebdo avec moi-même ou un collègue
 J’observe un impact concret (ex. moins de stress, plus de clarté, etc.)
Autre : .......................................................................

5. Soutien ou ressources dont j’ai besoin :

(Que puis-je mettre en place ou demander pour maintenir mon engagement ?)

............................................................................................
............................................................................................

Signature (facultative, symbolique) :

...........................................................

Exercice 6 “Ma clarté hebdomadaire” avec la méthode GTD

6 [Link]
 Exercice

1. Notez 10 éléments (professionnels ou personnels) que vous avez en tête.

Objectif : vider la tête

2. Pour chacun, transformez-les en action concrète OU décidez de ne rien faire.

Ex. : "Faire un point avec karim " devient "Envoyer un message pour fixer une
date"

3. Choisissez 3 actions prioritaires pour la semaine, que vous vous engagez à faire.

Grille GTD – Outil de gestion personnelle

1. CAPTURER – Ma boîte d’entrée

Tout ce qui attire mon attention : tâches, idées, rappels, projets, soucis...

Élément à capturer (pensée, tâche, idée...) Date

1
2
3
4
5

2. CLARIFIER – Quelle est la prochaine action ?

Pour chaque élément, décider :

 Est-ce actionnable ?
 Si oui, quelle est la prochaine action concrète ?
 Sinon : jeter / archiver / "un jour / peut-être"

Élément capturé Action concrète ? (Oui / Non) Prochaine action (si oui) Décision (si non)

3. ORGANISER – Où le placer ?

Classez les actions selon leur nature.

Prochaines actions (à faire dès que possible)

7 [Link]
 Exercice




En attente (en attente d’une réponse / délégation)





À planifier (avec date ou heure précise)

Action Date / Heure prévue

Projets (requièrent plusieurs actions)

Projet Prochaine action

Un jour / Peut-être




4. RÉFLÉCHIR – Ma revue hebdomadaire

Faire le point chaque fin de semaine

Ce que j’ai accompli cette semaine Ce que je reporte / à revoir

5. AGIR – Ce que je décide de faire cette semaine

Mes 3 priorités de la semaine :

1.
2.
3.

Exercice 7: Mes 20 % de taches à fort impact

Durée : 30 min
Objectif : Reprendre son tableau GTD et appliquer la loi de Pareto aux actions listées.

1. Individuellement

8 [Link]
 Exercice

Chaque participant reprend la feuille “Prochaines actions” issue de son exercice

GTD (sur Excel ou papier).

o Il surligne les 3 à 5 actions qui, selon lui, contribuent le plus à ses objectifs
clés (impact élevé, visibilité, valeur ajoutée, etc.).
o Il justifie brièvement pourquoi (colonne "impact" à ajouter).

Exercice 8 Cas pratique – Délégation dans l'industrie pharmaceutique (à analyser avec OSAR)
Contexte :
Sarah est responsable de production dans un site pharmaceutique certifié GMP (Bonnes
Pratiques de Fabrication). À l’approche d’un audit externe de l’ANSM (Agence nationale de
sécurité du médicament), elle doit préparer un rapport de conformité sur les écarts relevés lors
des auto-inspections internes des 6 derniers mois, avec les plans d'action correctifs et les
preuves d'avancement.
Débordée par d'autres dossiers (mise en production d’un nouveau lot pilote, réunion inter-sites,
maintenance planifiée), Sarah décide de déléguer cette mission à Leila, une jeune ingénieur
qualité récemment embauché, motivé et compétente techniquement.
Elle lui dit simplement :
Leila, fais-moi un point sur les écarts internes et ce qu’on a mis en place pour y répondre. Il faut
que ça soit prêt pour lundi.
Leila, sans poser plus de questions, récupère les rapports d’audit et prépare un tableau
synthétique sans hiérarchisation des écarts, sans joindre les preuves documentaires ni les
échéances réelles de mise en conformité.
Lundi matin, Sarah découvre son travail et s’agace :
“Il manque la moitié des pièces justificatives, ce n’est pas exploitable ! Tu n’as même pas
distingué les écarts critiques !”

Leila se justifie :
“Je croyais qu’il fallait juste un état des lieux global, comme une photo actuelle. Je ne savais pas
que ça servait pour l’audit…”

Consigne pour les apprenants

Analysez ce cas à l’aide du modèle OSAR.
Pour chaque niveau, identifiez ce qui a dysfonctionné, puis proposez une action corrective.

Grille d’analyse (à remplir par les apprenants)

9 [Link]
 Exercice

Niveau OSAR Diagnostic : Ce qui a manqué Actions correctives proposées

O – Organisation

S – Savoir

A – Aptitude

R – Résultat

10 [Link]